Skonfiguruj pliki importowe

Niezależnie od tego, czy HubSpot jest Twoim pierwszym systemem CRM, czy też przenosisz się z innego systemu, importowanie pomaga w tworzeniu rekordów i aktualizowaniu bazy danych. Pliki importu są arkuszami danych służącymi do porządkowania relacji i procesów w Twojej firmie. Przed rozpoczęciem import

Uwaga: zaangażowania (wiadomości e-mail, rozmowy, zadania lub spotkania) powiązane z rekordami użytkownika nie mogą być importowane do HubSpot za pomocą pliku. Dowiedz się więcej o dodawaniu zaangażowań za pomocą interfejsu API.

Słowniczek

• Obiekt CRM: rodzaj relacji lub procesu w przedsiębiorstwie, np. kontakty, firmy, transakcje, bilety. Podczas importowania obiekt jest typem zbioru danych, który jest importowany do HubSpot.

• Rekord: indywidualna instancja obiektu (np. "Tom Smith" to rekord kontaktu). W pliku importu pojedynczego obiektu, każdy wiersz pliku reprezentuje jeden rekord obiektu. Jeśli importujesz wiele obiektów w jednym pliku, każdy wiersz będzie reprezentował rekordy, które są ze sobą powiązane.

• Właściwość: pole utworzone w celu przechowywania informacji o rekordach. W imporcie właściwości będą odpowiadały nagłówkom kolumn w pliku.

  
  Przykład pliku

W tym przykładzie importowanym obiektem są kontakty. Każdy wiersz reprezentuje rekord kontaktu, a każda kolumna informacji reprezentuje właściwość kontaktu

• Unikalny identyfikator: wartość właściwości, której HubSpot używa do rozpoznawania każdego rekordu jako jedynego w swoim rodzaju. W imporcie potrzebny jest unikalny identyfikator, aby powiązać dwa różne rekordy (np. zaimportować "Toma Smitha" i powiązać go z jego firmą "Smith Inc.") lub aby uniknąć tworzenia duplikatów rekordów (np. dwa rekordy dla "Toma Smitha"). Unikalne identyfikatory używane podczas importowania do HubSpot to:
  • Email: adres e-mail kontaktu. Jest on wymagany podczas importowania kontaktów w celu uniknięcia duplikatów lub powiązania kontaktów z innym obiektem. Jeśli nie masz adresów e-mail kontaktów, użyj identyfikatora kontaktu, aby zaktualizować i powiązać istniejące rekordy kontaktów.

• Nazwa domeny firmy: dom ena internetowa firmy (np. example.com). Jest to wymagane podczas importowania firm, aby uniknąć duplikatów lub powiązać firmy z innym obiektem. Jeśli nie posiadasz nazwy domeny firmy, do aktualizacji i powiązania istniejących rekordów firmy użyj ID firmy.
• ID [Obiekt]: unikalna wartość właściwości nadawana każdemu rekordowi przez HubSpot. Jeśli użytkownik eksport istniejących rekordów z HubSpot, każdy rekord będzie posiadał identyfikator [Object]. Jest to kolumna wymagana podczas importowania i kojarzenia istniejących transakcji lub biletów z innym typem obiektu, ale może być również używana jako unikalny identyfikator dla kontaktów i firm, jeśli nie posiadasz e-maili lub nazw domen firmowych.
• Etykieta asocjacji( tylkoProfessional i Enterprise ): wartość określająca relację pomiędzy rekordami. Po utworzeniu etykiet asocjacyjnych można je zaimportować wraz z rekordami.

• Mapuj kolumny: krok w procesie importu, w którym użytkownik zostanie poproszony o dopasowanie nagłówków kolumn w pliku do właściwości HubSpot.

