Comprendre et utiliser la mise en page des fiches d’informations

Les fiches d’informations sont l’endroit où vous pouvez consulter, modifier et récupérer des informations sur vos clients et vos processus commerciaux, garantissant ainsi une cohérence à travers votre organisation (par exemple, contacts, transactions, rendez-vous ou objets personnalisés). Après la création, vous pouvez stocker des informations pertinentes et garantir les relations entre les fiches d'informations en interagissant avec elles. Par exemple, pour afficher tous les achats auxquels un transaction est associée, vous pouvez accéder à la fiche d'informations de transaction et vérifier toutes les lignes de produit associées dans la barre latérale de droite.

Avant de commencer

Une fiche d’informations se compose de trois sections principales : la barre latérale gauche, la colonne centrale et la barre latérale droite. Les informations suivantes s’appliquent aux fiches d’informations par défaut, mais vous pouvez personnaliser l’affichage de vos fiches d’informations et les informations , ce qui entraîne une mise en page différente de celle par défaut. Si vous êtes sur un appareil mobile, découvrez comment utiliser des fiches d’informations dans l’application mobile HubSpot

Consulter une fiche d'informations

1. Accédez à vos fiches d’informations (par exemple, Dans votre compte HubSpot, accédez à CRM > Entreprises.).
2. Sur la page index des fiches d’informations, cliquez sur le nom de la fiche d’informations que vous souhaitez utiliser.

Barre latérale gauche

La barre latérale de gauche d’une fiche d’informations comprend des actions telles que l’enregistrement d’une activité ou le suivi d’une fiche d’informations afin que vous soyez informé des modifications. Elle comprend également une carte de propriété avec des détails sur la fiche d’informations. Chaque carte peut être réduite et, si les super administrateurs de votre compte l’autorisent, vous pouvez réorganiser les cartes en les faisant glisser. Découvrez comment personnaliser la barre latérale gauche pour tous les utilisateurs et équipes.

Effectuer des actions sur une fiche d’informations

En haut de la barre latérale de gauche, vous pouvez :

1. Cliquez sur le nom de la fiche d’informations que vous souhaitez utiliser.
2. En haut de la barre latérale gauche, cliquez sur Actions, puis sélectionnez parmi les options suivantes :
   • Suivre/Ne plus suivre : cliquez pour suivre/ne plus suivre la fiche d'informations. Par défaut, vous suivez toutes les fiches d'informations que vous possédez. En suivant une fiche d'informations, vous recevrez des notifications sur les mises à jour de la fiche d'informations.
   • Afficher toutes les propriétés : cliquez pour afficher une liste des propriétés de la fiche d’informations. La liste est regroupée selon la configuration de la propriété (par exemple, Informations sur le contact, Informations sur l’e-mail). 
   • Afficher l’historique des propriétés : cliquez pour afficher un tableau affichant l’historique des valeurs des propriétés de la fiche d’informations. Le tableau comprend des données telles que le nom de la propriété, la source de modification (par exemple, nom d’un utilisateur ou d’un workflow) et l’horodatage.
   • Afficher l’historique des associations : cliquez pour afficher un tableau affichant l’historique des fiches d’informations et des engagements associés à la fiche d’informations.
   • Analyser les associations : cliquez pour afficher un tableau affichant les fiches d’informations associées actuelles. Vous pouvez filtrer par libellé d’objet ou d’association et supprimer des associations en masse.
   • Résumé : cliquez pour ouvrir Breeze Assistant et générer un résumé de la fiche d’informations.
   • Rechercher dans Google : pour les contacts et les entreprises, recherchez le nom de la fiche d'informations dans Google.
   • Se désinscrire des e-mails : pour les contacts, cliquez pour désactiver les communications par e-mail avec l’adresse e-mail du contact.
   • Restaurer l'activité : cliquez pour afficher et restaurer des engagements associés qui ont été supprimés au cours des 90 derniers jours.
   • Afficher l’accès à la fiche d’informations : cliquez pour afficher quels utilisateurs et équipes peuvent consulter ou modifier la fiche d’informations. Découvrez-en davantage sur la gestion de l'accès aux fiches d'informations.
   • Fusionner : fusionnez la fiche d'informations avec une autre. Découvrez-en davantage sur ce qui se passe lorsque vous fusionnez une fiche d’informations.
   • Cloner : cliquez pour cloner la fiche d’informations. Découvrez-en davantage sur le clonage de fiches d’informations.
   • Supprimer : supprimez la fiche d'informations. Découvrez-en davantage sur les données perdues lors d’une suppression.
   • Exporter les données de contact : pour les contacts, cliquez pour exporter les données personnelles du contact.

