Ultimo aggiornamento: gennaio 19, 2023
Utilizzate le funzioni Track e Log dell'add-in HubSpot Sales Office 365 per monitorare e tenere traccia del coinvolgimento dei vostri contatti con le vostre e-mail. Con la funzione di tracciamento attivata, potete ricevere notifiche in tempo reale quando un contatto apre la vostra e-mail. È inoltre possibile scegliere di registrare l'e-mail nel record del contatto in HubSpot, in modo da tenere un registro di tutte le comunicazioni passate per il vostro team.
È possibile rivedere le informazioni sull'apertura delle e-mail e sui clic nel feed delle attività; le e-mail registrate vengono salvate nei record dei singoli contatti e nei loro record associati.
Nota bene: se nel vostro account è stata attivata la funzionalità GDPR (General Data Protection Regulation), il vostro team legale è la risorsa migliore per determinare come la vostra azienda utilizza la registrazione e il tracciamento delle e-mail. È inoltre possibile personalizzare le impostazioni dell'estensione per disabilitare questa funzionalità per un messaggio specifico o per contatti o domini e-mail specifici. Inoltre, le aperture delle e-mail possono essere tracciate solo per i contatti con una base legale assegnata per il trattamento dei dati. Per saperne di più sul tracciamento delle e-mail quando le impostazioni GDPR sono abilitate.
Prima di iniziare, capire la differenza tra il monitoraggio e la registrazione delle e-mail:- Traccia: utilizzate la funzione di tracciamento per monitorare quando i contatti aprono le vostre e-mail. Per tracciare le e-mail, HubSpot inserisce un'immagine di tracciamento di un pixel nell'e-mail dopo l'invio. Seè installata l'app HubSpot Sales for Windows tray o se si utilizza Chrome con l'estensione HubSpot Sales Chrome, si riceve una notifica in tempo reale sul desktop quando un contatto apre l'e-mail tracciata. Gli utenti con posti a pagamentoassegnati a Sales Hub possono anche tracciare quando un destinatario fa clic su un link nell'e-mail. Gli utenti gratuiti non possono tracciare i clic. HubSpot registra le aperture e i clic delle e-mail tracciate nel feed delle attività e nella timeline del record. Selezionando lacasella di controllo Traccia le aperture delle e-mail non verrà registrata una copia dell'e-mail nel record di HubSpot.
- Log: utilizzare la funzione log per registrare una copia di un'e-mail in un record di HubSpot. Anche gli eventuali allegati inclusi nell'e-mail verranno registrati nel record del contatto. Registrate le vostre e-mail per tenere traccia delle comunicazioni passate. Le e-mail registrate non forniscono informazioni sulle aperture o sui clic.
Tenete presente che potete inviare un'e-mail sia tracciata che registrata. In questo modo, avrete una registrazione della comunicazione via e-mail e potrete tenere traccia del coinvolgimento del contatto con l'e-mail.
Nota bene: il riquadro delle attività del componente aggiuntivo deve essere aperto nella posta in arrivo quando si invia un'e-mail registrata o tracciata. È possibile appuntare il riquadro attività in modo che sia sempre aperto per impostazione predefinita nella posta in arrivo.
Questo articolo tratta del tracciamento e della registrazione delle e-mail con il componente aggiuntivo HubSpot Sales Office 365.Se si utilizza il componente aggiuntivo di Outlook per desktop, si può app rendere come tracciare e registrare le e-mail con il componente aggiuntivo di Outlook per desktop.
Tracciamento delle e-mail
Inviare un'e-mail tracciata utilizzando il componente aggiuntivo per Office 365
Per inviare un'e-mail tracciata utilizzando il componente aggiuntivo di Office 365:
- Accedere all'account di Outlook.
- Comporre un nuovo messaggio di posta elettronica.
- Inserire il destinatario, l'oggetto e il corpo dell'e-mail.
- Aprite gli strumenti di vendita nella vostra casella di posta. Questa procedura varia leggermente a seconda del client di posta utilizzato:
- Se si utilizza il componente aggiuntivo di Office 365 da Outlook desktop su PC o Mac, nella finestra del messaggio fare clic su Strumenti di vendita.
