Seuraa ja kirjaa sähköpostit HubSpot Sales Chrome -laajennuksen avulla.

Käytä HubSpot Sales Chrome -laajennuksen seuranta- ja lokiominaisuuksia seurataksesi ja pitääksesi kirjaa yhteystietojesi sitoutumisesta sähköposteihisi.

• Kun seuranta on käytössä, voit seurata, milloin yhteyshenkilöt katsovat tai avaavat sähköpostiviestejäsi.
  • Tarkastele sähköpostin toimintaa aktiviteettisyötteessä ja yhteyshenkilön aikajanalla.
  • Saat reaaliaikaisia ilmoituksia, kun yhteyshenkilö avaa sähköpostisi.
  • Käyttäjät, joille on määritetty Sales Hub -paikka, voivat seurata seuratun sähköpostin runkoon sisältyvien linkkien klikkauksia. Lue lisää klikkausten seurannasta.
• Kun kirjaaminen on käytössä, voit kirjata sähköpostiviestin vastaanottajan yhteystietueeseen tai siihen liittyviin tietueisiin.
  
  • Voit määrittää HubSpot-tilisi asetuksissa sähköpostiosoitteet ja verkkotunnukset, joiden sähköposteja et halua koskaan lokitella. Tai voit lisätä nämä sähköpostiosoitteet ja verkkotunnukset Chrome-laajennuksen asetuksissa.

Lue lisää seurannan ja kirjaamisen erosta.

Ennen kuin aloitat

Ennen kuin aloitat työskentelyn HubSpot Sales Chrome -laajennuksen kanssa, tutustu sähköpostien seurannan ja kirjaamisen vaatimuksiin ja rajoituksiin.

Vaatimusten ymmärtäminen

• Jotta voit kirjata sähköpostin ja lisätä uuden yhteyshenkilön HubSpot CRM -tilillesi, sähköpostiosoitteen, josta lähetät sähköpostia, on oltava jokin seuraavista:
  • Käyttäjä tililläsi.
  • Yksi yhdistetyistä sähköpostiosoitteistasi.
  • Sähköpostiohjelmassasi oleva alias (joko alias, joka on määritetty yhdistettyyn Gmailin postilaatikkoosi, tai profiiliisi ja asetuksiisi lisätty alias).

Ymmärrä rajoitukset ja näkökohdat

• Sähköpostiseurantaa ja -lokitusta ei tueta sähköposteille, joissa käytetään mukautettuja Gmail-asetteluja.
• Jos olet ottanut tililläsi käyttöön tietosuoja-asetukset, sähköpostin avauksia voidaan seurata vain sellaisten yhteystietojen osalta, joille on määritetty tietojenkäsittelyn oikeusperusta. Lakitiimisi on paras resurssi määrittämään, miten yrityksesi käyttää sähköpostin kirjaamista ja seurantaa. Lisätietoja sähköpostin seurannasta, kun tietosuoja-asetukset on otettu käyttöön.
  • Voit mukauttaa laajennusasetuksiasi kytkeäksesi seurannan ja kirjaamisen pois päältä tietyn viestin tai tiettyjen yhteyshenkilöiden tai sähköpostialueiden osalta.
• Kun kirjaat sähköpostiviestin, jossa on liitetiedosto, yli 50 Mt:n kokoiset liitetiedostot eivät kirjaudu HubSpotiin. Sähköpostisi toimitetaan edelleen yhteyshenkilölle ja kirjautuu CRM:ään, mutta ilman liitetiedostoa.
• Kun kirjaaminen on käytössä, historiallisia sähköpostiviestejä ei kirjata CRM:ään automaattisesti. Lue, miten lähetetyt ja vastaanotetut sähköpostiviestit kirjataan jälkikäteen CRM:ään.

Määritä oletusarvoiset loki- ja seuranta-asetukset

Ylipääkäyttäjät voivat päivittää oletuskäyttäytymisen sähköpostien seurantaa, kirjaamista ja yhdistämistä varten kaikille tilisi käyttäjille.

