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Avertissement : cet article est le résultat de la traduction automatique, l'exactitude et la fidélité de la traduction ne sont donc pas garanties. Pour consulter la version originale de cet article, en anglais, cliquez ici.
Meetings

Créer et modifier des liens de prise de rendez-vous

Dernière mise à jour: octobre 15, 2021

Disponible avec :

Tous les produits et les abonnements

Créez et partagez des liens de prise de rendez-vous individuel afin que les contacts puissent prendre rendez-vous avec vous. Si vous disposez d'une licence payante attribuée Sales Hub ou Service Hub, vous pouvez également créer un lien de prise de rendez-vous d'équipe afin que les contacts puissent prendre rendez-vous avec plusieurs membres de l'équipe. Si vous avez connecté votre calendrier Gmail ou Office 365, les prises de rendez-vous seront synchronisées avec votre calendrier connecté pour que vos rendez-vous soient toujours à jour.

Les super administrateurs avec des licences payantes attribuées Sales Hub ou Service Hub peuvent également créer des liens de prise de rendez-vous pour d'autres membres de l'équipe en sélectionnant l'autre utilisateur comme organisateur de la réunion.

Si vous utilisez les outils gratuits de HubSpot, vous pouvez personnaliser un lien de prise de rendez-vous avec le branding HubSpot par défaut. Découvrez-en davantage sur les limites d'abonnement dans le catalogue de produits et de services de HubSpot.

Créer des liens de prise de rendez-vous

  • Depuis votre compte HubSpot, accédez à Ventes > Réunions.
  • Dans l'angle supérieur droit, cliquez sur Créer une page de planification.
  • Dans la boîte de dialogue, sélectionnez une option de rendez-vous :
    • Individuel : le contact programmera l'heure uniquement avec vous ou l'utilisateur pour qui vous créez un lien. 
    • Groupe (Sales Hub ou Service Hub Starter, Pro ou Entreprise uniquement) : ce lien de prise de rendez-vous d'équipe affiche les créneaux horaires où tous les membres d'équipe sélectionnés sont disponibles. Utilisez cette option pour permettre à un contact de prendre rendez-vous avec plusieurs membres de votre équipe à la fois.
    • Round Robin (Sales Hub ou Service Hub Starter, Pro ou Entreprise uniquement) : ce lien de prise de rendez-vous d'équipe indique la disponibilité individuelle de tous les membres d'équipe sélectionnés. Utilisez cette option pour permettre à un contact de prendre rendez-vous avec un membre de l'équipe dont la disponibilité correspond le mieux à son planning.
  • Cliquez sur Suivant.
  • Continuez à configurer le lien de prise de rendez-vous en suivant les étapes ci-dessous.

Présentation

Sur la page Aperçu, modifiez les informations de base du lien de prise de rendez-vous.

  • Nom interne : le nom du lien qui apparaît lors de l'ajout à un e-mail. 
  • Organisateur : le propriétaire de la réunion ou l'utilisateur avec qui le contact planifie un rendez-vous.

Remarque : Vous devez être un super administrateur avec une licence payante attribuée Sales Hub ou Service Hub pour créer des liens de prise de rendez-vous pour les autres utilisateurs de votre compte. Pour créer un lien pour un autre utilisateur, sélectionnez son nom dans le menu déroulant Organisateur.

  • Titre : nom de l'événement de calendrier que vous partagez avec votre contact. Par exemple, « Démonstration de produit » apparaîtrait comme nom d'événement. Ce champ supporte l'ajout de jetons de personnalisation grâce aux menus déroulants Jeton du contact et Jeton de l'entreprise.
  • Adresse : incluez les informations sur la façon dont vous réaliserez le rendez-vous et le lieu. Il peut s'agir d'un lien d'appel ou d'un endroit physique, par exemple. Ces informations figurent sur l'invitation que votre contact reçoit dans son calendrier, ainsi que dans l'événement créé dans votre calendrier personnel par défaut.
  • Ajouter un lien de vidéoconférence : si vous utilisez l'intégration de HubSpot avec Zoom, UberConference ou Google Meet, sélectionnez un lien de vidéoconférence pour l'ajouter à votre invitation à la réunion. Si vous n'avez pas configuré d'intégration de vidéoconférence, cette option ne s'affichera pas. Si vous utilisez un autre logiciel de vidéoconférence et que vous êtes développeur ou que votre équipe compte un développer, découvrez comment utiliser l'API d'extension de vidéoconférence.
  • Description : description du rendez-vous qui s'affiche dans l'invite lorsque celui-ci a été pris. Cette description apparaît dans l'événement de calendrier reçu par votre contact, ainsi que dans l'événement créé dans votre calendrier personnel par défaut.
  • Type de rendez-vous (Sales Hub Pro ou Entreprise ou Service Hub Pro ou Entreprise uniquement) : choisissez un type de rendez-vous dans le menu déroulant.

