Päivitetty viimeksi: tammikuuta 20, 2023
Käytä HubSpot Sales Chrome -laajennuksen Track and Log -ominaisuuksia seurataksesi ja pitääksesi kirjaa siitä, miten yhteystietosi ovat sitoutuneet sähköposteihisi. Kun seurantaominaisuus on käytössä, voit saada reaaliaikaisia ilmoituksia, kun yhteyshenkilö avaa sähköpostisi. Voit myös valita sähköpostin kirjaamisen yhteyshenkilön tietueeseen HubSpotissa, jotta tiimisi voi pitää kirjaa kaikesta aiemmasta viestinnästä.
Voit tarkastella sähköpostin avaus- ja napsautustietoja aktiviteettisyötteessä; kirjatut sähköpostit tallennetaan yksittäisiin yhteystietueisiin ja niihin liittyviin tietueisiin.
Huomaa: jos olet ottanut tililläsi käyttöön yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) toiminnon, lakitiimisi on paras resurssi määrittämään, miten yrityksesi käyttää sähköpostin kirjaamista ja seurantaa. Voit myös mukauttaa laajennusasetuksiasi poistaaksesi tämän toiminnallisuuden tietyn viestin tai tiettyjen yhteystietojen ja sähköpostialueiden osalta. Lisäksi sähköpostin avauksia voidaan seurata vain niiden yhteystietojen osalta, joille on määritetty tietojenkäsittelyn oikeusperusta. Lisätietoja sähköpostiseurannasta, kun GDPR-asetukset on otettu käyttöön.
Ennen kuin aloitat, huomaa ero seuratun sähköpostin ja kirjatun sähköpostin välillä:
- Seuranta: Seurantaominaisuuden avulla voit seurata, milloin yhteystiedot avaavat sähköpostisi. Sähköpostien seuraamiseksi HubSpot lisää sähköpostiinyhden pikselin seurantakuvan sen lähettämisen jälkeen.Saat reaaliaikaisen ilmoituksen työpöydällesi, kun yhteyshenkilö avaa seuratun sähköpostin. Käyttäjät, joille on määritetty Sales Hub -maksulliset paikat, voivat myös seurata, kun vastaanottaja napsauttaa sähköpostissa olevaa linkkiä. Ilmaiskäyttäjät eivät voi seurata klikkauksia. HubSpot tallentaa seuratut sähköpostin avaukset ja klikkaukset aktiviteettisyötteeseen ja tietueen aikajanalle.Seuraa-valintaruudun valitseminen ei kirjaa kopiota sähköpostista HubSpotin tietueeseen.
- Loki: käyttää lokiominaisuutta kirjaamaan kopion sähköpostista HubSpotin tietueeseen. Sähköpostin mahdolliset liitetiedostot kirjautuvat myös yhteyshenkilön tietueeseen. Loggaa sähköpostit, jotta voit pitää kirjaa aiemmasta viestinnästä. Lokitetut sähköpostiviestit eivät anna sinulle tietoa avattuihin tai napsautettuihin sähköpostiviesteihin liittyvistä tiedoista.
Voit lähettää sähköpostiviestin, jota sekä seurataan että kirjataan. Näin saat ilmoituksia avaamisesta ja saat myös kirjauksen sähköpostiviestinnästä HubSpotissa. Voit myös asettaa kirjaamisen ja seurannan oletusarvot laajennukseesi.
Seuranta sähköpostit
Seuratun sähköpostin lähettäminen Gmailista:
- Kirjaudu sisään Gmail-tilillesi.
- Laadi uusi sähköposti. Kirjoita sähköpostin vastaanottaja, otsikko ja sähköpostin runko.
- Valitse Track -valintaruutu.
- Napsauta Lähetä.
Tarkastele seuratun sähköpostin tilaa
Ennen kuin yhteyshenkilösi avaa sähköpostin, sähköpostin aihe ja vastaanottaja näkyvät HubSpotin aktiviteettisyötteessäsi osoitteessa Sent. 
Kun vastaanottaja avaa sähköpostin, saat reaaliaikaisen ponnahdusilmoituksen työpöydällesi. Kun siirryt takaisin aktiviteetti- tai Chrome-laajennussyötteeseesi, näet sähköpostin tiedot merkittyinä osoitteeseen Avattu. Napsauta pudotusvalikkoa yhteystiedon nimen alla nähdäksesi, milloin vastaanottaja avasi sähköpostisi. Näet myös yhteystiedon toimintojen historian lueteltuna. 
Voit myös nähdä, miten yhteystietosi suhtautuvat seurattuihin sähköposteihin Chrome-laajennuksen avulla.Pääset aktiivisuussyötteeseesi Chrome-laajennuksesta napsauttamalla HubSpotin ketjupyöräkuvaketta Chrome-selaimesi oikeassa yläkulmassa. 
Lue lisää siitä, miten sähköpostiseuranta ja myynti-ilmoitukset toimivat ja miten seuranta poistetaan käytöstä.
Seuranta GDPR-asetukset käytössä
Jos olet ottanut GDPR-toiminnot käyttöön tililläsi, HubSpot voi seurata yhteystiedon sähköpostin avauksia vain, jos yhteystiedolle on määritetty tietojenkäsittelyn oikeusperuste. Kun laadit sähköpostia Gmailissa,Seuranta-valintaruutuon harmaana osoituksena siitä, että yhteyshenkilö ei ole oikeutettu seurantaan.
