Laatst bijgewerkt: maart 16, 2021
Gebruik de Volg en Log functies van de HubSpot Sales Office 365 add-in om te controleren en bij te houden van de betrokkenheid van uw contacten met uw e-mails. Met de track functie ingeschakeld, kunt u real-time meldingen ontvangen wanneer een contact uw e-mail opent. U kunt er ook voor kiezen om de e-mail te registreren in het record van de contactpersoon in HubSpot om een record bij te houden van alle communicatie in het verleden voor uw team om naar te verwijzen.
U kunt de informatie over geopende en geklikte e-mails bekijken in de activiteitenfeed; gelogde e-mails worden opgeslagen in individuele contactpersonenrecords en de bijbehorende records.
Let op: als u de GDPR-functionaliteit (General Data Protection Regulation) in uw account hebt ingeschakeld, is uw juridische team de beste bron om te bepalen hoe uw bedrijf e-maillogging en -tracering gebruikt. U kunt uw extensie-instellingen ook aanpassen om deze functionaliteit uit te schakelen voor een specifiek bericht of voor specifieke contactpersonen of e-maildomeinen. Bestaande contactpersonen die geen rechtmatige grondslag voor gegevensverwerking hebben verleend, worden anoniem gevolgd
. Voordat u aan de slag gaat, moet u begrijpen wat het verschil is tussen het traceren en loggen van e-mails:- Volgen: gebruik de functie Volgen om bij te houden wanneer contactpersonen uw e-mails openen. Om e-mails te traceren, voegt HubSpot a afbeelding van één pixel in de e-mail nadat deze is verzonden. Als u de HubSpot Sales voor Windows-lade-app hebt geïnstalleerd of als u Chrome gebruikt met de HubSpot Sales Chrome-extensie, U ontvangt een real-time melding op uw bureaublad wanneer een contact de getraceerde e-mail opent. Gebruikers met toegewezen Sales Hub betaalde stoelen kunnen ook bijhouden wanneer een ontvanger op een link klikt in de e-mail. Gratis gebruikers kunnengeen klikken bijhouden. HubSpot registreert bijgehouden e-mailopeningen en klikken in de activiteiten feed en op de tijdlijn van het record.
- Log: gebruik de log functie om een kopie van een e-mail te loggen naar een record in HubSpot. Eventuele bijlagen in de e-mail zal ook log naar het record van de contactpersoon. Log uw e-mails om een overzicht bij te houden van communicatie uit het verleden. Vastgelegde e-mails geven u geen inzicht in open- of klikinformatie.
Houd er rekening mee dat u een e-mail kunt verzenden die zowel wordt bijgehouden als gelogd. Op die manier hebt u een record van de e-mailcommunicatie en kunt u de betrokkenheid van een contactpersoon bij de e-mail bijhouden.
Let op: het taakvenster van de invoegtoepassing moet geopend zijn in uw Postvak IN wanneer u een geregistreerde of bijgehouden e-mail verzendt. U kunt het taakvenster vastmaken
zodat het standaard altijd open is in uw Postvak IN.Dit artikel behandelt het volgen van e-mails en het vastleggen van e-mails met de HubSpot Sales Office 365-invoegtoepassing.Als u de Outlook-desktopinvoegtoepassing gebruikt, leest u hoe u e-mails kunt bijhouden en registreren met de Outlook-desktopinvoegtoepassing
.E-mails traceren
Een e-mail met bijhouden verzenden met de Office 365-invoegtoepassing
Een e-mail met bijhouden verzenden met behulp van de Office 365-invoegtoepassing:
- Log in op uw Outlook-account.
- Stel een nieuwe e-mail op.
- Voer de ontvanger, de onderwerpregel en de hoofdtekst van de e-mail in.
- Open de verkooptools in uw inbox. Dit proces zal lichtjes verschillen naargelang de e-mailclient die u gebruikt:
- Als u de Office 365-invoegtoepassing gebruikt vanuit Outlook op een pc of Mac, klikt u in het berichtvenster op Verkooptools.
- Als u de Office 365-invoegtoepassing gebruikt op een Outlook on the web- of Outlook.com-account, klikt u in de rechterbenedenhoek van het venster voor de samenstelling van uw e-mail op het tandwielpictogram .
- Als u de Office 365-invoegtoepassing gebruikt vanuit Outlook op een pc of Mac, klikt u in het berichtvenster op Verkooptools.
- Schakel in het rechtervenster het selectievakje E-mailopeningen bijhoudenin (gebruikers met toegewezen Sales Hub betaalde seats zullen Track e-mailopeningen en -kliks zien).
- Houd het deelvenster HubSpot Verkoop geopend met het selectievakje geselecteerd en klik vervolgens op Verzenden.
De status van de getraceerde e-mail bekijken
Voordat uw contactpersoon de e-mail opent, worden de onderwerpregel en de ontvanger van de e-mail in uw activiteitenfeed in HubSpot weergegeven als Verzonden.
Als de ontvanger de e-mail opent, ontvang je een realtime pop-upmelding op je bureaublad en wordt de e-mailmelding gemarkeerd als Open in je activiteitenfeed. Klik op de vervolgkeuzemenu onder de naam van de contactpersoon om te zien wanneer de ontvanger uw e-mail heeft geopend. U ziet ook een geschiedenis van de activiteiten van de contactpersoon in het vervolgkeuzemenu.
Let op: realtime meldingen worden weergegeven als u getraceerde e-mails verzendt met de Office 365-invoegtoepassing en als u de HubSpot Sales Chrome-extensie of HubSpot Sales voor Windows-lade-app (alleen Windows) hebt geïnstalleerd. Zo niet, dan zie je alleen activiteit in je HubSpot-activiteitenfeed.
