Traccia e registra le e-mail con l'add-in HubSpot Sales per Outlook.

Utilizzate le funzioni Track e Log dell'add-in HubSpot Sales Outlook desktop per monitorare e tenere traccia del coinvolgimento dei vostri contatti con le vostre e-mail. Con la funzione Track attivata, potete ricevere notifiche in tempo reale quando un contatto apre la vostra e-mail. È inoltre possibile scegliere di registrare l'e-mail nel record del contatto in HubSpot per tenere traccia di tutte le comunicazioni passate, in modo che il team possa consultarle.

È possibile esaminare le informazioni relative all'apertura e ai clic delle e-mail nel feed delle attività; le e-mail registrate vengono salvate nei record dei singoli contatti e nei record ad essi associati.

Nota bene: se nel vostro account è stata attivata la funzionalità GDPR (General Data Protection Regulation), il vostro team legale è la risorsa migliore per determinare come la vostra azienda utilizza la registrazione e il tracciamento delle e-mail. È inoltre possibile personalizzare le impostazioni dell'estensione per disabilitare questa funzionalità per un messaggio specifico o per contatti o domini e-mail specifici. Tutti i contatti esistenti che non hanno concesso una base legale per il trattamento dei datisaranno tracciati in modo anonimo.

Prima di iniziare, è importante notare la differenza tra un'e-mail tracciata e un'e-mail registrata:

• Traccia: utilizzate la funzione di tracciamento per monitorare quando i contatti aprono le vostre e-mail. Per tracciare le e-mail, HubSpot inserisce un'immagine di tracciamento di un pixel nell'e-mail dopo l'invio. Se avete installato l'app HubSpot Sales for Windows tray o se utilizzate Chrome con l'estensione HubSpot Sales Chrome, riceverete una notifica in tempo reale sul desktop quando un contatto apre l'e-mail tracciata. Gli utenti con posti a pagamento assegnati aSales Hub possono anche tracciare quando un destinatario fa clic su un link nell'e-mail. Gli utenti gratuiti non possono tracciare i clic. HubSpot registra le aperture e i clic delle e-mail tracciate nel feed delle attività e nella timeline del record. Selezionando lacasella di controllo Traccia e-mail non verrà registrata una copia dell'e-mail nel record in HubSpot.

• Log: utilizzare la funzione log per registrare una copia di un'e-mail in un record di HubSpot. Anche gli eventuali allegati inclusi nell'e-mail verranno registrati nel record del contatto. Registrate le vostre e-mail per tenere traccia delle comunicazioni passate. Le e-mail registrate non forniscono informazioni sulle aperture o sui clic.

Tenete presente che potete inviare un'e-mail che sia tracciata e registrata. In questo modo, avrete una registrazione della comunicazione via e-mail e delle informazioni aperte in HubSpot.

Questo articolo tratta del monitoraggio e della registrazione delle e-mail con il componente aggiuntivo HubSpot Sales per Outlook.Se si utilizza il componente aggiuntivo per Office 365, in questa guida si spiega come tracciare e registrare le e-mail con il componente aggiuntivo per Office 365: Tracciare e registrare le e-mail con il componente aggiuntivo di Office 365.

Nota bene: il componente aggiuntivo per desktop di Outlook apparirà in qualsiasi indirizzo e-mail impostato nell'account di Outlook. Pertanto, le e-mail inviate da uno qualsiasi di questi indirizzi e-mail verranno registrate se il monitoraggio è abilitato. Le e-mail inviate da un altro indirizzo e-mail verranno registrate in HubSpot quando la registrazione è abilitata solo se l'indirizzo e-mail è collegato a HubSpot o aggiunto come alias nel profilo e nelle preferenze.

Tracciamento delle e-mail

Per inviare un messaggio di posta elettronica tracciato utilizzando il componente aggiuntivo di Outlook desktop dall'account Outlook desktop su un PC:

• Accedere all'account di Outlook.
• Comporre una nuova e-mail.
• Immettere il destinatario dell'e-mail, l'oggetto e il corpo dell'e-mail.
• Selezionare la casella di controllo Track Email nella barra multifunzione dei messaggi, quindi fare clic su Send.

Visualizzare lo stato dell'e-mail tracciata

Prima che il contatto apra l'e-mail, l'oggetto e il destinatario dell'e-mail vengono visualizzati nel feed delle attività in HubSpot come inviati.

Quando il destinatario apre l'e-mail, riceverete una notifica pop-up in tempo reale sul desktop e la notifica dell'e-mail contrassegnata come Aperta nel vostro feed di attività.Fate clic sul menu a discesasotto il nome del contatto per vedere quando il destinatario ha aperto la vostra e-mail. Nel menu a tendina è presente anche la cronologia delle attività del contatto.

Nota bene: le notifiche in tempo reale vengono visualizzate quando si inviano e-mail tracciate utilizzando l'add-in di Office 365 e se è installata l'estensione HubSpot Sales per Chrome o l'app HubSpot Sales for Windows tray (solo per Windows). In caso contrario, le attività verranno visualizzate solo nel feed delle attività di HubSpot.

