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HubSpot Sales Office 365 アドインを使用して E メールのトラッキングとログ記録を行う

更新日時 2020年 7月 15日

対象製品

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HubSpot Sales Office 365アドインを使用して、受信ボックスからのEメールのトラッキングとログ記録を行います。初めに、Eメールのトラッキングとログ記録の違いを理解してください。

  • Eメールのトラッキング:トラッキングが有効になっており、HubSpot Sales for Windowsトレイアプリがインストールされている場合またはHubSpot Sales Chrome拡張機能がインストールされたChromeブラウザーを使用している場合は、送信したEメールが開封されたときに、デスクトップにポップアップ通知が表示されます。有料のSales Hubユーザーには、Eメール内のリンクがクリックされた場合にも通知されます。この情報は、HubSpotアクティビティフィード、またはお使いのWindowsトレイアプリ(Outlookデスクトップアドインを使用している場合)に保存されます。トラッキングされる一方、ログには記録されないEメールは、Hubspotのコンタクトタイムラインには記録されません
  • Eメールのログ記録:ログに記録されたEメールは、HubSpotで受信者のコンタクトタイムラインに記録されます。Eメールに含まれる添付ファイルもコンタクトのレコードに記録されます。そのため、HubSpotで見込み客とのEメールコミュニケーションの記録が維持されます。Eメールのログ記録は、コンタクトとのやりとりの内容を記録するためのもので、Eメールの開封やリンクのクリックの状況を把握するためのものではありません

Eメールのトラッキングとログ記録は、同時に設定することが可能です。両方を設定することで、開封通知を受け取るとともに、送信したEメールの内容をHubSpotに記録することができます。

注:ログに記録するEメールまたはトラッキングするEメールを送信する場合は、受信トレイでアドインタスクペインを開く必要があります。タスクペインを固定することによって、受信トレイで既定で常に開くようにできます。

この記事では、HubSpot Sales Office 365アドインを使用してEメールのトラッキングログ記録を行う方法について説明します。Outlookデスクトップアドインを使用している場合は、Outlookデスクトップアドインを使用してEメールのトラッキングとログ記録を行う方法を確認してください。

Office 365アドインを使用してOutlookデスクトップからトラッキング対象Eメールを送信(WindowsまたはMac)

Office 365アドインを使用してWindowsまたはMacのOutlookデスクトップアカウントからトラッキング対象Eメールを送信するには、次のようにします。

  • Outlookアカウントにログインします。
  • 新しいEメールを作成します。
  • Emailの送信先、件名、本文を入力します。
  • メッセージウィンドウで、[セールスツール]をクリックします。
  • 右側のパネルで、[Eメールの開封をトラッキング]Sales Hub StarterProfessionalEnterpriseを使用している場合は、[Eメールの開封やクリックをトラッキング]となっています)チェックボックスを選択します。
  • 受信トレイでHubSpot Salesペインが開いている状態で、[送信]をクリックします。

注:リアルタイム通知を受け取れるのは、 HubSpot Sales Chrome拡張機能またはHubSpot Sales for Windowsトレイアプリ(Windows専用)と併せてHubSpot Sales Office 365アドオンを使用している場合のみです。そうでない場合は、HubSpotのアクティビティフィードにアクティビティのみが表示されます。

HubSpot のヘルプ記事のスクリーンショット

Office 365アドインを使用してOutlook on the webアカウントまたはOutlook.comアカウントからトラッキング対象Eメールを送信

Office 365アドインを使用してOutlook on the webアカウントまたはOutlook.comアカウントからトラッキング対象Eメールを送信するには、次のようにします。

  • Outlookアカウントにログインします。
  • 新しいEメールを作成します。
  • Emailの送信先、件名、本文を入力します。
  • Eメール作成ウィンドウの右下にあるスプロケットアイコン sprocket をクリックします。
  • 右側のパネルで、[Eメールの開封をトラッキング]Sales Hub Starter、ProfessionalEnterpriseを使用している場合は、[Eメールの開封やクリックをトラッキング]となっています)チェックボックスを選択します。
  • HubSpot Salesペインでこのチェックボックスが選択された状態で、[送信]をクリックします。

注:リアルタイム通知を受け取れるのは、 HubSpot Sales Chrome拡張機能またはHubSpot Sales for Windowsトレイアプリ(Windows専用)と併せてHubSpot Sales Office 365アドオンを使用している場合のみです。そうでない場合は、HubSpotのアクティビティフィードにアクティビティのみが表示されます。

HubSpot のヘルプ記事のスクリーンショット

トラッキング対象のEメールのステータスを表示

送信したEメールが相手に開封されるまでは、アクティビティフィードにEメールの件名および受信者とともに表示されるステータスは[送信済み]となっています。activity-feed-sent-email-activity

