Koppel kanalen aan de inbox voor gesprekken

Kanalen vertegenwoordigen de verschillende manieren waarop je gebruikers contact kunnen opnemen met je team. Je kunt kanalen koppelen aan de inbox voor gesprekken, zodat berichten die naar een van deze kanalen worden verzonden, gezamenlijk in de inbox worden gesorteerd. Je moet ook de machtiging ‘Toegang tot account’ hebben om bewerkingen uit te voeren in de inboxen die je koppelt. Een kanaal kan een van de volgende typen zijn:

• Teame-mail: koppel een teame-mailkanaal als je wilt dat e-mails die naar een gedeeld teame-mailadres worden verzonden, in de inbox verschijnen. Je kunt een Gmail- of Office 365-e-mailaccount koppelen of een gehost e-mailaccount instellen . Zodra dit kanaal is gekoppeld, kun je de afzendernaam (alleen voor door HubSpot gehoste e-mailaccounts), het afzenderadres en de handtekening van de teame-mail aanpassen, en bepalen naar welke teamleden inkomende e-mails worden doorgestuurd.
• Chat: koppel een chatkanaal om chatflows aan je webpagina’s toe te voegen. Je kunt de beschikbaarheid van je team en de huisstijl van je chatflows aanpassen bij het instellen van het kanaal.
• Facebook Messenger: koppel je Facebook Messenger-kanaal om een chatflow toe te voegen aan je Facebook-bedrijfspagina. Berichten die via Facebook naar je bedrijf worden gestuurd, verschijnen in je inbox.
• Formulier: koppel een formulierkanaal om ingevulde formulieren in de inbox te verzamelen. Je team kan vervolgens op de inzending reageren zoals bij elk ander inkomend gesprek. Wanneer je een HubSpot-formulier koppelt, kan er voor elke nieuwe inzending een ticket in de inbox worden aangemaakt.
• WhatsApp Business-account: als je een Marketing Hub- of Service Hub Professional - of Enterprise-account hebt, kun je een WhatsApp Business-account koppelen om berichten te verzenden en te ontvangen vanaf een geverifieerd WhatsApp-telefoonnummer. Lees meer over hoe je een WhatsApp Business-account als kanaal in HubSpot kunt koppelen.
• Bellen: als je een Sales Hub of Service HubProfessional- of Enterprise-account, kun je een belkanaal koppelen om een gespreksdraad te starten die naast chat, e-mail en andere gedeelde kanalen kan worden gebruikt.
• SMS: als je een Marketing Hub Professional- of Enterprise-account hebt en de SMS Access-add-on, kun je je sms-nummer als kanaal koppelen aan de conversatie-inbox. Zodra het is gekoppeld, kun je inkomende sms-berichten rechtstreeks in de inbox beheren en beantwoorden. Lees hoe je marketing-sms-berichten in de conversatie-inbox kunt beheren en beantwoorden.
• Aangepast kanaal: als je een Sales Hub of Service HubProfessional- of Enterprise-account, kun je een externe berichtenapp integreren via de API voor aangepaste kanalen en inkomende berichten beheren in de gesprekken. Je kunt bestaande apps installeren vanuit de HubSpot App Marketplace, zoals WeChat, Telegram, LINE, Viber en Slack, of je eigen integratie helemaal zelf bouwen via de API voor aangepaste kanalen. Lees meer over het koppelen van apps voor aangepaste kanalen aan de inbox van de gesprekken.

U kunt kanalen koppelen aan een bestaande inbox of bij het aanmaken van een nieuwe inbox.

Let op: accounts die na 1 april 2024 zijn aangemaakt, kunnen geen tickets aanmaken vanuit kanalen die aan de inbox zijn gekoppeld. Het wordt aanbevolen om de helpdesk te gebruiken voor het aanmaken en beheren van tickets.

