E-mails volgen en loggen met de HubSpot Sales Office 365 add-in
Laatst bijgewerkt: januari 19, 2023
Geldt voor:
Alle producten en plannen |
Gebruik de Track en Log functies van de HubSpot Sales Office 365 add-in om de betrokkenheid van je contacten bij je e-mails temonitoren en bij te houden. Met de track functie ingeschakeld, kunt u real-time meldingen ontvangen wanneer een contactpersoon uw e-mail opent. Je kunt er ook voor kiezen om de e-mail te loggen in het record van de contactpersoon in HubSpot, zodat je team alle communicatie uit het verleden kan bijhouden.
Je kunt informatie over het openen en klikken van e-mails bekijken in de activiteitenfeed; gelogde e-mails worden opgeslagen in individuele contactpersonen en hun bijbehorende records.
Opmerking: als u de GDPR-functionaliteit (General Data Protection Regulation) in uw account hebt ingeschakeld, is uw juridische team de beste bron om te bepalen hoe uw bedrijf e-mailregistratie en -tracering gebruikt. U kunt uw extensie-instellingen ook aanpassen om deze functionaliteit uit te schakelen voor een specifiek bericht of voor specifieke contactpersonen of e-maildomeinen. Bovendien kunnen e-mailopeningen alleen worden bijgehouden voor contacten met een toegewezen rechtsgrondslag voor gegevensverwerking. Meer informatie over e-mailtracking wanneer GDPR-instellingen zijn ingeschakeld.
Voordat u aan de slag gaat, moet u het verschil begrijpen tussen het volgen en registreren van e-mails:- Track: gebruik de trackfunctie om bij te houden wanneer contacten je e-mails openen. Om e-mails te volgen, voegt HubSpot een één-pixel trackingafbeelding in de e-mail in nadat deze is verzonden. Alsje de HubSpot Sales voor Windows-lade-app hebt geïnstalleerd of als je Chrome gebruikt met de HubSpot Sales Chrome-extensie, ontvangje een realtime melding op je bureaublad wanneer een contactpersoon de bijgehouden e-mail opent. Gebruikers met toegewezen Sales Hub betaalde seats kunnen ook tracken wanneer een ontvanger op een link in de e-mail klikt. Gratis gebruikers kunnen geen kliks volgen. HubSpot registreert bijgehouden e-mailopeningen en -klikken in de activiteitenfeed en op de tijdlijn van het record. Als je hetselectievakje E-mailopeningen bijhouden inschakelt, wordt ergeen kopie van de e-mail in het record in HubSpot vastgelegd.
- Log: gebruik de logfunctie om een kopie van een e-mail naar een record in HubSpot te loggen. Eventuele bijlagen in de e-mail worden ook in het record van de contactpersoon opgeslagen. Log je e-mails om een overzicht van eerdere communicatie bij te houden. Vastgelegde e-mails geven je geen inzicht in open- of klikinformatie.
Denk eraan dat u een e-mail kunt sturen die zowel wordt gevolgd als gelogd. Op die manier hebt u een record van de e-mailcommunicatie en kunt u de betrokkenheid van een contactpersoon bij de e-mail volgen.
Let op: het taakvenster van de add-in moet geopend zijn in uw inbox wanneer u een gelogde of gevolgde e-mail verzendt. U kunt het taakvenster vastzetten, zodat het altijd standaard geopend is in uw Postvak IN.
Dit artikel gaat over het volgen van e-mails en het loggen van e-mails met de HubSpot Sales Office 365 add-in.Als je de Outlook desktop add-in gebruikt, lees dan hoe je e-mails kunt volgen en loggen met de Outlook desktop add-in.
E-mails volgen
Een gevolgde e-mail verzenden met de Office 365 add-in
Zo verstuurt u een getraceerde e-mail met de Office 365 add-in:
- Meld u aan bij uw Outlook-account.
- Stel een nieuwe e-mail samen.
- Voer de ontvanger, het onderwerp en de inhoud van de e-mail in.
- Open de verkooptools in je inbox. Dit proces zal enigszins verschillen, afhankelijk van welke mailclient je gebruikt:
- Als u de Office 365 add-in gebruikt vanuit Outlook desktop op een pc of Mac, klikt u in het berichtvenster op Verkooptools.
- Als je de Office 365 add-in gebruikt op een Outlook on the web of Outlook.com account, klik je in de rechterbenedenhoek van je e-mailcompositievenster op het tandwielpictogram tandwiel.
