Créer et partager des devis

Vous pouvez créer des devis à partager avec les contacts souhaitant acheter un produit ou service en passant par leur entreprise. Utilisez l'outil Devis pour créer une page web contenant des informations tarifaires sur les lignes de produits. Si vous utilisez l'intégration entre HubSpot et Shopify, vous pouvez ajouter des produits créés à l'aide de l'intégration.

Pour collecter des paiements en ligne par le biais de devis, vous devez configurer le traitement des paiements Stripe (disponible pour tous les abonnements) ou l'outil de paiement HubSpot (Starter, Pro, ou Entreprise uniquement).

Créer des devis

• Dans votre compte HubSpot, accédez à Commerce > Devis.
• Cliquez sur Créer un devis.
• Pour associer le devis à une transaction, cliquez sur le menu déroulant Associer à une transaction et sélectionnez une transaction existante ou cliquez sur Créer une nouvelle transaction.

• Cliquez sur Suivant.

• Continuez à configurer votre devis en suivant les étapes ci-dessous. Vous pouvez enregistrer le devis en tant que brouillon à tout moment en cliquant sur Enregistrer, puis sur Quitter dans l'angle inférieur gauche. Les brouillons de devis peuvent toujours être inscrits dans les workflows. Vous pouvez accéder au brouillon de devis à modifier directement depuis le tableau de bord des devis.

1. Détails sur le devis

Saisissez les détails de votre devis.

1. 1. Modèle de devis : cliquez sur le menu déroulant et sélectionnez un modèle. 
   2. Nom du devis : saisissez un nom pour votre devis.
   3. Domaine : ce paramètre ne s'applique que si vous utilisez un modèle de devis personnalisé. Le domaine est défini par le modèle de devis que vous avez sélectionné. Par défaut, le slug de contenu utilise une date et un ID de devis uniques et n'a pas besoin d'être personnalisé, mais vous pouvez modifier le slug de page dans le champ de texte Slug du contenu si nécessaire.
      

1. 4. Date d'expiration : sélectionnez une date d'expiration. Les utilisateurs d'un compte Sales Hub Pro ou Entreprise peuvent définir un délai d'expiration des devis par défaut dans les paramètres du compte. Lorsqu'un devis expire, vos contacts ne peuvent plus y accéder et seront invités à contacter votre équipe.
   5. Langue du devis : sélectionnez la langue du devis.
   6. Paramètres régionaux : sélectionnez vos paramètres régionaux pour modifier le format d'affichage de la date et de l'adresse de votre devis. N'oubliez pas que le format de devise du devis découle de la devise indiquée dans la fiche d'informations de la transaction. Ainsi, toute modification des paramètres régionaux du devis ne mettra pas à jour la devise.

Remarque : Si vous souhaitez consulter le devis après son expiration, cliquez sur le nom du devis sur la fiche d'informations de la transaction, puis sur Afficher le devis dans la boîte de dialogue pour en afficher une version PDF.

5. Commentaires pour l'acheteur : saisissez toute information supplémentaire utile à votre acheteur. Servez-vous des options de formatage disponibles au bas de la fenêtre de l'éditeur pour modifier le texte ou insérer un lien. Cliquez sur l'textSnippeticône Blocs de texte prédéfinis pour saisir un bloc de texte court et réutilisable.
6. Conditions : précisez les règles ou réglementations dont votre acheteur doit tenir compte. Servez-vous des options de formatage disponibles au bas de la fenêtre de l'éditeur pour modifier le texte ou insérer un lien. Cliquez sur l'icône Blocs de texte prédéfinis textSnippet pour saisir un bloc de texte court et réutilisable.
   
   
• Pour mettre à jour la couleur et le logo par défaut qui s'affichent, modifiez le branding de l'outil de vente dans les paramètres de votre compte.
• Cliquez sur Suivant.

2. Informations sur l'acheteur

Vérifiez et modifiez les contacts et entreprises indiqués dans votre devis. HubSpot ajoutera automatiquement au devis les contacts et l'entreprise principale associée à la transaction. Pour les supprimer du devis, décochez la case à côté de leur nom.

