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Connecter un formulaire à la boîte de réception des conversations

Dernière mise à jour: mai 14, 2020

Pour recevoir des soumissions de formulaires dans votre boîte de réception des conversations, connectez le formulaire en tant que réseau dans votre boîte de réception. Lorsqu'un visiteur soumet un formulaire, vous pouvez répondre à sa demande dans la boîte de réception, comme si vous répondiez à un e-mail. Vous pouvez également créer un ticket correspondant pour la demande du visiteur.

Connecter un formulaire

  • Depuis votre compte HubSpot, accédez à Conversations > Boïte de récéption.
  • Dans le coin inférieur gauche, cliquez sur Paramètres de la boîte de réception, puis sélectionnez Canaux.
  • Cliquez sur Connecter un canal.
  • Cliquez sur Formulaires
  • Sélectionnez Connecter un formulaire existant ou Créer un nouveau formulaire.
  • Dans l'angle inférieur droit, cliquez sur Suivant.

Connecter un formulaire existant

Personnalisez les règles de transfert du formulaire existant et les propriétés de ticket associées.

  • Cliquez sur le menu déroulant Sélectionner un formulaire et sélectionnez un formulaire existant.connect-an-existing-form
  • Cliquez sur Suivant.
  • Par défaut, les soumissions entrantes ne sont pas attribuées afin que votre équipe puisse les trier. Si vous souhaitez transférer la conversation aux utilisateurs et membres de l'équipe spécifiques, cliquez sur le bouton Attribuer automatiquement les conversations.
  • Cliquez sur le menu déroulant Attribuer automatiquement les conversations entrantes à et sélectionnez une option de transfert :
    • Utilisateurs et équipes spécifiques : transférez les soumissions entrantes vers les utilisateurs ou équipes sélectionné(e)s. Sélectionnez le nom des utilisateurs ou des équipes à partir du menu déroulant Utilisateurs et équipes spécifiques.
    • Propriétaire du contact : transférez les soumissions entrantes vers le propriétaire d'un contact. Le contact doit avoir un propriétaire attribué à sa fiche d'informations et être suivi avec un cookie. Si le propriétaire est hors ligne, la soumission sera envoyée au propriétaire du visiteur.
  • Si vous connectez un formulaire de support à la boîte de réception, HubSpot créera automatiquement un ticket pour chaque soumission de formulaire.
    • Pour personnaliser les propriétés de ticket, cliquez sur Modifier le ticket.
    • Modifiez les propriétés dans le panneau de droite, puis cliquez sur Enregistrer.
  • Pour terminer la configuration de votre formulaire, cliquez sur Enregistrer dans le coin inférieur droit.
submission-in-inboxVous pouvez également connecter un formulaire directement depuis l'éditeur de formulaires. Dans le panneau de gauche de l'éditeur de formulaires, cliquez sur le bouton Créer automatiquement des tickets. Cela ajoutera les champs de ticket par défaut au formulaire afin qu'un ticket soit créé automatiquement à partir de chaque soumission de formulaire. enable-automatically-create-ticket-form

Créer un formulaire

Vous serez redirigé vers l'éditeur de formulaire où vous pourrez configurer et personnaliser votre formulaire.

  • En haut de l'éditeur de formulaire, cliquez sur l'icône Crayon edit pour modifier le nom du formulaire.
  • Configurez les champs et options de formulaire.
  • Par défaut, les soumissions de ce formulaire créeront un ticket et les champs suivants seront inclus :
    • Prénom
    • Nom
    • E-mail
    • Problème (Nom du ticket)
    • Détails (Description du ticket)
    • Pipeline du ticket (champ masqué : hs_pipeline)
    • Statut du ticket (champ masqué, représenté par hs_pipeline_phase)new-form-in-inbox
  • Cliquez sur Mettre à jour le formulaire.
  • Par défaut, les soumissions entrantes ne sont pas attribuées afin que votre équipe puisse les trier. Si vous souhaitez transférer la conversation aux utilisateurs et membres de l'équipe spécifiques, cliquez sur le bouton Attribuer automatiquement les conversations.
  • Cliquez sur le menu déroulant Attribuer automatiquement les conversations entrantes à et sélectionnez une option de transfert :
    • Utilisateurs et équipes spécifiques : transférez les soumissions entrantes vers les utilisateurs ou équipes sélectionné(e)s. Sélectionnez le nom des utilisateurs ou des équipes à partir du menu déroulant Utilisateurs et équipes spécifiques.
    • Propriétaire du contact : transférez les soumissions entrantes vers le propriétaire d'un contact. Le contact doit avoir un propriétaire attribué à sa fiche d'informations et être suivi avec un cookie. Si le propriétaire est hors ligne, la soumission sera envoyée au propriétaire du visiteur.
  • Si un ticket sera automatiquement créé, cliquez sur Modifier le ticket. Modifiez les propriétés dans le panneau de droite, puis cliquez sur Enregistrer.
  • Pour terminer la connexion de votre formulaire, cliquez sur Enregistrer dans le coin inférieur droit.

Lorsqu'un visiteur soumet le formulaire, la soumission apparaîtra dans la boîte de réception où vous pourrez répondre à l'enquête du client

Gérer et modifier des formulaires connectés

Une fois que vous avez connecté un formulaire à la boîte de réception, vous pouvez modifier les champs de formulaire ou les règles de transfert, ou connecter un autre formulaire à la boîte de réception.

  • Depuis votre compte HubSpot, accédez à l'icône Paramètres settings dans l'angle supérieur droit.
  • Dans le menu latéral de gauche, accédez à Conversations > Boîtes de réception.
  • Cliquez sur Modifier à côté de la boîte de réception à laquelle vous avez connecté un formulaire.
  • Dans le menu latéral de gauche, sélectionnez Canaux.
  • Une liste des canaux connectés à votre boîte de réception ainsi que de tous les formulaires connectés s'affiche. Pour modifier les règles de transfert d'un formulaire connecté ou les propriétés de ticket, passez le curseur de la souris sur le formulaire et cliquez sur Modifier.
    • Attribuer automatiquement les conversations : cliquez pour attribuer automatiquement les soumissions de formulaires aux membres d'équipe spécifiques. Découvrez-en davantage sur ces règles de transfert.
    • Créer automatiquement des tickets : si un ticket sera créé à partir de chaque soumission de formulaire, cette option est activée par défaut.
    • Modifier le ticket : cliquez pour modifier les valeurs par défaut des propriétés du ticket. Cela inclut le pipeline de tickets et la phase de ticket.
    • edit-rules-inbox-form
  • Pour modifier le champ ou les options du formulaire, passez le curseur de la souris sur le formulaire et cliquez sur le menu déroulant Options, puis sélectionnez Gérer le formulaire
  • Pour supprimer le formulaire, passez le curseur de la souris sur le formulaire et cliquez sur le menu déroulant Options, puis sélectionnez Supprimer
  • Pour désactiver un formulaire de support afin que les soumissions ne soient pas envoyées vers la boîte de réception, cliquez sur le bouton Statut.
  • Si vous souhaitez connecter un autre formulaire, dans l'angle supérieur droit, cliquez sur Connecter un canal.
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