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HubSpot Sales Outlookデスクトップアドインを使ってEメールのトラッキングとログ記録を行う

更新日時 2020年 10月 19日

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HubSpot Sales Outlookデスクトップアドインのトラッキングログ記録の機能を使用することにより、Eメールへのコンタクトのエンゲージメントの記録をモニタリングし保持します。トラッキング機能が有効になっている場合、コンタクトがEメールを開封した時点でリアルタイムの通知を受け取ることができます。また、HubSpotのコンタクトレコードにEメールを記録することにより、チームの過去のコミュニケーションの記録を参照用に保持することもできます

開封済みのEメールを確認して、アクティビティフィードの情報をクリックすることができます。ログ記録の対象Eメールが、個別のコンタクトレコードおよび関連するレコードに保存されます。

注:アカウントで一般データ保護規則(GDPR)機能を有効にしている場合、会社がEメールのログ記録とトラッキングをどのように使用しているかを判断するには、自社の法務部にご相談ください。特定のメッセージや特定のコンタクトまたはEメールドメインに対してこの機能を無効にするために、拡張機能の設定をカスタマイズすることもできます。データ処理の法的根拠を付与していない既存のコンタクトは匿名でトラッキングされます

初めに、Eメールのトラッキングとログ記録の違いを説明します。

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  • ログ:ログ機能を使用して、HubSpot内のレコードにEメールのコピーが記録されます。Eメールに含まれる添付ファイルもコンタクトのレコードに記録されます。過去のコミュニケーションのレコードを保持するには、Eメールをログ記録します。Eメールをログ記録しても、その開封やクリックの情報については把握できません。

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Eメールのトラッキングとログ記録は、同時に設定することが可能です。両方を設定することで、開封通知を受け取るとともに、送信したEメールの内容をHubSpotに記録することができます。

この記事では、HubSpot Sales Outlookデスクトップアドインを使用してEメールのトラッキングとログ記録を実行する方法について説明します。Office 365アドインデスクトップアドインをご利用の場合、Office 365アドインを使用してEメールのトラッキングとログ記録を行う方法については、HubSpot Sales Office 365アドインを使用してEメールのトラッキングとログ記録を行うのガイドをご覧ください。

注:Outlookデスクトップアドインが、Outlookアカウントで設定したEメールアドレスに表示されます。そのため、これらのEメールアドレスから送信されるEメールにより、トラッキングが有効になっているかどうかがトラッキングされることになります。追加のEメールアドレスから送信されるEメールは、そのEメールアドレスがHubSpotに接続されている場合、またはプロファイルと設定でエイリアスとして追加されている場合にのみ、HubSpotにログに記録されます。

Eメールのトラッキング

Outlookデスクトップアドインを使用してWindowsのOutlookデスクトップアカウントからトラッキング対象Eメールを送信するには、次のようにします。

  • Outlookアカウントにログインします。
  • 新しいEメールを作成します。
  • Eメールの送信先、件名、Eメールの本文を入力します。
  • メッセージリボンで[Eメールをトラッキング]チェックボックスをオンにしてから、[送信]をクリックします。
HubSpotのヘルプ記事のスクリーンショット

トラッキング対象のEメールのステータスを表示する

送信したEメールが相手に開封されるまでは、アクティビティフィードにEメールの件名および受信者とともに表示されるステータスは[送信済み]となっています。

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Eメールを受信者が開封すると、お使いのデスクトップにリアルタイムでポップアップ通知が表示され、アクティビティフィードにEメール通知が開封済みとして表示されます。コンタクトの名前の下にあるドロップダウンメニューをクリックすると、受信者がEメールを開封した日時と場所を確認できます。ドロップダウンメニューに表示されるコンタクトのアクティビティの履歴も表示されます。

注:リアルタイム通知が表示されるのは、HubSpot Sales Office 365アドオンを使用していて、かつHubSpot Sales Chrome拡張機能またはHubSpot Sales for Windowsトレイアプリ(Windowsのみ)がインストールされている場合です。そうでない場合は、HubSpotのアクティビティフィードにアクティビティのみが表示されます。

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Chrome拡張機能またはWindowsトレイアプリからトラッキングされているEメールにコンタクトがどのようにエンゲージしているかも確認できます。Chrome拡張機能からアクティビティフィードにアクセスするには、Chromeブラウザーの右上隅にあるHubSpotスプロケットアイコンsprocketをクリックします。HubSpot Sales for Windowsがインストールされている場合は、Windowsトレイに表示されているHubSpotスプロケットアイコンsprocketをクリックします。

Eメールのトラッキング通知について、またトラッキングを無効にする方法について詳細をご確認ください。

Eメールのログ記録

送信するEメールのログを記録して新しいコンタクトをHubSpotに追加するためには、メールクライアントから送信するEメールの差出人アドレスが、以下のいずれかでなければなりません。

特定のアドレスやドメインへのEメールをログに記録したくない場合は、HubSpotアカウントの設定で指定できます。または、アドイン設定でこれらのEメールアドレスとドメインを追加することもできます。

30 MBを超えるEメールをHubSpotアカウントのログに記録することはできません。添付ファイルもこの制限に含まれます。Eメールは正常にコンタクトに配信されますが、コンタクトのレコードにはEメールが記録されません。

デスクトップアドインを使用してOutlookデスクトップのアカウントからログ記録対象Eメールを送信するには、次のようにします。

  • Outlookで新しいEメールを作成します。
  • Eメールの送信先、件名、Eメールの本文を入力します。
  • メッセージリボンで、[セールスツール]をクリックします。お使いのBCC用Eメールアドレス[BCC]フィールドに自動的に入力されます。
  • [送信]をクリックします。
HubSpotのヘルプ記事のスクリーンショット

EメールのログをHubSpotで確認する方法

Outlookデスクトップアドインを使用してHubSpotのログに記録されるEメールは、自動的に受信者のコンタクトレコード、そのコンタクトに関連付けられている会社レコードと最後に開かれた5件の取引レコードに関連付けられます。

EメールのログをHubSpotで確認する方法するには、次の手順に従います。

  • HubSpotアカウントで、コンタクト、会社、取引のいずれかを開きます。
  • レコードの名前をクリックします。
  • タイムラインで、記録されたEメールを見つけます。Eメールで、以下の操作をすることができます。
    1. 関連レコード:関連する会社または取引レコードを編集する場合にクリックします。
    2. 固定:コンタクトタイムラインの上部にEメールを固定する場合にクリックします。
    3. 削除:タイムラインからEメールアクティビティを削除する場合にクリックします。
    4. 詳細クリックすると、送信されたEメールに関する具体的な情報が表示されます。
    5. 展開:クリックすると、Eメールの全文が表示されます。継続的なEメールコミュニケーションがある場合は、[スレッドを閲覧]をクリックすると、スレッドのすべてのEメールを確認できます。
    6. 添付ファイル:この特定のEメール送信に関連付けられた添付ファイルを開く場合にクリックします。
    7. 返信:HubSpotからこのコンタクトに宛てて返信メールを送るには、[返信]をクリックします。Logged-email-contact-record

:HubSpotからEメールへの返信を送信したり、HubSpotにコンタクトからの返信を記録したりするためには、受信トレイの連携が必要です。