HubSpot SalesのChrome拡張機能を使用したEメールの追跡とログ記録

HubSpot SalesのChrome拡張機能の「追跡」機能と「ログ記録」機能を使用することにより、Eメールへのコンタクトのエンゲージメントの記録をモニタリングし、保持します。

• 追跡機能をオンにすると、コンタクトがEメールを開封するタイミングをモニタリングできます。
  • アクティビティーフィードとコンタクトタイムラインでEメールのアクティビティーを確認できます。 
  • コンタクトがEメールを開封した時点でリアルタイムの通知を受け取ることができます。
  • Sales Hubシートが割り当てられているユーザーは、追跡対象のEメールの本文に記載されているリンクのクリックを追跡できます。クリックの追跡について詳細をご確認ください。 
• ログ記録機能を有効にすると、受信者のコンタクトレコードや関連付けられているレコードにEメールを記録できます。
  
  • HubSpotアカウントの設定で、Eメールのログ記録対象外にする特定のEメールアドレスやドメインを指定できます。または、Chrome拡張機能の設定で、対象外とするEメールアドレスとドメインを追加することもできます。

追跡とログ記録の違いについて詳細をご確認ください。

始める前に

HubSpot SalesのChrome拡張機能を使用する前に、Eメールの追跡とログ記録の要件と制限事項を確認してください。 

要件を理解する

• Eメールをログに記録し、新しいコンタクトをHubSpotのCRMアカウントに追加するためには、送信するEメールの差出人アドレスが、以下のいずれかであることが必要です。
  • アカウントのユーザー。
  • 接続先のEメールアドレスのいずれか。
  • Eメールクライアントのエイリアス（接続先のGmail受信トレイで設定されているエイリアス、または［プロファイルとお気に入り］に追加したエイリアスのいずれか）。

制限事項と考慮事項を理解する

• Eメールの追跡とログ記録は、カスタマイズされたGmailレイアウトを使用したEメールではサポートされません。 
• アカウントでデータプライバシー設定をオンにしている場合、データ処理の法的根拠が割り当てられているコンタクトのみが、Eメール開封の追跡対象となります。自社でのEメールのログ記録機能と追跡機能の使用状況を判断するには、法務チームに相談するのが最善の策です。データプライバシー設定がオンになっている場合のEメールの追跡について詳細をご確認ください。
  • 拡張機能の設定をカスタマイズすることで、特定のメッセージ、特定のコンタクトまたはEメールドメインの追跡とログ記録を無効にすることができます。 
• 添付ファイル付きのEメールのログ記録については、50 MBを超える添付ファイルはHubSpotに記録されません。それでもEメールはコンタクトに配信され、CRMのログに添付ファイルなしで記録されます。
• ログ記録を有効にしても、過去のEメールが自動的にCRMに記録されることはありません。送受信されたEメールを過去にさかのぼってCRMに記録する方法をご確認ください。

デフォルトのログ記録と追跡の設定を構成する

1. HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示される設定アイコンsettingsをクリックします。
2. 左のサイドバーメニューで、［オブジェクト］＞［アクティビティー］に移動します。
3. ［Eメールのログと追跡］タブで、以下のチェックボックスをオンまたはオフにすることで、HubSpotでのEメールの追跡またはログ記録の動作を設定できます。
   • Eメールの添付ファイルを記録することを全てのユーザーに許可：受信Eメールの添付ファイルをCRM、コミュニケーション受信トレイ、サイドバーのログに記録できるようにするには、オンに設定します 
   • 全てのユーザーのデフォルトのログ設定を適用：この設定をオンにすると、［デフォルトで全てのEメールをログに記録］スイッチをクリックしてオン／オフにすることで、アカウントの全てのユーザーに対し、デフォルトでEメールをログに記録するかどうかを設定できます。
   • Eメールを追跡して、受信者がEメールを開封してクリックしたときに確認することを全てのユーザーに許可：ユーザーがCRM、コミュニケーションの受信トレイ、Eメール拡張機能、シーケンスから送信されたEメールを追跡できるようにするには、オンに設定します。 
   • 全てのユーザーのデフォルトの追跡設定を適用：［Eメールを追跡して、受信者がEメールを開封してクリックしたときに確認することを全てのユーザーに許可］チェックボックスをオンにしている場合に、この設定をオンにすると、アカウントの全てのユーザーの全てのEメールがデフォルトで追跡されるかどうかを設定できます。

