E-mails bijhouden en registreren met de HubSpot Sales Office 365-invoegtoepassing

De status van de getraceerde e-mail bekijken

Voordat uw contactpersoon de e-mail opent, worden de onderwerpregel en ontvanger van de e-mail in uw activiteitenfeed in HubSpot weergegeven als Verzonden.

Als de ontvanger de e-mail opent, ontvang je een realtime pop-upmelding op je bureaublad en wordt de e-mailmelding gemarkeerd als Open in je activiteitenfeed. Klik op de vervolgkeuzemenu onder de naam van de contactpersoon om te zien wanneer de ontvanger uw e-mail heeft geopend. U ziet ook een geschiedenis van de activiteiten van de contactpersoon in het vervolgkeuzemenu.

Let op: realtime meldingen verschijnen wanneer u getraceerde e-mails verzendt met de Office 365-invoegtoepassing en als u de HubSpot Sales Chrome-extensie of HubSpot Sales for Windows tray-app (alleen Windows) hebt geïnstalleerd. Zo niet, dan zie je alleen activiteit in je HubSpot-activiteitenfeed.

U kunt ook zien hoe uw contacten omgaan met uw getraceerde e-mails vanuit de Chrome-extensie of vanuit de Windows-tray-app. Om toegang te krijgen tot uw activiteitenfeed vanuit de Chrome-extensie, klikt u op het HubSpot-pictogram tandwiel in de rechterbovenhoek van uw Chrome-browser. Als u HubSpot Sales voor Windowshebt geïnstalleerd, klikt u op hetHubSpot-tandwielpictogramtandwiel in uw Windows-lade.

Meer informatie over e-mailtracking en verkoopmeldingen en hoe u tracking kunt uitschakelen.

Tracering met GDPR-instellingen ingeschakeld

Als uGDPR-functionaliteit in uw account hebt ingeschakeld, kan HubSpot de e-mailopeningen van een contactpersoon alleen bijhouden wanneer het contact een toegewezen wettelijke basis voor gegevensverwerking heeft. Bij het samenstellen van een e-mail in Office 365 wordt hetselectievakje E-mailopeningen en -kliks bij houden grijs weergegeven om aan te geven dat een contact niet in aanmerking komt voor bijhouden.

E-mailopeningen worden niet bijgehoudenvoor contactpersonen zonder een wettelijke basis voor de verwerking van gegevens of e-mailontvangers die nog geen contactpersonen zijn. Wanneer u meerdere ontvangers e-mailt, worden de geopende e-mails anoniem bijgehouden.

U kunt de geschiktheid voor het traceren van een contactpersoon wijzigen door het bijwerken van deWettelijke basis voor het verwerken van gegevens van contactpersoneneigenschap.

Een gelogde e-mail versturen via de Office 365 add-in

Om een gelogde e-mail te versturen met behulp van de Office 365 add-in:

• Stel een nieuwe e-mail samen in Outlook.
• Voer de ontvanger, onderwerpregel en inhoud van de e-mail in.
• Open de verkooptools in uw inbox. Dit proces zal enigszins verschillen afhankelijk van welke e-mailclient u gebruikt:
  • Als u de Office 365-invoegtoepassing gebruikt vanuit Outlook op een pc of Mac, klikt u in het berichtvenster op Extra verkoop.
  • Als u de Office 365-invoegtoepassing gebruikt vanuit Outlook op het web of een Outlook.com-account, klikt u in de rechterbenedenhoek van uw venster voor e-mailsamenstelling op het tandwielpictogram tandwiel.
• Schakel in het rechterdeelvenster het selectievakje Log in . Uw BCC-adres wordt automatisch ingevuld in het BCC-veld.

• Standaard selecteert de invoegtoepassing automatisch de eerste drie geassocieerde transactierecords van de contactpersoon om e-mails naar te loggen. U kunt expliciet selecteren naar welke records de e-mail moet worden gelogd:

Let op: u moet Office 365 versie 1910 of hoger gebruiken om expliciet te selecteren naar welke records de e-mail moet worden gelogd.

• • Klik op hetvervolgkeuzemenu naast het selectievakje Log .
  • Vink de selectievakjes aan of uit naast de records waarnaar u de e-mail wilt registreren.
  • Als u de e-mail verzendt naar een ontvanger die geen contactpersoon in uw CRM is, wordt een nieuw contactrecord aangemaakt. U zult het e-mailadres van de contactpersoon zien wanneer u de koppelingen bewerkt. Wis het selectievakj e uit als u niet wilt dat de e-mail aan het nieuwe contactrecord wordt gekoppeld. Leer hoe u e-mails alleen naar bestaande contactpersonen kunt registreren.

• Houd het deelvenster HubSpot Salesopen met het selectievakje ingeschakeld en klik vervolgens op Verzenden.

U kunt aanpassen naar welke gekoppelde records uw e-mails automatisch worden gelogd in uw Office 365-invoegtoepassingsinstellingen. Als u marketingcontacten gebruikt, zal een nieuw contact dat is gemaakt door een gelogde e-mail worden ingesteld als niet-marketing.

Let op: als een nieuw contact wordt aangemaakt via een gelogde e-mail, wordt de HubSpot-gebruiker die de e-mail heeft verzonden automatisch toegewezen als de eigenaar van het contact , zolang er geen eerdere eigenaar is toegewezen.

Bekijk de gelogde e-mail in HubSpot

E-mails die worden gelogd in HubSpot met behulp van de Office 365 add-in worden automatisch gekoppeld aan de records die u vóór het verzenden van de e-mail hebt opgegeven.

Om de gelogde e-mail in HubSpot te zien:

• Navigeer in uw HubSpot-account naar uw contactpersonen, bedrijven of deals.
• Klik op de naam van het record.
• Zoek op de tijdlijn naar de gelogde e-mail. Vanuit de e-mail, kunt u het volgende doen:
  
  1. 1. Gekoppelde records: klik om gekoppelde bedrijfs- of dealsrecords te bewerken.
     2. Vastmaken: klik om de e-mail vast te maken aan de bovenkant van de tijdlijn van de contactpersoon.
     3. Verwijderen: klik om de e-mail activiteit te verwijderen van de tijdlijn.
     4. Details: klik om specifieke informatie over de verzonden e-mail te zien.
     5. Uitvouwen: klik om de volledige body van de e-mail te zien. Als er een lopende e-mailconversatie is, klikt u op Thread bekijken om alle e-mails in de thread te zien.
     6. Bijlagen: klik op om bijlagen te openen die bij deze specifieke e-mail horen.
     7. Beantwoorden: klik op Beantwoorden om een antwoord per e-mail te sturen naar de contactpersoon van HubSpot.

Let op: om e-mailantwoorden vanuit HubSpot te verzenden en inkomende antwoorden naar HubSpot te loggen, moet u een verbonden inbox hebben.