Kanalen koppelen aan de inbox ‘Gesprekken’

Let op: als je je hebt aangemeld voor de vernieuwde kanaalinstellingen, is de navigatie voor het koppelen van kanalen gewijzigd in Instellingen > Inbox & Helpdesk > Kanalen. Lees meer over het koppelen van kanalen op de vernieuwde instellingenpagina.

Een team-e-mailkanaal koppelen en aanpassen

Met een team-e-mailkanaal kan je team e-mails die naar een gedeeld e-mailadres zijn verzonden, bekijken, beheren en beantwoorden in de inbox van de gesprekken. Alle inkomende e-mails die naar een gekoppeld team-e-mailadres worden verzonden, zijn zichtbaar voor alle gebruikers die toeganghebben tot de inbox.E-mails die zijn ontvangen voordat je het account aan HubSpot koppelde, verschijnen niet in de inbox.

Dit verschilt van een gekoppeld individueel e-mailaccount: dat is een e-mailadres dat uniek is voor een specifieke gebruiker en niet door iemand anders in je team wordt gebruikt. Je kunt in HubSpot niet hetzelfde e-mailadres gebruiken voor zowel het individuele e-mailaccount van een gebruiker als een team-e-mailadres. Lees meer over de verschillende soorten inbox-koppelingen.

Let op: team-e-mailadressen kunnen slechts één keer worden gebruikt. Je kunt bijvoorbeeld niet hetzelfde e-mailadres koppelen aan de helpdesk en als kanaal in de inbox voor gesprekken. Als je probeert een team-e-mailadres te koppelen dat al is gekoppeld aan de helpdesk, krijg je de foutmelding: Het account is al gekoppeld aan een andere tool in HubSpot. 

Een team-e-mailadres als kanaal koppelen

Om je team-e-mailadres te koppelen:

1. Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Ga in het menu aan de linkerkant naar Inbox & Helpdesk > Kanalen.
3. Klik in het gedeelte ' ' onder 'Teamkanalen ' op 'Team-e-mail'.
4. Klik rechtsboven op E-mailadres koppelen.
5. Klik op de Verzend inkomende gesprekken naar vervolgkeuzemenu en selecteer de inbox die je wilt koppelen.
6. Klik op 'Volgende'.
7. Klik op het vervolgkeuzemenu E-mailprovider kiezen en selecteer Gmail, Office 365 of Overig. Als uw inbox niet wordt gehost door Office 365 of Google, of als u een Google Groups-account of e-mailalias gebruikt om met contactpersonen te communiceren, selecteert u Overig. Hiermee kunt u e-mails vanuit uw e-mailclient doorsturen naar de helpdesk.

8. Let op: IMAP en Office 365 GCC High- en DOD-omgevingen worden niet ondersteund.
9. Lees de voorwaarden voor het delen van dit e-mailaccount met HubSpot door en klik vervolgens op ‘Ik ben klaar om verbinding te maken’.
10. Selecteer of voer het e-mailadres in dat je wilt koppelen, voer je inloggegevens in en voltooi het koppelingsproces om HubSpot toegang te geven tot je inbox.
11. Klik op ‘Volgende’.
12. Om de weergegeven afzendernaam aan te passen, klik je op het vervolgkeuzemenu ‘Afzendernaam’ en selecteer je een van de volgende opties:

1. Let op: je kunt de afzendernaam alleen aanpassen voor e-mailaccounts die door HubSpot worden gehost. Als je Gmail of Office 365 gebruikt, wordt de afzendernaam beheerd door je e-mailprovider en kan deze niet worden bewerkt in HubSpot.

• • Naam van de medewerker en het bedrijf: contactpersonen zien de naam van de gebruiker en de bedrijfsnaam wanneer ze een e-mail ontvangen. Voer de bedrijfsnaam in het tekstveld in.
  • Bedrijfsnaam: contactpersonen zien de bedrijfsnaam wanneer ze een e-mail ontvangen. Voer de bedrijfsnaam in het tekstveld in.

