Ogranicz dostęp do zasobów HubSpot

Zarządzaj dostępem do treści, danych i innych zasobów, tak aby tylko odpowiednie zespoły i użytkownicy mogli je przeglądać i edytować. Może to być przydatne, jeśli chcesz rozdzielić zasoby według działów lub zespołów. Pomaga to również użytkownikom zachować koncentrację i porządek.

Zanim zaczniesz

Przed skonfigurowaniem dostępu do treści i zasobów należy pamiętać o następujących kwestiach:

• Nawet jeśli dostęp do określonych zasobów został ograniczony do określonych zespołów lub użytkowników, superadministratorzynadal mają możliwość ich przeglądania.
• Zasoby, takie jak szablony, sekwencje, dokumenty i przewodniki, mogą być przeglądane wyłącznie przez superadministratorów oraz zespoły i użytkowników posiadających do nich dostęp. Dowiedz się więcej o dostępie do szablonów w zależności od planu subskrypcji Twojego konta.
• A Treści lub Marketing Hub Aby ograniczyć dostęp do wpisów na blogu i stron według zespołów, wymagana jest subskrypcja typu Enterprise.
• Ogólnie rzecz biorąc, jeśli użytkownik posiada uprawnienia „Ogranicz dostęp według zespołów” w ramach , ale należy do zespołu, który nie ma podległych zespołów, opcja przypisywania do zespołów nie będzie widoczna.
• W przypadku zasobów, które nie zostały wymienione w powyższej tabeli, nie można obecnie ograniczyć dostępu.
• Jeśli ograniczysz użytkownikowi dostęp do narzędzia, ale posiadasz uprawnienie uprawnienie „Ogranicz dostęp według zespołów”(tylko wersja Enterprise), użytkownik nadal będzie miał dostęp do tego narzędzia, jeśli jego zespół ma do niego dostęp. Dowiedz się, jak edytować uprawnienia użytkowników.

Ustaw domyślne uprawnienia dla treści marketingowych

Domyślnie nowo utworzone zasoby marketingowe są dostępne dla wszystkich użytkowników posiadających uprawnienia do danego zasobu. Możesz jednak zechcieć zezwolić na tworzenie lub

edycję

zasobów wyłącznie określonym użytkownikom lub zespołom.

W ustawieniach konta możesz automatycznie ograniczyć dostęp do nowo utworzonych zasobów marketingowych, tak aby tylko twórca zasobu i jego zespół mogli je przeglądać i edytować. Nie dotyczy to innych typów zasobów, takich jak pliki i foldery w narzędziu do obsługi plików. 

1. Na koncie HubSpot kliknij ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu po lewej stronie przejdź do sekcji„Użytkownicy i zespoły”.
3. Kliknij kartę„Zespoły”.
4. Kliknij, aby włączyć przełącznik „Ogranicz dostęp do nowych treści ”.

Jak ograniczyć dostęp

Możesz ograniczyć dostęp do narzędzi, wykonując poniższe czynności. Informacje dotyczące pulpitów nawigacyjnych, widoków CRM i preferencji subskrypcji e-mailowych znajdziesz w sekcji poświęconej konkretnemu narzędziu poniżej.

1. Na swoim koncie HubSpot przejdź do narzędzia, do którego chcesz ograniczyć dostęp.
2. Aby przypisać jeden zasób, najedź kursorem na zasób, który chcesz przypisać, a następnie kliknij menurozwijane „Działania” i wybierz opcję„Zarządzaj dostępem”. 
3. Aby przypisać zasoby zbiorczo, zaznaczpola wyboruobok zasobów, które chcesz przypisać, a następnie kliknij opcję „Zarządzaj dostępem” lub „Przypisz użytkowników i zespoły”.
   

4. W oknie dialogowym wybierz opcję „Dostępne dla wszystkich ” lub „Wybierz użytkowników i zespoły, którzy mogą edytować”. 
5. Aby przypisać zasób do zespołów lub użytkowników, kliknij kartę„Zespoły” lub „Użytkownicy”, a następnie zaznaczpola wyboru obokzespołów i użytkowników, którym chcesz go przypisać.
6. Kliknij„Zapisz”. Zasób będzie teraz widoczny tylko dla wybranych użytkowników i zespołów. 
   
   

Instrukcje dotyczące poszczególnych narzędzi

Rekordy CRM

Domyślnie użytkownicy mogą przeglądać i edytować wszystkie kontakty, firmy, transakcje i zgłoszenia. Możesz dostosować uprawnienia użytkownika tak, aby mógł on przeglądać i edytować wyłącznie rekordy należące do niego lub jego zespołu.

