Creare pagine di pianificazione con lo strumento riunioni

Crea pagine di pianificazione individuali in modo che i contatti possano prenotare riunioni con te. Se disponi di un posto assegnato in Sales Hub o Service Hub, puoi anche creare una pagina di pianificazione del team in modo che i contatti possano prenotare appuntamenti con più utenti. I tuoi contatti possono accedere a queste pagine di pianificazione utilizzando un link alla riunione. Se colleghi il tuo calendario Gmail o Office 365, le riunioni pianificate si sincronizzeranno con il calendario collegato, in modo che i tuoi appuntamenti siano sempre aggiornati.

Gli utenti con autorizzazioniper le pagine di pianificazione delle riunioni possono anche creare e modificare pagine di pianificazione per altri utenti selezionando un altro utente come organizzatore della riunione.

Gli utenti degli strumenti gratuiti di HubSpot possono creare una pagina di pianificazione personale con il marchio HubSpot predefinito. Scopri di più sui limiti del tuo abbonamento nel catalogo Prodotti e servizi di HubSpot.

Prima di iniziare

• Gli utenti con un posto Core assegnato possono creare una singola pagina di pianificazione individuale. Gli utenti con un posto Sales Hub o Service Hub possono creare più pagine di pianificazione. Gli utenti con un posto View-Only assegnato non possono creare pagine di pianificazione.
• Per creare una pagina di pianificazione del team, gli utenti devono avere un posto assegnato Sales Hub o Service Hub . Scopri di più su tutto quello che include ogni licenza nelcatalogo Prodotti e servizi di HubSpot.
• Se Meetings Scheduler non compare nel menu di navigazione sotto Vendite, assicurati che il tuo utente disponga dei permessidi accesso alle vendite.
• Puoi creare e modificare pagine di pianificazione per altri utenti se disponi delle autorizzazioniper le pagine di pianificazione delle riunioni. Con tali autorizzazioni, puoi anche eliminare pagine di pianificazione personalizzate per altri utenti (le pagine di pianificazione predefinite possono essere eliminate solo rimuovendo l'utente associato).

Scegli il tipo di riunione

1. Nel tuo account HubSpot, passa a Vendite > Strumento di pianificazione delle riunioni.
2. In alto a destra, fai clic su Crea pagina di pianificazione.
3. Nella finestra di dialogo, seleziona un'opzione di riunione:
   • One-on-One: il contatto pianificherà un incontro solo con te o con l'utente per cui stai creando le pagine di pianificazione.
   • Gruppo (Sales Hub o Service Hub solo Starter, Professional o Enterprise ): questa pagina di pianificazione del team mostra le fasce orarie in cui tutti i membri del team selezionati sono disponibili per un incontro. Utilizza questa opzione per aiutare un contatto a prenotare un incontro con più di un membro del tuo team contemporaneamente.
   • Round robin ( Hub vendite o Service Hub solo Starter, Professional o Enterprise ): questa pagina di pianificazione del team mostra la disponibilità individuale di tutti i membri del team selezionati. Utilizza questa opzione per aiutare un contatto a prenotare una riunione con un membro del team la cui disponibilità si allinea meglio con il suo programma.
4. Continua a configurare la tua pagina di pianificazione seguendo i passaggi riportati di seguito.

Personalizza i dettagli della riunione

Nella pagina Panoramica, inserisci le informazioni di base della pagina di pianificazione.

