Citaten maken en delen

Je kunt offertes maken om te delen met contactpersonen die een product of dienst van hun bedrijf willen kopen. Gebruik de offertetool om een webpagina te maken met prijsinformatie voor artikelen. Als je de HubSpot en Shopify integratie gebruikt, kun je producten toevoegen die via de integratie zijn gemaakt.

Om digitale betalingen via offertes te innen, moet je de betalingsverwerking van Stripe instellen (beschikbaar voor alle abonnementen) of de HubSpot betalingstool ( alleenStarter, Professional of Enterprise).

Offertes maken

• Ga in je HubSpot-account naar Commerce > Offertes.
• Klik op Offerte maken.
• Om de offerte te koppelen aan een deal, klikt u op het keuzemenu Koppelen aan een deal en selecteert u een bestaande deal of klikt u op Een nieuwe deal maken.

• Klik op Volgende.

• Ga verder met het opstellen van uw offerte volgens de onderstaande stappen. U kunt de offerte bij elke stap opslaan als concept door op Opslaan te klikken en vervolgens linksonder op Afsluiten. Houd er rekening mee dat conceptoffertes nog steeds in workflows kunnen worden opgenomen. U kunt de conceptofferte direct bewerken vanuit het offertedashboard.

1. Offerte Details

Voer de details van uw offerte in.

1. 1. Offerte sjabloon: klik op het dropdown menu en selecteer een sjabloon.
   2. Naam offerte: voer een naam in voor uw offerte.
   3. Domein: deze instelling is alleen van toepassing als u een aangepaste offertesjabloon gebruikt. Het domein wordt ingesteld door de offertesjabloon die u hebt geselecteerd. Standaard gebruikt de content slug een unieke datum en offerte-ID en hoeft niet te worden aangepast, maar u kunt de pagina slug bewerken in het Content slug tekstveld indien nodig.
      

1. 4. Vervaldatum: selecteer een vervaldatum. Gebruikers met een Sales Hub Professional of Enterprise account kunnen een standaard verlooptijd voor een offerte instellen in de accountinstellingen. Wanneer een offerte verloopt, hebben uw contactpersonen er geen toegang meer toe en wordt hen gevraagd contact op te nemen met uw team.
   5. Offerte taal: selecteer een offerte taal.
   6. Locale: selecteer uw locale om de weergave-indeling voor datum en adres van uw offerte te wijzigen. Houd er rekening mee dat de valuta-indeling van de offerte wordt geërfd van de valuta van de deal record, dus het wijzigen van de locale instellingen van de offerte zal de valuta niet bijwerken.

Let op: als u de offerte wilt bekijken nadat deze is verlopen, klik dan op de naam van de offerte in de transactierecord en klik vervolgens in het dialoogvenster op Offerte bekijken om een PDF-versie te bekijken.

5. Opmerkingen voor koper: voer aanvullende informatie in die nuttig is voor je koper. Gebruik de opmaakopties onder in het bewerkingsvenster om de tekst aan te passen of een koppeling in te voegen. Klik op het pictogram textSnippet snippets om een kort, herbruikbaar blok tekst in te voeren.
6. Inkoopvoorwaarden: voer regels of voorschriften in waarvan je koper op de hoogte moet zijn. Gebruik de opmaakopties onder in het bewerkingsvenster om de tekst aan te passen of een link in te voegen. Klik op het pictogram textSnippet snippets om een kort, herbruikbaar blok tekst in te voeren.
   
   
• Om de standaardkleur en het logo die worden weergegeven bij te werken, bewerkt u de branding van uw verkooptool in uw accountinstellingen.
• Klik op Volgende.

2. Kopersinformatie

Bekijk en bewerk de contactpersonen en bedrijven die op je offerte zullen verschijnen. HubSpot voegt automatisch contactpersonen en het primaire bedrijf dat aan de deal is gekoppeld toe aan de offerte. Als je ze uit de offerte wilt verwijderen, schakel je het selectievakje naast hun naam uit.

