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Suivre et enregistrer les e-mails avec le complément Sales Hub pour Office 365

Dernière mise à jour: janvier 19, 2023

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Utilisez les fonctionnalités Suivi et Enregistrement du complément Sales Hub pour Office 365 afin de surveiller et de conserver une trace de l'engagement de vos contacts avec vos e-mails. Grâce à la fonctionnalité de suivi, vous pouvez recevoir des notifications en temps réel lorsqu'un contact ouvre votre e-mail. Vous pouvez également choisir d'enregistrer l'e-mail dans la fiche d'informations du contact dans HubSpot pour conserver une trace de toutes les communications passées pour votre équipe.

Vous pouvez consulter les informations relatives aux ouvertures d'e-mail et aux clics dans le flux d'activité. Les e-mails sont enregistrés dans les fiches d'informations des contacts ainsi que dans les fiches d'informations associées.

Remarque : Si vous avez activé la fonctionnalité Règlement général sur la protection des données (RGPD) dans votre compte, votre équipe juridique est la meilleure ressource pour déterminer la façon dont votre entreprise utilise l'enregistrement et le suivi des e-mails. Vous pouvez également personnaliser les paramètres d'extension de façon à désactiver cette fonctionnalité pour un message, des contacts ou des domaines d'e-mail spécifiques. En outre, les ouvertures de courriels peuvent être suivies uniquement pour les contacts ayant une base juridique assignée pour le traitement des données. En savoir plus sur le suivi des e-mails lorsque les paramètres du RGPD sont activés.

Ces deux types d'e-mail possèdent des caractéristiques différentes détaillées ci-dessous :

Suivi : utilisez la fonctionnalité de suivi pour suivre les ouvertures d'e-mail. Pour suivre des e-mails, HubSpot insert une image de suivi à pixel unique dans l'e-mail après son envoi. Si vous avez installé l'application HubSpot Sales pour la barre de tâches Windows ou si vous utilisez Chrome avec l'extension Sales Hub pour Chrome, vous recevrez une notification en temps réel sur votre ordinateur lorsqu'un contact ouvrira l'e-mail suivi. Les utilisateurs disposant de licences payantes attribuées Sales Hub peuvent également suivre les clics sur des liens figurant dans un e-mail. Les utilisateurs gratuits ne peuvent pas suivre les clics. HubSpot enregistre les ouvertures et les clics d'e-mails dans le flux d'activité et dans la chronologie de la fiche d'informations. La sélection de la case à cocher Suivre les ouvertures d'e-mails n'enregistre pas une copie de l'e-mail dans la fiche d'informations HubSpot.

Enregistrement : utilisez la fonctionnalité d'enregistrement pour enregistrer une copie d'un e-mail dans une fiche d'informations dans HubSpot. Les pièces jointes incluses dans l'e-mail seront également enregistrées dans la fiche d'informations du contact. Enregistrez vos e-mails pour garder une trace des communications passées. Les e-mails enregistrés ne vous donnent pas d'information sur les clics et les ouvertures.

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Gardez à l'esprit qu'il est possible d'envoyer un e-mail qui est à la fois suivi et enregistré. Vous pouvez ainsi savoir lorsqu'il est ouvert et suivre les interactions d'un contact avec l'e-mail.

Remarque : Le panneau de tâche de l'extension doit être ouvert dans votre boîte de réception lorsque vous envoyez un e-mail enregistré ou suivi. Vous pouvez épingler ce panneau de tâche afin qu'il soit ouvert par défaut dans votre boîte de réception.

Cet article aborde le suivi des e-mails et l'enregistrement des e-mails avec le complément Sales Hub pour Office 365. Si vous utilisez le complément pour Outlook, découvrez comment suivre et enregistrer des e-mails avec le complément pour Outlook.

