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Meetings

Crear y compartir enlaces de reuniones

Última actualización: abril 8, 2019

Una vez que hayas conectado tu calendario y personalizado las preferencias de tu herramienta de reuniones, puedes crear enlaces de reuniones para compartir con tus contactos para que puedan programar fácilmente una reunión contigo. Los enlaces de reuniones se sincronizarán con tu calendario de Gmail o de Office 365 conectado para que tus citas siempre estén actualizadas. 

Crea enlaces de reuniones  

  • En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Ventas > Reuniones.
  • En la esquina superior derecha, haz clic en Crear enlace de reunión y luego selecciona Personal
  • Continua configurando tu enlace de reuniones siguiendo los pasos a continuación. 

1. Personalizar los detalles de la reunión 

En la Página detalles, edita la información básica de la reunión. 

  1. Foto de la reunión: esta foto aparece en la parte superior de la página del enlace de la reunión. Pasa el cursor sobre la foto y haz clic en Cambiar foto para editarla.
  2. Encabezado de la reunión: este encabezado aparece junto a la foto de la reunión en la parte superior de la página del enlace de la reunión. 
  3. Nombre de la reunión: el nombre interno que aparece en el panel de reuniones y se utiliza cuando insertas el enlace de la reunión en un correo electrónico.
  4. Enlace de reuniones: el enlace que los prospectos usan para programar esta reunión. El enlace se puede editar solo por usuarios con pago de Sales Hub o Service HubEste valor no se puede editar después de la creación. Para tener un enlace en una nueva URL, debes crear un nuevo enlace. 
  5. Tipo de reunión (Sales Hub Pro EnterpriseService Hub Pro o Enterprise solamente): selecciona un tipo de reunión del menú desplegable. 
  6. Duración: la cantidad de tiempo que los visitantes pueden agendar al hacer clic en este enlace de reunión. Haz clic en + Agregar duración para agregar más opciones. meetings-details-screen
  • Cuando hayas terminado de editar los detalles de la reunión, haz clic en Siguiente

 

2. Personalizar la configuración de la reunión

Agrega información sobre la ubicación de tu reunión y edita los detalles que se incluirán en la invitación de calendario. 

  1. Ubicación: incluir información sobre cómo conectarás con tu asistente de reuniones. Esto puede ser un enlace de llamada, una ubicación física, etc. Esta ubicación aparecerá en la invitación de calendario que recibe el contacto y el evento creado en tu calendario personal predeterminado. 
  2. Agregar enlace de videoconferencia: si integraste Zoom con HubSpot, selecciona un enlace de videoconferencia para agregar a la invitación de reunión. Si no has configurado la integración, no verás esta opción. 
  3. Asunto de la invitación: el nombre de la invitación de calendario que recibe el contacto y el evento creado en tu calendario personal predeterminado después de que se agenda la reunión (por ejemplo, Demostración del producto con Laura). Puedes agregar fichas de personalización en el asunto haciendo clic en Ficha de personalización del contacto o Ficha de personalización de la empresa.
  4. Descripción de invitación: una descripción de la reunión que muestra una vez que se programó una reunión. Esta descripción aparecerá en la invitación de calendario que recibe el contacto, y el evento creado, en el calendario personal por defecto. 
  5. Idioma: selecciona un idioma para tu enlace de reuniones. 
  6. Formato de fecha y número: selecciona un país para el estilo de la fecha y los números del enlace de reuniones.
  7. Recordatorios: se envían correos electrónicos de recordatorio tres días antes de la reunión y nuevamente una hora antes de la reunión.
    • Selecciona la casilla de comprobación Enviar correos electrónicos de recordatorio a los prospectos que programaron reuniones a través de este enlace para activar correos electrónicos de recordatorio para la reunión.
    • Selecciona la casilla de comprobación Incluir descripción de la invitación en el recordatorio para para incluir la descripción de la invitación que creaste anteriormente en el correo electrónico de recordatorio. 
    • Haz clic en Agregar otro recordatorio para correos electrónicos de recordatorio adicionales y haz clic en icono de la papelera para eliminar un recordatorio. Puedes agregar hasta tres recordatorios.
    • Haz clic en Vista preliminar del correo electrónico para una vista preliminar del correo electrónico de recordatorio que recibirán los prospectos. El idioma del correo electrónico coincide con el idioma que especificaste en el menú desplegable Idioma anterior.