Om een nieuwe of extra contactpersoon toe te voegen:

• Klik op Nog een contactpersoon toevoegen.
• Zoek en selecteer in het rechterpaneel de selectievakjes naast de contactpersonen die u in de offerte wilt opnemen en klik vervolgens op Opslaan.
• Bestaande associatielabelsmaken of toevoegen .

3. Uw informatie

Controleer of uw persoonlijke gegevens en bedrijfsgegevens correct zijn. Standaard worden je persoonlijke gegevens uit je profiel en voorkeuren gehaald en worden de gegevens van je bedrijf ingesteld in je accountinstellingen.

Let op: als u uw profielgegevens bijwerkt, worden eerder gemaakte offertes niet bijgewerkt. Om uw informatie bij te werken in een offerte die al is aangemaakt, moet u de onderstaande stappen volgen om deze handmatig bij te werken in de offerte.

Om uw informatie voor een individuele offerte te bewerken:

• Klik op uw naam of bedrijfsnaam.
• Werk in het rechterpaneel uw persoonlijke gegevens bij.
• Klik op Opslaan.

• Klik op Volgende.

4. Regelitems

Bekijk en bewerk de regelitems die op je offerte zullen verschijnen, voeg kortingen, belastingen en kosten toe en maak betalingsschema's om betalingstermijnen te plannen.

Alle wijzigingen die in dit gedeelte worden gemaakt, zullen de regelitems in de dealrecord bijwerken. Als de dealrecord aan meerdere offertes is gekoppeld, verschijnen alleen de regelitems van de meest recent gemaakte offerte in de regelitemskaart op de dealrecord.

Regelitems toevoegen

Voeg de lijnitems toe die je koper gaat kopen. Als er al een regelitem is gekoppeld aan een dealrecord, wordt dat regelitem toegevoegd.

• Als je toestemming hebt omaangepaste regelitems te maken , kun je een nieuw regelitem toevoegen dat uniek is voor de individuele offerte. Regelitems die zijn gemaakt met de regelitem-editor wordenniet toegevoegd aan je productbibliotheek.
  • Om een nieuw regelitem specifiek voor deze offerte te maken, klik je op Aangepast regelitem maken.
    
    
  • Voer in het rechterpaneel de details van je nieuwe regelitem in en klik vervolgens op Opslaan of Opslaan en nog een regelitem toevoegen.
• Om een regelitem te maken op basis van een bestaand product in je productbibliotheek, inclusief regelitems die zijn gemaakt met behulp van de HubSpot-Shopify integratie:
  • Klik op Selecteren uit productbibliotheek.
  • Klik in het rechterpaneel op de selectievakjes naast de producten om ze toe te voegen aan de offerte en klik vervolgens op Toevoegen.
• Om een regelitem te bewerken dat al op de offerte staat, ga je met de muis over het regelitem en klik je op Acties en vervolgens op Bewerken. Breng wijzigingen aan in het rechterpaneel en klik op Opslaan.
• Je kunt ook de details van een individuele regel bewerken in de regelitems editor, inclusief de term, eenheidsprijs, hoeveelheid en kortingsbedrag. Voer een nieuwe waarde in in de betreffende kolom. Meer informatie over het gebruik van de regelitems editor.
  
  

Let op: als je bij het maken van een offerte die geïntegreerd is met de betalingstool de waarde Termijn van een regelitem met een terugkerende factureringsfrequentie op 0 zet, wordt het abonnement automatisch verlengd totdat het wordt geannuleerd.

• Standaard begint de facturering voor terugkerende items op het moment van afrekenen. Als je een item op een latere datum wilt factureren, klik je op het vervolgkeuzemenu Begindatum fact urering en selecteer je een van de volgende opties:
  • Aangepaste datum: een specifieke datum in de toekomst. Nadat je deze optie hebt geselecteerd, gebruik je de datumkiezer om de begindatum te selecteren en klik je op Opslaan.
  • Uitgestelde start (dagen): stel de begindatum voor facturering een aantal dagen uit na het afrekenen. Voer na het selecteren van deze optie een getal in het veld Uitgestelde start facturering (dagen) in het rechterpaneel in.
  • Uitgestelde start (maanden): stel de begindatum voor facturering een aantal maanden uit na het afrekenen. Voer na het selecteren van deze optie een getal in het veld Uitgestelde start facturering per maand in het rechterpaneel in.

