Doorgaan naar artikel
Let op: De Nederlandse vertaling van dit artikel is alleen bedoeld voor het gemak. De vertaling wordt automatisch gemaakt via een vertaalsoftware en is mogelijk niet proefgelezen. Daarom moet de Engelse versie van dit artikel worden beschouwd als de meest recente versie met de meest recente informatie. U kunt het hier raadplegen.
Connected Email

E-mails volgen en loggen met de HubSpot Sales Office 365 add-in

Laatst bijgewerkt: januari 19, 2023

Geldt voor:

Alle producten en plannen

Gebruik de Track en Log functies van de HubSpot Sales Office 365 add-in om de betrokkenheid van je contacten bij je e-mails temonitoren en bij te houden. Met de track functie ingeschakeld, kunt u real-time meldingen ontvangen wanneer een contactpersoon uw e-mail opent. Je kunt er ook voor kiezen om de e-mail te loggen in het record van de contactpersoon in HubSpot, zodat je team alle communicatie uit het verleden kan bijhouden.

Je kunt informatie over het openen en klikken van e-mails bekijken in de activiteitenfeed; gelogde e-mails worden opgeslagen in individuele contactpersonen en hun bijbehorende records.

Opmerking: als u de GDPR-functionaliteit (General Data Protection Regulation) in uw account hebt ingeschakeld, is uw juridische team de beste bron om te bepalen hoe uw bedrijf e-mailregistratie en -tracering gebruikt. U kunt uw extensie-instellingen ook aanpassen om deze functionaliteit uit te schakelen voor een specifiek bericht of voor specifieke contactpersonen of e-maildomeinen. Bovendien kunnen e-mailopeningen alleen worden bijgehouden voor contacten met een toegewezen rechtsgrondslag voor gegevensverwerking. Meer informatie over e-mailtracking wanneer GDPR-instellingen zijn ingeschakeld.

Voordat u aan de slag gaat, moet u het verschil begrijpen tussen het volgen en registreren van e-mails:

tracked-email-chrome-extension

  • Log: gebruik de logfunctie om een kopie van een e-mail naar een record in HubSpot te loggen. Eventuele bijlagen in de e-mail worden ook in het record van de contactpersoon opgeslagen. Log je e-mails om een overzicht van eerdere communicatie bij te houden. Vastgelegde e-mails geven je geen inzicht in open- of klikinformatie.

logged-email-example

Denk eraan dat u een e-mail kunt sturen die zowel wordt gevolgd als gelogd. Op die manier hebt u een record van de e-mailcommunicatie en kunt u de betrokkenheid van een contactpersoon bij de e-mail volgen.

Let op: het taakvenster van de add-in moet geopend zijn in uw inbox wanneer u een gelogde of gevolgde e-mail verzendt. U kunt het taakvenster vastzetten, zodat het altijd standaard geopend is in uw Postvak IN.

Dit artikel gaat over het volgen van e-mails en het loggen van e-mails met de HubSpot Sales Office 365 add-in.Als je de Outlook desktop add-in gebruikt, lees dan hoe je e-mails kunt volgen en loggen met de Outlook desktop add-in.

E-mails volgen

Een gevolgde e-mail verzenden met de Office 365 add-in

Zo verstuurt u een getraceerde e-mail met de Office 365 add-in:

  • Meld u aan bij uw Outlook-account.
  • Stel een nieuwe e-mail samen.
  • Voer de ontvanger, het onderwerp en de inhoud van de e-mail in.
  • Open de verkooptools in je inbox. Dit proces zal enigszins verschillen, afhankelijk van welke mailclient je gebruikt:
    • Als u de Office 365 add-in gebruikt vanuit Outlook desktop op een pc of Mac, klikt u in het berichtvenster op Verkooptools. click-sales-tools-on-desktop
    • Als je de Office 365 add-in gebruikt op een Outlook on the web of Outlook.com account, klik je in de rechterbenedenhoek van je e-mailcompositievenster op het tandwielpictogram tandwiel. click-sales-tools-on-web
  • Schakel in het rechterdeelvenster het selectievakje E-mailopeningen bijhouden in (gebruikers met toegewezen Sales Hub betaalde seats zien E-mailopeningen en -klikken bijhouden).

track-email-opens-office-365

  • Houd het HubSpot Sales deelvenster open met het selectievakje geselecteerd en klik op Verzenden.

