Skapa schemaläggningssidor med verktyget för mötesplanerare

Skapa schemaläggningssidor för enskilda personer så att kontakter kan boka möten med dig. Om du har en tilldelad Sales Hub- eller Service Hub-profil kan du också skapa en schemaläggningssida för team så att kontakter kan boka tid med flera användare. Dina kontakter kan komma åt dessa schemaläggningssidor med hjälp av en möteslänk. Om du ansluter din Gmail- eller Office 365-kalender synkroniseras mötesplanerare med din anslutna kalender så att dina möten alltid är uppdaterade.

Användare med behörighetenMötesplanerare kan även skapa och redigera schemaläggningssidor för andra användare genom att välja en annan användare som mötesplanerare.

Om du inte har en profil kan du bara anpassa en schemalagd sida med standard HubSpot varumärke. Läs mer om dina prenumerationsgränser i HubSpots katalog över produkter och tjänster.

Innan du sätter igång

• För att förstå den fullständiga omfattningen av vad varje profil innehåller, läs mer i HubSpots katalog Produkter & Tjänster.
• Om Mötesplanerare inte visas i navigeringsmenyn under Bibliotek ska du kontrollera att din användare harbehörigheten Försäljning .
• Du kan skapa, redigera och ta bort schemaläggningssidor för andra användare om du har behörigheten Mötesplanerare. Om du är Superadmin eller användare med behörigheten Lägg till och redigera användare kan du ge en användare dessa behörigheter.

Skapa schemaläggningssidor

1. I ditt HubSpot-konto navigerar du till Försäljning > Mötesplanerare.

2. Klicka på Skapa schemaläggningssida uppe till höger.

3. I dialogrutan väljer du ett mötesalternativ:
   • Enskilt: kontakten kommer att schemalägga tid med bara dig eller den användare du skapar schemaläggningssidorna för.
   • Grupp( endastSales Hub eller Service Hub Starter, Professional eller Enterprise ): den här schemaläggningssidan för team visar tidsluckor där alla valda teammedlemmar är tillgängliga för att träffas. Använd det här alternativet för att hjälpa en kontakt att boka ett möte med mer än en medlem av ditt team samtidigt.
   • Round robin ( endastSales Hub eller Service Hub Starter, Professional eller Enterprise ): den här schemaläggningssidan visar den individuella tillgängligheten för alla valda teammedlemmar. Använd det här alternativet för att hjälpa en kontakt att boka ett möte med en teammedlem vars tillgänglighet passar bäst med deras schema.

4. Fortsätt att konfigurera din schemaläggningssida genom att följa stegen nedan.

Översikt

På sidan Översikt anger du schemaläggningssidans grundläggande information.

1. Internt namn: det namn som visas när möteslänken som används för att komma till sidan för mötesplanerare läggs till i ett e-postmeddelande.
2. Varumärken: om du har tillägget Varumärken väljer du det varumärke som du vill associera mötet med i rullgardinsmenyn Varumärkesprofilering .
3. Organisatör: mötesägaren eller den användare som kontakten bokar ett möte med. Du måste ha behörigheten Mötesplanerare för att kunna skapa schemaläggningssidor för andra användare på ditt konto, och användaren måste ha aktiverat mötesverktyget. Om du vill skapa en schemaläggningssida för en annan användare väljer du användarens namn i rullgardinsmenyn Organiskt .
4. Händelsens titel: namnet på den kalenderhändelse som du delar med din kontakt. Till exempel skulle "Demo av produkter" visas som namn på händelsen. Du kan infoga personaliseringstoken i ämnet genom att klicka påPersonalize.
5. Plats: inkludera information om hur och var du ska ansluta till din mötesdeltagare. Det kan vara en länk för att ringa in, en fysisk plats osv. Platsen kommer att visas i kontaktens kalenderinbjudan och händelsen skapas i din personliga standardkalender.
6. Lägg till videokonferenslänk: om du använder HubSpots integration med Microsoft Teams, Zoom, UberConference eller Google Meet kan du lägga till en videokonferenslänk. Om du inte har ställt in en integration för videokonferenser ser du inte det här alternativet. Om du använder en annan programvara för videokonferenser och du är utvecklare eller om det finns en utvecklare i ditt team kan du lära dig hur du använder API:et för videokonferenstillägg.
7. Avbokaoch omboka: Aktivera omkopplaren för att inkludera länkar för avbokning och ombokning i beskrivningen av händelsen, så att kontakten kan avboka eller ändra datum och tid om det behövs när ett möte planeras.
8. Beskrivning : en beskrivning av mötet som visas i inbjudan när ett möte bokas. Den här beskrivningen visas i kalenderinbjudan som din kontakt får och i händelsen som skapas i din personliga standardkalender. Du kan infoga personaliseringstoken i ämnet genom att klicka påPersonalize. Du kan formatera beskrivningen med hjälp av verktygsfältet.
9. Typ av möte: välj om mötet är på plats eller online. Mötetypen kan användas i rapporter.
   