• Om een regelitem te klonen, ga je met de muis over het regelitem en klik je op Acties en vervolgens op Klonen.
• Om een regelitem te verwijderen, ga je met de muis over het regelitem en klik je op Acties en vervolgens op Verwijderen.
• Om de volgorde van de regelitems aan te passen, klik en versleep je een regelitem met behulp van de dragHandle sleephendel.
  

Kortingen, kosten en belastingen toevoegen

In het gedeelte Samenvatting kunt u kortingen, vergoedingen en belastingen toevoegen aan het subtotaal van de offerte. Deze extra elementen worden niet toegevoegd aan de Bedrag-eigenschap van de bijbehorende deal.

• Om een belasting, vergoeding of korting toe te voegen, klik je op +Belasting/vergoeding/Korting toevoegen. Meer informatie over kortingen.
• Voer een naam in voor de belasting, vergoeding of korting en een waarde in het tekstveld. De waarde van de belasting, vergoeding of korting kan gebaseerd zijn op een specifiek valutabedrag of een percentage (%) van het totaal.
  
  
• Verwijder alle belastingen, kosten of kortingen door te klikken op het pictogram delete prullenbak naast het valutaveld.
• Standaard geeft de gepubliceerde offerte alleen het totaal weer dat bij het afrekenen verschuldigd is, wat betekent dat regelitems die in de toekomst verschuldigd zijn niet in het totaal worden opgenomen. Om de totale contractwaarde weer te geven, inclusief in de toekomst verschuldigde regelitems, schakel je het selectievakje Totale contractwaarde weergeven op de gepubliceerde offerte in. U kunt het standaardgedrag configureren in uw offerte-instellingen.
  
  

Een betalingsschema toevoegen

Schakel betalingsschema's in om betalingen op te splitsen in de tijd. Als dit is ingeschakeld, heeft elke betaling zijn eigen vervaldatum, bedrag en naam. Een offerte van $5.000 voor consultancydiensten kan bijvoorbeeld worden gestructureerd in drie betalingen over zes maanden van $1.000, $1.500 en $2.500.

Bij het innen van betalingen met HubSpot Payments of een aangesloten Stripe-account, wordt de eerste termijn betaald via de offerte. Alle andere termijnen worden aangemaakt als facturen.

Let op: betalingsschema's kunnen niet worden geconfigureerd op offertes met terugkerende regelitems of toekomstige startdatums voor facturering.

Zo stelt u een betalingsschema in:

• Klik onder Betalingsschema om de schakelaar Betalingsschema aan te zetten.
  
  
• Voer een betalingsnaam, bedrag en vervaldatum in. Standaard is de eerste betaling verschuldigd bij ontvangst.
• Voeg nog een betaling toe door te klikken op + Nog een betaling toevoegen. Je kunt instellen dat een betaling op een specifieke dag verschuldigd is door te klikken op het vervolgkeuzemenu Aangepaste tekst, vervolgens Specifieke datum te selecteren en de datumkiezer te gebruiken om een datum te selecteren.
  
  

De samenvatting van de offerte bekijken

Bekijk bij het instellen van je regelitems het gedeelte Samenvatting om te begrijpen hoe je koper zal worden aangerekend, inclusief kortingen, kosten en belastingen.

• Het Subtotaal geeft alleen de items weer die bij het afrekenen moeten worden betaald. Alle items die op een latere datum in rekening worden gebracht, worden weergegeven in het totaal voor toekomstige betalingen.
• Alle items, ongeacht de betaaldatum, worden opgeteld in de Totale contractwaarde.
• Eenmalige kortingen, kosten en belastingen worden alleen toegepast op items die bij het afrekenen verschuldigd zijn, niet op items die op een latere datum in rekening worden gebracht.
  
  

Klik op Volgende om verder te gaan met het configureren van de handtekening en betalingsopties van de offerte.

5. Handtekening & Betaling

Bepaal hoe u handtekeningen voor uw offerte wilt verzamelen.

