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Créer et partager des liens de prise de rendez-vous

Dernière mise à jour: octobre 19, 2020

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Une fois que vous avez connecté votre calendrier et personnalisé vos préférences de prise de rendez-vous, vous pouvez créer des liens de prise de rendez-vous à partager avec vos contacts afin qu'ils puissent facilement prendre rendez-vous avec vous. Les prises de rendez-vous seront synchronisées avec votre calendrier Gmail ou Office 365 pour que vos rendez-vous soient toujours à jour.

Créer des liens de prise de rendez-vous

  • Depuis votre compte HubSpot, accédez à Ventes > Réunions.
  • Pour créer un lien de prise de rendez-vous, dans l'angle supérieur droit, cliquez sur Créer un lien de prise de rendez-vous, puis sélectionnez Personnel. Si vous êtes un super administrateur, vous pouvez également créer des liens de prise de rendez-vous pour les autres utilisateurs de votre compte qui ont connecté leurs calendriers. Pour sélectionner un autre utilisateur, dans l'angle supérieur gauche, cliquez sur le menu déroulant Propriétaire et sélectionnez le nom de l'utilisateur.

Remarque : Si vous êtes un super administrateur, vous devez connecter votre propre calendrier avant de pouvoir créer des liens de prise de rendez-vous pour d'autres utilisateurs.

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  • Continuez de configurer votre lien de prise de rendez-vous en suivant les étapes ci-dessous.

Personnaliser les détails de vos liens de prise de rendez-vous

Sur la page de détails, modifiez les informations générales du lien de prise de rendez-vous.

  1. La photo du rendez-vous : Elle s'affiche en haut de votre page de rendez-vous. Vous pouvez la changer en plaçant le curseur dessus, puis en cliquant sur Modifier la photo.
  2. Titre du rendez-vous : Ce titre se trouve dans le champ situé à droite de la photo en haut de votre page de rendez-vous.
  3. Nom du rendez-vous : il s'agit du nom interne du lien qui apparaît dans le tableau de bord des réunions et lorsqu'il est inséré dans un e-mail.
  4. Lien de prise de rendez-vous : le lien que les prospects utilisent pour prendre rendez-vous. Le lien peut être modifié par les utilisateurs Hub Sales ou Hub Services payants uniquement. Cette valeur n'est pas modifiable après sa création. Pour accéder à une autre URL, vous devez créer un nouveau lien. 
  5. Le type de rendez-vous (Hub Sales Pro ou Entreprise ou Hub Services Pro ou Entreprise uniquement) : choisissez un type de rendez-vous dans le menu déroulant.
  6. La durée : le temps alloué au rendez-vous dans votre calendrier. Cliquez sur + Ajouter une durée pour ajouter plus d'options. meetings-details-screen
  • Lorsque vous avez terminé de modifier les détails de votre rendez-vous, cliquez sur Suivant.

Personnaliser les options de vos rendez-vous

Ajoutez un lieu de réunion et personnalisez l'invitation qui sera envoyée aux participants.

