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Connected Email

Suivre et enregistrer les e-mails avec le complément Hub Sales pour Office 365

Dernière mise à jour: novembre 9, 2020

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Utilisez les fonctionnalités Suivi et Enregistrement du complément Hub Sales pour Office 365 afin de surveiller et de conserver une trace de l'engagement de vos contacts avec vos e-mails. Grâce à la fonctionnalité de suivi, vous pouvez recevoir des notifications en temps réel lorsqu'un contact ouvre votre e-mail. Vous pouvez également choisir d'enregistrer l'e-mail dans la fiche d'informations du contact dans HubSpot pour conserver une trace de toutes les communications passées pour votre équipe.

Vous pouvez consulter les informations relatives aux ouvertures d'e-mail et aux clics dans le flux d'activité. Les e-mails sont enregistrés dans les fiches d'informations des contacts ainsi que dans les fiches d'informations associées.

Remarque : Si vous avez activé la fonctionnalité Règlement général sur la protection des données (RGPD) dans votre compte, votre équipe juridique est la meilleure ressource pour déterminer la façon dont votre entreprise utilise l'enregistrement et le suivi des e-mails. Vous pouvez également personnaliser les paramètres d'extension de façon à désactiver cette fonctionnalité pour un message, des contacts ou des domaines d'e-mail spécifiques. Tous les contacts existants qui n'ont pas donné leur accord juridique pour le traitement des données seront suivis de manière anonyme.

Ces deux types d'e-mail possèdent des caractéristiques différentes détaillées ci-dessous :

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  • Enregistrement : utilisez la fonctionnalité d'enregistrement pour enregistrer une copie d'un e-mail dans une fiche d'informations dans HubSpot. Les pièces jointes incluses dans l'e-mail seront également enregistrées dans la fiche d'informations du contact. Enregistrez vos e-mails pour garder une trace des communications passées. Les e-mails enregistrés ne vous donnent pas d'information sur les clics et les ouvertures.

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Gardez à l'esprit qu'il est possible d'envoyer un e-mail qui est à la fois suivi et enregistré. Vous pouvez ainsi savoir lorsqu'il est ouvert et suivre les interactions d'un contact avec l'e-mail.

Remarque : Le panneau de tâche de l'extension doit être ouvert dans votre boîte de réception lorsque vous envoyez un e-mail enregistré ou suivi. Vous pouvez épingler ce panneau de tâche afin qu'il soit ouvert par défaut dans votre boîte de réception.

Cet article aborde le suivi des e-mails et l'enregistrement des e-mails avec le complément Hub Sales pour Office 365. Si vous utilisez le complément pour Outlook, découvrez comment suivre et enregistrer des e-mails avec le complément pour Outlook.

Suivre des e-mails

Envoyer un e-mail suivi à l'aide du complément pour Office 365

Pour envoyer un e-mail suivi à l'aide du complément pour Office 365 :

  • Connectez-vous à votre compte Outlook.
  • Rédigez un nouvel e-mail.
  • Saisissez l'adresse du destinataire, ainsi que l'objet et le corps de l'e-mail.
  • Ouvrez les outils de vente dans votre boîte de réception. Ce processus diffère légèrement selon le client de messagerie que vous utilisez :
    • Si vous utilisez le complément pour Office 365 depuis Outlook sur un PC ou un Mac, dans la fenêtre de message, cliquez sur Outils de vente. click-sales-tools-on-desktop
    • Si vous utilisez le complément pour Office 365 depuis un compte Outlook sur le Web ou Outlook.com, dans l'angle inférieur droit de la fenêtre de composition de l'e-mail, cliquez sur le logo HubSpot sprocket. click-sales-tools-on-web
  • Dans le panneau de droite, sélectionnez la case à cocher Suivre les ouvertures d'e-mails (les utilisateurs Hub Sales payants verront Suivre les ouvertures d'e-mails et les clics).

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  • Gardez la fenêtre Hub Sales ouverte et la case cochée, puis cliquez sur Envoyer.

Afficher le statut de l'e-mail suivi

Avant que votre contact n'ouvre l'e-mail, la ligne objet de l'e-mail et le destinataire apparaîtront dans votre flux d'activité dans HubSpot en tant que Envoyé.

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Lorsqu'un contact ouvre votre e-mail, vous recevez une notification en temps réel directement sur votre bureau et une notification Ouvert apparaîtra dans votre flux d'activité. Cliquez sur le menu déroulant situé sous le nom du contact pour afficher l'heure d'ouverture de votre e-mail. Vous verrez également un historique des activités du contact figurant dans le menu déroulant.