• Selecteer het keuzerondje naast een handtekeningoptie:
  • Geen handtekening: er is geen handtekening nodig om de offerte te autoriseren.
  • Inclusief ruimte voor geschreven handtekening: gebruik een handgeschreven handtekening op een geprinte kopie van de offerte. U kunt de offerte later handmatig als ondertekend markeren om aan te geven dat alle handtekeningen aanwezig zijn.
  • Gebruik eSignature ( alleenSales Hub Starter, Professional of Enterprise ): gebruikers met een betaalde Sales Hub seat kunnen de offerte configureren om een digitaal handtekeningveld toe te voegen.
    • Schakel het selectievakje in naast het e-mailadres van de contactpersoon van wie de handtekening vereist is.
    • Klik op het vervolgkeuzemenu Tellerondertekenaars en selecteer de naam van een HubSpot-gebruiker.

• Selecteer het keuzerondje naast een betalingsoptie:
  • Geen betaling: er wordt geen betaling geïnd met de offerte.
  • Stripe: selecteer deze optie als u de betalingsverwerking van Stripe gebruikt om uw klanten te factureren.

Let op: voor het verwerken van betalingen via Stripe moeten alle items betaald worden bij het afrekenen.

• • HubSpot-betalingen: selecteer deze optie als je de HubSpot-betalingstool gebruikt om betalingen van klanten te verwerken en pas vervolgens de betalingsopties van de offerte aan.

• Klik op Volgende.

6. Controleren

Deze stap geeft een voorbeeld van de inhoud van uw offerte. Van hieruit kunt u de offerte publiceren, als concept opslaan of ter goedkeuring indienen. Als u de offerte wilt opslaan als concept om later te bewerken, klikt u op Opslaan en vervolgens op Afsluiten linksonder om de offerte-editor te verlaten.

Let op: nadat u een offerte als concept hebt opgeslagen, kunt u de opties voor e-handtekeningen in de stap Handtekening & Betaling niet meer bewerken. Als u goedkeuringsworkflows voor offertes hebt ingesteld, houd er dan rekening mee dat offertes met een ontwerpstatus nog steeds in de workflow kunnen worden opgenomen.

• Om de offerte te publiceren, klikt u op Offerte publiceren.

• Als uw offerte goedkeuring vereist, klikt u op Goedkeuring aanvragen. De goedkeurder van uw account moet de offerte goedkeuren voordat u deze kunt publiceren en naar uw contactpersonen kunt sturen.

Let op: nadat u een offerte ter goedkeuring hebt ingediend, kunt u de offerte niet meer bewerken tenzij deze is afgewezen door de goedkeurder van uw account.

• Om uw gepubliceerde offerte te delen:
  • Klik op Kopiëren in het dialoogvenster om de URL van de offertepagina te krijgen. Plak deze URL in een nieuwe browser om de offerte te bekijken of stuur de URL naar anderen.
  • Of klik op Schrijf e-mail met offerte. Je wordt naar het record van de contactpersoon in HubSpot gebracht en het pop-upvenster E-mail wordt automatisch geopend met een koppeling naar de offertepagina.

Offertes delen

Naast de opties voor het delen van offertes na het maken van een offerte, zijn er meerdere manieren om een offerte te delen. U kunt:

• Een offerte e-mailen vanuit een CRM-record
• De URL kopiëren van een gepubliceerde offerte die nog niet verlopen is
• Een offerte delen vanuit de HubSpot mobiele app
• Een offerte invoegen met het HubSpot mobiele toetsenbord

Let op: gepubliceerde offertes kunnen niet worden omgeleid van het ene domein naar het andere. Als je bijvoorbeeld je offertes host op www.website.com, maar dat domein later doorverwijst naar www.new-website.com, zullen de offertes die op het oorspronkelijke domein werden gehost niet worden doorverwezen en in plaats daarvan foutpagina's worden.

Een offerte e-mailen vanuit een CRM-record:

• Navigeer in je HubSpot-account naar contactpersonen, bedrijven of deals.
• Klik op de naam van een record.
• Klik in het linkerpaneel op hetpictogram email E-mail .
• Klik in het pop-upvenster op het vervolgkeuzemenu Offertes en selecteer een offerte. Om een offerte via e-mail te kunnen delen, moet er een offerte zijn gemaakt voor de deal die aan die contactpersoon of bedrijfsrecord is gekoppeld.
  
