Skonfiguruj swoje pliki importowe

Niezależnie od tego, czy HubSpot jest Twoim pierwszym CRM, czy przenosisz się z innego systemu, importowanie pomaga tworzyć rekordy i aktualizować bazę danych. Pliki importowe to arkusze kalkulacyjne danych używane do organizowania relacji i procesów Twojej firmy. Przed rozpoczęciem import

Uwaga: zaangażowania (wiadomości e-mail, rozmowy, zadania lub spotkania) powiązane z rekordami nie mogą być importowane za pomocą pliku do HubSpot. Dowiedz się więcej o dodawaniu zaangażowania za pomocą interfejsu API.

Słowniczek

• Obiekt CRM: typ relacji lub procesu, który posiada Twoja firma, taki jak kontakty, firmy, transakcje i bilety. Podczas importowania obiekt jest typem zbioru danych, który jest importowany do HubSpot.

• Rekord: indywidualna instancja obiektu (np. "Tom Smith" to rekord kontaktu). W pliku importu pojedynczego obiektu każdy wiersz pliku reprezentuje jeden rekord obiektu. W przypadku importu wielu obiektów w jednym pliku, każdy rząd będzie reprezentował rekordy, które są ze sobą powiązane.

• Właściwość: pole stworzone do przechowywania informacji o twoich rekordach. W imporcie właściwości będą odpowiadały nagłówkom kolumn Twojego pliku.

  
  Przykładowy plik

W tym przykładzie importowanym obiektem są kontakty. Każdy wiersz reprezentuje rekord kontaktu, a każda kolumna informacji reprezentuje właściwość kontaktu

• Unikalny identyfikator: wartość właściwości, którą HubSpot wykorzystuje do rozpoznania każdego rekordu jako jedynego w swoim rodzaju. W imporcie potrzebny jest unikalny identyfikator, aby skojarzyć dwa różne rekordy (np. zaimportować "Toma Smitha" i skojarzyć go z jego firmą "Smith Inc.") lub aby uniknąć tworzenia duplikatów rekordów (np. dwa rekordy dla "Toma Smitha"). Unikalne identyfikatory używane podczas importu do HubSpot to:
  • Email: adres e-mail kontaktu. Jest to wymagane podczas importu kontaktów, aby uniknąć duplikatów lub powiązać kontakty z innym obiektem. Jeśli nie masz adresów e-mail kontaktów, użyj ID rekordu, aby zaktualizować i powiązać istniejące rekordy kontaktów.

• Nazwa domeny firmy: dom ena internetowa firmy (np. example.com). Jest to wymagane podczas importu firm w celu uniknięcia duplikatów lub powiązania firm z innym obiektem. Jeśli nie posiadasz nazw domenowych firm, użyj ID rekordu, aby zaktualizować i powiązać istniejące rekordy firm.
• ID Rekordu: unikalna wartość właściwości nadawana każdemu rekordowi przez HubSpot. Jeśli eksport istniejących rekordów z HubSpot, każdy rekord będzie posiadał ID rekordu. Jest to wymagana kolumna podczas importowania i kojarzenia istniejących transakcji lub biletów z innym typem obiektu, ale może być również używana jako unikalny identyfikator dla kontaktów i firm, jeśli nie masz e-maili lub nazw domen firmowych.
• Etykieta as ocjacji( tylkoProfessional i Enterprise ): wartość, która określa relacje między rekordami. Po utworzeniu etykiet asocjacyjnych, można je zaimportować wraz z rekordami.

• Mapuj kolumny: krok w procesie importu, w którym zostanie wyświetlony monit o dopasowanie nagłówków kolumn w pliku do właściwości HubSpot.

Na przykład, chcesz zaimportować i skojarzyć kontakty i firmy w jednym pliku. Importowane i kojarzone obiekty to kontakty i firmy. Każdy wiersz reprezentuje rekord kontaktu i powiązany z nim rekord firmy. Każdy nagłówek kolumny reprezentuje właściwości, które będą mapowane podczas importu. Plik pokazany poniżej zawiera właściwości kontaktu (Imię, Nazwisko, Adres e-mail, Numer telefonu, Ulubione jedzenie) oraz właściwości firmy (Nazwa, Nazwa domeny firmy). Istnieje również unikalny identyfikator dla każdego obiektu, który połączy dwa unikalne rekordy w HubSpot (Adres e-mail dla kontaktów i Nazwa dom eny firmy dla firm). Podczas procesu importu zmapujesz kolumny do właściwości HubSpot (kolumnaFirst Name do właściwości First