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  • Une fois que vous avez terminé, cliquez sur Suivant.

Membres de l'équipe (Sales Hub ou Service Hub StarterPro ou Entreprise uniquement)

Sélectionnez les membres de l'équipe que vous souhaitez inclure sur le lien de prise de rendez-vous de groupe ou Round Robin. 

  • Dans l'angle supérieur droit, cliquez sur Ajouter un membre de l'équipe.
  • Dans le panneau de droite, cliquez sur le menu déroulant Membres de l'équipe et sélectionnez un autre membre de l'équipe, puis cliquez sur Confirmer

Remarque : Le membre de votre équipe doit être un utilisateur Sales Hub ou Service Hub et disposer d'un calendrier connecté avant de pouvoir être ajouté à un lien de prise de rendez-vous de groupe ou Round Robin.

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  • Pour afficher uniquement les créneaux horaires où le membre de l'équipe est disponible en fonction de son calendrier connecté, activez le bouton Vérifier la disponibilité à côté du nom de l'utilisateur. 
  • Cliquez sur Suivant

Remarque : Une fois le lien de prise de rendez-vous créé, l'utilisateur qui a créé un lien de prise de rendez-vous de groupe ne peut pas être supprimé du lien. Toutefois, un utilisateur qui a créé un lien de prise de rendez-vous Round Robin peut se désabonner du lien.

Expérience de planification

Sur la page Expérience de planification, personnalisez la disponibilité de votre rendez-vous et le formulaire de réservation.

  • En haut, modifiez le slug de l'URL de la page pour le lien de la page de programmation. Il s'agit du lien que les contacts utilisent pour prendre rendez-vous dans votre calendrier.

Remarque : Vous pouvez uniquement utiliser des caractères alphanumériques, des traits d'union ou des tirets bas dans l'URL du lien de la page de programmation. Les autres caractères spéciaux ne sont pas pris en charge et ne peuvent pas être saisis dans le champ de texte du lien de la page de programmation.

  • Si vous créez un lien de prise de rendez-vous Round Robin, dans l'onglet Bienvenue :
    • Pour afficher la page de prise de rendez-vous du propriétaire du contact lorsque le contact prend rendez-vous avec ce lien, activez le bouton Prioriser le propriétaire du contact. Découvrez comment ce paramètre affecte les disponibilités.
    • Pour modifier l'image qui apparaît sur la page de planification, cliquez sur Modifier la photo

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  • Dans l'onglet Planifier, vous pouvez personnaliser les informations suivantes :
    • Titre : saisissez le nom qui apparaîtra au-dessus du calendrier sur la page de prise de rendez-vous.
    • La durée : le temps alloué au rendez-vous dans votre calendrier. Cliquez sur + Ajouter une durée pour ajouter plus d'options.
    • Fuseau horaire : cliquez sur le menu déroulant Fuseau horaire et sélectionnez le fuseau horaire. Il s'agit du fuseau horaire sur lequel se base votre disponibilité.
    • Horaires disponibles : utilisez les menus déroulants pour définir les jours de la semaine et la durée de vos créneaux horaires disponibles. Cliquez sur + Ajouter des heures pour ajouter des créneaux horaires supplémentaires.
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Remarque : Les heures disponibles du lien de prise de rendez-vous s'affichent dans les paramètres du fuseau horaire du contact. Par exemple, si l'ordinateur du contact est défini à l'heure du Pacifique, les heures s'affichent selon le fuseau horaire du Pacifique. Les paramètres de calendrier du contact déterminent la date et l'heure de l'événement du calendrier envoyé au contact après la prise de rendez-vous.

