Liitä WhatsApp-kanava keskustelujen saapuneet-kansioon

Liitä WhatsApp Business -tili kanavaksi keskustelujen saapuneet-kansiossa. WhatsApp-puhelinnumeroosi lähetetyt viestit luovat uuden keskusteluketjun saapuneet-kansiossa.

Sinulla on oltava vahvistettu Meta Business Manager -tili WhatsApp Business -tilillesi, jotta voit käydä yli 50 yrityksen aloittamaa keskustelua päivässä. Lue lisää yrityksesi vahvistamisesta.

Jos haluat käyttää samaa WhatsApp Business -puhelinnumeroa samanaikaisesti sekä WhatsApp Business -sovelluksessa että HubSpotissa, lue lisää WhatsApp-rinnakkaiskäytöstä.

Ennen kuin aloitat

Ennen kuin liität WhatsApp Business -tilin keskustelujen saapuneet-kansioon, tarvitset seuraavat tiedot:

• Yrityksesi virallinen nimi ja WhatsApp-näyttönimesi.
• Yrityksesi verkkosivuston URL-osoite.
• Yrityksesi sähköpostiosoite.
• Yrityksesi Meta Business Manager -tilinjärjestelmänvalvojan oikeudet.
• Pääsy yrityksen puhelinnumeroon, josta haluat lähettää viestejä.
• Numeron on voitava vastaanottaa puheluita.
• Se ei saa kuulua IVR-järjestelmään (Interactive Voice Response) eikä IVR-toimintoa saa olla poistettu käytöstä tietyksi ajaksi.

Huomaa: käyttämäsi puhelinnumero ei saa olla liitetty toiseen WhatsApp-tiliin, WhatsApp for Business -sovellukseen tai toiseen WhatsApp-integraatioon. Jos numero on jo liitetty toiseen WhatsApp-tiliin, sinun on ensin irrotettava se ennen kuin liität sen HubSpot-palveluun.

Rajoitukset

Ota huomioon seuraavat rajoitukset, kun liität ja käytät WhatsApp-integraatiota:

• Jokaiseen WhatsApp for Business -tiliin voi liittää enintään 25 puhelinnumeroa.
• Vain WhatsApp Business -tilin liittämisen jälkeen saapuvat uudet viestit synkronoidaan HubSpotiin. Aikaisempia keskusteluja ei synkronoida.
• Kun yhteys HubSpotiin on muodostettu, viestit eivät enää näy WhatsAppin mobiilisovelluksessa tai verkkosovelluksessa, vaan ne näkyvät ainoastaan HubSpot-tilisi keskustelujen saapuneet-kansiossa.

Yritystilit vs. henkilökohtaiset tilit

Meta:n WhatsApp-integraation käyttövaatimusten vuoksi et voi yhdistää henkilökohtaista WhatsApp-tiliä HubSpot-palveluun, vaan sinun on yhdistettävä sen sijaan yritystili. Lue WhatsAppin ohjeista, miten voit muuntaa henkilökohtaisen tilin WhatsApp Business -tiliksi.

Yhdistä WhatsApp Business -tili kanavaksi

Voit yhdistää olemassa olevan WhatsApp Business -tilin kanavaksi HubSpotissa tai luoda uuden WhatsApp Business -tilin yhdistämisprosessin aikana.

Huomaa: yhdistämisprosessin aikana sinun on suoritettava useita vaiheita Meta-asetusikkunassa. Jos Meta-ikkunassa ilmenee virhe, sinun on ratkaistava se Metan kanssa ennen kuin voit viimeistellä yhdistämisen. 

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin asetuskuvaketta.

2. Napsauta vasemmassa sivupalkin valikossa WhatsApp.

3. Voit liittää uuden WhatsApp-numeron tai liittää olemassa olevan numeron uudelleen: 

• • Liitä uusi WhatsApp-numero napsauttamalla Liitä WhatsApp-puhelinnumero. 
  • Jos haluat liittää olemassa olevan WhatsApp-numeron uudelleen, napsauta numeron vieressä olevaa Liitä uudelleen -painiketta. 