Pour ajouter un nouveau contact ou un contact supplémentaire :

• Cliquez sur Ajouter un autre contact.
• Dans le panneau de droite, recherchez des contacts et cochez les cases à côté de chaque contact à inclure dans le devis. Cliquez ensuite sur Enregistrer.
• Créez ou ajoutez des libellés d'association existants. 

3. Vos informations

Vérifiez que vos informations personnelles et celles de votre entreprise sont exactes. Par défaut, vos informations personnelles sont extraites de votre profil et de vos préférences et les informations de votre entreprise sont définies dans les paramètres de votre compte. 

Remarque : La mise à jour des informations de votre profil n'entraînera pas la mise à jour des devis précédemment créés. Pour mettre à jour vos informations dans un devis qui a déjà été créé, vous devrez suivre les étapes ci-dessous pour les mettre à jour manuellement sur le devis.

Pour modifier vos informations pour un devis particulier :

• Cliquez sur le nom ou le nom de l'entreprise.
• Dans le panneau de droite, mettez à jour vos informations personnelles.
• Cliquez sur Enregistrer.

• Cliquez sur Suivant.

4. Lignes de transaction

Examinez et modifiez les lignes de produit qui apparaîtront sur votre devis, ajoutez des remises, des taxes et des frais ainsi que des échéances de paiement pour planifier les versements.

Toute modification apportée dans cette section mettra à jour les lignes de produits figurant sur la fiche d'informations de la transaction. Si une fiche d'informations de transaction est associée à plusieurs devis, seules les lignes de produits figurant sur le devis le plus récemment créé apparaîtront dans la carte de lignes de produits de la fiche d'informations de transaction.

Ajouter des lignes de produits

Ajoutez les lignes de produits que votre acheteur achètera. Si une ligne de produit est associée à une fiche d'informations de transaction, elle sera intégrée.

• Si vous disposez des autorisations Créer des lignes de produit personnalisées, vous pouvez ajouter une nouvelle ligne de produit spécifique au devis. Les lignes de produits créées à partir de l'éditeur de produits ne seront pas ajoutées à votre bibliothèque de produits.
  • Pour créer une nouvelle ligne de produit spécifique à ce devis, cliquez sur Créer une ligne de produit personnalisée.
    
    
  • Saisissez les détails de votre nouvelle ligne de produit dans le panneau de droite, puis cliquez sur Enregistrer ou Enregistrer et ajouter un autre.
• Pour créer une ligne de produit basée sur un produit existant dans votre bibliothèque de produits, y compris les lignes de produits créées à l'aide de l'intégration HubSpot-Shopify : 
  • Cliquez sur Sélectionner dans la bibliothèque de produits.
  • Dans le panneau de droite, cochez les cases à côté des produits pour les ajouter au devis, puis cliquez sur Ajouter.
• Pour modifier une ligne de produit déjà incluse dans le devis, passez le curseur de la souris sur la ligne de produit et cliquez sur Actions, puis Modifier. Apportez des modifications dans le panneau de droite, puis cliquez sur Enregistrer.
• Vous pouvez modifier les détails d'une ligne de produit dans l'éditeur de lignes de produit, y compris les conditions, le prix unitaire, la quantité et le montant de la remise. Saisissez une nouvelle valeur dans la colonne appropriée. Découvrez-en davantage sur l'utilisation de l'éditeur de lignes de produit.
  
  

Remarque : Lors de la création d'un devis intégré à l'outil Paiements, si vous définissez une ligne de produit avec une valeur de fréquence de facturation récurrente Durée de 0, l'abonnement sera automatiquement renouvelé jusqu'à ce qu'il soit annulé.

• Par défaut, la facturation des lignes de produit récurrentes commencera au moment du paiement. Pour facturer un article à une date ultérieure, cliquez sur le menu déroulant Date de début de la facturation, puis sélectionnez l'une des options suivantes :
  • Date personnalisée : une date spécifique à venir. Après avoir sélectionné cette option, utilisez le sélecteur de date pour sélectionner la date de début, puis cliquez sur Enregistrer.
  • Début retardé (en jours) : retardez la date de début de la facturation d'un certain nombre de jours après le paiement. Après avoir sélectionné cette option, saisissez un nombre dans le champ Début de la facturation retardé en jours dans le panneau de droite.
  • Début retardé (en mois) : retardez la date de début de la facturation d'un certain nombre de mois après le paiement. Après avoir sélectionné cette option, saisissez un nombre dans le champ Début de la facturation retardé en mois dans le panneau de droite.

