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Nota bene: la traduzione in italiano di questo articolo è fornita solo per comodità. La traduzione viene creata automaticamente tramite un software di traduzione e potrebbe non essere stata revisionata. Pertanto, la versione inglese di questo articolo deve essere considerata come la versione di governo contenente le informazioni più recenti. È possibile accedervi qui.
Connected Email

Tracciare e registrare le e-mail con l'add-in HubSpot Sales Office 365

Ultimo aggiornamento: agosto 5, 2022

Si applica a:

Tutti i prodotti e i piani

Utilizzare il Traccia e Log Le funzioni del componente aggiuntivo HubSpot Sales Office 365 consentono di monitorare e tenere traccia dell'impegno dei contatti con le vostre e-mail.. Con la funzione di tracciamento attivata, è possibile ricevere notifiche in tempo reale quando un contatto apre l'e-mail.. È inoltre possibile scegliere di registrare l'e-mail nel record del contatto in HubSpot per per mantenere un registro di tutte le comunicazioni passate che il vostro team potrà consultare..

È possibile rivedere le informazioni sull'apertura e sui clic delle e-mail nel feed delle attività; le e-mail registrate vengono salvate nei record dei singoli contatti e nei loro record associati.

Nota bene: se nel vostro account è stata attivata la funzionalità GDPR (General Data Protection Regulation), il vostro team legale è la risorsa migliore per determinare come la vostra azienda utilizza la registrazione e il tracciamento delle e-mail. È inoltre possibile personalizzare le impostazioni dell'estensione per disabilitare questa funzionalità per un messaggio specifico o per contatti o domini e-mail specifici. Inoltre, le aperture delle e-mail possono essere tracciate solo per i contatti con una base legale assegnata per il trattamento dei dati. Per saperne di più sul tracciamento delle e-mail quando le impostazioni GDPR sono abilitate.

Prima di iniziare, è bene capire la differenza tra tracciamento e registrazione delle e-mail:

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  • Registro: utilizzare la funzione di log per registrare una copia di un'e-mail in un record di HubSpot. Anche gli eventuali allegati inclusi nell'e-mail verranno registrati nel record del contatto. Registrate le vostre e-mail per tenere traccia delle comunicazioni passate. Le e-mail registrate non forniscono informazioni sulle aperture o sui clic.

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Tenete presente che potete inviare un'e-mail che sia tracciata e registrata. In questo modo, si avrà una registrazione della comunicazione via e-mail e si potrà tenere traccia del coinvolgimento del contatto con l'e-mail.

Nota bene: il riquadro delle attività del componente aggiuntivo deve essere aperto nella posta in arrivo quando si invia un'e-mail registrata o tracciata. È possibile appuntare il riquadro attività

in modo che sia sempre aperto per impostazione predefinita nella posta in arrivo.

Questo articolo tratta del tracciamento e della registrazione delle e-mail con il componente aggiuntivo HubSpot Sales Office 365.Se si utilizza il componente aggiuntivo di Outlook per desktop, si può app rendere come tracciare e registrare le e-mail con il componente aggiuntivo di Outlook per desktop

.

Tracciamento delle e-mail

Inviare un'e-mail tracciata utilizzando il componente aggiuntivo di Office 365

Per inviare un'e-mail tracciata utilizzando il componente aggiuntivo di Office 365:

  • Accedere all'account Outlook.
  • Comporre un nuovo messaggio di posta elettronica.
  • Inserire il destinatario, l'oggetto e il corpo dell'e-mail.
  • Aprite gli strumenti di vendita nella vostra casella di posta. Questa procedura varia leggermente a seconda del client di posta utilizzato:
    • Se si utilizza il componente aggiuntivo di Office 365 da Outlook desktop su PC o Mac, nella finestra del messaggio fare clic su Strumenti di vendita. click-sales-tools-on-desktop
    • Se si utilizza il componente aggiuntivo di Office 365 su un account Outlook sul web o Outlook.com, nell'angolo in basso a destra della finestra di composizione dell'e-mail, fare clic sull'icona della ruota dentata . click-sales-tools-on-web
  • Nel riquadro di destra, selezionare la casella di controllo Traccia aperture e-mail (gli utenti con posti assegnati a pagamento vedranno Hub vendite a pagamento vedranno Traccia le aperture e i clic delle e-mail).