Je kunt ook zien hoe je contacten reageren op je getraceerde e-mails vanuit de Chrome-extensie of vanuit de Windows-tray-app. Als je vanuit de Chrome-extensie toegang wilt krijgen tot je activiteitenfeed, klik je op het in de rechterbovenhoek van je Chrome-browser. Als u HubSpot Verkoop voor Windowshebt geïnstalleerd, klikt u op het in uw Windows-lade.
Meer informatie over e-mailtracking en verkoopmeldingen en hoe u tracering kunt uitschakelen.
E-mails registreren
Als u een e-mail wilt registreren en nieuwe contactpersonen aan HubSpot wilt toevoegen vanuit een geregistreerde e-mail, moet het e-mailadres van waaruit u e-mails verzendt, een van de volgende zijn:
- Een gebruiker in uw account
- Een van uw verbonden e-mailadressen
- Een alias in uw e-mailclient (ofwel een alias die is geconfigureerd in uw verbonden Gmail-inbox, of een alias die is toegevoegd aan uw Profiel & Voorkeuren)
U kunt e-mailadressen en domeinen opgeven waarvoor u nooit e-mails wilt aanmelden in uw HubSpot-accountinstellingen. Of u kunt deze e-mailadressen en domeinen toevoegen in uw invoegtoepassingsinstellingen.
Let op: e-mailbijlagen groter dan 50 MB worden niet gelogd naar HubSpot. Uw e-mail zal nog steeds met succes worden afgeleverd aan de contactpersoon en zal worden aangemeld bij het CRM, maar zonder bijlage.
Een gelogde e-mail verzenden met de Office 365-invoegtoepassing
Om een gelogde e-mail te versturen met behulp van de Office 365 add-in:
- Stel een nieuwe e-mail samen in Outlook.
- Voer de ontvanger, onderwerpregel en inhoud van de e-mail in.
- Open de verkooptools in uw inbox. Dit proces zal enigszins verschillen afhankelijk van welke e-mailclient u gebruikt:
- Als u de Office 365-invoegtoepassing gebruikt vanuit Outlook op een pc of Mac, klikt u in het berichtvenster op Extra verkoop.
- Als u de Office 365-invoegtoepassing gebruikt vanuit Outlook op het web of een Outlook.com-account, klikt u in de rechterbenedenhoek van uw venster voor e-mailsamenstelling op het tandwielpictogram .
- Als u de Office 365-invoegtoepassing gebruikt vanuit Outlook op een pc of Mac, klikt u in het berichtvenster op Extra verkoop.
- Schakel in het rechterdeelvenster het selectievakje Log in . Uw BCC-adres wordt automatisch ingevuld in het BCC-veld.
- Standaard selecteert de Office 365-invoegtoepassing automatisch de eerste drie geassocieerde deal records om e-mails aan te melden. Als u ontvangers in het CC/BCC-veld opneemt, worden de bijbehorende objecten van de records ook automatisch geselecteerd. Om expliciet te selecteren naar welke records de e-mail zal worden gelogd:
- Klik op hetvervolgkeuzemenu naast het selectievakje Log .
- Selecteer/verwijder de selectievakjes naast de records waarnaar je de e-mail wilt loggen.
- Als u de e-mail verzendt naar een ontvanger die geen contactpersoon is in uw CRM, wordt een nieuw contactrecord aangemaakt. U zult het e-mailadres van de contactpersoon zien wanneer u de koppelingen bewerkt. Wis het selectievakje uit als u niet wilt dat de e-mail aan het nieuwe contactrecord wordt gekoppeld. Ontdek hoe u e-mails alleen naar bestaande contactpersonen kunt registreren.
- Houd het deelvenster HubSpot Verkoopopen met het selectievakje ingeschakeld en klik vervolgens op Verzenden.
U kunt in uw Office 365-invoegtoepassingsinstellingenaanpassen bij welke gekoppelde records uw e-mails automatisch worden aangemeld. Als u marketingcontacten gebruikt, wordt een nieuw contact dat door een gelogde e-mail is gemaakt, ingesteld als niet-marketing.
Bekijk de gelogde e-mail in HubSpot
E-mails die met de Office 365-invoegtoepassing bij HubSpot zijn aangemeld, worden automatisch gekoppeld aan het contactrecord van de ontvanger, het bijbehorende bedrijfsrecord en de vijf meest recente openstaande dealrecords die aan het contact zijn gekoppeld.
Om de gelogde e-mail in HubSpot te zien:
- Navigeer in uw HubSpot-account naar uw contacten, bedrijven of deals.
- Klik op de naam van het record.
- Zoek op de tijdlijn naar de gelogde e-mail. Vanuit de e-mail, kunt u het volgende doen:
-
- Gekoppelde records: klik om gekoppelde records van bedrijven of deals te bewerken.
- Vastmaken: klik om de e-mail vast te maken aan de bovenkant van de tijdlijn van de contactpersoon.
- Verwijderen: klik om de e-mail activiteit te verwijderen van de tijdlijn.
- Details: klik om specifieke informatie over de verzonden e-mail te zien.
- Uitvouwen: klik om de volledige body van de e-mail te zien. Als er een lopende e-mailconversatie is, klikt u op Thread bekijken om alle e-mails in de thread te zien.
- Bijlagen: klik op om bijlagen te openen die bij deze specifieke e-mail horen.
- Beantwoorden: klik op Beantwoorden om een e-mail te versturen naar de contactpersoon van HubSpot.
-
Let op: om e-mail antwoorden vanuit HubSpot te verzenden en inkomende antwoorden naar HubSpot te loggen, moet u een verbonden inbox hebben.
