Dernière mise à jour: juin 7, 2023
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La création de fiches d'informations dans HubSpot permet à votre équipe d'enregistrer et de récupérer des informations sur vos relations et vos processus commerciaux, garantissant une certaine cohérence à travers votre organisation. Une fois créée, vous pourrez stocker des informations sur un contact, une entreprise, une transaction, un ticket ou un objet personnalisé en interagissant avec sa fiche d'informations.
Si vous êtes sur un appareil mobile, découvrez comment travailler avec les enregistrements dans l'application mobile HubSpot.
Une fiche d'informations comprend trois sections principales :
- Barre latérale gauche : le panneau de gauche de votre enregistrement comprend des actions et la section À propos avec les propriétés de l'enregistrement. La barre latérale gauche de l'enregistrement d'un contact comprend également les abonnements aux communications et l'activité du site web.
- Colonne centrale : le panneau central de votre fiche comprend une chronologie des activités et un aperçu des associations et des propriétés importantes de la fiche.
- Barre latérale droite: le panneau droit de votre enregistrement comprend des aperçus des enregistrements associés et des pièces jointes. Selon l'objet et votre abonnement à HubSpot, ce panneau comprendra également d'autres outils tels que les adhésions, les Guides conversationnels, la synchronisation avec Salesforce et l'attribution.
Consulter une fiche d'informations
- Accédez à vos fiches d'informations :
- Contacts : Depuis votre compte HubSpot, accédez à Contacts > Contacts.
- Entreprises : Depuis votre compte HubSpot, accédez à Contacts > Entreprises.
- Transactions : Depuis votre compte HubSpot, accédez à Vente > Transactions.
- Tickets : Depuis votre compte HubSpot, accédez à Service client > Tickets.
- Objets personnalisés : Dans votre compte HubSpot, accédez à Contacts > [Objet personnalisé]. Si votre compte comporte plusieurs objets personnalisés, passez la souris sur Objets personnalisés, puis sélectionnez l'objet personnalisé que vous souhaitez afficher.
- Sur la page index des fiches d'informations, localisez la fiche d'informations que vous souhaitez utiliser et cliquez sur son nom.
Actions et propriétés
Le menu latéral de gauche affiche les actions que vous pouvez effectuer par rapport à la fiche d'informations, ainsi que ses propriétés. Découvrez comment un utilisateur disposant d'autorisations d'accès aucompte peut personnaliser la barre latérale gauche pour tous les utilisateurs et toutes les équipes.
Actions
En haut du menu latéral de gauche :
- Cliquez sur le menu déroulant Actions.
- Suivre : cliquez pour suivre la fiche d'informations. Par défaut, vous suivez toutes les fiches d'informations que vous possédez. En suivant une fiche, vous recevrez des notifications sur les mises à jour de cette fiche.
- Afficher toutes les propriétés : cliquez pour afficher toutes les propriétés de la fiche d'informations.
- Afficher l'historique des propriétés : cliquez pour afficher l'historique des valeurs de propriété de la fiche d'informations.
- Afficher l'historique des associations : cliquez pour afficher l'historique des enregistrements et des engagements associés à l'enregistrement.
- Rechercher dans Google : dans le cas de contacts et d'entreprises, cliquez pour rechercher le nom de la fiche d'informations sur Google.
- Se désabonner de l'e-mail : dans le cas de contacts, cliquez pour désactiver les communications par e-mail avec l'adresse e-mail du contact.
- Restaurer l'activité : cliquez pour afficher et restaurer des engagements associés qui ont été supprimés au cours des 90 derniers jours.
- Fusionner : cliquez pour fusionner la fiche d'informations avec une autre.
- Supprimer : cliquez pour supprimer la fiche d'informations. En savoir plus sur les données perdues lors d'une suppression.
- Exporter les données du contact : pour les contacts, cliquez sur pour exporter les données personnelles du contact.
- Consultez les propriétés principales de la fiche d'informations. Vous pouvez cliquer sur l'icône pour modifier le nom de l'enregistrement.
