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Connecter un formulaire de support à la boîte de réception des conversations

Dernière mise à jour: mars 4, 2020

Pour recevoir des soumissions pour un formulaire de support dans votre boîte de réception des conversations, connectez le formulaire de support en tant que réseau dans votre boîte de réception. Lorsqu'un visiteur soumet un formulaire, vous pouvez répondre à sa demande dans la boîte de réception, comme si vous répondiez à un e-mail. Un ticket correspondant sera créé pour la demande du visiteur.

Remarque : actuellement, vous pouvez connecter un formulaire de support à la boîte de réception des conversations uniquement. Les autres formulaires HubSpot ne peuvent pas être connectés à la boîte de réception.

Connecter un formulaire de support

  • Depuis votre compte HubSpot, accédez à Conversations > Boïte de récéption.
  • Dans le coin inférieur gauche, cliquez sur Paramètres de la boîte de réception, puis sélectionnez Formulaires.
  • Cliquez sur Connecter le formulaire.
  • Sélectionnez Connecter un formulaire existant ou Créer un nouveau formulaire.
  • Dans l'angle inférieur droit, cliquez sur Suivant.

Connecter un formulaire existant

Personnalisez les règles de transfert du formulaire existant et les propriétés de ticket associées.

  • Cliquez sur le menu déroulant Sélectionner un formulaire et sélectionnez un formulaire de support existantconnect-an-existing-form.
  • Cliquez sur Suivant.
  • Ensuite, choisissez le destinataire du transfert des soumissions de formulaire. Par défaut, les soumissions entrantes ne sont pas attribuées afin que votre équipe puisse les trier. Si vous souhaitez transférer la conversation vers des utilisateurs et des membres d'équipe spécifiques, cliquez sur le bouton Attribuer automatiquement les conversations.
  • Cliquez sur le menu déroulant Attribuer automatiquement les conversations entrantes à et sélectionnez une option de transfert :
    • Utilisateurs et équipes spécifiques : transférez les soumissions entrantes vers les utilisateurs ou équipes sélectionné(e)s. Sélectionnez le nom des utilisateurs ou des équipes à partir du menu déroulant Utilisateurs et équipes spécifiques.
    • Propriétaire du contact : transférez les soumissions entrantes vers le propriétaire d'un contact. Le contact doit avoir un propriétaire attribué à sa fiche d'informations et être suivi avec un cookie. Si le propriétaire est hors ligne, la soumission sera envoyée au propriétaire du visiteur.
  • Pour personnaliser les propriétés de ticket, cliquez sur Modifier le ticket. Modifiez les propriétés dans le panneau de droite, puis cliquez sur Enregistrer.
  • Pour terminer la configuration de votre formulaire, cliquez sur Enregistrer dans le coin inférieur droit.
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Créer un formulaire

Vous serez redirigé vers l'éditeur de formulaire où vous pourrez configurer et personnaliser votre formulaire.

  • En haut de l'éditeur de formulaire, cliquez sur l'icône Crayon edit pour modifier le nom du formulaire.
  • Configurez les champs et options de formulaire. Ce formulaire permet d'ajouter les propriétés de ticket comme champs de formulaire. Par défaut, les champs suivants seront inclus dans le formulaire :
    • Prénom
    • Nom
    • E-mail
    • Problème (Nom du ticket)
    • Détails (Description du ticket)
    • Pipeline de ticket (champ masqué, représenté par hs_pipeline)
    • Statut du ticket (champ masqué, représenté par hs_pipeline_phase)new-form-in-inbox
  • Cliquez sur Mettre à jour le formulaire.
  • Ensuite, choisissez le destinataire du transfert des soumissions de formulaire. Par défaut, les soumissions entrantes ne sont pas attribuées afin que votre équipe puisse les trier. Si vous souhaitez transférer la conversation vers des utilisateurs et des membres d'équipe spécifiques, cliquez sur le bouton Attribuer automatiquement les conversations.
  • Cliquez sur le menu déroulant Attribuer automatiquement les conversations entrantes à et sélectionnez une option de transfert :
    • Utilisateurs et équipes spécifiques : transférez les soumissions entrantes aux utilisateurs ou équipes sélectionné(e)s. Sélectionnez le nom des utilisateurs ou des équipes à partir du menu déroulant Utilisateurs et équipes spécifiques.
    • Propriétaire du contact : transférez les soumissions entrantes vers le propriétaire d'un contact. Le contact doit avoir un propriétaire attribué à sa fiche d'informations et être suivi avec un cookie. Si le propriétaire est hors ligne, la soumission sera envoyée au propriétaire du visiteur.
  • Pour personnaliser les propriétés de ticket, cliquez sur Modifier le ticket. Modifiez les propriétés dans le panneau de droite, puis cliquez sur Enregistrer.
  • Pour terminer la connexion de votre formulaire, cliquez sur Enregistrer dans le coin inférieur droit.

Lorsqu'un visiteur soumet le formulaire, la soumission apparaîtra dans la boîte de réception où vous pourrez répondre à l'enquête du client. Un ticket sera également créé pour la soumission.

Découvrez comment ajouter le formulaire de support à votre base de connaissances.

Gérer vos formulaires connectés

Une fois que vous avez connecté un formulaire de support à la boîte de réception, vous pouvez modifier les champs de formulaire ou les règles de transfert, ou connecter un autre formulaire à la boîte de réception.

  • Depuis votre compte HubSpot, accédez à l'icône Paramètres settings dans l'angle supérieur droit.
  • Dans le menu latéral de gauche, accédez à Conversations > Boîtes de réception.
  • Cliquez sur Modifier à côté de la boîte de réception à laquelle vous avez connecté un formulaire.
  • Dans le menu latéral de gauche, sélectionnez Formulaires.
  • Une liste des formulaires connectés à votre boîte de réception s'affiche. Pour apporter des modifications au formulaire connecté, passez le curseur de la souris sur le formulaire et cliquez sur le menu déroulant Actions, puis sélectionnez une option ci-dessous :
    • Pour modifier les champs et options d'un formulaire, sélectionnez Modifier le formulaire de support.
    • Pour modifier les règles de transfert du formulaire, sélectionnez Modifier les règles.
    • Pour supprimer le formulaire, sélectionnez Supprimer.
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  • Pour désactiver un formulaire de support afin que les soumissions ne soient pas envoyées vers la boîte de réception, cliquez sur le bouton Statut.
  • Si vous souhaitez connecter un autre formulaire, cliquez sur Connecter le formulaire dans le coin supérieur droit.
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