4. Napsauta Jatka WhatsAppilla.

Napsauttamalla Jatka WhatsAppilla vahvistat ymmärtäväsi ja hyväksyväsi, että HubSpotin tuotekohtaisten ehtojen kohta ”Yhdistä WhatsApp Business -tilisi keskustelujen saapuneet-kansioon” koskee sinua. Kuten HubSpotin tuotekohtaisissa ehdoissa on tarkemmin kuvattu, i) hyväksyt, että Meta Platforms, Inc. ("Meta") toimii alikäsittelijänä DPA:n mukaisesti; ja ii) jos asiakastietosi sijaitsevat Yhdysvaltojen ulkopuolella, hyväksyt, että Metaa koskevat HubSpotin alueellisen tietojen säilytyskäytännön kohdassa "Poikkeukset " mainitut ehdot. Yhdistämällä WhatsApp Business -tilisi HubSpotiin hyväksyt WhatsAppin Business Solution -ehdot, jotka ovat saatavilla osoitteessa https://www.whatsapp.com/legal/business-solution-terms/.

8. Valitse liiketoimintaresurssit, jotka haluat jakaa HubSpotin kanssa:

   • Napsauta Yritysportfolio -pudotusvalikkoa ja valitse yritysportfolio. 

   • Napsauta WhatsApp Business -tilin avattavaa valikkoa ja valitse WhatsApp Business -tili.
     

9. Napsauta Seuraava. 
   • Valitse kohdassa Lisää WhatsApp-puhelinnumerosi vaihtoehto Käytä uutta tai olemassa olevaa WhatsApp-puhelinnumeroa. 
   • Napsauta Puhelinnumero-pudotusvalik koa lisätäksesi uuden WhatsApp-puhelinnumeron tai valitaksesi olemassa olevan numeron. 
10. Napsauta Seuraava.

11. Tarkista, mihin käyttöoikeuksiin HubSpot tarvitsee pääsyn yhteyden muodostamiseksi, ja napsauta sitten Jatka.

12. Napsauta Valmis. 
13. Napsauta Yhdistä saapuneisiin viesteihin. 
14. Napsauta oikeanpuoleisessa paneelissa Valitse olemassa oleva postilaatikko -pudotusvalikkoa ja valitse postilaatikko, johon haluat muodostaa yhteyden. 
15. Napsauta Tallenna. WhatsApp on nyt yhdistetty postilaatikkoosi. Napsauta Näytä kanava postilaatikossa siirtyäksesi kanavan asetuksiin. 

Luo WhatsApp-näkymä keskustelujen postilaatikkoon

WhatsApp-keskustelut näkyvät vasemmassa sivupalkissa olevien tilasuodattimien (esim. Kaikki avoimet, Kaikki suljetut, Lähetetyt jne.) yhteydessä olevassa keskusteluluettelossa, mutta on erittäin suositeltavaa luoda mukautettu näkymä, jolla voit suodattaa juuri liitettyihin WhatsApp-kanaviisi liittyvät viestit:

Voit luoda mukautetun näkymän WhatsApp-viesteille seuraavasti:

1. Napsauta HubSpot-tilissäsi kohtaa Lisää ja siirry sitten kohtaan CRM > Saapuneet-kansio. Jos Lisää-kohtaa ei näy tilissäsi, siirry suoraan kohtaan CRM > Saapuneet-kansio.
2. Napsauta vasemmassa alakulmassa Toiminnot -pudotusvalikkoa ja valitse sitten Luo näkymä.
3. Kirjoita oikeanpuoleiseen paneeliin kanavan nimeksi WhatsApp ja napsauta sitten Seuraava.
4. Valitse Suodatintyyppi-osiosta Keskustelujen ominaisuudet.
5. Etsi hakupalkista ”Lähde” ja valitse se.
6. Napsauta on jokin- pudotusvalikkoa, etsi ja valitse sitten WhatsApp.
7. Napsauta Luo näkymä.

Uusi näkymä näkyy muiden keskustelujen saapuneet-kansion oletussuodattimien ja näkymien alapuolella.

Lue lisää keskustelujen saapuneet-kansion mukautettujen näkymien luomisesta ja hallinnasta tästä artikkelista.

WhatsApp-viestien kirjoittaminen ja niihin vastaaminen HubSpotissa

Voit aloittaa WhatsApp-keskustelun yksittäisten yhteyshenkilöiden kanssa HubSpotissa yhteyshenkilötietueesta tai aloittaa sen siihen liittyvästä yritys-, kauppa-, tiketti- tai mukautetun objektin tietueesta. Voit myös aloittaa WhatsApp-keskusteluja suoraan keskustelujen saapuneet-kansiossa.

Saapuvat WhatsApp-viestit luovat uuden keskusteluketjun keskustelujen saapuneet-kansioon ja aloittavat WhatsApp-istunnon. Sinä ja tiimisi voitte vastata WhatsApp-viesteihin keskustelujen saapuneet-kansiossa koko istunnon ajan.

