Administrer betalinger

Når du har satt opp HubSpot-betalinger eller koblet til Stripe-kontoen din for betalingsbehandling, kan du begynne å samle inn betalinger i HubSpot ved hjelp av fakturaer, betalingslenker og tilbud. Det er også mulig å registrere manuelle betalinger på fakturaer uten å måtte koble til en betalingsbehandler, mens integrasjoner, som for eksempel QuickBooks Online, også registrerer betalinger der det er aktuelt.

Når du samler inn en betaling via en av disse metodene, lagres betalingsopplysningene i en betalingsoppføring. Du kan administrere innkrevde betalinger i HubSpot ved å utstede refusjoner, sende kvitteringer på nytt og laste ned rapporter over betalinger og utbetalinger.

For å administrere betalinger må du være en bruker med tilgang til Super Admin eller Administrer betalinger og abonnementer . Alle brukere med tilgang til Administrer betalinger og abonnementer kan se transaksjons- og utbetalingshistorikk, laste ned betalings- og utbetalingsrapporter, sende kvitteringer på nytt, si opp abonnementer og utstede refusjoner.

Lær hvordan du oppretter et dashbord for betalingsinntekter for å måle resultatene av betalingene dine.

Samle inn betalinger

Når en betaling er behandlet, skjer følgende

• Du vil motta en betalingsvarsling. Hvis du ikke ønsker å motta et varsel for en fullført betaling, kan du slå av e-postvarsler for betalinger i varslingsinnstillingene dine.

Merk: Ved gjentatte betalinger vil kjøperen motta en kvittering hver gang de belastes, men du vil bare motta et varsel for den første betalingen som er utført. Du kan bruke arbeidsflyter til å sende interne varsler for påfølgende betalinger.

• Kjøperen vil motta en kopi av kvitteringen i innboksen sin. Finn ut mer om hvordan kjøperen opplever kassen.

Merk: Varsler og kvitteringer sendes kun for betalinger som er samlet inn via HubSpot Payments eller Stripe betalingsbehandling, ikke andre integrasjonskilder, for eksempel QuickBooks Online.

• Det opprettes en faktura for betalingen.
• Det opprettes en betalingspost som knyttes til den relevante kontakt-, firma-, abonnements-, faktura- og avtaleposten. Du kan også få tilgang til betalingspostene dine på indeksiden for betalinger.
• Det opprettes en kontaktoppføring med e-postadressen som kjøperen har oppgitt på betalingssiden, hvis det ikke allerede finnes en oppføring med denne e-postadressen.
  • Hvis abonnementet ditt inkluderer markedsføringskontakter, blir nye kontakter automatisk angitt som markedsføringskontakter. Du kan opprette en arbeidsflyt for å angi eksisterende kontakter som markedsføringskontakter ved betaling.
  • Hvis du ikke vil at kontakter som betaler, skal angis som markedsføringskontakter, kan du lære hvordan du angir kontakter som ikke-markedsføringskontakter, inkludert hvordan du oppretter en arbeidsflyt for å automatisere denne prosessen.

Vær oppmerksom på at betalingsverktøyet er beregnet for bruk i vanlige betalingstransaksjoner på nett, og støtter ikke innhenting av sensitiv betalingsinformasjon fra kundene dine muntlig eller via telefon. Hvis du har sendt inn en betaling på vegne av en kunde, kan det føre til at betalingen blir knyttet til feil kontaktperson. Dette skyldes at du har fylt ut et HubSpot-skjema tidligere og sender inn betalingen i et ikke-privat nettleservindu, noe som fører til at HubSpot bruker de eksisterende informasjonskapslene dine til å knytte betalingen. For å rette opp feil tilknyttede betalinger, naviger til betalingsoppføringen og oppdater den tilknyttede kontaktoppføringen.

