Connected Email

Traceer en registreer e-mails met de HubSpot Sales Office 365 add-in

Laatst bijgewerkt: oktober 19, 2020

Geldt voor:

Alle producten en plannen

Gebruik de Traceer en Logboek functies van de HubSpot Sales Office 365 add-in aan monitor en houd de betrokkenheid van uw contactpersonen bij uw e-mails bij.. Met de track-functie ingeschakeld, kunt u real-time meldingen ontvangen wanneer een contactpersoon uw e-mail opent.. U kunt er ook voor kiezen om de e-mail te loggen naar het record van de contactpersoon in HubSpot naar Houd een register bij van alle communicatie uit het verleden, zodat uw team er naar kan verwijzen..

U kunt de openstaande e-mail bekijken en op informatie in de activiteitenfeed klikken; gelogde e-mails worden opgeslagen in individuele contactgegevens en de bijbehorende gegevens.

Let op: als u de functionaliteit van de General Data Protection Regulation (GDPR) in uw account hebt ingeschakeld, is uw juridische team de beste bron om te bepalen hoe uw bedrijf gebruik maakt van e-mailregistratie en -tracering. U kunt ook uw extensie-instellingen aanpassen om deze functionaliteit uit te schakelen voor een specifiek bericht of voor specifieke contactpersonen of e-maildomeinen. Bestaande contactpersonen die geen rechtmatige basis voor gegevensverwerking hebben toegekend, worden anoniem gevolgd.

Voordat u aan de slag gaat, moet u begrijpen wat het verschil is tussen het traceren en het loggen van e-mails:

tracked-email-chrome-extension

  • Logboek: gebruik de logfunctie om een kopie van een e-mail te loggen naar een record in HubSpot. Eventuele bijlagen in de e-mail zullen ook in het record van de contactpersoon worden gelogd. Log uw e-mails in om de communicatie in het verleden bij te houden. Gelogde e-mails geven u geen inzicht in openstaande of klikkende informatie.

logged-email-example

Houd er rekening mee dat u een e-mail kunt sturen die zowel wordt bijgehouden als gelogd. Op die manier hebt u een overzicht van de e-mailcommunicatie en kunt u de betrokkenheid van een contactpersoon bij de e-mail volgen.

Let op: het add-in taakvenster moet geopend zijn in uw inbox wanneer u een gelogde of gevolgde e-mail verstuurt. U kunt het takenvenster vastzetten, zodat het altijd standaard in uw Postvak IN wordt geopend.

Dit artikel gaat over het bijhouden van e-mails en het aanmelden van e-mails met de HubSpot Sales Office 365 add-in. Als u de Outlook-bureaubladadadtoevoegtoepassing gebruikt, leert u hoe u e-mails kunt bijhouden en aanmelden met de Outlook-bureaubladtoevoegtoepassing.

E-mails volgen

Stuur een getraceerde e-mail met behulp van de Office 365-invoegtoepassing

Om een getraceerde e-mail te versturen met behulp van de Office 365 add-in:

  • Log in op uw Outlook-account.
  • Stel een nieuwe e-mail op.
  • Voer de ontvanger van de e-mail, het onderwerp en de inhoud van de e-mail in.
  • Open de verkooptools in uw inbox. Dit proces zal enigszins verschillen, afhankelijk van welke mailclient u gebruikt:
    • Als u de Office 365 invoegtoepassing gebruikt vanaf het bureaublad van Outlook op een PC of Mac, klikt u in het berichtvenster op Verkoophulpmiddelen. click-sales-tools-on-desktop
    • Als u de Office 365 invoegtoepassing op een Outlook op het web of Outlook.com-account gebruikt, klikt u rechtsonder in het venster voor de samenstelling van uw e-mail op het tandwiel. click-sales-tools-on-web
  • Selecteer in het rechtervenster het selectievakje Track e-mail opent (gebruikers met toegewezen Sales Hub Betaalde plaatsen zullen zien dat de e-mail van Track opent en klikt).

select-track-email-opens-office-365

  • Houd het HubSpot-venster van de verkoop open met het aangevinkte vakje en klik vervolgens op Stuur.

Bekijk de status van de gevolgde e-mail

Voordat uw contactpersoon de e-mail opent, zullen de onderwerpregel van de e-mail en de ontvanger in uw activiteitenfeed in HubSpot worden weergegeven als Verzonden.

activity-feed-sent-email-activity

Wanneer de ontvanger de e-mail opent, ontvangt u een real-time pop-up melding op uw bureaublad en de e-mail melding die is gemarkeerd als Open in uw activiteitsfeed. Klik op de dropdown-menu onder de naam van de contactpersoon om te zien wanneer de ontvanger uw e-mail heeft geopend. U ziet ook een geschiedenis van de activiteiten van de contactpersoon in het dropdown menu.