Ten en cuenta: para reuniones rotativas, el correo electrónico del recordatorio se envía al usuario de HubSpot que agendó la reunión con el prospecto, no al usuario de HubSpot que creó el enlace de la reunión.

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  • Cuando hayas terminado de personalizar la configuración de tu reunión, haz clic en Siguiente.

 

3. Configura tu disponibilidad

Decide qué días y horarios aceptarás reservaciones de reuniones. 

  • Haz clic en el menú desplegable Zona horaria y selecciona una zona horaria.

Nota: los horarios disponibles de tu enlace de reuniones se mostrarán en la configuración de zona horaria del contacto. Por ejemplo, si el equipo del contacto está establecido en la hora del Pacífico, los horarios se mostrarán en la hora del Pacífico. 

La configuración de calendario del contacto determina la fecha y la hora del evento del calendario enviado al contacto después de programar una reunión.

  • Utiliza los menús desplegables para establecer tu disponibilidad. Puedes establecer horarios individuales para cada día de la semana o aplicar la misma disponibilidad a todos los días, lunes a viernes o los días de fin de semana. 
  • También puedes superponer intervalos de tiempo disponibles. Por ejemplo, si estás disponible para reuniones de lunes a viernes, de 9am-5pm, pero trabajas más tarde el lunes por la noche, haz clic en + Agregar horas y luego amplía tus horas para los lunes por la noche. meetings-availability

Después de agregar tus horarios disponibles, personaliza tus opciones de programación avanzada:  

  1. Tiempo de aviso mínimo: la cantidad mínima de tiempo necesaria para que un visitante programe una reunión contigo. 
  2. Margen de tiempo: tiempo de relleno entre cada una de tus reuniones. El margen de tiempo te permite evitar que las reuniones se agenden demasiado juntas (por ejemplo, si tienes una reunión de 1:00 a 1:30 pm y tienes un margen de tiempo de 30 minutos, la siguiente hora disponible para una reunión sería a las 2:00 pm). 
  3. Cuándo se puede programar una reunión: cantidad de semanas desde ahora en que las personas pueden reservar una hora en tu calendario. Si estás creando un enlace de reuniones para un evento o conferencia, puedes especificar un intervalo de fechas personalizado para reservar. Haz clic en el menú desplegable Cuándo se puede programar una reunión y selecciona Intervalo de fechas personalizado. Haz clic en los campos del selector de fechas y establece el intervalo de tiempo. Un intervalo de fechas personalizado no puede ser más largo de 10 semanas. 
  4. Incremento de la hora de inicio: Establece la frecuencia de las horas de inicio de tus reuniones. Por ejemplo, si estás disponible entre 10am y 12pm para una reunión de 60 minutos y tu incremento de tiempo es 15 minutos, un prospecto puede programar 60 minutos contigo en las 10:00 am, 10:15 am, 10:30 am, etc. meeting-link-advanced-settings
  • Cuando hayas terminado de configurar tu disponibilidad, haz clic en Siguiente.

 

4. Personalizar las preguntas del formulario

Personaliza tus preguntas del formulario.De manera predeterminada, Nombre, Apellido y Correo electrónico son campos obligatorios. Los usuarios de Sales Hub o Service Hub pueden agregar cualquier propiedad de contacto desde tu CRM o agregar una pregunta personalizada.

  • Haz clic en + Propiedad del contacto o + Pregunta personalizada
  • Utiliza el menú desplegable para seleccionar una propiedad o ingresa una pregunta en el campo y luego haz clic en Guardar
  • Si deseas que este campo sea opcional, desmarca la casilla de comprobación Obligatorio a la derecha del campo.
  • Haz clic en Guardar cambios o personalizar tus opciones de Privacidad y consentimiento (RGPD) para el enlace individual.

Nota: Aunque estas características se encuentran en HubSpot, tu equipo legal es el mejor recurso para que obtengas asesoría sobre cumplimiento para tu situación específica.

