Liitä WhatsApp-kanava keskustelujen saapuneet-kansioon

Liitä WhatsApp Business -tili kanavaksi keskustelujen saapuneet-kansiossa, jotta voit lähettää ja vastaanottaa WhatsApp-viestejä HubSpotissa. WhatsApp-puhelinnumeroosi lähetetyt viestit luovat uuden keskusteluketjun saapuneet-kansiossa, jossa sinä ja tiimisi voitte vastata viesteihin, siirtää keskusteluja eteenpäin sekä lähettää ja vastaanottaa ääniviestejä samassa keskusteluketjussa.

Huomaa: jos olet pääkäyttäjä, voit liittää tilisi WhatsApp-ääniviestien -beetaohjelmaan.

Ennen kuin aloitat

Ennen kuin alat käyttää tätä ominaisuutta, varmista, että ymmärrät täysin, mitkä toimenpiteet on suoritettava etukäteen, sekä ominaisuuden rajoitukset ja sen käytön mahdolliset seuraukset.

Vaatimukset

Jotta voit liittää WhatsApp Business -tilin keskustelujen saapuneet-kansioon, sinulla on oltava seuraavat:

• WhatsApp Business -puhelinnumero, joka on määritetty sekä WhatsApp Business -sovelluksessa että HubSpotissa rinnakkaiskäytön avulla. Lue lisää WhatsAppin rinnakkaiskäytöstä. 

• Järjestelmänvalvojan oikeudet yrityksesi Meta Business Manager -tilille.
• Pääsy yrityksen puhelinnumeroon, josta haluat lähettää viestejä.
• Numeron on voitava vastaanottaa äänipuheluita.
• Se ei saa kuulua IVR-järjestelmään (Interactive Voice Response) eikä IVR-toimintoa saa olla poistettu käytöstä tietyn ajanjakson ajaksi.
• Käyttämäsi puhelinnumero ei saa olla liitetty toiseen WhatsApp-tiliin, WhatsApp for Business -sovellukseen tai muuhun WhatsApp-integraatioon. Jos numero on jo liitetty toiseen WhatsApp-tiliin, sinun on ensin irrotettava se ennen kuin liität sen HubSpot-palveluun. 

Rajoitukset ja huomioitavat seikat

Ota huomioon seuraavat rajoitukset, kun liität WhatsAppin ja käytät sitä keskustelujen saapuneet-kansiossa:

• Meta:n WhatsApp-integraation käyttövaatimusten vuoksi et voi liittää henkilökohtaista WhatsApp-tiliä HubSpotiin, vaan sinun on liitettävä sen sijaan Business-tili. Lue WhatsAppin ohjeista, miten voit muuntaa henkilökohtaisen tilin WhatsApp Business -tiliksi.
• Jokaiseen WhatsApp Business -tiliin voi liittää enintään 25 puhelinnumeroa.
• Vain uudet viestit, jotka on lähetetty tilisi liittämisen jälkeen, synkronoidaan HubSpotin kanssa. Aikaisempia keskusteluja ei synkronoida.
• Kun olet liittänyt tilisi, viestit eivät enää näy WhatsAppin mobiilisovelluksessa tai verkkosovelluksessa. Ne näkyvät vain HubSpot-tilisi keskustelujen saapuneet-kansiossa.
• Jos haluat lähettää yli 50 yrityksen aloittamaa keskustelua päivässä, WhatsApp Business -tililläsi on oltava vahvistettu Meta Business Manager. Lue lisää yrityksesi vahvistamisesta.

Yhdistä WhatsApp Business -tili kanavaksi

Voit yhdistää olemassa olevan WhatsApp Business -tilin kanavaksi HubSpotissa tai luoda uuden WhatsApp Business -tilin yhdistämisprosessin aikana.

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin asetuskuvaketta.

