Tworzenie faktur i zarządzanie nimi

Twórz faktury w HubSpot, aby zbierać płatności cyfrowe za pośrednictwem narzędzia płatności HubSpot lub śledzić płatności dokonywane poza HubSpot. Aby rozpocząć korzystanie z faktur, zapoznaj się z przewodnikiem konfiguracji. Możesz również przejrzeć domyślne właściwości faktur HubSpot.

Uwaga: funkcje faktur są dostępne na wszystkich kontach korzystających z integracji z Quickbooks. Do ręcznego tworzenia faktur HubSpot potrzebne jest konto Starter, Professional lub Enterprise ze skonfigurowanym narzędziem płatności.

Poniżej dowiesz się, jak tworzyć faktury do wysłania do kupujących i zarządzać nimi po utworzeniu.

Tworzenie faktury

Superadministratorzy i użytkownicy z uprawnieniami do obiektów faktur mogą utworzyć fakturę bezpośrednio z rekordu kontaktu, firmy, transakcji lub oferty albo ze strony indeksu faktur. Można również utworzyć fakturę z opublikowanej oferty, aby skopiować szczegóły oferty do nowej faktury.

Uwaga: faktury można tworzyć tylko wtedy, gdy domyślną walutą konta jest USD.

Aby utworzyć fakturę ze strony indeksu:

• Na swoim koncie HubSpot przejdź do Sales > Invoices.
• W prawym górnym rogu kliknij opcję Utwórz fakturę.

Aby utworzyć fakturę z rekordu kontaktu, firmy lub transakcji:

• Przejdź do swoich rekordów:
  • Kontakty: Na koncie HubSpot przejdź do Kontakty > Kontakty.
  • Firmy: Na koncie HubSpot przejdź do Kontakty > Firmy.
  • Oferty: Na koncie HubSpot przejdź do Sprzedaż > Transakcje.
• Kliknij nazwę rekordu, na podstawie którego chcesz utworzyć fakturę.
• Na prawym pasku bocznym znajdź sekcję Faktury, a następnie kliknij przycisk Dodaj.
  
  
• Z rozwijanego menu wybierz opcję Utwórz fakturę. Oprócz utworzenia faktury z rekordu CRM, można również wybrać jedną z poniższych opcji z menu rozwijanego:
  
  • Dodaj istniejącą fakturę: powiązanie istniejącej faktury z rekordem.

• • Konwertuj transakcję na fakturę (tylko transakcje): tworzy fakturę przy użyciu informacji o transakcji, w tym powiązanych pozycji.

Aby utworzyć fakturę na podstawie opublikowanej oferty:

• Na koncie HubSpot przejdź do Sprzedaż > Wyceny.
• Najedź kursorem na nazwę oferty, a następnie kliknij menu rozwijane Akcje i wybierz Konwertuj ofertę na fakturę. Spowoduje to utworzenie nowej faktury przy użyciu informacji z oferty.

Następnie zostaniesz przeniesiony do edytora faktur, aby skonfigurować szczegóły faktury.

Uwaga: domyślnie podczas tworzenia faktury używany jest standardowy prefiks INV, po którym następuje numer, który zwiększa się sekwencyjnie dla każdej utworzonej faktury (na przykład INV-1001, a następnie INV-1002). Możesz zaktualizować prefiks i numer początkowy faktur w ustawieniach.

Konfiguracja rozliczania faktur

W sekcji Bill to w edytorze faktur najpierw skonfiguruj powiązane rekordy faktury, warunki płatności i inne.

• Każda faktura musi być powiązana z co najmniej jednym kontaktem. Aby powiązać fakturę z kontaktem:
  • Kliknij Dodaj kontakt.
  • W prawym panelu wyszukaj istniejący kontakt lub utwórz nowy.
  • Kliknij Next (Dalej ) i kontynuuj konfigurację niezbędnych etykiet powiązań.
  • Kliknij Zapisz.
• Każda faktura może być powiązana z jedną firmą. Aby powiązać fakturę z firmą:
  • Kliknij Dodaj firmę.
  • W prawym panelu wyszukaj istniejącą firmę lub utwórz nową.
  • Kliknij Next (Dalej ) i kontynuuj konfigurację niezbędnych etykiet powiązań.
  • Kliknij Zapisz.
• Aby dodać adres rozliczeniowy do faktury:
  • Kliknij Edytuj w sekcji Adres rozliczeniowy.
  • W prawym panelu wprowadź dane adresowe.
  • Kliknij przycisk Zastosuj.
• Domyślnie data faktury będzie ustawiona na bieżący dzień. Aby ją zaktualizować, kliknij pole Data faktury, a następnie użyj selektora dat, aby wybrać nową datę.
• Domyślnie płatność za fakturę będzie należna po jej otrzymaniu. Aby wybrać inne warunki płatności, kliknij menu rozwijane Warunki płatności, a następnie wybierz termin płatności. Pole Termin płatności zostanie automatycznie zaktualizowane, aby pasowało do wybranego terminu.
• Aby dodać numer zamówienia do faktury, wprowadź numer w polu Numer zamówienia.

