Creare e gestire le fatture

Create fatture in HubSpot per raccogliere pagamenti digitali attraverso lo strumento di pagamento di HubSpot o per tenere traccia dei pagamenti effettuati al di fuori di HubSpot. Per iniziare a usare le fatture, consultate la guida alla configurazione. È inoltre possibile esaminare le proprietà predefinite delle fatture di HubSpot.

Nota bene: le funzioni di fatturazione sono disponibili in tutti gli account che utilizzano l'integrazione con Quickbooks. Per creare manualmente le fatture di HubSpot, è necessario disporre di un account Starter, Professional o Enterprise con lo strumento di pagamento configurato.

Di seguito, scoprirete come creare le fatture da inviare agli acquirenti e come gestirle dopo la loro creazione.

Creare una fattura

I superamministratori e gli utenti con i permessi per l'oggetto Fatture possono creare una fattura direttamente da un contatto, da un'azienda, da un affare o da un preventivo, oppure dalla pagina di indice delle fatture. È anche possibile creare una fattura da un preventivo pubblicato per copiare i dettagli del preventivo in una nuova fattura.

Nota bene: le fatture possono essere create solo se la valuta predefinita del vostro account è impostata su USD.

Per creare una fattura dalla pagina indice:

• Nel vostro account HubSpot, andate su Vendite > Fatture.
• In alto a destra, fare clic su Crea fattura.

Per creare una fattura da un record di contatto, azienda o affare:

• Navigare verso i propri record:
  • Contatti: Nel tuo account HubSpot, vai a Contatti > Contatti.
  • Aziende: Nel tuo account HubSpot, vai a Contatti > Aziende.
  • Offerte: Nel tuo account HubSpot, vai a Vendite > Trattative.
• Fare clic sul nome del record da cui si desidera creare una fattura.
• Nella barra laterale destra, individuare la sezione Fatture e fare clic su Aggiungi.
  
  
• Nel menu a discesa, selezionare Crea fattura. Oltre a creare una fattura da un record CRM, è possibile selezionare una delle seguenti opzioni nel menu a discesa:
  
  • Aggiungi fattura esistente: associa una fattura esistente al record.

• • Converti deal in fattura (solo deal): crea una fattura utilizzando le informazioni del deal, comprese le voci associate.

Per creare una fattura da un preventivo pubblicato:

• Nel tuo account HubSpot, vai a Vendite > Preventivi.
• Passare il mouse sul nome del preventivo, quindi fare clic sul menu a discesa Azioni e selezionare Converti preventivo in fattura. In questo modo verrà creata una nuova fattura utilizzando le informazioni del preventivo.

Si accede quindi all'editor delle fatture per configurarne i dettagli.

Nota bene: per impostazione predefinita, quando si crea una fattura, si utilizza un prefisso standardizzato di INV seguito da un numero che aumenta in sequenza per ogni fattura creata (ad esempio, INV-1001 e poi INV-1002). È possibile aggiornare il prefisso e il numero iniziale delle fatture nelle impostazioni.

Impostazione della fatturazione

Nella sezione Fattura a dell'editor delle fatture, impostare innanzitutto i record associati alla fattura, i termini di pagamento e altro ancora.

• Ogni fattura deve essere associata ad almeno un contatto. Per associare la fattura a un contatto:
  • Fare clic su Aggiungi contatto.
  • Nel pannello di destra, cercare un contatto esistente o crearne uno nuovo.
  • Fare clic su Avanti e continuare a impostare le etichette di associazione necessarie.
  • Fare clic su Salva.
• Ogni fattura può essere associata a una sola azienda. Per associare la fattura a una società:
  • Fare clic su Aggiungi azienda.
  • Nel pannello di destra, cercare un'azienda esistente o crearne una nuova.
  • Fare clic su Avanti e continuare a impostare le etichette di associazione necessarie.
  • Fare clic su Salva.
• Per aggiungere un indirizzo di fatturazione alla fattura:
  • Fare clic su Modifica in Indirizzo di fatturazione.
  • Nel pannello di destra, inserire le informazioni sull'indirizzo.
  • Fare clic su Applica.
• Per impostazione predefinita, la data della fattura sarà impostata sul giorno corrente. Per aggiornarla, fare clic sul campo Data fattura, quindi utilizzare il selezionatore di date per selezionare una nuova data.
• Per impostazione predefinita, il pagamento della fattura sarà dovuto al momento della ricezione della stessa. Per selezionare termini di pagamento diversi, fare clic sul menu a discesa Termini di pagamento, quindi selezionare un termine di pagamento. Il campo della data di scadenza si aggiorna automaticamente in base al termine selezionato.
• Per aggiungere un numero di ordine di acquisto alla fattura, inserire il numero nel campo Numero ordine di acquisto.

