Een gids voor de inbox van gesprekken

• Navigeer in uw HubSpot-account naar Gesprekken > Inbox.
• Als u meerdere inboxen in uw account hebt, klikt u op het vervolgkeuzemenu linksboven en selecteert u een andere inbox om te bekijken.

• In de inbox kunt u de volgende functies gebruiken om uw gesprekken te beheren.

Filters

U kunt uw gesprekken tegelijkertijd zoeken en filteren om snel een relevante thread te vinden. Klik op het zoekpictogram linksboven en voer een zoekterm in om een gesprek op te zoeken, en pas filters toe om je zoekopdracht te verfijnen.

• Status: filteruw gesprekken op basis van hun open of gesloten status.
  
• Kanaal: sorteer gesprekken op basis van of ze zijn ontstaan uit een e-mail, live chat, Messenger gesprek.
• Contact: filter gesprekken op het contact dat bij de thread hoort.
• Toegewezene: filtergesprekken op het specifieke teamlid dat aan het gesprek is toegewezen. U kunt ook gesprekken filteren die aan een bot zijn toegewezen.
• Datum: gebruik de datumkiezer om gesprekken te filteren die in een bepaald tijdsbestek plaatsvonden.
• Meer opties: selecteer het selectievakje Gefilterde gesprekken verbergen om gesprekken die niet relevant zijn voor uw bedrijf uit te filteren, en/of selecteer het selectievakje Prullenbak verbergen om verwijderde gesprekken uit uw zoekresultaten te filteren.

U kunt uw gesprekken ook sorteren van oudste naar nieuwste door te klikken op het dropdown menu boven de lijst met gesprekken. Om terug te navigeren naar uw inbox, klikt u rechtsboven op Sluit zoeken af.

Views

Alle gesprekken worden gesegmenteerd in verschillende inboxweergaven . Deze weergaven groeperen conversaties op geadresseerde, kanaal of gefilterde status. Als u een gebruiker bent in een Marketing Hub-, Sales Hub- of Service Hub Professional- ofEnterprise-account, leest u hoe u uw conversaties kunt organiseren in aangepaste weergaven in de inbox.

Selecteer in de linker zijbalk een weergave:

• Niet toegewezen: bekijk alle gesprekken die niet zijn toegewezen aan een eigenaar. Als de eigenaar van een gesprek later uit je account wordt verwijderd, wordt het gesprek automatisch niet meer toegewezen en verschijnt het ook in deze weergave.
• Aan mij toegewezen: bekijk alle gesprekken die aan u zijn gerouteerd of toegewezen.
• Alles open: bekijk alle gesprekken van uw team in de inbox. Houd er rekening mee dat als u vanuit de inbox een uitgaande e-mail naar een contactpersoon stuurt, die e-mail pas in de weergave Alles open verschijnt als de contactpersoon de e-mail beantwoordt.
• Chat: bekijk alle gesprekken die voortkomen uit een chatwidget op uw site.
• Bots: bekijk alle botgesprekken die nooit of nog niet aan een eigenaar zijn toegewezen.
• E-mail: bekijk alle gesprekken die voortkomen uit e-mails die naar het e-mailadres van uw team zijn gestuurd.
• Messenger: bekijk alle gesprekken die zijn ontstaan op een Facebook Business Page met een aangesloten Facebook Messenger account.
• Formulieren: bekijk alle inzendingen op een gekoppeld ondersteuningsformulier.
• Alle gesloten: bekijk alle gesprekken die zijn gesloten.
• Verzonden: bekijk alle uitgaande e-mails die zijn verzonden vanuit de inbox van het gesprek en vanuit een record in het CRM. Houd er rekening mee dat wanneer de ontvanger de e-mail beantwoordt, de conversatie wordt verplaatst naar de weergave Alle open en andere relevante weergaven, zoals de weergave Toegewezen aan mij of Niet toegewezen .
• Spam: bekijk alle e-mails die niet relevant zijn voor uw zakelijke gesprekken, zoals reclame-e-mails. Alle e-mails die worden ontvangen vanuit een rolgebaseerde e-mail (marketing@, verkoop@, enz.) worden naar de spamweergave gestuurd.
• Prullenbak: bekijk alle verwijderde gesprekken. Open een verwijderd gesprek om de inhoud te bekijken. Als u het verwijderde gesprek wilt herstellen, klikt u op Herstel rotatei in het bovenste menu. Om het bericht definitief te verwijderen, klikt u op Voor altijd verwijderen. Hierdoor wordtde thread permanent verwijderd uit de inbox en uit het contactrecord waarin het gesprek is vastgelegd. Het bijbehorende ticket wordt ook verwijderd. U kunt de threads in de inbox of op de bijbehorende records niet meer openen nadat u ze uit de prullenbakweergave hebt verwijderd. Deze gesprekken worden na 30 dagen automatisch verwijderd en kunnen niet meer worden hersteld.

