Products & Quotes

Citaten maken en delen

Laatst bijgewerkt: oktober 19, 2020

Geldt voor:

Alle producten en plannen

Gebruikers met Sales Access rechten kunnen offertes maken om te delen met contactpersonen die geïnteresseerd zijn in het kopen van een product of dienst van hun bedrijf. Gebruik de tool voor offertes om een webpagina te maken met prijsinformatie voor producten.

Maak offertes

  • Navigeer in uw HubSpot account naar Sales > Offertes.
  • Klik op Offerte maken.
  • Om de offerte aan een deal te koppelen, klikt u op het uitklapmenu Associate with a deal en selecteert u een bestaande deal, of klikt u op Maak een nieuwe deal.
  • Klik op Volgende.

Let op: als u de Shopify integratie met HubSpot gebruikt, kunt u geen offerte maken voor deals die gesynchroniseerd zijn vanuit Shopify, en die deals zullen niet verschijnen in het dropdown menu.

  • Ga door met het opstellen van uw offerte volgens de onderstaande stappen. U kunt de offerte bij elke stap als concept opslaan door op Opslaan te klikken en vervolgens linksonder op Afsluiten te klikken. Houd er rekening mee dat opgemaakte offertes nog steeds kunnen worden opgenomen in workflows. U kunt de offerte draft direct vanuit het offerte-dashboard bewerken.

1. 2. Citaatdetails

Vul de gegevens van uw offerte in.

    1. Offertesjabloon: klik op het dropdown menu en selecteer een sjabloon.
    2. Citaatnaam: voer een naam in voor uw offerte.
    3. Vervaldatum: selecteer een vervaldatum. Standaard vervallen offertes 90 dagen nadat ze zijn gemaakt. U kunt deze tijdslimiet ook aanpassen naar 30 dagen, 60 dagen of een aangepaste datum. Wanneer een offerte afloopt, hebben uw contactpersonen geen toegang meer tot de offerte en wordt u gevraagd contact op te nemen met uw team.

Let op: als u de offerte na afloop wilt bekijken, klikt u op de naam van de offerte op het dealrecord en vervolgens klikt u in het dialoogvenster op Aanbieding bekijken om een PDF-versie te bekijken.

    1. Commentaar aan de koper: voer eventuele aanvullende informatie in die nuttig is voor uw koper. Gebruik de opmaakopties onderaan het bewerkingsvenster om de tekst te wijzigen of een link in te voegen. Klik op de knipselpictogram om een kort, herbruikbaar tekstblok in te voeren.
    2. Aankoopvoorwaarden: voer eventuele regels of voorschriften in waarvan uw koper op de hoogte moet zijn. Gebruik de opmaakopties onderaan het bewerkingsvenster om de tekst te wijzigen of een link in te voegen. Klik op de knipselpictogram om een kort, herbruikbaar tekstblok in te voeren.quote-details-screen
  • Om de standaardkleur en het logo die worden weergegeven bij te werken, bewerkt u de branding van uw verkooptool in de instellingen van uw account.
  • Klik op Volgende.

2. 2. Informatie over de koper

Bekijk en bewerk de contactpersonen en bedrijven die op uw offerte zullen verschijnen. Contactpersonen en bedrijven die aan de deal verbonden zijn, zullen hier standaard verschijnen. Om ze uit de offerte te verwijderen, vinkt u het selectievakje naast hun naam aan.buyer-information-quotes-step

Om een nieuwe contactpersoon of een nieuw bedrijf toe te voegen:

  • Klik op Contact toevoegen. Selecteer in het rechterpaneel de selectievakjes naast de contactpersonen die u in de offerte wilt opnemen. Klik vervolgens op Opslaan.
  • Klik op Bedrijf toevoegen. Selecteer in het rechterpaneel het selectievakje naast het bedrijf dat u wilt opnemen in de offerte. Klik vervolgens op Opslaan.

add-contact-to-quote

  • Klik op Volgende.

3. 3. Uw gegevens

Controleer of uw persoonlijke informatie en bedrijfsgegevens correct zijn. Standaard worden uw persoonlijke gegevens uit uw profiel en voorkeuren gehaald en wordt uw bedrijfsinformatie ingesteld in uw accountinstellingen. Om uw informatie te bewerken voor een individuele offerte:

  • Klik op uw naam of bedrijfsnaam.
  • In het rechterpaneel kunt u uw persoonlijke gegevens bijwerken.
  • Klik op Opslaan.
  • Klik op Volgende.

add-your-info-to-a-quote4. 4. Producten

Bekijk en bewerk de producten die op uw offerte zullen verschijnen. Eventuele wijzigingen die hier worden aangebracht, zullen de producten die in het dealrecord worden vermeld, bijwerken.

