Laatst bijgewerkt: augustus 12, 2021
Gebruik de Volg en Log functies van de HubSpot Sales Office 365 add-in om te controleren en bij te houden hoe betrokken uw contacten zijn bij uw e-mails. Met de track functie ingeschakeld, kunt u real-time meldingen ontvangen wanneer een contact uw e-mail opent. U kunt er ook voor kiezen om de e-mail te registreren in het record van de contactpersoon in HubSpot om een record bij te houden van alle communicatie in het verleden voor uw team om te raadplegen.
U kunt de open- en klikinformatie van e-mails bekijken in de activiteitenfeed; gelogde e-mails worden opgeslagen in individuele contactrecords en de bijbehorende records.
Let op: als u de General Data Protection Regulation (GDPR)-functionaliteit in uw account hebt ingeschakeld, is uw juridische team de beste bron om te bepalen hoe uw bedrijf e-maillogging en -tracking gebruikt. U kunt uw extensie-instellingen ook aanpassen om deze functionaliteit uit te schakelen voor een specifiek bericht of voor specifieke contactpersonen of e-maildomeinen. Bestaande contactpersonen die geen rechtmatige grondslag voor gegevensverwerking hebben verleend, worden anoniem gevolgd
. Voordat u aan de slag gaat, moet u begrijpen wat het verschil is tussen het traceren en loggen van e-mails:- Traceren: gebruik de traceerfunctie om bij te houden wanneer contactpersonen uw e-mails openen. Om e-mails bij te houden, voegt HubSpot a afbeelding van één pixel in de e-mail nadat deze is verzonden. Als u de HubSpot Sales voor Windows-lade-app hebt geïnstalleerd of als u Chrome gebruikt met de HubSpot Sales Chrome-extensie, U ontvangt een real-time melding op uw bureaublad wanneer een contact de getraceerde e-mail opent. Gebruikers met toegewezen Verkoophub betaalde stoelen kunnen ook bijhouden wanneer een ontvanger op een link klikt in de e-mail. Gratis gebruikers kunnengeen klikken bijhouden. HubSpot registreert getraceerde e-mailopeningen en -kliks in de activiteiten feed en op de tijdlijn van het record. Als u hetselectievakje E-mailopeningenbijhouden selecteert, wordt er geen kopie van de e-mail bij het record in HubSpot geregistreerd.
- Log: gebruik de log-functie om een kopie van een e-mail naar een record in HubSpot te loggen. Eventuele bijlagen in de e-mail zullen ook worden gelogd in het record van de contactpersoon. Log uw e-mails om een overzicht bij te houden van communicatie uit het verleden. Vastgelegde e-mails geven u geen inzicht in open- of klikinformatie.
Houd er rekening mee dat u een e-mail kunt verzenden die zowel wordt bijgehouden als gelogd. Op die manier hebt u een record van de e-mailcommunicatie en kunt u de betrokkenheid van een contactpersoon bij de e-mail bijhouden.
Let op: het taakvenster van de invoegtoepassing moet geopend zijn in uw Postvak IN wanneer u een geregistreerde of bijgehouden e-mail verzendt. U kunt het taakvenster vastmaken
zodat het standaard altijd open is in uw Postvak IN.Dit artikel behandelt het volgen van e-mails en het loggen van e-mails met de HubSpot Sales Office 365-invoegtoepassing.Als u de Outlook-desktopinvoegtoepassing gebruikt, leest u hoe u e-mails kunt volgen en loggen met de Outlook-desktopinvoegtoepassing
.E-mails traceren
Een e-mail met bijhouden verzenden met de Office 365-invoegtoepassing
Een e-mail met bijhouden verzenden met behulp van de Office 365-invoegtoepassing:
- Log in op uw Outlook-account.
- Stel een nieuwe e-mail op.
- Voer de ontvanger, de onderwerpregel en de hoofdtekst van de e-mail in.
- Open de verkooptools in je inbox. Dit proces zal enigszins verschillen afhankelijk van welke mailclient je gebruikt:
- Als u de Office 365-invoegtoepassing gebruikt vanuit Outlook op een pc of Mac, klikt u in het berichtvenster op Verkooptools.
- Als u de Office 365-invoegtoepassing gebruikt op een Outlook-on-the-web- of Outlook.com-account, klikt u in de rechterbenedenhoek van het venster voor het opstellen van uw e-mail op het tandwielpictogram .
- Als u de Office 365-invoegtoepassing gebruikt vanuit Outlook op een pc of Mac, klikt u in het berichtvenster op Verkooptools.
- Schakel in het rechtervenster het selectievakje E-mailopeningen bijhoudenin (gebruikers met toegewezen Verkoophub betaalde seats zullen Track e-mailopeningen en -kliks zien).
- Houd het deelvenster Verkoop van HubSpot open met het selectievakje geselecteerd en klik vervolgens op Verzenden.
De status van de getraceerde e-mail bekijken
Voordat uw contactpersoon de e-mail opent, worden de onderwerpregel en ontvanger van de e-mail in uw activiteitenfeed in HubSpot weergegeven als Verzonden.
Als de ontvanger de e-mail opent, ontvang je een realtime pop-upmelding op je bureaublad en wordt de e-mailmelding gemarkeerd als Open in je activiteitenfeed. Klik op de vervolgkeuzemenu onder de naam van de contactpersoon om te zien wanneer de ontvanger uw e-mail heeft geopend. U ziet ook een geschiedenis van de activiteiten van de contactpersoon in het vervolgkeuzemenu.
Let op: realtime meldingen verschijnen wanneer u getraceerde e-mails verzendt met de Office 365-invoegtoepassing en als u de HubSpot Sales Chrome-extensie of HubSpot Sales for Windows tray-app (alleen Windows) hebt geïnstalleerd. Zo niet, dan zie je alleen activiteit in je HubSpot-activiteitenfeed.