• Pour cloner une ligne de produit, placez le curseur dessus et cliquez sur Actions, puis sur Cloner.
• Pour supprimer une ligne de produit, placez le curseur dessus et cliquez sur Actions, puis Supprimer.
• Pour réorganiser les lignes de produits, cliquez sur une ligne de produit et faites-la glisser à l'aide de la poignée de glissement dragHandle.
  

Ajouter des remises, frais et taxes

Dans la section Récapitulatif, vous pouvez ajouter des taxes, des frais et des remises au sous-total du devis. Ces éléments supplémentaires ne seront pas ajoutés à la propriété Montant de la transaction associée. 

• Pour ajouter une taxe, des frais ou une remise, cliquez sur + Ajouter une taxe/des frais/une remise. Découvrez-en davantage sur les remises.
• Saisissez un nom pour la taxe, les frais ou la remise et une valeur dans le champ de texte. La valeur de la taxe, des frais ou de la remise peut être basée sur un montant en devise spécifique ou un pourcentage (%) du total.
  
  
• Pour supprimer des taxes, des frais ou des remises, cliquez sur l'icône Corbeille delete à côté du champ de devise.
• Par défaut, le devis publié n'affiche que le total à payer au moment du paiement, ce qui signifie que toute ligne de produit à payer ultérieurement ne sera pas incluse dans le total. Pour afficher la valeur totale du contrat, y compris les lignes de produit à date future, cochez la case Afficher la valeur totale du contrat sur le devis publié. Vous pouvez configurer le comportement par défaut dans vos paramètres de devis.
  
  

Ajouter un échelonnement de paiement

Activez l'échelonnement des paiements pour les répartir dans le temps. Ainsi, chaque paiement aura sa propre date d'échéance, son propre montant et son propre nom. Par exemple, un devis de 5 000 $ pour des services de consultation peut être échelonné en trois versements sur six mois de 1 000 $, 1 500 $ et 2 500 $.

Lors d'un encaissement à l'aide des paiements HubSpot ou d'un compte Stripe connecté, le premier versement est payable via le devis. Tous les autres versements seront créés en tant que factures.

Remarque : Les échelonnements de paiement ne peuvent pas être configurés sur les devis comportant des lignes de produit récurrentes ou des dates de début de facturation futures.

Pour mettre en place un échelonnement de paiement :

• Sous Échelonnement de paiement, activez l'échelonnement de paiement.
  
  
• Saisissez un nom de paiement, un montant et une date d'échéance. Par défaut, le paiement initial est dû à la réception. 
• Ajoutez un autre paiement échelonné en cliquant sur + Ajouter un autre paiement. Vous pouvez faire en sorte qu'un paiement soit dû à une date spécifique en cliquant sur le menu déroulant Texte personnalisé, en sélectionnant Date spécifique, puis en utilisant le sélecteur de date pour sélectionner une date.
  
  

Consulter le récapitulatif du devis

Lorsque vous définissez vos lignes de produit, consultez la section Récapitulatif pour comprendre comment votre acheteur sera facturé, y compris les remises, les frais et les taxes.

• Le sous-total reflète uniquement les articles à payer lors du paiement. Tous les éléments qui seront facturés à une date ultérieure apparaîtront dans le total de Paiements futurs.
• Tous les éléments, quelle que soit la date d'échéance du paiement, seront totalisés dans Valeur contractuelle totale.
• Les remises ponctuelles, les frais et les taxes ne seront appliqués qu'aux articles dus au moment du paiement, etnon aux articles facturés à une date ultérieure.
  
  

Pour passer à la configuration de la signature du devis et des options de paiement, cliquez sur Suivant.

5. Signature et paiement

Décidez de la façon dont vous souhaitez recueillir des signatures pour votre devis.