   
10. Klicka på Nästa.

Teammedlemmar (endastSales Hub Starter eller Service Hub Starter, Professional eller Enterprise )

Om du skapar ett grupp- eller round robin-möte väljer du vilka teammedlemmar du vill inkludera i mötet.

1. Klicka på Redigera medlem längst upp till höger.
2. I den högra panelen kan du välja ett av följande alternativ:
   • Användare: klicka på rullgardinsmenyn Användare och välj en annan användare och klicka sedan på Bekräfta. Om en användares kalender är bortkopplad visas en varning under användarens namn och knappen Kontrollera tillgänglighet stängs av.

     

   • Använd en rotation: Klicka på rullgardinsmenyn Rotation för att välja en mötesrotation. Klicka sedan på Bekräfta. När du använder en rotation med en rundgång visas endast tillgängligheten för den användare som ska bokas nästa gång när du bokar ett möte.

     

3. Klicka på Nästa.

Schemaläggning

På sidan Schemaläggning anpassar du mötestillgängligheten och formuläret för bokning.

1. Högst upp redigerar duURL:en förschemaläggningssidan. Det här är den länk som kontakter använder för att boka möten i din kalender, och den kan inte redigeras efter att länken har skapats. Du kan bara använda alfanumeriska tecken, bindestreck eller understreck i webbadressen till schemaläggningssidan. Andra specialtecken stöds inte. Om du har en tilldelad betald profil för Sales Hub eller Service Hub kan du justera en del av URL:en i dina kalenderinställningar.
2. Om du har konfigurerat HubSpot-betalningar eller Stripe som ett alternativ för betalningshantering kan du lägga till en Betalningslänk på schemaläggningssidan genom att slå på knappen Samla in betalningar. På fliken Betalning klickar du på rullgardinsmenyn Betalningslänk och väljer en betalningslänk. Kassasidan för den här betalningslänken visas när en kontakt bokar ett möte på den här schemaläggningssidan.

Välkommen

1. Om du vill visa kontaktägarens schemaläggningssida när den kända kontakten bokar ett möte klickar du för att slå på knappen Prioritera kontakt ägare. Läs mer om hur den här inställningen påverkar tillgängligheten för möten. Närinställningen Prioritera kontaktägare är aktiverad visas en välkomstskärm där kontakten kan ange sin e-postadress innan den får tillgång till schemaläggningssidan:

• • I fältet Sidtitel anger du den text som visas på välkomstskärmen.
  • I fältet Beskrivning skriver du en text som förklarar varför du ber om besökarens e-postadress.
  • Om du vill anpassa den bild som visas på välkomstskärmen väljer du ett bildalternativ i avsnittet Bild .
    • Standardbild: ikonen för standardmöten som tillhandahålls av HubSpot kommer att visas.
    • Företagets av atar: Företagets avatar som är associerad med e-postdomänen för användaren som skapade schemaläggningssidan. Detta fylls i med hjälp av HubSpot Insights.
    • Anpassadbild: ladda upp en anpassad fyrkantig bild som väljs från filhanteraren. Bilden måste vara kvadratisk för att återges korrekt. Håll muspekaren över avataren och klicka på pennikonen edit och välj sedan Ändra foto. I den högra panelen väljer du en bild.

Schema

1. Schemaläggningstitel: ange det namn som visas ovanför kalendern på schemaläggningssidan.
2. Varaktighet: den tidsperiod som besökare kan boka dig för. Klicka på rullgardinsmenyn Varaktighetsalternativ och välj önskad varaktighet. Klicka på + Lägg till anpassad varaktighet om du vill lägga till fler alternativ.
3. Tidszon: klicka på rullgardinsmenyn Din tidszon och välj din tidszon. Det här är den tidszon som din tillgänglighet baseras på.

Observera: Kazakstan tillämpar inte sommartid, så dessa regioner ligger under tidszonen UTC+5. Läs mer om hur du kan komma runt detta.

4. Tillgänglighetsfönster: använd rullgardinsmenyerna för att ställa in veckodagar och varaktighet för dina tillgängliga tidsluckor. Klicka på + Lägg till timmar för att lägga till ytterligare tidsluckor.
5. Beakta arbetstider: slå på knappen Beakta arbets tider om du vill att användare ska bokas under sina arbetstider. Om användarna inte har några arbetstider inställda kommer de inte att bokas utanför tillgänglighetsfönstret som anges ovan. Läs mer om hur du ställer in arbetstider.