Voit määrittää nämä oletusasetukset:

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta.
2. Siirry vasemman sivupalkin valikossa kohtaan Objects > Activities.
3. Napsauta Sähköpostiloki ja seuranta -välilehteä.
4. Määritä Sähköpostiloki- ja seuranta-asetukset-kohdassa, miten sähköpostit tallennetaan HubSpotissa valitsemalla tai poistamalla niihin liittyvät valintaruudut:
   • Apply Default Log setting for all users (Käytä oletuslokkiasetusta kaikille käyttäjille): Kun tämä asetus on päällä, voit sen jälkeen napsauttamalla Log all emails by default (Kirjaa kaikki sähköpostit oletusarvoisesti ) -kytkintä päälle tai pois päältä määrittää, kirjataanko sähköpostit oletusarvoisesti kaikkiin tilisi käyttäjiin.
   • Apply Default Association for all users (Käytä oletusyhdistystä kaikille käyttäjille): Kun tämä asetus on päällä, voit napsauttaa pudotusvalikkoa ja valita oletustietuetyypit, jotka yhdistetään lokitettuun sähköpostiin.
   • Apply Default Track setting for all users: Jos olet valinnut Allow all users to track emails and see recipients open and click on their emails checkbox ( Salli kaikkien käyttäjien seurata sähköposteja ja nähdä vastaanottajien avaavan ja napsauttavan sähköpostiviestejä ) -valintaruudun, voit ottaa tämän asetuksen käyttöön määrittääksesi, seurataanko kaikkia sähköposteja oletusarvoisesti kaikkien tilisi käyttäjien kesken.

Huomaa: Jos sinulla on käyttöoikeus Apply Activity Logging Defaults to External Emails -betaan, myyntilaajennuksen ja BCC/edelleenlähetettyjen sähköpostiviestien automaattiset yhdistämissäännöt noudattavat automaattisia yhdistämissääntöjä, eivätkä käyttäjät voi muokata laajennuksen kautta lähetettyjen sähköpostiviestien oletusasetuksia. Apply Activity Logging Defaults to External Emails -beta ei vaikuta jaetuista postilaatikoista (esim. keskustelujen ja help desk -työkalujen vastaukset) lähetettäviin sähköposteihin eikä sekvensseistä lähetettäviin lähteviin sähköposteihin. Kun tämä otetaan käyttöön kaikilla tileillä tänä vuonna, käyttäjät eivät voi muokata laajennuksen oletusarvoisia yhdistyslokitusasetuksia, mutta he voivat silti muokata yhdistyksiä yksittäisiä sähköposteja lähetettäessä.

Sähköpostien seuranta

Seuratun sähköpostin lähettäminen Gmailista:

1. Kirjaudu sisään Gmail-tilillesi.
2. Laadi uusi sähköpostiviesti. Kirjoita sähköpostin vastaanottaja, otsikkorivi ja sähköpostin runko.
3. Valitse Seuraa-valintaruutu.
4. Napsauta Lähetä.

Näytä seuratun sähköpostin tila

Ennen kuin yhteyshenkilösi avaa sähköpostin, sähköpostin otsikkorivi ja vastaanottaja näkyvät HubSpotin aktiviteettisyötteessä muodossa Lähetetty.

Kun vastaanottaja avaa sähköpostin, saat reaaliaikaisen ponnahdusilmoituksen työpöydällesi. Kun siirryt takaisin aktiviteettisyötteeseesi tai Chrome-laajennussyötteeseesi, näet sähköpostin tiedot merkittyinä Avattuina. Napsauta yhteystiedon nimen alla olevaa pudotusvalikkoa nähdäksesi, milloin vastaanottaja avasi sähköpostisi. Näet myös yhteystiedon toimintojen historian listattuna.

Voit myös nähdä, miten yhteystietosi käsittelevät Chrome-laajennuksen seurattuja sähköpostiviestejäsi. Pääset aktiviteettisyötteeseesi Chrome-laajennuksesta napsauttamalla HubSpotin hammasratas-kuvaketta sprocket Chrome-selaimesi oikeassa yläkulmassa.

