HubSpot Kunskapsbas

Ladda upp och dela dokument

Skriven av HubSpot Support | Nov 2, 2021 4:01:49 PM

Med dokumentverktyget kan du bygga upp ett bibliotek med innehåll som hela teamet kan ladda upp och dela dokument med dina kontakter.

Innan du sätter igång

Innan du börjar arbeta med den här funktionen ska du se till att du förstår vilka steg som bör tas i förväg, samt funktionens begränsningar och potentiella konsekvenser av att använda den.

Förstå kraven

  • För att ladda upp och dela dokument behöver du Sales-åtkomst.
  • Om du vill ladda upp, visa och dela fler än de fem första dokumenten som läggs till på ett konto måste du uppfylla något av följande kriterier:
  • För att generera dokumentbeskrivningar måste du aktivera AI-inställningar.

Förstå begränsningar och överväganden

  • Eftersom dokument delas offentligt bör dokumentverktyget inte användas för att skicka känslig eller konfidentiell information.
  • När du skapar en delningsbar länk blir dokumentet allmänt tillgängligt på internet. Förnamnet, efternamnet och e-postadressen till den HubSpot-användare som delar dokumentet visas i det övre högra hörnet av det delade dokumentet.
  • Spårning tillämpas automatiskt när du delar ett dokument, utom när du lägger till en dokumentlänk i en e-postmall. I så fall måste du markera kryssrutan Kräv e-postför att visa dokumentetför att spåra visningar.

Lägg till ett dokument

  1. Klicka på Ladda upp dokument längst upp till höger.
  2. Välj importkälla för din fil. Filformatet måste vara .pptx, .pdf, .docx eller .xlsx.

När dokumentet har laddats upp visas det i instrumentpanelen för dokument.

Nödvändig information: om du använder HubSpots dokumentverktyg lagras filer som du laddar upp med det här verktyget av HubSpot och delas med andra användare i ditt HubSpot-konto.

Skapa en beskrivning av ett dokument

  1. Klicka på namnet på det dokument som du vill skapa en beskrivning för.
  2. Klicka på Lägg till det nu med Breeze breezeSingleStar längst upp.
  3. Klicka på ikonen breezeSingleStar Breeze längst ned till höger i dialogrutan. När beskrivningen har genererats kan du redigera den efter behov.

  1. Klicka på Spara.

Dela ett dokument med kontakter

Dela dokument med kontakter via en delningsbar länk eller i en e-postmall. HubSpot tillämpar automatiskt spårning när du delar ett dokument, så att den användare som delade länken får ett meddelande när en kontakt visar dokumentet. Du kan också kräva att mottagarna anger sin e-postadress innan de kan visa dokumentet.

Vänligen notera:

  • Om du skickar en delningsbar länk med en meddelandetjänst från tredje part, som LinkedIn, kan varje sändning räknas som en visning.
  • Från och med den 13 november 2024, när du lägger till ett dokument, kommer det att hostas på hubspotdocuments.com. Befintliga webbadresser som skapats före det datumet kommer automatiskt att omdirigeras till den nya domänen.

Skapa en delningsbar länk

  1. Håll muspekaren över dokumentnamnet och klicka på Åtgärder och välj sedan Skapa länk. Eller klicka på dokumentets namn och klicka sedan på Skapa länk uppe till höger.
  2. I dialogrutan anger du mottagarens e-postadress i fältet Vem skickar du det här till?
  3. Alternativen för att spåra mottagarens visningar av dokumentet beror på dokumentets inställning för datasekretess:
    • Om dokumentets inställning Slå på datasekretess är avaktiverad kan du slå på knappen Kräv e-postadress för att visa dokumentet för att spåra deras åsikter.
    • Om dokumentets inställning Slå på datasekretess är aktiverad måste mottagaren ange sin e-postadress och bekräfta att han eller hon samtycker till att bli kontaktad innan han eller hon kan visa dokumentet.
  1. Klicka på Skapa länk.

  1. Klicka på Kopiera för att kopiera dokumentlänken eller klicka på Skriv e-post för att skicka ett e-postmeddelande med dokumentlänken från kontaktens post.
När länkar skapas kommer de automatiskt att förkortas till en hubs.ly-URL, eftersom anpassade domänlänkar inte stöds för närvarande. Du kan också skicka en dokumentlänk från din e-postinkorg med hjälp av HubSpot Sales Chrome-tillägget, HubSpot Sales Outlook-skrivbordstillägget eller HubSpot Sales Office 365-tillägget.

Lägga till ett dokument i en e-postmall


  2. Klicka på namnet på en mall. Eller skapa en ny mall.
  3. Längst ner i mallredigeraren klickar du på rullgardinsmenyn Infoga och väljer sedan Dokument.
    • Klicka på rullgardinsmenyn Dokument och välj ett dokument att lägga till.
    • I fältet Text för länkvisning anger du den text som ska visas för dokumentlänken.
    • Om du vill spåra vem som visar dokumentet markerar du kryssrutan Kräv e-post för att visa dokumentet.
    • Om du vill visa en förhandsgranskning av dokumentet i e-postens brödtext markerar du kryssrutan Inkludera förhandsgranskning av länk.