Afficher et modifier les propriétés principales

Les propriétés principale et secondaire d’une fiche d’informations se trouvent en haut de la barre latérale gauche. Par exemple, Prénom, Nom et Intitulé de poste sont les propriétés principales pour les contacts.

Pour modifier les propriétés d’affichage principales : 

1. Cliquez sur le nom de la fiche d’informations que vous souhaitez utiliser.
2. Passez le curseur sur les propriétés et cliquez sur l’icône ou la edit valeur edit.
3. Saisissez une valeur.
4. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Enregistrer.

Ajouter des activités à la fiche d’informations

1. Cliquez sur le nom de la fiche d’informations que vous souhaitez utiliser.
2. En haut de la barre latérale gauche, cliquez sur une icône. Par défaut, les icônes de note, d'e-mail, d'appel, de tâche et de réunion sont affichées. Pour personnaliser les icônes d'activité :
   
   • Cliquez sur le bouton Plus, puis sélectionnez Réorganiser les boutons d’activité ellipse···. 
   • Dans la boîte de dialogue, cliquez sur les menus déroulants pour sélectionner l’ordre dans lequel les icônes apparaîtront sur toutes les fiches d’informations. Vous pouvez également sélectionner Vide si vous souhaitez supprimer certaines icônes. 
   • Cliquez sur Enregistrer.

Afficher et modifier d’autres propriétés

Outre les propriétés d’affichage principales, vous pouvez afficher et modifier les valeurs de propriété de la fiche d’informations sur la carte À propos de cette [fiche d’informations]. Les utilisateurs peuvent également ajouter des cartes personnalisées et définir des valeurs par défaut pour tous les utilisateurs du compte.

Découvrez comment modifier les propriétés qui apparaissent dans la barre latérale gauche de votre vue.

Pour modifier une valeur de propriété : 

1. Cliquez sur le nom de la fiche d’informations que vous souhaitez utiliser.
2. Dans une carte de barre latérale gauche affichée, passez le curseur sur une propriété et cliquez sur l’icône edit Modifier.
3. Saisissez ou sélectionnez une valeur en fonction du type de champ de propriété.

Pour afficher l'historique des propriétés :

1. Cliquez sur le nom de la fiche d’informations que vous souhaitez utiliser.
2. Dans une carte de barre latérale gauche affichée, passez le curseur sur une propriété et cliquez sur Détails. 
3. Dans le panneau de droite, consultez les valeurs précédentes, les sources de changement (par exemple, un workflow ou un utilisateur) et les horodatages.

Découvrez-en davantage sur l’historique complet d’une fiche d’informations. 

Colonne du milieu

Le panneau central de votre fiche d’informations comprend des onglets qui affichent : une chronologie des activités, une vue d’ensemble des associations de la fiche d’informations et des propriétés importantes ainsi que des onglets personnalisés. La première fois que vous consultez une fiche d’informations, l’onglet Vue d’ensemble est affiché par défaut. En avançant, vous serez amené à l'onglet que vous avez visité le plus récemment, soit Activités ou Vue d'ensemble.

Utilisez l’onglet Vue d’ensemble

Cet onglet affiche une vue d’ensemble de haut niveau de la fiche d’informations, comme les activités récentes ou à venir, les propriétés et les associations.

Pour accéder à l'aperçu des enregistrements :

1. Accédez à vos fiches d’informations.

2. Cliquez sur le nom de la fiche d’informations que vous souhaitez utiliser.

3. Dans la colonne du milieu, cliquez sur l’onglet Vue d’ensemble .

4. Parcourez la liste des cartes.

5. Dans l’angle supérieur droit de la colonne du milieu, cliquez sur Personnaliser pour modifier les cartes affichées.

Utiliser la chronologie d’activité

Cet onglet affiche les activités liées à la fiche d’informations par ordre chronologique, avec les activités à venir en haut. Par exemple, examinez les soumissions de formulaires de contact sur les chronologies des contacts ou des entreprises associées.

