Inbox

Een gids voor de inbox voor gesprekken

Laatst bijgewerkt: oktober 19, 2020

Geldt voor:

Alle producten en plannen
Nadat u uw inbox hebt aangemaakt en een kanaal hebt aangesloten, kunt u de inbox gebruiken om inkomende gesprekken op één plaats te bekijken, te beheren en te beantwoorden. In dit artikel leert u de verschillende functies van de inbox voor gesprekken kennen en hoe u deze kunt gebruiken om de communicatie met uw contacten te beheren.


Filters

Om al uw gesprekken te doorzoeken, klikt u op het zoekpictogram zoekenin de linkerbovenhoek. Om de berichten in uw inbox te filteren, klikt u op het vervolgkeuzemenu Filter en selecteert u een van de volgende criteria:

  • Status: filter uw gesprekken op basis van hun open of gesloten status.
  • Kanaal: sorteer gesprekken op basis van of ze zijn gemaakt van een e-mail, live chat, Messenger-gesprek.
  • Verantwoordelijke: filterconversaties door het specifieke teamlid dat aan het gesprek is toegewezen.
  • Datum: filterconversaties die over een bepaald tijdsbestek plaatsvonden. top-nav

Bekeken op

Alle gesprekken zijn gesegmenteerd in verschillende inbox-weergaven . Deze weergaven groeperen de gesprekken per cessionaris, kanaal of gefilterde status. Selecteer in de linker zijbalk een weergave:

  • Alle gesprekken: bekijk alle gesprekken van uw team in de inbox.
  • Toegewezen aan mij: bekijk alle gesprekken die zijn gerouteerd of toegewezen aan u.
  • Niet-toegewezen gesprekken: bekijk alle gesprekken die niet aan een eigenaar zijn toegewezen.
  • E-mail: bekijk alle gesprekken die afkomstig zijn uit de e-mailinbox van uw team.
  • Chat: bekijk alle gesprekken die afkomstig zijn van een chatwidget op uw site.
  • Messenger: bekijk alle gesprekken die zijn ontstaan op een Facebook Business Page met een aangesloten Facebook Messenger-account .
  • Formulieren: bekijk alle inzendingen op een aangesloten ondersteuningsformulier.
  • Tickets: bekijk alle gesprekken die een bijbehorend ticket hebben.
  • Bots: bekijk alle botconversaties die nooit of nog niet aan een eigenaar zijn toegewezen.
  • Gefilterd: bekijk alle e-mails die niet relevant zijn voor uw zakelijke gesprekken, zoals promotionele e-mails. Alle e-mails die worden ontvangen van een rolgebaseerde e-mail (marketing@, sales@, enz.) worden naar de gefilterde weergave gestuurd.
  • Trash: bekijk alle verwijderde gesprekken. Open een verwijderd gesprek om de inhoud te bekijken. Als u de verwijderde conversatie wilt herstellen, klikt u op Herstel rotatei in het bovenste menu. Om het bericht permanent te verwijderen, klikt u op Verwijderen voor altijd verwijderen.
  • Verzonden: bekijk alle uitgaande e-mails die vanuit de inbox van de gesprekken en vanuit een record in de CRM worden verzonden. Houd er rekening mee dat wanneer de ontvanger op de e-mail antwoordt, het gesprek wordt verplaatst naar de weergave Alle gesprekken en alle andere relevante weergaven, zoals de weergave Toegewezen aan mij of Niet-toegewezen .

inbox-sidebar

Stel samen.

Klik boven de filters op Samenstellen om een uitgaande e-mail rechtstreeks vanuit uw inbox te schrijven. Lees meer over het verzenden en beantwoorden van e-mails uit de conversatie-inbox. conversations-compose-button

Lijst van gesprekken

Bekijk in het linkerpaneel een lijst met alle gesprekken in de door u geselecteerde weergave. De gesprekken worden gesorteerd op basis van het tijdstip van ontvangst van het bericht, te beginnen met het meest recent ontvangen bericht. De preview van het bericht bevat de volgende details:

  1. De naam van de contactpersoon die het gesprek begon, evenals het aantal deelnemers dat aan de orde kwam.
  2. Een vooruit- of een antwoordindicator om te helpen bij het identificeren van de gesprekken waarop u nog moet reageren.
  3. De onderwerpregel van de e-mail, indien van toepassing, en een preview van de berichttekst.
  4. De tijdstempel van toen de gesprekken voor het eerst werden gestart. Als het gesprek minder dan 24 uur oud is, verschijnt er een relatieve tijdstempel.
  5. Een pictogram om aan te geven van welk kanaal het gesprek afkomstig is.
  6. Een voorproefje van eventuele opmerkingen op de draad.

list-of-filtered-conversations

  • Klik op een gesprek om een gedetailleerde weergave van de draad aan de rechterkant te openen.
    • Om een gebruiker te selecteren waaraan het gesprek moet worden toegewezen, klikt u op het vervolgkeuzemenu Assignee linksboven.
    • Als het gesprek een bijbehorend ticket heeft, klik dan op de ticketnaam boven het gesprek om het ticketrecord in een ander browsertabblad te openen.
    • Om een kopie van het chat-transcript te versturen, het gesprek te verwijderen, een afzender te blokkeren of het gesprek als spam te markeren, klikt u op het vervolgkeuzemenu Meer in de rechterbovenhoek.
      • Wanneer u een afzender blokkeert,gaat het gesprek naar uw gefilterde weergave in uw inbox. U kunt ervoor kiezen om een afzender te deblokkeren vanuit uw gefilterde weergave zodat toekomstige gesprekken zichtbaar zijn in uw inbox.
        • Voor chats, het vooruitgaan, zal de bezoeker de chat widget zien wanneer ze uw site bezoeken, maar hun nieuwe berichten zullen niet verschijnen in uw inbox.
        • Voor e-mails zal dit de thread filteren en alle inkomende threads van deze afzender naar voren bewegen.