Eメールを追跡する

追跡対象のEメールをGmailから送信するには、次の手順に従います。

1. Gmailアカウントにログインします。
2. 新しいEメールを作成します。Eメールの送信先、件名、本文を入力します。
3. ［トラック］チェックボックスをオンにします。
4. ［送信］をクリックします。

追跡対象のEメールのステータスを確認する

送信したEメールを相手が開封するまでは、HubSpotのアクティビティーフィードにEメールの件名および受信者とともに表示されるステータスは［送信済み］となります。

受信者がEメールを開封すると、お使いのパソコンにリアルタイムでポップアップ通知が表示されます。アクティビティーフィード、またはChrome拡張機能フィードに戻ると、Eメール情報は、［開封］に変わっているはずです。コンタクトの名前の下にあるドロップダウンメニューをクリックすると、受信者がEメールを開封した日時と場所を確認できます。コンタクトのアクティビティー履歴もリストで表示されます。

Chrome拡張機能によって追跡されたEメールにコンタクトがどのようにエンゲージしているかも確認できます。Chrome拡張機能からアクティビティーフィードにアクセスするには、Chromeブラウザーの右上にあるHubSpotスプロケットアイコンsprocket をクリックします。

Eメール追跡およびセールス通知の仕組みと、追跡を無効にする方法について詳細をご確認ください。

Eメールをログに記録する

Chrome拡張機能を使用してログ記録対象のEメールを送信する

1. Gmailで新しいEメールを作成します。
2. Eメールの送信先、件名、本文を入力します。受信者のEメールアドレスがCRMのコンタクトレコードにすでに関連付けられている場合、［宛先］フィールドのEメールアドレスの横にHubSpotスプロケットアイコンが並べて表示されます。 
3. ［ログ］チェックボックスをオンにします。
4. アカウントでデフォルトのログ記録の設定が構成されている場合、アドインによって自動的にEメールのログを記録するレコードが選択されます。Eメールのログを記録するレコードを手動で選択するには、次の手順に従います。
   • ［ログ］チェックボックスの横にあるドロップダウンメニューをクリックします。
   • Eメールを記録するレコードの横にあるチェックボックスを選択してクリアします。
5. CRMのコンタクトではない受信者にEメールを送信する場合は、新しいコンタクトを作成できます。
   • 新しいコンタクトを作成するには、レコードの関連付けを編集するときに、［新規コンタクトとして作成］の下に示されているEメールアドレスの横にあるチェックボックスをオンにします。
     
     • マーケティングコンタクトを使用している場合、ログに記録されたEメールによって作成される新しいコンタクトはマーケティング対象外に設定されます。
     • 以前に担当者が割り当てられていない限り、Eメールを送信したHubSpotユーザーが自動的にコンタクト担当者として割り当てられます。 
   • 新規コンタクトを作成しない場合は、［新規コンタクトとして作成］の下に示されているEメールアドレスの横にあるチェックボックスをオフにします。既存のコンタクトレコードのみにEメールのログを記録する方法をご確認ください。CRMのコンタクトではない受信者にEメールを送信する場合は、新しいコンタクトを作成できます。
6. ［送信］をクリックします。

HubSpotでEメールのログを確認する

拡張機能を使用してHubSpotのログに記録されたEメールは、そのEメールを送信する前に指定されたレコードに自動的に関連付けられます。

EメールのログをHubSpotで確認するには、次の手順に従います。

1. レコードに移動します。

   • HubSpotアカウントにて、［CRM］＞［コンタクト］の順に進みます。

   • HubSpotアカウントにて、［CRM］＞［会社］の順に進みます。

   • HubSpotアカウントにて、［CRM］＞［取引］の順に進みます。

   • HubSpotアカウントにて、［CRM］＞［チケット］の順に進みます。

2. レコードの名前をクリックします。

3. タイムラインで、ログに記録されたEメールを見つけます。Eメールでは次の操作を行うことができます。

• • 固定：コンタクトタイムラインの上部にEメールを固定する場合にクリックします。
  • リンクをコピー：ログに記録されたEメールのURLをコピーする場合にクリックします。 
  • 返信：HubSpotからこのコンタクト宛ての返信メールを送信するには、［返信］をクリックします。
  • 転送：Eメールを別のコンタクトに転送する場合にクリックします。 

• • 削除：タイムラインからEメールアクティビティーを削除する場合にクリックします。

• • 展開：ドロップダウン矢印をクリックすると、完全なEメール本文が表示されます。継続的なEメールコミュニケーションが行われている場合は、［スレッドを閲覧］をクリックすると、スレッドの全てのEメールを確認できます。
  • 関連付け：この特定のEメールに関連付けられている会社レコードまたは取引レコードを編集する場合にクリックします。
  • 添付ファイル：この特定のEメール送信に関連付けられている添付ファイルを開く場合にクリックします。