  1. Adresse : incluez les informations sur la façon dont vous réaliserez le rendez-vous. Il peut s'agir d'un lien d'appel ou d'un endroit physique, par exemple. Ces informations figurent sur l'invitation que votre contact reçoit dans son calendrier, ainsi que dans l'événement créé dans votre calendrier personnel par défaut.
  2. Ajouter un lien de vidéoconférence : si vous utilisez l'intégration de HubSpot avec Zoom ou UberConference, sélectionnez un lien de vidéoconférence pour l'ajouter à votre invitation à la réunion. Si vous n'avez pas configuré d'intégration de vidéoconférence, cette option ne s'affichera pas. Si vous utilisez un autre logiciel de vidéoconférence et que vous êtes développeur ou que votre équipe compte un développer, découvrez comment utiliser l'API d'extension de vidéoconférence.
  3. Objet de l'invitation : Il s'agit du nom de l'invitation reçue par votre contact sur le calendrier, ainsi que de l'événement créé dans votre calendrier personnel par défaut une fois le rendez-vous confirmé (par exemple, Démonstration de produit avec Laurent). Ce champ supporte l'ajout de jetons de personnalisation grâce aux menus déroulants Jeton du contact et Jeton de l'entreprise.
  4. Description de l'invitation : description du rendez-vous qui s'affiche lorsque celui-ci a été pris. Cette description apparaît dans l'événement de calendrier reçu par votre contact, ainsi que dans l'événement créé dans votre calendrier personnel par défaut.
  5. Langue : sélectionnez la langue de votre lien de prise de rendez-vous.
  6. Le format de date et du nombre : sélectionnez un pays pour définir le style de date et de nombre appliqué au lien de prise de rendez-vous.
  7. Notifications par e-mail : déterminez quand les e-mails de confirmation seront envoyés aux visiteurs qui ont pris rendez-vous avec vous. Si vous disposez d'un abonnement HubSpot payant, vous pouvez personnaliser le branding de l'entreprise qui apparaît sur ces e-mails. L'outil Réunions gratuit affiche toujours le branding de HubSpot sur les notifications par e-mail.
    • Par défaut, un e-mail de confirmation est envoyé quand quelqu'un prend rendez-vous via ce lien de prise de rendez-vous. Pour désactiver l'e-mail de confirmation quand quelqu'un prend rendez-vous, cliquez pour désactiver l'option Envoyer des e-mails de confirmation aux prospects et aux clients immédiatement après leur prise de rendez-vous.
    • Pour envoyer des e-mails de rappel avant un rendez-vous, cliquez pour activer l'option Envoyer des e-mails de rappel de rendez-vous aux prospects et aux clients qui prennent rendez-vous via ce lien.
      • Pour sélectionner le nombre de semaines, de jours, d'heures ou de minutes avant l'envoi de l'e-mail de rappel, saisissez un nombre dans le champ de texte, puis cliquez sur le menu déroulant E-mail de rappel planifié et sélectionnez une mesure horaire.
      • Vous pouvez ajouter jusqu'à trois e-mails de rappel. Pour ajouter des e-mails de rappel supplémentaires, cliquez sur Ajouter un autre rappel. Pour supprimer un rappel, cliquez sur l'icône Corbeille .
      • Cochez la case Inclure la description de l'invitation dans le rappel pour inclure la description d'invitation dans l'e-mail de rappel.
      • Pour pré-visualiser l'e-mail que vos contacts recevront, cliquez sur Aperçu de l'e-mail de rappel. La langue de l'e-mail correspond à la langue sélectionnée dans le menu déroulant Langue.

Remarque : Pour les réunions Round Robin, l'e-mail de rappel sera envoyé à l'utilisateur HubSpot qui a été inscrit au rendez-vous avec le prospect, et non l'utilisateur HubSpot qui a créé le lien de prise de rendez-vous.

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  • Lorsque vous avez terminé de personnaliser la configuration de votre rendez-vous, cliquez sur Suivant.


Définir vos disponibilités

Définissez les jours et les heures de rendez-vous associés à ce lien de prise de rendez-vous.

Remarque : Les heures disponibles du lien de prise de rendez-vous s'affichent dans les paramètres du fuseau horaire du contact. Par exemple, si l'ordinateur du contact est défini à l'heure du Pacifique, les heures s'affichent selon le fuseau horaire du Pacifique. Les paramètres de calendrier du contact déterminent la date et l'heure de l'événement du calendrier envoyé au contact après la prise de rendez-vous.

  1. Fuseau horaire : cliquez sur le menu déroulant Fuseau horaire et sélectionnez un fuseau horaire.
  2. Horaires disponibles : utilisez les menus déroulants pour définir les jours de la semaine et la durée de vos créneaux horaires disponibles. Cliquez sur + Ajouter des heures pour ajouter des créneaux horaires supplémentaires.
  3. Lorsqu'une réunion peut être programmée : saisissez le nombre de semaines disponible pour la prise de rendez-vous dans votre calendrier à partir de maintenant. Si vous créez un lien de prise de rendez-vous pour un événement ou une conférence, vous pouvez spécifier une plage de dates personnalisée. Sélectionnez le bouton radio Sur une période de roulement des semaines ou Plage de dates personnalisée, puis sélectionnez le nombre de semaines ou utilisez le sélecteur de date pour définir votre plage horaire. Une période personnalisée ne peut pas dépasser 10 semaines.
  4. Délai de préavis minimum : cliquez sur le menu déroulant pour sélectionner le délai minimum de réservation avant un rendez-vous.
  5. Période de battement : cliquez sur le menu déroulant pour sélectionner la durée de la période de battement entre chaque rendez-vous. La période de battement évite de prendre des rendez-vous trop proches. Par exemple, si vous avez une réunion de 13 h à 13 h 30 et un battement de 30 minutes, le rendez-vous suivant serait possible à partir de 14 h).
  6. Modification de l'heure de début : définissez la fréquence des heures de début de vos rendez-vous. Par exemple, si vous êtes disponible entre 10 h et 12 h pour un rendez-vous de 60 minutes et que l'intervalle de votre heure de début est de 15 minutes, un prospect peut prendre un rendez-vous de 60 minutes avec vous à 10 h, 10 h 15, 10 h 30, etc.