Na przykład chcesz zaimportować i powiązać kontakty oraz firmy w jednym pliku. Importowane i kojarzone obiekty to kontakty i firmy. Każdy wiersz reprezentuje rekord kontaktu i powiązany z nim rekord firmy. Nagłówki kolumn reprezentują właściwości, które zostaną zmapowane podczas importu. Plik pokazany poniżej zawiera właściwości kontaktu (Imię, Nazwisko, Adres e-mail, Numer telefonu, Ulubione jedzenie) oraz właściwości firmy (Nazwa, Nazwa domeny firmy). Dla każdego obiektu istnieje również unikalny identyfikator, który połączy dwa unikalne rekordy w HubSpot (adres e-mail dla kontaktów i nazwa dom eny firmy dla firm). W trakcie procesu importu następuje mapowanie kolumn na właściwości HubSpot (kolumnaImię na właściwość Imię

Przykładowy plik

Mapowanie kolumn do właściwości

Wymagania dotyczące importu

Wymagania dotyczące plików

• Być plikiem .csv, .xlsx lub .xls.
• Ma tylko jeden arkusz.
• Zawierać mniej niż 1 048 576 wierszy i 1 000 kolumn.
• Być mniejszy niż 512 MB.
• Zawierać wiersz nagłówka, w którym każdy nagłówek kolumny odpowiada właściwości w HubSpot. Nagłówki kolumn mogą być ułożone w dowolnej kolejności bez wpływu na import. Można sprawdzić, czy istnieje już właściwość domyślna pasująca do nagłówka lub utworzyć właściwość niestandardową przed importem. Dowiedz się więcej o domyślnych właściwościach HubSpot dla kontaktów, firm, ofert i biletów.
• Być zakodowane w UTF-8, jeśli zawierają znaki obcojęzyczne.
• Zawierać komórki w formacie Number, jeśli importujesz właściwości daty i czasu z pliku Excel.
• Zawierać tylko dane walutowe sformatowane dla USD z użyciem części dziesiętnych (np. 123,45).

Wymagania dotyczące właściwości

• W zależności od importowanego obiektu (obiektów), plik musi zawierać następujące kolumny:
  • Kontakty: co najmniej jedna z następujących opcji: Imię, Nazwisko lub E-mail (unikatowy identyfikator).
  • Firmy: co najmniej jedna z następujących opcji: Nazwa lub Nazwa domeny firmy (unikatowy identyfikator).
  • Transakcje:nazwa transakcji, linia produkcyjna i etaptransakcji.
  • Bilety: Nazwa biletu, linia produkcyjna i status biletu.
  • Produkty: Nazwa i cena jednostkowa.
  • Uwagi: Data działania i treść notatki.
  • Pozycje linii: Nazwa, ilość, cenaoraz nazwa lub identyfikator powiązanej transakcji. Jeśli pozycja jest również powiązana z produktem, należy podać identyfikator produktu, który podczas importu zostanie zmapowanydo hs_product_id .
• Aby zaktualizować istniejące rekordy i uniknąć ich duplikowania, pliki muszą zawierać unikatową właściwość identyfikatora dla każdego obiektu. W przypadku kontaktów może to być adres e-mail. W przypadku firmmoże to byćnazwa domeny firmy. Dla wszystkich obiektów można wyeksportować istnie jące rekordy i użyć ID [Obiekt] jako unikalnego identyfikatora.
  • W przypadku importowania ID [obiektu] w pliku należy podać nagłówek kolumny dokładnie w takiej formie, w jakiej występuje on w pliku eksportu (np. Contact ID, a nie CONTACT ID).
  • Można użyć dodatkowego adresu e-mail jako unikatowego identyfikatora dla istniejących kontaktów, które mają dodatkowy adres e-mail w HubSpot. Jeśli użyjesz dodatkowego adresu e-mail i nie umieścisz w pliku kolumny Contact ID, dodatkowy adres e-mail nie zastąpi głównego adresu e-mail. Jeśli jednak w pliku uwzględnisz zarówno dodatkowy adres e-mail, jak i kolumnę Contact ID, dodatkowy adres e-mail zastąpi podstawowy adres e-mail .

