Deduplikacja rekordów w HubSpot

HubSpot automatycznie deduplikuje kontakty za pomocą adresów e-mail, a firmy za pomocą nazw domen.

Identyfikatory rekord ów mogą być również używane do deduplikacji kontaktów, firm, transakcji, biletów, produktów i obiektów niestandardowych. Identyfikatory rekordów można umieścić w pliku importu , aby deduplikować rekordy podczas importu.

Użytkownicy kont Professional i Enterprise mogą również ręcznie zarządzać ewentualnymi duplikatami poprzez narzędzie do zarządzania duplikatami.

Automatyczna deduplikacja w HubSpot

HubSpot deduplikuje obiekty, które są tworzone w CRM (np. importy, zgłoszenia formularzy) w następujący sposób:

• Deduplikuj kontakty według usertokenów
• Deduplikuj kontakty według adresu e-mail
• Deduplikuj firmy według nazwy domeny firmy
• Deduplikacja kontaktów, firm, transakcji, biletów lub produktów według ID rekordu

Deduplikacja kontaktów według usertokenów

Gdy nowy kontakt jest dodawany do HubSpot za pośrednictwem formularza, HubSpot sprawdza token użytkownika kontaktu (tj. plik cookie hubspotutk), aby sprawdzić, czy pasuje on do istniejącego kontaktu. Jeśli włączyłeś funkcjonalność GDPR na swoim koncie, użytkownik musi zaakceptować baner polityki prywatności, aby ten plik cookie został powiązany z jego rekordem kontaktu.

Jeśli dwa zgłoszenia formularza pochodzą z tej samej przeglądarki i komputera, zgłoszenia zostaną połączone w jeden rekord, ponieważ HubSpot wykryje ten sam token użytkownika dla obu zgłoszeń. W takim przypadku wystąpi następująca sytuacja:

• Informacje z drugiego zgłoszenia formularza nadpiszą informacje z pierwszego zgłoszenia, ponieważ mają one ten sam plik cookie przechowywany w przeglądarce.
• Jeśli adres e-mail z drugiego zgłoszenia nie istnieje jeszcze jako kontakt w HubSpot, adres e-mailnadpisze istniejący adres e-mail dla tego kontaktu.
• Jeśli kontakt prześle formularz przy użyciu jednego z drugorzędnych adresów e-mail w HubSpot, drugorzędny adres e-mail zastąpi podstawowy adres e-mail po przesłaniu.

Jeśli chcesz, aby każde przesłanie formularza z tej samej przeglądarki powodowało utworzenie nowego kontaktu, możesz włączyć ustawienieZawsze twórz nowy kontakt dla nowej wiadomości e-mail w opcjach formularza.

Deduplikacja kontaktów według adresu e-mail

Kiedy nowy kontakt zostanie dodany, HubSpot będzie szukał pasującej wartości we właściwości Email.

• W przypadku próby ręcznego utworzenia kontaktu o takim samym adresie e-mail jak istniejący kontakt, HubSpot powiadomi o tym, że kontakt już istnieje i nie będzie można dodać dodatkowego kontaktu.
• W przypadku dodawania za pośrednictwem formularzy lub interfejsu API, jeśli na koncie użytkownika istnieje już kontakt o tym samym adresie e-mail, informacje o nowym kontakcie zostaną dodane do istniejącego rekordu kontaktu. Jeśli kontakt prześle formularz ze swoim dodatkowym adresem e-mail, adres e-mailnadpisze istniejący adres e-mail dla tego kontaktu. Jeśli chcesz, aby każde przesłanie formularza z tej samej przeglądarki tworzyło nowy kontakt, możesz włączyć ustawienieZawsze twórz nowy kontakt dla nowej wiadomości e-mail w opcjach formularza.
• Po dodaniu przez import:
  • Jeśli na Twoim koncie istnieje już kontakt o tym samym adresie e-mail, nowe informacje o kontakcie zostaną dodane do istniejącego rekordu kontaktu. Na przykład, jeśli importujesz listę kontaktów zawierającą "admin@hubspot.com", a istniejący kontakt na Twoim koncie HubSpot ma adres e-mail "admin@hubspot.com", zaimportowane informacje zostaną dodane do tego istniejącego rekordu kontaktu.
  • Jeśli używasz drugorzędnej wiadomości e-mail kontaktu w HubSpot jako jego unikatowego identyfikatora podczas importu, jeśli uwzględnisz zarówno drugorzędną wiadomość e-mail, jak i ID rekordu jako kolumny w swoim pliku, drugorzędna wiadomość e-mail zastąpi podstawową wiadomość e-mail podczas importu. Jeśli nie chcesz, aby drugorzędny e-mail nadpisał podstawowy, nie umieszczaj również kolumny Record ID w swoim pliku.
  • Jeśli nie uwzględnisz właściwości Email w swoim imporcie, każdy wiersz twojego pliku importu będzie importowany jako nowy rekord kontaktu.
  • Jeśli istnieje już wiele rekordów z tym samym adresem e-mail co importowany kontakt, otrzymasz błąd importu i ten kontakt nie zostanie zaimportowany.