Aggiungere voci di linea

Nella sezione Articoli in linea, aggiungere gli articoli che l'acquirente acquisterà.

• Per aggiungere prodotti esistenti dalla libreria prodotti( soloProfessional o Enterprise ):
  
  • Fare clic su Seleziona dalla libreria prodotti.
  • Nel pannello di destra, selezionare le caselle di controllo accanto ai prodotti che l'acquirente acquisterà. Quindi, fare clic su Aggiungi.

• Per creare una voce personalizzata nella fattura:
  • Fare clic su Crea voce personalizzata.
  • Nel pannello di destra, configurare i dettagli della voce. I campi Nome e Prezzo unitario sono obbligatori. Quindi fare clic su Salva.
  • Dopo aver salvato la voce, è possibile aggiornarne i dettagli nell'editor delle voci, tra cui l'aumento della quantità e l'impostazione di uno sconto unitario (in dollari o in percentuale).
• Dopo aver aggiunto le voci, è possibile esaminare il subtotale, compresi gli sconti applicati, nella sezione Riepilogo.

Aggiungi commenti

Se si desidera aggiungere delle note per l'acquirente sulla fattura, è possibile aggiungerle alla sezione Commenti. È possibile utilizzare le opzioni di testo in fondo al campo di testo per formattare ulteriormente il testo, aggiungere un collegamento ipertestuale o inserire uno snippet.

Configurare le opzioni di fatturazione

Nella sezione Fatturazione, impostare quali opzioni di pagamento saranno disponibili per l'acquirente e se si desidera raccogliere le informazioni sull'indirizzo di fatturazione e di spedizione. Queste impostazioni sono ereditate dalle impostazioni di pagamento del checkout.

• Per impostare i metodi di pagamento consentiti, selezionare le caselle di controllo accanto a Carta di credito o di debito e ACH (bonifico bancario).
• Per raccogliere le informazioni sull'indirizzo di fatturazione al momento del checkout, selezionare la casella di controllo Raccogli indirizzo di fatturazione per gli acquisti con carta di credito.
• Per raccogliere le informazioni sull'indirizzo di spedizione al momento del checkout, selezionate la casella di controllo Raccogli indirizzo di spedizione. Quando l'acquirente inserisce le informazioni sulla spedizione, potrà scegliere solo tra i Paesi impostati nelle impostazioni di pagamento.

Impostazioni avanzate

Nella sezione Impostazioni avanzate è possibile personalizzare la lingua e il locale della fattura, nonché l'URL della fattura. Per accedere alle impostazioni avanzate, fare clic su Impostazioni avanzate.

• Per impostazione predefinita, la lingua utilizzata per i titoli e le etichette della pagina è l'inglese. Per cambiare la lingua, fare clic sul menu a discesa Lingua e selezionare una lingua.
• Per impostazione predefinita, il formato della data e dell'indirizzo è quello degli Stati Uniti. Per cambiare il formato, fare clic sul menu a discesa Locale e selezionare un locale.
• Per impostare un URL di fattura personalizzato utilizzando uno qualsiasi dei domini collegati, fare clic sul menu a discesa Dominio, quindi selezionare un dominio. È anche possibile inserire uno slug personalizzato alla fine dell'URL inserendo un valore nel campo Slug contenuto. Sotto i campi dell'URL viene visualizzata un'anteprima dell'URL della fattura.

Salvare e finalizzare

In qualsiasi momento della creazione della fattura, è possibile fare clic su Salva in alto a sinistra per salvare la fattura come bozza. È possibile tornare su una fattura in bozza in qualsiasi momento per modificarla o eliminarla. È anche possibile fare clic su Anteprima in alto a destra per vedere come apparirà la fattura all'acquirente.

Se siete pronti a finalizzare la fattura, potete inviarla all'acquirente:

• In alto a destra, fare clic su Finalizza. Una volta finalizzata, una fattura non può essere modificata o cancellata.

