Conectar um canal do WhatsApp ao help desk

Você pode conectar uma conta comercial do WhatsApp como um canal no espaço de trabalho do help desk. As mensagens enviadas para o seu número de telefone do WhatsApp criarão um novo thread e ticket no help desk. 

Você deve ter um Meta Business Manager para sua conta comercial do WhatsApp para ter acesso a mais de 50 conversas iniciadas pela empresa por dia. Saiba mais sobre como verificar sua empresa.

Antes de começar

Antes de conectar uma conta comercial do WhatsApp ao help desk, você precisará do seguinte:

• A razão social da sua empresa e o nome para exibição no WhatsApp.
• O URL do site da sua empresa.
• Seu endereço de e-mail comercial.
• Permissão de administrador para a conta do Meta Business Manager da sua empresa.
• Acesso ao número de telefone da empresa com o qual você deseja enviar mensagens.
  • O número deve poder receber chamadas de voz.
  • Não deve fazer parte de um sistema IVR (Resposta interativa de voz) ou ter o IVR desativado por um período.

Observação: o número de telefone que você usa não deve estar conectado a outra conta do WhatsApp, ao aplicativo WhatsApp for Business ou a outra integração do WhatsApp. Se o número já estiver associado a outra conta do WhatsApp, você terá que desconectá-lo para conectá-lo ao HubSpot.

Limitações

Tenha em mente as seguintes limitações ao conectar e usar a integração do WhatsApp:

• Cada conta do WhatsApp for Business pode ter até 25 números de telefone associados.
• Somente as novas mensagens serão sincronizadas com o HubSpot depois de conectar sua conta do WhatsApp Business. O histórico de conversas não será sincronizado.
• Após conectar-se ao HubSpot, as mensagens não aparecerão mais no aplicativo móvel ou web do WhatsApp e só aparecerão no help desk da sua conta HubSpot.

Contas empresariais vs. contas pessoais

Devido aos requisitos da Meta para usar a integração do WhatsApp, você não pode conectar uma conta pessoal do WhatsApp ao HubSpot, somente uma conta comercial. Saiba como converter uma conta pessoal em uma conta do WhatsApp Business na documentação do WhatsApp.

Conectar uma conta comercial do WhatsApp como um canal

Você pode conectar uma conta do WhatsApp Business existente como um canal no HubSpot ou pode criar uma nova conta do WhatsApp Business durante o processo de conexão.

Observe: se você quiser para conectar uma conta do WhatsApp que já esteja conectada à caixa de entrada de conversas, você deve exclua o canal da caixa de entrada antes de conectá-lo ao help desk. 

• Na sua conta HubSpot, clique no ícone de configurações settings icon na barra de navegação superior.
• No menu da barra lateral esquerda, navegue até Caixa de entrada e Central de Ajuda.

• Clique Central de Ajuda.
• Clique Conectar um canal então clique Conecte um novo canal.
• Selecione WhatsApp.

• Clique Continuar com o WhatsApp.

Ao clicar em Continuar com o WhatsApp, você entende e concorda que a seção Conectar sua conta do WhatsApp Business à caixa de entrada de conversas dos Termos Específicos de Produto da HubSpot se aplica a você. Conforme detalhado nos Termos Específicos de Produto da HubSpot, i) você concorda que a Meta Platforms, Inc. ("Meta") atue como Subprocessador nos termos do acordo de tratamento de dados da HubSpot, e ii) se os seus dados do cliente forem hospedados fora dos Estados Unidos, você concorda que a Meta estará sujeita à seção Exclusões da Política de Hospedagem Regional de Dados da HubSpot. Ao conectar sua conta do WhatsApp Business ao HubSpot, você concorda com os Termos da Solução WhatsApp Business disponíveis em https://www.whatsapp.com/legal/business-solution-terms/.

• Na janela pop-up, faça login na sua conta do Facebook e clique em Continuar como [nome].

• Clique em Comece agora.

• Revise as permissões de acesso necessárias para o HubSpot fazer a conexão e clique em Continuar.

• Selecione a conta Meta Business existente que será conectada à sua conta do WhatsApp Business ou crie uma nova conta Meta Business. Se você estiver criando uma nova conta Meta Business:

  • Digite a razão social, o número de telefone, o site e o endereço de e-mail da sua empresa e clique em Continuar.

  • Use o País e Fuso horário menu suspenso para selecionar o país e o fuso horário em que sua empresa está localizada.
    

• Clique em Continuar.

