Guida alla casella di posta elettronica delle conversazioni

• Nel tuo account HubSpot, passa a CRM > Casella di posta in arrivo.
• Se nel vostro account sono presenti più caselle di posta, fate clic sul menu a discesa in alto a sinistra e selezionate un'altra casella di posta da visualizzare.

• Nella casella di posta, è possibile utilizzare le seguenti funzioni per gestire le conversazioni.

Filtri

È possibile cercare e filtrare le conversazioni contemporaneamente per trovare rapidamente una discussione pertinente. Fare clic sull'icona di ricerca search in alto a sinistra e inserire un termine di ricerca per cercare una conversazione e applicare filtri per restringere la ricerca.

• Stato: filtrare le conversazioni in base al loro stato aperto o chiuso.
  
• Canale: ordina le conversazioni in base al fatto che siano state create da un'e-mail, da una live chat o da una conversazione su Messenger.
• Contatto: filtra le conversazioni in base al contatto associato alla discussione.
• Assegnatario: filtrare le conversazioni in base allo specifico membro del team assegnato alla conversazione.
  • È anche possibile filtrare le conversazioni assegnate a un chatflow bot selezionando il nome del chatflow nel menu a discesa.
  • Selezionare la casella di controllo Mostra utenti disattivati/rimossi per cercare le conversazioni assegnate a utenti rimossi o disattivati nel proprio account.
• Data: utilizzare il selezionatore di date per filtrare le conversazioni avvenute in un periodo di tempo specifico.
• Altre opzioni: selezionare la casella di controllo Nascondi filtro per filtrare le conversazioni non pertinenti alla propria attività e/o selezionare la casella di controllo Nascondi cestino per filtrare le conversazioni eliminate dai risultati della ricerca.

È anche possibile ordinare le conversazioni dalla più vecchia alla più recente facendo clic sul menu a discesa sopra l'elenco delle conversazioni. Per tornare alla posta in arrivo, in alto a destra, fare clic su Esci dalla ricerca.

Visualizzazioni

Tutte le conversazioni sono segmentate in diverse viste della posta in arrivo. Queste viste raggruppano le conversazioni per assegnatario, canale o stato filtrato. Se siete utenti di unaccount Marketing Hub, Sales Hub o Service Hub Professional o Enterprise , scoprite come organizzare le conversazioni in viste personalizzate nella posta in arrivo.

Nella barra laterale sinistra, selezionare una vista:

• Non assegnate: visualizza tutte le conversazioni che non sono state assegnate a un proprietario. Se il proprietario di una conversazione viene successivamente rimosso dal vostro account, la conversazione verrà automaticamente disassegnata e apparirà anche in questa vista.
• Assegnato a me: visualizza tutte le conversazioni con almeno una risposta che sono state instradate o assegnate a voi.
• Tutti aperti: visualizza tutte le conversazioni del team nella posta in arrivo. Tenete presente che se inviate un'e-mail in uscita a un contatto dalla posta in arrivo, questa non apparirà nella vista Tutti aperti finché il contatto non risponderà all'e-mail.
• Chat: visualizza tutte le conversazioni originate da un widget di chat sul vostro sito.
• Bot: visualizza tutte le conversazioni dei bot che non sono mai state assegnate o non sono ancora state assegnate a un proprietario.
• E-mail: visualizza tutte le conversazioni originate da e-mail inviate all'indirizzo e-mail del vostro team.
• Messenger: visualizza tutte le conversazioni originate da una Pagina Facebook Business con un account Facebook Messenger collegato.
• Moduli: visualizza tutti gli invii a un modulo di supporto collegato.
• Tutte chiuse: visualizza tutte le conversazioni che sono state chiuse.
• Inviate: visualizza tutte le e-mail in uscita inviate dalla casella di posta delle conversazioni e da un record nel CRM. Tenete presente che quando il destinatario risponde all'e-mail, la conversazione si sposta nella vista Tutti aperti e in qualsiasi altra vista pertinente, come la vista Assegnato a me o Non assegnato .
• Spam: visualizza tutte le e-mail che non sono rilevanti per le conversazioni aziendali, come ad esempio le e-mail promozionali. Tutte le e-mail ricevute da un'e-mail basata su un ruolo (marketing@, vendite@, ecc.) saranno inviate alla vista Spam .
• Cestino: visualizza tutte le conversazioni eliminate. Aprire una conversazione eliminata per rivederne il contenuto. Se si desidera ripristinare la conversazione eliminata, fare clic su Ripristina rotatei nel menu superiore. Per eliminare definitivamente il messaggio, fare clic su Elimina per sempre delete. In questo modo la conversazione verrà eliminata definitivamente dalla posta in arrivo e dal record del contatto in cui è registrata. Anche il ticket associato verrà eliminato. Non è possibile accedere alle discussioni nella posta in arrivo o nei record associati dopo averle eliminate dalla vista cestino. Queste conversazioni vengono eliminate automaticamente dopo 30 giorni e non possono essere ripristinate.

