Crear y gestionar facturas (BETA)

Crea facturas en HubSpot para cobrar pagos digitales a través de la herramienta de pagos de HubSpot , o para hacer un seguimiento de los pagos realizados fuera de HubSpot. Para empezar a utilizar las facturas, consulta la guía de configuración de . También puedes consultar en las propiedades predeterminadas de las facturas de HubSpot.

Nota: las funciones de facturas están disponibles en todas las cuentas que utilizan la integración con Quickbooks. Para crear facturas de HubSpot, necesitarás una cuenta Starter, Professional, o Enterprise con la herramienta de pagos configurada.

A continuación, aprende a crear facturas para enviarlas a tus compradores y a gestionarlas tras su creación.

Crear una factura

Los superadministradores y los usuarios con permisos de objeto facturas pueden crear una factura directamente desde un registro de contacto, empresa, negocio o presupuesto, o desde la página de índice de facturas. También puedes crear una factura a partir de un presupuesto para 

Ten en cuenta: las facturas de sólo pueden crearse si la moneda por defecto de tu cuenta de está establecida en USD.

Para crear una factura desde la página índice:

• En tu cuenta de HubSpot, navega hasta Ventas > Facturas.
• En la parte superior derecha, haz clic en Crear factura.

Para crear una factura a partir de un registro de contacto, empresa o negocio:

• Para ver las listas de registros según cada objeto:
  • Contactos: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Contactos > Contactos.
  • Empresas: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Contactos > Empresas.
  • Negocios: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Ventas > Negocios.
• Haz clic en el nombre  del registro del que quieres crear una factura.
• En la barra lateral derecha, localiza la sección Facturas y, a continuación, haz clic en Añadir.
  
  
• En el menú desplegable, selecciona Crear factura. Además de crear una factura a partir de un registro de CRM, también puedes seleccionar una de las siguientes opciones en el menú desplegable:
  
  • Añadir factura existente: asocia una factura existente al registro.

• • Convertir negocio en factura (sólo negocios): crea una factura utilizando la información del negocio, incluidas las partidas asociadas.

Para crear una factura a partir de un presupuesto publicado:

• En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Ventas > Cotizaciones.
• Pasa el ratón por encima del nombre  del presupuesto, luego haz clic en el menú desplegable Acciones y selecciona Convertir presupuesto en factura. Esto creará una nueva factura utilizando la información del presupuesto.

A continuación, accederás al editor de facturas para configurar los detalles de la factura.

Ten en cuenta: por defecto al crear una factura, utilizará un prefijo estandarizado de INV seguido de un número que aumenta secuencialmente para cada factura creada (por ejemplo, INV-1001 luego INV-1002). Puedes actualizar el prefijo y el número inicial de las facturas en tus ajustes.

Configurar la facturación

En la sección Bill to del editor de facturas, configura primero los registros asociados a la factura, las condiciones de pago, etc.

• Para asociar la factura a un contacto, haz clic en Añadir contacto. Después, en el panel derecho, busca un contacto existente o crea uno nuevo. A continuación, haz clic en Siguiente y continúa configurando las etiquetas de asociación que necesites. Luego haz clic en Guardar. Una factura puede estar asociada a varios contactos.
• Para asociar la factura a una empresa, haz clic en Añadir empresa. Después, en el panel derecho, busca una empresa existente o crea una nueva. A continuación, haz clic en Siguiente y continúa configurando las etiquetas de asociación que necesites. Luego haz clic en Guardar. Una factura sólo puede estar asociada a una empresa.
• Para añadir una dirección de facturación a la factura, haz clic en Editar en Dirección de facturación. A continuación, en el panel derecho, introduce la información de la dirección y haz clic en Aplicar.
• Por defecto, la fecha de la factura se establecerá en el día actual. Para actualizarla, haz clic en el campo Fecha de factura y, a continuación, utiliza el selector de fecha para seleccionar una nueva fecha.
• Por defecto, el pago de la factura vencerá a la recepción de la misma. Para seleccionar diferentes condiciones de pago, haz clic en el menú desplegable Condiciones de pago. El campo Fecha de vencimiento se actualizará automáticamente para coincidir con el plazo seleccionado.
• Para añadir un número de pedido a la factura, introduce el número en el campo Número de pedido.