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  • Tenete aperto il riquadro HubSpot Sales con la casella di controllo selezionata, quindi fate clic su Invia.

Visualizzazione dello stato dell'e-mail tracciata

Prima che il vostro contatto apra l'e-mail, l'oggetto e il destinatario dell'e-mail verranno visualizzati nel vostro feed di attività in HubSpot come Inviato.

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Quando il destinatario apre l'e-mail, si riceve una notifica pop-up in tempo reale sul desktop e la notifica dell'e-mail viene contrassegnata come aperta nel feed delle attività. Fare clic sul pulsante menu a discesa sotto il nome del contatto per vedere quando il destinatario ha aperto l'e-mail. Nel menu a discesa è inoltre possibile visualizzare la cronologia delle attività del contatto.

Nota bene: le notifiche in tempo reale vengono visualizzate quando si inviano email tracciate utilizzando l'add-in di Office 365 e se è installata l'estensione di HubSpot Sales per Chrome o l'app HubSpot Sales for Windows tray (solo per Windows). In caso contrario, si vedranno solo le attività nel feed delle attività di HubSpot.

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Potete anche vedere come i vostri contatti si impegnano con le vostre e-mail tracciate dall'estensione Chrome o dall'app Windows. Per accedere al feed delle attività dall'estensione di Chrome, fate clic sull' icona a forma di chiocciola di HubSpot nell'angolo in alto a destra del browser Chrome. Se avete installato HubSpot Sales per Windows, fate clic sull'icona HubSpot sprocket nell ' area di notifica di Windows.

Ulteriori informazioni sul tracciamento delle e-mail e sulle notifiche di vendita e su come disabilitare il tracciamento.

Tracciamento con le impostazioni GDPR attivate

Se avete abilitato la funzionalità GDPR nel vostro account, HubSpot può tracciare le aperture delle e-mail di un contatto solo se il contatto ha unabase legale assegnata per il trattamento dei dati. Quando si compone un'e-mail in Office 365, lacasella di controllo Traccia le aperture e i clic delle e-mail sarà disattivata per indicare l'inammissibilità del tracciamento di un contatto.

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Le aperture delle e-mail non sarannotracciate per i contatti senza base legale per il trattamento dei dati o per i destinatari delle e-mail che non sono ancora contatti. Quando si inviano e-mail a più destinatari, le aperture delle e-mail saranno tracciate in forma anonima.

È possibile modificare l'idoneità al tracciamento di un contatto aggiornando i suoi dati.Base giuridica per il trattamento dei dati del contattoproprietà.

Registrazione delle e-mail

Per registrare un'e-mail e aggiungere nuovi contatti a HubSpot da un'e-mail registrata, l'indirizzo e-mail da cui si inviano le e-mail deve essere uno dei seguenti:

È possibile specificare gli indirizzi e-mail e i domini per i quali non si desidera registrare le e-mail nelle impostazioni dell'account HubSpot. In alternativa, è possibile aggiungere questi indirizzi e-mail e domini nelle impostazioni del componente aggiuntivo.

Nota beneGli allegati e-mail di dimensioni superiori a 50 MB non verranno registrati in HubSpot. L'e-mail sarà comunque consegnata con successo al contatto e sarà registrata nel CRM, ma senza allegato.

