請求書の作成と管理

HubSpotで請求書を作成し、HubSpot payments toolを使ってデジタル決済を収集したり、HubSpotの外で行われた決済を追跡したりすることができます。請求書の使用を開始するには、セットアップガイドを参照してください。HubSpotの既定の請求書プロパティーを確認することもできます。

注：請求書機能は、Quickbooks との連携を使用しているすべてのアカウントでご利用いただけます。HubSpot請求書を手動で作成するには、決済機能が設定されているStarter、Professional、またはEnterpriseのアカウントが必要です。

以下では、購入者に送る請求書の作成方法と、作成後の管理方法についてご紹介します。

請求書を作成する

スーパー管理者、および請求書オブジェクト権限を持つユーザーは、コンタクト、会社、取引、見積レコードから直接、または請求書一覧ページから請求書を作成することができます。公開済みの見積もりから請求書を作成して、見積もりの詳細を新しい請求書にコピーすることもできます。

注：請求書は、アカウントのデフォルト通貨が USD に設定されている場合にのみ作成できます。

一覧ページから請求書を作成する場合：

• 右上の「請求書の作成」をクリックします。

コンタクト、会社、取引レコードから請求書を作成する場合：

• レコードに移動します。
  • コンタクトはこちらHubSpotアカウントにて、［コンタクト］＞［コンタクト］の順に進みます。
  • 会社：HubSpotアカウントにて、［コンタクト］＞［会社］の順に進みます。
  • 取引：HubSpotアカウントにて、［セールス］＞［取引］の順に進みます。
• 請求書を作成したいレコードの名をクリックします。
• 右のサイドバーで、請求書セクションを探し、追加をクリックします。
  
  
• ドロップダウンメニューで、「請求書を作成する」を選択します。CRMレコードから請求書を作成する以外に、ドロップダウンメニューで以下のいずれかを選択することができます：
  
  • 「既存の請求書を追加」:レコードに既存の請求書を関連付けます。

• • 取引を請求書に変換する（取引のみ）：、関連商品項目を含む取引情報を使用して請求書を作成します。

発行された見積書から請求書を作成する場合：

• HubSpotアカウントにて、［セールス］＞［見積もり］の順に進みます。
• 見積書の名前にマウスポインターを合わせ、アクションドロップダウンメニューをクリックし、見積書を請求書に変換するを選択します。これにより、見積書の情報を使って新しい請求書が作成されます。

その後、請求書エディターに移動し、請求書の詳細を設定することができます。

注：デフォルトでは、請求書を作成する際、標準的な接頭辞であるINVの後に、請求書を作成するごとに順次増加する番号を使用します（例：INV-1001次にINV-1002 )。請求書のプレフィックスと開始番号は、設定で更新できます。

請求書請求の設定

請求書エディターの「請求先」セクションで、まず請求書の関連付けレコードや支払条件などを設定します。

• 各請求書は少なくとも1つのコンタクトに関連付けなければなりません。請求書をコンタクトに関連付けます：
  • ［コンタクトを追加］をクリックします。
  • 右側のパネルで、既存のコンタクトを検索するか、新規コンタクトを作成します。
  • Nextをクリックし、必要な関連付けラベルの設定を続ける。
  • ［保存］をクリックします。 
• 各請求書は1つの会社に関連付けできる。請求書を会社に関連付けする：
  • ［会社を追加］をクリックします。
  • 右側のパネルで、既存の会社を検索するか、新しい会社を作成します。
  • Nextをクリックし、必要な関連付けラベルの設定を続ける。
  • ［保存］をクリックします。
• 請求書に請求先住所を追加するには：
  • 請求先住所の下にある編集をクリックします。
  • 右側のパネルで、のアドレス情報を入力する。
  • ［適用］をクリックします。
• デフォルトでは、請求書の日付は現在日が設定されます。これを更新するには、請求書日付フィールドをクリックし、日付入力を使用して新しい日付を選択します。
• デフォルトでは、請求書受領時に請求書の支払いが発生します。異なる支払条件を選択するには、支払条件ドロップダウンメニューをクリックし、支払期間を選択します。期限フィールドは、選択したタームに合わせて自動的に更新されます。
• 請求書に発注書番号を追加するには、PO 番号フィールドに番号を入力します。

商品項目を追加する

商品項目セクションに、購入者が購入する商品を追加します。

• 製品ライブラリーから既存の製品を追加するには（ProfessionalまたはEnterpriseのみ）：
  
  • 「製品ライブラリーから選択」をクリックします。
  • 右側のパネルで、購入者が購入する商品の横にあるチェックボックスを選択します。次に [追加] をクリックします。