Potete anche vedere come i vostri contatti si stanno impegnando con le vostre e-mail tracciate dall'estensione Chrome o dall'app Windows tray. Per accedere al feed delle attività dall'estensione Chrome, fate clic sull' icona a forma di chioccioladiHubSpotnell'angolo superiore destro del browser Chrome. Se avete installato HubSpot Sales per Windows, fate clic sull'icona a forma di chiocciola di HubSpot nell'area di notifica di Windows.

Per saperne di più sul tracciamento delle e-mail e sulle notifiche di vendita e su come disabilitare il tracciamento.

Registrazione delle e-mail

Per registrare un'e-mail e aggiungere nuovi contatti a HubSpot da un'e-mail registrata, l'indirizzo e-mail da cui si invia nel client di posta elettronica deve essere uno dei seguenti:

• Un utente del proprio account.
• Uno degliindirizzi e-mail collegati a .
• Un alias nel client di posta elettronica (unalias configurato nella casella di posta Gmail collegata o unalias aggiunto alprofilo e alle preferenze di ).

È possibile specificare gli indirizzi e-mail e i domini per i quali non si desidera registrare le e-mail nelleimpostazioni dell'account HubSpot . In alternativa, è possibile aggiungere questi indirizzi e-mail e domini nelleimpostazioni delcomponente aggiuntivo .

Nota bene: gliallegati delle e-mail di dimensioni superiori a 50 MB non verranno registrati in HubSpot. L'e-mail verrà comunque consegnata con successo al contatto e verrà registrata nel CRM, ma senza l'allegato.

Per inviare un messaggio di posta elettronica registrato utilizzando il componente aggiuntivo di Outlook desktop dall'account Outlook desktop su un PC:

• Comporre un nuovo messaggio di posta elettronica in Outlook.
• Immettere il destinatario dell'e-mail, l'oggetto e il corpo dell'e-mail.
• Nella barra dei messaggi, selezionare Accedi al CRM. L'indirizzo BCC verrà inserito automaticamente nel campoBCC .

• È possibile scegliere di registrare l'e-mail nei record associati ai destinatari dell'e-mail. Per impostazione predefinita, il modulo aggiuntivo seleziona automaticamente i primi tre record di accordi o ticket associati al contatto per registrare le e-mail. Per selezionare esplicitamente i record associati a cui registrare le e-mail:
  • Sotto la casella di controllo Accedi al CRM , fare clic sul menu a discesa dei record .
  • Selezionare le caselle di controllo accanto ai record a cui registrare l'e-mail.
    
    
  • Se si invia l'e-mail a un destinatario che non è un contatto nel CRM, verrà creato un nuovo record di contatto. Quando si modificano le associazioni, si vedrà l'e-mail del contatto. Deselezionare la casella di controllose non si desidera che l'e-mail venga registrata nel nuovo record di contatto. Imparare a registrare le e-mail solo ai contatti esistenti.
• Fare clic su Inviare.

È possibile personalizzare i record associati a cui vengono automaticamente registrate le e-mail nelle impostazionidel componente aggiuntivo di Outlook desktop. Se si utilizzano contatti di marketing, un nuovo contatto creato da un'e-mail registrata verrà impostato come non di marketing.

Visualizzare l'e-mail registrata in HubSpot

Le e-mail che vengono registrate in HubSpot utilizzando l'add-in desktop di Outlook saranno automaticamente associate ai record specificati prima dell'invio dell'e-mail. Per vedere le e-mail registrate in HubSpot:

Per vedere l'e-mail registrata in HubSpot:

• Nel vostro account HubSpot, andate ai vostri record:
  • Contatti: Nel tuo account HubSpot, vai a Contatti > Contatti.
  • Aziende: Nel tuo account HubSpot, vai a Contatti > Aziende.
  • Offerte: Nel tuo account HubSpot, vai a Vendite > Trattative.
  • Biglietti: Nel tuo account HubSpot, vai a Servizio > Ticket.
• Fare clic sulnome del record.
• Nella timeline, individuare l'e-mail registrata. Dall'e-mail è possibile effettuare le seguenti operazioni:
  
  1. Record associati: fare clic per modificare i record associati.
  2. Appunta: fare clic per appuntare l'e-mail in cima alla timeline.
  3. Elimina: fare clic per eliminare l'attività e-mail dalla timeline.
  4. Dettagli: fare clic per visualizzare informazioni specifiche sull'invio dell'e-mail.
  5. Espandi: per visualizzare l'intero corpo dell'e-mail. Se è in corso una conversazione via e-mail, fare clic su Visualizza discussione per visualizzare tutte le e-mail della discussione.
  6. Allegati: fare clic per aprire gli allegati associati a questo specifico invio di e-mail.
  7. Rispondi: fare clic su Reply per inviare un'e-mail di risposta al contatto da HubSpot.

Nota bene: per inviare risposte via e-mail da HubSpot e registrare le risposte in arrivo a HubSpot, è necessario avere unacasella di posta collegata.