E-mails volgen en loggen met de HubSpot Sales Office 365 add-in

Gebruik de Track en Log functies van de HubSpot Sales Office 365 add-in om de betrokkenheid van je contacten bij je e-mails te monitoren en bij te houden. Met de track functie ingeschakeld, kunt u real-time meldingen ontvangen wanneer een contactpersoon uw e-mail opent. Je kunt er ook voor kiezen om de e-mail te loggen in het record van de contactpersoon in HubSpot om alle communicatie uit het verleden bij te houden voor je team.

U kunt informatie over het openen en klikken van e-mails bekijken in de activiteitenfeed; gelogde e-mails worden opgeslagen in individuele contactrecords en de bijbehorende records. In dit artikel leest u meer over het verschil tussen tracking en logging.

Dit artikel gaat over het volgen van e-mails en het loggen van e-mails met de HubSpot Sales Office 365 add-in. Als je de Outlook desktop add-in gebruikt, lees dan hoe je e-mails kunt volgen en loggen met de Outlook desktop add-in.

Standaard logboek- en trackinstellingen configureren

Superbeheerders kunnen het standaardgedrag voor het volgen, loggen en associëren van e-mails voor alle gebruikers in uw account bijwerken.

Om deze standaardinstellingen te configureren:

• Klik in je HubSpot account op het settings instellingen-pictogram in de hoofdnavigatiebalk.
• Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Objecten > Activiteiten.
• Klik op het tabblad Email Log & Track.
• Onder Email Log and Track Settings, configureer je hoe e-mails worden vastgelegd in HubSpot door de bijbehorende selectievakjes te selecteren of te verwijderen:
  • Standaard logboekinstelling toepassen voor alle gebruikers: wanneer deze instelling is ingeschakeld, kun je vervolgens klikken om de schakelaar Log alle e-mails standaard aan of uit te zetten om in te stellen of e-mails standaard worden gelogd voor alle gebruikers in je account.
  • Standaardassociatie toepassen voor alle gebruikers: als deze instelling is ingeschakeld, kunt u op het vervolgkeuzemenu klikken en de standaardrecordtypes selecteren die aan een gelogde e-mail moeten worden gekoppeld.
  • Standaardinstelling Track voor alle gebruikers toepassen: als u het selectievakje Alle gebruikers toestaan e-mails te volgen en zien dat ontvangers hun e-mails openen en erop klikken hebt ingeschakeld, kunt u deze instelling inschakelen om te configureren of alle e-mails standaard worden gevolgd voor alle gebruikers in uw account.

E-mails volgen

Een gevolgde e-mail verzenden met de Office 365 add-in

Om een gevolgde e-mail te verzenden met de Office 365 add-in:

• Log in op uw Outlook-account.
• Stel een nieuwe e-mail samen.
• Voer de ontvanger, het onderwerp en de inhoud van de e-mail in.
• Open de verkooptools in uw inbox. Dit proces verschilt enigszins afhankelijk van welke e-mailclient u gebruikt:
  • Als u de Office 365 add-in gebruikt vanuit Outlook desktop op een pc of Mac, klikt u in het berichtvenster op Verkooptools.
  • Als u de Office 365 add-in gebruikt op een Outlook on the web- of Outlook.com-account, klikt u in de rechterbenedenhoek van uw e-mailcompositievenster op het tandwielpictogram sprocket.
• Schakel in het rechterdeelvenster het selectievakje E-mailopeningen bijhouden in (gebruikers met toegewezen betaalde Sales Hub-zitplaatsen zien E-mailopeningen en -kliks bijhouden).
  

• Houd het HubSpot-verkoopvenster open met het selectievakje geselecteerd en klik op Verzenden.

De status van de gevolgde e-mail bekijken

Voordat uw contactpersoon de e-mail opent, worden de onderwerpregel en de ontvanger van de e-mail in uw activiteitenfeed in HubSpot weergegeven als Verzonden.

Wanneer de ontvanger de e-mail opent, ontvangt u een realtime pop-upmelding op uw bureaublad en wordt de e-mailmelding gemarkeerd als geopend in uw activiteitenfeed. Klik op het vervolgkeuzemenu onder de naam van de contactpersoon om te zien wanneer de ontvanger uw e-mail heeft geopend. U ziet ook een geschiedenis van de activiteiten van de contactpersoon in het dropdownmenu.

Let op: realtime meldingen verschijnen wanneer je gevolgde e-mails verstuurt met de Office 365 add-in en als je de HubSpot Sales Chrome extensie of HubSpot Sales voor Windows tray app (alleen Windows) hebt geïnstalleerd. Zo niet, dan zie je alleen activiteit in je HubSpot activity feed.

Je kunt ook zien hoe je contacten omgaan met je gevolgde e-mails vanuit de Chrome-extensie of vanuit de Windows-lade-app. Voor toegang tot je activiteitenfeed vanuit de Chrome-extensie klik je op het HubSpot tandwielpictogram sprocket in de rechterbovenhoek van je Chrome-browser. Als je HubSpot Sales voor Windows hebt geïnstalleerd, klik je op het HubSpot tandwielpictogram sprocket in je Windows-lade.

Meer informatie over e-mailtracking en verkoopmeldingen en hoe u tracking kunt uitschakelen.

Traceren met GDPR-instellingen ingeschakeld

Als u de GDPR-functionaliteit in uw account hebt ingeschakeld, kan HubSpot de e-mailopeningen van een contactpersoon alleen bijhouden als aan de contactpersoon een rechtsgrondslag voor gegevensverwerking is toegewezen. Bij het samenstellen van een e-mail in Office 365 wordt het selectievakje E-mailopeningen en -klikken traceren grijs weergegeven om aan te geven dat een contactpersoon niet in aanmerking komt voor tracering.

