Laatst bijgewerkt: maart 1, 2022
Gebruik de Volg en Log functies van de HubSpot Sales Office 365 add-in om te controleren en bij te houden hoe betrokken uw contacten zijn bij uw e-mails. Met de track functie ingeschakeld, kunt u real-time meldingen ontvangen wanneer een contact uw e-mail opent. U kunt er ook voor kiezen om de e-mail te registreren in het record van de contactpersoon in HubSpot om een record bij te houden van alle communicatie in het verleden voor uw team om te raadplegen.
U kunt de open- en klikinformatie van e-mails bekijken in de activiteitenfeed; gelogde e-mails worden opgeslagen in individuele contactrecords en de bijbehorende records.
Let op: als u de General Data Protection Regulation (GDPR)-functionaliteit in uw account hebt ingeschakeld, is uw juridische team de beste bron om te bepalen hoe uw bedrijf e-maillogging en -tracking gebruikt. U kunt uw extensie-instellingen ook aanpassen om deze functionaliteit uit te schakelen voor een specifiek bericht of voor specifieke contactpersonen of e-maildomeinen. Bestaande contactpersonen die geen rechtmatige grondslag voor gegevensverwerking hebben verleend, worden anoniem gevolgd
. Voordat u aan de slag gaat, moet u begrijpen wat het verschil is tussen het traceren en loggen van e-mails:- Traceren: gebruik de traceerfunctie om bij te houden wanneer contactpersonen uw e-mails openen. Om e-mails bij te houden, voegt HubSpot a afbeelding van één pixel in de e-mail nadat deze is verzonden. Alsu de HubSpot Sales voor Windows-lade-app hebt geïnstalleerd of als u Chrome gebruikt met de HubSpot Sales Chrome-extensie , U ontvangt een real-time melding op uw bureaublad wanneer een contact de getraceerde e-mail opent. Gebruikers met toegewezen Verkoophub betaalde stoelen kunnen ook bijhouden wanneer een ontvanger op een link klikt in de e-mail. Gratis gebruikers kunnengeen klikken bijhouden. HubSpot registreert getraceerde e-mailopeningen en -kliks in de activiteiten feed en op de tijdlijn van het record. Als u hetselectievakjeE-mailopeningen bijhoudenselecteert, wordter geen kopie van de e-mail bij het record in HubSpot geregistreerd.
- Log: gebruik de log-functie om een kopie van een e-mail naar een record in HubSpot te loggen. Eventuele bijlagen in de e-mail zullen ook worden gelogd in het record van de contactpersoon. Log uw e-mails om een overzicht bij te houden van communicatie uit het verleden. Vastgelegde e-mails geven u geen inzicht in open- of klikinformatie.
Houd er rekening mee dat u een e-mail kunt verzenden die zowel wordt bijgehouden als gelogd. Op die manier hebt u een record van de e-mailcommunicatie en kunt u de betrokkenheid van een contactpersoon bij de e-mail bijhouden.
Let op: het taakvenster van de invoegtoepassing moet geopend zijn in uw Postvak IN wanneer u een geregistreerde of bijgehouden e-mail verzendt. U kunt het taakvenster vastmaken
zodat het standaard altijd open is in uw Postvak IN.Dit artikel behandelt het volgen van e-mails en het loggen van e-mails met de HubSpot Sales Office 365-invoegtoepassing.Als u de Outlook-desktopinvoegtoepassing gebruikt, leest u hoe u e-mails kunt volgen en loggen met de Outlook-desktopinvoegtoepassing
.E-mails traceren
Een e-mail met bijhouden verzenden met de Office 365-invoegtoepassing
Een e-mail met bijhouden verzenden met behulp van de Office 365-invoegtoepassing:
- Log in op uw Outlook-account.
- Stel een nieuwe e-mail op.
- Voer de ontvanger, de onderwerpregel en de hoofdtekst van de e-mail in.