WhatsApp-istunnot pysyvät avoimina 24 tuntia kontaktin viimeisen vastauksen jälkeen. Kun olemassa oleva WhatsApp-istunto on päättynyt, voit aloittaa keskusteluketjun uudelleen lähettämällä malliviestin kontaktille. Jos kontakti vastaa malliviestiisi, avautuu uusi 24 tunnin istunto, jonka aikana voit lähettää muita kuin mallipohjaisia WhatsApp-viestejä.

WhatsApp-viestien rajoitukset

Miten kuukausittaiset rajoitukset toimivat?

Kaikilla liitetyillä WhatsApp Business -tileilläsi on yhteinen 1 000 malliviestin kuukausiraja. Se päivä kuukaudessa, jolloin raja nollautuu, riippuu päivämäärästä, jolloin ostit ensimmäisen kerran Marketing Hub-, Service Hub Professional- tai Enterprise-tilauksen . Esimerkiksi, jos tilauksesi alkoi 28. lokakuuta, raja nollautuu kunkin kuukauden 28. päivänä. Lue lisää WhatsAppin hinnoittelusta.

Jos tilauksesi alkoi 31. päivänä ja kuukaudessa on vähemmän kuin 31 päivää, raja nollautuu kyseisen kuukauden viimeisenä päivänä.

HubSpot ei veloita maksua ilmaisista lähtöpistekeskusteluista. Lue lisää ilmaisista lähtöpistekeskusteluista.

Miten WhatsApp-keskusteluja lasketaan?

WhatsApp-keskusteluja on kahta tyyppiä: 

• Yrityksen aloittamat keskustelut: nämä alkavat, kun yrityksesi lähettää ennalta hyväksytyn malliviestin käyttäjälle.
• Käyttäjän aloittamat (palvelu)keskustelut: nämä alkavat, kun käyttäjä lähettää viestin yrityksellesi ja yrityksesi vastaa aktiivisen palvelusession aikana.

Kun keskustelu on alkanut, kaikki 24 tunnin keskusteluikkunan aikana vaihdetut viestit lasketaan yhdeksi keskusteluksi kyseisessä keskustelukategoriassa.

HubSpotissa sekä yrityksen aloittamat että käyttäjän aloittamat keskustelut lasketaan mukaan kuukausittaiseen WhatsApp-keskustelujen käyttömäärään.

Viestien tuetut mediatyypit

WhatsApp-viesteissä voi olla erilaisia mediatyyppejä ja liitteitä riippuen siitä, onko viestin lähettänyt vai vastaanottanut yritystili.

1. Seuraavat rikastetut mediatyypit ovat tuettuja liitetyssä yritystilissä vastaanotetuissa viesteissä:
   • Kuvat
   • Videot ja GIF-tiedostot (3gpp tai mp4)
   • Ääniviestit
   • Liitteet (esim. mp3, PDF jne.)
   • Sijainti
   • Tarrat
   • Yhteystietojen jakaminen
2. Yhdistetystä yritystilistäsi lähetetyissä viesteissä tuetaan seuraavia monimediaformaatteja:
   • Tiedostotyökaluun ladatut kuvat tai videot

• • Liitteet
  • Kokouslinkit
  • Tarjoukset
  • Tietokannan linkit
  • Asiakirjat

Aloita WhatsApp-keskustelu tietueen aikajanasta

Voit luoda viestin suoraan tietueen aikajanasta seuraavasti:

1. Siirry liitettyjen tietueiden kotisivulle:
   1. Napsauta HubSpot-tilissäsi Lisää ja siirry sitten kohtaan CRM > Yhteystiedot. Jos Lisää-kohtaa ei näy tilissäsi, siirry suoraan kohtaan CRM > Yhteystiedot.
   2. Napsauta HubSpot-tilissäsi Lisää ja siirry sitten kohtaan HubSpot CRM > Yritykset. Jos Lisää-kohtaa ei näy tilissäsi, siirry suoraan kohtaan HubSpot CRM > Yritykset.
   3. Napsauta HubSpot-tilissäsi Lisää ja siirry sitten kohtaan CRM > Kaupat. Jos Lisää-kohtaa ei näy tilissäsi, siirry suoraan kohtaan CRM > Kaupat.
   4. Napsauta HubSpot-tilissäsi Lisää ja siirry sitten kohtaan CRM > Palvelupyynnöt. Jos Lisää-kohtaa ei näy tilissäsi, siirry suoraan kohtaan CRM > Palvelupyynnöt.
2. Napsauta tietueen nimeä.
3. Napsauta vasemmassa paneelissa WhatsApp-kuvaketta. Jos WhatsApp-kuvaketta ei näy tietueen nimen alla, napsauta kolmen pisteen kuvaketta ja valitse sitten Luo WhatsApp-viesti.

