Luo ja hallinnoi laskuja

Luo laskuja HubSpotissa, jotta voit kerätä digitaalisia maksuja HubSpotin maksutyökalun kautta tai seurata HubSpotin ulkopuolella suoritettuja maksuja. Jos haluat aloittaa laskujen käytön, tutustu asennusoppaaseen. Voit myös tarkastella HubSpotin oletuslaskujen ominaisuuksia.

Huomaa: laskutusominaisuudet ovat käytettävissä kaikilla tileillä, jotka käyttävät Quickbooks-integraatiota. Jos haluat luoda HubSpot-laskuja manuaalisesti, tarvitset Starter-, Professional- tai Enterprise-tilin, jossa on maksutyökalu käytössä.

Alla kerrotaan, miten voit luoda ostajille lähetettäviä laskuja ja hallita niitä luomisen jälkeen.

Luo lasku

Pääkäyttäjät ja käyttäjät, joilla on laskut-objektin käyttöoikeudet, voivat luoda laskun suoraan yhteyshenkilö-, yritys-, kauppa- tai tarjoustietueesta tai laskujen indeksisivulta. Voit myös luoda laskun julkaistusta tarjouksesta kopioidaksesi tarjouksen tiedot uuteen laskuun.

Huomaa: laskuja voi luoda vain, jos tilisi oletusvaluutaksi on asetettu USD.

Laskun luominen indeksisivulta:

• Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Myynti > Laskut.
• Valitse oikeassa yläkulmassa Luo lasku.

Voit luoda laskun yhteyshenkilö-, yritys- tai kauppatietueesta:

• Siirry tietueisiisi:
  • Yhteystiedot: Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Yhteystiedot > Yhteystiedot.
  • Yritykset: Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Yhteystiedot > Yritykset.
  • Deals: Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Myynti > Kaupat.
• Napsauta sen tietueen nimeä, josta haluat luoda laskun.
• Etsi oikeanpuoleisesta sivupalkista Laskut-osio ja napsauta sitten Lisää.
  
  
• Valitse avattavasta valikosta Luo lasku. Sen lisäksi, että voit luoda laskun CRM-tietueesta, voit valita pudotusvalikosta myös jonkin seuraavista:
  
  • Lisää olemassa oleva lasku: Yhdistä tietueeseen olemassa oleva lasku.

• • Muunna kauppa laskuksi (vain kaupat): Luo laskun käyttäen kaupan tietoja, mukaan lukien siihen liittyvät rivit.

Laskun luominen julkaistusta tarjouksesta:

• Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Myynti > Tarjoukset.
• Vie hiiren kursori lainauksen nimen päälle, napsauta sitten Toiminnot-pudotusvalikkoa ja valitse Muunna lainaus laskuksi. Tämä luo uuden laskun käyttäen tarjouksen tietoja.

Tämän jälkeen pääset laskun muokkausohjelmaan, jossa voit määrittää laskun yksityiskohdat.

Huomaa: oletusarvoisesti laskua luotaessa käytetään vakiomuotoista etuliitettä INV, jota seuraa numero, joka kasvaa juoksevasti jokaisen luodun laskun kohdalla (esimerkiksi INV-1001 ja sitten INV-1002). Voit päivittää laskujen etuliitteen ja alkunumeron asetuksissa.

Laskujen laskutuksen määrittäminen

Määritä laskun muokkausohjelman Laskun vastaanottaja -osiossa ensin laskuun liittyvät tietueet, maksuehdot ja muut tiedot.

• Jokaisella laskulla on oltava vähintään yksi yhteyshenkilö. Voit liittää laskun yhteystietoon:
  • Valitse Lisää yhteyshenkilö.
  • Etsi oikeassa paneelissa olemassa oleva yhteyshenkilö tai luo uusi.
  • Napsauta Seuraava ja jatka tarvittavien yhdistämistarrojen määrittämistä.
  • Napsauta Tallenna.
• Kukin lasku voidaan liittää yhteen yritykseen. Voit liittää laskun yritykseen:
  • Valitse Lisää yritys.
  • Etsi oikeassa paneelissa olemassa oleva yritys tai luo uusi yritys.
  • Napsauta Seuraava ja jatka tarvittavien yhdistämistarrojen määrittämistä.
  • Napsauta Tallenna.
• Laskun laskutusosoitteen lisääminen laskuun:
  • Valitse Muokkaa kohdassa Laskutusosoite.
  • Kirjoita osoitetiedot oikeassa paneelissa.
  • Napsauta Käytä.
• Laskun päivämääräksi asetetaan oletusarvoisesti kuluva päivä. Voit päivittää tämän napsauttamalla Laskun päivämäärä -kenttää ja valitsemalla sitten uuden päivämäärän päivämääränvalitsimella.
• Laskun maksu erääntyy oletusarvoisesti laskun vastaanottamisen yhteydessä. Jos haluat valita eri maksuehtoja, napsauta pudotusvalikkoa Maksuehdot ja valitse sitten maksuehto. Eräpäivä-kenttä päivittyy automaattisesti vastaamaan valittua ehtoa.
• Jos haluat lisätä ostotilauksen numeron laskuun, kirjoita numero ostotilauksen numero -kenttään.