- Als u de Office 365 add-in gebruikt vanuit Outlook desktop op een pc of Mac, klikt u in het berichtvenster op Verkooptools.
- Schakel in het rechterdeelvenster het selectievakje E-mailopeningen bijhouden in (gebruikers met toegewezen Sales Hub betaalde seats zien E-mailopeningen en -klikken bijhouden).
- Houd het HubSpot Sales deelvenster open met het selectievakje geselecteerd en klik op Verzenden.
De status van de gevolgde e-mail bekijken
Voordat je contactpersoon de e-mail opent, worden de onderwerpregel en de ontvanger van de e-mail in je activiteitenfeed in HubSpot weergegeven als Verzonden.
Wanneer de ontvanger de e-mail opent, ontvang je een realtime pop-upmelding op je bureaublad en wordt de e-mailmelding gemarkeerd als Openen in je activiteitenfeed. Klik op het dropdown menu onder de naam van de contactpersoon om te zien wanneer de ontvanger je e-mail heeft geopend. U ziet ook een geschiedenis van de activiteiten van de contactpersoon in het dropdownmenu.
Let op: realtime meldingen verschijnen als je gevolgde e-mails verstuurt met de Office 365 add-in en als je de HubSpot Sales Chrome-extensie of HubSpot Sales voor Windows tray-app (alleen Windows) hebt geïnstalleerd. Zo niet, dan zie je alleen activiteit in je HubSpot activity feed.
Je kunt ook zien hoe je contacten omgaan met je gevolgde e-mails vanuit de Chrome-extensie of vanuit de Windows-lade-app. Om toegang te krijgen tot je activiteitenfeed vanuit de Chrome-extensie, klik je op het HubSpot tandwielpictogram in de rechterbovenhoek van je Chrome-browser. Als je HubSpot Sales voor Windows hebtgeïnstalleerd, klik je op het HubSpot tandwielpictogram in je Windows-lade.
Meer informatie over e-mailtracking en verkoopmeldingen en over het uitschakelen van tracking.
Tracking met GDPR-instellingen ingeschakeld
Als jede GDPR-functionaliteit in je account hebt ingeschakeld, kan HubSpot de e-mailopeningen van een contactpersoon alleen bijhouden als de contactpersoon een toegewezen rechtsgrondslag voor gegevensverwerking heeft. Bij het samenstellen van een e-mail in Office 365 wordt hetselectievakje E-mailopeningen en -klikken volgen grijs weergegeven om aan te geven dat een contactpersoon niet in aanmerking komt voor tracering.
E-mailopeningen worden niet gevolgd voor contactpersonen zonder rechtsgrondslag voor gegevensverwerking of e-mailontvangers die nog geen contactpersonen zijn. Als u meerdere ontvangers e-mailt, worden e-mailopeningen anoniem bijgehouden.
U kunt de traceerbaarheid van een contactpersoon wijzigen door de eigenschapRechtsgrondslag voor de verwerking van gegevens van de contactpersoonbij te werken .
E-mails vastleggen
Om een e-mail te loggen en nieuwe contacten toe te voegen aan HubSpot vanuit een gelogde e-mail, moet het e-mailadres van waaruit je e-mails verstuurt een van de volgende zijn:
- Een gebruiker in uw account
- Een van je gekoppelde e-mailadressen
- Een alias in je e-mailprogramma (ofwel een alias die is geconfigureerd in je verbonden Gmail-inbox, of een alias die is toegevoegd aan je Profiel & Voorkeuren)
Je kunt in je HubSpot-accountinstellingen e-mailadressen en domeinen opgeven waarvoor je nooit e-mails wilt aanmelden. Of je kunt deze e-mailadressen en domeinen toevoegen in je add-in instellingen.
Let op: e-mailbijlagen groter dan 50 MB worden niet naar HubSpot gelogd. Je e-mail wordt nog steeds succesvol afgeleverd bij de contactpersoon en wordt aangemeld bij het CRM, maar zonder bijlage.
Een gelogde e-mail verzenden met de Office 365 add-in
Zo verstuur je een gelogde e-mail met de Office 365 add-in:
- Stel een nieuwe e-mail samen in Outlook.
- Voer de ontvanger, het onderwerp en de inhoud van de e-mail in.
- Open de verkooptools in uw inbox. Dit proces verschilt enigszins afhankelijk van de e-mailclient die je gebruikt:
- Als u de Office 365 add-in gebruikt vanuit Outlook desktop op een pc of Mac, klikt u in het berichtvenster op Verkooptools.
