Een gids voor de conversatie-inbox

• Ga in je HubSpot account naar Gesprekken > Inbox.
• Als je meerdere inboxen in je account hebt, klik je op het vervolgkeuzemenu linksboven en selecteer je een andere inbox om te bekijken.

• In de inbox kunt u de volgende functies gebruiken om uw gesprekken te beheren.

Filters

Je kunt je gesprekken tegelijkertijd doorzoeken en filteren om snel een relevante thread te vinden. Klik op het search zoekicoon linksboven en voer een zoekterm in om een gesprek op te zoeken, en pas filters toe om je zoekopdracht te verfijnen.

• Status: filter je gesprekken op basis van hun open of gesloten status.
  
• Kanaal: sorteer conversaties op basis van of ze zijn aangemaakt vanuit een e-mail, live chat of Messenger-gesprek.
• Contact: filter gesprekken op de contactpersoon die aan de thread is gekoppeld.
• Toegewezen persoon: filter gesprekken op het specifieke teamlid dat aan het gesprek is toegewezen. Je kunt ook gesprekken filteren die aan een bot zijn toegewezen.
• Datum: gebruik de datumkiezer om gesprekken te filteren die plaatsvonden in een bepaald tijdsbestek.
• Meer opties: selecteer het selectievakje Gefilterde gesprekken verbergen om gesprekken uit te filteren die niet relevant zijn voor je bedrijf, en/of selecteer het selectievakje Prullenbak verbergen om verwijderde gesprekken uit je zoekresultaten te filteren.

Je kunt je gesprekken ook sorteren van oud naar nieuw door op het dropdownmenu boven de lijst met gesprekken te klikken. Om terug te navigeren naar je inbox, klik je rechtsboven op Zoek beëindigen.

Weergaven

Alle gesprekken worden gesegmenteerd in verschillende inboxweergaven. Deze weergaven groeperen conversaties op geadresseerde, kanaal of gefilterde status. Als je een gebruiker bent met een Marketing Hub-, Sales Hub- of Service Hub Professional ofEnterprise-account, lees dan hoe je je conversaties kunt organiseren in aangepaste weergaven in de inbox.

Selecteer een weergave in de linkerzijbalk:

• Niet toegewezen: bekijk alle gesprekken die niet zijn toegewezen aan een eigenaar. Als de eigenaar van een gesprek later uit je account wordt verwijderd, wordt het gesprek automatisch niet meer toegewezen en verschijnt het ook in deze weergave.
• Aan mij toegewezen: bekijk alle gesprekken met minstens één antwoord die aan jou zijn toegewezen.
• Alles open: bekijk alle gesprekken van je team in de inbox. Houd er rekening mee dat als je vanuit Postvak IN een uitgaande e-mail naar een contactpersoon stuurt, die e-mail pas in de weergave Alles open verschijnt als de contactpersoon de e-mail beantwoordt.
• Chat: bekijk alle conversaties die voortkomen uit een chatwidget op uw site.
• Bots: bekijk alle botgesprekken die nooit aan een eigenaar zijn toegewezen of nog niet zijn toegewezen.
• E-mail: bekijk alle conversaties die voortkomen uit e-mails die naar het e-mailadres van je team zijn gestuurd.
• Messenger: bekijk alle conversaties die zijn ontstaan op een Facebook Bedrijfspagina met een verbonden Facebook Messenger account.
• Formulieren: alle inzendingen op een gekoppeld ondersteuningsformulier bekijken.
• Alle afgesloten: bekijk alle gesprekken die zijn afgesloten.
• Verzonden: bekijk alle uitgaande e-mails die zijn verzonden vanuit de inbox van de conversatie en vanuit een record in CRM. Houd er rekening mee dat wanneer de ontvanger de e-mail beantwoordt, de conversatie wordt verplaatst naar de weergave Alle open en andere relevante weergaven, zoals de weergave Toegewezen aan mij of Niet toegewezen .
• Spam: bekijk alle e-mails die niet relevant zijn voor je zakelijke conversaties, zoals promotionele e-mails. Alle e-mails die worden ontvangen vanuit een rolgebaseerde e-mail (marketing@, sales@, enz.) worden naar de spamweergave gestuurd.
• Prullenbak: alle verwijderde gesprekken bekijken. Open een verwijderd gesprek om de inhoud te bekijken. Als je het verwijderde gesprek wilt herstellen, klik je oprotatei in het bovenste menu. Om het bericht definitief te verwijderen, klikt u op Voor altijd verwijderen delete. Hierdoor wordt de thread permanent verwijderd uit de inbox en uit het contactrecord waarin de conversatie is vastgelegd. Het bijbehorende ticket wordt ook verwijderd. Je hebt geen toegang meer tot de threads in de inbox of op de gekoppelde records nadat je ze hebt verwijderd uit de prullenbak. Deze conversaties worden na 30 dagen automatisch verwijderd en kunnen niet meer worden hersteld.