Lisää rivitietoja

Lisää Rivin kohteet -osioon kohteet, jotka ostaja ostaa.

• Olemassa olevien tuotteiden lisääminen tuotekirjastosta( vainProfessional tai Enterprise ):
  
  • Valitse Valitse Valitse tuotekirjastosta.
  • Valitse oikeassa paneelissa niiden tuotteiden vieressä olevat valintaruudut, jotka ostaja aikoo ostaa. Napsauta sitten Lisää.

• Voit luoda laskulle mukautetun rivin:
  • Napsauta Luo mukautettu erä.
  • Määritä oikeanpuoleisessa paneelissa rivin tiedot. Nimi ja Yksikköhinta -kentät ovat pakollisia. Napsauta sitten Tallenna.
  • Kun olet tallentanut rivikohdan, voit päivittää sen tietoja rivikohdan editorissa, kuten lisätä määrää ja asettaa yksikköalennuksen (joko USD- tai prosenttiperusteisen).
• Kun olet lisännyt rivierät, voit tarkastella yhteenveto-osiossa välisummaa, mukaan lukien sovelletut alennukset.

Lisää kommentteja

Jos haluat lisätä ostajalle huomautuksia laskuun, voit lisätä ne Kommentit-osiossa. Voit käyttää tekstikentän alareunassa olevia tekstivaihtoehtoja tekstin muotoilemiseen, hyperlinkin lisäämiseen tai tekstinpätkän lisäämiseen.

Määritä laskutusvaihtoehdot

Määritä Laskutus-osiossa, mitkä maksuvaihtoehdot ovat ostajan käytettävissä ja haluatko kerätä laskutus- ja toimitusosoitetiedot. Nämä asetukset periytyvät maksun kassa-asetuksista.

• Voit määrittää sallitut maksutavat valitsemalla valintaruudut luotto- tai pankkikortin ja ACH (pankkisiirto) vieressä.
• Jos haluat kerätä laskutusosoitetiedot kassalla, valitse Kerää laskutusosoite luottokorttiostoksia varten -valintaruutu.
• Jos haluat kerätä toimitusosoitteen tiedot kassalla, valitse Kerää toimitusosoite -valintaruutu. Kun ostaja syöttää lähetystietonsa, hän voi valita vain maksun asetuksissa määrittämistäsi maista.

Lisäasetukset

Lisäasetukset-osiossa voit mukauttaa laskun kielen ja paikallisuuden sekä laskun URL-osoitteen. Pääset lisäasetuksiin valitsemalla Lisäasetukset.

• Oletusarvoisesti sivun otsikoissa ja merkinnöissä käytettävä kieli on englanti. Voit päivittää tämän toiseen kieleen napsauttamalla kieli-pudotusvalikkoa ja valitsemalla sitten kielen.
• Oletusarvoisesti päivämäärän ja osoitteen muodossa käytetään Yhdysvaltojen muotoa. Jos haluat päivittää tämän muuhun muotoon, napsauta avattavaa Paikkakunta-valikkoa ja valitse sitten paikkakunta.
• Jos haluat määrittää mukautetun laskun URL-osoitteen käyttämällä mitä tahansa yhdistettyjä verkkotunnuksia, napsauta avattavaa verkkotunnusvalikkoa ja valitse sitten verkkotunnus. Voit myös syöttää mukautetun tunnisteen URL-osoitteen loppuun syöttämällä arvon Content slug -kenttään. Laskun URL-osoitteen esikatselu näkyy URL-kenttien alapuolella.

Tallenna ja viimeistele

Voit milloin tahansa laskun luomisen aikana tallentaa laskun luonnoksena napsauttamalla vasemmassa yläkulmassa olevaa Tallenna-painiketta. Voit palata luonnosteltuun laskuun milloin tahansa muokkaamaan tai poistamaan sitä. Voit myös napsauttaa oikeassa yläkulmassa olevaa Esikatselu-painiketta nähdäksesi, miltä lasku näyttää ostajalle.

Jos olet valmis viimeistelemään laskun, jotta voit lähettää sen ostajalle:

• Napsauta oikeassa yläkulmassa Finalize (Viimeistele). Kun lasku on viimeistelty, sitä ei voi enää muokata tai poistaa.