1. Nome interno: il nome che appare quando il link alla riunione utilizzato per accedere alla pagina di pianificazione viene aggiunto a un'e-mail.
2. Marchi: se disponi dell'add-on Marchi, seleziona il marchio che desideri associare a questa riunione dal menu a discesa Marchio .
3. Organizzatore: il proprietario della riunione o l'utente con cui il contatto sta pianificando una riunione. Devi disporre delle autorizzazioni per le pagine di pianificazione delle riunioni per creare pagine di pianificazione per altri utenti nel tuo account e l'utente deve aver attivato lo strumento riunioni. Per creare una pagina di pianificazione per un altro utente, seleziona il suo nome dal menu a discesa Organizzatore.
4. Titolo dell'evento: il nome dell'evento del calendario che condividi con il tuo contatto. Ad esempio, "Dimostrazione del prodotto" apparirà come nome dell'evento. Puoi inserire token di personalizzazione nell'oggetto cliccando su Personalizza.
5. Posizione: includi informazioni su come e dove ti collegherai con il partecipante alla riunione. Può trattarsi di un link per la chiamata, una posizione fisica, ecc. Questa posizione apparirà nell'invito del calendario del contatto e nell'evento creato sul tuo calendario personale predefinito.
6. Aggiungi link alla videoconferenza: se utilizzi l'integrazione di HubSpot con Microsoft Teams, Zoom, UberConference o Google Meet, puoi aggiungere un link alla videoconferenza. Se non hai configurato un'integrazione per la videoconferenza, questa opzione non sarà visibile. Se utilizzi un software di videoconferenza diverso e sei uno sviluppatore o hai uno sviluppatore nel tuo team, scopri come utilizzare l'API dell'estensione per videoconferenze.
7. Annulla e riprogramma: attiva l'interruttore per includere i link di annullamento e riprogrammazione nella descrizione dell'evento, in modo che quando viene pianificata una riunione il contatto possa annullarla o modificarne la data e l'ora, se necessario.
8. Descrizione: una descrizione della riunione che appare nell'invito quando viene prenotata una riunione. Questa descrizione apparirà nell'invito del calendario che il tuo contatto riceverà e nell'evento creato sul tuo calendario personale predefinito. Puoi inserire token di personalizzazione nell'oggetto cliccando su Personalizza. Puoi formattare la descrizione utilizzando la barra degli strumenti.
9. Tipo di riunione: seleziona se la riunione è in loco o online. Il tipo di riunione può essere utilizzato nei report.
   
   
10. Fai clic su Avanti.

Seleziona i membri del team

Se si crea una riunione di gruppo o a rotazione, utilizzare la pagina Membri del team per selezionare i membri del team che si desidera includere nella riunione.

1. In alto a destra, fai clic su Modifica membro.
2. Nel pannello di destra, scegli una delle seguenti opzioni:
   • Utenti: fai clic sul menu a discesa Utenti e seleziona gliutenti da aggiungere, quindi fai clic su Conferma. Se il calendario di un utente è disconnesso, sotto il suo nome verrà visualizzato un avviso e l'opzione Verifica disponibilità sarà disattivata.

   

   • Usa una rotazione: clicca sul menu a tendina Rotazione per selezionare una rotazione delle riunioni. Quindi, clicca su Conferma. Quando si utilizza una rotazione con un sistema a turno, durante la prenotazione di una riunione verrà mostrata solo la disponibilità dell'utente che dovrebbe essere prenotato successivamente.
      

     

3. Fai clic su Avanti.

Personalizza i dettagli della pianificazione

Nella pagina Pianificazione, personalizza la tua disponibilità per le riunioni e il modulo di prenotazione.

1. Nella parte superiore, modifica l'URL della pagina di pianificazione. Questo è il link che i contatti useranno per prenotare le riunioni sul tuo calendario e non può essere modificato dopo la creazione del link. Nell'URL della pagina di pianificazione puoi usare solo caratteri alfanumerici, trattini o caratteri di sottolineatura. Altri caratteri speciali non sono supportati. Se hai un posto assegnatoin Sales Hub oService Hub , puoi modificare parte dell'URL nelle impostazioni del calendario.
2. Se hai impostato HubSpot Payments o Stripe come opzione di elaborazione dei pagamenti, puoi aggiungere un link di pagamento alla pagina di pianificazione attivando l'opzione Raccogli pagamenti. Nella scheda Pagamento , fai clic sul menua discesa Link di pagamentoe seleziona unlink di pagamento. La pagina di checkout per questo link di pagamento apparirà quando un contatto prenota un incontro su questa pagina di pianificazione.

Nota: la pagina di reindirizzamento della riunione avrà la priorità. Se hai impostato il link di pagamento utilizzato nella riunione per il reindirizzamento e desideri reindirizzare a quella pagina dopo che la riunione è stata prenotata e pagata, assicurati di selezionare questa pagina nelle impostazioni di reindirizzamento della pagina della riunione.

