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Connected Email

HubSpot Sales Office 365アドインを使用してEメールのトラッキングとログ記録を行う

更新日時 2020年 11月 9日

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HubSpot Sales Office 365アドインのトラッキングログ記録の機能を使用することにより、Eメールへのコンタクトのエンゲージメントの記録をモニタリングし保持します。トラッキング機能が有効になっている場合、コンタクトがEメールを開封した時点でリアルタイムの通知を受け取ることができます。また、HubSpotのコンタクトレコードにEメールを記録することにより、チームの過去のコミュニケーションの記録を参照用に保持することもできます

開封済みのEメールを確認して、アクティビティーフィードの情報をクリックすることができます。ログ記録の対象Eメールが、個別のコンタクトレコードおよび関連するレコードに保存されます。

注:アカウントで一般データ保護規則(GDPR)機能を有効にしている場合、会社がEメールのログ記録とトラッキングをどのように使用しているかを判断するには、自社の法務部にご相談ください。特定のメッセージや特定のコンタクトまたはEメールドメインに対してこの機能を無効にするために、拡張機能の設定をカスタマイズすることもできます。データ処理の法的根拠を付与していない既存のコンタクトは匿名でトラッキングされます

初めに、Eメールのトラッキングとログ記録の違いを理解しておいてください。

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  • ログ:ログ機能を使用して、HubSpot内のレコードにEメールのコピーが記録されます。Eメールに含まれる添付ファイルもコンタクトのレコードに記録されます。過去のコミュニケーションのレコードを保持するには、Eメールをログ記録します。Eメールをログ記録しても、その開封やクリックの情報については把握できません

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Eメールのトラッキングとログ記録は、同時に設定することが可能です。これによりEメールコミュニケーションの記録を残すことができ、Eメールへのコンタクトのエンゲージメントをトラッキングすることができます。

注:ログに記録するEメールまたはトラッキングするEメールを送信する場合は、受信トレイでアドイン タスク ペインを開く必要があります。タスクペインを固定することによって、受信トレイで既定で常に開くようにできます。

この記事では、HubSpot Sales Office 365アドインを使用してEメールのトラッキングログ記録を行う方法について説明します。Outlookデスクトップアドインを使用している場合は、Outlookデスクトップアドインを使用してEメールのトラッキングとログ記録を行う方法を確認してください。

Eメールのトラッキング

Office 365アドインを使用してトラッキング対象Eメールを送信する

Office 365アドインを使用してトラッキング対象Eメールを送信するには、次の手順を実行します。

  • Outlookアカウントにログインします。
  • 新しいEメールを作成します。
  • Eメールの送信先、件名、Eメールの本文を入力します。
  • 受信トレイでセールスツールを開きます。このプロセスは、使用しているメールクライアントに応じて若干異なります。
    • PCまたはMacでOutlookデスクトップからOffice 365アドインを使用している場合は、メッセージウィンドウで[セールスツール]をクリックします。click-sales-tools-on-desktop
    • ウェブまたはOutlook.comアカウントにおいてOutlook上でOffice 365アドインを使用している場合、Eメール作成ウィンドウの右下にあるスプロケットアイコンsprocketをクリックします。click-sales-tools-on-web
  • 右側のペインで、[Eメールの開封をトラッキング]チェックボックスを選択してオンにしますSales Hub有料シートを割り当てられたユーザーには[Eメールの開封やクリックをトラッキング]が表示されます)。

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  • HubSpot Salesペインでこのチェックボックスが選択された状態で、[送信]をクリックします。

トラッキング対象のEメールのステータスを表示する

送信したEメールが相手に開封されるまでは、アクティビティーフィードにEメールの件名および受信者とともに表示されるステータスは[送信済み]となっています。

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Eメールを受信者が開封すると、お使いのデスクトップにリアルタイムでポップアップ通知が表示され、アクティビティーフィードにEメール通知が開封済みとして表示されます。コンタクトの名前の下にあるドロップダウンメニューをクリックすると、受信者がEメールを開封した日時と場所を確認できます。ドロップダウンメニューに表示されるコンタクトのアクティビティーの履歴も表示されます。