Aby ograniczyć dostęp użytkowników do rekordów CRM:

1. Na koncie HubSpot kliknij ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu po lewej stronie przejdź do sekcji„Użytkownicy i zespoły”.
3. Najedź kursorem na nazwę użytkownika, którego chcesz edytować. Następnie kliknij opcję Edytuj uprawnienia.
4. W menu po lewej stronie kliknij, aby rozwinąć sekcję CRM > Obiekty CRM. 
5. W zakładceCRM kliknij [Obiekt], aby rozwinąć sekcję.
   • Kliknij menu rozwijane obok uprawnień„Wyświetl”,„Edytuj” i „Usuń”dla określonego typu rekordu.
   • Wybierz opcję „Wszystkie kontakty”, „Kontakty z ich zespołu” lub „Ich kontakty”. Podczas konfigurowania uprawnień do edycji lub usuwania możesz również wybrać opcję „Brak”. 

6. Aby edytować ustawienia dotyczące osób, które mogą komunikować się z danym rekordem, w menu na lewym pasku bocznym kliknij CRM > Narzędzia CRM. 
   • Kliknij menu rozwijaneobok opcji „Komunikuj się”.
   • Wybierz opcję Wszystkie rekordy, Rekordy należące do ich zespołu,Rekordy należące do nich lubBrak.
7. Po zaktualizowaniu uprawnień kliknij przycisk Zapisz w prawym górnym rogu .

Uwaga: aby zmiany uprawnień zaczęły obowiązywać,użytkownicy będą musieli wylogować się z konta i zalogować ponownie. Dowiedz się więcej o uprawnieniach użytkowników.

Widoki CRM

Zasoby, do których dostęp można ograniczyć, zależą od posiadanego abonamentu HubSpot:

Nie można ograniczyć dostępu do widoków standardowych, ale widoki niestandardowe CRM można ustawić tak, aby były widoczne tylko dla Ciebie, dla Twojego zespołu lub dla wszystkich.

Aby ograniczyć dostęp do niestandardowego widoku CRM:

1. Przejdź do swoich rekordów(np.CRM>Kontakty).
2. Kliknij nazwę widoku, który chcesz udostępnić.
3. Kliknij ikonę , aby skonfigurować widok.
4. W panelu kliknij Zarządzaj udostępnianiem.
5. W oknie dialogowym wybierz jedną z następujących opcji:
   • Prywatny: widok będzie widoczny tylko dla Ciebie.
   • Mój zespół: widok będzie widoczny wyłącznie dla użytkowników z Twojego zespołu. 
   • Wszyscy: widok będzie widoczny dla wszystkich użytkowników na Twoim koncie HubSpot.
   • Niestandardowy: widok będzie widoczny tylko dla wybranych przez Ciebie użytkowników i zespołów.
6. Kliknij„Zapisz”.

Skrzynka odbiorcza

rozmów

Po utworzeniu skrzynki odbiorczej możesz edytować, którzy użytkownicy i zespoły mogą ją przeglądać, zmieniając ustawienia dostępu do skrzynki odbiorczej. Dowiedz się, jak zarządzać użytkownikami skrzynki odbiorczej. 

1. Na koncie HubSpot kliknij ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu po lewej stronie przejdź do sekcji Skrzynka odbiorcza i centrum pomocy > Skrzynki odbiorcze.
3. Najedź kursorem na skrzynkę, którą chcesz zarządzać, i kliknij Edytuj. 
4. U góry kliknij kartę Dostęp . 
5. W sekcji Dostęp wybierz op cję Dostępne dla wszystkich lub Wybierz użytkowników i zespoły, które mogą edytować.  

Panele kontrolne

1. Na koncie HubSpot kliknij Więcej, a następnie przejdź do Raportowanie > Pulpity. Jeśli opcja Więcej się nie pojawia, przejdź bezpośrednio do sekcji Raportowanie > Pulpity.
2. W prawym górnym rogu kliknij ikonę ustawień pulpitu nawigacyjnego .
   
3. W prawym panelu kliknij opcję„Kto ma dostęp do tego pulpitu nawigacyjnego ” i wybierz jedną z poniższych opcji:
   • Tylko właściciel i administratorzy: zezwól na przeglądanie pulpitu nawigacyjnego wyłącznie superadministratorom i właścicielowi pulpitu nawigacyjnego.
   • Wszyscy mogą przeglądać: umożliwia wszystkim użytkownikom przeglądanie pulpitu nawigacyjnego.
     
