Spåra och logga e-postmeddelanden med HubSpot Sales Chrome-tillägget

Använd funktionerna Spåra och Logga i Chrome-tillägget HubSpot Sales för att övervaka och registrera dina kontakters engagemang i dina e-postmeddelanden.

• Med spårning aktiverad kan du övervaka när kontakter visar eller öppnar dina e-postmeddelanden.
  • Granska e-postaktivitet i aktivitetsflödet och på kontaktens tidslinje.
  • Få aviseringar i realtid när en kontakt öppnar ditt e-postmeddelande.
  • Användare med en tilldelad Sales Hub-plats kan spåra klick på länkar som ingår i brödtexten i det spårade e-postmeddelandet. Läs mer om klickspårning.
• När loggning är aktiverat kan du logga ett e-postmeddelande till mottagarens kontaktpost eller deras associerade poster.
  
  • Du kan ange e-postadresser och domäner som du aldrig vill logga e-postmeddelanden för i dina HubSpot-kontoinställningar. Eller så kan du lägga till dessa e-postadresser och domäner i inställningarna för Chrome-tillägget.

Läs mer om skillnaden mellan spårning och loggning.

Innan du sätter igång

Innan du börjar arbeta med Chrome-tillägget HubSpot Sales bör du gå igenom kraven och begränsningarna för spårning och loggning av e-postmeddelanden.

Förstå kraven

• För att logga ett e-postmeddelande och lägga till en ny kontakt i ditt HubSpot CRM-konto måste e-postadressen du skickar e-post från vara en av följande:
  • En användare i ditt konto.
  • En av dina anslutna e-postadresser.
  • Ett alias i din e-postklient (antingen ett alias som har konfigurerats i din anslutna Gmail-inkorg eller ett alias som har lagts till i din Profil och inställningar).

Förstå begränsningar och överväganden

• Spårning och loggning av e-post stöds inte för e-postmeddelanden som använder anpassade Gmail-layouter.
• Om du har aktiverat dataskyddsinställningar i ditt konto kan öppningar av e-postmeddelanden endast spåras för kontakter med en tilldelad rättslig grund för databehandling. Ditt juridiska team är den bästa resursen för att avgöra hur ditt företag använder loggning och spårning av e-post. Läs mer om spårning av e-post när dataskyddsinställningarna är aktiverade.
  • Du kan anpassa dina tilläggsinställningar för att stänga av spårning och loggning för ett specifikt meddelande eller för specifika kontakter eller e-postdomäner.
• När du loggar ett e-postmeddelande med en filbilaga kommer bilagor som är större än 50 MB inte att loggas till HubSpot. Ditt e-postmeddelande kommer fortfarande att levereras till kontakten och loggas till CRM, men utan en bilaga.
• När loggning är aktiverad kommer historiska e-postmeddelanden inte att loggas automatiskt till CRM. Lär dig hur du retroaktivt loggar skickade och mottagna e-postmeddelanden till CRM.

Konfigurera standardinställningar för loggning och spårning

Superadministratörer kan uppdatera standardbeteendet för spårning, loggning och associering av e-postmeddelanden för alla användare i ditt konto.

Så här konfigurerar du dessa standardinställningar:

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. Navigera till Objekt > Aktiviteter i menyn till vänster i sidofältet.
3. Klicka på fliken E-postlogg och spårning.
4. Under Inställningar för e-postlogg och spårning konfigurerar du hur e-postmeddelanden ska registreras i HubSpot genom att markera eller avmarkera de tillhörande kryssrutorna:
   • Tillämpa standardinställning för loggning för alla användare: när den här inställningen är aktiverad kan du klicka för att slå på eller av knappen Logga alla e-postmeddelanden som standard för att ange om e-postmeddelanden ska loggas som standard för alla användare i ditt konto.
   • Apply Default Association for all users: när den här inställningen är aktiverad kan du klicka på rullgardinsmenyn och välja de standardposttyper som ska associeras med ett loggat e-postmeddelande.
   • Tillämpa standardinställningen Spåra för alla användare: om du har markerat kryssrutan Tillåt alla användare att spåra e-postmeddelanden och se mottagare öppna och klicka på sina e-postmeddelanden kan du aktivera den här inställningen för att konfigurera om alla e-postmeddelanden ska spåras som standard för alla användare i ditt konto.

Observera: om du har tillgång till betaversionen Apply Activity Logging Defaults to External Emails följer säljtillägg och BCC/vidarebefordrade e-postmeddelanden de automatiska associationsreglerna och användarna kan inte anpassa standardinställningarna för e-postmeddelanden som skickas via tillägget. Betaversionen av Apply Activity Logging Defaults to External Email s påverkar inte e-postmeddelanden som skickas från delade inkorgar (t.ex. svar i konversations- och helpdeskverktygen) eller utgående e-postmeddelanden som skickas från sekvenser. När detta har rullats ut till alla konton i år kommer användarna inte att kunna anpassa tilläggets standardinställningar för associationsloggning, men de kan fortfarande redigera associationer när de skickar enskilda e-postmeddelanden.