  

Om de URL te kopiëren van een gepubliceerde offerte die nog niet is verlopen:

• Ga in je HubSpot-account naar Commerce > Offertes.
• Beweeg de muis over de gepubliceerde offerte, klik op Acties en selecteer Kopieer link.
• Met de URL van de offertepagina kan de contactpersoon de offerte in zijn browser bekijken, downloaden of afdrukken.
  
  

Om offertes te bekijken, verwijderen en delen op de HubSpot mobiele app op je Android apparaat:

• Open de HubSpot app op je Android mobiele apparaat.
• Tik op Deals in het onderste navigatiemenu.
• Tik op de naam van een dealrecord.
• Tik in de dealrecord op het tabblad Citaten .
• De offertes die bij de deal horen verschijnen. De status en vervaldatum staan onder de naam van de offerte. Tik op de offerte om meer details te bekijken.
• Om een citaatlink te kopiëren, het citaat te downloaden, het citaat te delen vanuit de app, het citaat op te roepen, regelitems te bekijken of het citaat te verwijderen, tikt u op hetverticalMenu menupictogram naast de citaatnaam.

Je kunt een offerte ook delen met het HubSpot mobiele toetsenbord op je Android- of iOS-apparaat. Leer hoe je het HubSpot toetsenbord insch akelt in de instellingen van je apparaat en open vervolgens het HubSpot toetsenbord terwijl je de HubSpot mobiele app gebruikt.

Offertes beheren

Bekijk op het quotes dashboard een lijst van de quotes in je account. Filter offertes op status of eigenaar, of zoek een specifieke offerte om te bekijken of te bewerken. U kunt ook de detailpagina met offertes openen om de offerte te downloaden, te klonen, op te roepen en te bewerken of te verwijderen.

In uw accountinstellingen kunt u alle offertes downloaden of een standaard verlooptijd voor offertes instellen. Leer hoe u kunt rapporteren over offertes in de custom report builder.

Opgestelde offertes bewerken

Om een conceptofferte opnieuw te bekijken en te publiceren:

• Ga in je HubSpot-account naar Commerce > Offertes.
• Klik op de naam van de conceptofferte.
• Voltooi in de offerte-editor het instellen van de offerte en klik op Voltooi offerte.

Gepubliceerde offertes beheren

Nadat u een offerte hebt gemaakt, kunt u deze beheren vanaf de offerte-indexpagina of vanaf de detailpagina van de offerte. Beheeracties zijn onder andere downloaden, klonen, oproepen en bewerken, archiveren en verwijderen.

• Ga in je HubSpot-account naar Commerce > Offertes.
• Om een offerte te beheren vanaf de indexpagina, ga met de muis over de offerte en klik vervolgens op het vervolgkeuzemenu Acties. Selecteer vervolgens een van de onderstaande acties.

• Om een offerte te beheren vanaf de detailpagina, klikt u op de naam van de offerte en vervolgens op het vervolgkeuzemenu Acties rechtsboven. Selecteer vervolgens een van de onderstaande acties.

• Download: download een PDF-versie van de offerte.
• Medeondertekenen: wanneer de offerte een elektronische medeondertekening vereist, selecteert u om de offerte te openen en uw medeondertekening te verifiëren.
• Ondertekend markeren: wanneer de offerte een schriftelijke handtekening vereist, kunt u de offerte handmatig als ondertekend markeren.
• Omzetten in factuur: hiermee wordt een nieuwe factuur aangemaakt met de informatie van de offerte. U gaat dan naar de factuureditor om de factuurgegevens te configureren.
• Kloon: kloon een bestaande offerte om dezelfde offerte opnieuw te gebruiken. Gekloonde offertes bevatten de recordassociaties van de originele offerte en de eigenschappen van de regelitems, inclusief prijs, voorwaarden en korting.
• Opvragen & bewerken: breng wijzigingen en revisies aan in een offerte die al gepubliceerd is. Nadat u uw wijzigingen hebt aangebracht, wordt de bijgewerkte offerte-inhoud weergegeven wanneer een contactpersoon de offerte bekijkt.