De weergaven Niet toegewezen, Toegewezen aan mij, Alles open en Chat verschijnen altijd. Voor toegang tot de andere standaardweergaven klikt u op Meer.

Samenstellen

Klik linksonder op Opstellen om direct vanuit de conversatie-inbox een uitgaande e-mail te schrijven. Meer informatie over het verzenden en beantwoorden van e-mails vanuit de conversatie-inbox.

Lijst van gesprekken

In het linkerpaneel ziet u een lijst van alle gesprekken in uw geselecteerde weergave. De gesprekken worden gesorteerd op basis van het tijdstip waarop het bericht werd ontvangen, te beginnen met het meest recent ontvangen bericht. Het berichtvoorbeeld bevat de volgende details:

• De naam van de contactpersoon die het gesprek is begonnen, en het aantal deelnemers aan de thread.
• Een forward of een reply indicator om de gesprekken die u nog moet beantwoorden te helpen identificeren.
• De onderwerpregel van de e-mail, indien van toepassing, en een voorbeeld van de inhoud van het bericht.
• Het tijdstempel van het laatst ontvangen bericht op de thread.
• Een pictogram om aan te geven van welk kanaal het gesprek afkomstig is.
• Een preview van eventuele commentaren op de thread.

Over en bijbehorende records

In de rechterzijbalk ziet u contextuele informatie over de gekoppelde contactpersoon, het bijbehorende ticket en de eerdere gesprekken van de contactpersoon met uw bedrijf. Klik om elke sectie uit te vouwen en de extra details te bekijken.

• Contact: om het contact los te koppelen van de thread, klikt u op de X naast de naam van het contact. Klik op de naam van de contactpersoon om deze in een ander tabblad te openen. In het contactrecord kunt u een één-op-één e-mail sturen, bellen, een notitie toevoegen, een taak aanmaken of een vergadering met de contactpersoon plannen.
• Ticket: om aanvullende ticketinformatie te bekijken, klikt u op Bekijk meer op de ticketkaart. In het paneel dat rechts wordt geopend, klikt u op Bewerk de getoonde eigenschappen om de eigenschappen aan te passen die worden weergegeven in het paneelTicketdetails . De eigenschappen die verschijnen op de ticketkaart in de inbox worden hierdoor niet bijgewerkt. Als de conversatie geen gekoppeld ticket heeft, klikt u op Ticket aanmaken. U kunt een ticket niet loskoppelen van een gesprek in de inbox. Meer informatie over het beheer van tickets in de inbox.
• Over deze contactpersoon: de contacteigenschappen die hier verschijnen zijn dezelfde als de eigenschappen op de kaart Over van de contactpersoon. Om de weergegeven contacteigenschappen te bewerken, gaat u met de muis over het informatiepictogram info en klikt u vervolgens op Eigenschappen bewerken.
• Andere gesprekken: bekijk eerdere gesprekken tussen de contactpersoon en uw team.
• Andere tickets: bekijk de extra geassocieerde tickets van de contactpersoon.
• Feedback uit het verleden: bekijk de feedback van de contactpersoon uit een klantenloyaliteitsonderzoek, klantenondersteuningsonderzoek of klanttevredenheidsonderzoek.
• Deals: om een dealrecord aan te maken om eventuele omzetkansen van dit gesprek te volgen, klikt u op Een deal maken.
• Bedrijf: bekijk het bijbehorende bedrijfsrecord van de contactpersoon.
• Aangepaste objecten (alleenEnterprise ): als u aangepaste objecten gebruikt, kunt u de aangepaste objectrecord bekijken die is gekoppeld aan de contactpersoon in de thread. Om in de inbox te verschijnen, moet de aangepaste objectrecord gekoppeld zijn aan de contactrecord.