Chrome拡張機能またはWindowsトレイアプリからトラッキングされているEメールにコンタクトがどのようにエンゲージしているかも確認できます。Chrome拡張機能からアクティビティフィードにアクセスするには、Chromeブラウザーの右上隅にあるHubSpotスプロケットアイコン sprocket をクリックします。

HubSpot Sales for Windowsがイストールされている場合は、Windowsトレイアプリからアクティビティフィードにアクセスすることもできます。それには、Windowsトレイに表示されているHubSpotスプロケットアイコン sprocket をクリックします。

Eメールを受信者が開封すると、お使いのデスクトップにリアルタイムでポップアップ通知が表示されます。アクティビティフィードに移動すると、Eメール情報が[オープン]に変わっているはずです。コンタクトの名前の下にある[すべてのアクティビティを表示]ドロップダウンメニューをクリックすると、受信者がEメールを開封した日時と場所を確認できます。ドロップダウンメニューに表示されるコンタクトのアクティビティの履歴も表示されます。activity-feed-open-email-notificationEメールトラッキングおよびセールス通知の仕組みとトラッキングの無効化方法について確認してください。

Eメールのログ記録

Eメールをログに記録し、ログに記録されたEメールから新しいコンタクトをHubSpotに追加するためには、送信するEメールの差出人アドレスが、以下のいずれかでなければなりません。

特定のアドレスやドメインへのEメールをログに記録したくない場合は、HubSpotアカウントの設定で指定できます。または、アドイン設定でこれらのEメールアドレスとドメインを追加することもできます。

30 MBを超えるEメールをHubSpotアカウントのログに記録することはできません。添付ファイルもこの制限に含まれます。Eメールは正常にコンタクトに配信されますが、コンタクトのレコードにはEメールが記録されません。

Eメールをログに記録するプロセスは、お使いのメールクライアントによって若干異なります。

Office 365アドインを使用してOutlookデスクトップからログ記録対象Eメールを送信(WindowsまたはMac)

WindowsまたはMacで、Office 365アドインを使用してOutlookデスクトップのアカウントからログ記録対象Eメールを送信するには、次のようにします。

  • Outlookで新しいEメールを作成します。
  • Emailの送信先、件名、本文を入力します。
  • メッセージリボンで、[セールスツール]をクリックします。
  • 右側のペインで、[このEメールをHubSpotに記録]チェックボックスを選択します。お使いのBCC用Eメールアドレス[BCC]フィールドに自動的に入力されます。
  • HubSpot Salesペインでこのチェックボックスが選択された状態で、[送信]をクリックします。
HubSpot のヘルプ記事のスクリーンショット

Office 365アドインを使用してOutlook on the webアカウントまたはOutlook.comアカウントからログ記録対象Eメールを送信

Office 365アドインを使用してOutlook on the webアカウントまたはOutlook.comアカウントからログ記録対象Eメールを送信するには、次のようにします。

  • Outlookアカウントにログインします。
  • 新しい E メールを作成します。
  • Emailの送信先、件名、本文を入力します。
  • Eメール作成ウィンドウの画面右下にあるHubSpotスプロケットアイコン sprocket をクリックします。
  • 右側のパネルで、[このEメールをHubSpotに記録]チェックボックスを選択します。お使いのBCC用Eメールアドレス[BCC]フィールドに自動的に入力されます。
  • HubSpot Salesペインでこのチェックボックスが選択された状態で、[送信]をクリックします。
HubSpot のヘルプ記事のスクリーンショット

EメールのログをHubSpotで確認する方法

Office 365アドインを使用してHubSpotのログに記録されるEメールは、自動的に受信者のコンタクトレコード、そのコンタクトに関連付けられている会社レコードと最後に開かれた5件の取引レコードに関連付けられます。

EメールのログをHubSpotで確認する方法するには、次の手順に従います。

  • HubSpot アカウントで、コンタクト、会社、または取引に移動します
  • レコードの名前をクリックします。
  • タイムラインで、記録された E メールを見つけます。Eメールで、以下の操作を行うことができます。
      1. [関連レコード]:関連する会社または取引レコードを編集する場合にクリックします。
      2. [固定]:コンタクトタイムラインの上部にEメールを固定する場合にクリックします。
      3. [削除]:タイムラインからEメールアクティビティを削除する場合にクリックします。
      4. [詳細]クリックすると、送信されたEメールに関する具体的な情報が表示されます。
      5. [展開]:クリックすると、Eメールの全文が表示されます。継続的なEメールコミュニケーションがある場合は、[スレッドを閲覧]をクリックすると、スレッドのすべてのEメールを確認できます。
      6. [添付ファイル]:この特定のEメール送信に関連付けられた添付ファイルを開く場合にクリックします。
      7. [返信]:HubSpotからこのコンタクトに宛てて返信メールを送るには、[返信]をクリックします。Logged-email-contact-record

:HubSpotからEメールへの返信を送信したり、HubSpotにコンタクトからの返信を記録したりするためには、受信トレイの連携が必要です。

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