Configurer votre bot afin qu'il s'affiche en dehors des heures d'ouverture

Si votre équipe est uniquement disponible pendant les heures d'ouverture définies, vous pouvez créer un chatflow intégrant un bot qui oriente les visiteurs vers les membres de l'équipe disponibles pendant les heures de bureau, et discute avec eux via le bot en dehors des heures d'ouverture. 

Les utilisateurs disposant d'une licence Sales Hub ou Service Hub Pro ou Entreprise peuvent utiliser des branches si/alors pour faire emprunter aux visiteurs un chemin spécifique via le bot selon le membre de l'équipe disponible.

Vous pouvez créer un bot de zéro en suivant les instructions ci-dessous, ou apprendre à utiliser le modèle de bot hors ligne  créé par HubSpot. 

Remarque : Le paramètre Disponibilité s'applique uniquement aux chatflows intégrant des bots.

Commencez par définir les paramètres de disponibilité des canaux de votre chat sur les heures d'ouverture :

• Depuis votre compte HubSpot, accédez à Conversations > Boîte de réception.
• Dans l'angle inférieur gauche, cliquez sur Paramètres de la boîte de réception, puis sélectionnez Canaux.
• Passez le curseur de la souris sur le canal de chat connecté et cliquez sur Modifier.
• Cliquez sur l'onglet Disponibilité . 
• Sélectionnez Basé sur les heures de bureau, puis personnalisez vos préférences en matière d'heures de bureau.

Ensuite, configurez votre robot pour qu'il s'affiche en dehors des heures de bureau :

• Passez le curseur de la souris sur le bot et cliquez sur Modifier.
• Cliquez sur l'onglet Options.
• Cliquez sur le menu déroulant Disponibilité et sélectionnez Toujours.

• Cliquez sur Enregistrer.

Grâce à cette configuration, le widget s'affichera toujours sur votre site. Configurez une branche si/alors afin que le bot passe à l'action Envoyer à un membre de l'équipe si un membre de l'équipe est disponible :

• Sélectionnez une action du bot. Vous pouvez choisir n'importe quelle action. Par exemple, choisissez comme action suivant le message de bienvenue de transférer immédiatement les visiteurs vers votre équipe. Vous pouvez également commencer par poser quelques questions pour obtenir des informations, telles que le nom ou l'adresse e-mail du visiteur. 
• Dans le panneau de droite, cliquez sur l'onglet Branches si/alors.
• Cliquez sur Ajouter une branche si/alors.
  • Cliquez sur le premier menu déroulant et sélectionnez la disponibilité des agents.
  • Cliquez sur le menu déroulant suivant et décidez de la personne vers qui vous redirigez les visiteurs selon la disponibilité :
    • Utilisateurs et équipes spécifiques : redirigez un visiteur vers un chemin spécifique en fonction de la disponibilité d'utilisateurs ou d'équipes spécifiques. Cliquez sur le menu déroulant Ajouter un utilisateur ou une équipe et cochez les cases à côté des utilisateurs et des équipes à inclure.
    • Propriétaire du contact : redirigez un visiteur vers un chemin spécifique en fonction de la disponibilité du propriétaire du contact. Cliquez sur le bouton S'il n'y a pas de propriétaire de contact, attribuez à et sélectionnez une option de repli pour tout visiteur nouveau ou non attribué qui entame une conversation.

• • Cliquez sur le dernier menu déroulant et sélectionnez Est disponible.
  • Pour rediriger les visiteurs vers un membre de l'équipe si toutes les conditions ci-dessus sont remplies, cliquez sur Action suivante si toutes les conditions sont vraies et sélectionnez Envoyer à un membre de l'équipe. Découvrez comment configurer l'action Envoyer à un membre de l'équipe dans le flux de votre bot.
  • Cliquez sur Enregistrer.

Grâce à cette configuration, la conversation sera transférée vers l'un des membres de l'équipe sélectionnés et disponible pendant les heures d'ouverture. En dehors des heures d'ouverture, les visiteurs peuvent discuter avec le bot. Une fois qu'ils auront atteint la fin du flux, la conversation restera dans la vue Non attribué de la boîte de réception, permettant à l'équipe de la traiter le matin suivant.

Remarque : N'oubliez pas que si plusieurs chatflows sont configurés dans votre compte, la priorisation du chatflow ne tient pas compte de la disponibilité de l'équipe pour déterminer quel chatflow afficher.

Découvrez les bonnes pratiques de personnalisation de la disponibilité de votre bot.