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Suivre et enregistrer les e-mails avec le complément Hub Sales pour Office 365

Dernière mise à jour: octobre 31, 2019

Suivre et enregistrer les e-mails avec le complément Hub Sales pour Office 365 

Ces deux types d'e-mail possèdent des caractéristiques différentes détaillées ci-dessous : 

  • E-mail suivi : un e-mail suivi permet de recueillir des informations sur le type d'interactions entreprises par son destinataire. Vous serez averti lorsque le contact ouvrira l'e-mail via une notification pop-up sur votre bureau si vous avez installé l'application HubSpot Sales pour la barre de tâches Windows, ou si vous utilisez Chrome avec l'extension HubSpot Sales Chrome installée. Les utilisateurs de compte Hub Sales payant reçoivent également des notifications lorsque le destinataire clique sur l'un des liens proposés dans l'e-mail. Ces informations sont enregistrées dans le flux d'activité de votre compte HubSpot, ou dans votre application de la barre d'état Windows si vous utilisez le complément Hub Sales pour Outlook. Les e-mails suivis, mais pas enregistrés, ne sont pas enregistrés dans la chronologie des contacts dans HubSpot. 
  • E-mail enregistré : e-mail enregistré sur la chronologie des contacts dans HubSpot. Afin que vous puissiez assurer le suivi de vos communications par e-mail et déterminer la position de vos contacts dans votre entonnoir de vente. Vous pouvez également vous appuyer sur l'historique de ces e-mails pour optimiser le suivi de vos leads les plus prometteurs en établissant une communication régulière avec ces derniers. L'objectif d'un e-mail enregistré consiste à enregistrer les interactions qu'il suscite entre son destinataire et vous-même, mais il ne vous donne aucune information sur les taux de clics ou d'ouverture

Gardez à l'esprit qu'il est possible d'envoyer un e-mail qui est à la fois suivi et enregistré. Vous pouvez ainsi savoir lorsqu'il est ouvert et en conserver une copie dans HubSpot. 

Cet article aborde le suivi des e-mails et l'enregistrement des e-mails avec le complément Hub Sales pour Office 365. Si vous utilisez le complément pour Outlook, découvrez comment suivre et enregistrer des e-mails avec le complément pour Outlook dans ce guide : Suivre et enregistrer les e-mails avec le complément pour Outlook

Envoyer un e-mail suivi à l'aide du complément pour Office 365 depuis Outlook sur un PC ou un Mac

Pour envoyer un e-mail suivi à l'aide du complément pour Office 365 depuis Outlook sur un PC ou un Mac : 

  • Connectez-vous à votre compte Outlook. 
  • Rédigez un nouvel e-mail. 
  • Saisissez l'adresse du destinataire, ainsi que l'objet et le corps de l'e-mail.  
  • Dans la fenêtre de message, cliquez sur Outils de vente.
  • Dans le panneau figurant à droite, sélectionnez la case Suivre les ouvertures d'e-mails (les utilisateurs Hub Sales StarterPro et Entreprise verront Suivre les ouvertures d'e-mails et les clics). 
  • Gardez la fenêtre HubSpot Sales ouverte dans votre boîte de réception, puis cliquez sur Envoyer

Remarque : les notifications en temps réel ne sont disponibles que si vous utilisez le complément Hub Sales pour Office 365 en liaison avec l'extension Hub Sales pour Chrome ou Hub Sales pour la barre d'application de Windows (Windows uniquement). Dans le cas contraire, vous verrez uniquement les activités dans votre flux d'activité HubSpot.

Capture d'écran d'un article d'aide HubSpot

Envoyer un e-mail suivi à l'aide du complément pour Office 365 depuis un compte Outlook sur le web ou Outlook.com

Pour envoyer un e-mail suivi à l'aide du complément pour Office 365 depuis un compte Outlook sur le web ou Outlook.com : 

  • Connectez-vous à votre compte Outlook. 
  • Rédigez un nouvel e-mail. 
  • Saisissez l'adresse du destinataire, ainsi que l'objet et le corps de l'e-mail. 
  • Dans l'angle inférieur droit de la fenêtre de composition de l'e-mail, cliquez sur le logo HubSpot sprocket
  • Dans le panneau figurant à droite, sélectionnez la case Suivre les ouvertures d'e-mails (les utilisateurs Hub Sales Starter, Pro, et Entreprise verront Suivre les ouvertures d'e-mails et les clics).
  • Gardez la fenêtre Hub Sales ouverte et la case cochée, puis cliquez sur Envoyer.

Remarque : les notifications en temps réel ne sont disponibles que si vous utilisez le complément Hub Sales pour Office 365 en liaison avec l'extension Hub Sales pour Chrome ou Hub Sales pour la barre d'application de Windows (Windows uniquement). Dans le cas contraire, vous verrez uniquement les activités dans votre flux d'activité HubSpot.

Capture d'écran d'un article d'aide HubSpot

Afficher le statut de l'e-mail suivi

Avant que votre contact n'ouvre l'e-mail, la ligne objet de l'e-mail et le destinataire apparaîtront dans votre flux d'activité dans HubSpot en tant que Envoyé.  activity-feed-sent-email-activity

Vous pouvez également voir les interactions de vos contacts avec les e-mails suivis à partir de l'extension Chrome ou à partir de la barre d'application de Windows. Pour accéder à votre flux d'activité à partir de l'extension Chrome, cliquez sur le logo HubSpot sprocket dans le coin supérieur droit de votre navigateur Chrome. 

