Opas keskustelujen postilaatikkoon

• Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Postilaatikko.
• Jos tililläsi on useita postilaatikoita, napsauta vasemmassa yläkulmassa olevaa pudotusvalikkoa ja valitse toinen tarkasteltava postilaatikko.

• Saapuneet-kansiossa voit käyttää seuraavia ominaisuuksia keskustelujen hallintaan.

Suodattimet

Voit sekä etsiä että suodattaa keskusteluja samaan aikaan löytääksesi nopeasti asiaankuuluvan viestiketjun. Napsauta vasemmassa yläkulmassa olevaa search -hakukuvaketta ja kirjoita hakusana keskustelun etsimistä varten ja käytä suodattimia haun rajaamiseksi.

• Tila: suodata keskustelut niiden avoimen tai suljetun tilan perusteella.
  
• Kanava: lajittele keskustelut sen perusteella, onko ne luotu sähköposti-, live-chat- tai Messenger-keskustelusta.
• Yhteyshenkilö: suodattaa keskustelut viestiketjuun liittyvän yhteyshenkilön mukaan.
• Vastaanottaja: suodattaa keskustelut keskustelulle osoitetun tiimin jäsenen mukaan.
  • Voit myös suodattaa keskusteluja, jotka on osoitettu botin keskusteluvirtaan, valitsemalla keskusteluvirran nimen pudotusvalikosta.
  • Valitse Näytä deaktivoidut/poistetut käyttäjät -valintaruutu, jos haluat etsiä keskusteluja, jotka on osoitettu tililtäsi poistetuille tai deaktivoiduille käyttäjille.
• Päivämäärä: Käytä päivämääränvalitsinta suodattaaksesi tietyn ajanjakson aikana käydyt keskustelut.
• Lisää vaihtoehtoja: Valitse Piilota suodatetut -valintaruutu, jos haluat suodattaa pois keskustelut, jotka eivät ole merkityksellisiä yrityksellesi, ja/tai valitse Piilota roskat -valintaruutu, jos haluat suodattaa poistetut keskustelut pois hakutuloksista.

Voit myös lajitella keskustelut vanhimmasta uusimpaan napsauttamallakeskustelujen luettelon yläpuolella olevaa pudotusvalikkoa . Voit siirtyä takaisin saapuneisiin viesteihin napsauttamalla oikeassa yläkulmassa Lopeta haku.

Näkymät

Kaikki keskustelut on segmentoitu eri postilaatikkonäkymiin. Näissä näkymissä keskustelut ryhmitellään vastaanottajan, kanavan tai suodatetun tilan mukaan. Jos olet Marketing Hub-, Sales Hub- tai Service Hub Professional- tai Enterprise -tilin käyttäjä, opi, miten voit järjestää keskustelut mukautettuihin näkymiin saapuneet-kansiossa.

Valitse vasemmasta sivupalkista näkymä:

• Ei määritetty: Näytä kaikki keskustelut, joille ei ole määritetty omistajaa. Jos keskustelun omistaja poistetaan myöhemmin tililtäsi, keskustelu poistetaan automaattisesti ja se näkyy myös tässä näkymässä.
• Minulle osoitettu: Näytä kaikki keskustelut, joissa on vähintään yksi vastaus ja jotka on reititetty tai osoitettu sinulle.
• Kaikki auki: Näytä kaikki tiimisi keskustelut saapuneet viestit -ikkunassa. Muista, että jos lähetät lähtevän sähköpostiviestin yhteyshenkilölle saapuneet-kansiosta, kyseinen sähköposti ei näy Kaikki avoimet -näkymässä ennen kuin yhteyshenkilö vastaa sähköpostiin.
• Chat: Näytä kaikki keskustelut, jotka ovat peräisin sivustosi chat-widgetistä.
• Botit: Näytä kaikki bottien keskustelut, joille ei ole koskaan tai vielä määritetty omistajaa.
• Sähköposti: Näytä kaikki keskustelut, jotka ovat peräisin tiimisi sähköpostiosoitteeseen lähetetyistä sähköposteista.
• Messenger: Näytä kaikki keskustelut, jotka ovat peräisin Facebookin yrityssivulta, johon on liitetty Facebook Messenger -tili.
• Lomakkeet: Näytä kaikki liitetyn tukilomakkeen lähettämiset.
• Kaikki suljetut: Näytä kaikki suljetut keskustelut.
• Lähetetyt: Näytä kaikki lähtevät sähköpostiviestit, jotka on lähetetty keskustelujen saapuneet-kansiosta ja CRM:n tietueesta. Muista, että kun vastaanottaja vastaa sähköpostiviestiin, keskustelu siirtyy Kaikki avoimet -näkymään ja muihin asiaankuuluviin näkymiin, kuten Minulle osoitettu tai Ei osoitettu -näkymään.
• Roskaposti: Näytä kaikki sähköpostit, jotka eivät liity yrityskeskusteluihisi, kuten mainossähköpostit. Kaikki roolipohjaisesta sähköpostista (markkinointi@, myynti@ jne.) vastaanotetut sähköpostit lähetetään Roskaposti-näkymään .
• Roskakori: Näytä kaikki poistetut keskustelut. Avaa poistettu keskustelu tarkastellaksesi sen sisältöä. Jos haluat palauttaa poistetun keskustelun, valitse ylävalikosta Palauta rotatei. Jos haluat poistaa viestin pysyvästi, valitse Poista ikuisesti delete. Tämä poistaa viestiketjun pysyvästi Saapuneet-kansiosta ja yhteystietueesta, johon keskustelu on kirjattu. Myös siihen liittyvä lippu poistetaan. Et pääse käsiksi viestiketjuihin Saapuneet-kansiossa tai niihin liittyvissä tietueissa sen jälkeen, kun olet poistanut ne roskakorinäkymästä. Nämä keskustelut poistetaan automaattisesti 30 päivän kuluttua, eikä niitä voi palauttaa.

Näkymät Ei määritetty, Minulle määritetty, Kaikki avoimet ja Keskustelu tulevat aina näkyviin. Jos haluat käyttää muita vakionäkymiä, valitse Lisää.

Laadi

Napsauta vasemmalla alhaalla kohtaa Laadi , jos haluat kirjoittaa lähtevän sähköpostin suoraan keskustelujen saapuneet-kansiosta. Lisätietoja sähköpostiviestien lähettämisestä ja niihin vastaamisesta keskustelujen saapuneet-kansiosta.

Luettelo keskusteluista

Näytä vasemmassa paneelissa luettelo kaikista valitun näkymän keskusteluista. Keskustelut on lajiteltu viestin vastaanottamisajankohdan mukaan aloittaen viimeisimmästä vastaanotetusta viestistä. Viestin esikatselu sisältää seuraavat tiedot:

• Keskustelun aloittaneen yhteyshenkilön nimi sekä keskusteluketjuun osallistujien lukumäärä.
• Edelleenlähetys- tai vastausilmaisin, joka auttaa tunnistamaan keskustelut, joihin sinun on vielä vastattava.
• Sähköpostin mahdollinen otsikkorivi ja viestin rungon esikatselu.
• Säikeen viimeisen vastaanotetun viestin aikaleima.
• Kuvake, joka osoittaa, miltä kanavalta keskustelu on peräisin.
• Esikatselu kaikista viestiketjuun sisältyvistä kommenteista.

Tietoja ja niihin liittyviä tietoja

Oikeassa sivupalkissa voit tarkastella asiayhteystietoja yhteyshenkilöstä, siihen liittyvästä tiketistä ja yhteyshenkilön aiemmista keskusteluista yrityksesi kanssa. Voit laajentaa kutakin osiota napsauttamalla ja tarkastella lisätietoja.