Przykładowy plik

Mapowanie kolumn do właściwości

Wymagania dotyczące importu

Wymagania dotyczące plików

• Być plikiem .csv, .xlsx lub .xls.
• Zawiera tylko jeden arkusz.
• Zawierać mniej niż 1 048 576 wierszy i 1 000 kolumn.
• Jest mniejszy niż 512 MB.
• Zawierać wiersz nagłówkowy, w którym każdy nagłówek kolumny odpowiada właściwości w HubSpot. Nagłówki kolumn mogą być zorganizowane w dowolnej kolejności bez wpływu na import. Możesz potwierdzić, czy istnieje już domyślna właściwość pasująca do Twojego nagłówka lub utworzyć niestandardową właściw ość przed importem. Dowiedz się więcej o domyślnych właściwościach HubSpot dla kontaktów, firm, transakcji i biletów.
• Być zakodowany w standardzie UTF-8, jeśli zawiera znaki języków obcych.
• Zawierać komórki w formacie Liczba, jeśli importujesz właściwości czasowe z pliku Excel.
• Zawierać tylko dane walutowe sformatowane dla USD z użyciem znaków dziesiętnych (np. 123,45).

Wymagania dotyczące właściwości

• W zależności od obiektu (obiektów), który importujesz, Twój plik musi zawierać następujące kolumny:
  • Kontakty: co najmniej jeden z następujących elementów: Imię, Nazwisko, Email lub ID rekordu.
  • Firmy : przynajmniej jedna z nich: Nazwa, Nazwa domeny firmy lub ID rekordu.
  • Transakcje: Deal name lub Record ID, a jeśli tworzysz nowe transakcje, Pipeline i Deal stage.
  • Tickets: Ticket name lub Record ID, oraz jeśli tworzysz nowe bilety, Pipeline, oraz status Ticket.
  • Produkty: Nazwa lub ID rekordu oraz Cena jednostkowa.
  • Notatki: Data aktywności, oraz treść notatki.
  • Pozycje linii: Nazwa, Ilość, Cena oraz ID rekordu lub nazwa transakcji powiązanej. Dołącz ID produktu,jeśli kojarzysz pozycję linii z produktem, który będzie mapowany jako właściwość pozycji linii podczas importu.

Uwaga: można importować w celu utworzenia nowych pozycji, ale nie można aktualizować istniejących pozycji poprzez import. Podczas importowania pozycji linii powiązanych z transakcjami, import nie będzie aktualizował powiązanej kwoty transakcji. Jeśli chcesz zaktualizować istniejące pozycje linii lub zaktualizować powiązaną kwotę transakcji, możesz ręcznie edytować pozycje linii lub powiązać pozycje linii z umową w HubSpot

• Aby zaktualizować istniejące rekordy i uniknąć zduplikowanych rekordów, Twoje pliki muszą zawierać unikalną właściwość identyfikatora dla każdego obiektu. Dla wszystkich obiektów możesz wyeksportować istnie jące rekordy i użyć ID rekordu jako unikalnego identyfikatora. Dla kontaktów możesz również użyć Email. Dla firm możesz również użyćNazwa domeny firmy.
  • Jeśli importujesz wiele obiektów i dołączasz Record ID, zaleca się zróżnicowanie nagłówków kolumn pliku, aby dopasować ID do właściwego obiektu (np. jedna kolumna o nazwie Record ID - Contacts, a druga o nazwie Record ID - Companies).
  • Możesz użyć drugorzędnej wiadomości e-mail jako unikatowego identyfikatora dla istniejących kontaktów, które mają drugorzędny adres e-mail wymieniony w HubSpot. Jeśli użyjesz drugorzędnej wiadomości e-mail i nie uwzględnisz kolumny Record ID w swoim pliku, drugorzędna wiadomość e-mail nie zastąpi podstawowej wiadomości e-mail. Jeśli jednak w pliku uwzględnisz zarówno drugorzędny adres e-mail, jak i Record ID jako kolumny, drugorzędny adres e-mail zastąpi podstawowy adres e-mail.

• Dla właściwości kontaktu Numer telefonu i Numer telefonu komórkowego, aby zaimportować i automatycznie sformatować numer telefonu w oparciu o kod kraju, sformatuj jako +[kod kraju][numer]. Jeśli istnieje rozszerzenie, dodaj ext[numer]. Na przykład, numer telefonu z kodem kraju Stanów Zjednoczonych wyglądałby jak +11234567890 ext123.
• W przypadku właściwości zawierających cenę musisz użyć jednej z akceptowanych przez HubSpot walut. Listę akceptowanych walut i ich kodów walutowych można znaleźć w zakładceWaluta w ustawieniach domyślnych konta.
• Dla właściwości zawierających datę, twoje wartości daty muszą być sformatowane jako jeden z:
  • mm/dd/rrrr (np. 10/28/2020)
  • dd/mm/rrrr (np. 28/10/2020) lub
  • yyyy-mm-dd (np. 2020-10-28).