De status van de gevolgde e-mail bekijken

Voordat je contactpersoon de e-mail opent, worden de onderwerpregel en de ontvanger van de e-mail in je activiteitenfeed in HubSpot weergegeven als Verzonden.

activity-feed-sent-email-activity

Wanneer de ontvanger de e-mail opent, ontvang je een realtime pop-upmelding op je bureaublad en wordt de e-mailmelding gemarkeerd als Openen in je activiteitenfeed. Klik op het dropdown menu onder de naam van de contactpersoon om te zien wanneer de ontvanger je e-mail heeft geopend. U ziet ook een geschiedenis van de activiteiten van de contactpersoon in het dropdownmenu.

Let op: realtime meldingen verschijnen als je gevolgde e-mails verstuurt met de Office 365 add-in en als je de HubSpot Sales Chrome-extensie of HubSpot Sales voor Windows tray-app (alleen Windows) hebt geïnstalleerd. Zo niet, dan zie je alleen activiteit in je HubSpot activity feed.

activity-feed-open-email-notification

Je kunt ook zien hoe je contacten omgaan met je gevolgde e-mails vanuit de Chrome-extensie of vanuit de Windows-lade-app. Om toegang te krijgen tot je activiteitenfeed vanuit de Chrome-extensie, klik je op het HubSpot tandwielpictogram in de rechterbovenhoek van je Chrome-browser. Als je HubSpot Sales voor Windows hebtgeïnstalleerd, klik je op het HubSpot tandwielpictogram in je Windows-lade.

Meer informatie over e-mailtracking en verkoopmeldingen en over het uitschakelen van tracking.

Tracking met GDPR-instellingen ingeschakeld

Als jede GDPR-functionaliteit in je account hebt ingeschakeld, kan HubSpot de e-mailopeningen van een contactpersoon alleen bijhouden als de contactpersoon een toegewezen rechtsgrondslag voor gegevensverwerking heeft. Bij het samenstellen van een e-mail in Office 365 wordt hetselectievakje E-mailopeningen en -klikken volgen grijs weergegeven om aan te geven dat een contactpersoon niet in aanmerking komt voor tracering.

o365-track-box-unavailable

E-mailopeningen worden niet gevolgd voor contactpersonen zonder rechtsgrondslag voor gegevensverwerking of e-mailontvangers die nog geen contactpersonen zijn. Als u meerdere ontvangers e-mailt, worden e-mailopeningen anoniem bijgehouden.

U kunt de traceerbaarheid van een contactpersoon wijzigen door de eigenschapRechtsgrondslag voor de verwerking van gegevens van de contactpersoonbij te werken .

E-mails vastleggen

Om een e-mail te loggen en nieuwe contacten toe te voegen aan HubSpot vanuit een gelogde e-mail, moet het e-mailadres van waaruit je e-mails verstuurt een van de volgende zijn:

Je kunt in je HubSpot-accountinstellingen e-mailadressen en domeinen opgeven waarvoor je nooit e-mails wilt aanmelden. Of je kunt deze e-mailadressen en domeinen toevoegen in je add-in instellingen.

Let op: e-mailbijlagen groter dan 50 MB worden niet naar HubSpot gelogd. Je e-mail wordt nog steeds succesvol afgeleverd bij de contactpersoon en wordt aangemeld bij het CRM, maar zonder bijlage.