  • U kunt een nieuw product toevoegen dat uniek is voor de individuele offerte. Producten die zijn gemaakt vanuit de lijnitem-editor worden niet toegevoegd aan uw productbibliotheek.
    • Om een nieuw product specifiek voor deze offerte te maken, klikt u op Product toevoegen.
    • Voer de gegevens van uw nieuwe product in het paneel aan de rechterkant in, klik vervolgens op Opslaan of Opslaan en voeg een ander product toe.
      add-product-from-quote-line-item-editor
  • Als u een gebruiker bent met een toegewezen Sales Hub Professional of Enterprise seat, kunt u bestaande producten uit de productbibliotheek toevoegen. Als er al een product is gekoppeld aan een deal record, zal dat product al worden opgenomen als een lijnitem.
    • Om producten aan de offerte toe te voegen, klikt u op Toevoegen vanuit de bibliotheek.
    • In het paneel Producten toevoegen selecteert u de producten die u wilt toevoegen aan de offerte en klikt u vervolgens op Toevoegen.
  • Om een product te bewerken dat al in de offerte is opgenomen, gaat u met de muis over het product en klikt u op het vervolgkeuzemenu Acties en selecteert u vervolgens Bewerken. Maak eventuele wijzigingen aan het product in het rechterpaneel en klik vervolgens op Opslaan.
  • U kunt de gegevens van een individueel product bewerken in de editor van de lijnartikelen, inclusief de termijn, de eenheidsprijs, het aantal en het kortingsbedrag. Voer een nieuwe waarde in de betreffende kolom in. Meer informatie over het gebruik van de regel-itemseditor.

edit-product-details-in-the-line-item-editor

  • Om een product te verwijderen, gaat u met de muis over het product en klikt u op het vervolgkeuzemenu Acties en selecteert u vervolgens Verwijderen.
  • Om de producten opnieuw te bestellen, sleept u elk artikel uit de productlijn naar beneden.

In de sectie Totalen kunt u belastingen, vergoedingen en kortingen voor het subtotaal van de offerte toevoegen.

  • Om een belasting, vergoeding of korting toe te voegen, klikt u op +Add tax/fee/discount.
  • Voer een naam in voor de belasting, vergoeding of korting en een waarde in het tekstveld. De waarde van de belasting, vergoeding of korting kan gebaseerd zijn op een specifiek dollarbedrag (USD) of een percentage (%) van het totaal.
    quotes-add-fee-tax-discount
  • Verwijder eventuele belastingen, kosten of kortingen door te klikken op het prullenbakpictogram naast het valutaveld.
  • Klik op Volgende.

5. 5. Handtekening & Betaling

Beslis hoe u de handtekeningen voor uw offerte wilt verzamelen.

  • Selecteer het keuzerondje naast de optie voor een handtekening:
    • Geen handtekening: er is geen handtekening nodig om de offerte te autoriseren.
    • Voeg ruimte toe voor de afdruk van de handtekening: gebruik een handgeschreven handtekening op een gedrukt exemplaar van de offerte.
    • Gebruik eSignature (Sales Hub Professional of Enterprise only): gebruik een digitale handtekening om een offerte te ondertekenen.
      • Selecteer het selectievakje naast de e-mail van de contactpersoon waarvan de handtekening vereist is.
      • Klik op het vervolgkeuzemenu voor Countersigners en selecteer een HubSpot-gebruikersnaam. e-signature-required-sig-countersigners
  • Als u de Stripe-integratie gebruikt om uw klanten rechtstreeks vanuit de offerte te factureren, klikt u op de knop Gebruik een aangesloten Stripe-account inschakelen.
  • Klik op Volgende.

6. 6. Beoordeling

Bekijk de inhoud van uw offerte, wijzig de taal waarin de offerte wordt weergegeven of wijzig de datum en het adresformaat van de offerte.

  • Standaard wordt de offerte weergegeven in de standaardtaal van uw account. Om de taal te wijzigen, klikt u op het Taal dropdown menu en selecteert u een andere optie.
  • Om de datum en het formaat van de adresweergave voor uw offerte te wijzigen, klikt u op het Locale dropdown menu en selecteert u een andere optie. Houd er rekening mee dat het valutaformaat van de offerte is geërfd van de valuta van het dealrecord, dus als u de locatie-instellingen van de offerte wijzigt, wordt de valuta niet bijgewerkt.
  • Beslis of u de offerte wilt publiceren, als concept wilt opslaan of ter goedkeuring wilt indienen.
    • Om de offerte op te slaan als een concept om op een later tijdstip te bekijken en te bewerken, klikt u op Opslaan en vervolgens op Afsluiten in de linkerbenedenhoek om de offerte-editor te verlaten.