- Open de verkooptools in je inbox. Dit proces zal enigszins verschillen afhankelijk van welke mailclient je gebruikt:
- Als u de Office 365-invoegtoepassing gebruikt vanuit Outlook op een pc of Mac, klikt u in het berichtvenster op Verkooptools.
- Als u de Office 365-invoegtoepassing gebruikt op een Outlook-on-the-web- of Outlook.com-account, klikt u in de rechterbenedenhoek van het venster voor het opstellen van uw e-mail op het tandwielpictogram .
- Als u de Office 365-invoegtoepassing gebruikt vanuit Outlook op een pc of Mac, klikt u in het berichtvenster op Verkooptools.
- Schakel in het rechtervenster het selectievakje E-mailopeningen bijhoudenin (gebruikers met toegewezen Verkoophub betaalde seats zullen Track e-mailopeningen en -kliks zien).
- Houd het deelvenster Verkoop van HubSpot open met het selectievakje geselecteerd en klik vervolgens op Verzenden.
De status van de getraceerde e-mail bekijken
Voordat uw contactpersoon de e-mail opent, worden de onderwerpregel en ontvanger van de e-mail in uw activiteitenfeed in HubSpot weergegeven als Verzonden.
Als de ontvanger de e-mail opent, ontvang je een realtime pop-upmelding op je bureaublad en wordt de e-mailmelding gemarkeerd als Open in je activiteitenfeed. Klik op de vervolgkeuzemenu onder de naam van de contactpersoon om te zien wanneer de ontvanger uw e-mail heeft geopend. U ziet ook een geschiedenis van de activiteiten van de contactpersoon in het vervolgkeuzemenu.
Let op: realtime meldingen verschijnen wanneer u getraceerde e-mails verzendt met de Office 365-invoegtoepassing en als u de HubSpot Sales Chrome-extensie of HubSpot Sales for Windows tray-app (alleen Windows) hebt geïnstalleerd. Zo niet, dan zie je alleen activiteit in je HubSpot-activiteitenfeed.
U kunt ook zien hoe uw contacten omgaan met uw getraceerde e-mails vanuit de Chrome-extensie of vanuit de Windows-tray-app. Om toegang te krijgen tot uw activiteitenfeed vanuit de Chrome-extensie, klikt u op het HubSpot-pictogram in de rechterbovenhoek van uw Chrome-browser. Als u HubSpot Sales voor Windowshebt geïnstalleerd, klikt u op het in uw Windows-lade.
Meer informatie over e-mailtracking en verkoopmeldingen en hoe u tracking kunt uitschakelen.
E-mails loggen
Om een e-mail te loggen en nieuwe contactpersonen toe te voegen aan HubSpot vanuit een gelogde e-mail, moet het e-mailadres van waaruit u e-mails verzendt een van de volgende zijn:
- Een gebruiker in uw account
- Een van uw verbonden e-mailadressen
- Een alias in uw e-mailclient (ofwel een alias die is geconfigureerd in uw verbonden Gmail-inbox, of een alias die is toegevoegd aan uw Profiel & Voorkeuren)
U kunt e-mailadressen en domeinen specificeren waarvoor u nooit e-mails wilt loggen in uw HubSpot-accountinstellingen. Of u kunt deze e-mailadressen en domeinen toevoegen in uw add-in instellingen.
Let op: e-mailbijlagen groter dan 50 MB worden niet gelogd naar HubSpot. Uw e-mail zal nog steeds succesvol worden afgeleverd aan de contactpersoon en zal worden gelogd in het CRM, maar zonder bijlage.
Een gelogde e-mail versturen via de Office 365 add-in
Om een gelogde e-mail te versturen met behulp van de Office 365 add-in:
- Stel een nieuwe e-mail samen in Outlook.
- Voer de ontvanger, onderwerpregel en inhoud van de e-mail in.
