Spåra och logga e-postmeddelanden med Chrome-tillägget HubSpot Sales

Använd funktionerna Spåra och Logga i Chrome-tillägget HubSpot Sales för att övervaka och dokumentera dina kontakters engagemang i dina e-postmeddelanden. Med spårningsfunktionen aktiverad kan du få realtidsaviseringar när en kontakt öppnar ditt e-postmeddelande. Du kan också välja att logga e-postmeddelandet till kontaktens post i HubSpot för att hålla ett register över all tidigare kommunikation för ditt team att referera till.

Du kan granska information om öppnade och klickade e-postmeddelanden i aktivitetsflödet; loggade e-postmeddelanden sparas i enskilda kontaktposter och deras associerade poster.

Observera: Om du har aktiverat sekretessinställningar för data i ditt konto är ditt juridiska team den bästa resursen för att avgöra hur ditt företag använder e-postloggning och spårning. Du kan också anpassa dina tilläggsinställningar för att ta bort den här funktionen för ett specifikt meddelande eller för specifika kontakter och e-postdomäner. Dessutom kan e-postöppningar endast spåras för kontakter med en tilldelad rättslig grund för databehandling. Läs mer om e-postspårning när sekretessinställningarna är aktiverade.

Du kan läsa mer om skillnaderna mellan spårning och loggning i den här artikeln.

Konfigurera standardinställningar för logg och spårning

Superadministratörer kan uppdatera standardbeteendet för spårning, loggning och associering av e-post för alla användare i ditt konto.

Konfigurera dessa standardvärden:

• I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
• I den vänstra sidomenyn navigerar du till Objekt > Aktiviteter.
• Klicka på fliken E-postlogg och spårning.
• Under Inställningar för e-postlogg och spårning konfigurerar du hur e-postmeddelanden ska registreras i HubSpot genom att markera eller avmarkera de tillhörande kryssrutorna:
  • Använd standardinställning för logg för alla användare: när den här inställningen är aktiverad kan du klicka för att slå på eller av Logga alla e-post meddelanden som standard för att ange om e-postmeddelanden loggas som standard för alla användare i ditt konto.
  • Använd standardassociation för alla användare: när den här inställningen är aktiverad kan du klicka på rullgardinsmenyn och välja de standardposttyper som ska associeras med ett loggat e-postmeddelande.
  • Tillämpa standardinställningen Spåra för alla användare: om du har markerat kryssrutan Tillåt alla användare att spåra e-postmeddelanden och se mottagare öppna och klicka på deras e-postmeddelanden kan du aktivera den här inställningen för att konfigurera om alla e-postmeddelanden ska spåras som standard för alla användare i ditt konto.

Spåra e-postmeddelanden

Skicka ett spårat e-postmeddelande från Gmail:

• Logga in på ditt Gmail-konto.
• Skriv ett nytt e-postmeddelande. Ange e-postmottagare, ämnesrad och e-posttext.
• Markera kryssrutan Spåra.
• Klicka på Skicka.

Visa status för det spårade e-postmeddelandet

Innan din kontakt öppnar e-postmeddelandet kommer ämnesraden och mottagaren att visas i ditt aktivitetsflöde i HubSpot som Skickat.

När mottagaren öppnar e-postmeddelandet får du en popup-avisering i realtid på skrivbordet. När du navigerar tillbaka till ditt aktivitetsflöde eller Chrome-tilläggsflöde ser du e-postinformationen markerad som Öppen. Klicka på rullgardinsmenyn under kontaktens namn för att se när mottagaren öppnade ditt e-postmeddelande.Du kommer också att se en historik över kontaktens aktiviteter.

Du kan också se hur dina kontakter interagerar med dina spårade e-postmeddelanden från Chrome-tillägget. För att komma åt ditt aktivitetsflöde från Chrome-tillägget, klicka påHubSpot-ikonen sprocket längst upp till höger i din Chrome-webbläsare.

Läs mer om hur e-postspårning och säljaviseringar fungerar och hur du inaktiverar spårning.