Dodaj pozycje wiersza

W sekcji Pozycje dodaj pozycje, które kupujący będzie kupował.

• Aby dodać istniejące produkty z biblioteki produktów( tylkoProfessional lub Enterprise ):
  
  • Kliknij przycisk Wybierz z biblioteki produktów.
  • W prawym panelu zaznacz pola wyboru obok produktów, które kupujący będzie kupować. Następnie kliknij przycisk Dodaj.

• Aby utworzyć niestandardową pozycję na fakturze:
  • Kliknij przycisk Utwórz niestandardową pozycję wiersza.
  • W prawym panelu skonfiguruj szczegóły pozycji. Pola Nazwa i Cena jednostkowa są wymagane. Następnie kliknij przycisk Zapisz.
  • Po zapisaniu pozycji można zaktualizować jej szczegóły w edytorze pozycji, w tym zwiększyć ilość i ustawić rabat jednostkowy (w USD lub procentowy).
• Po dodaniu pozycji możesz sprawdzić sumę częściową, w tym wszelkie zastosowane rabaty, w sekcji Podsumowanie.

Dodaj komentarz

Opcjonalnie, jeśli chcesz dodać jakiekolwiek uwagi dla kupującego na fakturze, możesz dodać je do sekcji Komentarze. Możesz użyć opcji tekstowych u dołu pola tekstowego, aby dodatkowo sformatować tekst, dodać hiperłącze lub wstawić fragment tekstu.

Konfiguracja opcji rozliczeń

W sekcji Billing ustaw, które opcje płatności będą dostępne dla kupującego, a także czy chcesz zbierać informacje o adresie rozliczeniowym i wysyłkowym. Ustawienia te są dziedziczone z ustawień realizacji płatności.

• Aby ustawić dozwolone metody płatności, zaznacz pola wyboru obok Karta kredytowa lub debetowa i ACH (przelew bankowy).
• Aby zbierać informacje o adresie rozliczeniowym przy kasie, zaznacz pole wyboru Zbieraj adres rozliczeniowy przy zakupach kartą kredytową.
• Aby zbierać informacje o adresie wysyłki przy realizacji zakupu, zaznacz pole wyboru Zbieraj adres wysyłki. Gdy kupujący wprowadzi informacje o wysyłce, będzie mógł wybrać tylko spośród krajów określonych w ustawieniach płatności.

Ustawienia zaawansowane

W sekcji Ustawienia zaawansowane można dostosować język i ustawienia regionalne faktury, a także adres URL faktury. Aby uzyskać dostęp do ustawień zaawansowanych, kliknij przycisk Ustawienia zaawansowane.

• Domyślnie język tytułów i etykiet na stronie jest ustawiony na angielski. Aby zmienić ten język na inny, kliknij menu rozwijane Język , a następnie wybierz język.
• Domyślnie format daty i adresu będzie używany w Stanach Zjednoczonych. Aby zmienić format na inny, kliknij menu rozwijane Locale, a następnie wybierz lokalizację.
• Aby ustawić niestandardowy adres URL faktury przy użyciu dowolnej z połączonych domen, kliknij menu rozwijane Domena, a następnie wybierz domenę. Możesz również wprowadzić niestandardowy slug na końcu adresu URL, wprowadzając wartość w polu Content slug. Podgląd adresu URL faktury jest wyświetlany poniżej pól adresu URL.

Zapisz i sfinalizuj

W dowolnym momencie tworzenia faktury można kliknąć przycisk Zapisz w lewym górnym rogu, aby zapisać fakturę jako wersję roboczą. Do wersji roboczej faktury można powrócić w dowolnym momencie, aby ją edytować lub usunąć. Możesz także kliknąć Podgląd w prawym górnym rogu, aby zobaczyć, jak faktura będzie wyglądać dla kupującego.

Jeśli jesteś gotowy do sfinalizowania faktury, możesz wysłać ją do kupującego:

• W prawym górnym rogu kliknij Finalizuj. Po sfinalizowaniu faktury nie można edytować ani usunąć.