Benvenuto

Se stai creando una riunione a rotazione, nella scheda Benvenuto puoi scegliere di visualizzare la pagina di pianificazione del proprietario del contatto. Se non desideri dare priorità alla pagina di pianificazione del proprietario del contatto, passa alla scheda Pianificazione.

1. Per visualizzare la pagina di pianificazione del proprietario del contatto quando il contatto noto prenota una riunione, fai clic per attivare l'opzione Dai priorità al proprietario del contatto. Scopri di più su come questa impostazione influisce sulla disponibilità delle riunioni. Conl'impostazione Dai priorità al proprietario del contatto attivata, verrà visualizzata una schermata di benvenuto in cui il contatto potrà inserire il proprio indirizzo e-mail prima di accedere alla pagina di pianificazione:
2. Nel campo Titolo pagina , inserisci il testo che apparirà nella schermata di benvenuto.
3. Nel campo Descrizione , inserisci il testo che spiega perché richiedi l'indirizzo e-mail del visitatore.
4. Per personalizzare l'immagine che appare nella schermata di benvenuto, nella sezione Immagine , seleziona un'opzione immagine.
   • Immagine predefinita: verrà visualizzatal'icona predefinita delle riunioni fornita da HubSpot.
   • Avatar aziendale: l'avatar aziendale associato al dominio e-mail dell'utente che ha creato la pagina di pianificazione. Questo viene popolato utilizzando HubSpot Insights.
   • Immagine personalizzata: carica un'immagine quadrata personalizzata selezionata dal file manager. L'immagine deve essere quadrata per essere visualizzata correttamente. Passa con il mouse sull'avatar e clicca sull'icona della matita di modifica, quindi seleziona Cambia foto. Nel pannello di destra, seleziona un'immagine.

Pianificazione

Nella scheda Pianificazione, puoi personalizzare la tua disponibilità per la pagina di pianificazione:

• Titolo della pianificazione: inserisci il nome che apparirà sopra il calendario nella pagina di pianificazione.
• Durata: il periodo di tempo per cui i visitatori possono prenotarti. Fai clic sul menu a discesa Opzioni durata e seleziona le durate desiderate. Fai clic su + Aggiungi durata personalizzata per aggiungere altre opzioni.
• Fuso orario: clicca sul menu a tendina Il tuo fuso orario e seleziona il tuo fuso orario. Questo è il fuso orario su cui si basa la tua disponibilità.

• Finestra di disponibilità: utilizza i menu a discesa per impostare i giorni della settimana e la durata delle fasce orarie disponibili. Fai clic su + Aggiungi ore per aggiungere ulteriori fasce orarie.
• Considera l'orario di lavoro: attiva l'opzione Considera l'orario di lavoro se desideri che gli utenti possano prenotarti durante il loro orario di lavoro. Se gli utenti non hanno impostato un orario di lavoro, non potranno prenotarti al di fuori della finestra di disponibilità impostata sopra. Scopri come impostare l'orario di lavoro. 

Nota: gli orari disponibili nella tua pagina di pianificazione appariranno nelle impostazioni del fuso orario del contatto. Ad esempio, se il computer del contatto è impostato sull'ora del Pacifico, gli orari appariranno nell'ora del Pacifico.Le impostazioni del calendario del contatto determinano la data e l'ora dell'evento del calendario inviato al contatto dopo la prenotazione di una riunione.

