E-mails volgen en loggen met de HubSpot Sales Office 365 add-in

De status van de gevolgde e-mail bekijken

Voordat je contactpersoon de e-mail opent, worden de onderwerpregel en de ontvanger van de e-mail in je activiteitenfeed in HubSpot weergegeven als Verzonden.

Wanneer de ontvanger de e-mail opent, ontvang je een realtime pop-upmelding op je bureaublad en wordt de e-mailmelding gemarkeerd als Openen in je activiteitenfeed. Klik op het dropdown menu onder de naam van de contactpersoon om te zien wanneer de ontvanger je e-mail heeft geopend. U ziet ook een geschiedenis van de activiteiten van de contactpersoon in het dropdownmenu.

Let op: realtime meldingen verschijnen als je gevolgde e-mails verstuurt met de Office 365 add-in en als je de HubSpot Sales Chrome-extensie of HubSpot Sales voor Windows tray-app (alleen Windows) hebt geïnstalleerd. Zo niet, dan zie je alleen activiteit in je HubSpot activity feed.

Je kunt ook zien hoe je contacten omgaan met je gevolgde e-mails vanuit de Chrome-extensie of vanuit de Windows-lade-app. Om toegang te krijgen tot je activiteitenfeed vanuit de Chrome-extensie, klik je op het HubSpot tandwielpictogram in de rechterbovenhoek van je Chrome-browser. Als je HubSpot Sales voor Windows hebtgeïnstalleerd, klik je op het HubSpot tandwielpictogram in je Windows-lade.

Meer informatie over e-mailtracking en verkoopmeldingen en over het uitschakelen van tracking.

Tracking met GDPR-instellingen ingeschakeld

Als jede GDPR-functionaliteit in je account hebt ingeschakeld, kan HubSpot de e-mailopeningen van een contactpersoon alleen bijhouden als de contactpersoon een toegewezen rechtsgrondslag voor gegevensverwerking heeft. Bij het samenstellen van een e-mail in Office 365 wordt hetselectievakje E-mailopeningen en -klikken volgen grijs weergegeven om aan te geven dat een contactpersoon niet in aanmerking komt voor tracering.

E-mailopeningen worden niet gevolgd voor contactpersonen zonder rechtsgrondslag voor gegevensverwerking of e-mailontvangers die nog geen contactpersonen zijn. Als u meerdere ontvangers e-mailt, worden e-mailopeningen anoniem bijgehouden.

U kunt de traceerbaarheid van een contactpersoon wijzigen door de eigenschapRechtsgrondslag voor de verwerking van gegevens van de contactpersoonbij te werken .

Een gelogde e-mail verzenden met de Office 365 add-in

Zo verstuur je een gelogde e-mail met de Office 365 add-in:

• Stel een nieuwe e-mail samen in Outlook.
• Voer de ontvanger, het onderwerp en de inhoud van de e-mail in.
• Open de verkooptools in uw inbox. Dit proces verschilt enigszins afhankelijk van de e-mailclient die je gebruikt:
  • Als u de Office 365 add-in gebruikt vanuit Outlook desktop op een pc of Mac, klikt u in het berichtvenster op Verkooptools.
  • Als u de Office 365 add-in gebruikt vanuit Outlook op het web of een Outlook.com-account, klikt u in de rechterbenedenhoek van uw e-mailcompositievenster op het tandwielpictogram tandwiel.
• Schakel in het rechterdeelvenster het selectievakje Log in. Uw BCC-adres wordt automatisch ingevuld in het BCC-veld.

• Standaard selecteert de add-in automatisch de eerste drie gekoppelde deal- of ticketrecords van de contactpersoon om e-mails naar te loggen. U kunt expliciet selecteren naar welke records de e-mail moet worden gelogd:

Letop: u moet Office 365 versie 1910 of hoger gebruiken om expliciet te selecteren naar welke records de e-mail moet worden gelogd.

• • Klik op het dropdown menu naast het Log checkbox.
  • Schakel de selectievakjes naast de records waarnaar u de e-mail wilt loggen in of uit.
  • Als u de e-mail verstuurt naar een ontvanger die geen contactpersoon is in uw CRM, wordt een nieuwe contactpersoon aangemaakt. U ziet het e-mailadres van de contactpersoon in de lijst wanneer u de koppelingen bewerkt. Schakel het selectievakjeuitals u niet wilt dat de e-mail wordt gelogd naar de nieuwe contactpersoon. Leer hoe je e-mails alleen bij bestaande contactpersonen kunt loggen .

• Houd het HubSpot-verkoopvenster open met het selectievakje ingeschakeld en klik op Verzenden.

U kunt aanpassen naar welke gekoppelde records uw e-mails automatisch worden gelogd in uw Office 365 add-in instellingen. Als u marketingcontacten gebruikt, wordt een nieuw contact dat door een gelogde e-mail wordt gemaakt, ingesteld als niet-marketing.

Let op: als een nieuw contact wordt gemaakt via een gelogde e-mail, wordt de HubSpot-gebruiker die de e-mail heeft verzonden automatisch toegewezen als de eigenaar van het contact, zolang er geen eerdere eigenaar is toegewezen.

Bekijk de gelogde e-mail in HubSpot

E-mails die met behulp van de Office 365 add-in in HubSpot worden gelogd, worden automatisch gekoppeld aan de records die je hebt opgegeven voordat je de e-mail verzendt.

Om de aangemelde e-mail in HubSpot te bekijken:

• Navigeer in uw HubSpot-account naar uw contactpersonen, bedrijven of deals.
• Klik op de naam van het record.
• Zoek op de tijdlijn de gelogde e-mail. Vanuit de e-mail kunt u het volgende doen:
  
  1. 1. Gekoppelde records: klik om gekoppelde bedrijfs- of dealrecords te bewerken.
     2. Pin: klik om de e-mail bovenaan de tijdlijn van de contactpersoon vast te zetten.
     3. Verwijderen: klik om de e-mail activiteit van de tijdlijn te verwijderen.
     4. Details: klik om specifieke informatie over de verzonden e-mail te zien.
     5. Uitvouwen: klik om de volledige inhoud van de e-mail te zien. Als er een lopende e-mailconversatie is, klik op Bekijk thread om alle e-mails in de thread te zien.
     6. Bijlagen: klik om bijlagen bij deze specifieke e-mail te openen.
     7. Beantwoorden: klik op Beantwoorden om een e-mailantwoord naar de contactpersoon van HubSpot te sturen.

Let op: om e-mailantwoorden vanuit HubSpot te versturen en inkomende antwoorden naar HubSpot te loggen, moet je een verbonden inbox hebben.