  • Pour afficher des options de personnalisation supplémentaires, développez la section Paramètres supplémentaires. Vous pouvez personnaliser les éléments suivants : 
    • Photo de rendez-vous : cette photo apparaîtra en haut de la page de lien de prise de rendez-vous. Sélectionnez une option d'image pour afficher l'image par défaut, le logo de votre entreprise ou charger une image personnalisée. 
    • Lorsqu'une réunion peut être programmée : saisissez le nombre de semaines disponible pour la prise de rendez-vous dans votre calendrier à partir de maintenant. Si vous créez un lien de prise de rendez-vous pour un événement ou une conférence, vous pouvez spécifier une plage de dates personnalisée. Sélectionnez le bouton radio Sur une période de roulement des semaines ou Plage de dates personnalisée (utilisateurs disposant de licences utilisateurs payantes Sales Hub uniquement), puis sélectionnez le nombre de semaines ou utilisez le sélecteur de date pour définir votre période. Une période personnalisée ne peut pas dépasser 10 semaines.
    • Délai de préavis minimum : cliquez sur le menu déroulant pour sélectionner le délai minimum de réservation avant un rendez-vous.
    • Période de battement : cliquez sur le menu déroulant pour sélectionner la durée de la période de battement entre chaque rendez-vous. La période de battement évite de prendre des rendez-vous trop proches. Par exemple, si vous avez une réunion de 13 h à 13 h 30 et un battement de 30 minutes, le rendez-vous suivant serait possible à partir de 14 h).
    • Modification de l'heure de début : définissez la fréquence des heures de début de vos rendez-vous. Par exemple, si vous êtes disponible entre 10 h et 12 h pour un rendez-vous de 60 minutes et que l'intervalle de votre heure de début est de 15 minutes, un prospect peut prendre un rendez-vous de 60 minutes avec vous à 10 h, 10 h 15, 10 h 30, etc.
    • Langue de la page de prise de rendez-vous : sélectionnez la langue dans laquelle la page de prise de rendez-vous doit apparaître. Si les paramètres du navigateur d'un visiteur ne peuvent pas être détectés, votre lien de prise de rendez-vous apparaîtra en anglais.
    • Format de date et heure : la date et l'heure seront formatées dans la même langue sélectionnée pour la langue de la page de prise de rendez-vous. click-to-expand-additional-meetings-settings
  • Cliquez sur l'onglet Formulaire pour personnaliser le formulaire que les contacts verront lorsqu'ils prendront rendez-vous avec vous.
  • Par défaut, les contacts devront saisir leurs prénoms, noms et adresses e-mail lors de la prise de rendez-vous. Si vous utilisez Sales Hub ou Service Hub, vous pouvez ajouter des questions supplémentaires. Notez que les champs de formulaire supplémentaires ajoutés seront inclus dans l'invite d'événement de calendrier et la description de l'événement.
    • Pour ajouter une question à champ de texte simple, cliquez sur Question personnalisée. Saisissez une question, puis cliquez sur Enregistrer. Pour rendre ce champ optionnel, désélectionnez la case à cocher Obligatoire à droite du champ.
    • Pour ajouter une propriété de contact existante en tant que champ, cliquez sur Propriété de contact. Ainsi, vous pourrez ajouter différents types de champs à votre formulaire. Si vous devez créer une nouvelle propriété pour ce champ, découvrez comment créer des propriétés personnalisées. Sélectionnez une propriété de contact dans le menu déroulant, puis cliquez sur Enregistrer. Pour rendre ce champ optionnel, décochez la case Obligatoire à droite du champ.

Remarque : Vous ne pouvez pas ajouter de champ de téléchargement de fichier à votre formulaire de prise de rendez-vous.