• Immagine: questa immagine apparirà nella parte superiore della tua pagina di pianificazione. Seleziona un'opzione immagine:
  • Avatar dell'organizzatore: verrà visualizzato l'avatar dell'organizzatore della riunione, impostato nel suo profilo utente e nelle sue preferenze. Questa opzione è disponibile solo quando si crea una pagina di pianificazione individuale.
  • Avatar aziendale: verrà visualizzatol'avatar aziendale associato al dominio e-mail dell'utente che ha creato la pagina di pianificazione. Questo viene popolato utilizzando HubSpot Insights.
  • Immagine personalizzata: carica un'immagine personalizzata selezionata dal file manager. Passa con il mouse sull'avatar e clicca sull'icona della matita di modifica, quindi seleziona Cambia foto. Nel pannello di destra, seleziona un'immagine.
• Quando è possibile pianificare una riunione: inserisci il numero di giorni o settimane da oggi in cui le persone possono prenotare un appuntamento sul tuo calendario.
  • Se stai creando una pagina di pianificazione per un evento o una conferenza, puoi specificare un intervallo di date personalizzato per la prenotazione.
  • Seleziona il pulsante di opzione Per un periodo di tempo continuativoo Intervallo di date personalizzato (solo per gli utenti con licenzeSales Hub o Service Hub assegnate).
  • Quindi, seleziona il numero di giorni lavorativi, giorni di calendario o settimane, oppure utilizza i campi di selezione della data per impostare l'intervallo di tempo. Un intervallo di date personalizzato non può essere superiore a 10 settimane.
• Tempo minimo di preavviso: fai clic sul menu a discesa per selezionare il tempo minimo prima di una riunione in cui qualcuno può prenotare un appuntamento con te.
• Tempo di buffer: clicca sul menu a tendina per selezionare il tempo di buffer tra ciascuna delle tue riunioni. Il tempo di buffer impedisce che le riunioni vengano prenotate troppo vicine tra loro. Ad esempio, se hai una riunione dalle 13:00 alle 13:30 e hai un tempo di buffer di 30 minuti, il prossimo orario disponibile per una riunione sarebbe alle 14:00.
• Incremento dell'ora di inizio: clicca sul menu a tendina per impostare la frequenza delle ore di inizio delle tue riunioni. Ad esempio, se sei disponibile tra le 10:00 e le 12:00 per una riunione di 60 minuti e il tuo incremento dell'ora di inizio è di 15 minuti, un potenziale cliente può prenotare 60 minuti con te alle 10:00, alle 10:15, alle 10:30 e così via.
• Lingua della pagina di prenotazione: clicca sul menu a tendina per selezionare la lingua in cui deve apparire la pagina di pianificazione. Se non è possibile rilevare le impostazioni del browser di un visitatore, la tua pagina di pianificazione apparirà in inglese.
• Formato data e ora: clicca sul menu a tendina per selezionare il formato della data e dell'ora. Le opzioni disponibili nel menu a tendina dipenderanno da ciò che hai selezionato perLingua della pagina di prenotazione (ad esempio, se hai selezionato Francese inLingua della pagina di prenotazione, puoi scegliereCanada oFrancia inFormato data e ora.

Modulo

Nella scheda Modulo è possibile personalizzare il modulo che i contatti utilizzeranno per prenotare una riunione:

• Per impostazione predefinita, ai contatti verrà richiesto di inserire il proprio nome, cognome e indirizzo e-mail al momento della prenotazione. Se un modulo viene inviato tramite un link alla riunione, un indirizzo e-mail univoco creerà sempre un nuovo contatto, indipendentemente dal fatto che un contatto esistente abbia un token utente corrispondente. In questo caso, l'indirizzo e-mail del contatto esistente non verrà sovrascritto dal nuovo indirizzo e-mail.
• Per aggiungere una proprietà di contatto esistente come campo:
  • Fai clic su + Proprietà contatto per aggiungere diversi tipi di campo al tuo modulo. Se devi creare una nuova proprietà per questo campo, scopri come creare proprietà personalizzate.
  • Seleziona una proprietà di contatto dal menu a discesa, quindi fai clic su Salva.
  • Per rendere il campo facoltativo, deseleziona la casella di controllo Obbligatorio a destra del campo.
  • Non è possibile aggiungere un campoFile al modulo delle riunioni.
• Per aggiungere una domanda con campo di testo semplice:
  • Fai clic su + Domanda personalizzata.
  • Inserisci una domanda, quindi fai clic su Salva.
  • Per rendere il campo facoltativo, deselezionare la casella di controllo Obbligatorio a destra del campo.
• Per aggiungere un CAPTCHA alla pagina di pianificazione al fine di impedire l'invio di spam, clicca per attivare l'opzione CAPTCHA (prevenzione dello spam).
• Per bloccare i visitatori con domini e-mail gratuiti, clicca per attivare l'opzione Blocca domini e-mail gratuiti. Per impedire a domini e-mail specifici di prenotare appuntamenti sul tuo calendario, clicca su + Blocca domini specifici. Quindi, inserisci il dominio e-mail, clicca su Aggiungi e poi su Salva.
• Per consentire ai clienti di invitare altri ospiti alle riunioni, clicca per attivare l'opzione Consenti ospiti. Attivando questa impostazione, verrà automaticamente disattivata l'impostazione Invia automaticamente il modulo quando tutti i campi sono precompilati.