• 請求書にカスタム商品項目を作成する場合： 
  • カスタム商品項目の作成をクリックします。
  • 右のパネルで、商品項目の詳細を設定します。名前と単価の項目は必須です。続いて［保存］をクリックします。
  • 商品項目を保存した後、商品項目エディターで、数量の増加や割引単価（米ドルまたはパーセントベース）の設定など、商品項目の詳細を更新することができます。
• 商品項目を追加した後、Summaryセクションで、適用された割引を含む小計を確認することができます。

コメントを追加

オプションとして、請求書に購入者のためのメモを追加したい場合は、コメントセクションに追加することができます。テキストフィールドの下部にあるテキストオプションを使用すると、テキストの書式をさらに整えたり、ハイパーリンクを追加したり、スニペットを挿入したりすることができます .

課金オプションの設定

Billingセクションで、購入者が利用できる支払い方法を設定し、請求先と配送先の住所情報を収集するかどうかを設定します。これらの設定は、あなたの支払いチェックアウト設定から継承されます。

• 支払い方法を設定するには、クレジットまたはデビットカードおよびACH（銀行振込）の隣にあるチェックボックスを選択します。 
• チェックアウト時に請求先住所情報を収集するには、クレジット購入時の請求先住所を収集するチェックボックスを選択します。
• チェックアウト時に配送先情報を収集するには、配送先住所を収集するのチェックボックスを選択します。購入者が配送先情報を入力する際、支払い設定で設定した国（）からしか選択できないようになっています。。

詳細設定

詳細設定セクションでは、請求書の言語とロケール、および請求書の URL をカスタマイズすることができます。詳細設定にアクセスするには、詳細設定をクリックします。

• デフォルトでは、ページ上のタイトルやラベルに使用される言語は英語に設定されています。他の言語に更新するには、「言語」ドロップダウンメニューをクリックし、languageを選択します。
• デフォルトでは、日付と住所のフォーマットは「米国」形式が使用されます。別のフォーマットに更新するには、Localeドロップダウンメニューをクリックし、localeを選択してください。
• 接続ドメインのいずれかを使用してカスタム請求書 URL を設定するには、ドメインドロップダウンメニューをクリックし、ドメインを選択します。また、Content slugフィールドに値を入力することで、URLの末尾にカスタムスラッグを入力することができます。URLフィールドの下に請求書URLのプレビューが表示されます。

保存してファイナライズする

請求書作成中の任意のタイミングで、左上の保存をクリックすると、請求書を下書きとして保存することができます。下書きした請求書は、いつでも編集や削除が可能です。また、右上のプレビューをクリックすると、購入者に請求書がどのように表示されるかを確認することができます。

購入者に送ることができるように、請求書を確定する準備ができたなら：

• 右上の「ファイナライズ」をクリックします。一度確定した請求書は、編集や削除ができません。

• ダイアログボックスで、免責事項を確認し、Finalizeをクリックします。

送信

請求書を確定すると、購入者にEメールで請求書を送信するためのオプションを含むダイアログボックスが表示されます。

• まず、Eメールのフィールドを設定します：
  • To」フィールドには、請求書に関連付けされた最初のコンタクトのEメールが自動的に入力されます。このアドレスを変更するには、ドロップダウンメニューをクリックし、コンタクトを検索して選択します。また、新規Eメールアドレスを入力すると、送信後にHubSpotが自動的にコンタクトレコードを作成します。
  • Ccフィールドには、請求書作成時に関連付けされた他のコンタクトのアドレスが自動的に入力されます。このフィールドにさらにEメールを追加するには、ドロップダウンメニューをクリックし、コンタクトを検索して選択するか、カスタムEメールアドレスを入力します。
  • From」フィールドには、接続済みのEメールアドレスが自動的に入力されますが、アカウントに接続されているEメールアドレスから選択することもできます。
    • 選択したEメールは、今後請求書を送信する際のデフォルトアドレスとなりますが、送信前に変更することも可能です。
    • このEメールへの返信は、From。接続済み受信トレイ（共有チームメール受信トレイを含む）に使用されているEメールアドレスを選択すると、HubSpotのコミュニケーション受信トレイでフォローアップを管理できます。 
• 送り状を送るをクリックする。
• 請求書へのリンクを含むEメールを手動で作成するには、「Eメールを手動で作成」をクリックします。

その後、買い手には請求書の詳細が記載されたEメールと、ブラウザーで請求書を表示するためのリンクが送信されます。

また、請求書一覧ページから、後日請求書を送信することもできます。請求書の管理と共有については、以下をご覧ください。

請求書の管理

請求書を作成した後は、他の CRM レコードの管理と同様に、請求書の一覧ページから管理することができます .