- Pour les fiches d'informations de contacts :
- Cliquez sur la photo d'un contact pour mettre à jour l'image du contact.
- Cliquez sur l'icône à droite de l'e-mail du contact pour copier l'adresse e-mail dans votre presse-papiers.
- Pour les fiches d'informations d'entreprises :
- Cliquez sur la photo d'une entreprise pour mettre à jour l'image de l'entreprise.
- Cliquez sur l'icône à droite du domaine ou du numéro de téléphone de l'entreprise pour le copier dans votre presse-papiers.
- Pour les fiches d'informations de contacts :
-
- Pour les fiches d'informations de transactions :
- Cliquez sur le calendrier Date de fermeture pour sélectionner une nouvelle date de fermeture.
- Cliquez sur le menu déroulant Phase pour mettre à jour la phase de la transaction.
- Cliquez sur le menu déroulant Pipeline pour mettre à jour le pipeline dans lequel se trouve l'opération.
- Pour les fiches d'informations de tickets :
- Cliquez sur le menu déroulant Statut pour sélectionner un nouveau statut.
- Cliquez sur le menu déroulant Pipeline pour mettre à jour le pipeline dans lequel se trouve le ticket.
- Pour les fiches d'informations de transactions :
- Sous les propriétés principales, interagissez avec la fiche d'informations en cliquant sur les icônes respectives. Les icônes qui apparaissent varient si vous avez personnalisé l'ordre des icônes d'activité.
-
- Note : cliquez sur ce bouton pour ajouter une note à la chronologie de l'enregistrement.
- E-mail : cliquez pour rédiger un e-mail personnalisé.
- Appeler : cliquer pour appeler.
- Tâche : cliquez sur ce bouton pour créer une tâche pour l'enregistrement.
- Réunion : cliquez sur ce bouton pour organiser une réunion pour l'enregistrement.
- ---Plus d'options : cliquez pour enregistrer manuellement un appel, une note, une réunion, un message LinkedIn, un message WhatsApp, un SMS ou un courrier postal dans la chronologie de l'enregistrement, ou pour réorganiser les boutons d'activité.
- Modifiez l'ordre des icônes d'activité :
- Cliquez sur les puis sélectionnez Réorganiser les boutons d'activité.
- Dans la boîte de dialogue, cliquez sur les menus déroulants pour sélectionner l'ordre dans lequel les icônes apparaîtront sur tous les enregistrements. Vous pouvez également sélectionner Vider si vous souhaitez supprimer certaines icônes
- Cliquez sur Enregistrer.
Propriétés
Vous pouvez afficher et modifier les valeurs de propriété de la fiche d'informations dans la section À propos de cette [fiche d'informations]. Découvrez comment modifier les propriétés qui apparaissent dans cette section pour vous. Les utilisateurs ayant des droits desuper administrateur peuvent également personnaliser la section pour les utilisateurs du compte HubSpot.- Pour modifier la valeur d'une propriété, passez la souris sur la propriété et cliquez sur l'icône du crayon et cliquez sur l'icône du crayon.
- Pour afficher l'historique d'une propriété spécifique, placez le curseur sur la propriété et cliquez sur Détails. Vous pouvez également faire défiler la page et cliquer sur Voir l'historique des propriétés pour consulter l'historique de toutes les modifications apportées aux propriétés.
- Pour afficher toutes les propriétés cliquez sur Afficher toutes les propriétés.
Abonnement aux communications et activité du site web
Le menu latéral de gauche de la fiche d'informations d'un contact contient des sections supplémentaires :
- Dans la section Abonnements aux communications, consultez et modifiez les abonnements du contact. Cette section n'est disponible que si la fonctionnalité GDPRest activée. Apprenez à ajouter un abonnement pour le contact.
- Dans la section Activité du site web, visualisez les interactions du contact avec votre site web.