Remarque : Les notifications en temps réel apparaissent lorsque vous envoyez des e-mails suivis à l'aide du complément pour Office 365 et si vous avez installé l'extension HubSpot Sales pour Chrome ou HubSpot Sales pour la barre d'application (Windows uniquement). Dans le cas contraire, vous verrez uniquement les activités dans votre flux d'activité HubSpot.

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Vous pouvez également voir les interactions de vos contacts avec les e-mails suivis à partir de l'extension Chrome ou à partir de la barre d'application de Windows. Pour accéder à votre flux d'activité à partir de l'extension Chrome, cliquez sur le logo HubSpot sprocket dans l'angle supérieur droit de votre navigateur Chrome. Si vous avez installé HubSpot Sales pour Windows, cliquez sur le logo HubSpot sprocket dans la barre d'état Windows.

Découvrez-en davantage sur le suivi des e-mails ainsi que sur les notifications de vente et la désactivation du suivi.

Enregistrer des e-mails

Pour enregistrer un e-mail et ajouter de nouveaux contacts à HubSpot à partir d'un e-mail enregistré, l'adresse e-mail à partir de laquelle vous envoyez des e-mails doit correspondre à :

Vous pouvez spécifier des adresses e-mail et des domaines de messagerie pour lesquels vous ne souhaitez pas enregistrer d'e-mails dans les paramètres de votre compte HubSpot. Vous pouvez également ajouter ces domaines et adresses e-mail dans les paramètres de votre complément.

Remarque : Les pièces jointes de plus de 50 Mo ne seront pas enregistrées dans HubSpot. Votre e-mail sera toujours remis correctement au contact et enregistré dans le CRM, mais sans pièce jointe. 

Envoyer un e-mail enregistré à l'aide du complément pour Office 365

Pour envoyer un e-mail enregistré à l'aide du complément pour Office 365 :

  • Rédigez un nouvel e-mail dans Outlook.
  • Saisissez l'adresse du destinataire, ainsi que l'objet et le corps de l'e-mail.
  • Ouvrez les outils de vente dans votre boîte de réception. Ce processus diffère légèrement selon le client de messagerie que vous utilisez :
    • Si vous utilisez le complément pour Office 365 depuis Outlook sur un PC ou un Mac, dans la fenêtre de message, cliquez sur Outils de vente. click-sales-tools-on-desktop
    • Si vous utilisez le complément pour Office 365 depuis un compte Outlook sur le Web ou Outlook.com, dans l'angle inférieur droit de la fenêtre de composition de l'e-mail, cliquez sur le logo HubSpot sprocket. click-sales-tools-on-web
  • Dans le panneau de droite, sélectionnez la case à cocher Enregistrer cet e-mail dans HubSpot. Votre adresse Cci sera automatiquement renseignée dans le champ Cci.

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  • Gardez la fenêtre Hub Sales ouverte et la case cochée, puis cliquez sur Envoyer.

Si une fiche d'informations n'existe pas déjà dans HubSpot pour ce contact, une nouvelle fiche d'informations sera créée. Si vous utilisez des contacts marketing, un nouveau contact créé par un e-mail enregistré sera défini comme non marketing

Afficher un e-mail enregistré dans HubSpot

Les e-mails enregistrés dans HubSpot à l'aide de l'extension pour Office 365 seront automatiquement associés à la fiche d'informations du destinataire, à la fiche d'informations de la société associée et aux cinq dernières fiches d'informations de transaction associées au contact. 

Pour afficher un e-mail enregistré dans HubSpot :

  • Dans votre compte HubSpot, naviguez vers vos contacts, entreprises, ou transactions.
  • Cliquez sur le nom de la fiche d'informations.
  • Sur la chronologie, localisez l'e-mail enregistré. Vous pouvez effectuer les opérations suivantes dans l'e-mail : 
      1. Fiches d'informations associées : cliquez pour modifier les fiches d'informations d'entreprise ou de transaction associées.
      2. Épingler : cliquez pour épingler l'e-mail en haut de la chronologie du contact.
      3. Supprimer : cliquez pour supprimer l'activité d'e-mail de la chronologie.
      4. Détails : cliquez pour afficher des informations précises sur l'envoi de l'e-mail.
      5. Développer : cliquez pour afficher l'intégralité du corps de l'e-mail. S'il s'agit d'une conversation e-mail en continu, cliquez sur Afficher le fil pour voir tous les e-mails.
      6. Pièces jointes : cliquez pour ouvrir les pièces jointes associées à cet e-mail spécifique.
      7. Répondre : cliquez sur Répondre pour répondre à l'e-mail directement depuis HubSpot. Logged-email-contact-record

Remarque : Pour répondre aux e-mails depuis HubSpot et enregistrer les réponses entrantes dans HubSpot, votre boîte de réception doit être connectée.