• Tarkista vastuuvapauslauseke valintaikkunassa ja napsauta sitten Viimeistele.
• Seuraavassa valintaikkunassa voit joko valita menetelmän, jolla lasku lähetetään ostajalle, tai palata laskujen hakusivulle:
  • Kopioi: kopioi laskun URL-osoite.
  • Kirjoita sähköpostiviesti laskun kanssa: Siirry siihen liittyvään yhteyshenkilö-, yritys- tai kaupantekotietueeseen, johon on laadittu yksi yhteen -sähköposti, joka sisältää linkin laskuun.
  • Sulje: palaa laskujen indeksisivulle.
    
    

Voit myös lähettää laskun myöhemmin laskujen hakusivulta, jossa voit myös hallita olemassa olevia laskuja.

Hallitse laskuja

Kun olet luonut laskuja, voit hallita niitä laskujen indeksisivulta samalla tavalla kuin muita CRM-tietueita.

• Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Myynti > Laskut.
• Napsauta laskun nimeä.
• Oikeanpuoleisessa paneelissa voit määrittää laskun omistajan Omistaja-kentän avulla, tarkastella laskun ominaisuuksia ja hallita laskun yhdistelmiä.
  • Laadittujen laskujen osalta pääset seuraaviin vaihtoehtoihin napsauttamalla oikeassa yläkulmassa olevaa Toiminnot-pudotusvalikkoa:
    • Muokkaa: jatka laskun määrittämistä.
    • Poista: poista laskuluonnos.Voit tarkastella laskun tietoja napsauttamalla laskun nimeä ja tarkastelemalla sen tietoja oikeassa paneelissa.
    • Kloonaa: luo uusi lasku samoilla tiedoilla.
      
      
  • Valmiiden laskujen osalta pääset seuraaviin vaihtoehtoihin napsauttamalla oikeassa yläkulmassa olevaa Toiminnot-pudotusvalikkoa:
    • Kopioi linkki: kopioi laskun URL-osoite lähetettäväksi ostajalle.
    • Lähetä: jos laskuun on liitetty yhteyshenkilö, valitse tämä vaihtoehto siirtyäksesi yhteyshenkilön tietueeseen ja lähettääksesi henkilökohtaisen sähköpostiviestin, jossa on linkki laskuun.
    • Lataa: lataa laskun PDF-tiedosto.
    • Merkitse maksetuksi: Merkitse lasku maksetuksi ja määritä maksupäivä. Kun olet merkinnyt laskun maksetuksi, et voi enää periä laskusta maksua tai mitätöidä sitä. Tätä ei voi peruuttaa.
    • Mitätöi: Merkitse lasku mitätöidyksi. Kun olet merkinnyt laskun mitätöidyksi, et voi enää periä laskusta maksua tai mitätöidä sitä. Tätä ei voi peruuttaa.
    • Kloonaa: Luo uusi lasku samoilla tiedoilla.
      
      
• Indeksisivun suodattaminen tiettyjen laskun ominaisuuksien mukaan:
  • Napsauta vasemmassa yläkulmassa olevaa Lisäsuodattimet-painiketta.
  • Määritä uusi suodatin valitsemalla oikeassa paneelissa + Lisää suodatin.
  • Etsi ja valitse ominaisuus, jonka mukaan haluat suodattaa, määritä suodatusperusteet ja napsauta Käytä suodatinta.
  • Jos haluat määrittää useita suodattimia, valitse AND tai OR sen mukaan, miten haluat ryhmitellä suodattimet. Lisätietoja suodattimien määrittämisestä ja näkymien tallentamisesta.
    
    
• Voit viedä laskut valitsemalla taulukon oikeassa yläkulmassa Vie . Lisätietoja tietueiden viennistä.
• Voit muokata taulukossa näkyviä sarakkeita valitsemalla taulukon oikeassa yläkulmassa Muokkaa sarakkeita.

Laskuasetusten hallinta

Voit muuttaa laskun etuliitettä ja alkunumeroa laskun asetuksista. Näiden asetusten muuttaminen ei päivitä olemassa olevia laskuja, ainoastaan uusia laskuja, jotka siirtyvät eteenpäin.

• Napsauta HubSpot-tililläsi settings asetukset-kuvaketta päänavigointipalkissa.
• Siirry vasemmanpuoleisen sivupalkin valikossa kohtaan Kohteet > Laskut.
• Laskut alkavat oletusarvoisesti etuliitteellä INV. Voit muuttaa tätä valitsemalla Muokkaa etuliitettä. Kirjoita sitten valintaikkunaan uusi etuliite ja valitse Tallenna etuliite. Etuliite voi olla enintään 8 merkkiä.
• Laskun lähtönumero on oletusarvoisesti 1001. Voit muuttaa tätäm napsauttamalla Laskunumeroiden lähtöpisteen päivittäminen. Kirjoita sitten valintaikkunaan uusi alkupisteen numero ja napsauta Päivitä alkupiste.