Suivre des e-mails

Envoyer un e-mail suivi à l'aide du complément pour Office 365

Pour envoyer un e-mail suivi à l'aide du complément pour Office 365 :

Connectez-vous à votre compte Outlook.
Rédigez un nouvel e-mail.
Saisissez l'adresse du destinataire, ainsi que l'objet et le corps de l'e-mail.
Ouvrez les outils de vente dans votre boîte de réception. Ce processus diffère légèrement selon le client de messagerie que vous utilisez :
- Si vous utilisez le complément pour Office 365 depuis Outlook sur un PC ou un Mac, dans la fenêtre de message, cliquez sur Outils de vente.
- Si vous utilisez le complément pour Office 365 depuis un compte Outlook sur le Web ou Outlook.com, dans l'angle inférieur droit de la fenêtre de composition de l'e-mail, cliquez sur le logo HubSpot sprocket.
Dans le panneau de droite, sélectionnez la case à cocher Suivre les ouvertures d'e-mails (les utilisateurs Sales Hub payants verront Suivre les ouvertures d'e-mails et les clics).

Gardez la fenêtre Sales Hub ouverte et la case cochée, puis cliquez sur Envoyer.

Afficher le statut de l'e-mail suivi

Avant que votre contact n'ouvre l'e-mail, la ligne objet de l'e-mail et le destinataire apparaîtront dans votre flux d'activité dans HubSpot en tant que Envoyé.

Lorsqu'un contact ouvre votre e-mail, vous recevez une notification en temps réel directement sur votre bureau et une notification Ouvert apparaîtra dans votre flux d'activité. Cliquez sur le menu déroulant situé sous le nom du contact pour afficher l'heure d'ouverture de votre e-mail. Vous verrez également un historique des activités du contact figurant dans le menu déroulant.

Remarque : Les notifications en temps réel apparaissent lorsque vous envoyez des e-mails suivis à l'aide du complément pour Office 365 et si vous avez installé l'extension HubSpot Sales pour Chrome ou HubSpot Sales pour la barre d'application (Windows uniquement). Dans le cas contraire, vous verrez uniquement les activités dans votre flux d'activité HubSpot.

Vous pouvez également voir les interactions de vos contacts avec les e-mails suivis à partir de l'extension Chrome ou à partir de la barre d'application de Windows. Pour accéder à votre flux d'activité à partir de l'extension Chrome, cliquez sur le logo HubSpot sprocket dans l'angle supérieur droit de votre navigateur Chrome. Si vous avez installé HubSpot Sales pour Windows, cliquez sur le logo HubSpot sprocket dans la barre d'état Windows.

Découvrez-en davantage sur le suivi des e-mails ainsi que sur les notifications de vente et la désactivation du suivi.

Si vous avez activé la fonctionnalité RGPD dans votre compte, HubSpot ne peut suivre les ouvertures d'e-mail d'un contact que lorsque celui-ci dispose d'une base légale assignée pour le traitement des données. Lorsque vous composez un e-mail dans Office 365, la case à cocher Suivre les e-mails s'ouvre et les clics sont grisés pour indiquer l'inéligibilité du suivi d'un contact.

Les ouvertures de courriel ne seront pas suivies pour les contacts sans base juridique pour le traitement des données ou les destinataires de courriel qui ne sont pas encore des contacts. Lorsque vous envoyez des courriels à plusieurs destinataires, les ouvertures de courriels sont suivies de manière anonyme.

Vous pouvez modifier l'éligibilité de suivi d'un contact en mettant à jour sa propriété de base juridique pour le traitement des données du contact.

Enregistrer des e-mails

Pour enregistrer un e-mail et ajouter de nouveaux contacts à HubSpot à partir d'un e-mail enregistré, l'adresse e-mail à partir de laquelle vous envoyez des e-mails doit correspondre à :

Un utilisateur de votre compte

Une de vos adresses e-mail connectées

Un alias dans votre client de messagerie (un alias qui a été configuré dans votre boîte de réception Gmail connectée, ou un alias ajouté à votre Profil & Préférences)

Vous pouvez spécifier des adresses e-mail et des domaines de messagerie pour lesquels vous ne souhaitez pas enregistrer d'e-mails dans les paramètres de votre compte HubSpot. Vous pouvez également ajouter ces domaines et adresses e-mail dans les paramètres de votre complément.

Remarque : Les pièces jointes d'e-mail de plus de 50 Mo ne seront pas enregistrées dans HubSpot. Votre e-mail sera toujours remis correctement au contact et enregistré dans le CRM, mais sans pièce jointe.