De weergaven Niet toegewezen, Toegewezen aan mij, Alles open en Chat worden altijd weergegeven. Om de andere standaardweergaven te openen, klik je op Meer.

Samenstellen

Klik linksonder op Opstellen om direct vanuit je conversatie-inbox een uitgaande e-mail te schrijven. Meer informatie over het verzenden en beantwoorden van e-mails vanuit de conversatie-inbox.

Lijst van gesprekken

Bekijk in het linkerpaneel een lijst van alle gesprekken in je geselecteerde weergave. De gesprekken worden gesorteerd op basis van het tijdstip waarop het bericht werd ontvangen, te beginnen met het meest recent ontvangen bericht. Het voorbeeld van het bericht bevat de volgende details:

• De naam van de contactpersoon die het gesprek is gestart en het aantal deelnemers aan de thread.
• Een doorstuur- of een antwoordindicator om te zien welke gesprekken je nog moet beantwoorden.
• De onderwerpregel van de e-mail, indien van toepassing, en een voorbeeld van de berichttekst.
• De tijdstempel van het laatst ontvangen bericht op de thread.
• Een pictogram om aan te geven van welk kanaal het gesprek is.
• Een voorbeeld van alle opmerkingen in de thread.

Over en bijbehorende records

In de rechterzijbalk kun je contextuele informatie bekijken over de gekoppelde contactpersoon, het gekoppelde ticket en de eerdere gesprekken van de contactpersoon met je bedrijf. Klik om elke sectie uit te vouwen en de extra details te bekijken.

• Contact: om de contactpersoon los te koppelen van de thread, klikt u op de X naast de naam van de contactpersoon. Klik op de naam van de contactpersoon om deze in een ander browsertabblad te openen. In het contactrecord kunt u een één-op-één e-mail verzenden, bellen, een notitie toevoegen, een taak aanmaken of een vergadering met de contactpersoon plannen.
• Ticket: om extra ticketinformatie te bekijken, klik je op Bekijk meer op de ticketkaart. Klik in het paneel dat rechts wordt geopend op Bewerk de getoonde eigenschappen om de eigenschappen aan te passen die worden weergegeven in het paneel Ticketdetails . De eigenschappen die worden weergegeven op de ticketkaart in de inbox worden niet bijgewerkt. Als de conversatie geen bijbehorend ticket heeft, klik je op Ticket aanmaken. Je kunt een ticket niet loskoppelen van een gesprek in de inbox. Meer informatie over het beheren van tickets in de inbox.
• Over deze contactpersoon: de contacteigenschappen die hier verschijnen, zijn dezelfde als de eigenschappen op de kaart Over op de contactpersoon. Om de contacteigenschappen die worden weergegeven te bewerken, gaat u met de muis over het informatiepictogram info en klikt u vervolgens op Eigenschappen bewerken.
• Andere gesprekken: bekijk eerdere gesprekken tussen de contactpersoon en je team.
• Andere tickets: bekijk de extra geassocieerde tickets van de contactpersoon.
• Feedback uit het verleden: bekijk de feedback van de contactpersoon uit een klantenloyaliteitsonderzoek, klantenondersteuningsonderzoek of klanttevredenheidsonderzoek.
• Deals: klik op Een deal maken om een dealrecord aan te maken om eventuele omzetkansen uit dit gesprek bij te houden.
• Bedrijf: de bedrijfsrecord van de contactpersoon weergeven.
• Aangepaste objecten (alleenEnterprise ): als u aangepaste objecten gebruikt, kunt u de aangepaste objectrecord bekijken die is gekoppeld aan de contactpersoon in de thread. Om in de inbox te verschijnen, moet de aangepaste objectrecord gekoppeld zijn aan de contactrecord.

Antwoord en commentaar

Gebruik de antwoordeditor om te reageren op een inkomend e-mail- of chatbericht, of gebruik het tabblad Commentaar om een ander teamlid op de hoogte te stellen van het gesprek. Je kunt ook bellen vanuit de antwoordeditor als je telefonisch contact wilt opnemen met een contactpersoon.