Let op: offertes die al getekend of betaald zijn, kunnen niet worden teruggeroepen en bewerkt of verwijderd.

• Archiveren: markeer een offerte als gearchiveerd om deze niet te publiceren en te verbergen van uw standaard indexpagina. Je kunt je gearchiveerde offertes bekijken door de indexpagina te filteren op archiefstatus, maar kopers hebben geen toegang tot gearchiveerde offertes. Deze actie kan niet ongedaan worden gemaakt. Meer informatie over het archiveren van offertes.
• Verwijderen: verwijder de offerte om deze permanent uit je account te verwijderen en kopers de toegang tot de offerte te ontzeggen. Meer informatie over het verwijderen van offertes. Deze actie kan niet ongedaan worden gemaakt.

Offertes archiveren en verwijderen

Als je offertes maakt, kunnen er momenten zijn waarop je je indexpagina wilt opschonen, ongebruikte offertes wilt verwijderen of op een andere manier wilt voorkomen dat kopers toegang krijgen tot offertes. Hiervoor kun je offertes archiveren en verwijderen.

Welke actie je kiest, hangt af van de vraag of je nog steeds intern toegang wilt hebben tot de offerte in HubSpot. Beide acties kunnen niet ongedaan worden gemaakt, dus lees hieronder meer over de verschillen.

• Archiveer een offerte: als je een offerte archiveert, wordt de status van de offerte op Gearchiveerd gezet, waardoor deze van je standaard indexpagina wordt verwijderd en kopers de offerte niet meer kunnen openen. In HubSpot kun je de offerte nog steeds bekijken, downloaden, klonen en verwijderen.
  • Je kunt geen offertes archiveren die zijn betaald, een betaling in behandeling hebben of gedeeltelijk zijn ondertekend.

• • Je kunt gearchiveerde offertes bekijken met de filter Archiefstatus boven de tabel op de indexpagina met offertes.

• Een offerte verwijderen: als je een offerte verwijdert, wordt deze permanent verwijderd uit je HubSpot-account. Gebruikers kunnen de offerte niet meer bekijken in HubSpot en kopers hebben geen toegang meer tot de offerte.

Een offerte archiveren of verwijderen:

• Ga in je HubSpot-account naar Commerce > Offertes.
• Beweeg de muis over de offerte en klik op het vervolgkeuzemenu Acties. Selecteer vervolgens Archiveren of Verwijderen.
• Of klik op de naam van een citaat en klik vervolgens op het vervolgkeuzemenu Acties rechtsboven. Selecteer vervolgens Archiveren of Verwijderen.

Gepubliceerde offertes downloaden

In uw accountinstellingen kunt u gepubliceerde offertes downloaden:

• Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
• Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Objecten > Citaten.
• Klik naast de instelling Gepubliceerde offertes downloaden op Downloaden.

Een standaard verlooptijd voor offertes instellen( alleenSales Hub Professional en Enterprise )

Gebruikers met Super Admin rechten in een Sales Hub Professional of Enterprise account kunnen een standaard verlooptijd voor offertes instellen voor alle offertes die zijn aangemaakt in het account. Na het bijwerken van de standaard vervaldatum zullen alle nieuwe offertes die je aanmaakt automatisch de ingestelde vervaldatum hebben.

• Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
• Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Objecten > Koersen.
• Klik naast de instelling Standaard afloopperiode instellen op het vervolgkeuzemenu en voer een standaard afloopperiode in.
• Klik op Bijwerken.

Totale contractwaarde op offertes weergeven

Standaard geven gepubliceerde offertes alleen het totaal weer van de posten die bij het afrekenen verschuldigd zijn, wat betekent dat posten die in de toekomst verschuldigd zijn niet in het totaal worden opgenomen. Bij het maken van een offerte kun je de offerte zo instellen dat toekomstige posten worden opgenomen, maar je kunt het standaardgedrag ook configureren in je offerte-instellingen.

Om de totale contractwaarde standaard weer te geven op offertes:

• Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
• Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Objecten > Offertes.
• Klik om de schakelaar Totale contractwaarde weergeven op offertes aan te zetten.