Agregar elementos de línea

En la sección Artículos de línea, añade los artículos que comprará tu comprador.

• Para añadir productos existentes de tu biblioteca de productos (sóloPro o Enterprise ):
  
  • Haz clic en Selecciona de la biblioteca de productos.
  • En el panel derecho, selecciona las casillas junto a los productos que comprará tu comprador. Luego, haz clic en Agregar.

• Para crear una partida personalizada en la factura: 
  • Haz clic en Crear partida personalizada.
  • En el panel derecho, configura los detalles de tu partida. Los campos Nombre y Precio unitario son obligatorios. Luego haz clic en Guardar.
  • Tras guardar la partida, puedes actualizar sus detalles en el editor de partidas, incluyendo el aumento de la cantidad y el establecimiento de un descuento unitario (en USD o porcentual).
• Después de añadir tus partidas, puedes revisar el subtotal, incluidos los descuentos aplicados, en la sección Resumen.

Añade comentarios

Opcionalmente, si quieres añadir alguna nota para tu comprador en la factura, puedes añadirla en la sección Comentarios. Puedes utilizar las opciones de texto de la parte inferior del campo de texto para dar más formato a tu texto, añadir un hipervínculo o insertar un fragmento.

Configurar las opciones de facturación

En la sección Facturación, establece qué opciones de pago estarán disponibles para el comprador, junto con si deseas recopilar información sobre la dirección de facturación y de envío. Estos ajustes se heredan de tus ajustes de pago en .

• Para establecer los métodos de pago permitidos, selecciona las casillas junto a Tarjeta de crédito o débito y ACH (transferencia bancaria).
• Para recopilar la información de la dirección de facturación al realizar la compra, selecciona la casilla de verificación Recopilar la dirección de facturación para compras con tarjeta de crédito.
• Para recopilar información sobre la dirección de envío al realizar el pago, selecciona la casilla de verificación Recopilar dirección de envío. Cuando el comprador introduzca su información de envío, sólo podrá seleccionar entre los países que hayas establecido en tu configuración de pago.

Ajustes avanzados

En la sección Configuración avanzada, puedes personalizar el idioma y la configuración regional de la factura, así como la URL de la factura. Para acceder a la configuración avanzada, haz clic en Configuración avanzada.

• Por defecto, el idioma de los títulos y etiquetas de la página es el inglés. Para actualizarlo a otro idioma, haz clic en el menú desplegable Idioma y luego selecciona un idioma .
• Por defecto, el formato de fecha y dirección utilizará el formato de Estados Unidos. Para actualizarlo a otro formato, haz clic en el menú desplegable Locale y selecciona una locale.
• Para establecer una URL de factura personalizada utilizando cualquiera de tus dominios conectados a , haz clic en el menú desplegable Dominio y, a continuación, selecciona un dominio. También puedes introducir un slug personalizado al final de la URL introduciendo un valor en el campo Content slug. Debajo de los campos URL se muestra una vista previa de la URL de la factura.

Guardar y finalizar

En cualquier momento de la creación de la factura, puedes hacer clic en Guardar en la parte superior izquierda para guardar la factura como borrador. Puedes volver a un borrador de factura en cualquier momento para editarlo o eliminarlo. También puedes hacer clic en Vista previa en la parte superior derecha para ver cómo le aparecerá la factura al comprador.

Si estás listo para finalizar la factura para que puedas enviarla al comprador:

• En la parte superior derecha, haz clic en Finalizar. Una vez finalizada, una factura no puede editarse ni borrarse.

