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Rastrear e registrar e-mails com a extensão do HubSpot Sales para Chrome

Ultima atualização: Março 19, 2021

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Use os recursos Rastrear e Registrar da extensão do HubSpot Sales para Chrome para monitorar e manter um registro de envolvimento dos contatos com seus e-mails. Com o recurso de rastreamento ativado, você pode receber notificações em tempo real quando um contato abrir seu e-mail. Você também pode optar por registrar o e-mail para o registro do contato no HubSpot, a fim de manter um registro de todas as comunicações anteriores para a referência da sua equipe.

Você pode revisar as informações de aberturas e cliques de e-mails no feed de atividades. Os e-mails registrados são salvos em registros de contatos individuais e seus registros associados.

Observação: se você ativou a funcionalidade do Regulamento Geral de Proteção de Dados (GDPR) na sua conta, sua equipe jurídica é o melhor recurso para determinar como sua empresa deve usar o registro e o rastreamento de e-mails.Você também pode personalizar suas configurações de extensão para desativar esta funcionalidade para uma mensagem específica ou domínios específicos de e-mail ou domínios.Qualquer contato existente que não tenha concedido uma base jurídica para processamento de dados será rastreado anonimamente.

Antes de começar, observe a diferença entre um e-mail rastreado e um e-mail registrado:

  • Rastrear: use o recurso de rastreamento para monitorar quando os contatos abrirem seus e-mails. Para rastrear e-mails, o HubSpot insere uma imagem de rastreamento de um pixel no e-mail depois que ele é enviado. Você receberá uma notificação em tempo real no computador quando um contato abrir o e-mail rastreado. Os usuários com licenças pagas do Sales Hub atribuídas também podem rastrear quando um destinatário clicar em um link do e-mail. Os usuários gratuitos não podem rastrear cliques. O HubSpot registra as aberturas e cliques de e-mails rastreados no feed de atividades e na linha do tempo do registro.

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  • Registrar: use este recurso para registrar uma cópia de um e-mail em um registro no HubSpot. Quaisquer anexos incluídos no e-mail também aparecerão no registro do contato. Registre seus e-mails para manter um arquivo de comunicação anterior. Os e-mails registrados não fornecem informações sobre aberturas ou cliques.

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Tenha em mente que você pode enviar um e-mail rastreado e registrado. Dessa forma, você receberá notificações de abertura e terá um registro da comunicação de e-mail na HubSpot. Você também pode definir os padrões de registro e rastreamento da sua extensão.

Rastreamento de e-mails

Para enviar um e-mail rastreado do Gmail:

  • Você será solicitado a fazer login na sua conta do Gmail.
  • Escreva um novo e-mail. Insira o destinatário do e-mail, a linha de assunto e o corpo do e-mail.
  • Marque a caixa de seleção Rastrear.
  • Clique em Enviar.
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Exibir o status do e-mail rastreado

Antes do contato abrir o e-mail, a linha de assunto e o destinatário do e-mail serão exibidos no feed de atividades do HubSpot como Enviados. activity-feed-sent-email-activity

Quando o destinatário abrir o e-mail, você receberá uma notificação pop-up em tempo real na sua área de trabalho. Quando você voltar ao feed de atividades ou ao feed da extensão para Chrome, verá as informações sobre o e-mail marcadas como Aberto.  Clique no menu suspenso abaixo do nome do contato para ver quando o destinatário abriu seu e-mail. Você também verá um histórico das atividades do contato listadas.activity-feed-open-email-notification

Você também pode ver como os contatos se envolvem com seus e-mails rastreados da extensão para Chrome. Para acessar seu feed de atividades na extensão para Chrome, clique no ícone de engrenagem da HubSpotsprocket no canto superior direito do seu navegador Chrome. activity-feed-chrome-extension-sent-email

Saiba mais sobre como funcionam o rastreamento de e-mails e as notificações de vendas e como desativar o rastreamento.

Registro de e-mails

Para registrar um e-mail e adicionar um novo contato à sua conta do HubSpot CRM, o endereço de e-mail no qual você envia e-mails deve ser um dos seguintes:

Você pode especificar endereços de e-mail e domínios para os quais nunca deseja registrar e-mails nas configurações da conta da HubSpot. Ou você pode adicionar esses endereços de e-mail e domínios nas configurações de extensão para Chrome.

Observação: e-mails maiores que 30 MB não serão registrados na sua conta da HubSpot. Contagem de anexos em direção a este limite. Seu e-mail ainda será entregue com sucesso ao contato, mas você não verá o e-mail registrado a seu registro.

Para enviar um e-mail registrado do Gmail:

  • Você será solicitado a fazer login na sua conta do Gmail.
  • Escreva um novo e-mail. Insira o destinatário do e-mail, a linha de assunto e o corpo do e-mail.
  • Marque a caixa de seleção Registrar.
  • Por padrão, a extensão do Chrome selecionará automaticamente os três primeiros registros de negócio associados do contato no qual registrar os e-mails. Se você incluir um destinatário no campo Cc/Cco, os objetos associados dos registros também serão selecionados automaticamente. Para selecionar explicitamente em quais registros o e-mail será registrado:
    • Clique no menu suspenso ao lado da caixa de seleção Registro.
    • Marque e desmarque as caixas de seleção ao lado dos registros nos quais deseja registrar o e-mail.
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    • Se você enviar um e-mail para um destinatário que ainda não é um contato no seu CRM, um novo registro de contato será criado. Você o e-mail do contato será listado ao editar as associações. Desmarque a caixa de seleção se não quiser que o e-mail registre o novo registro do contato. Saiba como registrar e-mails somente em registros de contatos existentes.

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  • Clique em Enviar.

Você pode personalizar para quais registros associados seus e-mails serão registrados automaticamente nas configurações de extensão do Chrome. Se você usar contatos de marketing, um novo contato criado por um e-mail registrado será definido como não autorizado para marketing.

Visualizar o e-mail registrado no HubSpot

E-mails registrados no HubSpot usando a extensão serão associados automaticamente aos registros especificados antes de enviar o e-mail. Para visualizar o e-mail registrado no HubSpot:

  • Na sua conta da HubSpot, acesse seus contatos, empresas ou negócios.
  • Clique no nome do registro.
  • Na linha do tempo, localize o e-mail registrado. No e-mail, você pode fazer o seguinte: 
    1. Registros associados: clique para editar os registros associados.
    2. Fixar: clique para fixar o e-mail no topo da linha do tempo do contato.
    3. Excluir: clique para excluir a atividade de e-mail na linha do tempo.
    4. Detalhes: clique para ver informações específicas sobre o envio de e-mail.
    5. Expandir: clique para ver o corpo completo do e-mail. Se houver uma conversa de e-mail contínua, clique em Exibir thread para ver todos os e-mails no thread.
    6. Anexos: clique para abrir anexos associados a este envio de e-mail específico.
    7. Responder: clique em Responder para enviar uma resposta de e-mail para o contato pelo HubSpot. Logged-email-contact-record

Observação: para enviar respostas de e-mail a partir do HubSpot e registrar as respostas recebidas no HubSpot, é necessário ter uma caixa de entrada conectada.