Deduplikacja firm według domeny firmy

• W przypadku próby ręcznego utworzenia firmy o tej samej nazwie domeny, co domena podstawowa istniejącej firmy, HubSpot wyświetli alert, że firma już istnieje.
• W przypadku dodawania za pomocą importu, jeśli na koncie istnieje już firma o tej samej nazwie domeny, informacje o nowej firmie zostaną dodane do istniejącego rekordu firmy.
• Jeśli nie uwzględnisz właściwości Nazwa domeny firmy w swoim imporcie, każdy wiersz pliku importu zostanie zaimportowany jako nowy rekord firmy.
• Jeśli istnieje już wiele rekordów o tej samej nazwie domeny co importowana firma, otrzymasz błąd importu i ta firma nie zostanie zaimportowana.

Uwaga: firmy utworzone poprzez API nie będą deduplikowane przez właściwość Nazwa domeny firmy.

Deduplikuj rekordy według ID rekordu

Kiedy chcesz zaimportować kontakt, firmę, umowę, bilet, produkt lub rekord obiektu niestandardowego, możesz użyć unikalnego identyfikatora rekordu, aby dopasować te rekordy do istniejących rekordów w HubSpot. Ten identyfikator rekordu może być użyty do deduplikacji rekordów podczas procesu importu lub do wyszukiwania określonego rekordu w HubSpot.

• Aby uzyskać ID Rekordu, wyeksportuj swoje rekordy lub zobacz wartość konkretnego obiektu dla jegoID Rekordu .
• Dołącz kolumnę Record ID do swojego pliku podczas importowania rekordówdo HubSpot. Jeśli uwzględnisz kolumnę Record ID w swoim pliku, wszystkie wiersze bez wartości dla Record ID utworzą nowe rekordy.
• Podczas importu, zostaniesz poproszony o dopasowanie kolumny z Record ID w menu rozwijanym Importuj jako.

Dowiedzsię więcej o import owaniu Record ID i jak skonfigurować pliki importu.

Ręczna deduplikacja kontaktów i firm( tylko wersjeProfessional i Enterprise )

Użytkownicy z dostępemEdit do Everything for Contacts and Companies mogą deduplikować kontakty i firmy na swoim koncie za pomocą narzędzia do zarządzania duplikatami. Jeśli konto ma subskrypcję Operations Hub Professional lub Enterprise, można masowo ded uplikować rekordy i wyświetlić przegląd danych zduplikowanych rekordów w centrum dowodzenia jakością danych.

Narzędzie zarządzania duplikatami identyfikuje duplikaty poprzez porównanie wartości rekordów dla następujących właściwości:

• Kontakty: Imię, Nazwisko, Adres e-mail, Kraj IP, Numer telefonu, Kod pocztowy i Nazwa firmy.
• Firmy: Nazwa domeny firmy, Nazwa firmy, Kraj/region, Numer telefonu oraz Branża.