12. Om een e-mailhandtekening van het team toe te voegen:
    • Klik op 'Teamhandtekening toevoegen'. Deze handtekening is van toepassing op e-mails die rechtstreeks vanuit de helpdesk worden verzonden. Lees hier hoe je je e-mailhandtekening instelt voor e-mails die vanuit CRM-records worden verzonden.
    • Pas in het tekstvak je team-e-mailhandtekening aan in de eenvoudige editor , of klik op HTML en bewerk de handtekening in HTML.
    • Gebruik de werkbalk voor opmaaktekst onderaan om de tekst op te maken, een link in te voegen of een afbeelding toe te voegen.
    • Om een personalisatietoken in te voegen waarmee de naam van de afzender wordt ingevuld, klik je op het vervolgkeuzemenu 'Token invoegen' en selecteer je 'Volledige naam', 'Voornaam','Achternaam','E-mailadres', 'Functietitel' of 'Telefoonnummer'.
13. Bekijk aan de rechterkant een voorbeeld van de afzendernaam en de e-mailhandtekening en klik vervolgens op ‘Volgende’.
14. Klik op de pagina 'Tickets en toewijzing instellen'op de vervolgkeuzemenu's en selecteer een ticketpijplijn, ticketfase en ticketprioriteit voor nieuwe inkomende tickets.
15. Om een ticketkenmerk toe te voegen dat niet in de lijst staat, klik je op ‘Nog een ticketkenmerk toevoegen’.
16. Klik op het vervolgkeuzemenu ‘Inkomende tickets toewijzen aan’ en selecteer een toewijzingsoptie:
    • Klantenservicemedewerker: wijs een door AI aangestuurde klantenservicemedewerkertoe om supportvragen te beantwoorden. Als de klantenservicemedewerker de vraag niet kan beantwoorden, wordt het ticket opnieuw toegewezen op basis van uw doorverwijzingsinstellingen. Lees hoe u het doorverwijzingsproces van de klantenservicemedewerker kunt instellen en aanpassen.
    • Specifieke gebruikers en teams: wijs inkomende ticketstoe aan de geselecteerde gebruikers of teams. Selecteer de gebruikers of teams in het vervolgkeuzemenu 'Specifieke gebruikers en teams '.
    • Alleen team (geen specifieke gebruiker): wijs inkomende ticketstoe aan teams zonder een ticketeigenaar aan te wijzen. Tickets worden doorgestuurd naar het geselecteerde team en verschijnen in teamgebaseerde weergaven, waaronder 'Niet-toegewezen van mijn team ' en 'Openstaande van mijn team'. Alleen teams met ten minste één gebruiker die beschikt over een Service Hub -licentie, kunnen worden geselecteerd voor teamtoewijzing.
    • Contactpersoon-eigenaar: wijs inkomende tickets toe aan een contactpersoon-eigenaar. Aan het record van de contactpersoon moet een eigenaar zijn toegewezen en de contactpersoon moet via een cookie worden gevolgd. Als de contactpersoon-eigenaar niet beschikbaar is, zijn capaciteit heeft bereikt of niet in aanmerking komt voor het ontvangen van tickets, wordt het ticket doorgestuurd volgens de geconfigureerde fallback-regel. Om een fallback-regel te configureren:
      • Klik op het vervolgkeuzemenu ‘Als er geen contacteigenaar is, toewijzen aan*’ en selecteer een optie:
      •  Specifieke gebruikers en teams: wijs inkomende tickets toe aan de geselecteerde gebruikers of teams met behulp van de door u gewenste distributiemethode.
      • Geen eigenaar: laat inkomende tickets niet toegewezen wanneer de contacteigenaar ze niet kan ontvangen.
        
