Śledzenie i rejestrowanie wiadomości e-mail za pomocą rozszerzenia HubSpot Sales Chrome

Korzystaj z funkcji śledzenia i rejestrowania w rozszerzeniu HubSpot Sales Chrome, aby monitorować i rejestrować zaangażowanie kontaktów w wiadomości e-mail.

• Po włączeniu śledzenia można monitorować, kiedy kontakty wyświetlają lub otwierają wiadomości e-mail.
  • Przeglądaj aktywność e-mail w kanale aktywności i na osi czasu kontaktu.
  • Otrzymywać powiadomienia w czasie rzeczywistym, gdy kontakt otworzy wiadomość e-mail.
  • Użytkownicy z przypisanym miejscem wSales Hub mogą śledzić kliknięcia linków zawartych w treści śledzonej wiadomości e-mail. Dowiedz się więcej o śledzeniu kliknięć.
• Po włączeniu rejestrowania można zarejestrować wiadomość e-mail w rekordzie kontaktu odbiorcy lub w powiązanych rekordach.
  
  • W ustawieniach konta HubSpot możesz określić adresy e-mail i domeny, dla których nigdy nie chcesz rejestrować wiadomości e-mail. Możesz też dodać te adresy e-mail i domeny w ustawieniach rozszerzenia Chrome.

Dowiedz się więcej o różnicy między śledzeniem a rejestrowaniem.

Zanim zaczniesz

Przed rozpoczęciem pracy z rozszerzeniem HubSpot Sales Chrome zapoznaj się z wymaganiami i ograniczeniami dotyczącymi śledzenia i rejestrowania wiadomości e-mail.

Poznaj wymagania

• Aby zarejestrować wiadomość e-mail i dodać nowy kontakt do konta HubSpot CRM, adres e-mail, z którego wysyłasz wiadomości e-mail, musi być jednym z poniższych:
  • Użytkownik na Twoim koncie.
  • Jeden z połączonych adresów e-mail.
  • Alias w kliencie poczty e-mail (albo alias skonfigurowany w połączonej skrzynce odbiorczej Gmail, albo alias dodany do Profilu i Preferencji).

Poznaj ograniczenia i uwagi

• Śledzenie i rejestrowanie wiadomości e-mail nie jest obsługiwane w przypadku wiadomości e-mail korzystających z niestandardowych układów Gmaila.
• Jeśli włączyłeś ustawienia prywatności danych na swoim koncie, otwarcia wiadomości e-mail mogą być śledzone tylko dla kontaktów z przypisaną podstawą prawną do przetwarzania danych. Twój zespół prawny jest najlepszym źródłem informacji na temat tego, w jaki sposób Twoja firma korzysta z rejestrowania i śledzenia wiadomości e-mail. Dowiedz się więcej o śledzeniu wiadomości e-mail po włączeniu ustawień prywatności danych.
  • Możesz dostosować ustawienia rozszerzenia, aby wyłączyć śledzenie i rejestrowanie dla określonej wiadomości lub dla określonych kontaktów lub domen e-mail.
• Podczas rejestrowania wiadomości e-mail z załącznikiem, załączniki większe niż 50 MB nie będą rejestrowane w HubSpot. Wiadomość e-mail nadal będzie dostarczana do kontaktu i rejestrowana w CRM, ale bez załącznika.
• Gdy rejestrowanie jest włączone, historyczne wiadomości e-mail nie będą automatycznie rejestrowane w CRM. Dowiedz się, jak wstecznie rejestrować wysłane i odebrane wiadomości e-mail w CRM.

Konfiguracja domyślnych ustawień rejestrowania i śledzenia

Superadministratorzy mogą aktualizować domyślne ustawienia śledzenia, rejestrowania i kojarzenia wiadomości e-mail dla wszystkich użytkowników na koncie.