• En el cuadro de diálogo, revisa la cláusula de exención de responsabilidad y, a continuación, haz clic en Finalizar.
• En el siguiente cuadro de diálogo, puedes seleccionar un método para enviar la factura a tu comprador o volver a la página de índice de facturas:
  • Copiar: copia la URL de la factura.
  • Redactar correo electrónico con factura: navega al registro de contacto, empresa o negocio asociado con un correo electrónico redactado uno a uno que contiene un enlace a la factura.
  • Cerrar: volver a la página de índice de facturas.
    
    

También puedes enviar la factura en otro momento desde la página de índice de facturas, donde también puedes gestionar tus facturas existentes.

Gestionar facturas

Después de crear facturas, puedes gestionarlas desde la página de índice de facturas, de forma similar a como gestiona otros registros de CRM.

• En tu cuenta de HubSpot, navega hasta Ventas > Facturas.
• Haz clic en el nombre de la factura.
• En el panel derecho, puedes establecer el propietario de la factura utilizando el campo Propietario, ver sus propiedades y gestionar las asociaciones de la factura.
  • Para las facturas emitidas, puedes acceder a las siguientes opciones haciendo clic en el menú desplegable Acciones de la parte superior derecha:
    • Edición: continuar configurando la factura.
    • Borrar: borra el borrador de la factura.Para ver los detalles de una factura, haz clic en el nombre de la factura , y luego ve sus detalles en el panel derecho.
    • Clonar: crea una nueva factura con los mismos datos.
      
      
  • Para las facturas finalizadas, puedes acceder a las siguientes opciones haciendo clic en el menú desplegable Acciones de la parte superior derecha:
    • Copiar enlace: copia la URL de la factura para enviarla a un comprador.
    • Enviar: si hay un contacto asociado a la factura, selecciona esta opción para navegar hasta el registro del contacto y enviar un correo electrónico individual con un enlace a la factura.
    • Descargar: descarga un PDF de la factura.
    • Marcar como pagada: marca la factura como pagada. Después de marcar una factura como pagada, ya no puedes cobrar el pago de la factura ni anularla. Esto no se puede deshacer.
    • Nulo: marca la factura como nula. Después de marcar una factura como nula, ya no puedes cobrar el pago de la factura ni anularla. Esto no se puede deshacer.
    • Clonar: crea una nueva factura con los mismos datos.
      
      
• Para filtrar la página de índice por propiedades específicas de la factura:
  • Haz clic en Filtros avanzados en la parte superior izquierda.
  • En el panel derecho, haz clic en + Añadir filtro para configurar un nuevo filtro.
  • Busca y selecciona la propiedad por la que quieras filtrar, luego establece los criterios de filtrado y haz clic en Aplicar filtro.
  • Para configurar varios filtros, haz clic en Y o O según cómo quieras agruparlos. Más información sobre configurar filtros y guardar vistas.
    
    
• Para exportar tus facturas, haz clic en Exportar en la parte superior derecha de la tabla. Más información sobre exportar registros.
• Para editar las columnas que aparecen en la tabla, haz clic en Editar columnas en la parte superior derecha de la tabla.

Gestionar la configuración de las facturas

Puedes cambiar el prefijo de la factura y el número inicial desde la configuración de la factura. Cambiar estos ajustes no actualizará las facturas existentes, sólo las nuevas en adelante.

• En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de Configuración settings en la barra de navegación principal.
• En el menú de la barra lateral izquierda, navega hasta Objetos > Facturas.
• Por defecto, las facturas comienzan con el prefijo INV. Para cambiarlo, haz clic en Editar prefijo. A continuación, en el cuadro de diálogo, introduce un nuevo prefijo , y haz clic en Guardar prefijo. Un prefijo puede tener un máximo de 8 caracteres.
• Por defecto, el número de factura inicial es 1001. Para cambiarlom haz clic en Actualización del punto de partida de los números de factura. A continuación, en el cuadro de diálogo, introduce un nuevo número de punto de partida , y haz clic en Actualización del punto de partida.