Envoyer un e-mail enregistré à l'aide du complément pour Office 365

Pour envoyer un e-mail enregistré à l'aide du complément pour Office 365 :

Rédigez un nouvel e-mail dans Outlook.

Saisissez l'adresse du destinataire, ainsi que l'objet et le corps de l'e-mail.

Ouvrez les outils de vente dans votre boîte de réception. Ce processus diffère légèrement selon le client de messagerie que vous utilisez :

Si vous utilisez le complément pour Office 365 depuis Outlook sur un PC ou un Mac, dans la fenêtre de message, cliquez sur Outils de vente.

Si vous utilisez le complément pour Office 365 depuis un compte Outlook sur le Web ou Outlook.com, dans l'angle inférieur droit de la fenêtre de composition de l'e-mail, cliquez sur le logo HubSpot sprocket.

Dans le panneau de droite, sélectionnez la case à cocher Enregistrer. Votre adresse Cci sera automatiquement renseignée dans le champ Cci.

Par défaut, le complément sélectionnera automatiquement les trois premières fiches d'informations de transaction associées du contact dans lesquelles les e-mails seront consignés. Pour sélectionner explicitement les fiches d'informations dans lesquelles l'e-mail sera enregistré :

Remarque : Vous devez utiliser la version 1910 ou une version ultérieure d'Office 365 pour sélectionner explicitement les fiches d'informations dans lesquelles l'e-mail doit être enregistré.

Cliquez sur le menu déroulant à côté de la case à cocher Enregistrer.

Sélectionnez et désélectionnez les cases à cocher à côté des fiches d'informations dans lesquelles vous souhaitez enregistrer l'e-mail.

Si vous envoyez l'e-mail à un destinataire qui n'est pas un contact dans votre CRM, une nouvelle fiche d'informations de contact sera créée. L'e-mail du contact apparaitra lors de la modification des associations. Désélectionnez la case à cocher si vous ne voulez pas enregistrer l'e-mail dans la nouvelle fiche d'informations de contact. Découvrez comment enregistrer les e-mails dans les fiches d'informations des contacts existants uniquement.

Gardez la fenêtre Sales Hub ouverte et la case cochée, puis cliquez sur Envoyer.

Vous pouvez personnaliser les fiches d'informations associées dans lesquelles vos e-mails sont automatiquement enregistrés dans les paramètres de votre complément Office 365. Si vous utilisez des contacts marketing, un nouveau contact créé par un e-mail enregistré sera défini comme non marketing.

Remarque : Si un nouveau contact est créé via un e-mail enregistré, l'utilisateur HubSpot qui a envoyé l'e-mail sera automatiquement affecté en tant que propriétaire du contact, tant qu'aucun propriétaire précédent n'a été affecté.

Afficher un e-mail enregistré dans HubSpot

Les e-mails enregistrés dans HubSpot à l'aide du complément Office 365 seront automatiquement associés aux fiches d'informations spécifiées avant l'envoi de l'e-mail.

Pour afficher un e-mail enregistré dans HubSpot :

Dans votre compte HubSpot, naviguez vers vos contacts, entreprises, ou transactions.

Cliquez sur le nom de la fiche d'informations.

Sur la chronologie, localisez l'e-mail enregistré. Vous pouvez effectuer les opérations suivantes dans l'e-mail :

Fiches d'informations associées : cliquez pour modifier les fiches d'informations d'entreprise ou de transaction associées.

Épingler : cliquez pour épingler l'e-mail en haut de la chronologie du contact.

Supprimer : cliquez pour supprimer l'activité d'e-mail de la chronologie.

Détails : cliquez pour afficher des informations précises sur l'envoi de l'e-mail.

Développer : cliquez pour afficher l'intégralité du corps de l'e-mail. S'il s'agit d'une conversation e-mail en continu, cliquez sur Afficher le fil pour voir tous les e-mails.

Pièces jointes : cliquez pour ouvrir les pièces jointes associées à cet e-mail spécifique.

Répondre : cliquez sur Répondre pour répondre à l'e-mail directement depuis HubSpot.

Remarque : Pour répondre aux e-mails depuis HubSpot et enregistrer les réponses entrantes dans HubSpot, votre boîte de réception doit être connectée.