Observera: de tillgängliga tiderna på din schemaläggningssida visas i kontaktens tidszonsinställningar. Om kontaktens dator till exempel är inställd på Pacific-tid visas tiderna i Pacific-tid.Kontaktens kalenderinställningar bestämmer datum och tid för den händelse i kalendern som skickas till kontakten när du har bokat ett möte.

6. Om du vill se ytterligare anpassningsalternativ klickar du på för att expandera avsnittet Ytterligare inställningar för att anpassa följande:
   • Bild: den här bilden visas högst upp på din schemaläggningssida. Välj ett bildalternativ:
     • Organisatörens avatar: mötesorganisatörens avatar, som ställts in i användarprofilen och inställningarna, kommer att visas. Det här alternativet är endast tillgängligt när du skapar en schemaläggningssida för en-till-en-möten.
     • Företagets avatar: Företagets avatar som är associerad med e-postdomänen för den användare som skapade schemaläggningssidan visas. Detta fylls i med hjälp av HubSpot Insights.
     • Anpassad bild: ladda upp en anpassad bild som valts från filhanteraren. Håll muspekaren över avataren och klicka på pennikonen edit och välj sedan Ändra foto. Välj en bild i den högra panelen.
   • När ett möte kan bokas: ange det antal dagar eller veckor från och med nu som personer kan boka tid i din kalender. Om du skapar en schemaläggningssida för en händelse eller konferens kan du ange ett anpassat datumintervall för bokning. Välj radioknappen Under en period av rullande datum eller Anpassat datum intervall (endast användare med tilldelade Sales Hub- och Service Hub-profiler ) och välj sedan antalet arbetsdagar, kalenderdagar eller veckor eller använd datumväljarfälten för att ange ditt tidsintervall. Ett anpassat datumintervall kan inte vara längre än 10 veckor.
   • Minsta förvar ningstid: Klicka på rullgardinsmenyn för att välja den minsta summa tid före ett möte som någon kan boka tid hos dig.
   • Bufferttid: Klicka på rullgardinsmenyn för att välja summan av bufferttid mellan varje möte. Bufferttiden förhindrar att möten bokas för tätt inpå varandra. Om du till exempel har ett möte kl. 13.00-13.30 och har en bufferttid på 30 minuter, blir nästa tillgängliga möte kl. 14.00.
   • Starttidsintervall: Klicka på rullgardinsmenyn för att ställa in frekvensen för starttiderna för dina möten. Om du till exempel är tillgänglig mellan kl. 10.00 och 12.00 för ett 60-minuters möte och ditt starttidsintervall är 15 minuter, kan en Prospektering boka 60 minuter med dig kl. 10.00, 10.15, 10.30 och så vidare.
   • Bokningssidans språk: klicka på rullgardinsmenyn för att välja det språk som schemaläggningssidan ska visas på. Om besökarens webbläsarinställningar inte kan identifieras kommer bokningssidan att visas på engelska.
   • Datum-och tidsformat: klicka på rullgardinsmenyn för att välja datum- och tidsformat. Vilka alternativ som finns tillgängliga i rullgardinsmenyn beror på vad du valde för Bokningssidans språk (om du t.ex. valde Franska för Bokningssidans språk kan du välja Kanada eller Frankrike för Datum- och tidsformat).

Formulär

Använd fliken Formulär för att anpassa formuläret som kontakter ska använda när de bokar ett möte:

1. Klicka påfliken Formulär .
2. Som standard måste kontakter angeförnamn,efternamn och e-post när de bokar . Om ett formulär skickas in via en möteslänk kommer en unik e-postadress alltid att skapa en ny kontakt, oavsett om en befintlig kontakt har en matchande användartoken. I det här fallet kommer den befintliga kontaktens e-postadress inte att skrivas över av den nya e-postadressen.
3. Om du har tilldelats en Sales Hub- eller Service Hub-profil kan du lägga till ytterligare frågor. Tänk på att alla ytterligare formulär som läggs till kommer att inkluderas i inbjudan till kalenderhändelsen och beskrivningen av händelsen. Om du skapar en schemaläggningssida för en annan användare som inte har en tilldelad Sales Hub- eller Service Hub-profil kan du inte lägga till ytterligare frågor i formuläret.
   • Så här lägger du till en befintlig kontaktegenskap som ett fält:
     • Klicka på + Kontaktegenskap för att lägga till olika fälttyper i formuläret. Om du behöver skapa en ny egenskap för det här fältet kan du läsa om hur du skapar anpassade egenskaper.
     • Välj en kontaktegenskap i rullgardinsmenyn och klicka sedan på Spara.
     • Om du vill göra fältet valfritt avmarkerar du kryssrutan Obligatoriskt till höger om fältet.
     • Du kan inte lägga till ett fält för uppladdning av filer i formuläret för möten.
   • Så här lägger du till en enkel textfältsfråga:
     • Klicka på + Anpassad fråga.
     • Ange en fråga och klicka sedan på Spara.
     • Om du vill göra fältet valfritt avmarkerar du kryssrutan Obligatoriskt till höger om fältet.
       