Uwaga: jeśli importujesz domyślną właściwość daty HubSpot (np. datę zamknięcia), wartości muszą być sformatowane jako znacznik czasu UNIX w milisekundach. W przypadku importowania pliku Excel komórki właściwości czasu muszą być w formacie Liczba . Dowiedz się więcej o tym, jak formatować wartości znaczników czasu i jak konwertować datę na format UNIX

• Aby przypisać właściciela do kontaktów, firm, transakcji lub biletów podczas importu, należy włączyć nagłówek [Obiekt] właściciel i dodać nazwę lub adres e-mail użytkownika do każdego wiersza w tej kolumnie. Użytkownicy, którym zostanie przypisany rekord podczas importu nie otrzymają powiadomienia, że został im przypisany nowy rekord.
• W zależności od typu pola właściwości, istnieją określone wymagania dotyczące formatowania:
  • Dla typów właściwości wyliczeniowych, jeśli wartość wewnętrzna opcji jest inna niż jej etykieta, będziesz musiał użyć wartości wewnętrznej w swoim pliku importu.
  • Dowiedz się więcej o importowaniu do właściwości checkbox.
• Podczas importowania produktów( tylkoProfessional i Enterprise ):
  • Jeśli chcesz zaimportować wartość właściwości Termin, sformatuj wartość w kolumnie Termin jako PXM, gdzie X jest liczbą miesięcy (np. P6M, dla terminu 6 miesięcy) lub PXY, gdzie X jest liczbą lat (np. P1Y, dla terminu 1 roku).
  • Jeśli chcesz zaimportować wartość właściwości Częstotliwość rozliczania, użyj opcji Miesięcznie, Rocznie lub Kwartalnie, jeśli produkt ma powtarzalny typ ceny. Pozostaw komórkę pustą, jeśli produkt ma cenę jednorazową.

Wymagania dotyczące stowarzyszenia

• Aby zaimportować i powiązać wiele obiektów w jednym pliku, umieść informacje o powiązanych rekordach w tym samym wierszu. W dwóch plikach użyj wspólnej kolumny, aby połączyć rekordy w każdym pliku. Więcej pomocy w importowaniu i kojarzeniu rekordów można znaleźć w plikach przykładowych.
• Aby skojarzyć jeden rekord z wieloma rekordami innego obiektu, dołącz unikalny identyfikator rekordu w wielu wierszach dla każdego rekordu, który chcesz skojarzyć. Na przykład, Luke Danes jest kierownikiem w Luke's Diner, ale wykonawcą w The Dragonfly Inn. Aby powiązać go z obiema firmami, należy umieścić dwa wiersze dla Luke'a Danesa z kolumnami Email (lub ID rekordu) oraz Nazwa domeny firmy (lub ID rekordu) dla każdej firmy.

Uwaga: jeślinie dołączysz unikalnych identyfikatorów (np. Email, Nazwa domeny firmy, ID rekordu ), import utworzy duplikaty rekordów zamiast skojarzyć każdy z nich z tym samym rekordem. Dowiedz się więcej o tym, jak importować i kojarzyć wiele obiektów

• Aby zaimportować etykiety asocjacyjne( tylko Professional i Enterprise ), należy dołączyć kolumnę Etykieta asocjacyjna. Przed importem należy utworzyć etykiety asocjacyjne w HubSpot.
  • Aby ustawić wiele etykiet opisujących związek między dwoma rekordami, możesz zawrzeć wiele wartości etykiet asocjacyjnych w jednej komórce, oddzielonych średnikiem (np. Kierownik; Kontakt rozliczeniowy).
  • Jeśli importujesz etykiety asocjacyjne w ramach importu wielu plików, musisz dołączyć kolumnę Etykieta asocjacyjna i unikalny identyfikator obiektu, który asocjujesz, w tym samym pliku.
• Aby utworzyć skojarzenia firma-dziecko poprzez import, dołącz kolumnę Firma macierzysta w swoim pliku importu z wartościami ID rekordu firm macierzystych. Dowiedz się więcej o importowaniu firm-dzieci.