注:リアルタイム通知が表示されるのは、HubSpot Sales Office 365アドオンを使用していて、かつHubSpot Sales Chrome拡張機能またはHubSpot Sales for Windowsトレイアプリ(Windowsのみ)がインストールされている場合です。そうでない場合は、HubSpotのアクティビティーフィードにアクティビティーのみが表示されます。

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Chrome拡張機能またはWindowsトレイアプリからトラッキングされているEメールにコンタクトがどのようにエンゲージしているかも確認できます。Chrome拡張機能からアクティビティーフィードにアクセスするには、Chromeブラウザーの右上隅にあるHubSpotスプロケットアイコンsprocketをクリックします。HubSpot Sales for Windowsがインストールされている場合は、Windowsトレイに表示されているHubSpotスプロケットアイコンsprocketをクリックします。

Eメールのトラッキング通知について、またトラッキングを無効にする方法について詳細をご確認ください。

Eメールのログ記録

Eメールをログに記録し、ログに記録されたEメールから新しいコンタクトをHubSpotに追加するためには、送信するEメールの差出人アドレスが、以下のいずれかでなければなりません。

特定のアドレスやドメインへのEメールをログに記録したくない場合は、HubSpotアカウントの設定で指定できます。または、アドイン設定でこれらのEメールアドレスとドメインを追加することもできます。

50MBを超えるEメール添付ファイルは、HubSpotアカウントのログに記録されません。Eメールは引き続きコンタクトに正常に配信され、CRMのログに添付ファイルなしで記録されます。

Office 365アドインを使用してログ記録対象Eメールを送信する

Office 365アドインを使用してログ記録対象Eメールを送信するには、次のようにします。

  • Outlookで新しいEメールを作成します。
  • Eメールの送信先、件名、Eメールの本文を入力します。
  • 受信トレイでセールスツールを開きます。このプロセスは、使用しているメールクライアントに応じて若干異なります。
    • PCまたはMacでOutlookデスクトップからOffice 365アドインを使用している場合は、メッセージウィンドウで[セールスツール]をクリックします。click-sales-tools-on-desktop
    • ウェブまたはOutlook.comアカウントにおいてOutlookからOffice 365アドインを使用している場合、Eメール作成ウィンドウの右下にあるスプロケットアイコンsprocketをクリックします。click-sales-tools-on-web
  • 右側のペインで、[このEメールをHubSpotに記録]チェックボックスを選択してオンにします。お使いのBCC用Eメールアドレス[BCC]フィールドに自動的に入力されます。

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  • HubSpot Salesペインでこのチェックボックスが選択された状態で、[送信]をクリックします。

このコンタクトのレコードがまだHubSpot内に存在しない場合は、新しいレコードが作成されます。マーケティングコンタクトを使用している場合、ログに記録されたEメールによって作成される新しいコンタクトはマーケティング対象外に設定されます。 

EメールのログをHubSpotで確認する方法

Office 365アドインを使用してHubSpotのログに記録されるEメールは、自動的に受信者のコンタクトレコード、そのコンタクトに関連付けられている会社レコードと最後に開かれた5件の取引レコードに関連付けられます。 

EメールのログをHubSpotで確認する方法するには、次の手順に従います。

  • HubSpotアカウントで、コンタクト、会社、または取引に移動します
  • レコードの名前をクリックします。
  • タイムラインで、記録されたEメールを見つけます。Eメールで、以下の操作をすることができます。
      1. 関連レコード:関連する会社または取引レコードを編集する場合にクリックします。
      2. 固定:コンタクトタイムラインの上部にEメールを固定する場合にクリックします。
      3. 削除:タイムラインからEメールアクティビティーを削除する場合にクリックします。
      4. 詳細クリックすると、送信されたEメールに関する具体的な情報が表示されます。
      5. 展開:クリックすると、Eメールの全文が表示されます。継続的なEメールコミュニケーションがある場合は、[スレッドを閲覧]をクリックすると、スレッドのすべてのEメールを確認できます。
      6. 添付ファイル:この特定のEメール送信に関連付けられた添付ファイルを開く場合にクリックします。
      7. 返信:HubSpotからこのコンタクトに宛てて返信メールを送るには、[返信]をクリックします。Logged-email-contact-record

:HubSpotからEメールへの返信を送信したり、HubSpotにコンタクトからの返信を記録したりするためには、受信トレイの連携が必要です。