Le visualizzazioni Non assegnato, Assegnato a me, Tutti aperti e Chat appariranno sempre. Per accedere alle altre visualizzazioni standard, fare clic su Altro.

Comporre

In basso a sinistra, fare clic su Componi per scrivere un'e-mail in uscita direttamente dalla casella di posta delle conversazioni. Per saperne di più sull'invio e la risposta alle e-mail dalla casella di posta delle conversazioni.

Elenco delle conversazioni

Nel pannello di sinistra viene visualizzato un elenco di tutte le conversazioni nella vista selezionata. Le conversazioni sono ordinate in base all'ora di ricezione del messaggio, a partire dal messaggio più recente. L'anteprima del messaggio include i seguenti dettagli:

• Il nome del contatto che ha avviato la conversazione e il numero di partecipanti inclusi nella discussione.
• Un indicatore di inoltro o di risposta per identificare le conversazioni a cui si deve ancora rispondere.
• L'oggetto dell'e-mail, se applicabile, e un'anteprima del corpo del messaggio.
• L'ora dell'ultimo messaggio ricevuto sul thread.
• Un'icona per indicare il canale da cui proviene la conversazione.
• Un'anteprima dei commenti inseriti nella discussione.

Informazioni e documenti associati

Nella barra laterale di destra, è possibile visualizzare informazioni contestuali sul contatto associato, sul ticket associato e sulle conversazioni passate del contatto con la vostra azienda. Fate clic per espandere ogni sezione e visualizzare i dettagli aggiuntivi.

• Contatto: per dissociare il contatto dalla discussione, fare clic sulla X accanto al nome del contatto. Per aprire il record del contatto in un'altra scheda del browser, fare clic sul nome del contatto. Nel record del contatto è possibile inviare un'e-mail individuale, effettuare una chiamata, aggiungere una nota, creare un'attività o programmare una riunione con il contatto.
• Biglietto: per visualizzare ulteriori informazioni sui biglietti, fare clic su Vedi di più sulla carta del biglietto. Nel pannello che si apre a destra, fare clic su Modificare l'immagine mostrata proprietà a personalizzare le proprietà che vengono visualizzati nella schermata Dettagli del biglietto pannello. Questa operazione non aggiornerà le proprietà che appaiono sulla scheda Biglietto nella casella di posta. Se la conversazione non ha un ticket associato, fare clic su Crea ticket. Non è possibile dissociare un ticket da una conversazione nella posta in arrivo. Per saperne di più sulla gestione dei ticket nella posta in arrivo.
  
  

  Nota bene: gliaccount creati dopo il 1° aprile 2024 non hanno accesso ai ticket nella posta in arrivo. La creazione di un ticket nella posta in arrivo sposterà sia il ticket che la conversazione nell'help desk. Scoprite come gestire i ticket nell'help desk.

• Informazioni su questo contatto: le proprietà del contatto che appaiono qui sono le stesse della scheda Informazioni sul record del contatto. Per modificare le proprietà del contatto, passare il mouse sull'icona delle informazioni info e fare clic su Modifica proprietà.
• Altre conversazioni: visualizza le conversazioni precedenti tra il contatto e il vostro team.
• Altri biglietti: visualizza gli altri biglietti associati al contatto.
• Feedback passato: visualizza il feedback passato del contatto da un sondaggio sulla fedeltà del cliente, un sondaggio sull'assistenza clienti o un sondaggio sulla soddisfazione del cliente.
• Trattative: per creare un record di trattativa per tenere traccia di eventuali opportunità di guadagno derivanti da questa conversazione, fare clic su Crea una trattativa.
• Azienda: visualizza il record dell'azienda associata al contatto.
• Oggetti personalizzati (soloEnterprise ): se si utilizzano oggetti personalizzati, è possibile visualizzare il record dell'oggetto personalizzato associato al contatto incluso nella discussione. Per apparire nella posta in arrivo, il record dell'oggetto personalizzato deve essere associato al record del contatto.

Risposta e commento

Utilizzare l'editor delle risposte per rispondere a un messaggio e-mail o di chat in arrivo , oppure utilizzare la scheda Commento per notificare la conversazione a un altro membro del team. È anche possibile effettuare una chiamata dall'editor delle risposte se si ha bisogno di contattare un contatto per telefono.