- Open de verkooptools in uw inbox. Dit proces zal enigszins verschillen afhankelijk van welke e-mailclient u gebruikt:
- Als u de Office 365-invoegtoepassing gebruikt vanuit Outlook op een pc of Mac, klikt u in het berichtvenster op Extra verkoop.
- Als u de Office 365-invoegtoepassing gebruikt vanuit Outlook op het web of een Outlook.com-account, klikt u in de rechterbenedenhoek van uw venster voor e-mailsamenstelling op het tandwielpictogram .
- Als u de Office 365-invoegtoepassing gebruikt vanuit Outlook op een pc of Mac, klikt u in het berichtvenster op Extra verkoop.
- Schakel in het rechterdeelvenster het selectievakje Log in . Uw BCC-adres wordt automatisch ingevuld in het BCC-veld.
- Standaard selecteert de invoegtoepassing automatisch de eerste drie geassocieerde transactierecords van de contactpersoon om e-mails naar te loggen. U kunt expliciet selecteren naar welke records de e-mail moet worden gelogd:
Let op:u moet Office 365 versie 1910 of hoger gebruiken om expliciet te selecteren naar welke records de e-mail moet worden gelogd.
-
- Klik op hetvervolgkeuzemenunaast het selectievakjeLog.
- Vink deselectievakjesaan of uit naast de records waarnaar u de e-mail wilt registreren.
- Als u de e-mail verzendt naar een ontvanger die geen contactpersoon in uw CRM is, wordt een nieuw contactrecord aangemaakt. U zult het e-mailadres van de contactpersoon zien wanneer u de koppelingen bewerkt. Wis hetselectievakjeuit als u niet wilt dat de e-mail aan het nieuwe contactrecord wordt gekoppeld. Leer hoe u e-mails alleen naar bestaande contact personen kunt registreren.
- Houd het deelvenster HubSpot Salesopen met het selectievakje ingeschakeld en klik vervolgens op Verzenden.
U kunt aanpassen naar welke gekoppelde records uw e-mails automatisch worden gelogd in uw Office 365-invoegtoepassingsinstellingen. Als u marketingcontacten gebruikt, zal een nieuw contact dat is gemaakt door een gelogde e-mail worden ingesteld als niet-marketing.
Let op: als eennieuw contact wordt aangemaakt via een gelogde e-mail, wordt de HubSpot-gebruiker die de e-mail heeft verzonden automatisch toegewezen als de eigenaar van het contact, zolang er geen eerdere eigenaar is toegewezen.
Bekijk de gelogde e-mail in HubSpot
E-mails die worden gelogd in HubSpot met behulp van de Office 365 add-in worden automatisch gekoppeld aan de records die u vóór het verzenden van de e-mail hebt opgegeven.
Om de gelogde e-mail in HubSpot te zien:
- Navigeer in uw HubSpot-account naar uw contactpersonen, bedrijven of deals.
- Klik op de naam van het record.
- Zoek op de tijdlijn naar de gelogde e-mail. Vanuit de e-mail, kunt u het volgende doen:
-
- Gekoppelde records: klik om gekoppelde bedrijfs- of dealsrecords te bewerken.
- Vastmaken: klik om de e-mail vast te maken aan de bovenkant van de tijdlijn van de contactpersoon.
- Verwijderen: klik om de e-mail activiteit te verwijderen van de tijdlijn.
- Details: klik om specifieke informatie over de verzonden e-mail te zien.
- Uitvouwen: klik om de volledige body van de e-mail te zien. Als er een lopende e-mailconversatie is, klikt u op Thread bekijken om alle e-mails in de thread te zien.
- Bijlagen: klik op om bijlagen te openen die bij deze specifieke e-mail horen.
- Beantwoorden: klik op Beantwoorden om een antwoord per e-mail te sturen naar de contactpersoon van HubSpot.
-
Let op: om e-mailantwoorden vanuit HubSpot te verzenden en inkomende antwoorden naar HubSpot te loggen, moet u een verbonden inbox hebben.