4. Om du vill lägga till en CAPTCHA-utmaning på schemaläggningssidan för att förhindra skräppost klickar du påför att aktiveraCAPTCHA (skräppostförebyggande).
5. Om du vill blockera besökare med gratis e-postdomäner klickar du på för att växla till Blockera gratis e-post domäner. För att blockera specifika E-postdomäner från att kunna boka tid i din kalender, klicka på + Blockera specifika domäner . Ange sedan e-postdomänen, klicka på Lägg till och klicka på Spara.
6. Om du vill tillåta kunder att bjuda in andra gäster till mötena klickar du på för att slå på Tillåt gäster. Om du aktiverar den här inställningen stängs inställningen Skicka formuläret automatiskt när alla formulär är förifyllda av.

Observera: du kan tillåta prospekteringar att tillhandahålla e-postadresser för gäster när de bokar ett möte med dig så länge vissa kriterier är uppfyllda. Som beskrivs i vår Integritetspolicy måste framtidsutsikterna bekräfta att de har de andra gästernas samtycke till att dela deras uppgifter med HubSpot. Gästerna måste också samtycka till att HubSpot innehar och behandlar deras information och data i syfte att skapa en mötesinbjudan och granskning av mötesdeltagare. Gästdata som lämnas till oss kommer att behandlas i enlighet med vår Integritetspolicy.

7. Om du har aktiveratdataskyddsinställningar på ditt konto kommer alla schemaläggningssidor som skapas framöver att ha dataskydd PÅ som standard. Schemaläggningssidan kommer att visa standardtexten för samtycke som du har ställt in i kontoinställningarna för Sekretess och samtycke. Anpassa dina alternativ för datasekretess och samtycke för den här schemaläggningssidan:
   • Klicka på Anpassa. Du kan samla in en kontakts samtycke till att kommunicera till en viss Prenumerationstyp eller samla in berättigat intresse på din schemaläggningssida.
   • Klicka på rullgardinsmenyn Datasekretess och samtycke och välj Samtycke eller Berättigat intresse.
     • Samtycke: redigera texten om samtycke till kommunikation och lägg sedan till ytterligare Prenumerationstyper/kryssrutor så att besökare kan samtycka till kommunikation från flera prenumerationstyper på en enda schemaläggningssida. Klicka på + Lägg till en annan kryssruta, välj sedan en samtyckestyp och redigera texten som visas bredvid kryssrutan.
     • Berättigat intresse: välj den rättsliga grunden i rullgardinsmenyn. Om du vill lägga till fler prenumerationstyper så att du kan fånga flera prenumerationstyper implicit klickar du på rullgardinsmenyn Prenumerationstyp och väljer en prenumerationstyp. Standardprenumerationen som du väljer för möten är "en-mot-en"-kommunikation som är en intern Prenumerationstyp i ditt HubSpot-konto.
   • Om du valde Samtycke kan du redigera schemaläggningssidans sekretess- och samtyckestext. Alla ändringar som görs i en enskild schemaläggningssidas alternativ för sekretess och samtycke kommer att åsidosätta standardtexten som anges i inställningarna för ditt konto.
   • Klicka på fliken Förhandsgranska om du vill se hur samtyckesalternativen kommer att visas.
   • Klicka på Spara.
8. Om du vill komma åt ytterligare inställningar för formuläret klickar du på för att expandera avsnittet Ytterligare inställningar:
   • Om du inte vill att formulärfälten på bokningssidan ska fyllas i med känd information när en kontakt återvänder till din webbplats klickar du på för att stänga av alternativet Fyll i fält med kända värden . Detta kommer automatiskt att stänga av inställningen Skicka formuläret automatiskt när alla formulär är förifyllda.
   • Om du vill skicka formuläret automatiskt när formulärfälten fylls i med kända data klickar du på för att slå på knappen Skicka formuläret automatiskt när alla fält fylls i.

