Ultimo aggiornamento: ottobre 10, 2023
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Utilizzate le funzioni Track e Log dell'estensione HubSpot Sales Chrome per monitorare e tenere traccia del coinvolgimento dei vostri contatti con le vostre e-mail. Con la funzione Track attivata, potete ricevere notifiche in tempo reale quando un contatto apre la vostra e-mail. È anche possibile scegliere di registrare l'e-mail nel record del contatto in HubSpot per tenere un registro di tutte le comunicazioni passate a cui il team può fare riferimento.
È possibile esaminare le informazioni relative all'apertura e ai clic delle e-mail nel feed delle attività; le e-mail registrate vengono salvate nei record dei singoli contatti e nei record ad essi associati.
Nota bene: se nel vostro account sono state attivate le impostazioni di privacy dei dati, il vostro team legale è la risorsa migliore per determinare come la vostra azienda utilizza la registrazione e il tracciamento delle e-mail. È inoltre possibile personalizzare le impostazioni dell'estensione per rimuovere questa funzionalità per un messaggio specifico o per contatti e domini e-mail specifici. Inoltre, le aperture delle e-mail possono essere tracciate solo per i contatti con una base legale assegnata per il trattamento dei dati. Per saperne di più sul tracciamento delle e-mail quando le impostazioni di privacy dei dati sono attivate.
Le differenze tra tracciamento e registrazione sono illustrate in questo articolo.
Configurare le impostazioni predefinite di log e track
Isuperamministratori possono aggiornare il comportamento predefinito per il tracciamento, la registrazione e l'associazione delle e-mail per tutti gli utenti dell'account.
Per configurare queste impostazioni predefinite:
- Nel tuo account HubSpot, fai clic sull' icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
- Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Oggetti > Attività.
- Fare clic sulla scheda Registro e tracciamento e-mail.
- In Impostazioni registro e tracciamento e-mail, configurare le modalità di registrazione delle e-mail in HubSpot selezionando o deselezionando le caselle di controllo associate:
- Applica impostazione di registro predefinita per tutti gli utenti: quando questa impostazione è attivata, è possibile fare clic per attivare o disattivare l'interruttore Registra tutte le e-mail per impostazione predefin ita per stabilire se le e-mail vengono registrate per impostazione predefinita per tutti gli utenti dell'account.
- Applica associazione predefinita per tutti gli utenti: quando questa impostazione è attivata, è possibile fare clic sul menu a discesa e selezionare i tipi di record predefiniti da associare a un'e-mail registrata.
- Applica l'impostazione Traccia predefinita per tutti gli utenti: se è stata selezionata la casella di controllo Consenti a tutti gli utenti di tracciare le e-mail e di vedere i destinatari che aprono e fanno clic sulle loro e-mail, è possibile attivare questa impostazione per configurare se tutte le e-mail saranno tracciate per impostazione predefinita da tutti gli utenti dell'account.
Tracciamento delle e-mail
Per inviare un'e-mail tracciata da Gmail:
- Accedere al proprio account Gmail.
- Comporre una nuova e-mail. Inserite il destinatario dell'e-mail, l'oggetto e il corpo dell'e-mail.
- Selezionare la casella di controllo Traccia.
- ClickSend.
Visualizzare lo stato dell'e-mail tracciata
Prima che il contatto apra l'e-mail, l'oggetto e il destinatario dell'e-mail vengono visualizzati nel feed delle attività in HubSpot come inviati. 
Una volta che il destinatario apre l'e-mail, riceverete una notifica a comparsa in tempo reale sul vostro desktop. Quando si torna al feed delle attività o a quello dell'estensione di Chrome, si vedranno le informazioni sull'e-mail contrassegnate come aperte. Fare clic sul menu a discesa sotto il nome del contatto per vedere quando il destinatario ha aperto l'e-mail. Verrà inoltre elencata la cronologia delle attività del contatto. 
Potete anche vedere come i vostri contatti si impegnano con le vostre e-mail tracciate dall'estensione Chrome. Per accedere al vostro feed di attività dall'estensione Chrome, fate clic sull'icona a forma di ruota dentata di HubSpot in alto a destra del browser Chrome. 
Per saperne di più su come funzionano il tracciamento delle e-mail e le notifiche di vendita e su come disattivare il tracciamento.
Tracciamento con impostazioni di privacy dei dati attivate
Se nel vostro account sono state attivate le impostazioni sulla privacy dei dati, HubSpot può tracciare le aperture delle e-mail di un contatto solo se questo ha una base legale assegnata per il trattamento dei dati. Quando si compone un'e-mail in Gmail, lacasella di controllo Traccia sarà disattivata per indicare l'inammissibilità del tracciamento di un contatto.