Przykładowe pliki importu

Poniższe pliki zawierają wymagane nagłówki kolumn dla każdego typu obiektu, a także możliwe dodatkowe nagłówki. Możesz dodać własne nagłówki kolumn, aby zaktualizować lub utworzyć wszelkie dodatkowe właściwości, które są ważne dla utrzymania bazy danych HubSpot Twojej organizacji.

Jeden obiekt

• Przykładowy arkusz kalkulacyjny Kontakty: XLSX lub CSV
• Firmy przykładowy arkusz kalkulacyjny: XLSX lub CSV
• Deals przykładowy arkusz kalkulacyjny: XLSX lub CSV
• Przykładowy arkusz kalkulacyjny biletów: XLSX lub CSV
• Przykładowy arkusz kalkulacyjny produktów: XLSX lub CSV

Gdy Twój plik jest już gotowy, dowiedz się jak zaimportować jeden obiekt

Uwaga: produkty mogą być importowane tylko w ramach importu jednego obiektu. Możesz powiązać istniejący produkt z pozycją liniową lub ręcznie powiązać produkt z transakcją lub cytatem

Wiele obiektów z asocjacjami

Możesz importować i koj

Importuj wiele obiektów w jednym pliku

Aby zaimportować i powiązać wiele obiektów w jednym pliku, umieść rekordy, które chcesz powiązać w tym samym wierszu swojego pliku. Te przykładowe pliki reprezentują typowe przypadki użycia, ale możesz mieszać i dopasowywać obiekty, zastępując nagłówki kolumn właściwościami innego obiektu.

• Przykładowy arkusz kalkulacyjny Kontakty i firmy: XLSX lub CSV.
• Kontaktyi firmy z etykietami skojarzeń przykładowy arkusz kalkulacyjny: XLXS lub CSV.
• Kontakty i bilety przykładowy arkusz kalkulacyjny: XLSX lub CSV .
• Firmy i transakcje przykładowy arkusz kalkulacyjny: XLSX lub CSV.
• Firmy i notatki przykładowy arkusz kalkulacyjny: XLSX lub CSV .
• Przykładowy arkusz kalkulacyjny spółek, transakcji i notatek: XLSX lub CSV.
• Umowyi nowe pozycje przykład owy arkusz kalkulacyjny(z powiązanymi produktami) : XLSX lub CSV. Podczas importu w jednym pliku można zaimportować tylko jedną pozycję lini ową dla każdej transakcji.

Importuj wiele obiektów w dwóch plikach

Podczas importu i kojarzenia w dwóch plikach, każdy plik reprezentuje obiekt.Aby zidentyfikować, które rekordy powinny być skojarzone w obu plikach, dołącz wspólną kolumnę w obu. Jeden z plików powinien mieć unikalną wartość dla każdego wiersza w tej kolumnie. W drugim pliku użyj tych wartości, aby wskazać, z którym rekordem każdy wiersz powinien być powiązany.

Na przykład, częstym przypadkiem użycia jest importowanie i kojarzenie kontaktów i firm. W poniższych przykładowych plikach nazwa firmy jest wspólną kolumną:

• Companies przykładowy arkusz kalkulacyjny: XLSX lub CSV.

• Kontakty przykładowy arkusz kalkulacyjny: XLSX lub CSV.

W pliku firmy dla każdego wiersza w kolumnie Nazwa firmy znajduje się unikalna wartość. W każdym wierszu pliku kontakty wartości w kolumnie Nazwa firmy odpowiadają firmie, z którą będzie związany dany kontakt. Możesz używać tych plików podczas importowania kontaktów i firm lub mieszać i dopasowywać inne obiekty, o ile uwzględnisz wspólną kolumnę.

• Deale i firmy z etykietami asocjacyjnymi w dwóch plikach:w tych przykładowych plikach nazwa firmy jest unikalnym kluczem dla obiektu Firma .
  • Przykładowy arkusz kalkulacyjny Deals: XLSX lub CSV.
  • Przykładowy arkusz firm: XLSX lub CSV .
• Transakcje i nowe pozycje linii w dwóch plikach: w tych przykładowych plikach nazwa transakcji jest unikalnym kluczem dla obiektu Deal. Podczas importu w dwóch plikach można zaimportować wiele pozycji liniowych dla każdej transakcji.
  • Przykładowy arkusz kalkulacyjnyDeals: XLSX lub CSV.
  • Line items sample spread sheet (with associated products): XLSX lub CSV.

Gdy pliki są już gotowe, dowiedz się, jak zaimportować i powiązać wiele obiektów