Bekräftelse

Användare med en tilldelad Sales Hub- eller Service Hub-profil kan omdirigera kontakter till en specifik webbsida, landningssida eller extern sida efter att de har bokat ett möte. För att anpassa kontaktens upplevelse efter bokningen:

1. Klicka påfliken Bekräftelse .
2. Väljalternativet Omdirigera till en annan sida .Om du har delbetalning av pixlar för annonsnätverk stöder denna omdirigering spårning av bokningar av möten med externa nätverk som Google och Facebook.
3. Om du vill välja en HubSpot-sida klickar du på rullgardinsmenyn och väljer en sida.
   
4. Om du vill omdirigera till en extern sida klickar du på Lägg till extern länk. I dialogrutan anger du URL:en och klickar sedan på Lägg till.
5. Klicka på Nästa.

Automatisering

På sidan Automatisering kan du stänga av det automatiska e-postmeddelandet för bokningsbekräftelse eller lägga till ytterligare påminnelser som ska skickas ut före mötet.

1. Som standard skickas ett e-postmeddelande med en bekräftelse när någon bokar ett möte med hjälp av denna schemaläggningssida. Om du vill stänga av detta klickar du på knappen Bekräftelse e-post .
2. Om du vill skicka påminnelsemejl före ett möte klickar du på för att aktivera påminnelse före mötet. Påminnelse e-post kommer endast att skickas om din kalender är ansluten. Om strömbrytaren Slå på mötesplanerare som standard är aktiverad för ditt konto kommer nya schemaläggningssidor att ärva standardpåminnelserna.
   
   • För att välja hur många veckor, dagar, timmar eller minuter före mötet som ett e-postmeddelande ska skickas ut anger du ett nummer i textfältet, klickar sedan på rullgardinsmenyn och väljer ett tidsmått.
   
   • Du kan lägga till upp till tre e-post-påminnelser. Klicka på + Lägg till påminnelse om du vill lägga till ytterligare e-postmeddelanden. Om du vill ta bort en påminnelse klickar du påikonen delete Delete.
   • Om du vill förhandsgranska e-posten som dina kontakter kommer att få klickar du på Förhandsgranska påminnelsemejl. Språket i e-posten kommer att matcha det språk som valts i rullgardinsmenyn för språk på bokningssidan.
   • Om du har en tilldelad Sales Hub- eller Service Hub-profil klickar du på dAnpassa ditt påminnelsemeddelande för att anpassa ämnesraden och texten i påminnelsemeddelandet med ny text och personaliseringstoken för företaget, kontakten, värden och mötesinformationen.
     • Uppdatera ämnesraden i fältet Subject line ( Ämnesrad ). Om du vill inkludera ytterligare information i ämnet klickar du på rullgardinsmenynPersonalisera i verktygsfältet längst ned och väljer rullgardinsmenyn Personaliseringstoken för egenskap. Välj sedan en egenskap.
     • För att inkludera ytterligare information i påminnelsens e-post, till exempel inbjudans beskrivning eller plats, klickar du på rullgardinsmenyn Personalisering i verktygsfältet längst ner och väljer rullgardinsmenyn för personaliseringstoken. Välj sedan en egenskap.
3. Klicka på Skapa schemaläggningssida.

Dela med dig av dina möten

När du har skapat din schemaläggningssida kommer en dialogruta att erbjuda sätt att dela ditt möte:

1. Klicka på Visa i en popup och klicka sedan på Skapa popup för att konfigurera en popup med din möteskalender med hjälp av verktyget Call-to-action. Verktyget CTA kommer automatiskt att använda mötesinformationen för att skapa ett utkast till popup.
2. Klicka på Hämta inbäddningskod för att hämta inbäddningskoden som du kan använda i olika verktyg, t.ex. på din webbplats eller blogg.
   • Klicka på Copy code för att kopiera koden.
   • Klicka på E-posta webbutvecklare, ange sedan webbutvecklarens e-post och klicka på Skicka meddelande för att skicka koden till utvecklaren via e-post.
3. Klicka på Kopiera delningslänk och sedan på Kopiera för att kopiera länken till schemaläggningssidan.

Nästa steg

• Användare med en tilldelad Sales Hub- eller Service Hub-profil kan anpassa företagets logotyp, företagsinformation och standardfärger som visas på din schemaläggningssida i dina kontoinställningar. Ändringar som görs här kommer också att gälla för dina dokument och offerter. Läs om hur du redigerar varumärkesprofileringen för ditt företag i HubSpots försäljningsverktyg.
• Lär dig hur du redigerar schemaläggningssidor, delar en möteslänk och redigerar inställningarna för din schemaläggningssida.