Skonfiguruj pliki importowe

Niezależnie od tego, czy HubSpot jest Twoim pierwszym CRM-em, czy przenosisz się z innego systemu, importowanie pomaga w tworzeniu rekordów i aktualizowaniu bazy danych. Pliki importu to arkusze kalkulacyjne danych używane do organizowania relacji i procesów w Twojej firmie. Przed rozpoczęciem import

Uwaga: zaangażowania (wiadomości e-mail, rozmowy, zadania lub spotkania) powiązane z rekordami nie mogą być importowane do HubSpot za pomocą pliku. Dowiedz się więcej o dodawaniu zaangażowań za pomocą interfejsu API.

Słowniczek

• Obiekt CRM: typ relacji lub procesu w firmie, np. kontakty, firmy, transakcje, bilety. Podczas importowania obiekt jest typem zbioru danych, który jest importowany do HubSpot.

• Rekord: indywidualna instancja obiektu (np. "Tom Smith" jest rekordem kontaktu). W pliku importu pojedynczego obiektu, każdy wiersz pliku reprezentuje jeden rekord obiektu. Jeśli importujesz wiele obiektów w jednym pliku, każdy wiersz będzie reprezentował rekordy powiązane ze sobą.

• Właściwość: pole stworzone do przechowywania informacji o rekordach. W imporcie właściwości będą odpowiadały nagłówkom kolumn w Twoim pliku.

  
  Przykład pliku

W tym przykładzie importowanym obiektem są kontakty. Każdy wiersz reprezentuje rekord kontaktu, a każda kolumna informacji reprezentuje właściwość kontaktu

• Unikalny identyfikator: wartość właściwości, której HubSpot używa do rozpoznania każdego rekordu jako jedynego w swoim rodzaju. W imporcie potrzebny jest unikalny identyfikator, aby powiązać dwa różne rekordy (np. zaimportować "Toma Smitha" i powiązać go z jego firmą "Smith Inc."), lub aby uniknąć tworzenia duplikatów rekordów (np. dwa rekordy dla "Toma Smitha"). Unikalne identyfikatory używane podczas importu do HubSpot to:
  • Email: adres email kontaktu. Jest to wymagane podczas importu i kojarzenia kontaktów z innym obiektem poprzez import. Jeśli nie posiadasz adresów e-mail kontaktów, użyj Contact ID do aktualizacji i powiązania istniejących rekordów kontaktów.

• Nazwa firmy: domena internetowa firmy (np. example.com). Jest to wymagane przy kojarzeniu firm z innym obiektem poprzez import. Jeśli nie posiadasz nazwy domeny firmy, użyj Identyfikatora firmy do aktualizacji i powiązania istniejących rekordów firmy.
• ID [Obiekt]: unikalna wartość właściwości nadawana każdemu rekordowi przez HubSpot. Jeśli użytkownik eksport istniejących rekordów z HubSpot, każdy rekord będzie posiadał identyfikator [Object]. Jest to kolumna wymagana podczas importu i kojarzenia istniejących transakcji lub biletów z innym typem obiektu, ale może być również używana jako unikalny identyfikator dla kontaktów i firm, jeśli nie posiadasz adresów e-mail lub nazw domen firmowych.

• Mapuj kolumny: krok w procesie importu, w którym zostanie wyświetlony monit o dopasowanie nagłówków kolumn w pliku do właściwości HubSpot.

Na przykład, chcesz zaimportować i skojarzyć kontakty i firmy w jednym pliku. Importowane i kojarzone obiekty to kontakty i firmy. Każdy wiersz reprezentuje rekord kontaktu i powiązany z nim rekord firmy. Nagłówek każdej kolumny reprezentuje właściwości, które będą mapowane podczas importu. Plik pokazany poniżej zawiera właściwości kontaktu (Imię, Nazwisko, Adres e-mail, Numer telefonu, Ulubione jedzenie) oraz właściwości firmy (Nazwa, Nazwa domeny firmy). Dla każdego obiektu istnieje również unikalny identyfikator, który będzie łączył dwa unikalne rekordy w HubSpot (adres e-mail dla kontaktów i nazwa dom eny firmy dla firm). Podczas procesu importu, zmapujesz kolumny do właściwości HubSpot (kolumnaImię do właściwości Imię HubSpot).

