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Meetings

Créer et partager des liens de prise de rendez-vous

Dernière mise à jour: avril 8, 2019

Une fois que vous avez connecté votre calendrier et personnalisé vos préférences de prise de rendez-vous, vous pouvez créer des liens de prise de rendez-vous à partager avec vos contacts afin qu'ils puissent facilement prendre rendez-vous avec vous. Les liens de prise de rendez-vous seront synchronisés avec votre calendrier Gmail ou Office 365 afin que vos rendez-vous soient toujours à jour. 

Créer un lien de prise de rendez-vous

  • Depuis votre compte HubSpot, accédez à Ventes > Réunions.
  • Dans le coin supérieur droit, cliquez sur Créer un lien de prise de rendez-vous, puis sélectionnez Personnel
  • Continuez à configurer le lien de prise de rendez-vous en suivant les étapes ci-dessous. 

1. Personnaliser vos détails de rendez-vous 

Sur la page de détails, modifiez les informations générales de rendez-vous. 

  1. La photo du rendez-vous : Elle s'affiche en haut de votre page de rendez-vous. Vous pouvez la changer en plaçant le curseur dessus, puis en cliquant sur Modifier la photo.
  2. Titre du rendez-vous : Ce titre se trouve dans le champ situé à droite de la photo en haut de votre page de rendez-vous. 
  3. Nom du rendez-vous : Il s'agit du nom interne du lien qui apparaît dans le tableau de bord des réunions et lorsqu'il est inséré à un e-mail.
  4. Lien de prise de rendez-vous : le lien que les prospects utilisent pour prendre rendez-vous. Le lien peut être modifié par les utilisateurs Hub Sales ou Hub Services payants uniquement. Cette valeur n'est pas modifiable après sa création. Pour accéder à une autre URL, vous devez créer un nouveau lien. 
  5. Le type de rendez-vous (Hub Sales Pro ou Entreprise ou Hub Services Pro ou Entreprise uniquement) :choisissez un type de rendez-vous dans le menu déroulant.
  6. La durée : le temps alloué au rendez-vous dans votre calendrier. Cliquez sur + Ajouter une durée pour ajouter plus d'options. meetings-details-screen
  • Lorsque vous avez terminé de modifier les détails de votre rendez-vous, cliquez sur Suivant

 

2. Personnaliser les options de vos rendez-vous

Ajouter des informations sur l'adresse de votre rendez-vous et modifier les détails qui seront inclus dans l'invitation du calendrier. 

  1. Adresse : incluez les informations sur la façon dont vous réaliserez le rendez-vous. Il peut s'agir d'un lien d'appel ou d'un endroit physique, par exemple. Ces informations figurent sur l'invitation que votre contact reçoit dans son calendrier, ainsi que dans l'événement créé dans votre calendrier personnel par défaut. 
  2. Ajouter un lien de vidéoconférence : si vous avez intégré Zoom à HubSpot, sélectionnez un lien de vidéoconférence pour l'ajouter à votre invitation à la réunion. Si vous n'avez pas configuré l'intégration, cette option ne s'affichera pas. 
  3. Objet de l'invitation : Il s'agit du nom de l'invitation reçue par votre contact sur le calendrier, ainsi que de l'événement créé dans votre calendrier personnel par défaut une fois le rendez-vous confirmé (par exemple, Démonstration de produit avec Laurent). Ce champ supporte l'ajout de jetons de personnalisation grâce aux menus déroulants Jeton du contact et Jeton de l'entreprise.
  4. Description de l'invitation : une description du rendez-vous une fois que celui-ci a été pris. Cette description apparaît dans l'événement de calendrier reçu par votre contact, ainsi que dans l'événement créé dans votre calendrier personnel par défaut. 
  5. Langue : sélectionnez la langue de votre lien de prise de rendez-vous. 
  6. Le format de date et du nombre : sélectionnez un pays pour définir le style de date et de nombre appliqué au lien de prise de rendez-vous.
  7. Rappels : les e-mails de rappel sont envoyés trois jours avant le rendez-vous, puis une heure avant.
    • Cochez la case Envoyer des e-mails de rappel aux prospects qui prennent des rendez-vous via ce lien pour activer les e-mails de rappel pour le rendez-vous.
    • Cochez la case Inclure la description de l'invitation dans le rappel pour inclure la description d'invitation que vous avez saisie ci-dessus dans l'e-mail de rappel. 
    • Cliquez sur Ajouter un autre rappel pour définir des e-mails de rappel supplémentaires et cliquez sur l'icône Corbeille pour supprimer une heure de rappel. Vous pouvez ajouter jusqu'à trois heures de rappel.
    • Cliquez sur Afficher l'aperçu de l'e-mail de rappel pour visualiser l'e-mail de rappel que vos prospects recevront. La langue de l'e-mail correspond à la langue que vous avez spécifiée dans le menu déroulant Langue.