Let op: Na het opslaan van een offerte als concept, kunt u de esignature-opties in de Handtekening & Betaling stap. Als u een offerte goedkeuring workflows hebt opgezet, houd er dan rekening mee dat offertes met een concept status nog steeds kunnen worden ingeschreven in de workflow.

    • Om de offerte te publiceren, klikt u op Finish quote.
    • Als uw offerte moet worden goedgekeurd, klik dan op Offerte aanvragen. De goedkeurder van uw account moet de offerte goedkeuren voordat u deze kunt publiceren en naar uw contactpersonen kunt sturen.

Let op: na het indienen van een offerte ter goedkeuring, kunt u de offerte niet meer bewerken, tenzij deze wordt afgewezen door de goedkeurder van uw account.

  • Om uw gepubliceerde offerte te delen:
    • Klik op Kopiëren in het dialoogvenster om de URL van de offertepagina te krijgen. Plak deze URL in een nieuwe browser om de offerte te bekijken, of stuur de URL naar anderen.
    • Of, klik op Schrijf e-mail met offerte. Je wordt naar het record van de contactpersoon gebracht in HubSpot, en de E-mail pop-up box wordt automatisch geopend met een link naar de offerte pagina.quotes-write-email-with-quote

U kunt ook de offerte van een contactpersoon, bedrijf of deal record delen:

  • Navigeer in uw HubSpot-account naar contactpersonen, bedrijven of deals.
  • Klik op de naam van een record.
  • Klik in het linker paneel op het Email icoon email .
  • Klik in het pop-up venster op het vervolgkeuzemenu Quotes en selecteer een offerte. Om een offerte te delen via e-mail, moet er een offerte worden gemaakt voor de deal die aan die contactpersoon of dat bedrijfsrecord is gekoppeld. share-quote-in-crm-email
  • Met de URL van de offertepagina kan de contactpersoon de offerte in zijn browser bekijken, de offerte downloaden of de offerte afdrukken.quotes-download-quote-or-print-quote

Beheer citaten

Bekijk op het koersdashboard een lijst van de koersen in uw account. Filter de offertes op status of eigenaar, of zoek een specifieke offerte om deze te bekijken of te bewerken.

Bewerk een citaatontwerp

Om uw offertevoorstel opnieuw te bekijken en te publiceren:

  • Navigeer in uw HubSpot account naar Sales > Offertes.
  • Klik op de naam van de offerteaanvraag.
  • In de offerte-editor, voltooi het instellen van uw offerte en klik dan op Offerte voltooien.

Roep een gepubliceerde offerte op en bewerk deze

U kunt wijzigingen en herzieningen aanbrengen in een reeds gepubliceerde offerte. Na het maken van uw bewerkingen zal de bijgewerkte offerte-inhoud worden weergegeven wanneer een contactpersoon de offerte bekijkt.

Let op: reeds ondertekende of betaalde offertes kunnen niet worden teruggeroepen en bewerkt.

  • Navigeer in uw HubSpot account naar Sales > Offertes.
  • Beweeg met de muis over de offerte en klik op het vervolgkeuzemenu Acties, selecteer vervolgens Oproepen en bewerken.
  • Klik in het dialoogvenster op Yes, recall & edit.
  • Maak eventuele updates van de offerte en klik vervolgens op Offerte maken.

Exporteren van offertes

U kunt alle offertes uit uw accountinstellingen exporteren.

  • Klik in uw HubSpot-account op de instellingenpictogram settings in de hoofdnavigatiebalk.
  • Navigeer in het menu aan de linkerzijde naar Sales > Producten & Offertes.
  • Klik op het tabblad Offertes.
  • Om een e-mail te ontvangen met een downloadlink naar het geëxporteerde bestand, klikt u op Exporteren.export-quotes

Aanhalingstekens verwijderen

Om een citaat te verwijderen:

  • Navigeer in uw HubSpot account naar Sales > Offertes.
  • Ga met de muis over de offerte en klik op het vervolgkeuzemenu Acties en selecteer vervolgens Verwijderen. Als de offerte is ondertekend of betaald, kan deze niet worden verwijderd.
  • Klik in het dialoogvenster op Ja, verwijder citaat.