• Det opprettes en avtalepost i HubSpot-kontoen din, og avtalebeløpet oppdateres til betalingssummen, inkludert eventuelle rabatter. For gjentatte betalinger vil det ikke opprettes en ny avtalepost hver gang gjentatte betalinger behandles, men disse betalingene vil vises på abonnementsposten.
• Når en kjøper kjøper gjentatte varelinjer ved hjelp av en betalingskobling eller et tilbud:
  • HubSpot oppretter én abonnementspost når gjentakende varer har samme betalingsfrekvens og løpetid. Hvis en kjøper for eksempel kjøper to månedlige abonnementer med ett års varighet, vil HubSpot gruppere begge de gjentakende varelinjene i samme abonnementspost. Abonnementet vil være knyttet til kontakt- og avtaleposten.
  • HubSpot oppretter separate abonnementsposter når gjentakende poster har ulike betalingsfrekvenser eller løpetider. Hvis en kjøper for eksempel kjøper ett månedlig og ett årlig abonnement med ett års varighet, oppretter HubSpot to abonnementsposter. Abonnementene vil være knyttet til kontakt- og avtaleposten.
  • Kjøperen vil bli belastet hver faktureringssyklus i henhold til vilkårene som er angitt i tilbudet eller betalingslenken, og de vil bli varslet hver gang de blir belastet. Du kan også aktivere påminnelses-e-poster for å varsle kjøperen 14 dager før neste abonnementsbetaling. De tilknyttede abonnementsegenskapene vil også bli oppdatert i HubSpot. Finn ut mer om hvordan du administrerer abonnementer.
  • Det opprettes en faktura for hver gjentakende betaling.
• Når det skjer betalingsaktiviteter, for eksempel at en betaling sendes inn eller refunderes, vil aktivitetene automatisk vises i betalingens tilknyttede kontakt-, avtale- og selskapsregistre.

Motta utbetalinger

Utbetalinger er pengene som settes inn på bankkontoen din fra innsamlede betalinger hver dag, minus eventuelle gebyrer, refusjoner eller tilbakeføringer. Hvis du bruker HubSpot-betalingsbehandling, kan du se utbetalinger i HubSpot. Hvis du har koblet til Stripe som betalingsbehandler, vises ikkeutbetalingsinformasjon i HubSpot-kontoen din, ogdu må i stedet laste ned og administrere betalingsrapporter i Stripe.

HubSpot sender en daglig e-post med utbetalingsvarsel som inkluderer utbetalingssummen. Du kan forvente at pengene fra utbetalinger blir satt inn på bankkontoen din innen to virkedager for kortbetalinger og innen tre virkedager for ACH-betalinger.

Hvis det er dager der den daglige utbetalingssummen er mindre enn refusjonene eller tilbakeførslene som er behandlet den dagen, vil HubSpot belaste bankkontoen din for å dekke differansen. På disse dagene vil du motta en utbetalings-e-post fra HubSpot som inkluderer beløpet som er trukket fra kontoen din.

Les mer om automatisk debitering og pausede utbetalinger i Stripes dokumentasjon, HubSpots partner for behandling av betalinger.

Last ned betalingsrapporter

Merk: Hvis du har koblet til Stripe som betalingsbehandler, vil ikke fanen Utbetalinger vises i HubSpot-kontoen din. I stedet må du laste ned og administrere betalingsrapporter i Stripe.

Du kan laste ned rapporter som inneholder betalings- eller utbetalingsdetaljer, samt en rapport om betalingsavstemming.