Chronologie des activités
Le panneau central présente les activités liées à l'enregistrement par ordre chronologique, les activités à venir étant placées en haut.
Pour accéder à la vue d'ensemble de la chronologie de l'activité :
- Dans la colonne du milieu, cliquez sur l'onglet Activités. La première fois que vous consultez un enregistrement, vous accédez par défaut à l'onglet " Vue d'ensemble ". En avançant, vous serez amené à l'onglet que vous avez visité le plus récemment, soit Activités ou Vue d'ensemble.
Sur la chronologie des activités, vous pouvez afficher et filtrer les activités de la manière suivante :
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En haut de l'enregistrement, cliquez sur Développer tout ou Réduire tout pour développer ou réduire les détails de toutes les activités de la ligne de temps.
-
Pour filtrer rapidement les activités par type, cliquez sur les onglets en haut.
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Dans l'onglet Activité, vous pouvez filtrer des activités plus spécifiques à l'aide du menu déroulant Filtrer l'activité .
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Cliquez sur les menus déroulants Tous les utilisateurs ou Toutes les équipes et sélectionnez un utilisateur ou une équipe pour filtrer les activités lui appartenant.
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Pour rechercher une activité spécifique, cliquez sur l'icône de recherche en haut à droite. Les résultats renvoyés se fondent sur la recherche des termes dans les champs d'activité suivants :
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Sujet de la tâche
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Corps de tâche
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Corps de la note
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Corps de l'appel
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Objet de l'e-mail
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Corps du rendez-vous
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- Dans l'onglet E-mail, vous pouvez enregistrer et envoyer un e-mail personnalisé, ou consulter les e-mails personnalisés précédemment envoyés et reçus. Lese-mails de marketing n' apparaissent pas dans l'onglet E-mail.
- Cliquez sur Filtrer les réponses aux e-mails pour regrouper les réponses aux e-mails dans un seul fil de discussion, le message le plus récent apparaissant en haut du fil.
- Cliquez sur Afficher toutes les réponses aux e-mails pour développer chaque e-mail sur la ligne de temps.
-
Pour réduire les détails d'une activité spécifique, cliquez sur la flèche vers le bas en haut à gauche de l'activité flèche vers le bas en haut à gauche de l'activité.
-
Pour développer les détails d'une activité et la modifier, cliquez sur la flèche droite en haut à gauche de l'activité laflèche droite en haut à gauche de l'activité.
-
S'il y a des commentaires sur une activité, cliquez sur l'icône de commentaire en haut pour développer l'activité et ses commentaires en haut pour développer l'activité et ses commentaires.
- Passez la souris sur une activité, cliquez sur le menu déroulant Actions, puis sélectionnez une option pour effectuer l'une des opérations suivantes :
- Épinglez l'activité en haut de la chronologie.
- Consulter l'historique de l'activité.
-
Au bas d'une activité :
-
Cliquez sur Ajouter un commentaire ou sur [x] commentaires pour laisser un commentaire.
-
Cliquez sur le menu déroulant des associations [x] pour modifier l'association de l'activité avec d'autres enregistrements.
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Vue d'ensemble des enregistrements
Le panneau central présente également une vue d'ensemble des informations relatives à l'enregistrement, notamment les propriétés importantes, les activités récentes et les associations.
Pour accéder à l'aperçu des enregistrements :
- Dans la colonne du milieu, cliquez sur l'onglet Vue d'ensemble. La première fois que vous consultez un enregistrement, vous accédez par défaut à l'onglet " Vue d'ensemble ". En avançant, vous serez amené à l'onglet que vous avez visité le plus récemment, soit Activités ou Vue d'ensemble.
En savoir plus sur l'utilisation et la personnalisation des synthèses d'enregistrements pour chaque objet.
Fiches d'informations et pièces jointes associées
Dans le menu latéral de droite d'une fiche d'informations, vous pouvez consulter les aperçus des fiches d'informations et des pièces jointes associées à cette fiche d'informations. Vous pouvez réorganiser les sections en les faisant glisser, ou réduire une section en cliquant sur la flèche vers le bas flèche vers le bas.