• W oknie dialogowym przejrzyj wyłączenie odpowiedzialności, a następnie kliknij przycisk Finalizuj.
• W następnym oknie dialogowym można wybrać metodę wysłania faktury do nabywcy lub powrócić do strony indeksu faktur:
  • Kopiuj: skopiowanie adresu URL faktury.
  • Napisz wiadomość e-mail z fakturą: przejście do powiązanego kontaktu, firmy lub rekordu transakcji z przygotowaną wiadomością e-mail zawierającą link do faktury.
  • Zamknij: powrót do strony indeksu faktur.
    
    

Możesz również wysłać fakturę w późniejszym czasie ze strony indeksu faktur, gdzie możesz również zarządzać istniejącymi fakturami.

Zarządzanie fakturami

Po utworzeniu faktur można nimi zarządzać ze strony indeksu faktur, podobnie jak w przypadku innych rekordów CRM.

• Na swoim koncie HubSpot przejdź do Sales > Invoices.
• Kliknij nazwę faktury.
• W prawym panelu można ustawić właściciela faktury za pomocą pola Właściciel, wyświetlić jej właściwości i zarządzać powiązaniami faktury.
  • W przypadku sporządzonych faktur można uzyskać dostęp do następujących opcji, klikając menu rozwijane Akcje w prawym górnym rogu:
    • Edytuj: kontynuuj konfigurowanie faktury.
    • Aby wyświetlić szczegóły faktury, kliknij nazwę faktury, a następnie wyświetl jej szczegóły w prawym panelu.
    • Klonuj: utworzenie nowej faktury z tymi samymi szczegółami.
      
      
  • W przypadku sfinalizowanych faktur można uzyskać dostęp do następujących opcji, klikając menu rozwijane Akcje w prawym górnym rogu:
    • Kopiuj link: skopiuj adres URL faktury, aby wysłać go do nabywcy.
    • Wyślij: jeśli z fakturą powiązany jest kontakt, wybierz tę opcję, aby przejść do rekordu kontaktu w celu wysłania wiadomości e-mail z linkiem do faktury.
    • Pobierz: pobranie faktury w formacie PDF.
    • Oznacz jako zapłaconą: oznaczenie faktury jako zapłaconej i ustawienie daty płatności. Po oznaczeniu faktury jako opłaconej nie można już pobierać płatności za fakturę ani jej anulować. Nie można tego cofnąć.
    • Unieważnij: oznaczenie faktury jako unieważnionej. Po oznaczeniu faktury jako nieważnej nie można już pobierać płatności za fakturę ani jej anulować. Nie można tego cofnąć.
    • Klonuj: utworzenie nowej faktury z tymi samymi danymi.
      
      
• Aby filtrować stronę indeksu według określonych właściwości faktury:
  • Kliknij opcję Zaawansowane filtry w lewym górnym rogu.
  • W prawym panelu kliknij + Dodaj filtr, aby skonfigurować nowy filtr.
  • Wyszukaj i wybierz właściwość, według której chcesz filtrować, a następnie ustaw kryteria filtrowania i kliknij przycisk Zastosuj filtr.
  • Aby skonfigurować wiele filtrów, kliknij AND lub OR w zależności od tego, jak chcesz je pogrupować. Dowiedz się więcej o konfigurowaniu filtrów i zapisywaniu widoków.
    
    
• Aby wyeksportować faktury, kliknij przycisk Eksportuj w prawym górnym rogu tabeli. Dowiedz się więcej o eksportowaniu rekordów.
• Aby edytować kolumny wyświetlane w tabeli, kliknij Edytuj kolumny w prawym górnym rogu tabeli.

Zarządzanie ustawieniami faktur

Prefiks faktury i numer początkowy można zmienić w ustawieniach faktury. Zmiana tych ustawień nie spowoduje aktualizacji istniejących faktur, a jedynie nowych.

• Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w głównym pasku nawigacyjnym.
• W menu na lewym pasku bocznym przejdź do pozycji Obiekty > Faktury.
• Domyślnie faktury zaczynają się od prefiksu INV. Aby to zmienić, kliknij Edytuj prefiks. Następnie w oknie dialogowym wprowadź nowy prefiks i kliknij przycisk Zapisz prefiks. Prefiks może składać się maksymalnie z 8 znaków.
• Domyślnie początkowy numer faktury to 1001. Aby to zmienić, kliknij opcję Aktualizacja punktu początkowego dla numerów faktur. Następnie w oknie dialogowym wprowadź nowy numer punktu początkowego i kliknij przycisk Aktualizuj punkt początkowy.