    • Gebruik op vaardigheden gebaseerde routering: wijs inkomende tickets toe aan gebruikers op basis van vaardigheden. Leid tickets bijvoorbeeld door naar gebruikers met de vaardigheid Python of Frans. Lees meer over het instellen van op vaardigheden gebaseerde routering in de helpdesk.
    • Gebruik een toewijzingsworkflow: wijs inkomende tickets toe via een op tickets gebaseerde workflow. Lees meer over het instellen van op tickets gebaseerde workflows.
17. Klik op Volgende.
18. Om te bepalen wie e-mails mag versturen vanuit het team-e-mailadres, selecteer je ‘Iedereen’ of Specifieke teams en gebruikers.
19. Als je 'Specifieke teams en gebruikers' hebt geselecteerd, klik dan op het vervolgkeuzemenu en selecteer de gebruikers en teams die e-mails vanuit het kanaal kunnen versturen.
20. Klik op Volgende.
21. Let op: er geldt een limiet voor het aantal objecten dat aan een contactrecord kan worden gekoppeld. Als een contactrecord deze limiet bereikt, wordt er niet automatisch een ticket aangemaakt wanneer de contactpersoon een gesprek start. Lees meer over de technische limieten voor objectkoppelingen in de Product- en dienstencatalogus van HubSpot.

21. Klik op ‘Koppelen en voltooien’.

Je team-e-mailadres is nu gekoppeld en je kunt e-mails opstellen en beantwoorden in de inbox ‘Conversaties’. Als een bezoeker een e-mail naar de conversatie-inbox stuurt via een e-mailadres dat nog niet is gekoppeld aan een contactrecord in je account, maakt HubSpot automatisch een nieuw contactrecord aan voor dat e-mailadres.

De instellingen van het team-e-mailkanaal bewerken

Om de instellingen van het team-e-mailkanaal te bewerken:

1. Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Ga in het menu in de linkerzijbalk naar Inbox & Helpdesk > Kanalen.
3. In de sectie Teamkanalen , klik je op Team-e-mail.
4. Klik op het team-e-mailkanaal dat je wilt bewerken.
5. Op het tabblad kunt u de afzendernaam en het afzenderadres, de handtekening en het bijbehorende contact voor doorgestuurde e-mails bewerken:
   • Voor door HubSpot gehoste e-mailaccounts kunt u de afzendernaam ook bewerken. Voor Gmail- of Office 365-team-e-mailaccounts kan de afzendernaam niet meer worden bewerkt nadat het kanaal is gekoppeld. Om voor die accounts een andere afzendernaam in te stellen, moet u de koppeling met de helpdesk-e-mail verbreken en opnieuw tot stand brengen, en vervolgens de afzendernaam instellen tijdens het opnieuw koppelen.
   • Standaard wordt een e-mail, wanneer deze naar de helpdesk wordt doorgestuurd, geregistreerd in het contactrecord van de oorspronkelijke afzender. Om e-mails in plaats daarvan te registreren in het record van de afzender die de e-mail heeft doorgestuurd, schakel je de schakelaar ‘Oorspronkelijke afzender van doorgestuurde e-mails kiezen’ uit.
   • Om alle antwoorden naar dit e-mailadres te laten gaan, zet je de schakelaar ‘Dit e-mailadres instellen als standaardantwoordadres’ aan. Gebruik vervolgens het vervolgkeuzemenu om de gebruikers en teams te selecteren waarop het standaard e-mailadres van toepassing is.
6. Klik op ‘Opslaan’.

Een chatkanaal koppelen en aanpassen

Met een chatkanaal dat is gekoppeld aan je conversatie-inbox, kunnen bezoekers rechtstreeks vanaf je website een gesprek beginnen met je team. Leden van je team kunnen reageren vanuit de conversatie-inbox. Je kunt ook het uiterlijk van de chatwidget aanpassen, inclusief de kleur en de avatar van de widget, en de beschikbaarheidsvoorkeuren van je team instellen. Lees meer over het koppelen en aanpassen van een chatkanaal in de conversatie-inbox.