Let op: als u een e-mailconversatie als spam markeert, wordt alleen de huidige thread gefilterd.

    • Om een e-mailconversatie door te sturen naar een ander team of een andere organisatie buiten uw bedrijf, klikt u bovenaan het meest recente e-mailbericht. Doorsturen.
    • Om het gesprek als gesloten te markeren, klik op succes Markeer als gesloten.

more-options-in-the-inbox

  • In de reply editor onderaan het gesprek kunt u antwoorden op binnenkomende e-mails of live chatten met uw websitebezoekers.
  • Als u meer ruimte wilt om te reageren op het gesprek, kunt u het rechter- of linkerpaneel laten instorten door te klikken op de knop laatste icoon aan de bovenkant van het paneel, en breid het paneel opnieuw uit door te klikken op de eerste icoon.

Let op: in botconversaties waarbij de bezoeker de botactie van het teamlid niet heeft bereikt, kan het gesprek pas na 30 minuten van inactiviteit van de bezoeker als gesloten worden gemarkeerd.

  • Om uw gesprekken in bulk te verwijderen of te sluiten:
    • Ga met de muis over de gesprekken en selecteer de selectievakjes naast de threads die u wilt bewerken.
    • Selecteer bovenin het inboxvakje Verwijderen of Markeer als gesloten.

bulk-actions-on-threads

Over en de bijbehorende records

Bekijk in de rechter zijbalk contextuele informatie over het bijbehorende contact, het bijbehorende ticket en de gesprekken die het contact in het verleden met uw bedrijf heeft gevoerd. Klik om elke sectie uit te breiden en de extra details te bekijken.

about-and-associated-record-in-inbox

  • Contact: om het contact te scheiden van de draad, klik op de X naast de naam van het contact. Om het contactrecord in een ander browsertabblad te openen, klikt u op de naam van het contact. Op het contactrecord kunt u een één-op-één e-mail sturen, een gesprek voeren, een notitie toevoegen, een taak maken of een vergadering met de contactpersoon plannen.
  • Ticket: om extra ticketinformatie te bekijken, klik op Bekijk meer op de kaart. In het paneel dat zich aan de rechterkant opent, klikt u op Bewerk het getoonde eigendommen naar de eigenschappen aanpassen die weergave in de Ticketgegevens paneel. Hierdoor worden de eigenschappen die op de Ticketkaart in de inbox staan niet bijgewerkt. Als het gesprek geen bijbehorend ticket heeft, klik dan op Ticket aanmaken. Meer informatie over het beheren van tickets in de inbox .
  • Over dit contact: de contact eigenschappen die hier verschijnen zijn dezelfde als de eigenschappen op de Over kaart op het contact record. Om de eigenschappen van het contact te wijzigen, ga dan met de muis over het informatiepictogram en klik op Bewerk eigenschappen.
  • Andere gesprekken: bekijk eerdere gesprekken tussen de contactpersoon en uw team.
  • Andere tickets: bekijk de extra bijhorende tickets van de contactpersoon.
  • Feedback uit het verleden: bekijk de feedback van de contactpersoon uit een klantenbindingsenquête, eenklantenondersteuningsenquête of een klantentevredenheidsenquête.
  • Deals: om een deal record te maken om eventuele inkomstenkansen van dit gesprek te volgen, klik je op Maak een deal.
  • Bedrijf: bekijk het bijbehorende bedrijfsdossier van de contactpersoon.

Antwoord en commentaar

Gebruik de antwoord-editor om te reageren op een inkomend e-mail- of chatbericht, of gebruik het tabblad Commentaar om een ander teamlid op de hoogte te brengen van het gesprek.


Status

In de linkerbenedenhoek kunt u uw chat-beschikbaarheidsstatus aan/uitzetten. Naast je avatar, clikken Verandering naar weg of verandering naar beschikbaar.

change-to-away-available

Als je weg bent, zul je nog steeds beschikbaar zijn voor open chats die op dit moment aan je zijn toegewezen, maar je zult weg verschijnen voor nieuwe inkomende bezoekers.

Inbox-instellingen

In de linkerbenedenhoek van de inbox kunt u snel toegang krijgen tot uw inbox-instellingen om deze te bewerken. U kunt de instellingen op inboxniveau of de instellingen die specifiek zijn voor uw e-mail of chatkanaal bewerken. Meer informatie over het bewerken van uw Postvak IN. access-inbox-settings-in-inbox