Nota: puoi consentire ai potenziali clienti di fornire indirizzi e-mail per gli ospiti quando prenotano una riunione con te, purché siano soddisfatti determinati criteri. Come specificato nella nostra Informativa sulla privacy, il potenziale cliente deve confermare di avere il consenso degli altri ospiti a condividere i loro dati con HubSpot. Gli ospiti devono inoltre acconsentire alla conservazione e al trattamento delle loro informazioni e dei loro dati da parte di HubSpot allo scopo di creare un invito alla riunione e di verificare i partecipanti alla riunione. I dati degli ospiti che ci vengono forniti saranno trattati in conformità con la nostra Informativa sulla privacy.

• Se hai attivato le impostazioni sulla privacy dei dati nel tuo account, tutte le pagine di pianificazione create in futuro avranno come impostazione predefinita la privacy dei dati ATTIVA. La pagina di pianificazione mostrerà il testo di consenso predefinito che hai impostato nelle impostazioni del tuo account Privacy e consenso. Per personalizzare le opzioni di privacy dei dati e consenso per questa pagina di pianificazione:
  • Clicca su Personalizza. Puoi acquisire il consenso di un contatto a comunicare con un tipo di abbonamento specifico o acquisire un interesse legittimo sulla tua pagina di pianificazione.
  • Clicca sul menu a tendina Privacy dei dati e consenso e seleziona Consenso o Interesse legittimo.
    • Consenso: modifica il testo del consenso alla comunicazione, quindi aggiungi ulteriori tipi di abbonamento/caselle di controllo per consentire ai visitatori di accettare la comunicazione da più tipi di abbonamento su una singola pagina di pianificazione. Fai clic su + Aggiungi un'altra casella di controllo, quindi seleziona un tipo di consenso e modifica il testo che apparirà accanto alla casella di controllo.
    • Interesse legittimo: seleziona la base giuridica dal menu a discesa. Per aggiungere altri tipi di abbonamento in modo da poter acquisire implicitamente più tipi di abbonamento, clicca sul menu a discesa Tipo di abbonamento e seleziona un tipo di abbonamento. L'abbonamento predefinito che selezioni per le riunioni è la comunicazione uno a uno, che è un tipo di abbonamento interno al tuo account HubSpot.
  • Se hai selezionato Consenso, modifica il testo relativo alla privacy e al consenso nella pagina di pianificazione. Qualsiasi modifica apportata alle opzioni Privacy e consenso di una singola pagina di pianificazione sostituirà il testo predefinito impostato nelle impostazioni del tuo account.
  • Per vedere come verranno visualizzate le opzioni di consenso, clicca sulla scheda Anteprima.
  • Clicca su Salva.

Per accedere alle impostazioni aggiuntive del modulo, clicca per espandere la sezione Impostazioni aggiuntive:

• Se desideri che i campi del modulo nella pagina di prenotazione vengano precompilati con informazioni note quando un contatto torna sul tuo sito, fai clic per attivare l'opzione Precompila i campi con valori noti.
• Per inviare automaticamente il modulo quando i campi del modulo vengono precompilati con dati noti, clicca per attivare l'opzione Invia automaticamente il modulo quando tutti i campi sono precompilati.

Conferma

Per reindirizzare i contatti a una pagina web specifica, a una landing page o a una pagina esterna dopo che hanno prenotato un incontro:

1. Fare clic sulla scheda Conferma.
2. Seleziona l'opzione Reindirizza a un'altra pagina. Se hai installato i pixel della rete pubblicitaria, questo reindirizzamento supporta il monitoraggio delle prenotazioni di riunioni con reti esterne come Google e Facebook.
3. Per selezionare una pagina HubSpot, clicca sul menu a tendina e seleziona una pagina.