Een Facebook Messenger-kanaal koppelen en aanpassen

Om te reageren op inkomende berichten die vanaf uw Facebook-bedrijfspagina worden verzonden, koppelt u een Facebook Messenger-account -account als kanaal in je conversatie-inbox. Wanneer je Facebook Messenger koppelt, wordt er een standaard chatflow aangemaakt en ingeschakeld in je account. Dit is de primaire chatflow die op je Facebook Messenger-pagina wordt gebruikt. Je kunt deze standaard chatflow openen door je Facebook Messenger-kanaal te bewerken of via de chatflows-tool. Je kunt ook aangepaste Facebook Messenger-chatflows maken.

Een Facebook Messenger-kanaal koppelen

1. Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Ga in het menu in de linkerzijbalk naar Inbox & Helpdesk > Kanalen.
3. In de sectie Teamkanalen , klik op op Facebook Messenger.
4. Klik op de vervolgkeuzelijst 'Inkomende gesprekken verzenden naar' en selecteer de inbox waarnaar je je gesprekken wilt verzenden. 
5. Klik op 'Volgende'.
6. Klik op 'Doorgaan met Facebook'.
7. Volg de instructies om in te loggen op Facebook.
8. Klik op 'Verbinden' naast de Facebook-pagina waarmee je verbinding wilt maken.
9. Let op: je moet een beheerdersrol hebben op de Facebook-pagina die je wilt koppelen. Bevestig of wijzig je huidige rol om door te gaan met het koppelingsproces.

9. Als je nog geen Facebook-pagina hebt, klik dan op 'Facebook-pagina aanmaken'.

1. Let op: je kunt een Facebook Messenger-account niet aan meer dan één HubSpot-account koppelen.

10. Voer in het tekstvak 'Begroeting' een bericht in dat wordt weergegeven wanneer een bezoeker voor het eerst een gesprek met je begint.

11. Klik op 'Volgende'.
12. Om bezoekers direct na hun eerste bericht een antwoord te sturen, voer je een reactie in het tekstvak 'Direct antwoord verzenden ' in.

1. Vereiste seats Er is een toegewezen Sales Seat of Service Seat vereist om in te stellen en opgenomen te worden in routeringsregels.

13. Standaard blijven inkomende berichten niet toegewezen in de inbox, zodat je team ze kan beoordelen. Je kunt routeringsregels instellen zodat inkomende berichten automatisch worden doorgestuurd naar specifieke gebruikers en teams in je account:
    • Klik om de schakelaar ‘Gesprekken automatisch toewijzen’ in te schakelen.
    • Klik op het vervolgkeuzemenu ‘Toewijzen aan’ en selecteer een routeringsoptie:
      • Specifieke gebruikers en teams: wijs inkomende berichtentoe aan de geselecteerde gebruikers of teams. Selecteer de gebruikers of teams in het vervolgkeuzemenu 'Specifieke gebruikers en teams '.
      • Contactpersoon-eigenaar: wijs inkomende berichtentoe aan de eigenaar van een contactpersoon. Aan het record van de contactpersoon moet een eigenaar zijn toegewezen en deze moet worden bijgehouden met een cookie. Als de eigenaar offline is, wordt het bericht per e-mail verzonden naar de eigenaar van de bezoeker.

14. Klik op 'Volgende'.
15. Gebruik de knoppen 'Begroeting' en 'Direct antwoord' boven de voorbeeldafbeelding om een voorbeeld te bekijken van hoe uw begroeting en direct antwoord eruit zullen zien.
16. Klik rechtsonder op ‘Gereed’.

Je wordt doorgestuurd naar je inbox-instellingen, waar je je Facebook-bedrijfspagina ziet staan met de statusschakelaar ingeschakeld. Wanneer een bezoeker op je Facebook-bedrijfspagina op de knop ‘Bericht verzenden’ klikt, wordt rechtsonder het Messenger-venster geopend. De bezoeker kan een bericht opstellen en verzenden, dat vervolgens in de inbox voor gesprekken verschijnt.

