Utilizzate le funzioni Track e Log dell'add-in HubSpot Sales Outlook desktop per monitorare e tenere traccia del coinvolgimento dei vostri contatti con le vostre e-mail. Con la funzione Track attivata, potete ricevere notifiche in tempo reale quando un contatto apre la vostra e-mail. È inoltre possibile scegliere di registrare l'e-mail nel record del contatto in HubSpot, per conservare un registro di tutte le comunicazioni passate a cui il team può fare riferimento.
Attenzione: a causa dei significativi cambiamenti introdotti da Microsoft nell'ambito del nuovo Outlook per Windows, HubSpot non svilupperà più nuove funzionalità per il componente aggiuntivo HubSpot Sales per Outlook. Il componente aggiuntivo per desktop continuerà a essere supportato, ma si consiglia vivamente di attivare il componente aggiuntivo web di HubSpot Sales. Per saperne di più, consultate questo post della Community HubSpot.
Nota bene: se nel vostro account sono state attivate le impostazioni di privacy dei dati, il vostro team legale è la risorsa migliore per determinare come la vostra azienda utilizza la registrazione e il tracciamento delle e-mail. È inoltre possibile personalizzare le impostazioni dell'estensione per disabilitare questa funzionalità per un messaggio specifico o per contatti o domini e-mail specifici. Tutti i contatti esistenti che non hanno concesso una base legale per il trattamento dei dati saranno tracciati in forma anonima.
Prima di iniziare, è importante notare la differenza tra un'e-mail tracciata e un'e-mail registrata:
Tenete presente che potete inviare un'e-mail che sia tracciata e registrata. In questo modo, avrete una registrazione della comunicazione via e-mail e delle informazioni aperte in HubSpot.
Questo articolo tratta del monitoraggio e della registrazione delle e-mail con il componente aggiuntivo HubSpot Sales per Outlook.Se si utilizza il componente aggiuntivo di Office 365, in questa guida si spiega come tracciare e registrare le e-mail con il componente aggiuntivo di Office 365: Tracciare e registrare le e-mail con il componente aggiuntivo di Office 365.
Nota bene: il componente aggiuntivo per desktop di Outlook apparirà in qualsiasi indirizzo e-mail impostato nell'account di Outlook. Pertanto, le e-mail inviate da uno qualsiasi di questi indirizzi e-mail verranno registrate se il monitoraggio è abilitato. Le e-mail inviate da un altro indirizzo e-mail verranno registrate in HubSpot quando la registrazione è abilitata solo se l'indirizzo e-mail è collegato a HubSpot o aggiunto come alias nel profilo e nelle preferenze.
Per inviare un messaggio di posta elettronica tracciato utilizzando il componente aggiuntivo di Outlook desktop dall'account Outlook desktop su un PC:
Prima che il contatto apra l'e-mail, l'oggetto e il destinatario dell'e-mail vengono visualizzati nel feed delle attività in HubSpot come inviati.
Quando il destinatario apre l'e-mail, riceverete una notifica pop-up in tempo reale sul desktop e la notifica dell'e-mail contrassegnata come Aperta nel vostro feed di attività. Fate clic sul menu a discesa sotto il nome del contatto per vedere quando il destinatario ha aperto la vostra e-mail. Nel menu a tendina è presente anche la cronologia delle attività del contatto.
Nota bene: le notifiche in tempo reale vengono visualizzate quando si inviano le e-mail tracciate utilizzando l'add-in di Office 365 e se si dispone dell'estensione HubSpot Sales Chrome. In caso contrario, l'attività verrà visualizzata solo nel feed delle attività di HubSpot.
Potete anche vedere come i vostri contatti si impegnano con le vostre e-mail tracciate dall'estensione Chrome. Per accedere al vostro feed di attività dall'estensione Chrome, fate clic sull'icona a forma di chiocciola di HubSpot nell'angolo superiore destro del browser Chrome.
Per saperne di più sul tracciamento delle e-mail e sulle notifiche di vendita e su come disabilitare il tracciamento.
Per registrare un'e-mail e aggiungere nuovi contatti a HubSpot da un'e-mail registrata, l'indirizzo e-mail da cui si invia nel client di posta elettronica deve essere uno dei seguenti:
È possibile specificare gli indirizzi e-mail e i domini per i quali non si desidera registrare le e-mail nelle impostazioni dell'account HubSpot. In alternativa, è possibile aggiungere questi indirizzi e-mail e domini nelle impostazioni del componente aggiuntivo.
Nota bene: gli allegati di e-mail di dimensioni superiori a 50 MB non verranno registrati in HubSpot. L'e-mail verrà comunque consegnata con successo al contatto e verrà registrata nel CRM, ma senza l'allegato.
Per inviare un messaggio di posta elettronica registrato utilizzando il componente aggiuntivo di Outlook desktop dall'account Outlook desktop su un PC:
È possibile personalizzare i record associati ai quali le e-mail vengono automaticamente registrate nelle impostazioni del componente aggiuntivo di Outlook desktop. Se si utilizzano contatti di marketing, un nuovo contatto creato da un'e-mail registrata verrà impostato come non di marketing.
Nota bene: se un nuovo contatto viene creato tramite un'e-mail registrata, l'utente HubSpot che ha inviato l'e-mail verrà automaticamente assegnato come proprietario del contatto, a patto che non sia stato assegnato un proprietario precedente.
Le e-mail che vengono registrate in HubSpot utilizzando l'add-in desktop di Outlook saranno automaticamente associate ai record specificati prima dell'invio dell'e-mail. Per vedere le e-mail registrate in HubSpot:
Per vedere l'e-mail registrata in HubSpot:
Nota bene: per inviare risposte via e-mail da HubSpot e registrare le risposte in arrivo a HubSpot, è necessario disporre di una casella di posta connessa.