• Gå til Betalinger i menyen til venstre.
• I fanen Utbetalinger kan du se utbetalingshistorikken din, inkludert individuelle utbetalinger og statusen deres. Hvis du vil se mer informasjon om en utbetaling, klikker du påutbetalingsdatoen og viser deretter detaljene i høyre sidefelt.
• Hvis du vil laste ned en rapport over kontoens betalinger eller utbetalinger, klikker du på Last ned rapporter øverst til høyre og velger deretter en av følgende rapporttyper:
  • Betalingsavstemming: Vis en liste over utbetalinger med spesifiserte betalingsdetaljer. Rapporten inneholder transaksjonene som inngår i hver utbetaling, for eksempel betalinger, refusjoner og gebyrer, i synkende rekkefølge.
  • Betalingsdetaljer : Vis alle kundetransaksjoner, for eksempel engangsbetalinger og gjentatte betalinger, refusjoner, transaksjonsgebyrer og tvister.
  • Utbetalingsdetaljer: Vis alle kundebetalingene som er inkludert i den daglige utbetalingen.
• I dialogboksen klikker du på rullegardinmenyen Filformat , velger et format og klikker deretter på Eksporter.

Se betalingsoppføringer

Når du samler inn en betaling i HubSpot, lagres betalingsopplysningene i en betalingspost på betalingens indeksside.

• Betalingspostene dine vises i tabellen på indekssiden. I kolonnen Status kan du se betalingsstatusen:
  • Behandling: Behand lingstiden for betalingen avhenger av hvilken betalingsmetode som brukes. Når betalingen er behandlet, endres statusen enten til Lyktes eller Mislyktes. Finn ut mer om behandlingstider.

• • Lyktes: betalingen ble innkrevd fra kjøperen.
  • Mislyktes: Kjøperens betalingsmetode ble ikke belastet. Denne statusen gjelder bare for betalinger som gjøres via bankdebitering, for eksempel ACH eller abonnementsbetalinger.
  • Delvis refundert: Betalingen ble refundert med et beløp som er mindre enn det kjøperen opprinnelig betalte.
  • Refundert: Det totale beløpet av den opprinnelige betalingen ble refundert.
  • Behandler refusjon: En refusjonsforespørsel ble sendt inn. Det kan ta fem til ti virkedager å behandle refusjoner for betalinger via bankdebitering, for eksempel ACH.

• Bruk filtrene øverst til å segmentere betalingspostene dine etter egenskaper som status, betalingsmåte eller beløp. Finn ut mer om visning og filtrering av poster på indekssiden.
• Klikk på betalingsbeløpet i kolonnen Bruttobeløp.
• Betalingsoppføringen åpnes i panelet til høyre. Den inneholder et sammendrag av betalingsbeløpet, betalingsdatoen, kunden og betalingsmåten.
• Posten inneholder også ulike seksjoner for betalingshistorikk, varelinjer, abonnementer og posttilknytninger. Du kan skjule eller utvide en seksjon ved å klikke på navnet på seksjonen.
  
  

• • Hvis du bruker Stripe som betalingsbehandler og selger i flere valutaer, vil de relaterte gebyrene vises sammen med nettobeløpet du har mottatt i oppgjørsvalutaen din, når den avviker fra betalingsvalutaen. Hvis for eksempel den tilkoblede bankkontoen din i Stripe er i amerikanske dollar, men du mottar en betaling i euro, vil du se både bruttobeløpet, gebyrene og nettobeløpet i euro, men gebyrene og nettobeløpet vil også vises i amerikanske dollar. Valutakursen brukes av Stripe.

• Hvis det allerede finnes en tilknytning, kan du vise detaljer om den tilknyttede posten ved å holde markøren over den tilknyttede posten og klikke på Forhåndsvisning. Du kan også klikke på rullegardinmenyen Mer og velge Rediger assosiasjonsetiketter eller Fjern assosiasjon.

• Du kan også redigere tilknytningene ved behov. Hvis du vil knytte betalingen til en eksisterende kontakt-, firma- eller avtalepost, klikker du på Legg til ved siden av den relevante posttypedelen.

Merk: Hvis du gjør endringer i eksisterende tilknytninger, vil den gamle tilknytningen bli erstattet med den oppdaterte tilknytningen. Du kan bare knytte én abonnements-, kontakt-, avtale- og selskapsoppføring til en betalingsoppføring, men en kontakt-, selskaps-, avtale- eller abonnementsoppføring kan ha flere tilknyttede betalingsoppføringer.