Aby skonfigurować te ustawienia domyślne:

1. Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu na lewym pasku bocznym przejdź do sekcji Obiekty > Działania.
3. Kliknij kartę Email Log & Track.
4. W sekcji Email Log and Track Settings skonfiguruj sposób rejestrowania wiadomości e-mail w HubSpot, zaznaczając lub usuwając zaznaczenie powiązanych pól wyboru:
   • Apply Default Log setting for all users: gdy to ustawienie jest włączone, możesz kliknąć, aby włączyć lub wyłączyć przełącznik Log all emails by default, aby ustawić, czy wiadomości e-mail są domyślnie rejestrowane przez wszystkich użytkowników na Twoim koncie.
   • Zastosuj domyślne skojarzenie dla wszystkich użytkowników: gdy to ustawienie jest włączone, możesz kliknąć menu rozwijane i wybrać domyślne typy rekordów do skojarzenia z zarejestrowaną wiadomością e-mail.
   • Zastosuj domyślne ustawienie śledzenia dla wszystkich użytkowników : jeśli zaznaczyłeś pole wyboru Zezwalaj wszystkim użytkownikom na śledzenie wiadomości e-mail i sprawdzanie, czy odbiorcy otwierają i klikają wiadomości e-mail, możesz włączyć to ustawienie, aby skonfigurować, czy wszystkie wiadomości e-mail będą domyślnie śledzone przez wszystkich użytkowników na Twoim koncie.

Uwaga: jeśli masz dostęp do opcji Zastosuj domyślne ustawienia rejestrowania aktywności do zewnętrznych wiadomości e-mail w wersji beta, rozszerzenie sprzedaży i wiadomości BCC/przekazywane dalej będą zgodne z regułami automatycznego kojarzenia, a użytkownicy nie będą mogli personalizować domyślnych ustawień dla wiadomości e-mail wysyłanych za pośrednictwem rozszerzenia. Funkcja Apply Activity Logging Defaults to External Emails w wersji beta nie ma wpływu na wiadomości e-mail wysyłane ze współdzielonych skrzynek odbiorczych (np. odpowiedzi w konwersacjach i narzędziach pomocy technicznej) ani na wiadomości wychodzące wysyłane z sekwencji. Po wdrożeniu tej funkcji na wszystkich kontach w tym roku, użytkownicy nie będą mogli spersonalizować domyślnych ustawień rejestrowania skojarzeń rozszerzenia, ale nadal będą mogli edytować skojarzenia podczas wysyłania pojedynczych wiadomości e-mail.

Śledzenie wiadomości e-mail

Aby wysłać śledzoną wiadomość e-mail z Gmaila:

1. Zaloguj się do swojego konta Gmail.
2. Utwórz nową wiadomość e-mail. Wprowadź odbiorcę wiadomości e-mail, jej temat i treść.
3. Zaznacz pole wyboru Śledź.
4. Kliknij Wyślij.

Wyświetl status śledzonej wiadomości e-mail

Zanim kontakt otworzy wiadomość e-mail, jej temat i odbiorca będą wyświetlane w kanale aktywności w HubSpot jako wysłane.

Gdy odbiorca otworzy wiadomość e-mail, otrzymasz wyskakujące powiadomienie w czasie rzeczywistym na pulpicie. Po przejściu z powrotem do kanału aktywności lub rozszerzenia Chrome, informacje o wiadomości e-mail zostaną oznaczone jako Otwarte. Kliknij menu rozwijane poniżej nazwy kontaktu, aby zobaczyć, kiedy odbiorca otworzył wiadomość e-mail. Zobaczysz także historię aktywności danego kontaktu.

Możesz także zobaczyć, jak Twoje kontakty angażują się w śledzone wiadomości e-mail z rozszerzenia Chrome. Aby uzyskać dostęp do kanału aktywności z rozszerzenia Chrome, kliknijikonę koła zębatego HubSpot sprocket w prawym górnym rogu przeglądarki Chrome.