Vous pouvez également consulter votre flux d'activité depuis l'application de la barre d'état pour Windows si vous avez installé le complément Hub Sales pour Windows. Cliquez sur le logo HubSpot sprocket dans la barre d'état Windows. 

Lorsqu'un contact ouvre votre e-mail, vous recevez une notification en temps réel directement sur votre bureau. Cet e-mail est alors marqué comme Ouvert dans votre flux d'activité. Cliquez sur le menu déroulant Afficher toutes les activités sous le nom du contact pour voir quand le destinataire a ouvert votre e-mail. Vous verrez également un historique des activités du contact figurant dans le menu déroulant. activity-feed-open-email-notification En savoir plus sur le fonctionnement du suivi des e-mails et des notifications commerciales.   

Enregistrer des e-mails

Pour enregistrer un e-mail et ajouter de nouveaux contacts à HubSpot à partir d'un e-mail enregistré, l'adresse e-mail à partir de laquelle vous envoyez des e-mails doit correspondre à :

Vous pouvez spécifier des adresses e-mail et des domaines de messagerie pour lesquels vous ne souhaitez pas enregistrer d'e-mails dans les paramètres de votre compte HubSpotVous pouvez également ajouter ces domaines et adresses e-mail dans les paramètres de votre complément

Remarque : les e-mails de plus de 15 Mo ne seront pas enregistrés dans votre compte HubSpot. Les pièces jointes sont incluses dans cette limite. Vos e-mails seront bien transmis au contact, mais ils n'apparaîtront pas dans sa fiche d'informations.

Le processus d'enregistrement d'un e-mail diffère légèrement selon le client de messagerie que vous utilisez : 

Envoyer un e-mail enregistré à l'aide du complément pour Office 365 depuis Outlook sur un PC ou un Mac

Pour envoyer un e-mail enregistré à l'aide du complément pour Office 365 depuis Outlook sur un PC ou un Mac : 

  • Rédigez un nouvel e-mail dans Outlook.
  • Saisissez l'adresse du destinataire, ainsi que l'objet et le corps de l'e-mail. 
  • Cliquez sur Outils Hub Sales dans le menu supérieur du message.
  • Dans la fenêtre droite, sélectionnez la case Enregistrer cet e-mail dans HubSpot. Votre adresse Cci sera automatiquement renseignée dans le champ Cci.

Remarque : vous devez garder le panneau ouvert pour que l'adresse e-mail se connecte avec succès à HubSpot. 

  • Cliquez sur Envoyer.
Capture d'écran d'un article d'aide HubSpot

Envoyer un e-mail enregistré à l'aide du complément pour Office 365 depuis un compte Outlook sur le web ou Outlook.com

Pour envoyer un e-mail enregistré à l'aide du complément pour Office 365 depuis un compte Outlook sur le web ou Outlook.com : 

  • Connectez-vous à votre compte Outlook. 
  • Rédigez un nouvel e-mail. 
  • Saisissez l'adresse du destinataire, ainsi que l'objet et le corps de l'e-mail. 
  • Dans l'angle inférieur droit de la fenêtre de composition de l'e-mail, cliquez sur le logo HubSpot sprocket
  • Dans la fenêtre droite, sélectionnez la case Enregistrer cet e-mail dans HubSpot. Votre adresse Cci sera automatiquement renseignée dans le champ Cci

Remarque vous devez garder le panneau ouvert pour que l'adresse e-mail se connecte avec succès à HubSpot. 

  • Cliquez sur Envoyer.
Capture d'écran d'un article d'aide HubSpot

Afficher un e-mail enregistré dans HubSpot

Les e-mails enregistrés dans HubSpot à l'aide de l'extension pour Office 365 seront automatiquement associés à la fiche d'informations du destinataire, à la fiche d'informations de la société associée et aux cinq dernières fiches d'informations de transaction associées au contact.

Pour afficher un e-mail enregistré dans HubSpot : 

  • Dans votre compte HubSpot, accédez à vos contacts, entreprises ou transactions.
  • Cliquez sur le nom de la fiche d'informations. 
  • Sur la chronologie, localisez l'e-mail enregistré. Vous pouvez effectuer les opérations suivantes dans l'e-mail : 
    1. Modifier : ajoutez ou supprimez l'e-mail d'une fiche d'informations d'entreprise ou de transaction associée. Pour ce faire, les fiches d'informations de l'entreprise et des transactions doivent être associées au contact.
    2. Actions : répondez à l'e-mail ou supprimez-le. 
    3. Détails cliquez pour afficher des informations précises sur l'envoi de l'e-mail. 
    4. Développer : cliquez pour afficher l'intégralité du corps de l'e-mail. S'il s'agit d'une conversation e-mail en continu, cliquez sur Afficher le fil pour voir tous les e-mails. 
    5. Répondre : cette option vous permet de répondre à l'e-mail directement depuis HubSpot.  logged-email-on-contact-record

Remarque : pour répondre aux e-mails depuis HubSpot et enregistrer les réponses entrantes dans HubSpot, votre boîte de réception doit être connectée

/fr/email-tracking/track-and-log-emails-with-the-hubspot-sales-office-365-add-in