- Als u de Office 365 add-in gebruikt vanuit Outlook op het web of een Outlook.com-account, klikt u in de rechterbenedenhoek van uw e-mailcompositievenster op het tandwielpictogram tandwiel.
- Als u de Office 365 add-in gebruikt vanuit Outlook desktop op een pc of Mac, klikt u in het berichtvenster op Verkooptools.
- Schakel in het rechterdeelvenster het selectievakje Log in. Uw BCC-adres wordt automatisch ingevuld in het BCC-veld.
- Standaard selecteert de add-in automatisch de eerste drie gekoppelde deal- of ticketrecords van de contactpersoon om e-mails naar te loggen. U kunt expliciet selecteren naar welke records de e-mail moet worden gelogd:
Letop: u moet Office 365 versie 1910 of hoger gebruiken om expliciet te selecteren naar welke records de e-mail moet worden gelogd.
-
- Klik op het dropdown menu naast het Log checkbox.
- Schakel de selectievakjes naast de records waarnaar u de e-mail wilt loggen in of uit.
- Als u de e-mail verstuurt naar een ontvanger die geen contactpersoon is in uw CRM, wordt een nieuwe contactpersoon aangemaakt. U ziet het e-mailadres van de contactpersoon in de lijst wanneer u de koppelingen bewerkt. Schakel het selectievakjeuitals u niet wilt dat de e-mail wordt gelogd naar de nieuwe contactpersoon. Leer hoe je e-mails alleen bij bestaande contactpersonen kunt loggen .
- Houd het HubSpot-verkoopvenster open met het selectievakje ingeschakeld en klik op Verzenden.
U kunt aanpassen naar welke gekoppelde records uw e-mails automatisch worden gelogd in uw Office 365 add-in instellingen. Als u marketingcontacten gebruikt, wordt een nieuw contact dat door een gelogde e-mail wordt gemaakt, ingesteld als niet-marketing.
Let op: als een nieuw contact wordt gemaakt via een gelogde e-mail, wordt de HubSpot-gebruiker die de e-mail heeft verzonden automatisch toegewezen als de eigenaar van het contact, zolang er geen eerdere eigenaar is toegewezen.
Bekijk de gelogde e-mail in HubSpot
E-mails die met behulp van de Office 365 add-in in HubSpot worden gelogd, worden automatisch gekoppeld aan de records die je hebt opgegeven voordat je de e-mail verzendt.
Om de aangemelde e-mail in HubSpot te bekijken:
- Navigeer in uw HubSpot-account naar uw contactpersonen, bedrijven of deals.
- Klik op de naam van het record.
- Zoek op de tijdlijn de gelogde e-mail. Vanuit de e-mail kunt u het volgende doen:
-
- Gekoppelde records: klik om gekoppelde bedrijfs- of dealrecords te bewerken.
- Pin: klik om de e-mail bovenaan de tijdlijn van de contactpersoon vast te zetten.
- Verwijderen: klik om de e-mail activiteit van de tijdlijn te verwijderen.
- Details: klik om specifieke informatie over de verzonden e-mail te zien.
- Uitvouwen: klik om de volledige inhoud van de e-mail te zien. Als er een lopende e-mailconversatie is, klik op Bekijk thread om alle e-mails in de thread te zien.
- Bijlagen: klik om bijlagen bij deze specifieke e-mail te openen.
- Beantwoorden: klik op Beantwoorden om een e-mailantwoord naar de contactpersoon van HubSpot te sturen.
-
Let op: om e-mailantwoorden vanuit HubSpot te versturen en inkomende antwoorden naar HubSpot te loggen, moet je een verbonden inbox hebben.
Thank you for your feedback, it means a lot to us.
Gerelateerde documentatie
-
Log e-mail in uw CRM met het BCC- of doorstuuradres
Metde HubSpot Sales e-mail extensie of add-in, kun je e-mails die van buiten HubSpot naar het CRM worden...
Kennisbank -
Fouten oplossen bij het verbinden van een inbox met IMAP en SMTP
Wanneer u uw inbox via IMAP en SMTP verbindt, kan er een fout optreden tijdens het verbindingsproces of in uw...
Kennisbank -
HubSpot Verkoop voor Windows-tray-app installatiefout: 'Proces heeft geen toegang tot bestand omdat het door een ander proces wordt gebruikt'.
U kunt de volgende foutmelding tegenkomen wanneer u probeert de installatie van deHubSpot Verkoop voor...
Kennisbank