  • Pour ajouter un test CAPTCHA à la page de programmation afin d'empêcher les soumissions de spam, activez le bouton CAPTCHA (prévention des spam).
  • Si vous avez activé le RGPD dans votre compte, pour tous les liens de prise de rendez-vous que vous avez créés, le RGPD sera activé. Le lien de prise de rendez-vous affiche le texte de confidentialité et consentement par défaut que vous avez configuré dans les paramètres de votre compte. Pour personnaliser vos options Confidentialité et consentement (RGPD) pour ce lien, cliquez sur Personnaliser :
    • Vous pouvez capturer le consentement d'un contact à communiquer à un type d'abonnement spécifique ou capturer un intérêt légitime sur votre lien de prise de rendez-vous. Dans le panneau Consentement marketing personnalisé, sélectionnez Consentement ou Intérêt légitime depuis le menu déroulant. 
      • Consentement : modifiez le texte du consentement de communication, puis ajoutez des types d'abonnement/des cases à cocher supplémentaires pour permettre aux visiteurs de consentir à la communication de plusieurs types d'abonnements sur un seul lien de prise de rendez-vous.Cliquez sur + Ajouter une autre case à cocher, puis sélectionnez un type de consentement et modifiez le texte qui apparaîtra à côté de la case à cocher.
      • Intérêt légitime : sélectionnez une base juridique depuis le menu déroulant.Pour ajouter des types d'abonnements afin que vous puissiez capturer plusieurs types d'abonnements implicites, cliquez sur + Ajouter un autre abonnement, puis cliquez sur le menu déroulant Type d'abonnement et sélectionnez un type d'abonnement.L'abonnement sélectionné par défaut dans l'outil Réunions est la communication « en face à face ». Il s'agit d'un type d'abonnement interne dans votre compte HubSpot.
    • Modifiez le texte de confidentialité et de consentement du lien.Toute modification apportée aux options d'un lien individuel Confidentialité et consentement remplacera le texte par défaut défini dans les paramètres de votre compte.
    • Pour visualiser le rendu de vos options de consentement, cliquez sur l'onglet Aperçu.
  • Pour accéder à des paramètres de formulaire supplémentaires, développez la section Paramètres supplémentaires :
    • Si vous ne souhaitez pas que les informations connues soient pré-remplies dans les champs du formulaire de prise de rendez-vous lorsqu'un contact retourne sur votre site, cliquez pour désactiver l'option Pré-remplir les champs avec des valeurs connues. La désactivation de ce paramètre désactivera automatiquement le paramètre Envoyez automatiquement le formulaire lorsque tous les champs sont pré-remplis.
    • Pour soumettre automatiquement le formulaire lorsque les champs de formulaire sont pré-remplis avec des données connues, cliquez pour activer l'option Soumettre automatiquement le formulaire lorsque tous les champs sont pré-remplis.
  • Les utilisateurs disposant d'un abonnement payant Sales Hub ou Service Hub peuvent rediriger des contacts vers une page de site web, une page de destination ou une page externe spécifique une fois leur rendez-vous pris en sélectionnant le bouton radio Rediriger vers une autre page. Pour personnaliser l'expérience du contact après la prise de rendez-vous, cliquez sur l'onglet Confirmation :
    • Sélectionnez l'option Redirection vers une autre page. Si vous avez installé des pixels de réseaux publicitaires, cette redirection prend en charge les prises de rendez-vous de suivi via des réseaux externes tels que Google et Facebook.
    • Pour sélectionner une page HubSpot, cliquez sur le menu déroulant et sélectionnez une page. meetings-redirect-to-another-page
    • Pour rediriger vers une page externe, cliquez sur Ajouter un lien externe. Dans la boîte de dialogue, saisissez l'URL, puis cliquez sur Ajouter.
  • Lorsque vous avez terminé de modifier les options de planification de votre lien de prise de rendez-vous, cliquez sur Suivant.

Automatisation

Sur la page Automatisation, vous pouvez modifier les e-mails de confirmation et les e-mails de rappel envoyés après une prise de rendez-vous.

  • Par défaut, un e-mail de confirmation est envoyé quand quelqu'un prend rendez-vous via ce lien de prise de rendez-vous. Pour désactiver cette option, désactivez le bouton E-mail de confirmation.
  • Pour envoyer des e-mails de rappel avant un rendez-vous, cliquez sur le bouton Rappel de pré-rendez-vous.
    • Pour sélectionner le nombre de semaines, de jours, d'heures ou de minutes avant l'envoi de l'e-mail de rappel, saisissez un nombre dans le champ de texte, puis cliquez sur le menu déroulant E-mail de rappel planifié et sélectionnez une mesure horaire. pre-meeting-reminder-email
    • Vous pouvez ajouter jusqu'à trois e-mails de rappel. Pour ajouter des e-mails de rappel supplémentaires, cliquez sur Ajouter un rappel. Pour supprimer un rappel, cliquez sur l'icône Supprimer .
    • Cochez la case Inclure la description de l'invitation dans le rappel pour inclure la description d'invitation dans l'e-mail de rappel.
    • Pour pré-visualiser l'e-mail que vos contacts recevront, cliquez sur Aperçu de l'e-mail de rappel. La langue de l'e-mail correspond à la langue sélectionnée dans le menu déroulant Langue de la page de réservation.
  • Cliquez sur Terminé.

