ติดตามและบันทึกอีเมลด้วยส่วนขยาย HubSpot Sales Chrome

ใช้ฟีเจอร์ติดตามและ บันทึกของส่วนขยาย HubSpot Sales Chrome เพื่อตรวจสอบและเก็บบันทึกการมีส่วนร่วมของผู้ติดต่อของคุณกับอีเมลของคุณ

• เมื่อเปิดการติดตามคุณจะสามารถตรวจสอบได้เมื่อผู้ติดต่อดูหรือเปิดอีเมลของคุณ
  • ตรวจสอบกิจกรรมทางอีเมลในฟีดกิจกรรมและบนไทม์ไลน์การติดต่อ 
  • รับการแจ้งเตือนแบบเรียลไทม์เมื่อผู้ติดต่อเปิดอีเมลของคุณ
  • ผู้ใช้ที่มีที่นั่งในศูนย์การขายที่กำหนดสามารถติดตามการคลิกลิงก์ที่รวมอยู่ในเนื้อหาของอีเมลที่ติดตามได้ เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการติดตามการคลิก 
• เมื่อเปิดใช้งานการบันทึกคุณสามารถบันทึกอีเมลไปยังบันทึกผู้ติดต่อของผู้รับหรือบันทึกที่เกี่ยวข้องได้ 
  
  • คุณสามารถระบุที่อยู่อีเมลและโดเมนที่คุณไม่ต้องการบันทึกอีเมลในการตั้งค่าบัญชี HubSpot ของคุณ หรือจะเพิ่มที่อยู่อีเมลและโดเมนเหล่านี้ในการตั้งค่า ส่วนขยาย Chrome ก็ได้

ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับความแตกต่างระหว่างการติดตามและการบันทึก

ก่อนที่คุณจะเริ่มต้น

ก่อนที่คุณจะเริ่มทำงานกับส่วนขยาย HubSpot Sales Chrome ให้ตรวจสอบข้อกำหนดและข้อจำกัดของอีเมลติดตามและบันทึก 

ทำความเข้าใจข้อกำหนด

• ในการเข้าสู่ระบบอีเมลและเพิ่มผู้ติดต่อใหม่ไปยังบัญชี CRM HubSpot ของคุณที่อยู่อีเมลที่คุณส่งอีเมลจะต้องเป็นหนึ่งในสิ่งต่อไปนี้:
  • ผู้ใช้ในบัญชีของคุณ
  • หนึ่งในที่อยู่อีเมลที่เชื่อมต่อของคุณ
  • นามแฝงในไคลเอนต์อีเมลของคุณ (ทั้งนามแฝงที่ได้รับการกำหนดค่าในกล่องจดหมาย Gmail ที่เชื่อมต่อของคุณหรือนามแฝงที่เพิ่มในโปรไฟล์และการตั้งค่าของคุณ)

ทำความเข้าใจข้อจำกัดและข้อพิจารณา

• การติดตามและบันทึกอีเมลไม่ได้รับการสนับสนุนสำหรับอีเมลโดยใช้รูปแบบ Gmail ที่กำหนดเอง 
• หากคุณเปิดการตั้งค่าความเป็นส่วนตัวของข้อมูลในบัญชีของคุณคุณจะสามารถติดตามอีเมลที่เปิดได้เฉพาะผู้ติดต่อที่มีพื้นฐานทางกฎหมายที่กำหนดไว้สำหรับการประมวลผลข้อมูลเท่านั้น ทีมกฎหมายของคุณเป็นแหล่งข้อมูลที่ดีที่สุดในการพิจารณาว่าบริษัทของคุณใช้การบันทึกและติดตามอีเมลอย่างไร ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการติดตามอีเมลเมื่อเปิดการตั้งค่าความเป็นส่วนตัวของข้อมูล
  • คุณสามารถปรับแต่งการตั้งค่าส่วนขยายของคุณเพื่อปิดการติดตามและการบันทึกสำหรับข้อความเฉพาะหรือสำหรับผู้ติดต่อหรือโดเมนอีเมลที่เฉพาะเจาะจง 
• เมื่อบันทึกอีเมลที่มีไฟล์แนบไฟล์แนบที่มีขนาดใหญ่กว่า 50 MB จะไม่เข้าสู่ HubSpot อีเมลของคุณจะยังคงถูกส่งไปยังผู้ติดต่อและจะเข้าสู่ระบบ CRM แต่ไม่มีไฟล์แนบ
• เมื่อเปิดใช้งานการบันทึกอีเมลในอดีตจะไม่ถูกบันทึกลงใน CRM โดยอัตโนมัติ เรียนรู้วิธีบันทึกอีเมลที่ส่งและรับไปยัง CRM ย้อนหลัง

กำหนดค่าการตั้งค่าบันทึกและแทร็กเริ่มต้น

ซูเปอร์แอดมินสามารถอัปเดตพฤติกรรมเริ่มต้นสำหรับการติดตามการบันทึกและการเชื่อมโยงอีเมลสำหรับผู้ใช้ทั้งหมดในบัญชีของคุณ