Het openen van e-mails wordt niet bijgehouden voor contactpersonen zonder rechtsgrondslag voor de verwerking van gegevens of e-mailontvangers die nog geen contactpersonen zijn. Als u meerdere ontvangers e-mailt, worden de e-mailopeningen anoniem bijgehouden.

U kunt de traceerbaarheid van een contactpersoon wijzigen door de eigenschap Rechtsgrondslag voor de verwerking van gegevens van een contactpersoon bij te werken.

Loggen van e-mails

Om een e-mail te loggen en nieuwe contacten toe te voegen aan HubSpot vanuit een gelogde e-mail, moet het e-mailadres van waaruit je e-mails verstuurt een van de volgende zijn:

• Een gebruiker in uw account
• Een van uw aangesloten e-mailadressen
• Een alias in uw e-mailprogramma (ofwel een alias die is geconfigureerd in uw verbonden Gmail-inbox, ofwel een alias die is toegevoegd aan uw Profiel & Voorkeuren)

Je kunt in je HubSpot-accountinstellingen e-mailadressen en domeinen opgeven waarvoor je nooit e-mails wilt aanmelden. Of je kunt deze e-mailadressen en domeinen toevoegen in je add-in instellingen.

Let op: e-mailbijlagen groter dan 50 MB worden niet aangemeld bij HubSpot. Je e-mail wordt nog steeds succesvol afgeleverd bij de contactpersoon en wordt gelogd in het CRM, maar zonder bijlage.

Een aangemelde e-mail verzenden met de Office 365 add-in

Om een aangemelde e-mail te versturen met de Office 365 add-in:

• Stel een nieuwe e-mail samen in Outlook.
• Voer de ontvanger, het onderwerp en de inhoud van de e-mail in.
• Open de verkooptools in uw inbox. Dit proces verschilt enigszins afhankelijk van welke e-mailclient u gebruikt:
  • Als u de Office 365 add-in gebruikt vanuit Outlook desktop op een pc of Mac, klikt u in het berichtvenster op Verkooptools.
  • Als u de Office 365 add-in gebruikt vanuit Outlook op het web of een Outlook.com-account, klikt u in de rechterbenedenhoek van uw e-mailcompositievenster op het tandwielpictogram sprocket.
• Schakel in het rechterdeelvenster het selectievakje Log in. Uw BCC-adres wordt automatisch ingevuld in het BCC-veld.

• Standaard selecteert de invoegtoepassing automatisch de eerste drie gekoppelde deal- of ticketrecords van de contactpersoon om e-mails in te loggen. Om expliciet te selecteren naar welke records de e-mail moet worden gelogd:

Let op: u moet Office 365 versie 1910 of hoger gebruiken om expliciet te selecteren naar welke records de e-mail moet worden gelogd.

• • Klik op het dropdown menu naast het Log checkbox.
  • Schakel de selectievakjes naast de records waarnaar u de e-mail wilt registreren in of uit.
  • Als u de e-mail verstuurt naar een ontvanger die geen contactpersoon is in uw CRM, wordt een nieuwe contactpersoon aangemaakt. U ziet het e-mailadres van de contactpersoon in de lijst wanneer u de associaties bewerkt. Schakel het selectievakje uit als u niet wilt dat de e-mail bij de nieuwe contactpersoon wordt aangemeld. Ontdek hoe u e-mails alleen bij bestaande contactpersonen kunt registreren .

• Houd het HubSpot-verkoopvenster open met het selectievakje geselecteerd en klik op Verzenden.

U kunt aanpassen naar welke gekoppelde records uw e-mails automatisch worden gelogd in de instellingen van uw Office 365 add-in. Als u marketingcontacten gebruikt, wordt een nieuw contact dat door een gelogde e-mail wordt gemaakt, ingesteld als niet-marketing.

Let op: als een nieuw contact wordt aangemaakt via een aangemelde e-mail, wordt de HubSpot-gebruiker die de e-mail heeft verzonden automatisch toegewezen als eigenaar van het contact, zolang er geen eerdere eigenaar is toegewezen.

Bekijk de gelogde e-mail in HubSpot

E-mails die worden aangemeld bij HubSpot met behulp van de Office 365 add-in worden automatisch gekoppeld aan de records die je hebt opgegeven voordat je de e-mail verstuurt.

Om de gelogde e-mail in HubSpot te zien:

• Navigeer in uw HubSpot-account naar uw contactpersonen, bedrijven of deals.
• Klik op de naam van het record.
• Zoek op de tijdlijn de gelogde e-mail. Vanuit de e-mail kunt u het volgende doen:
  
  1. 1. Gekoppelde records: klik om gekoppelde bedrijfs- of dealrecords te bewerken.
     2. Vastzetten: klik om de e-mail bovenaan de tijdlijn van de contactpersoon vast te zetten.
     3. Verwijderen: klik om de e-mailactiviteit van de tijdlijn te verwijderen.
     4. Details: klik om specifieke informatie over de verzonden e-mail te zien.
     5. Uitvouwen: klik om de volledige inhoud van de e-mail te zien. Als er een lopende e-mailconversatie is, klik op Bekijk thread om alle e-mails in de thread te zien.
     6. Bijlagen: klik om bijlagen bij deze specifieke e-mail te openen.
     7. Beantwoorden: klik op Beantwoorden om een e-mailantwoord naar de contactpersoon van HubSpot te sturen.

Let op: om e-mail antwoorden vanuit HubSpot te versturen en inkomende antwoorden naar HubSpot te loggen, moet je een verbonden inbox hebben.