Utstede refusjoner eller sende kvitteringer

Du kan utstede en refusjon eller sende en kvittering til kjøperen fra betalingens indeksside. Betalingen må ha blitt behandlet før du kan utstede refusjonen.

• Klikk på betalingsbeløpet. Betalingsoppføringen åpnes i panelet til høyre.
• Hvis du vil utstede en refusjon, klikker du på Handlinger og velger Refusjon. Utstedelse av refusjon påvirker ikke det aktive abonnementet, og faktureringen fortsetter som planlagt.

• • I dialogboksen skriver du inn refusjonsbeløpet, klikker på nedtrekksmenyen Årsak og velger en årsak til refusjonen.
  • Klikk på Refunder. HubSpot vil trekke det opprinnelige transaksjonsbeløpet fra dine fremtidige utbetalinger eller belaste det fra bankkontoen din. Husk at det kan ta 5-10 virkedager før refusjonen vises på kundens kontoutskrift.

• Hvis du vil sende en kvittering til kunden, klikker du på Handlinger og velger Send kvittering.
  • I dialogboksen vises kundens e-postadresse som standard. Hvis du vil endre eller legge til en annen mottaker, skriver du inn en annen e-postadresse i feltet E-postadresse.
  • Klikk på Send.
• Hvis du vil hente en kopi av en autorisasjon for en bankdebiteringstransaksjon, som ACH, klikker du på nedtrekksmenyen Handlinger og velger Hent kopi av autorisasjon. Du mottar en e-post med autorisasjonsopplysningene inkludert i e-postteksten.

• Klikk på Lukk for å gå tilbake til betalingssiden.

Du kan bruke filtrene på indekssiden til å segmentere betalingene dine i egendefinerte visninger. Du kan for eksempel opprette en visning av refunderte betalinger, betalinger som er utført via en bestemt betalingsmetode (f.eks. ACH), eller mislykkede betalinger.

Tilpass kvitteringer

Du kan tilpasse kvitteringenes utseende i kontoens innstillinger for merkevarebygging, inkludert firmanavn, logo og den fargede linjen øverst i e-posten.

Merk: Alle endringer du gjør i firmanavnet, logoen eller fargene i kontoens merkevareinnstillinger vil gjelde for alle betalingslenker, uavhengig av hvilken bruker som har opprettet lenken. Disse endringene vil også gjelde for alle verktøy som bruker standard merkevarebygging, inkludert planleggingssider, salgsdokumenter, tilbud og chatflyter.

• Velg Kontostandarder i menyen til venstre.
  • Hvis du vil oppdatere firmanavnet som vises på kvitteringen, skriver du inn firmanavnet i feltet Firmainformasjon.
  • Hvis du vil oppdatere logoen og fargene, klikker du på fanen Merkevarebygging og lærer hvordan du laster opp en ny logo eller velger en ny primærfarge.
• Klikk på Lagre.

Finn ut mer om hvordan du rapporterer om betalingene dine ved hjelp av rapporter for enkeltobjekter og tilpassede rapporter.

Bruk betalinger i andre HubSpot-verktøy

Du kan bruke betalingsdata i andre verktøy, for eksempel i arbeidsflyter og lister.

• Opprett en betalingsbasert arbeidsflyt for automatisk å sende en velkomst-e-post til kjøpere så snart en vellykket betaling er utført, eller opprett betalte fakturaer ved hjelp av QuickBooks-arbeidsflythandlinger. For eksempel:
  • Brukegenskapen Kilde eller Kilde-ID for å utløse en arbeidsflyt når en betaling utføres ved hjelp av en hvilken som helst betalingslenke eller en bestemt betalingslenke.
    
    
    
  • Bruk egenskapen Status til å utløse en arbeidsflyt når en betaling har mislyktes.
    
    
• Opprett en liste over kontakter som har betalt med kredittkort, eller en liste over kontakter som har kjøpt et produkt eller en tjeneste ved hjelp av en bestemt betalingslenke.