• 請求書の名をクリックします。
• 右側のパネルでは、Ownerフィールドを使用して請求書の所有者を設定し、プロパティーを表示し、請求書の関連付けを管理することができます。
  • 下書きされた請求書については、右上のアクションドロップダウンメニューをクリックすることで、以下のオプションにアクセスすることができます：
    • 編集部：請求書の設定を続けます。
    • 削除：請求書下書きを削除します。請求書の詳細を見るには、請求書名をクリックし、右側のパネルでその詳細を表示します。
    • 複製：同じ内容で新しい請求書を作成します。
      
      
  • 確定した請求書については、右上の「アクション」ドロップダウンメニューをクリックすることで、以下のオプションにアクセスできます：
    • Copy link:請求書のURLをコピーして購入者に送信します。
    • 「送信」:請求書をEメールで送信します。さらに詳しく請求書Eメール送信 .
    • 「ダウンロード」:請求書のPDFをダウンロードすることができます。
    • 支払い済みにする：請求書を支払い済みとしてマークし、支払い日を設定します。請求書を支払済みとした後は、請求書に対する支払いを回収したり、請求書を無効にしたりすることはできなくなります。これはもう取り返しがつきません。 
    • Void:送り状を無効としてマークします。請求書を無効とした後は、請求書に対する支払いを回収したり、請求書を無効にしたりすることができなくなります。これはもう取り返しがつきません。
    • 複製：同じ内容で新しい請求書を作成します。
      
      
• 一覧ページを特定の請求書プロパティーで絞り込む：
  • 左上の「Advanced filters」をクリックします。
  • 右のパネルで、+ フィルターの追加をクリックして、新しいフィルターを設定します。
  • プロパティーを検索して選択し、フィルター条件を設定してフィルターを適用をクリックします。
  • 複数のフィルターを設定するには、グループ分けの方法に応じて、ANDまたはORをクリックします。フィルターの設定とビューの保存について詳しくはこちら .
    
    
• 請求書をエクスポートするには、表の右上にあるExportをクリックします。輸出記録について詳しくはこちら .
• 表に表示される列を編集するには、表の右上にある「列の編集」をクリックします。

請求書の送付

請求書を作成したら、ダイレクトリンクやEメールで共有することができます。CRMレコードやコミュニケーション受信トレイでメッセージを作成中に請求書を挿入することもできます。

請求書をEメールで送信する：

• 請求書の名をクリックします。
• 右サイドバーで、「アクション」ドロップダウンメニューをクリックし、「送信」を選択する。
• ダイアログ・ボックスで、Eメール・アドレス・フィールドを設定し、、請求書を送信をクリックします。

請求書へのリンクを記載したEメールを手動で1対1で送信する場合：

• 請求書の名をクリックします。
• 右サイドバーで、「アクション」ドロップダウンメニューをクリックし、「送信」を選択する。
• ダイアログボックスで、「Eメールを手動で作成」をクリックします。請求書に関連付けされた取引レコードにリダイレクトされ、Eメールを作成することができます。Eメール本文に請求書へのリンクが自動的に記載されます。
• Eメールを作成したら、「送信」をクリックします。

請求書への直接リンクを共有する：

• 請求書の名をクリックします。
• 右サイドバーで、「アクション」ドロップダウンメニューをクリックし、「リンクをコピー」を選択します。

• その後、リンクを設定したメッセージングプラットフォームに挿入することで、買い手はリンクをクリックし、請求書作成時に設定したURLで請求書を閲覧することができます。 

コミュニケーション受信トレイの1対1のEメールやメッセージに請求書を挿入するには：

• メッセージ作成ツールで、Insertをクリックし、Invoicesを選択する。
• 請求書を選択する。Manageをクリックして、請求書一覧ページに移動することもできます。

請求書を選択すると、請求書番号を使ってメッセージにハイパーリンクが追加されます。

注：現在、Quickbooks OnlineやXeroなど、HubSpotが構築したアカウント連携は、HubSpotからの請求書の同期をサポートしていません。しかし、、請求書レコードをエクスポートして、会計システムにアップロードすることができます。請求書同期など、請求書連携の新機能に関するアップデートを購読するには、このフォームに記入する。