4. Per reindirizzare a una pagina esterna, clicca su Aggiungi link esterno. Nella finestra di dialogo, inserisci l'URL, quindi clicca su Aggiungi.
5. Fai clic su Avanti.

Imposta le automazioni delle riunioni

Nella pagina Automazione , puoi controllare l'e-mail di conferma automatica della prenotazione o aggiungere ulteriori e-mail di promemoria da inviare prima della riunione.

1. Per impostazione predefinita, quando qualcuno prenota una riunione utilizzando questa pagina di pianificazione, viene inviata un'e-mail di conferma. Per disattivare questa funzione, disattiva l'opzione E-mail di conferma.
2. Per inviare e-mail di promemoria prima di una riunione, fare clic per attivare l'opzione Promemoria pre-riunione. Le e-mail di promemoria verranno inviate solo se il calendario è collegato. Se l'opzione attiva promemoria riunione di default è attivato per il tuo account, le nuove pagine di pianificazione erediteranno i promemoria predefiniti.
   • Per selezionare quante settimane, giorni, ore o minuti prima della riunione deve essere inviata un'e-mail, inserisci un numero nel campo di testo, quindi fai clic sul menu a discesa e seleziona un'unità di misura del tempo.

   

   • È possibile aggiungere fino a tre e-mail di promemoria. Per aggiungere ulteriori e-mail di promemoria, clicca su + Aggiungi promemoria. Per eliminare un promemoria, cliccasull'icona Elimina.
   • Per visualizzare in anteprima l'e-mail che riceveranno i tuoi contatti, clicca su Anteprima e-mail di promemoria. La lingua dell'e-mail corrisponderà alla lingua selezionata nel menu a tendina Lingua della pagina di prenotazione.
   • Per personalizzare l'oggetto e il corpo dell'e-mail di promemoria con un nuovo testo e token di personalizzazione per l'azienda, il contatto, l'host e i dettagli della riunione, clicca su Personalizza la tua e-mail di promemoria.
     • Aggiorna l'oggetto nel campo Oggetto. Per includere ulteriori informazioni nell'oggetto, clicca sul menu a tendina Personalizza nella barra degli strumenti in basso e seleziona il menu a tendina dei token di proprietà. Quindi seleziona una proprietà.
     • Per includere ulteriori informazioni nel corpo dell'e-mail di promemoria, come la descrizione o la posizione dell'invito, clicca sul menu a tendina Personalizza nella barra degli strumenti in basso e seleziona il menu a tendina Token proprietà. Quindi seleziona una proprietà.
3. Fai clic su Crea pagina di pianificazione.

Condividi la tua riunione

Dopo aver creato la pagina di pianificazione, una finestra di dialogo ti offrirà diversi modi per condividere la tua riunione:

1. Fai clic su Mostra in un popup, quindi fai clic su Crea popup per configurare un popup con il calendario delle riunioni utilizzando lo strumento di invito all'azione. Lo strumento CTA utilizzerà automaticamente le informazioni sulla riunione per creare una bozza di popup.
2. Fai clic su Ottieni codice di incorporamento per ottenere il codice di incorporamento da utilizzare in strumenti come il tuo sito web o blog.
   • Fai clic su Copia codice per copiare il codice.
   • Fai clic su Invia e-mail allo sviluppatore web, quindi inserisci l'indirizzo e-mail del tuo sviluppatore web e fai clic su Invia messaggio per inviare il codice al tuo sviluppatore tramite e-mail.
3. Fai clic su Copia link di condivisione, quindi fai clic su Copia per copiare il link alla pagina di pianificazione.

Passaggi successivi

• Gli utenti con un posto assegnato in Sales Hub o Service Hub possono personalizzare il logo aziendale, le informazioni aziendali e i colori predefiniti visualizzati nella pagina di pianificazione nelle impostazioni dell'account. Le modifiche apportate qui verranno applicate anche ai tuoi documenti e preventivi. Scopri come modificare il branding aziendale per gli strumenti di vendita di HubSpot.
• Scopri come modificare le pagine di pianificazione, condividere un link alla riunione e modificare le impostazioni della tua pagina di pianificazione.