• Na swoim koncie HubSpot przejdź do kontaktów lub firm:
  
  • Kontakty: W koncie HubSpot przejdź do Kontakty > Kontakty.
  • Firmy: W koncie HubSpot przejdź do Kontakty > Firmy.
• W prawym górnym rogu kliknij menu rozwijane Akcje i wybierz opcję Zarządzaj duplikatami.
• Wyświetl listę zduplikowanych par kontaktów lub firm do wglądu. Możesz również zobaczyć, kiedy nastąpi następne obliczenie.

Uwaga: jeśli HubSpot wyświetla firmę macierzystą jako duplikat firmy dziecięcej, nie będzie można przejrzeć ani odrzucić tej pary jako duplikatu. Musisz usunąć relację rodzic -dziecko, zanim będziesz mógł je połączyć.

• Aby zmienić, które właściwości są wyświetlane podczas porównywania rekordów, nad tabelą kliknij przycisk Wybierz właściwości do przeglądu. Ta opcja pojawia się tylko wtedy, gdy na liście znajdują się potencjalne duplikaty.

• • Aby usunąć wyświetlaną właściwość, kliknij X obok niej w sekcji Wybrane właściwości.
  • Aby wyświetlić właściwość, kliknij pole wyboru obok właściwości.
  • Po wybraniu właściwości kliknij przycisk Zastosuj.

Uwaga: wybrane właściwości nie są używane jako kryteria do identyfikacji zduplikowanych rekordów. Właściwości są wyświetlane, aby zapewnić dodatkowy kontekst podczas porównywania rekordów zidentyfikowanych przez narzędzie zarządzania dup likatami.

• Aby porównać pojedynczą parę możliwych duplikatów, kliknij Przeglądaj obok pary kontaktów lub firm.
  
  
  • W oknie dialogowym można porównać właściwości rekordu i przeanalizować, który rekord ma zostać zachowany. Wybierz kontakt lub firmę , którą chcesz zachować, a następnie kliknij przycisk Połącz. Dowiedz się więcej o scalaniu kontaktów lub firm w HubSpot.
  • Jeśli dwa rekordy nie są duplikatami, w oknie dialogowym kliknij Anuluj. W tabeli kliknij Odrzuć , aby usunąć tę zidentyfikowaną parę z pulpitu nawigacyjnego Zarządzaj duplikatami.

• Aby scalić zduplikowane rekordy lub odrzucić propozycje hurtowo( tylkoOperations Hub Professional i Enterprise ), zaznacz pola wyboru obok rekordów.

• Aby odrzucić sugerowaną parę, należy kliknąć przycisk Odrzuć w górnej części tabeli. Rekordy zostaną usunięte z pulpitu nawigacyjnego.

• Aby porównać rekordy, kliknąć Recenzja w górnej części tabeli.
  • W oknie dialogowym kliknij menu rozwijane Kryteria łączenia i wybierz kryterium decydujące o sposobie łączenia rekordów:

• • • Najnowsze zaangażowanie: wszystkie wybrane rekordy zostaną scalone w rekord z najnowszą wartością dla właściwościData ostatniego zaangażowania. Zaangażowania, które mają wpływ na tę właściwość, obejmują interakcje ze stronami internetowymi, formularzami, dokumentami, linkiem do spotkań lub śledzonymi e-mailami typu "jeden do jednego".
    • Najstarsze zaangażowanie: wszystkie wybrane rekordy zostaną połączone w rekord z najstarszą wartością właściwościData ostatniego zaangażowania.
    • Utworzone jako pierwsze: wszystkie wybrane rekordy zostaną połączone w najstarszy rekord oparty na właściwości Data utworzenia.
    • Utworzonyostatni: wszystkie wybrane rekordy zostaną połączone w najnowszy rekord oparty na właściwości Data utworzenia.
    • Ostatnio aktualizowane: wszystkie wybrane rekordy zostaną połączone w rekord z najnowszą aktualizacją wartości właściwości. Wszystkie właściwości, w tym ukryte wewnętrzne właściwości HubSpot, są oceniane.
• 
  • Kliknij przycisk Połącz wszystko.

Dowiedz się więcej o tym, co dzieje się podczas scalania kontaktów lub firm.