    • Si quieres personalizar las opciones de Privacidad y consentimiento (RGPD) para un enlace individual, debajo de las preguntas del formulario, haz clic en Personalizar.meetings-legitimate-interest
    • Puedes captar el consentimiento de un contacto para comunicar a un tipo de suscripción específico o capturar interés legítimo en tu enlace de reuniones. En el panel Personalizar consentimiento de marketing, selecciona Consentimiento o Interés legítimo en el menú desplegable. 
      • Consentimiento: edita el texto de consentimiento de comunicación y luego agrega tipos de suscripción adicionales/casillas de comprobación para permitir que los visitantes consientan la comunicación de varios tipos de suscripción en un solo enlace de reuniones. Haz clic en + Agregar otra casilla de comprobación y luego selecciona un tipo de consentimiento y edita el texto que aparecerá junto a la casilla de comprobación. 
      • Interés legítimo: selecciona una base legal del menú desplegable. Para agregar más tipos de suscripción para que puedas captar varios tipos de suscripción implícitamente, haz clic en + Agregar otra suscripción y luego haz clic en el menú desplegable Tipo de suscripción y selecciona un tipo de suscripción. La comunicación predeterminada que seleccionas en las reuniones es una comunicación "uno a uno". Es un tipo de suscripción interna en la cuenta de HubSpot.
    • Editar el texto de privacidad y consentimiento del enlace. Cualquier cambio realizado en las opciones de Privacidad y consentimientode un enlace individual anulará el texto predeterminado establecido en la configuración de tu cuenta. Más información sobre cómo personalizar tus opciones de Privacidad y consentimiento.  
    • Para ver cómo se presenta el texto en el enlace de reuniones, haz clic en la pestaña Vista previa para obtener una vista previa del texto.
  • Cuando hayas terminado de editar las preguntas de tu formulario o las opciones de Privacidad y consentimiento, haz clic en Guardar cambios

 

Compartir enlaces de reuniones

Una vez que hayas creado tus enlaces de reuniones, puedes compartirla con tus contactos o incrustar en tu sitio web:  

  • En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Ventas > Reuniones.
  • Coloca el cursor sobre el enlace de reuniones y haz clic en Copiar enlace

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  • Comparte el enlace con tus contactos agregándolo como un hipervínculo en el cuerpo de tu correo electrónico o firma de correo electrónico. Si eres usuario de Sales Hub o Service Hub, también puedes incrustar el enlace en tu sitio web. Para hacerlo, coloca el cursor sobre el enlace, haz clic en el menú desplegable Acciones y luego selecciona Incrustar. Luego agrega el código de incrustación a tus páginas web. 

Cuando un prospecto hace clic en el enlace de la reunión, puede seleccionar una fecha, una hora y una duración si estableciste varias opciones de duración. 

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Una vez que el prospecto selecciona la fecha y la hora de la reunión, se le solicitará que confirme el compromiso. Si agregaste propiedades o preguntas a la reunión, se te solicitará que ingreses esa información aquí. meeting-bookings-confirm-booking

Después de que alguien programe una reunión, recibirás una alerta por correo electrónico con la hora del compromiso y el nombre del contacto. También puedes hacer clic para ver el contacto en CRM o ver el evento de calendario en tu calendario personal integrado (si tienes calendarios adicionales integrados, la invitación no se agrega a estos). El prospecto también recibirá una invitación de calendario con todos los detalles de la reunión. 

Nota: los cambios en las descripciones de la reunión en el registro del contacto se enviarán al contacto solo si estás utilizando el Calendario de Google y activaste la integración bidireccional del Calendario de Google con HubSpot. Si estás usando un calendario de Office 365 o no tienes activada la integración, actualiza la descripción de la reunión en el evento del calendario para enviar los cambios al contacto, no en el registro de contacto.

Si pierdes el acceso a uno de tus calendarios integrados, los contactos no podrán programar reuniones contigo, aunque tengas otros calendarios integrados. Recibirás un correo electrónico que te notificará que alguien está tratando de programar una reunión contigo y el calendario al que has perdido acceso aparecerá en rojo en la página de integraciones de calendario.

Puedes eliminar el calendario de la página de integración del calendario en la configuración de reuniones haciendo clic en la X de al lado, o bien puedes ponerte en contacto con el propietario del calendario y pedirle que te dé acceso a este nuevamente. Una vez que obtengas acceso, vuelve a visitar la página de integración del calendario en la configuración de reuniones y actualiza la página.