Als u de antwoordeditor wilt uitbreiden terwijl u uw antwoord typt, klikt u op en sleept u naar de antwoordeditor.

• Klik in de linker zijbalk op een gesprek om een gedetailleerde weergave van de thread aan de rechterkant te openen.
  • Om een gebruiker te selecteren om de conversatie aan toe te wijzen, klik je op het Eigenaar dropdown menu linksboven.
  • Als de conversatie een bijbehorend ticket heeft, klik dan op de ticketnaam boven de conversatie om het ticketrecord in een ander browsertabblad te openen.
  • Om over te schakelen van live chat of Facebook Messenger naar antwoorden via e-mail, klik je op het vervolgkeuzemenu voor kanalen in de antwoordeditor en selecteer je E-mail. Als de conversatie eindigt, wordt de conversatiegeschiedenis via e-mail naar de bezoeker gestuurd.
  • Klik op het vervolgkeuzemenu Meer rechtsboven om een kopie van het chattranscript te verzenden, het gesprek te verwijderen, een afzender te blokkeren of het gesprek als spam te markeren.
    • Als u een afzender blokkeert, wordt het gesprek verplaatst naar uw Gefilterde weergave in uw Postvak IN. Je kunt ervoor kiezen om een afzender te deblokkeren uit je Spam-weergave zodat toekomstige gesprekken zichtbaar zijn in je Postvak IN.
      
      • Voor chats geldt dat de bezoeker de chatwidget ziet als hij je site bezoekt, maar zijn nieuwe berichten verschijnen niet in je Postvak IN.
      • Voor e-mails zal dit de thread en alle inkomende threads van deze afzender filteren.
      • De bijbehorende tickets worden permanent verwijderd.

Let op: als u een e-mailconversatie als spam markeert, wordt alleen de huidige thread gefilterd.

• Om een e-mailconversatie door te sturen naar een ander team of een organisatie buiten uw bedrijf, klikt u bovenaan het meest recente e-mailantwoord op Doorsturen.
• Om de conversatie als gesloten te markeren, klik je op Conversatie sluiten. Als er een ticket aan het gesprek is gekoppeld, kan de gebruiker het ticket en het gesprek tegelijkertijd sluiten, of alleen het gesprek sluiten door op het vervolgkeuzemenu Meer te klikken en Gesprek sluiten te selecteren.

• Als je meer ruimte wilt om op het gesprek te reageren, kun je het rechter- of linkerpaneel samenvouwen door op het pictogram last bovenaan het paneel te klikken en het paneel weer uitvouwen door op het pictogram first te klikken.

Let op: in botconversaties waarbij de bezoeker de botactieStuur naar teamlid niet heeft bereikt, kan het gesprek pas na 30 minuten inactiviteit van de bezoeker als gesloten worden gemarkeerd.

• Uw gesprekken in bulk verwijderen of afsluiten:
  • Ga met de muis over de gesprekken en selecteer de selectievakjes naast de threads die je wilt bewerken.
  • Selecteer bovenaan de inbox Verplaats naar prullenbak of Gesprek sluiten.

Link naar een specifiek bericht in een gesprek

Je kunt direct linken naar een bericht in een conversatie om te delen met een lid van je team, wat een efficiënte samenwerking kan vergemakkelijken en waardoor je niet hoeft te zoeken in andere berichten in de thread.

Een berichtlink genereren en delen:

• Ga in je HubSpot account naar Gesprekken > Inbox.
• Klik in de linker zijbalk op een gesprek om een gedetailleerde weergave van de thread aan de rechterkant te openen.
• Beweeg de muis over een bericht in de thread, klik op het ellips-pictogram en selecteer vervolgens Koppeling kopiëren.

• De link naar het bericht wordt gekopieerd naar het klembord, dat je vervolgens kunt delen met een ander lid van je team. Zodra ze de URL in de URL-balk van hun browser plakken, worden ze rechtstreeks naar dat specifieke bericht geleid.

Status

Klik in de linkerbovenhoek om de schakelaar aan of uit te zetten om de beschikbaarheidsstatus van je chat tewijzigen.

Als je weg bent, zul je nog steeds beschikbaar zijn voor alle open chats die op dat moment aan jou zijn toegewezen, maar je zult weg lijken voor nieuwe binnenkomende bezoekers.

Inbox-instellingen

In de linkerbenedenhoek van de inbox kunt u snel uw instellingen voor de inbox bewerken. U kunt instellingen op inboxniveau of instellingen die specifiek zijn voor uw e-mail of chatkanaal bewerken. Meer informatie over het bewerken van uw Postvak IN.