Let op: er verschijnen realtime meldingen wanneer u getraceerde e-mails verzendt met de Office 365 add-in en als u de HubSpot Sales Chrome-extensie of HubSpot Sales for Windows-tray-app (alleen Windows) hebt geïnstalleerd. Zo niet, dan ziet u alleen activiteit in uw HubSpot-activiteitenfeed.

activity-feed-open-email-notification

U kunt ook zien hoe uw contactpersonen omgaan met uw gevolgde e-mails vanuit de Chrome-extensie of vanuit de Windows-tray-applicatie. Om toegang te krijgen tot uw activiteitenfeed vanuit de Chrome-extensie, klikt u op het HubSpot-tandwiel in de rechterbovenhoek van uw Chrome-browser. Als u HubSpot Sales voor Windows hebt geïnstalleerd, klikt u op het HubSpot tandwielpictogram in uw Windows-bakje.

Lees meer over e-mail tracking en verkoopmeldingen en hoe u tracking kunt uitschakelen.

E-mails loggen

Om een e-mail te loggen en nieuwe contacten toe te voegen aan HubSpot vanuit een gelogde e-mail, moet het e-mailadres waarvan u e-mails stuurt een van de volgende zijn:

U kunt in uw HubSpot-accountinstellingen e-mailadressen en -domeinen opgeven waarvoor u nooit wilt inloggen. Of u kunt deze e-mailadressen en domeinen toevoegen in uw add-in instellingen.

Let op: e-mailbijlagen groter dan 50 MB zullen niet inloggen op HubSpot. Uw e-mail wordt nog steeds met succes afgeleverd bij de contactpersoon en logt in op het CRM, maar zonder een bijlage.

Stuur een ingelogde e-mail met behulp van de Office 365 add-in

Om een ingelogde e-mail te versturen met behulp van de Office 365 add-in:

  • Stel een nieuwe e-mail op in Outlook.
  • Voer de ontvanger van de e-mail, de onderwerpregel en de body van de e-mail in.
  • Open de verkooptools in uw inbox. Dit proces zal enigszins verschillen, afhankelijk van welke mailclient u gebruikt:
    • Als u de Office 365 invoegtoepassing gebruikt vanaf het bureaublad van Outlook op een PC of Mac, klikt u in het berichtvenster op Verkoophulpmiddelen. click-sales-tools-on-desktop
    • Als u de Office 365 invoegtoepassing van Outlook op het web of een Outlook.com-account gebruikt, klikt u rechtsonder in het venster voor de samenstelling van uw e-mail op het tandwiel. click-sales-tools-on-web
  • Selecteer in het rechtervenster het vakje Log deze e-mail naar HubSpot. Uw BCC-adres wordt automatisch ingevuld in het BCC-veld.

select-log-this-email-to-hubspot-office-365

  • Houd het HubSpot-venster van de verkoop open met het aangevinkte vakje en klik vervolgens op Verzenden.

Als er nog geen record bestaat in HubSpot voor dit contact, wordt er een nieuw record aangemaakt. Als u gebruik maakt van marketingcontacten, zal een nieuw contact dat is aangemaakt door een gelogde e-mail worden ingesteld als niet-marketing.

Bekijk de ingelogde e-mail in HubSpot

E-mails die zijn gelogd op HubSpot met behulp van de Office 365 add-in worden automatisch gekoppeld aan het contact record van de ontvanger, het bijbehorende bedrijfsrecord, en de vijf meest recente openstaande deal records die aan het contact zijn gekoppeld.

Om de ingelogde e-mail in HubSpot te zien:

  • In uw HubSpot-account navigeert u naar uw contactpersonen, bedrijven of deals.
  • Klik op de naam van het record.
  • Zoek op de tijdlijn naar de gelogde e-mail. Vanuit de e-mail kunt u het volgende doen:
      1. Gekoppelde records: klik om gekoppelde bedrijfs- of dealrecords te bewerken.
      2. Pin: klik om de e-mail vast te pinnen aan de bovenkant van de tijdlijn van het contact.
      3. Verwijderen: klik om de e-mail activiteit van de tijdlijn te verwijderen.
      4. Details: klik om specifieke informatie over de verzonden e-mail te zien.
      5. Uitbreiden: klik om de volledige inhoud van de e-mail te zien. Als er een lopend e-mailconversatie is, klik dan op 'Bekijk onderwerp' om alle e-mails in het onderwerp te zien.
      6. Bijlagen: klik om bijlagen bij deze specifieke e-mail te openen.
      7. Antwoord: klik op Antwoord om een e-mail te sturen naar de contactpersoon van HubSpot. Logged-email-contact-record

Let op: om antwoorden van HubSpot per e-mail te kunnen versturen en inkomende antwoorden te kunnen loggen naar HubSpot, moet u een aangesloten inbox hebben.