Przykładowy plik

Mapowanie kolumn do właściwości

Wymagania dotyczące importu

Wymagania dotyczące plików

• Być plikiem .csv, .xlsx, lub .xls.
• Ma tylko jeden arkusz.
• Zawierać mniej niż 250 000 wierszy i 1000 kolumn.
• Być mniejszy niż 150MB.
• Zawierać wiersz nagłówka, w którym każdy nagłówek kolumny odpowiada właściwości w HubSpot. Możesz sprawdzić, czy istnieje już domyślna właściw ość pasująca do Twojego nagłówka lub utworzyć właściwość niestandardową przed importem. Dowiedz się więcej o domyślnych właściwościach HubSpot dla kontaktów, firm, transakcji i biletów.
• Być zakodowany w UTF-8, jeśli zawiera znaki obcojęzyczne.
• Zawierać komórki w formacie General, jeśli importujesz właściwości daty z pliku Excel.

Wymagania dotyczące właściwości

• W zależności od obiektu/obiektów, które importujesz, Twój plik musi zawierać następujące kolumny:
  • Kontakty: Imię lub Nazwisko lub Email (unikalny identyfikator)
  • Firmy: Nazwa lub Nazwa domeny firmy (unikalny identyfikator).
  • Transakcje: Nazwa transakcji, linia produkcyjna i etaptransakcji.
  • Bilety: Nazwa biletu, linia produkcyjna i status biletu.
  • Produkty: Nazwa i Cena jednostkowa.
  • Notatki: Data aktywności i treść notatki.
• Dla właściwości zawierających datę, wartości daty muszą być sformatowane jako jeden z:
  • mm/dd/rrrr (np. 10/28/2020)
  • dd/mm/rrrr (np. 28/10/2020) lub
  • rrrr/mm/dd (np. 2020/10/28).

Uwaga: jeśli importujesz domyślną właściwość daty HubSpot (np. datę zamknięcia), wartości muszą zawierać zarówno datę, jak i znacznik czasu. Dowiedz się więcej o tym, jak formatować wartości

• Aby przypisać właściciela do kontaktów, firm, ofert lub biletów podczas importu, należy dodać nagłówek Właściciel [Obiekt] oraz dodać adres email użytkownika do każdego wiersza w tej kolumnie. użytkownicy, którzy mają przypisany rekord podczas importu nieotrzymają powiadomienia, że został im przypisany nowy rekord.

• Aby uaktualnić istniejące rekordy i uniknąć duplikatów, należy w plikach podać unikalny identyfikator dla każdego obiektu. Dla kontaktów i firm może to być Email i Nazwa domeny firmy. Dla wszystkich obiektów można eksportować istniejące rekordy i używać ID [Obiekt] jako unikalnego identyfikatora. Przy imporcie ID [Obie ktu] do pliku należy podać nagłówek kolumny dokładnie taki, jaki występuje w pliku eksportu (np. ID kontaktu, a nie ID KONTAKTU).

Uwaga: możesz użyć drugorzędnej wiadomości e-mail jako unikatowego identyfikatora dla istniejących kontaktów, które mają drugorzędny adres e-mail wymieniony w HubSpot. Jeśli użyjesz dodatkowego adresu e-mail i nie uwzględnisz kolumny Contact ID w swoim pliku, dodatkowy adres e-mail nie zastąpi głównego adresu e-mail. Jeśli jednak w pliku uwzględnisz zarówno drugorzędny adres e-mail, jak i kolumnę Contact ID, drugorzędny adres e-mail zastąpi