Le aperture delle e-mail non saranno tracciate per i contatti senza base legale per il trattamento dei dati o per i destinatari delle e-mail che non sono ancora contatti. Quando si inviano e-mail a più destinatari, le aperture delle e-mail saranno tracciate in forma anonima.
È possibile modificare l'idoneità al tracciamento di un contatto aggiornando la proprietà Base giuridica per il trattamento dei dati del contatto .Registrazione delle e-mail
Per registrare un'e-mail e aggiungere un nuovo contatto al proprio account HubSpot CRM, l'indirizzo e-mail da cui si inviano le e-mail deve essere uno dei seguenti:
- Un utente del proprio account.
- Uno degli indirizzi e-mail collegati.
- Un alias nel client di posta elettronica (un alias configurato nella casella di posta Gmail collegata o un alias aggiunto a Profilo e preferenze).
È possibile specificare gli indirizzi e-mail e i domini per i quali non si desidera registrare le e-mail nelle impostazioni dell'account HubSpot. Oppure potete aggiungere questi indirizzi e-mail e domini nelle impostazioni dell'estensione Chrome.
Attenzione: le e-mail di dimensioni superiori a 50 MB non verranno registrate nel vostro account HubSpot. Gli allegati contano per questo limite. L'e-mail sarà comunque consegnata con successo al contatto, ma non verrà registrata nel suo record.
Per inviare un'e-mail registrata da Gmail:
- Accedere al proprio account Gmail.
- Comporre una nuova e-mail. Inserire il destinatario dell'email, l'oggetto e il corpo dell'email. Se l'indirizzo e-mail del destinatario è già associato a un record di contatto nel vostro CRM, l'icona a forma di chiocciola di HubSpot apparirà in linea accanto all'indirizzo e-mail nel campo A.
- Selezionare la casella di controllo Registro.
- Per impostazione predefinita, l'estensione Chrome seleziona automaticamente i primi tre record di transazione o di ticket associati al contatto per registrare le e-mail. Se si includono dei destinatari nel campo CC, verranno selezionati automaticamente anche gli oggetti associati ai record. Per selezionare esplicitamente i record a cui registrare l'e-mail:
- Fare clic sul menu a discesa accanto alla casella di controllo Log .
- Selezionare e deselezionare le caselle di controllo accanto ai record a cui si desidera registrare l'e-mail.
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- Se si invia l'e-mail a un destinatario che non è un contatto nel CRM, verrà creato un nuovo record di contatto. Quando si modificano le associazioni, l'e-mail del contatto viene elencata. Deselezionare la casella di controllo se non si desidera che l'e-mail venga registrata nel nuovo record di contatto. Per sapere come registrare le e-mail solo nei record di contatto esistenti.
- Fare clic su Invia.
È possibile personalizzare i record associati a cui le e-mail vengono automaticamente registrate nelle impostazioni dell'estensione Chrome. Se si utilizzano contatti di marketing, un nuovo contatto creato da un'e-mail registrata sarà impostato come non di marketing.
Nota bene: se un nuovo contatto viene creato tramite un'email registrata, l'utente HubSpot che ha inviato l'email verrà automaticamente assegnato come proprietario del contatto, a patto che non sia stato assegnato un proprietario precedente.
Visualizzare l'e-mail registrata in HubSpot
Le e-mail registrate in HubSpot utilizzando l'estensione saranno automaticamente associate ai record specificati prima dell'invio. Per vedere le e-mail registrate in HubSpot:
- Nel vostro account HubSpot, navigate verso i vostri contatti, le aziende o le offerte.
- Fare clic sul nome del record.
- Nella timeline, individuare l'e-mail registrata. Dall'e-mail è possibile eseguire le seguenti operazioni:
- Record associati: fare clic per modificare i record associati.
- Appunta: fare clic per appuntare l'e-mail in cima alla timeline dei contatti.
- Elimina: fare clic per eliminare l'attività dell'e-mail dalla timeline.
- Dettagli: fare clic per visualizzare informazioni specifiche sull'invio dell'e-mail.
- Espandi: fare clic per visualizzare l'intero corpo dell'e-mail. Se è in corso una conversazione via e-mail, fare clic su Visualizza discussione per visualizzare tutte le e-mail della discussione.
- Allegati: fare clic per aprire gli allegati associati a questo specifico invio di e-mail.
- Rispondi: fare clic su Rispondi per inviare un'e-mail di risposta al contatto da HubSpot.
Nota bene: per inviare risposte via e-mail da HubSpot e registrare le risposte in arrivo a HubSpot, è necessario disporre di una casella di posta elettronica collegata.