• Selecione a conta do WhatsApp Business que será associada à sua conta Meta Business ou crie uma nova conta do WhatsApp Business. Ao criar uma nova Conta do WhatsApp Business, insira um nome para a conta e selecione um fuso horário no menu suspenso.

• Clique em Continuar.
• Será exibida uma mensagem de confirmação. Clique em Continuar para a Etapa 2.
• Selecione um perfil existente do WhatsApp Business, que é o que seu público verá quando entrar em contato com a sua empresa. Se você não tiver uma conta, poderá criar uma nova configurando o seu perfil empresarial:
  • No campo de texto, insira o nome de exibição da sua empresa. Se o seu perfil do WhatsApp Business não corresponder à razão social da sua empresa, marque a caixa de seleção Meu nome de exibição é diferente da minha razão social.
  • Clique em Continuar.
  • Clique no menu suspenso Categoria e selecione uma categoria que melhor descreve o seu negócio. Você também pode inserir uma descrição da sua empresa na caixa de texto.

• Clique em Continuar para a Etapa 3.

• Se já tiver verificado um número de telefone com o WhatsApp, selecione o número verificado. Se você não verificou um número de telefone, poderá registrar um novo número:
  • No campo de texto, insira um número de telefone para se inscrever no WhatsApp.
  • Selecione Mensagem de texto ou Chamada de voz como método de verificação e clique em Enviar código.

• • Depois de verificar com sucesso o número de telefone, clique em Ok para fechar a janela de configuração e retornar ao HubSpot.
  • Você retornará ao help desk, onde poderá concluir a configuração do canal do WhatsApp. Ao lado do nome da conta do WhatsApp, clique em Conectar.

A conta do WhatsApp conectada agora aparecerá na sua lista de canais conectados.

Crie uma visualização do WhatsApp no help desk 

As conversas do WhatsApp aparecerão na lista de conversas associadas a qualquer um dos filtros de status na barra lateral esquerda (por exemplo, Tudo aberto, Tudo fechado, enviado, etc.), mas é altamente recomendável que você crie uma visualização personalizada para filtrar mensagens específicas dos seus canais do WhatsApp conectados:

Para criar uma exibição personalizada para mensagens do WhatsApp:

• Na sua conta HubSpot, acesse Espaços de trabalho > Help Desk.
• No canto inferior esquerdo, clique em add Criar visualização.
• No painel direito, digite o ver nome e selecione um opção de compartilhamento então clique Próximo.
  
  
• Na barra de pesquisa, pesquise e selecione Fonte.
• Clique no é qualquer um de menu suspenso e selecione O que você acha do WhatsApp?.
• Clique Aplicar filtro, então clique Criar visualização.
  
  
  
  
• A nova visualização aparecerá abaixo das outras visualizações padrão do help desk. Saiba mais sobre como criar e gerenciar visualizações personalizadas no help desk em este artigo.

Componha e responda mensagens do WhatsApp no HubSpot

Você pode iniciar uma conversa do WhatsApp com contatos individuais no HubSpot diretamente do registro do contato ou do registro associado de empresa, negócio, ticket ou objeto personalizado.

As mensagens recebidas do WhatsApp criarão um novo ticket e tópico no help desk e iniciarão uma sessão do WhatsApp. Você e sua equipe podem responder às mensagens do WhatsApp no help desk durante a sessão.

As sessões do WhatsApp estarão abertas para 24 horas após a última resposta do contato. Depois que uma sessão existente do WhatsApp for encerrada, você pode reiniciar o tópico enviando um modelo de mensagem para o contato. Se o contato responder ao seu modelo de mensagem, será aberta uma nova sessão de 24 horas, durante a qual você poderá enviar mensagens do WhatsApp sem modelo.

Limites de mensagens do WhatsApp

Um limite de 1000 conversas por mês é compartilhado por todas as suas contas corporativas do WhatsApp conectadas. O dia do mês em que o limite é redefinido depende da data em que você adquiriu pela primeira vez uma assinatura do Marketing Hub ou do Service Hub Professional ou Enterprise. Por exemplo, se a sua assinatura começou em 28 de outubro, o limite será redefinido no dia 28 de cada mês.

As mensagens são contabilizadas nesse limite com base em como a conversa é iniciada:

Observe: a partir de 1º de novembro de 2024, as mensagens iniciadas pelo usuário não contarão mais para o seu limite de uso do WhatsApp. 