Inviare un'e-mail registrata utilizzando il componente aggiuntivo di Office 365

Per inviare un'e-mail registrata utilizzando il componente aggiuntivo di Office 365:

  • Comporre un nuovo messaggio di posta elettronica in Outlook.
  • Inserire il destinatario dell'e-mail, l'oggetto e il corpo dell'e-mail.
  • Aprite gli strumenti di vendita nella vostra casella di posta. Questo processo varia leggermente a seconda del client di posta utilizzato:
    • Se si utilizza il componente aggiuntivo di Office 365 dal desktop di Outlook su PC o Mac, nella finestra del messaggio fare clic su Strumenti di vendita. click-sales-tools-on-desktop
    • Se si utilizza il componente aggiuntivo di Office 365 da Outlook sul web o da un account Outlook.com, nell'angolo inferiore destro della finestra di composizione dell'e-mail, fare clic sull'icona a forma di ruota dentata . click-sales-tools-on-web
  • Nel riquadro di destra, selezionare la casella di controllo Registro . L'indirizzo BCC verrà inserito automaticamente nel campo BCC.

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  • Per impostazione predefinita, il modulo aggiuntivo seleziona automaticamente i primi tre record di transazione associati al contatto per registrare le e-mail. Per selezionare esplicitamente i record a cui registrare l'e-mail:

Nota bene: per selezionare esplicitamente i record a cui registrare le e-mail, è necessario utilizzare Office 365 versione 1910 o superiore.

    • Fare clic sulmenu a discesa accanto alla casella di controllo Log .
    • Selezionare/deselezionare le caselle di controllo accanto ai record a cui si desidera registrare l'e-mail. customize-associations-office365
    • Se si invia l'e-mail a un destinatario che non è un contatto nel CRM, verrà creato un nuovo record di contatto. Quando si modificano le associazioni, l'e-mail del contatto viene elencata. Deselezionare la casella di controllose non si desidera che l'e-mail venga registrata nel nuovo record di contatto. Scoprite come registrare le e-mail solo nei record di contatto esistenti.
  • Tenete aperto il riquadro HubSpot Salescon la casella di controllo selezionata, quindi fate clic su Invia.

È possibile personalizzare i record associati a cui le e-mail vengono registrate automaticamente nelle impostazionidel componente aggiuntivo di Office 365. Se si utilizzano contatti di marketing, un nuovo contatto creato da un'e-mail registrata sarà impostato come non di marketing.

Nota bene: se viene creato un nuovo contatto tramite un'e-mail protocollata, l'utente di HubSpot che ha inviato l'e-mail verrà automaticamente assegnato come proprietario del contatto , a patto che non sia stato assegnato un proprietario precedente.

Visualizza l'e-mail registrata in HubSpot

Le e-mail registrate in HubSpot tramite l'add-in di Office 365 vengono automaticamente associate ai record specificati prima dell'invio.

Per visualizzare le e-mail registrate in HubSpot:

  • Nell'account HubSpot, navigare tra i contatti, le aziende o le offerte.
  • Fare clic sul nome del record.
  • Nella timeline, individuare l'e-mail registrata. Dall'e-mail è possibile eseguire le seguenti operazioni:
      1. Record associati: fare clic per modificare i record dell'azienda o dell'offerta associati.
      2. Appunta: fare clic per appuntare l'e-mail in cima alla timeline del contatto.
      3. Elimina: fare clic per eliminare l'attività e-mail dalla timeline.
      4. Dettagli: fare clic per visualizzare informazioni specifiche sull'invio dell'e-mail.
      5. Espandi: fare clic per visualizzare l'intero corpo dell'e-mail. Se è in corso una conversazione via e-mail, fare clic su Visualizza discussione per visualizzare tutte le e-mail della discussione.
      6. Allegati: fare clic per aprire gli allegati associati a questo specifico invio di e-mail.
      7. Rispondi: fare clic su Rispondi per inviare un'e-mail di risposta al contatto da HubSpot. Logged-email-contact-record

Nota bene: per inviare risposte via e-mail da HubSpot e registrare le risposte in arrivo a HubSpot, è necessario avere una casella di posta collegata.

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