Wanneer een bezoeker contact heeft met het Facebook-bedrijf of de bot, bepaalt het Platformbeleidsoverzicht van Facebook Messenger dat berichten binnen zeven dagen kunnen worden verzonden voor een vraag die niet binnen het standaardberichtenvenster kan worden opgelost. Als je bedrijf bijvoorbeeld in het weekend gesloten is wanneer er een vraag binnenkomt, heb je zeven dagen de tijd om te reageren. Geautomatiseerde berichten of inhoud die geen verband houdt met vragen van gebruikers, mogen niet buiten het standaardberichtenvenster van 24 uur worden verzonden.

Lees hoe je kunt reageren op inkomende berichten in je gespreksinbox.

De instellingen van het Facebook Messenger-kanaal bewerken

Om de instellingen van het Facebook Messenger-kanaal te bewerken:

1. Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Ga in het menu in de linkerzijbalk naar Inbox & Helpdesk > Kanalen.
3. Selecteer in het gedeelte Teamkanalende optie Facebook Messenger.
4. Klik op de pagina.
5. Als je de gegevensprivacy-instellingen in je account hebt ingeschakeld, kun je de AVG inschakelen voor een gekoppeld Messenger-account om toestemming van een bezoeker te verkrijgen voor de verwerking van zijn of haar gegevens.
6. Let op: hoewel deze functies in HubSpot beschikbaar zijn, is uw juridische afdeling de beste bron voor advies over naleving in uw specifieke situatie.
7. Klik om de schakelaar 'AVG toepassen op Facebook Messenger ' in te schakelen.
8. Klik op het vervolgkeuzemenu en selecteer een van de volgende opties:
   • Expliciete toestemming: bezoekers moeten op 'Ik ga akkoord' klikken voordat ze een bericht kunnen versturen.
   • Impliciete toestemming: de toestemmingvan bezoekers wordt verondersteld wanneer ze een gesprek met je beginnen. De tekst over toestemming voor gegevensverwerking wordt nog steeds weergegeven, maar ze hoeven niet op 'Ik ga akkoord' te klikken om het gesprek te starten.

8. In het tekstvak 'Begroetingstekst' kun je ook het bericht aanpassen dat verschijnt wanneer een contactpersoon voor het eerst een gesprek start. Om wijzigingen aan te brengen in het automatisch antwoordbericht, ga je naar je primaire chatflow.
9. Let op: omdat de Profile API van Facebook Messenger HubSpot niet toestaat het e-mailadres van een bezoeker te verzamelen, kunnen er dubbele records worden aangemaakt als een bezoeker op meerdere pagina’s een gesprek start.

Stel HubSpot Conversations in als de primaire ontvanger voor Facebook Messenger

Als je een Facebook Messenger-account hebt gekoppeld aan een Conversations-inbox, maar inkomende berichten niet in de inbox verschijnen, heb je mogelijk een andere app ingesteld als primaire ontvanger in je Facebook-instellingen. Wanneer twee verschillende chat-apps zijn geïntegreerd met een Facebook-pagina, beheert en ontvangt de primaire ontvanger-app standaard alle inkomende berichten. Lees meer overhet instellen van HubSpot Conversations als primaire ontvanger in Facebook. 

Een formulierkanaal koppelen en aanpassen

Wanneer een bezoeker een formulier indient dat is gekoppeld aan de Conversations-inbox, kun je in de inbox op zijn of haar vraag reageren, net zoals je op een e-mail zou reageren. Voor HubSpot-formulieren kun je ook een bijbehorend ticket aanmaken voor het verzoek van de bezoeker.

Let op: alle accounts die na 1 april 2024 zijn aangemaakt, kunnen geen tickets aanmaken vanuit kanalen die aan de inbox zijn gekoppeld. Lees in plaats daarvan hoe je tickets in de helpdesk beheert. Anders kun je de inbox als een gedeelde inbox gebruiken. 