2. Siirry vasemmalla olevasta sivupalkkivalikosta kohtaan Saapuneet viestit ja asiakaspalvelu > Kanavat.
3. Napsauta Tiimin sähköpostikanavat -kohdassa WhatsAppia.
4. Napsauta oikeassa yläkulmassa Yhdistä puhelinnumero.
5. Napsauta Lähetä saapuvat keskustelut - pudotusvalik -kohdassa ja valitse postilaatikko, johon haluat lähettää keskustelut.
6. Napsauta oikeassa alakulmassa Seuraava.
7. Valitsepuhelinnumero, jonka haluat liittää postilaatikkoosi.
8. Napsauta Seuraava.
9.  Jos haluat määrittää keskustelut automaattisesti, napsauta Määritä keskustelut -pudotusvalikkoa ja valitse reititysvaihtoehto.
10. Napsauta Seuraava.

WhatsApp-puhelinnumerosi on nyt liitetty. Napsauta Siirry postilaatikkoon siirtyäksesi juuri liitettyyn postilaatikkoon.

Luo WhatsApp-näkymä keskustelujen postilaatikkoon

WhatsApp-keskustelut näkyvät vasemmassa sivupalkissa olevien tilasuodattimien (esim. Kaikki avoimet, Kaikki suljetut, Lähetetyt jne.) yhteydessä olevissa keskusteluluetteloissa, mutta on erittäin suositeltavaa luoda mukautettu näkymä, jolla voit suodattaa juuri liitettyihin WhatsApp-kanaviisi liittyviä viestejä:

Voit luoda mukautetun näkymän WhatsApp-viesteille seuraavasti:

1. Napsauta HubSpot-tilissäsi kohtaa Lisää ja siirry sitten kohtaan CRM > Saapuneet-kansio. Jos Lisää-kohtaa ei näy tilissäsi, siirry suoraan kohtaan CRM > Saapuneet-kansio.
2. Napsauta vasemmassa alakulmassa Toiminnot -pudotusvalikkoa ja valitse sitten Luo näkymä.
3. Kirjoita oikeanpuoleiseen paneeliin kanavan nimeksi WhatsApp ja napsauta sitten Seuraava.
4. Valitse Suodatintyyppi-osiosta Keskustelujen ominaisuudet.
5. Etsi hakupalkista ”Lähde” ja valitse se.
6. Napsauta on jokin- pudotusvalikkoa, etsi ja valitse sitten WhatsApp.
7. Napsauta Luo näkymä.

Uusi näkymä näkyy muiden keskustelujen saapuneet-kansion oletussuodattimien ja näkymien alapuolella.

Lue lisää keskustelujen saapuneet-kansion mukautettujen näkymien luomisesta ja hallinnasta tästä artikkelista.

WhatsApp-viestien kirjoittaminen ja niihin vastaaminen HubSpotissa

Voit aloittaa WhatsApp-keskustelun yksittäisten yhteyshenkilöiden kanssa HubSpotissa yhteyshenkilötietueesta tai aloittaa sen siihen liittyvästä yritys-, kauppa-, tiketti- tai mukautetun objektin tietueesta. Voit myös aloittaa WhatsApp-keskusteluja suoraan keskustelujen saapuneet-kansiossa.

Saapuvat WhatsApp-viestit luovat uuden keskusteluketjun keskustelujen saapuneet-kansioon ja aloittavat WhatsApp-istunnon. Sinä ja tiimisi voitte vastata WhatsApp-viesteihin keskustelujen saapuneet-kansiossa istunnon keston ajan.

WhatsApp-istunnot ovat avoinna 24 tuntia kontaktin viimeisen vastauksen jälkeen. Kun olemassa oleva WhatsApp-istunto on sulkeutunut, voit käynnistää keskusteluketjun uudelleen lähettämällä malliviestin kontaktille. Jos kontakti vastaa malliviestiisi, avautuu uusi 24 tunnin istunto, jonka aikana voit lähettää muita kuin mallipohjaisia WhatsApp-viestejä.

WhatsApp-viestien rajoitukset

Miten kuukausittaiset rajoitukset toimivat?

Kaikilla liitetyillä WhatsApp Business -tileilläsi on yhteinen 1 000 malliviestin kuukausiraja. Se päivä kuukaudessa, jolloin raja nollautuu, riippuu päivämäärästä, jolloin ostit ensimmäisen kerran Marketing Hub-, Service Hub Professional- tai Enterprise-tilauksen . Esimerkiksi, jos tilauksesi alkoi 28. lokakuuta, raja nollautuu kunkin kuukauden 28. päivänä. Lue lisää WhatsAppin hinnoittelusta.