Fiches d'informations associées
Les associations d'enregistrements sont affichées sous forme de cartes de prévisualisation sous les sections d'enregistrements respectives dans la barre latérale droite (c'est-à-dire, Sociétés, Affaires, Billets). Si votre compte dispose d'un abonnement Starter, Pro ou Entreprise, vous pouvez personnaliser les propriétés qui apparaissent dans les cartes d'aperçu des associations. En savoir plus sur l'association d'enregistrements.
- Pour afficher toutes les associations de l'enregistrement pour un objet spécifique, dans la section de l'objet concerné, cliquez sur Afficher [X] [objets]. Vous serez amené à une page d'index qui liste tous les enregistrements associés à cet objet.
- Pour associer votre fiche à une autre fiche, dans la section correspondante, cliquez sur Ajouter.
- Vous pouvez créer une nouvelle fiche d'informations à associer à la fiche d'informations, ou associer une fiche d'informations existante.
- Pour créer une nouvelle fiche d'informations à laquelle associer la fiche d'informations, dans l'onglet Créer une nouvelle [fiche d'informations], renseignez les champs et cliquez sur Créer.
- Pour associer une fiche d'informations existante, cliquez sur l'onglet Ajouter une [fiche d'informations] existante, recherchez la fiche d'informations et sélectionnez la case à cocher à côté de la fiche d'informations dans les résultats de recherche. Cliquez sur Enregistrer.
Pièces jointes
Vous pouvez joindre des fichiers à la fiche d'informations. Vous pouvez également afficher les pièces jointes envoyées dans le cadre d'un e-mail enregistré à un contact.
Outils supplémentaires
Dans le menu latéral de droite d'une fiche d'informations, vous pouvez également consulter et interagir avec les outils supplémentaires associés à votre fiche d'informations. Vous pouvez réorganiser les sections d'outils en les faisant glisser, ou réduire une section en cliquant sur la flèche vers le bas flèche vers le bas.
Les outils contenus dans le menu latéral de droite varient selon les objets que vous utilisez, qui sont spécifiés pour chaque outil de la liste ci-dessous.
Vue d'ensemble des comptes
La vue d'ensemble du compte apparaît dans le menu latéral de droite des fiches d'informations d'entreprises et affiche un récapitulatif détaillé de l'entreprise. La vue d'ensemble indique si l'entreprise est un compte cible, le nombre de contacts associés à l'entreprise, des informations sur leurs rôles d'acheteur, ainsi que le dernier engagement et le dernier contact avec l'enregistrement de l'entreprise en fonction de ses propriétés par défaut.
Si vous disposez d'unsiège Sales Hub Pro ou Entreprise, cliquez sur Afficher les détails du compte pour afficher les éléments suivants dans le panneau de droite :
- Activités associées à l'entreprise
- Contacts associés à l'entreprise
- Les parties prenantes internes, c'est-à-dire tous les utilisateurs de HubSpot qui ont créé ou participé à des activités associées à l'entreprise
- Opérations liées à l'entreprise
- Vues de page suivie sur votre site depuis les contacts associés à l'entreprise.
Rapports d'attribution (Marketing Hub ou CMS Hub Pro et Entreprise uniquement)
Les rapports d'attribution apparaissent dans le menu latéral de droite des fiches d'informations de contacts et de transactions. La section Attribution vous permet de consulter les rapports d'attribution existants ou de créer des rapports d'attribution multi-touch. Sur les enregistrements de contact, si vous avez créé un rapport d'attribution de création de contact multi-touch, vous pouvez afficher un rapport des interactions du contact avec votre entreprise en fonction du moment où les contacts ont été créés.
- Pour modifier le modèle d'attribution affiché dans le rapport, cliquez sur le menu déroulant Modèle d'attribution et sélectionnez le type de modèle que vous souhaitez afficher.
