HubSpot Sales Outlookデスクトップアドインを使ってEメールのトラッキングとログ記録を行う

HubSpot Sales Outlookデスクトップアドインを使って、受信ボックスからのEメールのトラッキングとログ記録を行います。

初めに、Eメールのトラッキングとログ記録の違いを説明します。 

• Eメールのトラッキング：トラッキングが有効になっており、HubSpot Sales for Windowsトレイアプリがインストールされている場合またはHubSpot Sales Chrome拡張機能がChromeブラウザーにインストールされている場合は、送信したEメールが開封されたときに、デスクトップにポップアップ通知が表示されます。有料のSales Hubユーザーには、Eメール内のリンクがクリックされた場合にも通知されます。この情報は、HubSpotアクティビティフィード、またはお使いのWindowsトレイアプリ（Outlookデスクトップアドインを使用している場合）に保存されます。トラッキングされる一方、ログには記録されないEメールは、Hubspotのコンタクトタイムラインには記録されません。 
• Eメールのログ記録：ログに記録されたEメールは、HubSpotで受信者のコンタクトタイムラインに記録されます。Eメールに含まれる添付ファイルもコンタクトのレコードに記録されます。受信者への一連のEメールの内容がHubSpotに時系列で保存されるため、見込み客がセールスファネルのどの段階にあるのかが確認しやすくなります。これまでのやりとりの経緯を踏まえて、有力な見込み客に的確で継続的なフォローアップができます。Eメールのログ記録は、コンタクトとのやりとりの内容を記録するためのもので、Eメールの開封やリンクのクリックの状況を把握するためのものではありません。 

Eメールのトラッキングとログ記録は、同時に設定することが可能です。両方を設定することで、開封通知を受け取るとともに、送信したEメールの内容をHubSpotに記録することができます。 

この記事では、HubSpot Sales Outlookデスクトップアドインを使用してEメールのトラッキングとログ記録を行う方法について説明します。Office 365アドインデスクトップアドインをご利用の場合、Office 365アドインを使用してEメールのトラッキングとログ記録を行う方法については、HubSpot Sales Office 365アドインを使用してEメールのトラッキングとログ記録を行うのガイドをご覧ください。

Eメールのトラッキング

Outlookデスクトップアドインを使用してWindowsのOutlookデスクトップアカウントからトラッキング対象Eメールを送信するには、次のようにします。 

• Outlookアカウントにログインします。 
• 新しいEメールを作成します。 
• Eメールの受信者、件名行、および本文を入力します。 
• メッセージリボンで[Eメールをトラッキング]チェックボックスをオンにしてから、[送信]をクリックします。 

 

トラッキング対象のEメールのステータスを表示

送信したEメールが相手に開封されるまでは、アクティビティフィードにEメールの件名および受信者とともに表示されるステータスは[送信済み]となっています。

Chrome拡張機能またはWindowsトレイアプリからトラッキングされているEメールにコンタクトがどのようにエンゲージしているかも確認できます。Chrome拡張機能からアクティビティフィードにアクセスするには、Chromeブラウザーの右上隅にあるHubSpotスプロケットアイコン sprocket をクリックします。

HubSpot Sales for Windowsがイストールされている場合は、Windowsトレイアプリからアクティビティフィードにアクセスすることもできます。それには、Windowsトレイに表示されているHubSpotスプロケットアイコン sprocket をクリックします。

Eメールのログ記録

送信するEメールのログを記録して新しいコンタクトをHubSpotに追加するためには、メールクライアントから送信するEメールの差出人アドレスが、以下のいずれかでなければなりません。

• アカウントのユーザー。
• 接続先のEメールアドレスのいずれか。
• Eメールクライアントのエイリアス（接続先のGmail受信トレイで設定されているエイリアス、または[プロファイルとお気に入り]に追加したエイリアスのいずれか）。

特定のアドレスやドメインへのEメールをログに記録したくない場合は、HubSpotアカウントの設定で指定できます。または、アドイン設定でこれらのEメールアドレスとドメインを追加することもできます。 

注：30 MBを超えるEメールをHubSpotアカウントのログに記録することはできません。添付ファイルもこの制限に含まれます。Eメールは正常にコンタクトに配信されますが、コンタクトのレコードにはEメールが記録されません。

デスクトップアドインを使用してOutlookデスクトップのアカウントからログ記録対象Eメールを送信するには、次のようにします。 

• Outlookで新しいEメールを作成します。
• Eメールの受信者、件名行、および本文を入力します。 
• メッセージリボンで、[セールスツール]をクリックします。お使いのEメールアドレスが[BCC]フィールドに自動的に入力されます。
• [送信]をクリックします。

EメールのログをHubSpotで確認する方法

Outlookデスクトップアドインを使用してHubSpotのログに記録されるEメールは、自動的に受信者のコンタクトレコード、そのコンタクトに関連付けられている会社レコードと最後に開かれた5件の取引レコードに関連付けられます。

EメールのログをHubSpotで確認する方法するには、次の手順に従います。 

• HubSpotアカウントで、コンタクト、会社、取引のいずれかを開きます。
• レコード名をクリックします。 
• タイムラインで、記録されたEメールを見つけます。Eメールで、以下の操作を行うことができます。
  
  1. [関連レコード]：関連する会社または取引レコードを編集する場合にクリックします。
  2. [固定]：コンタクトタイムラインの上部にEメールを固定する場合にクリックします。
  3. [削除]：タイムラインからEメールアクティビティを削除する場合にクリックします。
  4. [詳細]：クリックすると、送信されたEメールに関する具体的な情報が表示されます。 
  5. [展開]：クリックすると、Eメールの全文が表示されます。継続的なEメールコミュニケーションがある場合は、[スレッドを閲覧]をクリックすると、スレッドのすべてのEメールを確認できます。 
  6. [添付ファイル]：この特定のEメール送信に関連付けられた添付ファイルを開く場合にクリックします。
  7. [返信]：HubSpotからこのコンタクトに宛てて返信メールを送るには、[返信]をクリックします。

注：HubSpotからEメールへの返信を送信したり、HubSpotにコンタクトからの返信を記録したりするためには、受信トレイの連携が必要です。