Jos tilauksesi alkoi 31. päivänä ja kuukaudessa on vähemmän kuin 31 päivää, raja nollautuu kyseisen kuukauden viimeisenä päivänä.

HubSpot ei veloita maksua ilmaisten lähtöpistekeskustelujen osalta. Lue lisää ilmaisista lähtöpistekeskusteluista.

Miten WhatsApp-keskusteluja lasketaan?

WhatsApp-keskusteluja on kahta tyyppiä: 

• Yrityksen aloittamat keskustelut: nämä alkavat, kun yrityksesi lähettää käyttäjälle ennalta hyväksytyn malliviestin.
• Käyttäjän aloittamat (palvelu)keskustelut: nämä alkavat, kun käyttäjä lähettää viestin yrityksellesi ja yrityksesi vastaa aktiivisen palvelusession aikana.

Kun keskustelu on alkanut, kaikki 24 tunnin keskusteluikkunan aikana vaihdetut viestit lasketaan yhdeksi keskusteluksi kyseisessä keskusteluluokassa.

HubSpotissa sekä yrityksen aloittamat että käyttäjän aloittamat keskustelut lasketaan mukaan kuukausittaiseen WhatsApp-keskustelujen käyttömäärään.

Viestien tuetut mediatyypit

WhatsApp-viesteissä voi olla erilaisia mediatyyppejä ja liitteitä riippuen siitä, onko viestin lähettänyt vai vastaanottanut yritystili.

1. Seuraavat rikastetut mediatyypit ovat tuettuja liitetyssä yritystilissä vastaanotetuissa viesteissä:
   • Kuvat
   • Videot ja GIF-tiedostot (3gpp tai mp4)
   • Ääniviestit
   • Liitteet (esim. mp3, PDF jne.)
   • Sijainti
   • Tarrat
   • Yhteystietojen jakaminen
2. Yhdistetystä yritystilistäsi lähetetyissä viesteissä tuetaan seuraavia monimediaformaatteja:
   • Tiedostotyökaluun ladatut kuvat tai videot

• • Liitteet
  • Kokouslinkit
  • Tarjoukset
  • Tietokannan linkit
  • Asiakirjat

Aloita WhatsApp-keskustelu tietueen aikajanalta

Voit luoda viestin suoraan tietueen aikajanalta seuraavasti:

1. Siirry liitettyjen tietueiden kotisivulle:
   1. Napsauta HubSpot-tilissäsi Lisää ja siirry sitten kohtaan CRM > Yhteystiedot. Jos Lisää-kohtaa ei näy tilissäsi, siirry suoraan kohtaan CRM > Yhteystiedot.
   2. Napsauta HubSpot-tilissäsi Lisää ja siirry sitten kohtaan HubSpot CRM > Yritykset. Jos Lisää-kohtaa ei näy tilissäsi, siirry suoraan kohtaan HubSpot CRM > Yritykset.
   3. Napsauta HubSpot-tilissäsi Lisää ja siirry sitten kohtaan CRM > Kaupat. Jos Lisää-kohtaa ei näy tilissäsi, siirry suoraan kohtaan CRM > Kaupat.
   4. Napsauta HubSpot-tilissäsi Lisää ja siirry sitten kohtaan CRM > Palvelupyynnöt. Jos Lisää-kohtaa ei näy tilissäsi, siirry suoraan kohtaan CRM > Palvelupyynnöt.
2. Napsauta tietueen nimeä.
3. Napsauta vasemmassa paneelissa WhatsApp-kuvaketta. Jos WhatsApp-kuvaketta ei näy tietueen nimen alla, napsauta kolmen pisteen kuvaketta ja valitse sitten Luo WhatsApp-viesti.

4. Kirjoita viesti avautuvaan ikkunaan:
   • Napsauta Lähettäjä-pudotusvalikkoa ja valitse liitetty yritystili.
   • Jos yhteyshenkilö ei ole lähettänyt yrityksellesi WhatsApp-viestiä viimeisen 24 tunnin aikana, voit lähettää yrityksen aloittaman viestin vain valitsemalla yhden viestipohjistasi.