Vous pouvez désormais partager le lien de prise de rendez-vous avec vos contacts afin qu'ils puissent prendre rendez-vous avec vous.Dans la colonne Type, le libellé Individuel, Groupe ou Round Robin s'affiche à côté du lien de prise de rendez-vous et le nom de l'organisateur apparaît en dessous de ce libellé.

Remarque : Pour les réunions Round Robin, l'e-mail de rappel sera envoyé à l'utilisateur HubSpot qui a été inscrit au rendez-vous avec le contact, et non l'utilisateur HubSpot qui a créé le lien de prise de rendez-vous.


Les utilisateurs dotés d'un abonnement payant Sales Hub ou Service Hub peuvent également personnaliser le logo de l'entreprise, les informations de l'entreprise et les couleurs par défaut qui s'affichent sur votre lien de prise de rendez-vous dans les paramètres de votre compte. Les modifications apportées ici s'appliquent également à vos documents et devis. Découvrez comment modifier le branding de votre entreprise pour vos outils de vente HubSpot.

Modifier des liens de prise de rendez-vous

Vous pouvez modifier vos liens de prise de rendez-vous existants si vous devez changer votre disponibilité ou apporter d'autres changements à l'expérience de planification.
  • Depuis votre compte HubSpot, accédez à Ventes > Réunions.
  • Si vous êtes un super administrateur et que vous modifiez un lien de rendez-vous pour un autre utilisateur, cliquez sur le menu déroulant Propriétaire et sélectionnez un autre utilisateur

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  • Passez le curseur de la souris sur un lien et cliquez sur Modifier.
  • Dans le menu latéral gauche, naviguez dans les onglets pour apporter des modifications au lien de rendez-vous :
    • Vue d'ensemble : modifiez les informations de base du lien, notamment le titre, le lieu et la description du rendez-vous.
    • Planification : modifiez votre disponibilité et vos questions de formulaire.
    • Automatisation : modifier les e-mails de rappel et l'expérience après la prise de rendez-vous.

Remarque : Vous ne pouvez pas changer l'organisateur de la réunion après la création du lien. Si vous souhaitez attribuer un lien de prise de rendez-vous à un nouveau propriétaire, vous devez transférer le lien de prise de rendez-vous.

  • Cliquez sur Enregistrer.

Transférer un lien de prise de rendez-vous vers un nouveau propriétaire

Il peut arriver qu'un membre de l'équipe ne soit pas au bureau, intègre une autre équipe ou quitte l'entreprise. Si vous disposez d'autorisations Super administrateur en tant qu'utilisateur, vous pouvez transférer leur lien de prise de rendez-vous vers un autre propriétaire afin que les contacts puissent prévoir du temps avec un membre de votre équipe. Le nouveau propriétaire doit disposer d'un calendrier connecté et d'une licence payante attribuée Sales Hub ou Service Hub.

Remarque : Si vous supprimez un utilisateur de votre compte, tous les liens de rendez-vous pour lesquels il a été désigné comme organisateur seront supprimés. Vous devez transférer la propriété avant de supprimer l'utilisateur de votre compte.

  • Depuis votre compte HubSpot, accédez à Ventes > Réunions.
  • Passez le curseur de la souris sur les liens de prise de rendez-vous à transférer et sélectionner les cases à cocher à côté de chacun d'eux. 
  • En haut du tableau, cliquez sur Transférer la propriété

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  • Dans la boîte de dialogue, cliquez sur le menu déroulant et sélectionnez un nouveau propriétaire. 
  • Cliquez sur Transférer

Le propriétaire d'origine du lien de prise de rendez-vous n'aura plus accès au lien une fois celui-ci transféré.