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  • Lorsque vous avez terminé de configurer votre disponibilité, cliquez sur Suivant.
 

Personnaliser vos questions du formulaire

Par défaut, les champs Prénom, Nom de famille et E-mail sont obligatoires lorsqu'une personne prend rendez-vous avec vous. Les utilisateurs payants de Hub Sales ou Hub Services peuvent également ajouter une propriété de contact en tant que champ ou ajouter une question personnalisée.

  • Cliquez sur + Propriété du Contact ou + Question personnalisée.
  • Utilisez le menu déroulant pour sélectionner une propriété ou saisissez une question dans le champ, puis cliquez sur Enregistrer.
  • Pour rendre ce champ optionnel, décochez la case Obligatoire à droite du champ.
  • Les utilisateurs disposant d'un abonnement payant Hub Sales ou Hub Services peuvent rediriger des contacts vers une page de site web, une page de destination ou une page externe spécifique une fois leur rendez-vous pris en sélectionnant le bouton radio Rediriger vers une autre page. Si vous avez installé des pixels de réseaux publicitaires, cette redirection prend en charge les prises de rendez-vous de suivi via des réseaux externes tels que Google et Facebook.
    • Pour sélectionner une page HubSpot, cliquez sur le menu déroulant et sélectionnez une page. meetings-redirect-to-another-page
    • Pour rediriger vers une page externe, cliquez sur Ajouter un lien externe. Dans la boîte de dialogue, saisissez l'URL, puis cliquez sur Ajouter.
  • Si vous ne souhaitez pas que les informations connues soient pré-remplies dans les champs du formulaire de prise de rendez-vous lorsqu'un contact retourne sur votre site, cliquez pour désactiver l'option Préremplir les champs avec des valeurs connues. La désactivation de ce paramètre désactive automatiquement le paramètre Envoyez automatiquement le formulaire lorsque tous les champs sont pré-remplis.
  • Pour soumettre automatiquement le formulaire lorsque les champs de formulaire sont pré-remplis avec des données connues, cliquez pour activer l'option Soumettre automatiquement le formulaire lorsque tous les champs sont pré-remplis.
  • Cliquez sur Enregistrer les modifications ou personnalisez vos options de Confidentialité & Consentement (RGPD) pour le lien :
    • Si vous avez activé le RGPD dans votre compte, pour tous les liens de prise de rendez-vous que vous avez créés, le RGPD sera activé. Le lien de prise de rendez-vous affiche le texte de confidentialité et consentement par défaut que vous avez configuré dans les paramètres de votre compte.
    • Pour personnaliser les options de Confidentialité & Consentement (RGPD) pour un lien, en dessous de vos questions de formulaire, cliquez sur Personnaliser.meetings-legitimate-interest
    • Vous pouvez capturer le consentement d'un contact à communiquer à un type d'abonnement spécifique ou capturer un intérêt légitime sur votre lien de prise de rendez-vous. Dans le panneau Consentement marketing personnalisé, sélectionnez Consentement ou Intérêt légitime depuis le menu déroulant. 
      • Consentement : modifiez le texte du consentement de communication, puis ajoutez des types d'abonnement/des cases à cocher supplémentaires pour permettre aux visiteurs de consentir à la communication de plusieurs types d'abonnements sur un seul lien de prise de rendez-vous. Cliquez sur + Ajouter une autre case à cocher, puis sélectionnez un type de consentement et modifiez le texte qui apparaîtra à côté de la case à cocher.
      • Intérêt légitime : sélectionnez une base juridique depuis le menu déroulant. Pour ajouter des types d'abonnements afin que vous puissiez capturer plusieurs types d'abonnements implicites, cliquez sur + Ajouter un autre abonnement, puis cliquez sur le menu déroulant Type d'abonnement et sélectionnez un type d'abonnement. L'abonnement sélectionné par défaut dans l'outil réunions est la communication « en face à face ». Il s'agit d'un type d'abonnement interne dans votre compte HubSpot. 
    • Modifiez le texte de confidentialité et de consentement du lien. Toute modification apportée aux options du lien individuel de Confidentialité & de Consentement remplacera le texte par défaut défini dans les paramètres de votre compte. Découvrez-en davantage sur vos options de personnalisation de votre confidentialité et votre consentement.
    • Pour visualiser le rendu de vos options de consentement, cliquez sur l'onglet Aperçu.
  • Lorsque vous avez terminé de modifier les questions de votre formulaire et vos options de confidentialité et de consentement, cliquez sur Enregistrer les modifications.