Dowiedz się więcej o tym, jak działa śledzenie wiadomości e-mail i powiadomienia o sprzedaży oraz jak wyłączyć śledzenie.

Rejestrowanie wiadomości e-mail

Wyślij zarejestrowaną wiadomość e-mail za pomocą rozszerzenia Chrome

1. Tworzenie nowej wiadomości e-mail w aplikacji Gmail.
2. Wprowadź odbiorcę wiadomości e-mail, temat i treść wiadomości e-mail. Jeśli adres e-mail odbiorcy jest już powiązany z rekordem kontaktu w CRM, ikona koła zębatego HubSpot pojawi się w linii obok jego adresu e-mail w polu Do .
3. Zaznacz pole wyboru Dziennik.
4. Jeśli na koncie skonfigurowano domyślne ustawienia dziennika, dodatek automatycznie wybierze rekordy, do których ma zostać zalogowana wiadomość e-mail. Aby ręcznie wybrać rekordy, do których wiadomość e-mail zostanie zalogowana:
   • Kliknij menu rozwijane obok pola wyboru Log .
   • Zaznacz i usuń zaznaczenie pól wyboru obok rekordów, do których chcesz rejestrować wiadomości e-mail.
5. Jeśli wysyłasz wiadomość e-mail do odbiorcy, który nie jest kontaktem w CRM, możesz utworzyć nowy kontakt.
   • Jeśli chcesz utworzyć nowy kontakt, zaznacz pole wyboru obok adresu e-mail w sekcji Utwórz jako nowe kontakty podczas edytowania powiązań rekordów.
     
     • Jeśli korzystasz z kontaktów marketingowych, nowy kontakt utworzony przez zalogowaną wiadomość e-mail zostanie ustawiony jako nie-marketingowy.
     • Użytkownik HubSpot, który wysłał wiadomość e-mail, zostanie automatycznie przypisany jako właściciel kontaktu, o ile nie został przypisany żaden poprzedni właściciel.
   • Jeśli nie chcesz tworzyć nowego kontaktu, usuń zaznaczenie pola wyboru obok adresu e-mail w sekcji Utwórz jako nowe kontakty. Jeśli wysyłasz wiadomość e-mail do odbiorcy, który nie jest kontaktem w Twoim CRM, możesz utworzyć nowy kontakt.
6. Kliknij przycisk Wyślij.

Wyświetlanie zarejestrowanej wiadomości e-mail w HubSpot

Wiadomości e-mail rejestrowane w HubSpot za pomocą rozszerzenia będą automatycznie kojarzone z rekordami określonymi przed wysłaniem wiadomości e-mail.

Aby zobaczyć zarejestrowaną wiadomość e-mail w HubSpot:

1. Na koncie HubSpot przejdź do kontaktów, firm lub transakcji.
2. Kliknij nazwę rekordu.
3. Na osi czasu znajdź zarejestrowaną wiadomość e-mail. Z poziomu wiadomości e-mail można wykonać następujące czynności:

• • Przypnij: kliknij, aby przypiąć wiadomość e-mail na górze osi czasu kontaktu.
  • Kopiuj link: kliknij, aby skopiować adres URL zarejestrowanej wiadomości e-mail.
  • Odpowiedz: kliknij Odpowiedz, aby wysłać odpowiedź e-mail do kontaktu z HubSpot.
  • Prześlij dalej: kliknij, aby przekazać wiadomość e-mail do innego kontaktu.

• • Usuń: kliknij, aby usunąć aktywność e-mail z osi czasu.

• • Rozwiń: kliknij strzałkę rozwijania, aby zobaczyć pełną treść wiadomości e-mail. Jeśli trwa konwersacja e-mail, kliknij Wyświetl wątek , aby zobaczyć wszystkie wiadomości e-mail w wątku.
  • Powiązania : kliknij, aby edytować powiązane rekordy firmy lub transakcji.
  • Załączniki : kliknij, aby otworzyć załączniki powiązane z daną wiadomością e-mail.