• W przypadku właściwości kontaktu Numer telefonu i Numer telefonu komórkowego, aby zaimportować i automatycznie sformatować numer telefonu na podstawie kodu kraju, sformatuj go jako +[kod kraju][numer]. Jeśli numer ma rozszerzenie, dodaj ext[numer]. Na przykład numer telefonu z numerem kierunkowym kraju Stany Zjednoczone będzie wyglądał jak +11234567890 ext123.
• W przypadku właściwości zawierających cenę należy użyć jednej z akceptowanych przez HubSpot walut. Listę akceptowanych walut i ich kodów walutowych można znaleźć w zakładceWalutaw domyślnych ustawieniach konta.
• Dla właściwości zawierających datę, wartości daty muszą być sformatowane jako jedna z poniższych:
  • mm/dd/rrrr (np. 10/28/2020)
  • dd/mm/rrrr (np. 28/10/2020) lub
  • rrrr-mm-dd (np. 2020-10-28).

Uwaga: jeśli importujesz domyślną właściwość daty HubSpot (np. datę zamknięcia), wartości muszą być sformatowane jako znaczniki czasu UNIX w milisekundach. W przypadku importowania pliku Excel komórki właściwości daty i czasu muszą być w formacie Liczba . Dowiedz się więcej o tym, jak formatować wartości znacz ników czasu i jak konwertować datę na format UNIX

• Aby podczas importu przypisać właściciela do kontaktów, firm, ofert lub biletów, należy dodać nagłówek Właściciel [Obiekt] oraz dodać nazwę lub adres e-mail użytkownika do każdego wiersza w tej kolumnie. Użytkownicy, którym zostanie przypisany rekordpodczas importu nieotrzymają powiadomienia, że został im przypisany nowy rekord.
• W zależności od typu pola właściwości istnieją określone wymagania dotyczące formatowania:
  • W przypadku wyliczeniowych typów właściwości, jeśli wartość wewnętrzna opcji jest inna niż jej etykieta, należy użyć wartości wewnętrznej w pliku importu.
  • Dowiedz się więcej oimportowaniu do właściwości checkbox.
• Podczas importowania produktów( tylko wersjeProfessional i Enterprise ):
  • Jeśli chcesz zaimportować wartość właściwości Termin, sformatuj wartość w kolumnie Termin jako PXM, gdzie X jest liczbą miesięcy (np. P6M - termin 6-miesięczny) lub PXY, gdzie X jest liczbą lat (np. P1Y - termin 1 roczny).
  • Jeśli chcesz zaimportować wartość właściwości Częstotliwość rozliczeń, użyj opcji Miesięcznie, Rocznie lub Kwartalnie, jeśli produkt ma powtarzający się typ ceny. Jeśli produkt ma cenę jednorazową, pozostaw tę komórkę pustą.

Wymagania dotyczące powiązań

• Aby zaimportować i powiązać wiele obiektów w jednym pliku, należy umieścić informacje o powiązanych rekordach w tym samym wierszu. W przypadku dwóch plików należy użyć wspólnej kolumny do połączenia rekordów w każdym pliku. Więcej informacji na temat importowania i kojarzenia rekordów można znaleźć w plikach przykładowych.
• Aby skojarzyć jeden rekord z wieloma rekordami innego obiektu, należy umieścić unikalny identyfikator rekordu w wielu wierszach dla każdego rekordu, który ma być skojarzony. Na przykład Luke Danes jest menadżerem w restauracji Luke's Diner, ale kontrahentem w restauracji The Dragonfly Inn. Aby powiązać go z obiema firmami, należałoby dodać dwa wiersze dla Luke'a Danesa z kolumnami Email (lub Contact ID) oraz Nazwa domeny firmy (lub Company ID) dla każdej firmy.

Uwaga: jeślinie podasz unikalnych identyfikatorów (np. e-mail, nazwa domeny firmy, ID [obiektu]), import utworzy duplikaty rekordów, zamiast skojarzyć każdy z nich z tym samym rekordem. Dowiedz się więcej jak importować i kojarzyć wiele obiektów

• Aby zaimportować etykiety asocjacyjne( tylko Professional i Enterprise ), należy uwzględnić kolumnę Etykieta asocjacyjna. Przed zaimportowaniem należy utworzyć etykiety asocjacyjne w HubSpot.
  • Aby ustawić wiele etykiet opisujących relację między dwoma rekordami, można umieścić wiele wartości etykiet asocjacyjnych w jednej komórce, oddzielając je średnikiem (np. Manager; Kontakt rozliczeniowy).
  • W przypadku importu etykiet asocjacji w imporcie wieloplikowym należy w tym samym pliku umieścić kolumnę Etykieta asocjacji oraz unikalny identyfikator asocjowanego obiektu.