ในการกำหนดค่าเริ่มต้นเหล่านี้:

1. ในบัญชี HubSpot ของคุณ คลิก settings ไอคอนการตั้งค่า ในแถบนำทางด้านบน
2. ในเมนูแถบด้านซ้ายให้ไปที่วัตถุ > กิจกรรม
3. คลิกแท็บบันทึกและติดตามอีเมล
4. ภายใต้การตั้งค่าบันทึกและติดตามอีเมลให้กำหนดค่าวิธีบันทึกอีเมลใน HubSpot โดยเลือกหรือล้างกล่องทำเครื่องหมายที่เกี่ยวข้อง:
   • ใช้การตั้งค่าบันทึกเริ่มต้นสำหรับผู้ใช้ทั้งหมด: เมื่อเปิดการตั้งค่านี้คุณสามารถคลิกเพื่อสลับการบันทึกอีเมลทั้งหมดตามค่าเริ่มต้นเปิดหรือปิดเพื่อตั้งค่าว่าอีเมลถูกบันทึกตามค่าเริ่มต้นในผู้ใช้ทั้งหมดในบัญชีของคุณหรือไม่
   • ใช้การเชื่อมโยงเริ่มต้นสำหรับผู้ใช้ทั้งหมด: เมื่อเปิดการตั้งค่านี้คุณสามารถคลิกเมนูแบบเลื่อนลงและเลือกประเภทระเบียนเริ่มต้นเพื่อเชื่อมโยงกับอีเมลที่บันทึกไว้
   • ใช้การตั้งค่าแทร็กเริ่มต้นสำหรับผู้ใช้ทั้งหมด: หากคุณเลือกอนุญาตให้ผู้ใช้ทั้งหมดติดตามอีเมลและดูผู้รับเปิดและคลิกที่ช่องทำเครื่องหมายอีเมลของพวกเขาคุณสามารถเปิดการตั้งค่านี้เพื่อกำหนดค่าว่าอีเมลทั้งหมดจะถูกติดตามตามค่าเริ่มต้นในผู้ใช้ทั้งหมดในบัญชีของคุณหรือไม่

โปรดทราบ: หากคุณสามารถเข้าถึงเบต้าการใช้การบันทึกกิจกรรมเป็นค่าเริ่มต้นไปยังอีเมลภายนอกส่วนขยายการขายและอีเมล BCC/ฟอร์เวิร์ดจะเป็นไปตามกฎการเชื่อมโยงโดยอัตโนมัติและผู้ใช้ไม่สามารถปรับแต่งการตั้งค่าเริ่มต้นสำหรับอีเมลที่ส่งผ่านส่วนขยายได้ เบต้าการใช้การบันทึกกิจกรรมเป็นค่าเริ่มต้นไปยังอีเมลภายนอกจะไม่ส่งผลกระทบต่ออีเมลที่ส่งจากกล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกัน (เช่นการตอบกลับในการสนทนาและเครื่องมือช่วยเหลือ) หรืออีเมลขาออกที่ส่งจากลำดับ เมื่อเปิดใช้งานบัญชีทั้งหมดในปีนี้ผู้ใช้จะไม่สามารถปรับแต่งการตั้งค่าการบันทึกการเชื่อมโยงเริ่มต้นของส่วนขยายได้แต่ยังสามารถแก้ไขการเชื่อมโยงเมื่อส่งอีเมลแต่ละฉบับได้

การติดตามอีเมล

วิธีส่งอีเมลที่ติดตามจาก Gmail:

1. เข้าสู่ระบบบัญชี Gmail ของคุณ
2. เขียนอีเมลใหม่ ป้อนผู้รับอีเมลบรรทัดหัวเรื่องและเนื้อหาอีเมล
3. เลือกช่องทำเครื่องหมาย ติดตาม
4. คลิก ส่ง

ดูสถานะของอีเมลที่ติดตาม

ก่อนที่ผู้ติดต่อของคุณจะเปิดอีเมลบรรทัดหัวเรื่องอีเมลและผู้รับจะแสดงในฟีดกิจกรรมของคุณใน HubSpot เป็นส่งแล้ว

เมื่อผู้รับเปิดอีเมลคุณจะได้รับการแจ้งเตือนแบบเรียลไทม์แบบป๊อปอัปบนเดสก์ท็อปของคุณ เมื่อกลับไปที่ฟีดกิจกรรมหรือฟีดส่วนขยายของ Chrome คุณจะเห็นข้อมูลอีเมลที่ถูกทำเครื่องหมายว่าเปิด คลิกเมนูแบบเลื่อนลงด้านล่างชื่อผู้ติดต่อเพื่อดูว่าผู้รับเปิดอีเมลของคุณเมื่อใด นอกจากนี้คุณยังจะเห็นประวัติของกิจกรรมของผู้ติดต่อที่ระบุไว้

นอกจากนี้

ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการติดตามอีเมลและ การแจ้งเตือนการขายและวิธีปิดการติดตาม