• Nella finestra di dialogo, controllare la clausola di esclusione della responsabilità, quindi fare clic su Finalizza.
• Nella finestra di dialogo successiva, è possibile selezionare un metodo per l'invio della fattura all'acquirente, oppure tornare alla pagina di indice delle fatture:
  • Copia: copia l'URL della fattura.
  • Scrivi e-mail con la fattura: navigare nel record del contatto, dell'azienda o dell'affare associato con una bozza di e-mail individuale contenente un link alla fattura.
  • Chiudi: torna alla pagina di indice delle fatture.
    
    

È anche possibile inviare la fattura in un secondo momento dalla pagina di indice delle fatture, dove è possibile gestire anche le fatture esistenti.

Gestire le fatture

Dopo aver creato le fatture, è possibile gestirle dalla pagina di indice delle fatture, in modo simile alla gestione di altri record del CRM.

• Nel vostro account HubSpot, andate su Vendite > Fatture.
• Fare clic sul nome della fattura.
• Nel pannello di destra è possibile impostare il proprietario della fattura tramite il campo Proprietario, visualizzare le sue proprietà e gestire le associazioni della fattura.
  • Per le fatture redatte, è possibile accedere alle seguenti opzioni facendo clic sul menu a discesa Azioni in alto a destra:
    • Modifica: continuare a impostare la fattura.
    • Per visualizzare i dettagli di una fattura, fare clic sul nome della fattura, quindi visualizzarne i dettagli nel pannello di destra.
    • Clona: crea una nuova fattura con gli stessi dettagli.
      
      
  • Per le fatture finalizzate, è possibile accedere alle seguenti opzioni facendo clic sul menu a discesa Azioni in alto a destra:
    • Copia link: copia l'URL della fattura per inviarla a un acquirente.
    • Invia: se un contatto è associato alla fattura, selezionare questa opzione per passare al record del contatto e inviare un'e-mail individuale con un link alla fattura.
    • Scarica: scarica un PDF della fattura.
    • Contrassegna pagato: contrassegna la fattura come pagata e imposta la data di pagamento. Dopo aver contrassegnato una fattura come pagata, non è più possibile riscuotere il pagamento della fattura o annullarla. Non è possibile annullarla.
    • Annulla: contrassegna la fattura come nulla. Dopo aver contrassegnato una fattura come nulla, non è più possibile riscuotere il pagamento della fattura o annullarla. Non è possibile annullare l'operazione.
    • Clona: crea una nuova fattura con gli stessi dettagli.
      
      
• Per filtrare la pagina dell'indice in base a specifiche proprietà della fattura:
  • Fare clic su Filtri avanzati in alto a sinistra.
  • Nel pannello di destra, fare clic su + Aggiungi filtro per impostare un nuovo filtro.
  • Cercare e selezionare la proprietà che si desidera filtrare, quindi impostare i criteri del filtro e fare clic su Applica filtro.
  • Per impostare più filtri, fare clic su AND o OR, a seconda di come si desidera raggrupparli. Per saperne di più sull'impostazione dei filtri e sul salvataggio delle viste.
    
    
• Per esportare le fatture, fare clic su Esporta in alto a destra nella tabella. Per saperne di più sull'esportazione dei record.
• Per modificare le colonne che appaiono nella tabella, fare clic su Modifica colonne in alto a destra della tabella.

Gestione delle impostazioni della fattura

È possibile modificare il prefisso della fattura e il numero iniziale dalle impostazioni della fattura. La modifica di queste impostazioni non aggiornerà le fatture esistenti, ma solo quelle nuove.

• Nel tuo account HubSpot, fai clic sull'settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
• Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Oggetti > Fatture.
• Per impostazione predefinita, le fatture iniziano con il prefisso INV. Per modificarlo, fare clic su Modifica prefisso. Nella finestra di dialogo, inserire un nuovo prefisso e fare clic su Salva prefisso. Il prefisso può essere composto da un massimo di 8 caratteri.
• Per impostazione predefinita, il numero di fattura iniziale è 1001. Per modificarlo, fare clic su Aggiornamento del punto di partenza per i numeri di fattura. Quindi, nella finestra di dialogo, inserire un nuovo numero di partenza e fare clic su Aggiornamento punto di partenza.