Przykładowe pliki importu

Poniższe pliki zawierają wymagane nagłówki kolumn dla każdego typu obiektu oraz ewentualne dodatkowe nagłówki. Można dodać własne nagłówki kolumn, aby zaktualizować lub utworzyć dodatkowe właściwości, które są ważne dla utrzymania bazy danych HubSpot w organizacji.

Jeden obiekt

• Przykładowy arkusz kalkulacyjny Kontakty: XLSX lub CSV
• Przykładowy arkusz kalkulacyjny Firmy: XLSX lub CSV
• Przykładowy arkusz kalkulacyjny Deals: XLSX lub CSV
• Przykładowy arkusz kalkulacyjny biletów: XLSX lub CSV
• Przykładowy arkusz kalkulacyjny dla produktów: XLSX lub CSV

Uwaga: produkty mogą być importowane tylko w ramach importu jednego obiektu i nie można ich powiązać z innym obiektem poprzez import. Dowiedz się, jak ręcznie powiązać produkt z transakcją lub zapytaniem

Wiele obiektów z powiązaniami

Obiekty można importować i kojarzyć

Importowanie wielu obiektów w jednym pliku

Aby zaimportować i powiązać wiele obiektów w jednym pliku, należy umieścić rekordy, które chcemy powiązać w tym samym wierszu pliku. Te przykładowe pliki reprezentują typowe przypadki użycia, ale można mieszać i łączyć obiekty, zastępując nagłówki kolumn właściwościami innego obiektu.

• Przykładowy arkusz kalkulacyjny Kontakty i firmy: XLSX lub CSV
• Przykładowy arkusz kalkulacyjny Kontaktyi firmy z etykietami powiązań: XLXS lub CSV
• Przykładowy arkusz kalkulacyjny Kontakty i bilety: XLSX lub CSV
• Firmy i umowy - przykładowy arkusz kalkulacyjny: XLSX lub CSV
• Przykładowy arkusz kalkulacyjny Firmy i notatki: XLSX lub CSV
• Przykładowy arkusz kalkulacyjny spółek, umów i notatek: XLSX lub CSV

Importowanie wielu obiektów w dwóch plikach

Podczas importowania i kojarzenia w dwóch plikach, każdy plik reprezentuje jeden obiekt.Aby określić, które rekordy powinny być skojarzone w obu plikach, należy umieścić w nich wspólną kolumnę. Jeden z plików powinien mieć unikalną wartość dla każdego wiersza w tej kolumnie. W drugim pliku należy użyć tych wartości do wskazania, z którym rekordem powinien być skojarzony każdy wiersz.

Na przykład, częstym przypadkiem użycia jest importowanie i kojarzenie kontaktów i firm. W poniższych przykładowych plikach wspólną kolumną jest nazwa firmy:

• Companies przykładowy arkusz kalkulacyjny:XLSX lub CSV

• Przykładowy arkusz kalkulacyjny Kontakty:XLSX lub CSV

W pliku firmy dla każdego wiersza w kolumnieNazwa firmy znajduje się unikalna wartość. W każdym wierszu pliku kontaktów wartości w kolumnieNazwa firmy odpowiadają firmie, z którą będzie powiązany dany kontakt. Możesz używać tych plików podczas importowania kontaktów i firm, a także mieszać i dopasowywać inne obiekty, o ile uwzględnisz wspólną kolumnę.

• Dealerzy i firmy z etykietami asocjacyjnymi w dwóch plikach:w tych przykładowych plikachnazwa firmy jest kluczem unikatowym dla obiektu Firma .
  • Przykładowy arkusz kalkulacyjny: XLSX lub CSV
  • Przykładowy arkusz firm: XLSX lub CSV

Gdy pliki są już gotowe, dowiedz się, jak zaimportować jeden obiekt lub zaimportować i powiązać wiele obiektów