- Se si utilizza il componente aggiuntivo di Office 365 su un account Outlook sul web o Outlook.com, nell'angolo in basso a destra della finestra di composizione dell'e-mail, fare clic sull'icona a forma di dentata .
- Se si utilizza il componente aggiuntivo di Office 365 da Outlook desktop su PC o Mac, nella finestra del messaggio fare clic su Strumenti di vendita.
- Nel riquadro di destra, selezionate la casella di controllo Traccia le aperture delle e-mail (gli utenti con posti a pagamento assegnati a Sales Hub vedranno Traccia le aperture e i clic delle e-mail).
- Mantenete aperto il riquadro HubSpot Sales con la casella di controllo selezionata, quindi fate clic su Invia.
Visualizzazione dello stato dell'e-mail tracciata
Prima che il vostro contatto apra l'e-mail, l'oggetto e il destinatario dell'e-mail verranno visualizzati nel vostro feed di attività in HubSpot come Inviato.
Quando il destinatario apre l'e-mail, si riceve una notifica pop-up in tempo reale sul desktop e la notifica dell'e-mail viene contrassegnata come Aperta nel feed delle attività. Fare clic sul menu a discesa sotto il nome del contatto per vedere quando il destinatario ha aperto l'e-mail. Nel menu a tendina è presente anche la cronologia delle attività del contatto.
Nota bene: le notifiche in tempo reale appaiono quando si inviano e-mail tracciate utilizzando l'add-in di Office 365 e se è installata l'estensione di HubSpot Sales per Chrome o l'applicazione HubSpot Sales for Windows tray (solo per Windows). In caso contrario, si vedranno solo le attività nel feed delle attività di HubSpot.
Potete anche vedere come i vostri contatti si stanno impegnando con le vostre e-mail tracciate dall'estensione Chrome o dall'app Windows. Per accedere al feed delle attività dall'estensione di Chrome, fate clic sull' icona a forma di chiocciola HubSpot nell'angolo in alto a destra del browser Chrome. Se avete installato HubSpot Sales per Windows, fate clic sull'icona HubSpot sprocket nell area di notifica di Windows.
Ulteriori informazioni sul tracciamento delle e-mail e sulle notifiche di vendita e su come disabilitare il tracciamento.
Tracciamento con le impostazioni GDPR attivate
Se avete abilitato la funzionalità GDPR nel vostro account, HubSpot può tracciare le aperture delle e-mail di un contatto solo se il contatto ha unabase legale assegnata per il trattamento dei dati. Quando si compone un'e-mail in Office 365, lacasella di controllo Traccia le aperture e i clic delle e-mail sarà disattivata per indicare l'inammissibilità del tracciamento di un contatto.
Le aperture delle e-mail non sarannotracciate per i contatti senza base legale per il trattamento dei dati o per i destinatari delle e-mail che non sono ancora contatti. Quando si inviano e-mail a più destinatari, le aperture delle e-mail saranno tracciate in forma anonima.
Èpossibile modificare l'idoneità al tracciamento di un contatto aggiornando la proprietàBase giuridica per il trattamento dei dati del contatto.
Registrazione delle e-mail
Per registrare un'e-mail e aggiungere nuovi contatti a HubSpot da un'e-mail registrata, l'indirizzo e-mail da cui si inviano le e-mail deve essere uno dei seguenti:
- Un utente del vostro account
- Uno degli indirizzi e-mail collegati
- Un alias nel client di posta elettronica (un alias configurato nella casella di posta Gmail collegata o un alias aggiunto al profilo e alle preferenze).
È possibile specificare gli indirizzi e-mail e i domini per i quali non si desidera registrare le e-mail nelle impostazioni dell'account HubSpot. In alternativa, è possibile aggiungere questi indirizzi e-mail e domini nelle impostazioni del componente aggiuntivo.
Nota bene: gliallegati e-mail di dimensioni superiori a 50 MB non verranno registrati da HubSpot. L'e-mail sarà comunque consegnata con successo al contatto e verrà registrata nel CRM, ma senza l'allegato.