Een formulierkanaal koppelen

1. Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Klik in het menu in de linkerzijbalk op Inbox & Helpdesk > Kanalen.
3. In de sectie ‘Web en apps’ , klik je op Formulier.
4. Klik rechtsboven op Formulier koppelen.
5. Klik op het vervolgkeuzemenu 'Inkomende gesprekken verzenden naar' en selecteer een inbox waarnaar u uw gesprekken wilt verzenden.
6. Klik op Volgende.
7. Selecteer een bestaand formulier of stel een nieuw formulier in:
   • Als je een bestaand formulier koppelt, klik dan op de 'Selecteer een formulier' en selecteer een bestaand formulier.
   • Als je een nieuw formulier aanmaakt, klik dan op op 'Nieuw formulier aanmaken'. Geef vervolgens geef je het formulier een naam en stel je de velden en opties in.
8. Om in te stellen welke eigenschappen nieuwe tickets uit dit formulierkanaal moeten bevatten, klik je op de pijl ‘Ticketgegevens bewerken’ en gebruik de vervolgkeuzemenu’s om de Ticketpijplijn, Ticketstatusen Ticketprioriteit.
9. Om een ticketkenmerk toe te voegen dat niet in de lijst staat, klik je op Nog een eigenschap toevoegen.

Let op: de velden ‘Ticketpijplijn’ en ‘Ticketstatus’ zijn standaard opgenomen in nieuwe formulieren, maar zijn verborgen en verschijnen niet in de editor of op het live formulier. Je kunt de ticketpijplijn of -status aanpassen door de standaardticketeigenschappen in je formulierinstellingen te bewerken.

6. Om toewijzingsregels in te stellen zodat binnenkomende formulierinzendingen automatisch worden doorgestuurd naar specifieke gebruikers en teams in uw account:

7. Vereiste seats Er is een toegewezen Sales Seat of Service Seat vereist om in routingsregels te worden opgenomen en deze in te stellen.

• Zet de schakelaar ‘Gesprekken automatisch toewijzen’ aan.
• Klik op het vervolgkeuzemenu ‘Toewijzen aan’ en selecteer een routeringsoptie:
  • Specifieke gebruikers en teams: wijs binnenkomende formulierinzendingentoe aan de geselecteerde gebruikers of teams. Selecteer de gebruikers of teams in het vervolgkeuzemenu 'Specifieke gebruikers en teams '.
  • Contactpersoon-eigenaar: wijs inkomende formulierinzendingentoe aan de eigenaar van een contactpersoon. Aan het record van de contactpersoon moet een eigenaar zijn toegewezen en deze moet worden bijgehouden met een cookie. Als de eigenaar offline is, wordt de inzending per e-mail verzonden naar de eigenaar van de bezoeker.
• Standaard worden inkomende gesprekken alleen toegewezen aan beschikbare medewerkers. Als er geen beschikbare medewerkers zijn, blijft het gesprek niet toegewezen. Je kunt het selectievakje ‘Alleen toewijzen aan beschikbare gebruikers’ uitschakelen om toewijzing op basis van de beschikbaarheid van medewerkers uit te schakelen.

Let op: inkomende berichten kunnen alleen automatisch worden doorgestuurd naar gebruikers aan wie Sales Hub of Service Hub . Als de gebruiker geen toegang heeft tot een betaalde licentie, kun je hem of haar niet opnemen in je toewijzingsregels.

7. Klik op ‘Opslaan’. 
8. Om de ticketkenmerken aan te passen, klikt u op Ticket bewerken.
9. Gebruik in het rechterpaneel de vervolgkeuzemenu's om de eigenschappen te bewerken.
   • Als u automatische toewijzingsregels in de inbox hebt ingesteld, is de ticketeigenaar standaard dezelfde als de eigenaar van de conversatie. Om de ticketeigenaar te wijzigen, klikt u op het vervolgkeuzemenu ‘Ticketeigenaar’ en selecteert u een andere optie.