• Sélectionnez la case d'option à côté d'une option de signature :
  • Aucune signature : aucune signature n'est requise pour autoriser le devis.
  • Inclure un espace pour une signature manuscrite : utilisez une signature manuscrite sur une copie imprimée du devis. Vous pourrez ultérieurement marquer manuellement le devis comme étant signé pour indiquer que toutes les signatures sont présentes.
  • Utiliser une signature électronique (Sales Hub Starter, Pro ou Entreprise uniquement) : les utilisateurs disposant d'une licence utilisateur Sales Hub peuvent configurer le devis de manière à y inclure un champ de signature numérique.
    • Sélectionnez la caseà cocher à côté de l'adresse e-mail du contact dont la signature est requise.
    • Cliquez sur le menu déroulant Contre signataires et sélectionnez le nom d'un utilisateur de HubSpot. 

• Sélectionnez la case d'option à côté d'une option de paiement :
  • Aucun paiement : aucun paiement ne sera collecté via le devis.
  • Stripe : sélectionnez cette option si vous utilisez le traitement des paiements Stripe pour facturer vos clients.

Remarque : Le traitement des paiements Stripe exige que tous les produits soient dus au moment de la commande.

• • Paiements HubSpot : sélectionnez cette option si vous utilisez l' outil de paiement HubSpot pour collecter les paiements des clients, puis personnalisez les options de paiement du devis.

• Cliquez sur Suivant.

6. Analyse

Cette étape offre un aperçu du contenu de votre devis. Vous pouvez publier le devis à cet endroit, l'enregistrer comme brouillon ou l'envoyer pour approbation. Pour enregistrer le devis en tant que brouillon afin de le modifier ultérieurement, cliquez sur Enregistrer, puis cliquez sur Quitter dans l'angle inférieur gauche pour quitter l'éditeur de devis.

Remarque : Après avoir enregistré un devis comme brouillon, vous ne pouvez pas modifier les options de signature électronique lors de l'étape Signature et paiement. Si vous avez configuré des workflows d'approbation des devis, gardez à l'esprit que les devis avec un statut de brouillon peuvent toujours être inscrits dans le workflow.

• Pour publier le devis, cliquez sur Publier le devis.

• Si votre devis nécessite une approbation, cliquez sur Demander l'approbation. L'approbateur de devis de votre compte doit approuver le devis avant que vous puissiez le publier et l'envoyer à vos contacts.

Remarque : Après avoir soumis un devis pour approbation, vous ne pouvez pas le modifier à moins qu'il ne soit rejeté par l'approbateur de devis de votre compte.

• Pour partager votre devis publié :
  • Cliquez sur Copier dans la boîte de dialogue pour obtenir l'URL de la page du devis. Collez cette URL dans un nouveau navigateur pour afficher le devis ou envoyez l'URL à d'autres personnes.
  • Autrement, cliquez sur Écrire un e-mail avec un devis. Vous serez redirigé vers la fiche d'informations du contact dans HubSpot, et la fenêtre contextuelle E-mail avec un lien vers la page du devis s'ouvrira automatiquement.

Partager des devis

Outre les options de partage présentées après avoir créé un devis, il existe plusieurs façons de partager un devis. Vous pouvez effectuer les actions suivantes :

• Envoyer un devis par e-mail à partir d'un enregistrement CRM
• Copier l'URL d'un devis publié qui n'a pas encore expiré
• Partager un devis depuis l'application mobile de HubSpot
• Insérer un devis à l'aide du clavier mobile HubSpot

Remarque : Les devis publiés ne peuvent pas être redirigés d'un domaine à l'autre. Par exemple, si vous hébergez vos devis sur www.website.com, mais que vous redirigez ensuite ce domaine vers www.new-website.com, les devis qui étaient hébergés sur le domaine d'origine ne seront pas redirigés et deviendront des pages d'erreur.

Pour envoyer par e-mail un devis à partir d'un enregistrement CRM :

• Dans votre compte HubSpot, accédez à des contacts, des entreprises ou des transactions.
• Cliquez sur le nom d'une fiche d'informations.
• Dans le panneau de gauche, cliquez sur l'icône E-mail email .
• Dans la fenêtre contextuelle, cliquez sur le menu déroulant Devis et sélectionnez un devis. Pour partager un devis par e-mail, celui-ci doit être créé pour la transaction associée à cette fiche d'informations de contact ou d'entreprise.
  