Remarque : pour les réunions Round Robin, l'e-mail de rappel sera envoyé à l'utilisateur HubSpot qui a été inscrit au rendez-vous avec le prospect, et non l'utilisateur HubSpot qui a créé le lien de prise de rendez-vous.

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  • Lorsque vous avez terminé de personnaliser la configuration de votre rendez-vous, cliquez sur Suivant.

 

3. Définir vos disponibilités

Définir les jours et les heures de prise de rendez-vous que vous accepterez. 

  • Cliquez sur le menu déroulant Fuseau horaire et sélectionnez un fuseau horaire. 

Note : les heures disponibles du lien de prise de rendez-vous s'affichent dans les paramètres du fuseau horaire du contact. Par exemple, si l'ordinateur du contact est défini à l'heure du Pacifique, les heures s'affichent selon le fuseau du Pacifique. 

Les paramètres de calendrier du contact déterminent la date et l'heure de l'événement du calendrier envoyé au contact après la prise de rendez-vous.

  • Utilisez les menus déroulants pour définir vos disponibilités. Vous pouvez définir des heures individuelles pour chaque jour de la semaine ou appliquer la même disponibilité à chaque jour, du lundi au vendredi ou les jours de week-end. 
  • Les créneaux horaires disponibles peuvent se chevaucher. Par exemple, si vous êtes disponible pour les rendez-vous du lundi au vendredi de 9 h à 17 h, mais que vous travaillez plus tard le lundi soir, cliquez sur + Ajouter des heures, puis étendez vos heures de disponibilité pour le lundi soir. meetings-availability

Après avoir ajouté vos heures de disponibilité, personnalisez vos options de planification avancées :  

  1. Délai d'avertissement minimum : le délai minimum pour pouvoir prendre un rendez-vous avec vous. 
  2. Période de battement : Période avant ou après le rendez-vous pendant laquelle vous n'êtes pas disponible. La période de battement vous permet d'éviter de prendre des rendez-vous trop proches (p.ex. si vous avez une réunion de 13 h à 13 h 30 et un battement de 30 minutes, le rendez-vous suivant serait possible à partir de 14 h). 
  3. Période d'ouverture du calendrier : Nombre de semaines disponible pour la prise de rendez-vous dans votre agenda à partir de maintenant. Si vous créez un lien de prise de rendez-vous pour un événement ou une conférence, vous pouvez spécifier une plage de dates personnalisée. Cliquez sur le menu déroulant Lorsqu'une réunion peut être programmée et sélectionnez Plage de dates personnalisée. Cliquez sur les champs de sélection de date et définissez la période. Une période personnalisée ne peut pas dépasser 10 semaines. 
  4. Augmentation selon l'heure de début : Définissez la fréquence des heures de début de vos rendez-vous. Par exemple, si vous êtes disponible entre 10 h et 12 h pour un rendez-vous de 60 minutes et que le battement est de 15 minutes, un prospect peut prendre un rendez-vous de 60 minutes avec vous à 10 h, 10 h 15, 10 h 30, etc. meeting-link-advanced-settings
  • Lorsque vous avez terminé de configurer votre disponibilité, cliquez sur Suivant.

 

4. Personnaliser vos questions du formulaire

Personnaliser vos questions du formulaire.Par défaut, le Prénom, le Nom de famille et l'E-mail sont des champs obligatoires. Les utilisateurs payants de Hub Sales ou Hub Services peuvent ajouter une propriété de contact à partir de votre CRM ou ajouter une question personnalisée.

  • Pour ce faire, cliquez sur + Propriété du contact ou + Question personnalisée
  • Utilisez le menu déroulant pour sélectionner une propriété ou saisissez une question dans le champ, puis cliquez sur Enregistrer
  • Pour rendre ce champ optionnel, décochez la case Obligatoire, à droite de la case à cocher.
  • Cliquez sur Enregistrer les modifications ou personnalisez vos options de Confidentialité & Consentement (RGPD) pour le lien individuel.

Remarque : ces fonctionnalités sont disponibles dans HubSpot. Toutefois, votre service juridique est plus à même de vous conseiller par rapport à votre situation spécifique.