- Dans les fiches d'informations de transactions, cliquez pour afficher un rapport du contenu ou des interactions lié(es) à l'activité du contact associée à la transaction.
- Cliquez sur Afficher toutes les interactions pour afficher les détails de toutes les interactions associées au contact.
- Cliquez sur Ouvrir le générateur de rapports d'attribution pour consulter et modifier directement le rapport dans le générateur de rapports.
Conversations
Les conversations apparaissent dans la barre latérale droite des enregistrements de ticket, si le ticket est associé à un fil de discussion dans la boîte de réception des conversations. Pour accéder directement à la conversation dans la boîte de réception, cliquez sur le nom de la conversation. La conversation s'ouvrira dans un autre onglet de navigateur où vous pourrez consulter le fil ou effectuer un suivi si nécessaire.
En savoir plus sur le travail avec des tickets dans votre boîte de réception.
Lignes de transaction
Les lignes de produits apparaissent dans le menu latéral de droite des fiches d'informations de transactions. Vous pouvez associer des articles, provenant de la bibliothèque de produits ou nouvellement créés, à l'opération. Cela aide les utilisateurs à comprendre ce qui est vendu dans la transaction et le montant.
- Si aucune ligne de transaction n'est associée à la fiche d'informations de la transaction, cliquez sur Ajouter des lignes de transaction. Si des produits existants sont associés à la fiche d'informations de la transaction, mais que vous souhaitez les modifier, cliquez sur Modifier des lignes de transaction.
- Pour associer des produits déjà créés dans la bibliothèque de produits, cliquez sur Ajouter depuis la bibliothèque.
- Pour associer un nouveau produit, cliquez sur Créer une ligne de transaction, saisissez les détails dans le panneau de droite et cliquez sur Enregistrer.
- Saisissez la quantité pour chaque produit associé.
- Cliquez sur Enregistrer.
En savoir plus sur l'utilisation des produits et des postes.
Abonnements aux listes et aux workflows
Les abonnements aux listes et aux workflows apparaissent dans le menu latéral de droite des fiches d'informations de contacts. Les sections Adhésion à une liste et Adhésion à un Workflow ( Pro et Entreprise uniquement) de l'enregistrement affichent le nombre de listes et de workflows auxquels le contact participe.
- Cliquez sur Gérer les abonnements aux listes pour afficher toutes les listes dont le contact fait partie. Dans la page Liste des membres, vous pouvez gérer leur inscription à tout contenu privé.
- Cliquez sur Gérer les abonnements aux workflows pour afficher tous les workflows auxquels le contact a été inscrit et est inscrit. Sur la page Inscriptions au workflow, vous pouvez inscrire le contact dans un workflow (Pro et Entreprise uniquement).
Guides conversationnels (Sales hub ou Service hub Entreprise uniquement)
Les guides conversationnels s'affichent dans le menu latéral de droite de toutes les fiches d'informations des comptes Sales Hub ou Service Hub Pro et Entreprise. Lorsque vous interagissez avec une fiche d'informations, vous pouvez cliquer sur un guide conversationnel pour afficher certaines questions ou étapes obligatoires pour guider la conversation.
Devis
Les devis s'affichent dans le menu latéral de droite des fiches d'informations de transactions. Lorsqu'une vente est conclue, vous pouvez créer un document de devis que vous pouvez envoyer aux contacts associés à la transaction. Pour créer un devis avec des détails sur les lignes de transaction de la fiche d'informations, cliquez sur Créer un devis dans la fiche d'informations de transaction.
Synchronisation Salesforce (Pro et Entreprise uniquement)
La section Synchronisation Salesforce s'affiche sur toutes les fiches d'informations des comptes Pro et Entreprise si la fiche d'informations est synchronisée avec Salesforce via l'intégration HubSpot-Salesforce. Si la fiche d'informations ne se synchronise pas avec Salesforce ou si vous souhaitez qu'elle reste synchronisée dans la fiche Salesforce, cliquez sur Synchroniser maintenant.