กำลังบันทึกอีเมล

ส่งอีเมลที่บันทึกไว้โดยใช้ส่วนขยาย Chrome

1. เขียนอีเมลใหม่ใน Gmail
2. ป้อนผู้รับอีเมลบรรทัดหัวเรื่องและเนื้อหาอีเมล หากที่อยู่อีเมลของผู้รับเชื่อมโยงกับบันทึกการติดต่อใน CRM ของคุณอยู่แล้วไอคอนเฟือง HubSpot จะปรากฏขึ้นในบรรทัดถัดจากที่อยู่อีเมลของพวกเขาในช่องถึง  
3. เลือกช่องทำเครื่องหมาย บันทึก
4. หากบัญชีของคุณกำหนดค่าการตั้งค่าบันทึกเริ่มต้น Add-in จะเลือกระเบียนที่จะเข้าสู่ระบบอีเมลโดยอัตโนมัติ ในการเลือกบันทึกอีเมลที่จะเข้าสู่ระบบด้วยตนเอง:
   • คลิกเมนูแบบเลื่อนลงถัดจากช่องทำเครื่องหมายบันทึก
   • เลือกและล้างช่องทำเครื่องหมายถัดจากบันทึกที่คุณต้องการบันทึกอีเมล
5. หากคุณกำลังส่งอีเมลไปยังผู้รับที่ไม่ใช่ผู้ติดต่อใน CRM ของคุณคุณสามารถเลือกที่จะสร้างผู้ติดต่อใหม่ได้
   • หากคุณต้องการสร้างผู้ติดต่อใหม่ให้เลือกช่องทำเครื่องหมายถัดจากที่อยู่อีเมลภายใต้สร้างเป็นผู้ติดต่อใหม่เมื่อแก้ไขการเชื่อมโยงระเบียน 
     
     • หากคุณใช้รายชื่อติดต่อทางการตลาดรายชื่อติดต่อใหม่ที่สร้างโดยอีเมลที่บันทึกไว้จะถูกตั้งค่าเป็นไม่ใช่การตลาด 
     • ผู้ใช้ HubSpot ที่ส่งอีเมลจะถูกกำหนดให้เป็นเจ้าของผู้ติดต่อโดยอัตโนมัติตราบใดที่ยังไม่มีการกำหนดเจ้าของก่อนหน้านี้ 
   • หากคุณไม่ต้องการสร้างผู้ติดต่อใหม่ให้ล้างกล่องทำเครื่องหมายถัดจากที่อยู่อีเมลภายใต้สร้างเป็นผู้ติดต่อใหม่ เรียนรู้วิธีบันทึกอีเมลไปยังบันทึกผู้ติดต่อที่มีอยู่เท่านั้นหากคุณกำลังส่งอีเมลไปยังผู้รับที่ไม่ใช่ผู้ติดต่อใน CRM ของคุณคุณสามารถเลือกที่จะสร้างผู้ติดต่อใหม่ได้
6. คลิก ส่ง

ดูอีเมลที่เข้าสู่ระบบใน HubSpot

อีเมลที่เข้าสู่ระบบ HubSpot โดยใช้ส่วนขยายจะเชื่อมโยงกับระเบียนที่คุณระบุโดยอัตโนมัติก่อนส่งอีเมล

วิธีดูอีเมลที่ล็อกไว้ใน HubSpot:

1. ในบัญชี HubSpot ของคุณให้ไปที่รายชื่อผู้ติดต่อบริษัทหรือดีล
2. คลิกที่ชื่อของระเบียน
3. บนไทม์ไลน์ให้ค้นหาอีเมลที่บันทึกไว้ จากอีเมลคุณสามารถทำสิ่งต่อไปนี้ได้:

• • ปักหมุด: คลิกเพื่อปักหมุดอีเมลไว้ด้านบนหากไทม์ไลน์การติดต่อ
  • คัดลอกลิงก์: คลิกเพื่อคัดลอก URL ของอีเมลที่เข้าสู่ระบบ 
  • ตอบกลับ: คลิกตอบกลับเพื่อส่งอีเมลตอบกลับผู้ติดต่อจาก HubSpot
  • ส่งต่อ: คลิกเพื่อส่งต่ออีเมลไปยังผู้ติดต่ออื่น 

• • ลบ: คลิกเพื่อลบกิจกรรมอีเมลออกจากไทม์ไลน์

• • ขยาย: คลิกลูกศรแบบเลื่อนลงเพื่อดูเนื้อหาทั้งหมดของอีเมล หากมีการสนทนาทางอีเมลอย่างต่อเนื่องให้คลิกดูชุดข้อความเพื่อดูอีเมลทั้งหมดในชุดข้อความ
  • สมาคม: คลิกเพื่อแก้ไขระเบียนบริษัทหรือดีลที่เกี่ยวข้อง
  • ไฟล์แนบ: คลิกเพื่อเปิดไฟล์แนบที่เชื่อมโยงกับการส่งอีเมลเฉพาะนี้