  

Pour copier l'URL d'un devis publié qui n'a pas encore expiré :

• Dans votre compte HubSpot, accédez à Commerce > Devis.
• Placez le curseur sur le devis publié, puis cliquez sur Actions et sélectionnez Copier le lien.
• Grâce à l'URL de la page du devis, le contact peut consulter le devis dans son navigateur, le télécharger ou l'imprimer.
  
  

Pour afficher, supprimer et partager des devis sur l'application mobile de HubSpot sur votre appareil Android :

• Ouvrez l'application HubSpot sur votre appareil mobile Android.
• Appuyez sur Transactions dans le menu de navigation inférieur.
• Appuyez sur le nom d'une fiche d'informations de transaction.
• Sur la fiche d'informations de transaction, appuyez sur l'onglet Devis.
• Les devis associés à la transaction apparaissent. Le statut et la date d'expiration seront répertoriés sous le nom. Appuyez sur le devis pour afficher plus de détails.
• Pour copier un lien de devis, télécharger le devis, partager le devis depuis l'application, rappeler le devis ou supprimer le devis, appuyez sur l'icône de menu verticalMenu à côté du nom du devis.

Vous pouvez également partager un devis en utilisant le clavier mobile HubSpot sur votre appareil Android ou iOS. Découvrez comment activer le clavier HubSpot dans les paramètres de votre appareil, puis accéder au clavier HubSpot lorsque vous utilisez l'application mobile de HubSpot. 

Gérer les devis

Sur le tableau de bord des devis, consultez une liste des devis dans votre compte. Filtrez les devis par statut ou par propriétaire, ou recherchez un devis spécifique à vérifier ou à modifier. Vous pouvez également ouvrir la page de détails d'un devis pour télécharger, cloner, rappeler et modifier ou supprimer le devis.

Dans les paramètres de votre compte, vous pouvez télécharger tous les devis ou définir un délai d'expiration par défaut pour les devis. Découvrez comment créer des rapports sur les devis dans le générateur de rapports personnalisés.

Modifier des brouillons de devis

Pour modifier et publier un brouillon de devis :

• Dans votre compte HubSpot, accédez à Commerce > Devis.
• Cliquez sur le nom du brouillon de devis.
• Dans l'éditeur de devis, terminez la configuration de votre devis, puis cliquez sur Terminer le devis.

Gérer les devis publiés

Après avoir créé un devis, vous pouvez le gérer à partir de la page d'index des devis ou de la page de détails du devis. Les actions de gestion comprennent le téléchargement, le clonage, le rappel et la modification, l'archivage, la suppression, etc.

• Dans votre compte HubSpot, accédez à Commerce > Devis.
• Pour gérer un devis à partir de la page d'index, placez le curseur sur le devis, puis cliquez sur le menu déroulant Actions. Sélectionnez ensuite l'une des actions ci-dessous.

• Pour gérer un devis à partir de sa page de détails, cliquez sur son nom, puis sur le menu déroulant Actions en haut à droite. Sélectionnez ensuite l'une des actions ci-dessous.

• Télécharger : téléchargez une version PDF du devis.
• Contre-signature : lorsque le devis nécessite une contre-signature électronique, sélectionnez cette option pour ouvrir le devis et vérifier votre contre-signature.
• Marquer signé : lorsque le devis nécessite une signature manuscrite, vous pouvez marquer manuellement le devis comme étant signé.
• Convertir en facture : cette option crée une nouvelle facture en utilisant les informations du devis. Vous accédez alors à l'éditeur de factures pour configurer les détails de la facture.
• Cloner : clonez un devis existant pour le réutiliser. Les devis clonés comprennent les associations de fiches d'informations du devis initial et les valeurs de propriété des lignes de produit, notamment le prix, les conditions et la réduction.
• Rappeler et modifier : apportez des modifications et des révisions à un devis qui a déjà été publié. Après avoir effectué vos modifications, le contenu de devis mis à jour s'affichera lorsqu'un contact consultera le devis.