Sähköpostin avauksia ei seurata yhteystietojen osalta, joilla ei ole oikeudellista perustetta tietojen käsittelyyn, tai sähköpostin vastaanottajien osalta, jotka eivät vielä ole yhteystietoja. Kun lähetät sähköpostia useille vastaanottajille, sähköpostin avauksia seurataan nimettömästi.
Voit muuttaa yhteyshenkilön seurantakelpoisuutta päivittämällä yhteyshenkilön tietojen käsittelyn oikeusperuste -ominaisuuden.Sähköpostien kirjaaminen
Jotta voit kirjata sähköpostin ja lisätä uuden yhteyshenkilön HubSpot CRM -tilillesi, sähköpostiosoitteen, josta lähetät sähköposteja, on oltava jokin seuraavista:
- Tilisi käyttäjä.
- Yksi yhdistetyistä sähköpostiosoitteistasi.
- Alias sähköpostiohjelmassasi (joko alias, joka on määritetty yhdistettyyn Gmailin postilaatikkoosi, tai alias, joka on lisätty Profile & Preferences (Profiili ja asetukset) -osoitteeseen) .
Voit määrittää sähköpostiosoitteet ja verkkotunnukset, joiden sähköpostiviestejä et halua koskaan kirjautua HubSpot-tilin asetuksissa. Tai voit lisätä nämä sähköpostiosoitteet ja verkkotunnukset Chrome-laajennuksen asetuksissa.
Huomaa: yli 50 Mt:n sähköpostit eivät kirjaudu HubSpot-tilillesi. Liitteet lasketaan tähän rajaan. Sähköpostisi toimitetaan silti onnistuneesti yhteyshenkilölle, mutta et näe sähköpostin kirjautuvan hänen tietueeseensa.
Kirjautuneen sähköpostin lähettäminen Gmailista:
- Kirjaudu sisään Gmail-tilillesi.
- Laadi uusi sähköposti. Kirjoita sähköpostin vastaanottaja, otsikko ja sähköpostin runko. Jos vastaanottajan sähköpostiosoite on jo yhdistetty yhteystietueeseen CRM:ssäsi, HubSpotin hammasratas-kuvake näkyy rivissä vastaanottajan sähköpostiosoitteen vieressä To-kentässä .
- Valitse Loki -valintaruutu.
- Oletusarvoisesti Chrome-laajennus valitsee automaattisesti yhteyshenkilön kolme ensimmäistä asiaan liittyvää kauppaa tai lipputietuetta kirjaa sähköpostit osoitteeseen. Jos CC-kenttään on merkitty vastaanottajia, myös tietueisiin liittyvät kohteet valitaan automaattisesti. Voit valita nimenomaisesti, mihin tietueisiin sähköposti kirjautuu:
- Napsauta Loki-valintaruudun vieressä olevaa pudotusvalikkoa .
- Valitse ja poista valintaruudut niiden tietueiden vierestä, joihin haluat kirjauttaa sähköpostin .
-
- Jos lähetät sähköpostiviestin vastaanottajalle, joka ei ole yhteystietona CRM:ssäsi, luodaan uusi yhteystieto. Näet yhteyshenkilön sähköpostin listattuna, kun muokkaat yhdistyksiä. Poista valintaruudun valinta, jos et halua sähköpostin kirjautuvan uuteen yhteystietueeseen. Lue, miten sähköpostit kirjautuvat vain olemassa oleviin yhteystietueisiin.
- Napsauta Lähetä.
Voit mukauttaa Chrome-laajennuksen asetuksissa, mihin liitettyihin tietueisiin sähköpostisi kirjautuvat automaattisesti. Jos käytät markkinointiyhteystietoja, kirjautuneella sähköpostilla luotu uusi yhteyshenkilö asetetaan ei-markkinointiyhteystiedoksi.
Huomaa: jos uusi yhteyshenkilö luodaan kirjautuneella sähköpostilla, sähköpostin lähettänyt HubSpot-käyttäjä määritetään automaattisesti yhteyshenkilön omistajaksi, jos edellistä omistajaa ei ole määritetty.
Näytä kirjautunut sähköposti HubSpotissa
Sähköpostit, jotka kirjautuvat HubSpotiin laajennuksen avulla, liitetään automaattisesti tietueisiin, jotka määrittelit ennen sähköpostin lähettämistä. Näet kirjautuneen sähköpostin HubSpotissa:
- Siirry HubSpot-tililläsi osoitteeseen yhteystietosi, yrityksesi tai sopimuksesi.
- Napsauta tietueen nimeä .
- Etsi aikajanalta kirjautunut sähköposti. Sähköpostista voit tehdä seuraavat toimet:
- Liittyvät tietueet: Muokkaa liitettyjä tietueita napsauttamalla tätä.
- Kiinnitä: napsauttamallatätä voit kiinnittää sähköpostin yhteystietojen aikajanan yläreunaan.
- Poista: Poista sähköpostitoiminto aikajanalta napsauttamalla tätä.
- Yksityiskohdat: Klikkaa nähdäksesi sähköpostilähetyksen tarkat tiedot.
- Laajenna: klikkaamalla näet sähköpostin koko tekstin. Jos sähköpostikeskustelu on käynnissä, voit tarkastella kaikkia viestiketjun sähköpostiviestejä napsauttamalla Näytä viestiketju .
- Liitteet: Avaa tähän sähköpostilähetykseen liittyvät liitetiedostot napsauttamalla.
- Vastaa: napsauta Vastaa lähettääksesi HubSpotista sähköpostivastauksen yhteyshenkilölle.
Huomaa: jotta voitlähettää sähköpostivastauksia HubSpotista ja kirjaa saapuvat vastaukset HubSpotiin, sinulla on oltava yhdistetty postilaatikko.