4. Kirjoita viesti ponnahdusikkunaan:
   • Napsauta Lähettäjä-pudotusvalikkoa ja valitse liitetty yritystili.
   • Jos yhteyshenkilö ei ole lähettänyt yrityksellesi WhatsApp-viestiä viimeisen 24 tunnin aikana, voit lähettää yrityksen aloitteesta viestin vain valitsemalla yhden viestipohjistasi.

• • Napsauta Lähetä malli.
  • Etsi valintaikkunasta sopiva malliviesti ja napsauta sitten Lähetä malli.
  • Sinua saatetaan kehottaa siirtymään keskustelujen saapuneet-kansioon vastaamaan viesteihin, jos kyseisen kontaktin kanssa on jo olemassa keskusteluketju.

Viestien kirjoittaminen ja niihin vastaaminen keskustelujen saapuneet-kansiossa

1. Napsauta HubSpot-tilissäsi kohtaa Lisää ja siirry sitten kohtaan CRM > Saapuneet-kansio. Jos Lisää-kohtaa ei näy tilissäsi, siirry suoraan kohtaan CRM > Saapuneet-kansio.
2. Uuden viestin kirjoittaminen:
   • Napsauta vasemmassa alakulmassa Kirjoita.
   • Oikeassa alakulmassa avautuvassa ponnahdusikkunassa:
     • Napsauta Vastaanottaja-pudotusvalikkoa ja etsi kontaktin nimi, johon on liitetty WhatsApp-puhelinnumero.
     • Napsauta Lähettäjä-pudotusval ikkoa ja valitse yksi liitetyistä WhatsApp Business -tileistäsi.
     • Jos yhteyshenkilö ei ole lähettänyt WhatsApp-viestiä yrityksellesi viimeisen 24 tunnin aikana, voit lähettää yrityksen aloittaman viestin vain valitsemalla yhden viestipohjistasi. Napsauta Lähetä malli, etsi sitten valintaikkunasta haluamasi malli ja napsauta Lähetä malli.
     • Sinua saatetaan kehottaa siirtymään keskustelujen saapuneet-kansioon vastaamaan viesteihin, jos kyseisen yhteyshenkilön kanssa on jo olemassa keskusteluketju.

3. Voit myös tarkastella ja vastata viesteihin olemassa olevissa keskusteluissa:

• • Napsauta vasemmassa yläkulmassa olevaa hakukuvaketta ja kirjoita hakusana WhatsApp-keskustelun etsimiseksi. Voit myös käyttää suodattimia hakutulosten rajaamiseksi . Voit esimerkiksi käyttää suodattimia, jotka erottelevat viestit, jotka ovat peräisin liitetyltä WhatsApp-kanavaltasi. Marketing Hub-, Sales Hub- sekä Service Hub Professional- ja Enterprise-käyttäjät voivat luoda mukautetun näkymän , joka sisältää vain WhatsApp-viestejä.
  • Napsauta vasemmassa paneelissa WhatsApp-keskustelua avataksesi sen. Viestin esikatselun oikeaan yläkulmaan ilmestyy socialWhatsapp-kuvake.

• • Voit napsauttaa yhteyshenkilön nimen vieressä olevaa alanuolipainiketta ( downCarat ) nähdäksesi viestin metatiedot, kuten lähettäjän ja vastaanottajan puhelinnumerot sekä viestin lähetyspäivämäärän.