• • Klik op ‘Opslaan’.

8. Klik op 'Opslaan' om het koppelen van je formulier te voltooien.

U kunt elk formulier ook rechtstreeks vanuit de formuliereditor aan de inbox koppelen. Klik in het linkerpaneel van de formuliereditor, in het gedeelte 'Ticket-eigenschappen' , op de schakelaar 'Automatische ticketaanmaak' om deze in te schakelen. Hierdoor worden de standaard ticketvelden aan het formulier toegevoegd, zodat er automatisch een ticket wordt aangemaakt bij elke verzending van het formulier. Ga naar de instellingen van het formulierkanaal om de toewijzingsregels te bewerken.

Wanneer een bezoeker het formulier indient, verschijnt de inzending in de inbox, waar u de vraag van de klant kunt beantwoorden. Als het formulierkanaal uit de inbox met gesprekken wordt verwijderd, worden de ticketkenmerken ook automatisch uit het formulier verwijderd.

Let op: verborgen formuliervelden verschijnen niet in de verzending in de inbox, maar blijven wel zichtbaar in het dashboard met formulierverzendingen en op de tijdlijn van het contactrecord.

Als een contactpersoon de limiet voor het verzenden van formulieren heeft bereikt, wordt er geen ticket aangemaakt wanneer hij of zij een formulier verzendt dat is gekoppeld aan de Conversations-inbox.

Instellingen van het formulierkanaal bewerken

Om de instellingen van het formulierkanaal te bewerken:

1. Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Ga in het menu in de linkerzijbalk naar Inbox & Helpdesk > Kanalen.
3. Klik in het menu in de linkerzijbalk op Inbox & Helpdesk > Kanalen.
4. In de sectie 'Web- en app-kanalen' , klik je op Formulier.
5. Klik op het formulier dat u wilt bewerken.
6. Om de toewijzingsregels of ticketkenmerken te bewerken, beweeg je de muisaanwijzer over het formulierkanaal en klik je op Bewerken.

• • Schakel de schakelaar ‘Gesprekken automatisch toewijzen’ in of uit. Als deze is ingeschakeld, kunt u de toewijzingsregels bewerken via de vervolgkeuzemenu’s. 
  • Om de ticketkenmerken aan te passen, klikt u op 'Ticket bewerken'.
  • Klik op het vervolgkeuzemenu 'E-mailadres voor antwoorden van de klantmedewerker' en selecteer het e-mailadres dat de klantmedewerker zal gebruiken om antwoorden te versturen.
    
    

    Let op: accounts die na 1 april 2024 zijn aangemaakt, kunnen geen tickets aanmaken vanuit kanalen die aan de inbox zijn gekoppeld. Het wordt aanbevolen om de helpdesk te gebruiken voor het aanmaken en beheren van tickets.

5. Klik op Opslaan. 

Een WhatsApp Business-account als kanaal koppelen

Koppel een WhatsApp Business-account om berichten te verzenden en te ontvangen vanaf een geverifieerd WhatsApp-telefoonnummer. Lees meer over hoe je een WhatsApp Business-account als kanaal koppelt in HubSpot.

Een belkanaal koppelen

Koppel een belkanaal om een gespreksdraad te starten die naast chat, e-mail en andere gedeelde kanalen kan worden gebruikt. Lees meer over het instellen van belkanalen, het ontvangen van oproepen en het beheren van belkanalen.

Een aangepast kanaal koppelen

Integreer een externe berichtenapp via de API voor aangepaste kanalen en beheer inkomende berichten in de gespreksinbox. Je kunt bestaande apps installeren vanuit de HubSpot App Marketplace, zoals WeChat, Telegram, LINE, Viber en Slack, of je eigen integratie helemaal zelf bouwen via de API voor aangepaste kanalen. Lees meer over het koppelen van apps voor aangepaste kanalen aan de gespreksinbox.