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Rastrear e registrar e-mails com a extensão do HubSpot Sales para Chrome

Ultima atualização: Janeiro 31, 2024

Disponível com qualquer uma das seguintes assinaturas, salvo menção ao contrário:

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Use os recursos Rastrear e Registrar da extensão do HubSpot Sales para Chrome para monitorar e manter um registro de envolvimento dos contatos com seus e-mails. Com o recurso de rastreamento ativado, você pode receber notificações em tempo real quando um contato abrir seu e-mail. Você também pode optar por registrar o e-mail para o registro do contato no HubSpot, a fim de manter um registro de todas as comunicações anteriores para a referência da sua equipe.

Pode rever as informações sobre abertura e clique de e-mails no feed de actividades; os e-mails registados são guardados em registos de contactos individuais e nos respectivos registos associados .

Nota: se tiver ativado as definições de privacidade de dados na sua conta, a sua equipa jurídica é o melhor recurso para determinar a forma como a sua empresa utiliza o registo e o rastreio de correio eletrónico. Também pode personalizar as definições da extensão para remover esta funcionalidade para uma mensagem específica ou para contactos e domínios de correio eletrónico específicos. Além disso, as aberturas de correio eletrónico só podem ser rastreadas para contactos com uma base jurídica atribuída para o processamento de dados. Saiba mais sobre o rastreamento de e-mails com a opção de privacidade de dados ativada.

Saiba mais sobre as diferenças entre rastreamento e registro neste artigo.

Definir as configurações de registro e rastreamento padrão

Superadministradores podem atualizar o comportamento predefinido para rastrear, registar e associar e-mails a todos os utilizadores da sua conta.

Para configurar esses padrões:

  • Na sua conta da HubSpot, clique em settings ícone de configuração na barra de navegação principal.
  • No menu da barra lateral esquerda, acesse Objetos > Atividades.
  • Clique na guia Registro e rastreamento de e-mail.
  • Em Configurações de registro e rastreamento de e-mail, configure como os e-mails serão registrados no HubSpot marcando ou desmarcando as caixas de seleção associadas:
    • Aplicar configuração de registro padrão para todos os usuários: quando esta configuração está ativada, você pode clicar para ativar ou desativar a opção Registre todos os e-mails por padrão para definir se os e-mails são registrados por padrão para todos os usuários da sua conta.
    • Aplicar associação padrão para todos os usuários: quando esta configuração está ativada, você pode clicar no menu suspenso e selecionar os tipos de registro padrão para associar a uma mensagem de e-mail registrada.
    • Aplicar configuração de acompanhamento padrão para todos os usuários: se você tiver marcado a caixa de seleção Permitir que todos os usuários rastreiem e-mails e vejam quando os destinatários abrem e clicam em seus e-mails, poderá ativar esta configuração para definir se todos os e-mails serão rastreados por padrão para todos os usuários da conta.

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Rastreamento de e-mails

Para enviar um e-mail rastreado do Gmail:

  • Você será solicitado a fazer login na sua conta do Gmail.
  • Escreva um novo e-mail. Insira o destinatário do e-mail, a linha de assunto e o corpo do e-mail.
  • Marque a caixa de seleção Rastrear.
  • Clique em Enviar.
select-the-track-checkbox
 

Exibir o status do e-mail rastreado

Antes de o seu contacto abrir o e-mail, a linha de assunto do e-mail e o destinatário serão apresentados no seu feed de actividades no HubSpot como Enviado. activity-feed-sent-email-activity

Assim que o destinatário abrir o e-mail, receberá uma notificação pop-up em tempo real no seu ambiente de trabalho. Quando você voltar ao feed de atividades ou ao feed da extensão para Chrome, verá as informações sobre o e-mail marcadas como Aberto. Clique no menu suspensoabaixo do nome do contato para ver quando o destinatário abriu seu e-mail. Você também verá um histórico das atividades do contato listadas.activity-feed-open-email-notification

Você também pode ver como os contatos se envolvem com seus e-mails rastreados da extensão para Chrome. Para acessar seu feed de atividades na extensão para Chrome, clique no ícone de engrenagem da HubSpot sprocket no canto superior direito do seu navegador Chrome. activity-feed-chrome-extension-sent-email

Saiba mais sobre o funcionamento do rastreio de correio eletrónico e das notificações de vendas e como desativar o rastreio.