Pour accéder à la vue d'ensemble de la chronologie des activités :

1. Cliquez sur le nom de la fiche d’informations que vous souhaitez utiliser.
2. Dans la colonne du milieu, cliquez sur l'onglet Activités.

Apprenez à :

• Filtrez et gérez votre chronologie d’activité .
• Consigner manuellement des activités.
• Modifier, épingler, commenter ou supprimer des activités.
• Mentionner un utilisateur dans une activité enregistrée.

Barre latérale droite

La barre latérale droite de votre fiche d’informations comprend des aperçus des fiches d’informations et des pièces jointes associées. En fonction de l’objet, de votre abonnement à HubSpot et de vos personnalisations, cette barre latérale peut inclure des cartes pour d’autres outils (par exemple, les contrôles d’accès aux segments, les guides conversationnels et la synchronisation Salesforce).

Chaque carte peut être réduite et, siles super administrateurs de votre compte l’autorisent, vous pouvez réorganiser les cartes en les faisant glisser.

Afficher les fiches d’informations associées

Les associations de fiches d’informations sont affichées sous forme de cartes d’aperçu sous la fiche d’informations correspondante dans la barre latérale droite (par exemple, Entreprises, Transactions, Tickets). Vous pouvez personnaliser vos fiches d’informations pour créer des cartes d’association personnalisées et modifier les détails affichés pour les fiches d’informations associées.

Pour modifier l’affichage des fiches d’informations associées :

1. Cliquez sur le nom de la fiche d’informations que vous souhaitez utiliser.
2. Dans la barre latérale droite, sur une carte [Nom de la fiche d’informations] (par exemple, Transactions), cliquez sur l’icône settings Configurer pour personnaliser les propriétés affichées et l’ordre des cartes.
3. Cliquez sur la flèche vers le down bas pour réduire la carte ou sur la rightIcon flèche droite pour la développer.

Découvrez-en davantage sur l'ajout et la modification d'associations sur des fiches d'informations.

Afficher les autres cartes de la barre latérale droite

Pièces jointes

Joignez des fichiers à la fiche d’informations ou affichez les pièces jointes non en ligne envoyées dans le cadre d’un e-mail enregistré à un contact.

Conversations

La carte conversations s’affiche dans la barre latérale droite des fiches d’informations de ticket si le ticket est associé à un fil de discussion dans la boîte de réception des conversations ou le centre de support . Cliquez sur le nom de la conversation pour y accéder directement dans le centre de support. La conversation s'ouvrira dans un autre onglet de navigateur où vous pourrez revoir le fil de discussion ou en assurer le suivi au besoin.

Découvrez-en davantage sur l’utilisation des tickets dans votre boîte de réception ou dans le centre de support.

Lignes de transaction

La carte des lignes de produits s’affiche sur la barre latérale droite des fiches d’informations de transactions. Les lignes de produit sont des instances de produits dans votre bibliothèque ou des pièces uniques créées séparément. Vous pouvez associer des lignes de transaction à la transaction. Cela aide les utilisateurs à comprendre ce qui est vendu dans la transaction et le montant.

Devis

La carte Devis s’affiche dans la barre latérale droite des fiches d’informations de transactions. Lorsqu’une vente est conclue, vous pouvez créer un document de devis que vous pouvez envoyer aux contacts associés à la transaction. Cliquez sur Ajouter dans la carte Devis pour créer un devis associé à la transaction que vous consultez.

des guides conversationnels

Ajouter cette carte à la barre latérale de droite pour toutes les fiches d’informations. Lorsque vous interagissez avec une fiche d'informations, vous pouvez cliquer sur un guide conversationnel pour afficher certaines questions ou étapes recommandées afin de guider la conversation.

Synchronisation de Salesforce

Ajouter cette carte à la barre latérale de droite pour toutes les fiches d’informations. Il indique si la fiche d’informations est synchronisée avec Salesforce via l’intégration HubSpot-Salesforce. Si la fiche d’informations ne se synchronise pas avec Salesforce ou si vous souhaitez qu’elle reste synchronisée dans la fiche Salesforce, cliquez sur Synchroniser maintenant.