• • Napsauta Lähetä malli.
  • Etsi valintaikkunasta haluamasi malli ja napsauta sitten Lähetä malli.
  • Sinua saatetaan kehottaa siirtymään keskustelujen saapuneet-kansioon vastaamaan viesteihin, jos kyseisen kontaktin kanssa on jo olemassa keskusteluketju.

Kirjoita ja vastaa viesteihin keskustelujen saapuneet-kansiossa

1. Napsauta HubSpot-tilissäsi kohtaa Lisää ja siirry sitten kohtaan CRM > Saapuneet-kansio. Jos Lisää-kohtaa ei näy tilissäsi, siirry suoraan kohtaan CRM > Saapuneet-kansio.
2. Uuden viestin kirjoittaminen:
   • Napsauta vasemmassa alakulmassa Kirjoita.
   • Oikeassa alakulmassa avautuvassa ponnahdusikkunassa:
     • Napsauta Vastaanottaja-pudotusvalikkoa ja etsi kontaktin nimi, johon on liitetty WhatsApp-puhelinnumero.
     • Napsauta Lähettäjä-pudotusval ikkoa ja valitse yksi liitetyistä WhatsApp Business -tileistäsi.
     • Jos yhteyshenkilö ei ole lähettänyt WhatsApp-viestiä yrityksellesi viimeisen 24 tunnin aikana, voit lähettää yrityksen aloittaman viestin vain valitsemalla yhden viestipohjistasi. Napsauta Lähetä malli, etsi sitten valintaikkunasta haluamasi malli ja napsauta Lähetä malli.
     • Sinua saatetaan kehottaa siirtymään keskustelujen saapuneet-kansioon vastaamaan viesteihin, jos kyseisen yhteyshenkilön kanssa on jo olemassa keskusteluketju.

3. Voit myös tarkastella ja vastata viesteihin olemassa olevissa keskusteluissa:

• • Napsauta vasemmassa yläkulmassa olevaa hakukuvaketta ja kirjoita hakusana etsiäksesi WhatsApp-keskustelua. Voit myös käyttää suodattimia hakutulosten rajaamiseen . Voit esimerkiksi käyttää suodattimia, jotka erottelevat viestit, jotka ovat peräisin liitetyltä WhatsApp-kanavaltasi. Marketing Hub-, Sales Hub- sekä Service Hub Professional- ja Enterprise-käyttäjät voivat luoda mukautetun näkymän , joka sisältää vain WhatsApp-viestejä.
  • Napsauta vasemmassa paneelissa WhatsApp-keskustelua avataksesi sen. Viestin esikatselun oikeaan yläkulmaan ilmestyy socialWhatsapp-kuvake.

• • Voit napsauttaa yhteyshenkilön nimen vieressä olevaa alanuolipainiketta ( downCarat ) nähdäksesi viestin metatiedot, kuten lähettäjän ja vastaanottajan puhelinnumerot sekä viestin lähetyspäivämäärän.

4. Voit määrittää viestin uudelleen napsauttamalla vasemmassa yläkulmassa olevaa Omistaja-pudotusvalikkoa ja valitsemalla toisen käyttäjän. Lue lisää saapuvien keskustelujen automaattisesta määrittämisestä tietyille käyttäjille ja tiimeille.
5. Jos yhteyshenkilö on ottanut lukukuittaukset käyttöön WhatsApp-tilillään, voit tarkistaa, milloin hän on lukenut lähettämäsi viestin. Jos hän on kieltäytynyt lukukuittauksista, tätä tietoa ei näy.
6. Tarkastele oikeanpuoleisessa paneelissa vierailijasta ja siihen liittyvistä tietueista saatavia taustatietoja, jotka auttavat sinua vastaamisessa.
7. Kirjoita vastauksesi vastauseditorissa:
   • Käytä editorin alareunassa olevia kuvakkeita tekstin tyylin muokkaamiseen, linkin lisäämiseen, kuvan lisäämiseen tai tiedoston lataamiseen. Voit myös vetää ja pudottaa tiedostoja tietokoneeltasi vastauksen muokkausikkunaan.
   • Voit lisätä vastaukseesi asiakirjan, katkelman, kokouslinkin, tietokannan artikkelin, tarjouksen tai videon napsauttamalla Lisää-painiketta.

