HubSpot Sales Outlookデスクトップアドインを使って、受信ボックスからのEメールのトラッキングとログ記録を行います。
初めに、Eメールのトラッキングとログ記録の違いを説明します。
- Eメールのトラッキング:Eメールをトラッキングすることで、受信者がどのようにEメールをやり取りするかを把握できます。HubSpot Sales for Windowsトレイアプリをインストールしている場合、またはHubSpot Sales Chrome拡張機能をChromeブラウザーにインストールしている場合、送信したEメールが開封されると、デスクトップ画面にポップアップ通知が表示されます。有料のSales Hubユーザーには、Eメール内のリンクがクリックされた場合にも通知されます。 この情報は、HubSpotアクティビティフィード、またはお使いのWindowsトレイアプリ（Outlookデスクトップアドインを使用している場合）に保存されます。トラッキングされる一方、ログには記録されないEメールは、Hubspotのコンタクトタイムラインには記録されません。
- Eメールのログ記録：ログに記録されたEメールは、HubSpotで受信者のコンタクトタイムラインに記録されます。受信者への一連のEメールの内容がHubSpotに時系列で保存されるため、見込み客がセールスファネルのどの段階にあるのかが確認しやすくなります。これまでのやりとりの経緯を踏まえて、有力な見込み客に的確で継続的なフォローアップができます。Eメールのログ記録は、コンタクトとのやりとりの内容を記録するためのもので、Eメールの開封やリンクのクリックの状況を把握するためのものではありません。
Eメールのトラッキングとログ記録は、同時に設定することが可能です。両方を設定することで、開封通知を受け取るとともに、送信したEメールの内容をHubSpotに記録することができます。
この記事では、HubSpot Sales Outlookデスクトップアドインを使用してEメールのトラッキングとログ記録を行う方法について説明します。Office 365アドインデスクトップアドインをご利用の場合、Office 365アドインを使用してEメールのトラッキングとログ記録を行う方法については、HubSpot Sales Office 365アドインを使用してEメールのトラッキングとログ記録を行うのガイドをご覧ください。
Eメールのトラッキング
Outlookデスクトップアドインを使用してWindowsのOutlookデスクトップアカウントからトラッキング対象Eメールを送信するには、次のようにします。
- Outlookアカウントにログインします。
- 新しいEメールを作成します。
- Emailの送信先、件名、本文を入力します。
- メッセージリボンで [Eメールをトラッキング]チェックボックスをオンにしてから、[送信]をクリックします。
トラッキング対象のEメールのステータスを表示
送信したEメールが相手に開封されるまでは、アクティビティフィードにEメールの件名および受信者とともに表示されるステータスは[送信済み]となっています。
Chrome拡張機能またはWindowsトレイアプリからトラッキングされているEメールにコンタクトがどのようにエンゲージしているかも確認できます。Chrome拡張機能からアクティビティフィードにアクセスするには、CHromeブラウザーの右上隅にあるHubSpotスプロケットアイコン をクリックします。
HubSpot Sales for Windowsがイストールされている場合は、Windowsトレイアプリからアクティビティフィードにアクセスすることもできます。それには、Windowsトレイに表示されているHubSpotスプロケットアイコン をクリックします。
Eメールを受信者が開封すると、お使いのデスクトップにリアルタイムでポップアップ通知が表示されます。アクティビティフィードに戻ると、Eメール情報は、[Open (開封済み]に変わっているはずです。コンタクトの名前の下にある [すべてのアクティビティを表示] ドロップダウンメニューをクリックすると、受信者が E メールを開封した日時と場所を確認できます。ドロップダウンメニューに表示されるコンタクトのアクティビティの履歴も表示されます。
Eメールトラッキングとセールス通知の仕組みについてご確認ください。
Eメールのログ記録
送信するEメールのログを記録して新しいコンタクトをHubSpotに追加するためには、メールクライアントから送信するEメールの差出人アドレスが、以下のいずれかでなければなりません。
- アカウントのユーザーアドレス
- アカウントに関連透けられているEメールアドレスのいずれか
- E メールクライアントのエイリアス (接続先の Gmail 受信トレイで設定されているエイリアス、または[プロファイルと設定] に追加したエイリアスのいずれか)。
特定のアドレスやドメインへのEメールをログに記録したくない場合は、HubSpotアカウントの設定で指定できます。または、アドイン設定でこれらのEメールアドレスとドメインを追加することもできます。
注：15 MBを超えるEメールをHubSpotアカウントのログに記録することはできません。添付ファイルもこの制限に含まれます。Eメールは正常にコンタクトに配信されますが、コンタクトのレコードにはEメールが記録されません。
デスクトップアドインを使用してOutlookデスクトップのアカウントからログ記録対象Eメールを送信するには、次のようにします。
- Outlookで新しいEメールを作成します。
- Emailの送信先、件名、本文を入力します。
- メッセージリボンで、[セールスツール]をクリックします。お使いのEメールアドレスが[BCC]フィールドに自動的に入力されます。
- [送信]をクリックします。
EメールのログをHubSpotで確認する方法
Outlookデスクトップアドインを使用してHubSpotのログに記録されるEメールは、自動的に受信者のコンタクトレコード、そのコンタクトに関連付けられている会社レコードと最後に開かれた5件の取引レコードに関連付けられます。
EメールのログをHubSpotで確認する方法するには、次の手順に従います。
- HubSpotアカウントで、コンタクト、会社、取引のいずれかを開きます。
- レコード名をクリックします。
- タイムラインで、記録された E メールを見つけます。Eメールで、以下の操作を行うことができます。
- [編集]：関連付けられている会社または取引レコードにEメールを追加、またはこれらのレコードから削除します。Eメールを追加できる会社レコードと取引レコードは、このコンタクトに関連付けられているものに限ります。
- [アクション]：このEメールを削除するアクション、またはこのEメールに返信するアクションのいずれかを選択できます。
- [詳細]：クリックすると、送信されたEメールに関する具体的な情報が表示されます。
- [展開]：クリックすると、Eメールの全文が表示されます。継続的なEメールコミュニケーションがある場合は、[スレッドを閲覧]をクリックすると、スレッドのすべてのEメールを確認できます。
- [返信]：HubSpotからこのコンタクトに宛てて返信メールを送るには、[返信]をクリックします。
注：HubSpotからEメールへの返信を送信したり、HubSpotにコンタクトからの返信を記録したりするためには、受信トレイの連携が必要です。