    • Si vous souhaitez personnaliser les options de confidentialité et de consentement (RGPD) pour un lien individuel, en dessous de vos questions de formulaire, cliquez sur Personnaliser.meetings-legitimate-interest
    • Vous pouvez capturer le consentement d'un contact à communiquer à un type d'abonnement spécifique ou capturer un intérêt légitime sur votre lien de prise de rendez-vous. Dans le panneau Consentement marketing personnalisé, sélectionnez Consentement ou Intérêt légitime depuis le menu déroulant. 
      • Consentement : modifiez le texte du consentement de communication, puis ajoutez des types d'abonnement/des cases à cocher supplémentaires pour permettre aux visiteurs de consentir à la communication de plusieurs types d'abonnements sur un seul lien de prise de rendez-vous. Cliquez sur + Ajouter une autre case à cocher, puis sélectionnez un type de consentement et modifiez le texte qui apparaîtra à côté de la case à cocher. 
      • Intérêt légitime : sélectionnez une base juridique depuis le menu déroulant.Pour ajouter des types d'abonnements afin que vous puissiez capturer plusieurs types d'abonnements implicites, cliquez sur + Ajouter un autre abonnement, puis cliquez sur le menu déroulant Type d'abonnement et sélectionnez un type d'abonnement. L'abonnement sélectionné par défaut dans l'outil réunions est la communication « en face à face ». Il s'agit d'un type d'abonnement interne dans votre compte HubSpot. 
    • Modifiez le texte de confidentialité et de consentement du lien. Toute modification apportée aux options du lien individuel de Confidentialité & de Consentement remplacera le texte par défaut défini dans les paramètres de votre compte. En savoir plus sur vos options de personnalisation de votre confidentialité & votre consentement.
    • Pour visualiser le rendu de vos options de consentement dans le lien de prise de rendez-vous, cliquez sur l'onglet Aperçu.
  • Lorsque vous avez terminé de modifier les questions de votre formulaire ou vos options de confidentialité & de consentement, cliquez sur Enregistrer les modifications

 

Partager des liens de prise de rendez-vous

Une fois vos liens de prise de rendez-vous créés, vous pouvez les partager avec vos contacts ou les intégrer sur votre site Web : 

  • Depuis votre compte HubSpot, accédez à Ventes > Réunions.
  • Passez le curseur de la souris sur le lien de prise de rendez-vous et cliquez sur Copier le lien

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  • Partager le lien avec vos contacts en l'ajoutant comme hyperlien dans le corps ou le bas de votre e-mail. Si vous êtes un utilisateur Hub Sales ou Hub Services, vous pouvez également intégrer le lien sur votre site Web. Pour ce faire, passez le curseur de la souris sur le lien, cliquez sur le menu déroulant Actions, puis sélectionnez Intégrer. Ajouter ensuite le code d'intégration à vos pages de site Web. 

Lorsqu'un prospect clique sur l'un de vos liens de prise de rendez-vous, il peut choisir une date, un créneau horaire, et même la durée d'un rendez-vous si vous avez configuré ce paramètre. 

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Une fois que le prospect a sélectionné la date et l'heure du rendez-vous, il doit encore le confirmer. Si vous avez ajouté des propriétés de contact ou des questions personnalisées au formulaire, il est invité à renseigner les informations demandées. meeting-bookings-confirm-booking

Lorsqu'un rendez-vous est programmé dans votre agenda, vous recevez un e-mail de notification indiquant le créneau horaire sélectionné et le nom du contact. Depuis cette notification, vous pouvez également accéder aux informations du contact dans votre CRM ou à l'événement programmé dans votre calendrier personnel intégré par défaut. Notez que l'invitation n'est pas ajoutée à vos autres calendriers intégrés. Le contact reçoit, lui aussi, une invitation contenant tous les détails du rendez-vous. 

Remarque : les modifications apportées aux descriptions de prise de rendez-vous dans la fiche d'informations du contact ne seront envoyées au contact que si vous utilisez Google Agenda et avez activé l'intégration bidirectionnelle entre Google Agenda etHubSpot.Si vous utilisez un calendrier Office 365 ou si vous n'avez pas activé l'intégration, mettez à jour la description du rendez-vous dans l'événement du calendrier, et non dans la fiche d'informations du contact, pour lui envoyer les modifications.

Si vous ne parvenez pas à accéder à l'un de vos calendriers intégrés, vos contacts ne pourront plus programmer de rendez-vous avec vous, même si vous avez intégré d'autres calendriers auxquels vous avez accès. Vous recevrez un e-mail vous notifiant que quelqu'un essaye de prendre rendez-vous avec vous et que le calendrier auquel vous avez accès apparaîtra en rouge dans la page d'intégration de votre calendrier.

Vous pouvez soit supprimer le calendrier en cliquant sur le signe X situé à sa droite, ou contacter son propriétaire pour lui demander de vous y redonner accès. Une fois votre accès au calendrier rétabli, rendez-vous à nouveau sur la page d'intégration des calendriers dans les paramètres de l'outil Réunions, puis rafraîchissez-la.