Remarque : Les devis ayant déjà été signés ou réglés ne peuvent pas être rappelés, modifiés ou supprimés.

• Archiver : marque un devis comme archivé pour le dépublier et le masquer dans la vue de votre page d'index par défaut. Vous pouvez consulter vos devis archivés en filtrant la page d'index par statut d'archivage. Cependant, les acheteurs ne pourront pas accéder aux devis archivés. Impossible d'annuler cette action. Découvrez-en davantage sur l'archivage des devis. 
• Supprimer : supprime le devis pour le retirer définitivement de votre compte et empêcher les acheteurs d'y accéder. Découvrez-en davantage sur la suppression de devis. Impossible d'annuler cette action.

Archiver et supprimer des devis

Au fur et à mesure que vous créez des devis, il peut arriver que vous souhaitiez nettoyer votre page d'index, supprimer les devis inutilisés ou empêcher les acheteurs d'accéder aux devis. Pour ce faire, vous pouvez archiver et supprimer des devis. 

L'action que vous choisirez dépendra de si vous souhaitez continuer à accéder aux devis en interne dans HubSpot. Aucune de ces deux actions ne peut être annulée. Découvrez ci-dessous les différences entre ces deux actions.

• Archiver un devis : l'archivage d'un devis fait passer le statut du devis sur Archivé, le supprimant de votre page d'index par défaut et empêchant les acheteurs d'y accéder. Dans HubSpot, vous pouvez toujours consulter, télécharger, cloner et supprimer le devis. 
  • Vous ne pouvez pas archiver les devis qui ont été payés, qui sont en cours de paiement ou qui sont partiellement signés.

• • Vous pouvez consulter les devis archivés en utilisant le filtre Statut de l'archive au-dessus du tableau de la page d'index des devis. 

• Supprimer un devis : la suppression d'un devis le supprimera définitivement de votre compte HubSpot. Les utilisateurs ne pourront plus consulter le devis dans HubSpot et les acheteurs ne pourront plus y accéder.

Pour archiver ou supprimer un devis :

• Dans votre compte HubSpot, accédez à Commerce > Devis.
• Placez le curseur sur le devis, puis cliquez sur le menu déroulant Actions. Sélectionnez ensuite Archiver ou Supprimer. 
• Vous pouvez également cliquer sur le nom d'un devis, puis sur le menu déroulant Actions en haut à droite. Sélectionnez ensuite Archiver ou Supprimer.

Télécharger les devis publiés

Vous pouvez télécharger publié devis publiés depuis vos paramètres de compte :

• Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
• Dans le menu latéral de gauche, accédez à Objets > Devis.
• À côté du paramètre Télécharger les devis publiés, cliquez sur Télécharger.

Définir un délai d'expiration par défaut pour les devis (Sales Hub Pro et Entreprise uniquement)

Les utilisateurs disposant d'autorisations Super administrateur dans un compte Sales Hub Pro ou Entreprise peuvent définir une délai d'expiration par défaut pour tous les devis créés dans le compte. Une fois que vous avez mis à jour le délai d'expiration par défaut, tous les nouveaux devis que vous créez auront la date d'expiration définie automatiquement.

• Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
• Dans le menu latéral de gauche, accédez à Objets > Devis.
• À côté du paramètre Définir une période d'expiration par défaut, cliquez sur le menu déroulant et saisissez un délai d'expiration par défaut.
• Cliquez sur Mettre à jour.

Afficher la valeur totale du contrat sur les devis

Par défaut, les devis publiés n'affichent que le total des lignes de produit à payer au moment du paiement, ce qui signifie que les lignes de produit à payer ultérieurement ne sont pas incluses dans le total. Lors de la création d'un devis, vous pouvez paramétrer le devis pour qu'il inclue des lignes de produit à date future, mais vous pouvez également configurer le comportement par défaut dans les paramètres du devis.

Pour afficher par défaut la valeur totale du contrat sur les devis :

• Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
• Dans le menu latéral de gauche, accédez à Objets > Devis.
• Cliquez pour activer l'option Afficher la valeur totale du contrat sur les devis.