HubSpot Sales Outlookデスクトップアドインを使ってEメールのトラッキングとログ記録を行う

HubSpot Sales Outlookデスクトップアドインのトラッキングとログ記録の機能を使用することにより、Eメールへのコンタクトのエンゲージメントの記録をモニタリングし保持します。トラッキング機能が有効になっている場合、コンタクトがEメールを開封した時点でリアルタイムの通知を受け取ることができます。また、HubSpotのコンタクトレコードにEメールを記録することにより、チームの過去のコミュニケーションの記録を参照用に保持することもできます。

開封済みのEメールを確認して、アクティビティーフィードの情報をクリックすることができます。ログ記録の対象Eメールが、個別のコンタクトレコードおよび関連するレコードに保存されます。

注：アカウントで一般データ保護規則（GDPR）機能を有効にしている場合、会社がEメールのログ記録とトラッキングをどのように使用しているかを判断するには、自社の法務部にご相談ください。特定のメッセージや特定のコンタクトまたはEメールドメインに対してこの機能を無効にするために、拡張機能の設定をカスタマイズすることもできます。データ処理の法的根拠を付与していない既存のコンタクトは匿名でトラッキングされます。

まず、Eメールのトラッキングとログ記録の違いを説明します。

• トラッキング：トラッキング機能は、コンタクトがEメールを開封するタイミングをモニタリングするために使用します。Eメールをトラッキングするため、HubSpotは、Eメール送信後に1ピクセルのトラッキング画像をそのEメールに挿入します。HubSpot Sales for Windowsトレイアプリがインストールされている場合、またはHubSpot Sales Chrome拡張機能のあるChromeを使用している場合、トラッキング対象Eメールをコンタクトが開封した時点で、デスクトップにリアルタイム通知が表示されます。Sales Hub有料シートを割り当てられたユーザーは、Eメール受信者がメール内のリンクをクリックするタイミングもトラッキングできます。無料ユーザーがクリック数のトラッキングをすることはできません。HubSpotレコードは、アクティビティーフィードとレコードのタイムラインでのEメールの開封とクリック数を追跡します。［Eメールをトラッキング］チェックボックスを選択すると、HubSpotのレコードにEメールのコピーがログ記録されません。

• ログ：ログ機能を使用して、HubSpot内のレコードにEメールのコピーが記録されます。Eメールに含まれる添付ファイルもコンタクトのレコードに記録されます。過去のコミュニケーションのレコードを保持するには、Eメールをログ記録します。Eメールをログ記録しても、その開封やクリックの情報については把握できません。

Eメールのトラッキングとログ記録は、同時に設定することが可能です。両方を設定することで、開封通知を受け取るとともに、送信したEメールの内容をHubSpotに記録することができます。

この記事では、HubSpot Sales Outlookデスクトップアドインを使用してEメールのトラッキングとログ記録を実行する方法について説明します。Office 365アドイン デスクトップ アドインをご利用の場合、Office 365アドインを使用してEメールのトラッキングとログ記録を行う方法については、HubSpot Sales Office 365アドインを使用してEメールのトラッキングとログ記録を行うのガイドをご覧ください。

注：Outlookデスクトップアドインが、Outlookアカウントで設定したEメールアドレスに表示されます。そのため、これらのEメールアドレスから送信されるEメールにより、トラッキングが有効になっているかどうかがトラッキングされることになります。追加のEメールアドレスから送信されるEメールは、そのEメールアドレスがHubSpotに接続されている場合、またはプロファイルと設定でエイリアスとして追加されている場合にのみ、HubSpotにログに記録されます。

Eメールをトラッキングする

Outlookデスクトップアドインを使用してWindowsのOutlookデスクトップアカウントからトラッキング対象Eメールを送信するには、次のようにします。

• Outlookアカウントにログインします。
• 新しいEメールを作成します。
• Eメールの送信先、件名、Eメールの本文を入力します。
• メッセージリボンで［Eメールをトラッキング］チェックボックスをオンにしてから、［送信］をクリックします。

トラッキング対象のEメールのステータスを表示する

送信したEメールが相手に開封されるまでは、アクティビティーフィードにEメールの件名および受信者とともに表示されるステータスは［送信済み］となっています。

Eメールを受信者が開封すると、お使いのデスクトップにリアルタイムでポップアップ通知が表示され、アクティビティーフィードにEメール通知が開封済みとして表示されます。コンタクトの名前の下にあるドロップダウンメニューをクリックすると、受信者がEメールを開封した日時と場所を確認できます。ドロップダウンメニューに表示されるコンタクトのアクティビティーの履歴も表示されます。

注：リアルタイム通知が表示されるのは、HubSpot Sales Office 365アドオンを使用していて、かつHubSpot Sales Chrome拡張機能またはHubSpot Sales for Windowsトレイアプリ（Windowsのみ）がインストールされている場合です。そうでない場合は、HubSpotのアクティビティーフィードにアクティビティーのみが表示されます。