Inviare un'e-mail registrata utilizzando il componente aggiuntivo di Office 365
Per inviare un'e-mail registrata utilizzando il componente aggiuntivo di Office 365:
- Comporre un nuovo messaggio di posta elettronica in Outlook.
- Inserire il destinatario dell'e-mail, l'oggetto e il corpo dell'e-mail.
- Aprite gli strumenti di vendita nella vostra casella di posta. Questa procedura varia leggermente a seconda del client di posta utilizzato:
- Se si utilizza il componente aggiuntivo di Office 365 da Outlook desktop su PC o Mac, nella finestra del messaggio fare clic su Strumenti di vendita.
- Se si utilizza il componente aggiuntivo di Office 365 da Outlook sul web o da un account Outlook.com, nell'angolo inferiore destro della finestra di composizione dell'e-mail, fare clic sull'icona a forma di dentata .
- Se si utilizza il componente aggiuntivo di Office 365 da Outlook desktop su PC o Mac, nella finestra del messaggio fare clic su Strumenti di vendita.
- Nel riquadro di destra, selezionare la casella di controllo Registro . L'indirizzo BCC verrà inserito automaticamente nel campo BCC.
- Per impostazione predefinita, il modulo aggiuntivo seleziona automaticamente i primi tre record di transazione o ticket associati al contatto per registrare le e-mail. Per selezionare esplicitamente i record a cui registrare l'e-mail:
Nota bene: per selezionare esplicitamente i record a cui registrare le e-mail, è necessario utilizzare Office 365 versione 1910 o superiore.
-
- Fare clic sulmenu a discesa accanto alla casella di controllo Log .
- Selezionare/deselezionare le caselle di controllo accanto ai record a cui si desidera registrare l'e-mail.
- Se si invia l'e-mail a un destinatario che non è un contatto nel CRM, verrà creato un nuovo record di contatto. Quando si modificano le associazioni, l'e-mail del contatto viene elencata. Deselezionare la casella di controllose non si desidera che l'e-mail venga registrata nel nuovo record di contatto. Scoprite come registrare le e-mail solo nei record di contatto esistenti .
- Tenete aperto il riquadro HubSpot Sales con la casella di controllo selezionata, quindi fate clic su Invia.
È possibile personalizzare i record associati a cui le e-mail vengono registrate automaticamente nelle impostazionidel componente aggiuntivo di Office 365. Se si utilizzano contatti di marketing, un nuovo contatto creato da un'e-mail registrata sarà impostato come non di marketing.
Nota bene: se viene creato un nuovo contatto tramite un'e-mail protocollata, l'utente di HubSpot che ha inviato l'e-mail verrà automaticamente assegnato come proprietario del contatto, a patto che non sia stato assegnato un proprietario precedente.
Visualizza l'e-mail registrata in HubSpot
Le e-mail registrate in HubSpot tramite l'add-in di Office 365 vengono automaticamente associate ai record specificati prima dell'invio.
Per visualizzare le e-mail registrate in HubSpot:
- Nell'account HubSpot, navigare tra i contatti, le aziende o le offerte.
- Fare clic sul nome del record.
- Nella timeline, individuare l'e-mail registrata. Dall'e-mail è possibile eseguire le seguenti operazioni:
-
- Record associati: fare clic per modificare i record dell'azienda o dell'offerta associati.
- Appunta: fare clic per appuntare l'e-mail in cima alla timeline del contatto.
- Elimina: fare clic per eliminare l'attività dell'e-mail dalla timeline.
- Dettagli: fare clic per visualizzare informazioni specifiche sull'invio dell'e-mail.
- Espandi: fare clic per visualizzare l'intero corpo dell'e-mail. Se è in corso una conversazione via e-mail, fare clic su Visualizza discussione per visualizzare tutte le e-mail della discussione.
- Allegati: fare clic per aprire gli allegati associati a questo specifico invio di e-mail.
- Rispondi: fare clic su Rispondi per inviare un'e-mail di risposta al contatto da HubSpot.
-
Nota bene: per inviare risposte via e-mail da HubSpot e registrare le risposte in arrivo a HubSpot, è necessario avere una casella di posta collegata.