   • Wszyscy mogą przeglądać i edytować: zezwala wszystkim użytkownikom na przeglądanie i edytowanie pulpitu nawigacyjnego.
   • Określeni użytkownicy i zespoły (tylkowersja Enterprise ): zezwól na dostęp do pulpitu nawigacyjnego wyłącznie określonym zespołom i użytkownikom.
4. Kliknij„Zapisz”.

Potoki obiektów

Jeśli jesteś superadministratorem, możesz ograniczyć dostęp do konkretnych potoków dla wybranych użytkowników i zespołów. Dostęp jest zarządzany osobno dla każdego potoku. Aby uzyskać dostęp do rekordów w ramach potoku, musisz również posiadać odpowiednie uprawnienia do obiektów CRM (np. uprawnienia do transakcji ).

1. Na koncie HubSpot kliknij ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu na lewym pasku bocznym, w sekcji Zarządzanie danymi, przejdź do Obiekty.
3. W górnej części strony „Obiekty ” kliknij menu rozwijane„Wybierz obiekt” iwybierz obiekt (np. „Transakcje”) z potokiem, który chcesz edytować.
4. Kliknij kartę „Pipeline’y ”.
5. Kliknijnazwę ścieżki, do której chcesz zarządzać dostępem.
6. W sekcji Zarządzaj [nazwa ścieżki] kliknij opcję Działania, a następnie wybierz opcję Zarządzaj dostępem.
7. W prawym panelu wybierz opcję „Prywatny dla mnie”, „Dostępny dla wszystkich” lub „Wybierz użytkowników i zespoły, które mogą edytować”.

Wyraźne przyznanie użytkownikowi lub zespołowi dostępu do ścieżki ograniczy dostęp wszystkim pozostałym. Jeśli użytkownik nie ma uprawnień do przeglądania ścieżki:

• Pipeline’y z ograniczeniami będą wyszarzone na koncie HubSpot na komputerze oraz w aplikacji mobilnej.
• Użytkownik może wyświetlić konkretny rekord, jeśli otrzyma bezpośredni link od użytkownika posiadającego dostęp do potoku.
• Może przeglądać rekordy z ograniczonych potoków w raportach.
• Może przeglądać rekordy z ograniczonych potoków jako powiązania w rekordach.
• Może wyszukiwać rekordy w ramach potoku.
• Nie będą mogli tworzyć nowych rekordów w ramach tego procesu sprzedaży. 

Dokumenty, scenariusze, sekwencje i szablony sprzedaży

Zarządzaj poziomem dostępu do swoich dokumentów, przewodników, sekwencji lub szablonów. Możesz ustawić je jako prywatne (dostępne tylko dla właściciela), udostępnione wszystkim lub udostępnione określonym użytkownikom i zespołom. 

Dowiedz się, jak ograniczyć dostęp do treści sprzedażowych. 

Domeny

Domyślnie użytkownicy z uprawnieniami do ustawień domeny mogą przeglądać i edytować wszystkie domeny, a także publikować treści we wszystkich domenach. Można również ograniczyć, którzy użytkownicy mogą edytować lub publikować treści w określonych domenach.

Dowiedz się, jak przypisywać zespołom uprawnienia do publikowania w domenach.

Konta społecznościowe

Ograniczając dostęp do swoich kont w serwisach społecznościowych, należy pamiętać o następujących kwestiach:

• Jeśli z kontem w serwisie społecznościowym jest połączonych wielu użytkowników, tylko superadministratorzy mogą zarządzać tym, którzy użytkownicy i zespoły mają dostęp do tego konta.
• Jeśli z kontem w serwisie społecznościowym połączony jest tylko jeden użytkownik, zarówno superadministratorzy, jak i użytkownik, który połączył konto, będą mogli zarządzać dostępem do tego konta.

Wyraźne przyznanie użytkownikowi lub zespołowi dostępu do konta w serwisie społecznościowym ograniczy dostęp wszystkim pozostałym. Użytkownicy lub zespoły bez dostępu nie mogą wyświetlać ani zarządzać postami z tego konta w narzędziu społecznościowym. Dowiedz się więcej o zarządzaniu publikowaniem treści w mediach społecznościowych przez użytkowników oraz dostępem do kont.

1. Na koncie HubSpot kliknij ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu po lewej stronie przejdź do sekcjiMarketing > Media społecznościowe.
3. Najedź kursorem na swoje konto w mediach społecznościowych i w kolumnie Dostęp do konta kliknij Edytuj.