Per espandere l'editor di risposta mentre si digita la risposta, fare clic e trascinare nell'editor di risposta.

• Nella barra laterale sinistra, fare clic su una conversazione per aprire una vista dettagliata della discussione sulla destra.
  • Per selezionare un utente a cui assegnare la conversazione, fare clic sul menu a discesa Proprietario in alto a sinistra.
  • Se la conversazione ha un ticket associato, fare clic sul nome del ticket sopra la conversazione per aprire il record del ticket in un'altra scheda del browser.
  • Per passare dalla chat dal vivo o da Facebook Messenger alla risposta via e-mail, fare clic sul menu a discesa del canale nell'editor delle risposte e selezionare E-mail. Al termine della conversazione, la cronologia della conversazione verrà inviata al visitatore via e-mail.
  • Per inviare una copia della trascrizione della chat, eliminare la conversazione, bloccare un mittente o contrassegnare la conversazione come spam, fare clic sul menu a discesa Altro in alto a destra.
    • Quando si blocca un mittente, la conversazione viene spostata nella vista Filtrata della posta in arrivo. È possibile scegliere di sbloccare un mittente dalla vista Spam , in modo che le conversazioni future siano visibili nella posta in arrivo.
      
      • Per le chat, in futuro il visitatore vedrà il widget della chat quando visiterà il vostro sito, ma i suoi nuovi messaggi non appariranno nella vostra casella di posta.
      • Per le e-mail, questo filtrerà la discussione e tutte le discussioni in arrivo da questo mittente in futuro.
      • I ticket associati saranno eliminati in modo permanente.

Nota: se si contrassegna una conversazione e-mail come spam, questo filtrerà solo il thread corrente.

• Per inoltrare una conversazione e-mail a un altro team o a un'organizzazione esterna all'azienda, nella parte superiore della risposta e-mail più recente, fare clic su Inoltra.
• Per contrassegnare la conversazione come chiusa, fare clic su Chiudi conversazione. Se alla conversazione è associato un ticket, l'utente può chiudere il ticket e la conversazione allo stesso tempo, oppure chiudere solo la conversazione facendo clic sul menu a discesa Altro e selezionando Chiudi conversazione.

• Se si desidera avere più spazio per rispondere alle conversazioni, è possibile chiudere il pannello di destra o di sinistra facendo clic sull'icona last nella parte superiore del pannello ed espanderlo di nuovo facendo clic sull'icona first.

Nota bene: nelle conversazioni bot in cui il visitatore non ha raggiunto l'azione del bot Invia al membro del team, la conversazione non può essere contrassegnata come chiusa se non dopo 30 minuti di inattività del visitatore.

• Per eliminare o chiudere le conversazioni in blocco:
  • Passare il mouse sulle conversazioni e selezionare le caselle di controllo accanto alle discussioni che si desidera modificare.
  • Nella parte superiore della casella di posta, selezionare Sposta nel cestino o Chiudi conversazione.

Collegamento a un messaggio specifico in una conversazione

È possibile collegarsi direttamente a un messaggio di una conversazione per condividerlo con un membro del team, facilitando così una collaborazione efficiente ed evitando di dover cercare tra gli altri messaggi della discussione.

Per generare e condividere un link di messaggio:

• Nella barra laterale sinistra, fare clic su una conversazione per aprire una vista dettagliata della discussione sulla destra.
• Passare il mouse su un messaggio della discussione, fare clic sull'icona con le ellissi, quindi selezionare Copia collegamento.

• Il link del messaggio verrà copiato negli appunti e potrà essere condiviso con un altro membro del team. Una volta incollato l'URL nella barra degli URL del browser, verrà indirizzato direttamente a quel messaggio specifico.

Stato

Nell'angolo in alto a sinistra, fare clic perattivare o disattivare l'interruttore per modificare lo stato di disponibilità della chat. Scoprite come personalizzare l'orario di lavoro per impostare automaticamente il vostro stato di disponibilità.

Quando siete assenti, continuerete a essere disponibili per tutte le chat aperte che vi sono state assegnate, ma apparirete assenti ai nuovi visitatori in arrivo.

Impostazioni della posta in arrivo

Nell'angolo in basso a sinistra della casella di posta, è possibile accedere rapidamente alle impostazioni della casella di posta per modificarle. È possibile modificare le impostazioni a livello di casella di posta o quelle specifiche del canale di posta o di chat. Per saperne di più sulla modifica della posta in arrivo.