• Yhteyshenkilö: Jos haluat irrottaa yhteystiedon viestiketjusta, napsauta yhteystiedon nimen vieressä olevaa X-kirjainta . Voit avata yhteystietueen toisessa selaimen välilehdessä napsauttamalla yhteystiedon nimeä. Yhteystietueessa voit lähettää henkilökohtaisen sähköpostiviestin, soittaa puhelun, lisätä muistiinpanon, luoda tehtävän tai sopia tapaamisen yhteystiedon kanssa.
• Lippu: nähdäksesi lisätietoa lipuista, klikkaa Näytä lisää lippukortissa. Napsauta oikealle avautuvassa paneelissa kohtaa Muokkaa näytettyä ominaisuudet osoitteeseen mukauttaa ominaisuuksia jotka näkyvät Lipun tiedot paneeli. Tämä ei päivitä ominaisuuksia, jotka näkyvät lippukortin postilaatikossa. Jos keskusteluun ei ole liitetty tikettiä, valitse Luo tiketti. Et voi irrottaa lippua saapuneet-kansiossa olevasta keskustelusta. Lisätietoja lippujen hallinnasta saapuneet-kansiossa.
  
  

  Huomaa: 1. huhtikuuta 2024 jälkeen luoduilla tileillä ei ole pääsyä saapuneiden lippujen postilaatikkoon. Tiketin luominen postilaatikkoon siirtää sekä tiketin että keskustelun help deskiin. Lue, miten tikettejä hallitaan help deskissä.

• Tietoja tästä yhteystiedosta: Tässä näkyvät yhteystiedon ominaisuudet ovat samat kuin yhteystietueen Tietoja-kortin ominaisuudet. Jos haluat muokata näkyviin tulevia yhteystiedon ominaisuuksia, siirrä hiiren kursori tietosymbolin päälle info ja valitse sitten Muokkaa ominaisuuksia.
• Muut keskustelut: Näytä aiemmat keskustelut yhteyshenkilön ja tiimisi välillä.
• Muut liput: Näytä yhteyshenkilön muut liput.
• Aiempi palaute: Näytä yhteyshenkilön aiempi palaute asiakasuskollisuuskyselystä, asiakastukikyselystä tai asiakastyytyväisyyskyselystä.
• Sopimukset : Voit luoda sopimustietueen, jolla seurataan tämän keskustelun mahdollisia tulomahdollisuuksia, valitsemalla Luo sopimus.
• Yritys: Näytä yhteyshenkilön yritystietue.
• Mukautetut kohteet (vainEnterprise ): Jos käytät mukautettuja kohteita, voit tarkastella mukautetun kohteen tietuetta, joka liittyy viestiketjuun sisältyvään yhteystietoon. Jotta mukautetun objektin tietue näkyy saapuneet-kansiossa, se on liitettävä yhteystietueeseen.

Vastaa ja kommentoi

Voit vastata saapuneeseen sähköposti- tai chat-viestiin vastauseditorilla tai ilmoittaa toiselle tiimin jäsenelle keskustelusta Kommentti-välilehdellä . Voit myös soittaa puhelun vastauseditorista , jos haluat olla yhteydessä yhteyshenkilöön puhelimitse.

Jos haluat laajentaa vastauseditoria vastausta kirjoittaessasi, napsauta ja vedä vastauseditoriin.

• Napsauta vasemmanpuoleisessa sivupalkissa keskustelua avataksesi oikealla olevan viestiketjun yksityiskohtaisen näkymän.
  • Voit valita käyttäjän, jolle keskustelu osoitetaan, napsauttamalla vasemmassa yläkulmassa olevaa Omistajan pudotusvalikkoa.
  • Jos keskusteluun liittyy tiketti, avaa tikettitietue toiseen selaimen välilehteen napsauttamalla tiketin nimeä keskustelun yläpuolella.
  • Jos haluat siirtyä live-chatista tai Facebook Messengeristä vastaamaan sähköpostitse, napsauta kanavan pudotusvalikkoa vastauseditorissa ja valitse Sähköposti. Kun keskustelu päättyy, keskusteluhistoria lähetetään vierailijalle sähköpostitse.
  • Jos haluat lähettää kopion keskustelupöytäkirjasta, poistaa keskustelun, estää lähettäjän tai merkitä keskustelun roskapostiksi, napsauta oikeassa yläkulmassa olevaa Lisää-pudotusvalikkoa .
    • Kun estät lähettäjän, keskustelu siirtyy Suodatettu-näkymään postilaatikkoosi. Voit poistaa lähettäjän eston roskapostinäkymästä , jolloin tulevat keskustelut näkyvät postilaatikossasi.
      