4. W prawym panelu wybierz opcję „Prywatne dla mnie”, „Dostępne dla wszystkich” lub „Wybierz użytkowników i zespoły, które mogą edytować”. Tylko klienci posiadający Marketing Hub Enterprisemogą ograniczać dostęp użytkownikom i zespołom. 
   • Jeśli wybierasz konkretnych użytkowników lub zespoły, w pasku wyszukiwania znajdź odpowiednią pozycję i zaznacz pole wyboru po lewej stronie nazwy użytkownika lub zespołu.
   • Aby odebrać dostęp danemu kontu, odznacz pole wyboru obok nazwy użytkownika lub zespołu albo kliknij znak „X” w sekcji „Kto ma dostęp ”.
5. W dolnej części panelu kliknij „Zapisz”.

E-maile

Przydziel

uprawnienia do

edycji konkretnych wiadomości e-mailowych poszczególnym użytkownikom lub zespołom z poziomu pulpitu nawigacyjnego wiadomości e-mail, postępując zgodnie z ogólnymi instrukcjami. Wiadomości e-mail przypisane do zespołu mogą być edytowane wyłącznie przez użytkowników należących do tego zespołu. Dostęp do każdej wiadomości e-mail, która nie została przypisana, będą mieli wszyscy użytkownicy i zespoły posiadające uprawnienia użytkownika do wiadomości e-mail.

Jeśli użytkownik na Twoim koncie HubSpot nie ma uprawnień do edycji konkretnej wiadomości e-mail, może poprosić o dostęp do niej, wykonując poniższe czynności:

1. Na koncie HubSpot kliknij Więcej, a następnie przejdź do Marketing > E-mail. Jeśli opcja Więcej się nie pojawia, przejdź bezpośrednio do sekcji Marketing > E-mail.
2. Kliknijnazwę wiadomości e-mail, do której chcesz uzyskać uprawnienia do edycji.
3. W prawym górnym rogu najedź kursorem na przycisk„Sprawdź i wyślij ”, a następnie kliknij opcję„Poproś o aktualizację uprawnień”.
4. W oknie dialogowym kliknij menu rozwijane „Osoba zatwierdzająca ” i wybierz administratora ze swojego zespołu.
5. Opcjonalnie możesz wpisaćwiadomość, w której wyjaśnisz, dlaczego potrzebujesz uprawnień do edycji wiadomości e-mail.
6. Kliknij„Wyślij prośbę”. Wybrana osoba zatwierdzająca otrzyma powiadomienie, że poprosiłeś o dostęp do adresu e-mail. Po przyznaniu dostępu przez tę osobę otrzymasz wiadomość e-mail z potwierdzeniem.

Pliki 

Zarządzaj dostępem do poszczególnych plików, folderów i podfolderów w narzędziu plików, aby dokładniej kontrolować, którzy użytkownicy lub zespoły mogą je przeglądać lub edytować.

Konfigurując dostęp do plików, możesz zezwolić wszystkim użytkownikom lub zespołom na dostęp do folderu głównego, ale ograniczyć dostęp do podfolderu. Niemożna konfigurować ustawień dostępu do folderów systemowych generowanych przez HubSpot.

Aby ograniczyć dostęp do plików lub folderów:

1. Na koncie HubSpot kliknij Więcej, a następnie przejdź do Treść > Pliki. Jeśli opcja Więcej się nie pojawia, przejdź bezpośrednio do sekcji Treść > Pliki.
2. Najedź kursorem na plik lubfolderi kliknijopcję „Działania”. Następnie wybierz opcję„Zarządzaj dostępem”. 

3. W prawym panelu skonfiguruj dostęp do pliku lub folderu: 
   • Tylko dla mnie: ogranicz dostęp wyłącznie do swojego konta użytkownika.
   • Dostępne dla wszystkich:wszyscy użytkownicy mogą przeglądać i edytować plik lub folder. 
   • Wybierz użytkowników i zespoły, które mają dostęp: tylko wybrani użytkownicy mogą edytować plik lub folder. Jeśli posiadasz subskrypcję Professional lub Enterprise, możesz również ograniczyć dostęp do przypisanych zespołów. Dowiedz się więcej o zarządzaniu zespołami.
     • Zaznaczpole wyboru obok użytkowników lub zespołów, którym chcesz przyznać dostęp. 
     • Aby cofnąć dostęp zespołowi, odznaczpole wyboru oboknazwy użytkownika lub zespołu albo kliknij znak„X”w sekcji„Kto ma dostęp”.
4. W dolnej części panelu kliknij„Zapisz”.