Antwoord en commentaar

Gebruik de antwoordeditor om te reageren op een inkomend e-mail- of chatbericht, of gebruik het tabblad Commentaar om een ander teamlid op de hoogte te stellen van het gesprek. U kunt ook bellen vanuit de antwoordeditor als u telefonisch contact wilt opnemen met een contactpersoon.

Om de antwoordeditor uit te breiden terwijl u uw antwoord typt, klikt u op en sleept u naar de antwoordeditor.

• Klik in de linker zijbalk op een gesprek om een gedetailleerde weergave van de thread aan de rechterkant te openen.
  • Om een gebruiker te selecteren om het gesprek aan toe te wijzen, klikt u linksboven op het uitklapmenu Eigenaar .
  • Als het gesprek een bijbehorend ticket heeft, klik dan op de ticketnaam boven het gesprek om het ticketrecord in een ander browsertabblad te openen.
  • Om over te schakelen van live chat of Facebook Messenger naar reageren via e-mail, klikt u in de antwoordeditor op het vervolgkeuzemenu voor kanalen en selecteert u E-mail. Wanneer het gesprek eindigt, wordt de gespreksgeschiedenis via e-mail naar de bezoeker gestuurd.
  • Om een kopie van het chattranscript te versturen, het gesprek te verwijderen, een afzender te blokkeren of het gesprek als spam te markeren, klikt u op het vervolgkeuzemenu Meer rechtsboven.
    • Als u een afzender blokkeert, wordthet gesprek verplaatst naar uw Gefilterde weergave in uw Postvak IN. U kunt ervoor kiezen om een afzender te deblokkeren uit uw Spam-weergave , zodat toekomstige gesprekken zichtbaar zijn in uw Postvak IN.
      
      • Voor chats zal de bezoeker voortaan de chatwidget zien wanneer hij uw site bezoekt, maar zijn nieuwe berichten verschijnen niet in uw inbox.
      • Voor e-mails zal dit de thread en alle inkomende threads van deze afzender voortaan filteren.
      • De bijbehorende tickets worden permanent verwijderd.
      
      

Let op: als u een e-mailconversatie als spam markeert, wordt alleen de huidige thread gefilterd.

• Om een e-mailconversatie door te sturen naar een ander team of organisatie buiten uw bedrijf, klikt u bovenaan het meest recente e-mailantwoord op Doorsturen.
• Om het gesprek als gesloten te markeren, klikt u op Gesprek sluiten. Als er een ticket aan het gesprek is gekoppeld, kan de gebruiker het ticket en het gesprek tegelijk sluiten, of alleen het gesprek sluiten door op het vervolgkeuzemenu Meer te klikken en Gesprek sluiten te selecteren.

• Als u meer ruimte wilt om op het gesprek te reageren, kunt u het rechter- of linkerpaneel samenvouwen door op het laatste pictogram bovenaan het paneel te klikken, en het paneel weer uitvouwen door op het eerste pictogram te klikken.

Let op: in botgesprekken waarbij de bezoeker de actieStuur naar teamlid van de bot niet heeft bereikt, kan het gesprek pas na 30 minuten inactiviteit van de bezoeker als gesloten worden gemarkeerd.

• Om uw gesprekken in bulk te verwijderen of af te sluiten:
  • Beweeg over de gesprekken en selecteer de selectievakjes naast de threads die u wilt bewerken.
  • Selecteer bovenaan de inbox Verplaats naar prullenbak of Gesprek sluiten.

Status

Klik in de linkerbovenhoek om de schakelaar aan of uit te zetten om uw beschikbaarheidsstatus van de chat tewijzigen.

Als je weg bent, verschijn je nog steeds beschikbaar voor alle open chats die op dat moment aan je zijn toegewezen, maar je verschijnt weg voor nieuwe inkomende bezoekers.

Inbox-instellingen

In de linkerbenedenhoek van de inbox kunt u snel uw inbox-instellingen bewerken. U kunt instellingen op inboxniveau of specifieke instellingen voor uw e-mail of chatkanaal bewerken. Meer informatie over het bewerken van uw Postvak IN.