Lue lisää siitä, miten sähköpostiseuranta ja myynti-ilmoitukset toimivat ja miten seuranta kytketään pois päältä.

Sähköpostien kirjaaminen

Lähetä lokitettu sähköposti Chrome-laajennuksen avulla

1. Laadi uusi sähköposti Gmailissa.
2. Kirjoita sähköpostin vastaanottaja, otsikkorivi ja sähköpostin runko. Jos vastaanottajan sähköpostiosoite on jo yhdistetty yhteystietueeseen CRM:ssäsi, HubSpotin hammasratas-kuvake näkyy rivissä vastaanottajan sähköpostiosoitteen vieressä To-kentässä .
3. Valitse Loki-valintaruutu.
4. Jos tilillesi on määritetty oletusarvoiset lokiasetukset, lisäosa valitsee automaattisesti, mihin tietueisiin sähköpostiviesti lokitetaan. Voit valita manuaalisesti, mihin tietueisiin sähköposti kirjautuu:
   • Napsauta Log-valintaruudun vieressä olevaa pudotusvalikkoa .
   • Valitse ja poista valintaruudut niiden tietueiden vierestä, joihin haluat kirjauttaa sähköpostin.
5. Jos lähetät sähköpostiviestin vastaanottajalle, joka ei ole yhteystieto CRM:ssäsi, voit valita uuden yhteystiedon luomisen.
   • Jos haluat luoda uuden yhteystiedon, valitse sähköpostiosoitteen vieressä oleva valintaruutu kohdassa Luo uusina yhteystietoina, kun muokkaat tietueiden yhdistelmiä.
     
     • Jos käytät markkinointiyhteystietoja, kirjautuneella sähköpostilla luotu uusi yhteystieto asetetaan ei-markkinointikontaktiksi.
     • Sähköpostin lähettänyt HubSpot-käyttäjä määritetään automaattisesti yhteystiedon omistajaksi, jos edellistä omistajaa ei ole määritetty.
   • Jos et halua luoda uutta yhteystietoa, poista valintaruudun valinta sähköpostiosoitteen vieressä kohdassa Luo uusina yhteystietoina. Opi kirjaamaan sähköpostiviestit vain olemassa oleviin yhteystietueisiin. jos lähetät sähköpostiviestin vastaanottajalle, joka ei ole yhteystieto CRM:ssäsi, voit valita uuden yhteystiedon luomisen.
6. Napsauta Lähetä.

Tarkastele kirjattua sähköpostia HubSpotissa

Laajennuksen avulla HubSpotiin kirjatut sähköpostit liitetään automaattisesti tietueisiin, jotka määrittelit ennen sähköpostin lähettämistä.

Kirjautuneen sähköpostin näkeminen HubSpotissa:

1. Siirry HubSpot-tililläsi yhteystietoihin, yrityksiin tai sopimuksiin.
2. Napsauta tietueen nimeä .
3. Etsi aikajanalta kirjautunut sähköposti. Sähköpostista voit tehdä seuraavat toimet:

• • Kiinnitä: napsauta, jos haluat kiinnittää sähköpostin yhteystietojen aikajanan yläreunaan.
  • Kopioi linkki: kopioi kirjautuneen sähköpostin URL-osoite napsauttamalla sitä.
  • Vastaa: napsauta Vastaa, jos haluat lähettää HubSpotista sähköpostivastauksen yhteystiedolle.
  • Välitä eteenpäin: napsauta, jos haluat välittää sähköpostiviestin toiselle yhteystiedolle.

• • Poista: Poista sähköpostitoiminto aikajanalta napsauttamalla sitä.

• • Laajenna: napsauta pudotusnuolta nähdäksesi sähköpostin koko tekstin. Jos sähköpostikeskustelu on käynnissä, voit tarkastella kaikkia viestiketjun sähköpostiviestejä napsauttamalla Näytä viestiketju .
  • Associations: napsauttamallatätä voit muokata siihen liittyviä yritys- tai kauppatietueita.
  • Liitetiedostot: napsauttamalla tätä voit avata kyseiseen sähköpostilähetykseen liittyvät liitetiedostot.