Właściwości

Ogranicz dostęp do właściwości, aby tylko określone osoby i zespoły mogły edytować tę właściwość w rekordach. Ograniczona właściwość będzie nadal widoczna dla wszystkich użytkowników.

Użytkownicy i zespoły, którym nie przyznano dostępu, po najechaniu kursorem na właściwość w rekordzie zobaczą komunikat:„Nie masz uprawnień do edycji wartości tego pola ”. Dowiedz się, jak ograniczyć dostęp do edycji właściwości.

Paski boczne rekordów

Możesz dostosować paski boczne wyświetlane w rekordach kontaktów, firm, transakcji i zgłoszeń, tak aby różne zespoły miały różne widoki. Dowiedz się, jak spersonalizować paski boczne rekordów dla konkretnych zespołów.

Raporty

Istnieje wiele sposobów ograniczenia dostępu do raportów:

• Jeśli raport nie został dodany do pulpitu nawigacyjnego, możesz ograniczyć do niego dostęp indywidualnie z poziomu narzędzia raportów.
• Jeśli raport został dodany do pulpitu nawigacyjnego, dostęp do niego można ograniczyć, przypisując uprawnienia do tego pulpitu.

Nie można ograniczyć dostępu do raportów znajdujących się w sekcji narzędzi analitycznych ani do poszczególnych niestandardowych widoków analitycznych.

Segmenty

Superadministratorzymogą określać, które zespoły mają wgląd w poszczególne segmenty, edytując uprawnienia dostępu do segmentów. Dostęp można również dodatkowo zarządzać, przypisując segmenty i ograniczając rekordy na podstawie własności rekordów.

Przepływy pracy

Przypisz przepływy pracy do konkretnego zespołu z poziomu pulpitu nawigacyjnego przepływów pracy, korzystając z ogólnych instrukcji.

Przepływy pracy przypisane do zespołu mogą być przeglądane i edytowane wyłącznie przez użytkowników z tego zespołu. Każdy przepływ pracy, który nie został przypisany, będzie dostępny dla wszystkich użytkowników i zespołów posiadającychuprawnienia użytkownika do przepływów pracy.

Kampanie

Ogranicz dostęp do swoich kampanii marketingowych, aby umożliwić określonym zespołom zarządzanie szczegółami kampanii i zmianę zasobów z nią powiązanych. 

1. Na koncie HubSpot kliknij Więcej, a następnie przejdź do Marketing > Kampanie. Jeśli opcja Więcej się nie pojawia, przejdź bezpośrednio do sekcji Marketing > Kampanie.
2. Najedź kursorem na kampanię, dla której chcesz edytować uprawnienia, a następnie kliknij menu rozwijane„Działania ” i wybierz opcję „Zarządzaj dostępem”.
3. W prawym panelu wybierz opcjęDostępne dla wszystkich lubWybierz zespoły, które mogą edytować.
4. W pasku wyszukiwania znajdź i zaznaczpole wyboru po lewej stronie nazwy zespołu, któremu chcesz przyznać dostęp do kampanii.
5. Aby cofnąć dostęp do kampanii, odznaczpole wyboru obok nazwy zespołu lub kliknij ikonę„X” wsekcji „Kto ma dostęp”.
6. W dolnej części panelu kliknij„Zapisz”.

Reklamy

Po połączeniu kont reklamowych Google, Facebooka lub LinkedIn z HubSpot możesz przypisać je do konkretnych użytkowników i zespołów.

1. Na koncie HubSpot kliknij ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu po lewej stronie przejdź do sekcjiMarketing >Reklamy.
3. Najedź kursorem na konto reklamowe, dla którego chcesz edytować uprawnienia, a następnie kliknij menu rozwijane Działania. Wybierz opcję Zarządzaj dostępem.
4. W prawym panelu wybierz opcjęDostępne dla wszystkich lubWybierz zespoły, które mogą edytować.
5. W pasku wyszukiwania wyszukaj i zaznaczpole wyboru po lewej stronie nazwy zespołu, któremu chcesz przyznać dostęp do konta reklamowego.
6. Aby cofnąć dostęp do kampanii, odznaczpole wyboru obok nazwy zespołu lub kliknij ikonę„X” wsekcji „Kto ma dostęp”.
7. W dolnej części panelu kliknij„Zapisz”.