Rastreamento com a opção de privacidade de dados ativada

Se tiver ativado as definições de privacidade de dados na sua conta, a HubSpot só pode rastrear as aberturas de e-mail de um contacto quando este tiver uma base jurídica atribuída para o tratamento de dados. Ao escrever um e-mail no Gmail, a caixa de seleção Rastrear estará esmaecida para indicar que o contato não pode ser rastreado.

tracking-removed-gdpr-contact

As aberturas de e-mail nãoserão rastreadas para contatos que não tenham uma base jurídica para processamento de dados ou destinatários de e-mail que ainda não sejam contatos. Ao enviar um e-mail para vários destinatários, as aberturas de e-mail serão rastreadas de forma anônima.

Você pode alterar a elegibilidade de um contato, atualizando a propriedade Base jurídica para processar os dados do contato .

Registro de e-mails

Para registrar um e-mail e adicionar um novo contato à sua conta do HubSpot CRM, o endereço de e-mail no qual você envia e-mails deve ser um dos seguintes:

Pode especificar endereços de e-mail e domínios para os quais não pretende registar e-mails nas suas definições de conta da HubSpot . Ou pode adicionar estes endereços de correio eletrónico e domínios na sua extensão Chrome definições.

Observação: e-mails maiores que 50 MB não serão registrados na sua conta da HubSpot. Contagem de anexos em direção a este limite. Seu e-mail ainda será entregue com sucesso ao contato, mas você não verá o e-mail incluído no registro.

Para enviar um e-mail registrado do Gmail:

  • Você será solicitado a fazer login na sua conta do Gmail.
  • Escreva um novo e-mail. Insira o destinatário do e-mail, a linha de assunto e o corpo do e-mail. Se o endereço de e-mail do destinatário já estiver associado a um registro de contato no seu CRM, o ícone de roda dentada da HubSpot aparecerá na linha junto ao seu endereço de e-mail no campo Para
  • Marque a caixa de seleção Registrar.
  • Por predefinição, a extensão do Chrome selecciona automaticamente os cinco registos de negócios ou bilhetes associados mais recentes do contacto para registar os e-mails. Apenas as ofertas ou bilhetes numa fase Open serão automaticamente seleccionados. Se você incluir qualquer destinatário no campo CC, os objetos associados aos registros também serão selecionados automaticamente. Para selecionar explicitamente em quais registros o e-mail será registrado:
    • Clique no menu suspenso ao lado da caixa de seleção Registro.
    • Marque e desmarque as caixas de seleção ao lado dos registros nos quais deseja registrar o e-mail.
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    • Se você enviar um e-mail para um destinatário que ainda não é um contato no seu CRM, um novo registro de contato será criado. Você o e-mail do contato será listado ao editar as associações. Desmarque a caixa de seleção se não quiser que o e-mail registre o novo registro do contato. Saiba como registar e-mails em registos de contactos existentes apenas.

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  • Clique em Enviar.

Pode personalizar os registos associados aos quais os seus e-mails são automaticamente registados nas definições da extensão Chrome. Se estiver a utilizar contactos de marketing, um novo contacto criado por um e-mail registado será definido como não comercial.

Nota: Se for criado um novo contacto através de um e-mail registado, o utilizador do HubSpot que enviou o e-mail será automaticamente atribuído como proprietário do contacto, desde que não tenha sido atribuído um proprietário anterior. 

Visualizar o e-mail registrado no HubSpot

E-mails registrados no HubSpot usando a extensão serão associados automaticamente aos registros especificados antes de enviar o e-mail. Para visualizar o e-mail registrado no HubSpot:

  • Na sua conta da HubSpot, navegue para os seus contactos, empresas ou negócios.
  • Clique no nome do registro.
  • Na linha do tempo, localize o e-mail registrado. No e-mail, você pode fazer o seguinte: 
    1. Registros associados: clique para editar os registros associados.
    2. Fixar: clique para fixar o e-mail no topo da linha do tempo do contato.
    3. Excluir: clique para excluir a atividade de e-mail na linha do tempo.
    4. Detalhes: clique para ver informações específicas sobre o envio de e-mail.
    5. Expandir: clique para ver o corpo completo do e-mail. Se houver uma conversa de e-mail contínua, clique em Exibir thread para ver todos os e-mails no thread.
    6. Anexos: clique para abrir anexos associados a este envio de e-mail específico.
    7. Responder: clique em Responder para enviar uma resposta de e-mail para o contato pelo HubSpot. Logged-email-contact-record

Nota: para enviar respostas de e-mail do HubSpot e registar respostas recebidas para o HubSpot, tem de ter uma caixa de entrada ligada.

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