Les utilisateurs dotés d'un abonnement payant Hub Sales ou Hub Services peuvent également personnaliser le logo de l'entreprise, les informations de l'entreprise et les couleurs par défaut qui s'affichent sur votre lien de prise de rendez-vous dans les paramètres de votre compte. Les modifications apportées ici s'appliquent également à vos documents et devis. Découvrez comment modifier le branding de votre entreprise pour vos outils de vente HubSpot.

Vous pouvez modifier les détails du lien de prise de rendez-vous, la configuration, la disponibilité et les questions du formulaire à partir du tableau de bord des réunions. Les utilisateurs disposant d'autorisations Super administrateur peuvent également modifier les liens pour d'autres utilisateurs de leur compte en sélectionnant un autre nom d'utilisateur dans le menu déroulant Propriétaire. Pour modifier le lien, passez le curseur de la souris sur le lien de prise de rendez-vous et cliquez sur le menu déroulant Actions, puis sélectionnez Modifier le lien.

Partager des liens de prise de rendez-vous

Une fois votre lien de prise de rendez-vous créé, vous pouvez le partager avec vos contacts ou l'intégrer sur votre site web.

  • Depuis votre compte HubSpot, accédez à Ventes > Réunions.
  • Passez le curseur de la souris sur le lien de prise de rendez-vous et cliquez sur Copier le lien

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Partager le lien avec vos contacts en l'ajoutant comme hyperlien dans le corps ou le bas de votre e-mail. Si vous souhaitez suivre votre lien de prise de rendez-vous, découvrez comment ajouter des paramètres de suivi avant de partager votre lien. Lorsqu'un contact prend un rendez-vous en utilisant un lien de prise de rendez-vous avec des paramètres de suivi, les valeurs des paramètres renseigneront les propriétés Campagne de la dernière prise de rendez-vous dans l'outil Réunions, Source de la dernière prise de rendez-vous dans l'outil Réunions et Support de la dernière prise de rendez-vous dans l'outil Réunions

En fonction de votre abonnement HubSpot, vous pouvez intégrer le widget de prise de rendez-vous dans vos pages HubSpot ou vos pages externes. Découvrez comment intégrer le widget de prise de rendez-vous.

Recevoir des réservations

Lorsqu'un visiteur clique sur vos liens de prise de rendez-vous, il peut choisir une date, un créneau horaire, et même la durée d'un rendez-vous si vous avez configuré ce paramètre. Il sera alors invité à saisir ses coordonnées et à répondre à toutes les questions personnalisées que vous avez ajoutées au lien de prise de rendez-vous.

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En fonction des paramètres de votre lien de prise de rendez-vous, les situations suivantes peuvent se produire lorsqu'un contact prend rendez-vous :

Lorsqu'un rendez-vous est programmé, vous recevez un e-mail de notification indiquant le créneau horaire sélectionné et le nom du contact. Vous pouvez cliquer pour accéder aux informations du contact dans votre CRM ou à l'événement programmé dans votre calendrier personnel intégré par défaut. Le contact reçoit, lui aussi, une invitation contenant tous les détails du rendez-vous.

Remarque : Les modifications apportées aux descriptions de prise de rendez-vous dans la fiche d'informations du contact ne seront envoyées au contact que si vous utilisez Google Agenda et avez activé l'intégration bidirectionnelle entre Google Agenda et HubSpot. Si vous utilisez un calendrier Office 365 ou si vous n'avez pas activé l'intégration, mettez à jour la description du rendez-vous dans l'événement du calendrier, et non dans la fiche d'informations du contact, pour lui envoyer les modifications.

Une fois qu'un rendez-vous a eu lieu, vous pouvez lui attribuer un résultat afin d'optimiser le suivi de ce rendez-vous avec vos contacts.

  • Passez le curseur de votre souris sur un rendez-vous et cliquez sur Modifier.

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  • Cliquez sur le menu déroulant Résultat et sélectionnez un résultat de réunion.

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  • Cliquez sur Enregistrer.

Si vous ne parvenez pas à accéder à l'un de vos calendriers intégrés, vos contacts ne pourront plus programmer de rendez-vous avec vous, même si vous avez intégré d'autres calendriers auxquels vous avez accès. Vous recevrez un e-mail vous notifiant que quelqu'un essaye de prendre rendez-vous avec vous et que le calendrier auquel vous avez accès apparaîtra en rouge dans la page d'intégration de votre calendrier.

Vous pouvez soit supprimer le calendrier en cliquant sur le signe X situé à sa droite, ou contacter son propriétaire pour lui demander de vous y redonner accès. Une fois votre accès au calendrier rétabli, rendez-vous à nouveau sur la page d'intégration des calendriers dans les paramètres de l'outil Réunions, puis rafraîchissez-la.