Een gelogde e-mail verzenden met de Office 365 add-in

Zo verstuur je een gelogde e-mail met de Office 365 add-in:

  • Stel een nieuwe e-mail samen in Outlook.
  • Voer de ontvanger, het onderwerp en de inhoud van de e-mail in.
  • Open de verkooptools in uw inbox. Dit proces verschilt enigszins afhankelijk van de e-mailclient die je gebruikt:
    • Als u de Office 365 add-in gebruikt vanuit Outlook desktop op een pc of Mac, klikt u in het berichtvenster op Verkooptools. click-sales-tools-on-desktop
    • Als u de Office 365 add-in gebruikt vanuit Outlook op het web of een Outlook.com-account, klikt u in de rechterbenedenhoek van uw e-mailcompositievenster op het tandwielpictogram tandwiel. click-sales-tools-on-web
  • Schakel in het rechterdeelvenster het selectievakje Log in. Uw BCC-adres wordt automatisch ingevuld in het BCC-veld.

log-emails-to-associated-records-office365-1

  • Standaard selecteert de add-in automatisch de eerste drie gekoppelde deal- of ticketrecords van de contactpersoon om e-mails naar te loggen. U kunt expliciet selecteren naar welke records de e-mail moet worden gelogd:

Letop: u moet Office 365 versie 1910 of hoger gebruiken om expliciet te selecteren naar welke records de e-mail moet worden gelogd.

    • Klik op het dropdown menu naast het Log checkbox.
    • Schakel de selectievakjes naast de records waarnaar u de e-mail wilt loggen in of uit. customize-associations-office365
    • Als u de e-mail verstuurt naar een ontvanger die geen contactpersoon is in uw CRM, wordt een nieuwe contactpersoon aangemaakt. U ziet het e-mailadres van de contactpersoon in de lijst wanneer u de koppelingen bewerkt. Schakel het selectievakjeuitals u niet wilt dat de e-mail wordt gelogd naar de nieuwe contactpersoon. Leer hoe je e-mails alleen bij bestaande contactpersonen kunt loggen .
  • Houd het HubSpot-verkoopvenster open met het selectievakje ingeschakeld en klik op Verzenden.

U kunt aanpassen naar welke gekoppelde records uw e-mails automatisch worden gelogd in uw Office 365 add-in instellingen. Als u marketingcontacten gebruikt, wordt een nieuw contact dat door een gelogde e-mail wordt gemaakt, ingesteld als niet-marketing.

Let op: als een nieuw contact wordt gemaakt via een gelogde e-mail, wordt de HubSpot-gebruiker die de e-mail heeft verzonden automatisch toegewezen als de eigenaar van het contact, zolang er geen eerdere eigenaar is toegewezen.

Bekijk de gelogde e-mail in HubSpot

E-mails die met behulp van de Office 365 add-in in HubSpot worden gelogd, worden automatisch gekoppeld aan de records die je hebt opgegeven voordat je de e-mail verzendt.

Om de aangemelde e-mail in HubSpot te bekijken:

  • Navigeer in uw HubSpot-account naar uw contactpersonen, bedrijven of deals.
  • Klik op de naam van het record.
  • Zoek op de tijdlijn de gelogde e-mail. Vanuit de e-mail kunt u het volgende doen:
      1. Gekoppelde records: klik om gekoppelde bedrijfs- of dealrecords te bewerken.
      2. Pin: klik om de e-mail bovenaan de tijdlijn van de contactpersoon vast te zetten.
      3. Verwijderen: klik om de e-mail activiteit van de tijdlijn te verwijderen.
      4. Details: klik om specifieke informatie over de verzonden e-mail te zien.
      5. Uitvouwen: klik om de volledige inhoud van de e-mail te zien. Als er een lopende e-mailconversatie is, klik op Bekijk thread om alle e-mails in de thread te zien.
      6. Bijlagen: klik om bijlagen bij deze specifieke e-mail te openen.
      7. Beantwoorden: klik op Beantwoorden om een e-mailantwoord naar de contactpersoon van HubSpot te sturen. Logged-email-contact-record

Let op: om e-mailantwoorden vanuit HubSpot te versturen en inkomende antwoorden naar HubSpot te loggen, moet je een verbonden inbox hebben.

Was this article helpful?
This form is used for documentation feedback only. Learn how to get help with HubSpot.