Huomaa: joitakin mediaformaatteja ei voi liittää WhatsApp-viestiin. Lisätietoja tuetuista asiakirja-, kuva-, ääni- ja videotiedostomuodoista löytyy Metan ohjeista.

9. Keskustelun aikana saatat joutua siirtymään sähköpostiin tai soittamaan yhteyshenkilölle. Napsauta Vastausten muokkausalueen yläpuolella olevaa Kanava-pudotusvalikkoa ja valitse toinen kanava.

10. Kun olet valmis vastaamaan, napsauta Lähetä.

Jos saapuva viesti on lähetetty puhelinnumerosta, joka vastaa yhteyshenkilön Puhelinnumero- tai Matkapuhelinnumero-ominaisuuteen tallennettua puhelinnumeroa, keskustelu liitetään automaattisesti kyseiseen yhteyshenkilöön ja kirjataan yhteyshenkilön toimintakronologiaan.

Jos tarkkaa vastaavuutta ei löydy, keskustelu näkyy nimellä Tuntematon vierailija , ja voit liittää sen manuaalisesti oikeaan yhteyshenkilöön.

Jos kahdella yhteyshenkilöllä on sama puhelinnumero, sinun on valittava keskustelujen saapuneet-kansiossa, mihin yhteyshenkilöön viesti liitetään.

Tukemattomien viestityyppien vianmääritys

API:n rajoitusten vuoksi joitakin viestityyppejä ja vastauksia ei tueta, eikä viestin sisältö näy keskustelujen saapuneet-kansiossa.

Näissä tapauksissa näet viestin sijasta seuraavan virheilmoituksen:

Viestissä on sisältöä tai viestitoiminto, jota emme voi näyttää viestin sijasta . 

Tuettamattomia viestejä voi esiintyä seuraavien tilanteiden vuoksi:

• WhatsApp-käyttäjä reagoi viestiin
• WhatsApp-käyttäjä poistaa viestin
• WhatsApp-viesti sisältää liitteitä, jotka eivät kuulu tuettujen mediatyyppien luetteloon.
• Tuettu viestityyppi (esim. kysely)

Karanteeniin asetetut viestit

Viestit, jotka rikkovat WhatsAppin sisältösääntöjä

,

merkitään, ja niiden sisältö piilotetaan saapuneet-kansiossasi, jotta estetään mahdolliset tietojenkalasteluyritykset ja vähennetään henkilötunnistettavien tietojen jakamisen riskiä.

Tällöin viestin sisältö korvataan seuraavalla virheilmoituksella:

Arkaluonteisia tietoja ei voi näyttää. Tämä viesti sisältää henkilötietoja. HubSpot ja WhatsApp rajoittavat pääsyä näihin tietoihin.

WhatsApp-kanavan poistaminen keskustelujen saapuneet-kansiosta

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin asetuskuvaketta.
2. Siirry vasemmalla olevasta sivupalkin valikosta kohtaanSaapuneet viestit ja tukipalvelu > Saapuneet viestit.
3. . Jos sinulla on useita saapuneet-kansiota, valitse Current view -pudotusvalikosta se saapuneet-kansio, johon olet liittänyt WhatsApp-kanavan.
4. Vie hiiri kanavan päälle ja napsauta Poista.
5. Napsauta avautuvassa valintaikkunassa Poista tili. Tilin poistaminen ei poista olemassa olevia keskusteluja saapuneet-kansiosta.

Lisätietoja

• Keskustelujen ominaisuuksiin tallennetut WhatsApp-viestien tiedot voidaan käyttää myös työnkuluissa ja raportoinnissa.
• Voit luoda ja synkronoida viestimallit WhatsApp Business -tililläsi, minkä jälkeen ne voidaan mukauttaa HubSpotissa. Lue lisää viestimallien mukauttamisesta ja lähettämisestä.