Loggning av e-postmeddelanden

För att logga ett e-postmeddelande och lägga till en ny kontakt i ditt HubSpot CRM-konto måste den e-postadress du skickar e-post från vara en av följande:

• En användare i ditt konto.
• En av dina anslutna e-postadresser.
• Ett alias i din e-postklient (antingen ett alias som har konfigurerats i din anslutna Gmail-inkorg eller ett alias som har lagts till i din Profil och inställningar).

Du kan ange e-postadresser och domäner som du aldrig vill logga e-post för i dina HubSpot-kontoinställningar. Eller så kan du lägga till dessa e-postadresser och domäner i inställningarna för ditt Chrome-tillägg.

Observera: e-postmeddelanden som är större än 50 MB kommer inte att loggas till ditt HubSpot-konto. Bilagor räknas in i denna gräns. Ditt e-postmeddelande kommer fortfarande att levereras framgångsrikt till kontakten, men du kommer inte att se e-postmeddelandet loggat till deras post.

Skicka ett loggat e-postmeddelande från Gmail:

• Logga in på ditt Gmail-konto.
• Skriv ett nytt e-postmeddelande. Ange e-postmottagaren, ämnesraden och e-posttexten. Om mottagarens e-postadress redan är kopplad till en kontaktpost i ditt CRM visas HubSpot-ikonen i rad bredvid e-postadressen i fältet Till.
• Markera kryssrutan Logg.
• Som standard väljer Chrome-tillägget automatiskt kontaktens fem senaste associerade affärs- eller biljettposter för att logga e-post till. Endast affärer eller ärenden i ett öppet skede väljs automatiskt. Om du inkluderar några mottagare i CC-fältet väljs även posternas associerade objekt automatiskt. För att uttryckligen välja vilka poster e-postmeddelandet ska loggas till:
  • Klicka på rullgardinsmenyn bredvid kryssrutan Logga .
  • Markera och avmarkera kryssrutorna bredvid de poster som du vill att e-postmeddelandet ska loggas till.

• • Om du skickar e-postmeddelandet till en mottagare som inte är en kontakt i ditt CRM skapas en ny kontaktpost. Du kommer att se kontaktens e-postadress när du redigerar associationerna. Avmarkera kryssrutan om du inte vill att e-postmeddelandet ska loggas till den nya kontaktposten. Läs mer om hur du loggar e-postmeddelanden endast till befintliga kontaktposter.

• Klicka på Skicka.

Du kan anpassa vilka associerade poster som dina e-postmeddelanden automatiskt loggas till i inställningarna för ditt Chrome-tillägg. Om du använder marknadsföringskontakter kommer en ny kontakt som skapas av ett loggat e-postmeddelande att anges som icke-marknadsföring.

Observera: Om en ny kontakt skapas via ett loggat e-postmeddelande kommer den HubSpot-användare som skickade e-postmeddelandet automatiskt att tilldelas som kontaktägare, så länge ingen tidigare ägare har tilldelats.

Visa det loggade e-postmeddelandet i HubSpot

E-post som loggas till HubSpot med hjälp av tillägget kommer automatiskt att kopplas till de poster som du angav innan du skickade e-postmeddelandet. För att se det loggade e-postmeddelandet i HubSpot:

• Gå till ditt HubSpot-konto och navigera till dina kontakter, företag eller affärer.
• Klicka på namnet på posten.
• Leta upp det loggade e-postmeddelandet på tidslinjen. Från e-postmeddelandet kan du göra följande:
  
  1. Associerade poster: klicka för att redigeraassocierade poster.
  2. Fäst: klicka för att fästa e-postmeddelandet högst upp i kontaktens tidslinje.
  3. Ta bort: klicka för att ta bort e-postaktiviteten från tidslinjen.
  4. Detaljer: klicka för att se specifik information om e-postmeddelandet.
  5. Expandera: klicka för att se hela e-postmeddelandet. Om det finns en pågående e-postkonversation kan du klicka på Visa tråd för att se alla e-postmeddelanden i tråden.
  6. Bilagor: klicka för att öppna bilagor som är kopplade till det specifika e-postmeddelandet.
  7. Svara: klicka på Svara för att skicka ett e-postsvar till kontakten från HubSpot.

Observera: För att kunna skicka e-postsvar från HubSpot och logga inkommande svar till HubSpot måste du ha en ansluten inkorg.