  1. Klicka på Infoga.

Lär dig hur du infogar ett dokument i en e-postmall när du registrerar dina kontakter i en sekvens.

Hur spårar HubSpot dokumentöppningar?

När du delar ett dokument associerar HubSpot den första dokumentöppningen med den kontaktens e-postadress. En cookie kommer att sättas i kontaktens webbläsare och om de visar ett annat dokument som delas från ditt konto behöver de inte ange sin e-postadress. Ytterligare kontakter som öppnar dokumentlänken måste ange sin e-postadress om de inte tidigare har tittat på ett dokument som delats från ditt konto. När inställningen Kräv e-postadress för att visa dokument är avstängd kommer alla kontakter som visar dokumentlänken inte att identifieras om de inte tidigare har angett sin e-postadress för att visa ett annat dokument som delats från samma konto.

Hantera dina dokument

  • Använd sökfältet uppe till vänster för att söka efter ett dokument efter namn, eller filtrera efter dokumentets ägare med hjälp av rullgardinsmenyn Ägare .
  • Om du vill organisera dokumenten i en mapp markerar du kryssrutorna bredvid de dokument som ska flyttas och klickar sedan på Flytta till mapp längst upp i tabellen. Välj mappnamn i dialogrutan och klicka sedan på Flytta.
  • Om du vill ändra vem dokumentet delas med så att endast vissa användare kan visa och använda dokumentet, håller du muspekaren över dokumentet och klickar på Åtgärder och sedan på Hantera delning. Läs mer om hur du delar åtkomst till säljinnehåll med dina användare och team.

Visa och redigera dina dokument

Om du vill redigera ett enskilt dokument eller visa information om ett dokument:

  1. Klicka på dokumentets namn.

På sidan med dokumentdetaljer:

  • Om du vill redigera dokumenttiteln klickar du på pennikonen på editn. Ange en ny titel och klicka sedan på Spara.
  • Om du vill redigera dokumentbeskrivningen klickar du på pennikonen editn till höger om beskrivningen. Redigera beskrivningen i dialogrutan och klicka sedan på Spara.
  • Under dokumentets titel och beskrivning kan du använda reglaget Slå på datasekretess för att aktivera eller inaktivera dina alternativ för sekretess och samtycke för ett visst dokument. För att följa den allmänna dataskyddsförordningen (GDPR) och andra sekretesslagar måste du göra vissa ändringar i dina dokument innan du delar dem med dina kontakter:

Observera : även om dessa funktioner finns i HubSpot, är ditt juridiska team den bästa resursen för att ge dig råd om efterlevnad för din specifika situation.

    • Om du har aktiverat inställningar för datasekretess i ditt konto är reglaget Slå på datasekretess aktiverat som standard för varje dokument, men kan stängas av på individuell basis. När den här inställningen är aktiverad måste dina kontakter ge sitt samtycke till kommunikation och databehandling. När du delar ett dokument visas språket från dina inställningar för sekretess och samty cke och inkluderar en uppmaning om samtycke till din prenumerationstyp för en-till-en-kommunikation. Texten om sekretess och samtycke kommer att visas på tittarens webbläsarspråk, men om HubSpot inte kan upptäcka webbläsarspråket kommer texten att visas på det språk som valts i dina kontoinställningar.
    • Standardabonnemangstypen i dokument är "en-mot-en"-kommunikation. Detta är en intern prenumerationstyp i ditt HubSpot-konto. Denna standardabonnemangstyp kan uppdateras i dina sekretess- och samtyckesinställningar och kommer att gälla för nyskapade dokument.

Observera : om du hade laddat upp dokument innan du aktiverade dataintegritetsinställningarna måste du manuellt aktivera alternativet för integritet och samtycke genom att slå på växeln.

  • Under inställningen för datasekretess granskar du data för dokumentets totala antal skapade länkar, besökare och visningar.
  • I tabellen Besökare kan du se kontakter som har tittat på ditt dokument. Håll muspekaren över deras namn och klicka på Detaljer för att visa specifik information om deras interaktion med dokumentet.
  • Så här ersätter du dokumentet:
    • Klicka på Ladda upp på nytt uppe till höger.
    • Klicka på Bekräfta i dialogrutan Uppdatering av det befintliga dokumentet kan orsaka avvikelser i visningsdata.
    • Välj importkälla för din fil. Filformatet måste vara .pptx, .pdf, .docx eller .xlsx. Om du tidigare har skickat en länk till dokumentet innan du laddade upp det på nytt uppdateras länken så att det nya innehållet visas.
  • Om du vill förhandsgranska, ladda ner eller ta bort dokumentet klickar du på rullgardinsmenyn Åtgärder och väljer sedan Förhandsgranska, Ladda ner eller Ta bort.
  • Du kan anpassa varumärket för ditt försäljningsdokument i dina kontoinställningar. Läs om hur du redigerar företagslogotypen, företagsinformationen och standardfärgerna som visas på ditt dokument.
Visa hela inlägget