U kunt ook zien hoe uw contacten omgaan met uw getraceerde e-mails vanuit de Chrome-extensie of vanuit de Windows-tray-app. Om toegang te krijgen tot uw activiteitenfeed vanuit de Chrome-extensie, klikt u op het HubSpot-pictogram in de rechterbovenhoek van uw Chrome-browser. Als u HubSpot Sales voor Windowshebt geïnstalleerd, klikt u op het in uw Windows-lade.
Meer informatie over e-mailtracking en verkoopmeldingen en hoe u tracking kunt uitschakelen.
E-mails loggen
Om een e-mail te loggen en nieuwe contactpersonen toe te voegen aan HubSpot vanuit een gelogde e-mail, moet het e-mailadres van waaruit u e-mails verzendt een van de volgende zijn:
- Een gebruiker in uw account
- Een van uw verbonden e-mailadressen
- Een alias in uw e-mailclient (ofwel een alias die is geconfigureerd in uw verbonden Gmail-inbox, of een alias die is toegevoegd aan uw Profiel & Voorkeuren)
U kunt e-mailadressen en domeinen specificeren waarvoor u nooit e-mails wilt loggen in uw HubSpot-accountinstellingen. Of u kunt deze e-mailadressen en domeinen toevoegen in uw add-in instellingen.
Let op: e-mailbijlagen groter dan 50 MB worden niet gelogd naar HubSpot. Uw e-mail zal nog steeds succesvol worden afgeleverd aan de contactpersoon en zal worden gelogd in het CRM, maar zonder bijlage.
Een gelogde e-mail versturen via de Office 365 add-in
Om een gelogde e-mail te versturen met behulp van de Office 365 add-in:
- Stel een nieuwe e-mail samen in Outlook.
- Voer de ontvanger, onderwerpregel en inhoud van de e-mail in.
- Open de verkooptools in uw inbox. Dit proces zal enigszins verschillen afhankelijk van welke e-mailclient u gebruikt:
- Als u de Office 365-invoegtoepassing gebruikt vanuit Outlook op een pc of Mac, klikt u in het berichtvenster op Extra verkoop.
- Als u de Office 365-invoegtoepassing gebruikt vanuit Outlook op het web of een Outlook.com-account, klikt u in de rechterbenedenhoek van uw venster voor e-mailsamenstelling op het tandwielpictogram .
- Als u de Office 365-invoegtoepassing gebruikt vanuit Outlook op een pc of Mac, klikt u in het berichtvenster op Extra verkoop.
- Schakel in het rechterdeelvenster het selectievakje Log in . Uw BCC-adres wordt automatisch ingevuld in het BCC-veld.
- Standaard selecteert de Office 365-invoegtoepassing automatisch deeerste drie geassocieerde deal records om e-mails aan te melden. Als u ontvangers in het veld CC opneemt, worden de bijbehorende objecten van de records ook automatisch geselecteerd. Om expliciet te selecteren naar welke records de e-mail moet worden gelogd:
- Klik op hetvervolgkeuzemenunaasthetselectievakje Log.
- Selecteer/verwijder de selectievakjesnaastde records waarnaar je de e-mail wilt loggen.
- Als u de e-mail verzendt naar een ontvanger die geen contactpersoon is in uw CRM, wordt een nieuw contactrecord aangemaakt. U zult het e-mailadres van de contactpersoon zien wanneer u de koppelingen bewerkt. Wis hetselectievakjeuit als u niet wilt dat de e-mail aan het nieuwe contactrecord wordt gekoppeld. Leer hoe u e-mails alleen naar bestaande contactpersonen kunt registreren .
- Houd het deelvenster HubSpot Salesopen met het selectievakje ingeschakeld en klikvervolgensop Verzenden.
U kunt aanpassen naar welke gekoppelde records uw e-mails automatisch worden gelogd in uw Office 365-invoegtoepassingsinstellingen. Als u marketingcontacten gebruikt , wordt een nieuw contact dat door een gelogde e-mail is gemaakt, ingesteld als niet-marketing .
De gelogde e-mail in HubSpot bekijken
E-mails die met de Office 365-invoegtoepassing in HubSpot zijn gelogd, worden automatisch gekoppeld aan het contactrecord van de ontvanger, het bijbehorende bedrijfsrecord en de vijf meest recente open dealrecords die aan het contact zijn gekoppeld.
Om de aangemelde e-mail in HubSpot te zien:
- Navigeer in uw HubSpot-account naar uw contactpersonen, bedrijven of deals.
- Klik op de naam van het record.
- Zoek op de tijdlijn naar de gelogde e-mail. Vanuit de e-mail, kunt u het volgende doen:
-
- Gekoppelde records: klik om gekoppelde bedrijfs- of dealsrecords te bewerken.
- Vastmaken: klik om de e-mail vast te maken aan de bovenkant van de tijdlijn van de contactpersoon.
- Verwijderen: klik om de e-mail activiteit te verwijderen van de tijdlijn.
- Details: klik om specifieke informatie over de verzonden e-mail te zien.
- Uitvouwen: klik om de volledige body van de e-mail te zien. Als er een lopende e-mailconversatie is, klikt u op Thread bekijken om alle e-mails in de thread te zien.
- Bijlagen: klik op om bijlagen te openen die bij deze specifieke e-mail horen.
- Beantwoorden: klik op Beantwoorden om een antwoord per e-mail te sturen naar de contactpersoon van HubSpot.
-
Let op: om e-mailantwoorden vanuit HubSpot te verzenden en inkomende antwoorden naar HubSpot te loggen, moet u een verbonden inbox hebben.
