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Email Tracking

HubSpot Sales Outlookデスクトップアドインを使ってEメールのトラッキングとログ記録を行う

更新日時 1月 3, 2019

受信トレイとの連携を行うと、CRMのコンタクトタイムラインからEメールを送信できるようになりますが、この際にHubSpot Sales Outlookデスクトップアドインを使って、送信するEメールをトラッキングしたりログに記録したりすることができます。

初めに、Eメールのトラッキングとログ記録の違いを説明します。 

  • EメールのトラッキングEメールをトラッキングすることで、受信者がどのようにEメールをやり取りするかを把握できます。 HubSpot Sales for Windowsトレイアプリをインストールしている場合、またはHubSpot Sales Chrome拡張機能をインストールしてChromeブラウザーを使用しているは、送信したEメールが開封されるとお使いのデスクトップ画面にポップアップ通知が表示されます。Sales Hub StarterProfessionalEnterpriseユーザーには、Eメール内のリンクがクリックされた場合にも通知されます。この情報は、HubSpotアクティビティフィード、またはお使いのWindowsトレイアプリ(Outlookデスクトップアドインを使用している場合)に保存されます。トラッキングされる一方、ログには記録されないEメールは、Hubspotのコンタクトタイムラインには記録されません。 
  • Eメールのログ記録ログに記録されたEメールは、受信者のHubSpotのコンタクトタイムラインに記録されます。受信者への一連のEメールの内容がHubSpotに時系列で保存されるため、見込み客がセールスファネルのどの段階にあるのかが確認しやすくなります。これまでのやりとりの経緯を踏まえて、有力な見込み客に的確で継続的なフォローアップができます。Eメールのログ記録は、コンタクトとのやりとりの内容を記録するためのもので、Eメールの開封やリンクのクリックの状況を把握するためのものではありません。 

Eメールのトラッキングとログ記録は、同時に設定することが可能です。両方を設定することで、開封通知を受け取るとともに、送信したEメールの内容をHubSpotに記録することができます。 

この記事では、HubSpot Sales Outlookデスクトップアドインを使用してEメールのトラッキングログ記録を行う方法について説明します。Office 365アドインデスクトップアドインをご利用の場合、Office 365アドインを使用してEメールのトラッキングとログ記録を行う方法については、HubSpot Sales Office 365アドインを使用してEメールのトラッキングとログ記録を行うのガイドをご覧ください。

Eメールのトラッキング

Outlookデスクトップアドインを使用してWindowsのOutlookデスクトップアカウントからトラッキング対象Eメールを送信するには、次のようにします。 

  • Outlookのアカウントにログインします。 
  • 新しいEメールを作成します。 
  • Emailの送信先、件名、本文を入力します。 
  • メッセージリボンで [Eメールをトラッキング]チェックボックスをオンにしてから、[送信]をクリックします。 
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トラッキング対象のEメールのステータスを表示

送信したEメールが相手に開封されるまでは、アクティビティフィードにEメールの件名および受信者とともに表示されるステータスは[Unopened (未開封)]となっています。  

Chrome拡張機能またはWindowsトレイアプリからトラッキングされているEメールにコンタクトがどのようにエンゲージしているかも確認できます。Chrome拡張機能からアクティビティフィードにアクセスするには、CHromeブラウザーの右上隅にあるHubSpotスプロケットアイコンスプロケットをクリックします。

HubSpot Sales for Windowsがイストールされている場合は、Windowsトレイアプリからアクティビティフィードにアクセスすることもできます。それには、Windowsトレイに表示されているHubSpotスプロケットアイコンスプロケットをクリックします。

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Eメールを受信者が開封すると、お使いのデスクトップにリアルタイムでポップアップ通知が表示されます。アクティビティフィードに戻ると、Eメール情報は、[Open (開封済み]に変わっているはずです。コンタクトの名前の下にあるドロップダウンメニューをクリックすると、受信者がEメールを開封した日時と場所を確認できます。

HubSpotのヘルプ記事のスクリーンショット

Eメールトラッキングセールス通知の仕組みについてご確認ください。   

Eメールのログ記録

送信するEメールのログを記録して新しいコンタクトをHubSpotに追加するためには、メールクライアントから送信するEメールの差出人アドレスが、以下のいずれかでなければなりません。

特定のアドレスやドメインへのEメールをログに記録したくない場合は、HubSpotアカウントの設定で指定できます。または、アドイン設定でこれらのEメールアドレスとドメインを追加することもできます。 

15 MBを超えるEメールをHubSpotアカウントのログに記録することはできません。添付ファイルはこの制限に計上されます。Eメールは正常にコンタクトに配信されますが、コンタクトのレコードにはEメールが記録されません。

デスクトップアドインを使用してOutlookデスクトップのアカウントからログ記録対象Eメールを送信するには、次のようにします。 

  • Outlookで新しいEメールを作成します。
  • Emailの送信先、件名、本文を入力します。 
  • メッセージリボンで、[セールスツール]をクリックします。お使いのEメールアドレス[BCC]フィールドに自動的に入力されます。
  • [送信]をクリックします。
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EメールのログをHubSpotで確認する方法

Outlookデスクトップアドインを使用してHubSpotのログに記録されるEメールは、自動的に受信者のコンタクトレコード、そのコンタクトに関連付けられている会社レコードと最後に開かれた5件の取引レコードに関連付けられます。

EメールのログをHubSpotで確認する方法するには、次の手順に従います。 

  • HubSpotアカウントで、コンタクト、会社、取引のいずれかを開きます。
  • レコード名をクリックします。 
  • タイムラインで、ログに記録されたEメールを見つけます。Eメールで、以下の操作を行うことができます。
    1. [編集]:関連付けられている会社または取引レコードにEメールを追加、またはこれらのレコードから削除します。Eメールを追加できる会社レコードと取引レコードは、このコンタクトに関連付けられているものに限ります。
    2. [アクション]:このEメールを削除するアクション、またはこのEメールに返信するアクションのいずれかを選択できます。 
    3. [詳細]クリックすると、送信されたEメールに関する具体的な情報が表示されます。 
    4. [展開]クリックすると、Eメールの全文が表示されます。継続的なEメールコミュニケーションがある場合は、[スレッドを閲覧]をクリックすると、スレッドのすべてのEメールを確認できます。 
    5. [返信]:HubSpotからこのコンタクトに宛てて返信メールを送るには、[返信]をクリックします。logged-email-on-contact-record

:HubSpotからEメールへの返信を送信したり、HubSpotにコンタクトからの返信を記録したりするためには、受信トレイの連携が必要です。