4. Voit määrittää viestin uudelleen napsauttamalla vasemmassa yläkulmassa olevaa Omistaja-pudotusvalikkoa ja valitsemalla toisen käyttäjän. Lue lisää saapuvien keskustelujen automaattisesta määrittämisestä tietyille käyttäjille ja tiimeille.
5. Jos yhteyshenkilö on ottanut lukukuittaukset käyttöön WhatsApp-tilillään, voit tarkistaa, milloin hän on lukenut lähettämäsi viestin. Jos hän on kieltäytynyt lukukuittauksista, tätä tietoa ei näytetä.
6. Tarkastele oikeanpuoleisessa paneelissa vierailijasta ja siihen liittyvistä tietueista saatavia taustatietoja, jotka auttavat sinua vastaamisessa.
7. Kirjoita vastauksesi vastauseditorissa:
   • Käytä editorin alareunassa olevia kuvakkeita tekstin tyylin muokkaamiseen, linkin lisäämiseen, kuvan lisäämiseen tai tiedoston lataamiseen. Voit myös vetää ja pudottaa tiedostoja tietokoneeltasi vastauksen muokkausikkunaan.
   • Voit lisätä vastaukseesi asiakirjan, katkelman, kokouslinkin, tietokannan artikkelin, tarjouksen tai videon napsauttamalla Lisää-painiketta.

Huomaa: joitakin mediamuotoja ei voi liittää WhatsApp-viestiin. Lisätietoja tuetuista asiakirja-, kuva-, ääni- ja videotiedostomuodoista löytyy Metan ohjeista.

9. Keskustelun aikana saatat joutua siirtymään sähköpostiin tai soittamaan yhteyshenkilölle. Napsauta vastauksen muokkauskentän yläpuolella olevaa Kanava-pudotusvalikkoa ja valitse toinen kanava.

10. Kun olet valmis vastaamaan, napsauta Lähetä.

Jos saapuva viesti on lähetetty puhelinnumerosta, joka vastaa yhteystiedon Puhelinnumero- tai Matkapuhelinnumero-kentässä tallennettua puhelinnumeroa, keskustelu liitetään automaattisesti kyseiseen yhteystietoon ja kirjataan yhteystiedon toimintakronologiaan.

Jos tarkkaa vastaavuutta ei löydy, keskustelu näkyy nimellä Tuntematon vierailija , ja voit liittää sen manuaalisesti oikeaan yhteystietoon.

Jos kahdella yhteyshenkilöllä on sama puhelinnumero, sinun on valittava keskustelujen saapuneet-kansiossa, mihin yhteyshenkilöön viesti liitetään.

Tukemattomien viestityyppien vianmääritys

API:n rajoitusten vuoksi joitakin viestityyppejä ja vastauksia ei tueta, eikä viestin sisältö näy keskustelujen saapuneet-kansiossa.

Näissä tapauksissa näet viestin sijasta seuraavan virheilmoituksen:

Viestissä on sisältöä tai viestitoiminto, jota emme voi näyttää viestin sijasta . 

Tuettamattomia viestejä voi esiintyä seuraavien tilanteiden vuoksi:

• WhatsApp-käyttäjä reagoi viestiin
• WhatsApp-käyttäjä poistaa viestin
• WhatsApp-viesti sisältää liitteitä, jotka eivät kuulu tuettujen mediatyyppien luetteloon.
• Tuettu viestityyppi (esim. kysely)

Karanteeniin asetetut viestit

Viestit, jotka rikkovat WhatsAppin sisältösääntöjä, merkitään, ja niiden sisältö piilotetaan saapuneet-kansiossasi, jotta estetään mahdolliset tietojenkalasteluyritykset ja vähennetään henkilötunnistettavien tietojen jakamisen riskiä.

Kun näin tapahtuu, viestin sisältö korvataan seuraavalla virheilmoituksella:

Herkkiä tietoja ei voida näyttää. Tämä viesti sisältää henkilötietoja. HubSpot ja WhatsApp rajoittavat pääsyä näihin tietoihin.

WhatsApp-kanavan poistaminen keskustelujen saapuneet-kansiosta

1. Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin asetuskuvaketta.
2. Siirry vasemman sivupalkin valikosta kohtaanSaapuneet viestit ja asiakaspalvelu > Saapuneet viestit.
3. . Jos sinulla on useita saapuneet-kansioita, valitse Current view -pudotusvalikosta se saapuneet-kansi, johon olet liittänyt WhatsApp-kanavan.
4. Vie hiiri kanavan päälle ja napsauta Poista.
5. Napsauta valintaikkunassa Poista tili. Tilin poistaminen ei poista olemassa olevia keskusteluja saapuneet-kansiosta.

Lisätietoja

• Keskustelujen ominaisuuksiin tallennetut WhatsApp-viestien tiedot voidaan käyttää myös työnkuluissa ja raportoinnissa.
• Voit luoda ja synkronoida viestipohjia WhatsApp Business -tililläsi, ja niitä voidaan sitten mukauttaa HubSpotissa. Lue lisää viestipohjien mukauttamisesta ja lähettämisestä.