Chrome拡張機能またはWindowsトレイアプリからトラッキングされているEメールにコンタクトがどのようにエンゲージしているかも確認できます。Chrome拡張機能からアクティビティーフィードにアクセスするには、Chromeブラウザーの右上隅にあるHubSpotスプロケットアイコンsprocketをクリックします。HubSpot Sales for Windowsがインストールされている場合は、Windowsトレイに表示されているHubSpotスプロケットアイコンsprocketをクリックします。

Eメールのトラッキングと通知について、またトラッキングを無効にする方法について詳細をご確認ください。

Eメールのログ記録

送信するEメールのログを記録して新しいコンタクトをHubSpotに追加するためには、メールクライアントから送信するEメールの差出人アドレスが、以下のいずれかでなければなりません。

• アカウントのユーザー。
• 接続先のEメールアドレスのいずれか。
• Eメールクライアントのエイリアス（接続先のGmail受信トレイで設定されているエイリアス、または［プロファイルとお気に入り］に追加したエイリアスのいずれか）。

特定のアドレスやドメインへのEメールをログに記録したくない場合は、HubSpotアカウントの設定で指定できます。または、アドイン設定でこれらのEメールアドレスとドメインを追加することもできます。

注：50MBを超えるEメール添付ファイルは、HubSpotアカウントのログに記録されません。Eメールは引き続きコンタクトに正常に配信され、CRMのログに添付ファイルなしで記録されます。

デスクトップアドインを使用してOutlookデスクトップのアカウントからログ記録対象Eメールを送信するには、次のようにします。

• Outlookで新しいEメールを作成します。
• Eメールの送信先、件名、Eメールの本文を入力します。
• メッセージリボンで、［CRMに記録］を選択します。お使いのBCC用Eメールアドレスが［BCC］フィールドに自動的に入力されます。

• Eメール受信者の関連レコードにEメールを記録することを選択できます。既定では、アドインはEメールのログの記録先として、コンタクトに関連付けられている最初の3つの取引レコードを自動的に選択します。Eメールの記録先の関連レコードを明示的に選択するには、次の手順に従います。
  • ［CRMに記録］チェックボックスの下にある［レコード］ドロップダウンメニューをクリックします。 
  • Eメールの記録先のレコードの横にあるチェックボックスを選択します。
    
    
  • CRMのコンタクトではない受信者にEメールを送信すると、新しいコンタクトレコードが作成されます。関連付けの編集時に、そのコンタクトのEメールが表示されます。Eメールを新しいコンタクトレコードに記録しない場合は、チェックボックスをクリアします。既存のコンタクトのみにEメールを記録する方法について詳細をご確認ください。
• ［送信］をクリックします。

Outlookデスクトップアドインの設定で、関連するレコードのうち、どのレコードに自動的にEメールを記録するかをカスタマイズできます。マーケティングコンタクトを使用している場合、ログに記録されたEメールによって作成される新しいコンタクトはマーケティング対象外に設定されます。 

HubSpotでEメールのログを確認する

Outlookデスクトップアドインを使用してHubSpotに記録されたEメールは、そのEメールを送信する前に指定されたレコードに自動的に関連付けられます。EメールのログをHubSpotで確認するには、次の手順に従います。

EメールのログをHubSpotで確認するには、次の手順に従います。

• HubSpotのアカウントで、レコードに移動します。
  • コンタクト：HubSpotアカウントにて、［コンタクト］ > ［コンタクト］の順に進みます。
  • 会社：HubSpotアカウントにて、［コンタクト］ > ［会社］の順に進みます。
  • 取引：HubSpotアカウントにて、 ［セールス］ > ［取引］の順に進みます。
  • チケット：HubSpotアカウントにて、［サービス］ > ［チケット］の順に進みます。
• レコードの名前をクリックします。
• タイムラインで、記録されたEメールを見つけます。Eメールで、以下の操作を行うことができます。
  
  1. 関連レコード：関連するレコードを編集する場合にクリックします。 
  2. 固定：タイムラインの上部にEメールを固定する場合にクリックします。
  3. 削除：タイムラインからEメールアクティビティーを削除する場合にクリックします。
  4. 詳細：送信されたEメールに関する具体的な情報を表示する場合にクリックします。
  5. 展開：Eメールの全文を表示する場合にクリックします。継続的なEメールコミュニケーションがある場合は、［スレッドを閲覧］をクリックすると、スレッドのすべてのEメールを確認できます。
  6. 添付ファイル：この特定のEメール送信に関連付けられた添付ファイルを開く場合にクリックします。
  7. 返信：HubSpotからこのコンタクト宛ての返信メールを送るには、［返信］をクリックします。

注：HubSpotからEメールへの返信を送信したり、HubSpotにコンタクトからの返信を記録したりするためには、受信トレイの連携が必要です。