      • Keskustelujen osalta kävijä näkee jatkossa keskusteluwidgetin, kun hän vierailee sivustollasi, mutta hänen uudet viestinsä eivät näy saapuneet-kansiossasi.
      • Sähköpostien osalta tämä suodattaa viestiketjun ja kaikki tämän lähettäjän saapuvat viestiketjut jatkossa.
      • Liittyvät liput poistetaan pysyvästi.

Huomaa: jos merkitset sähköpostikeskustelun roskapostiksi, tämä suodattaa vain nykyisen viestiketjun.

• Jos haluat lähettää sähköpostikeskustelun eteenpäin toiselle tiimille tai organisaatiolle yrityksesi ulkopuolella, valitse viimeisimmän sähköpostivastauksen yläreunassa Siirrä eteenpäin.
• Jos haluat merkitä keskustelun päättyneeksi, valitse Sulje keskustelu. Jos keskusteluun liittyy tiketti, käyttäjä voi sulkea tiketin ja keskustelun samanaikaisesti tai sulkea vain keskustelun napsauttamalla Lisää-pudotusvalikkoa ja valitsemalla Sulje keskustelu.

• Jos haluat enemmän tilaa keskusteluun vastaamiselle, voit sulkea oikean tai vasemman paneelin napsauttamalla paneelin yläreunassa olevaa last -kuvaketta ja laajentaa paneelia uudelleen napsauttamalla first -kuvaketta.

Huomaa: bot-keskusteluissa, joissa kävijä ei ole saavuttanut botin Lähetä tiimin jäsenelle -botin toimintoa, keskustelua ei voida merkitä päättyneeksi ennen kuin kävijä on ollut 30 minuuttia toimettomana.

• Keskustelujen poistaminen tai sulkeminen irtotavarana:
  • Keskusteluja: Vie hiiren kursori keskustelujen päälle ja valitse muokattavien viestiketjujen vieressä olevat valintaruudut .
  • Valitse Saapuneet-kansion yläosassa Siirrä roskakoriin tai Sulje keskustelu.

Linkki tiettyyn viestiin keskustelussa

Voit linkittää suoraan keskustelun viestiin ja jakaa sen tiimisi jäsenen kanssa, mikä voi helpottaa tehokasta yhteistyötä ja välttää tarvetta etsiä viestiketjun muita viestejä.

Viestilinkin luominen ja jakaminen:

• Napsauta vasemmanpuoleisessa sivupalkissa keskustelua avataksesi oikealla olevan viestiketjun yksityiskohtaisen näkymän.
• Vie hiiren kursori viestiketjun viestin päälle, napsauta ellipsikuvaketta ja valitse sitten Kopioi linkki.

• Viestilinkki kopioidaan leikepöydälle, jonka voit sitten jakaa toiselle tiimisi jäsenelle. Kun hän liittää URL-osoitteen selaimensa URL-palkkiin, hänet ohjataan suoraan kyseiseen viestiin.

Tila

Napsauta vasemmassa yläkulmassa olevaa kytkintä päälle tai pois vaihtaaksesi chatin saatavuustilaa. Lue, miten voit mukauttaa työaikasi niin, että saatavuusstatuksesi asetetaan automaattisesti.

Kun olet poissa, näytät edelleen käytettävissä olevana kaikkiin sinulle tällä hetkellä määritettyihin avoimiin keskusteluihin, mutta näytät poissa olevana uusille saapuville vierailijoille.

Saapuneet asetukset

Saapuneet-kansion vasemmassa alakulmassa pääset nopeasti muokkaamaan postilaatikon asetuksia. Voit muokata postilaatikkotason asetuksia tai sähköposti- tai keskustelukanavakohtaisia asetuksia. Lue lisää saapuneiden postilaatikon muokkaamisesta.