Spåra e-postmeddelanden

Så här skickar du ett spårat e-postmeddelande från Gmail:

1. Logga in på ditt Gmail-konto.
2. Skriv ett nytt e-postmeddelande. Ange e-postmottagaren, ämnesraden och e-posttexten.
3. Markera kryssrutan Spåra.
4. Klicka på Skicka.

Visa status för det spårade e-postmeddelandet

Innan din kontakt öppnar e-postmeddelandet visas e-postmeddelandets ämnesrad och mottagare i ditt aktivitetsflöde i HubSpot som Skickat.

När mottagaren öppnar e-postmeddelandet får du ett popup-meddelande i realtid på skrivbordet. När du navigerar tillbaka till ditt aktivitetsflöde eller Chrome-tilläggsflöde ser du e-postinformationen markerad som Open. Klicka på rullgardinsmenyn under kontaktens namn för att se när mottagaren öppnade ditt e-postmeddelande. Du ser också en historik över kontaktens aktiviteter.

Du kan också se hur dina kontakter engagerar sig i dina spårade e-postmeddelanden från Chrome-tillägget. För att komma åt ditt aktivitetsflöde från Chrome-tillägget klickar du på HubSpot sprocket-ikonen sprocket längst upp till höger i Chrome-webbläsaren.

Läs mer om hur e-postspårning och försäljningsmeddelanden fungerar och hur du stänger av spårning.

Logga e-postmeddelanden

Skicka ett loggat e-postmeddelande med hjälp av Chrome-tillägget

1. Skriv ett nytt e-postmeddelande i Gmail.
2. Ange e-postmottagaren, ämnesraden och brödtexten. Om mottagarens e-postadress redan är kopplad till en kontaktpost i ditt CRM-system visas HubSpots kedjehjulsikon i raden bredvid e-postadressen i fältet Till.
3. Markera kryssrutan Logga.
4. Om ditt konto har konfigurerat standardinställningar för loggning väljer tillägget automatiskt vilka poster som e-postmeddelandet ska loggas till. För att manuellt välja vilka poster som e-postmeddelandet ska loggas till:
   • Klicka på rullgardinsmenyn bredvid kryssrutan Logga .
   • Markera och avmarkera kryssrutorna bredvid de poster som du vill logga e-postmeddelandet till.
5. Om du skickar e-postmeddelandet till en mottagare som inte är en kontakt i ditt CRM-system kan du välja att skapa en ny kontakt.
   • Om du vill skapa en ny kontakt markerar du kryssrutan bredvid e-postadressen under Skapa som nya kontakter, när du redigerar postens associationer.
     
     • Om du använder marknadsföringskontakter kommer en ny kontakt som skapas av ett loggat e-postmeddelande att ställas in som icke-marknadsföring.
     • Den HubSpot-användare som skickade e-postmeddelandet kommer automatiskt att tilldelas som kontaktägare, så länge ingen tidigare ägare har tilldelats.
   • Om du inte vill skapa en ny kontakt avmarkerar du kryssrutan bredvid e-postadressen under Skapa som nya kontakter . Läs mer om hur du loggar e-postmeddelanden endast till befintliga kontaktposter.Om du skickar e-postmeddelandet till en mottagare som inte är en kontakt i ditt CRM kan du välja att skapa en ny kontakt.
6. Klicka på Skicka.

Visa det loggade e-postmeddelandet i HubSpot

E-postmeddelanden som loggas till HubSpot med hjälp av tillägget kommer automatiskt att kopplas till de poster som du angav innan du skickade e-postmeddelandet.

För att se det loggade e-postmeddelandet i HubSpot:

1. I ditt HubSpot-konto navigerar du till dina kontakter, företag eller affärer.
2. Klicka på namnet på posten.
3. Leta reda på det loggade e-postmeddelandet på tidslinjen. Från e-postmeddelandet kan du göra följande:

• • Fäst: klicka för att fästa e-postmeddelandet högst upp på kontaktens tidslinje.
  • Kopieralänk: klicka för att kopiera URL:en till det loggade e-postmeddelandet.
  • Svara: klicka på Svara för att skicka ett e-postsvar till kontakten från HubSpot.
  • Vidarebefordra: klicka för att vidarebefordra e-postmeddelandet till en annan kontakt.

• • Ta bort: klicka för att ta bort e-postaktiviteten från tidslinjen.

• • Expandera: klicka på rullgardinsmenyn för att se hela e-postmeddelandet. Om det finns en pågående e-postkonversation kan du klicka på Visa tråd för att se alla e-postmeddelanden i tråden.
  • Associationer: klicka för att redigera associerade företags- eller affärsposter.
  • Bilagor: klicka för att öppna bilagor som är kopplade till det här specifika e-postmeddelandet.