• W zależności od typu pola właściwości istnieją specyficzne wymagania dotyczące formatowania. Dowiedz się więcej o typach pól właściwości i importowaniu do właściwości checkbox.
• Podczas importowania produktów( tylko wersjeProfessional i Enterprise ):
  • Jeśli chcesz zaimportować wartość właściwości Termin, sformatuj wartość w kolumnie Termin jako PXM, gdzie X to liczba miesięcy (np. P6M, dla terminu 6-miesięcznego) lub PXY, gdzie X to liczba lat (np. P1Y, dla terminu 1-rocznego).
  • Jeśli chcesz zaimportować wartość właściwości Częstotliwość rozliczeń, użyj opcji Miesięcznie, Rocznie lub Kwartalnie, jeśli produkt ma powtarzający się typ ceny. Pozostaw komórkę pustą, jeśli produkt ma cenę jednorazową.

Przykładowe pliki importu

Poniższe pliki zawierają wymagane nagłówki kolumn dla każdego typu obiektu, a także możliwe dodatkowe nagłówki. Możesz dodać własne nagłówki kolumn, aby zaktualizować lub utworzyć dodatkowe właściwości, które są ważne dla utrzymania bazy danych HubSpot Twojej organizacji.

Jeden obiekt

• Przykładowy arkusz kalkulacyjny Kontakty: XLSX lub CSV
• Przykładowy arkusz kalkulacyjny Firmy: XLSX lub CSV
• Przykładowy arkusz kalkulacyjny Deals: XLSX lub CSV
• Przykładowy arkusz kalkulacyjny biletów: XLSX lub CSV
• Przykładowy arkusz kalkulacyjny produktów: XLSX lub CSV

Uwaga: produkty mogą być importowane tylko w imporcie jednego obiektu i nie mogą być powiązane z innym obiektem poprzez import. Dowiedz się, jak ręcznie powiązać produkt z transakcją lub wyceną

Wiele obiektów z powiązaniami

Możesz importować i kojarzyć obiekty

Import wielu obiektów w jednym pliku

Aby zaimportować i powiązać wiele obiektów w jednym pliku, umieść rekordy, które chcesz powiązać w tym samym wierszu pliku. Te przykładowe pliki reprezentują typowe przypadki użycia, ale można mieszać i łączyć obiekty, zastępując nagłówki kolumn właściwościami innego obiektu.

• Przykładowy arkusz kalkulacyjny Kontakty i firmy: XLSX lub CSV
• Przykładowy arkusz kalkulacyjny Kontakty i bilety: XLSX lub CSV
• Przykładowy arkusz kalkulacyjny Companies and deals: XLSX lub CSV
• Firmy i notatki - przykładowy arkusz kalkulacyjny: XLSX lub CSV
• Przykładowy arkusz kalkulacyjny dla spółek, transakcji i notatek: XLSX lub CSV

Import wielu obiektów w dwóch plikach

Podczas importu i kojarzenia w dwóch plikach, każdy plik reprezentuje jeden obiekt.Aby określić, które rekordy powinny być skojarzone w obu plikach, należy uwzględnić wspólną kolumnę w obuplikach.Jeden z plików powinien mieć unikalną wartość dla każdego wiersza w tej kolumnie. W drugim pliku użyj tych wartości, aby wskazać, z którym rekordem każdy wiersz powinien być powiązany.

Na przykład, częstym przypadkiem użycia jest import i powiązanie kontaktów i firm. W poniższych przykładowych plikach nazwa firmy jest wspólną kolumną:

• Companies przykładowy arkusz kalkulacyjny:XLSX lub CSV

• Kontakty przykładowy arkusz kalkulacyjny:XLSX lub CSV

W pliku firmy dla każdego wiersza w kolumnieNazwa firmy znajduje się unikalna wartość. W każdym wierszu pliku kontaktów wartości w kolumnieNazwa firmy odpowiadają firmie, z którą będzie powiązany dany kontakt.

Możesz użyć tych plików podczas importowania kontaktów i firm, lub mieszać i dopasowywać inne obiekty, pod warunkiem, że uwzględnisz wspólną kolumnę. Gdy pliki są już gotowe, dowiedz się, jak zaimportować jeden obiekt lub zaimportować i powiązać wiele obiektów do HubSpot.