• Mensagens iniciadas pelo usuário: se um usuário do WhatsApp enviar à sua empresa uma mensagem do WhatsApp, será aberta uma sessão de 24 horas e todas as mensagens enviadas enquanto a sessão estiver ativa contarão coletivamente como 1 conversa. As sessões do WhatsApp iniciadas por um usuário ficarão ativar por 24 horas após a última resposta.
• Mensagens iniciadas pela empresa: cada mensagem que você enviar a um usuário do WhatsApp que não fizer parte de uma sessão aberta contará como 1 conversa. No HubSpot, você pode enviar mensagens iniciadas pela empresa personalizando modelos de mensagens e usando-os em um fluxo de trabalho.

Tipos de mídia compatíveis com as mensagens

As mensagens do WhatsApp podem incluir diferentes tipos de mídia e anexos, dependendo se a mensagem foi enviada ou recebida pela sua conta comercial.

• Os seguintes tipos de rich media são compatíveis com as mensagens recebidas na sua conta comercial associada:
  • Imagens
  • Vídeos e GIFs (3gpp ou mp4)
  • Mensagens de voz
  • Anexos (por exemplo, mp3, PDF etc.)
  • Localização
  • Figurinhas
  • Compartilhamento de contatos
• Os tipos de rich media abaixo são compatíveis com as mensagens enviadas da sua conta comercial associada:
  • Imagens ou vídeos carregados na ferramenta de arquivos

• • Anexos
  • Links de reunião
  • Orçamentos
  • Links da central de conhecimento
  • Documentos

Iniciar uma conversa do WhatsApp a partir da linha do tempo do registro

Para criar uma mensagem diretamente da linha do tempo do registro:

• Navegue até à página inicial dos registros associados:
  • Na sua conta HubSpot, acesse CRM > Contatos.
  • Na sua conta HubSpot, acesse CRM > Empresas.
  • Na sua conta HubSpot, acesse CRM > Negócios.
  • Na sua conta HubSpot, acesse CRM > Tickets.
• Clique no nome de um registro.
• No painel esquerdo, clique no ícone do WhatsApp. Se o ícone do WhatsApp não aparecer abaixo do nome do registro, clique no ícone de reticências e selecione Criar uma mensagem do WhatsApp.

• Na caixa pop-up, escreva a mensagem:
  • Clique no menu suspenso De e selecione uma conta comercial conectada.
  • Se o contato não tiver enviado uma mensagem do WhatsApp para sua empresa nas últimas 24 horas, você somente poderá enviar uma mensagem iniciada pela empresa selecionando um dos modelos de mensagem.

• • Clique em Enviar modelo.
  • Na caixa de diálogo, localize o modelo e clique em Enviar modelo.

• • Você pode ser solicitado a navegar até o help desk para responder a mensagens se já houver um tópico existente com o contato.

Gerenciar e responder mensagens no help desk

Você pode responder às mensagens do WhatsApp diretamente no help desk. As mensagens podem incluir arquivos de áudio, notas de voz, figurinhas, imagens e vídeos. Você será notificado quando receber uma nova mensagem do WhatsApp, mas você pode desligue essas notificações nas suas configurações.

• Na sua conta HubSpot, acesse Espaços de trabalho > Help Desk.
• Clique no search ícone de pesquisa no canto superior esquerdo e digite um termo de pesquisa para procurar uma conversa do WhatsApp e aplicar filtros para restringir sua busca. Por exemplo, você pode aplicar filtros que segmentam as mensagens provenientes do canal do WhatsApp conectado. Aprenda como criar uma visualização personalizada que contém apenas mensagens do WhatsApp.
• No painel esquerdo, clique em uma conversa do WhatsApppara abri-la. O ícone socialWhatsapp do WhatsApp aparecerá no canto superior direito da visualização da mensagem.
• Você pode clicar no ícone de seta para baixo downCarat ao lado do nome de um contato para revelar metadados da mensagem, como os números de telefone do remetente e do destinatário, juntamente com a data em que a mensagem foi enviada.
  
   
• Para reatribuir a mensagem, no canto superior esquerdo clique em Proprietário do ingresso menu suspenso e selecione um usuário diferente. Saiba mais sobre atribuição de tickets recebidos com base nas habilidades do agente.
• Se um contato foi ativado recibos de leitura em sua conta do WhatsApp, você pode rever quando eles lerem uma das mensagens que você enviou. Se ele tiver desativado essa opção, a informação não será exibida.
• No painel direito, visualize informações contextuais sobre o visitante e registros associados para ajudar na sua resposta. 
• Se o contato não tiver enviado uma mensagem do WhatsApp para sua empresa nas últimas 24 horas, você somente poderá enviar uma mensagem iniciada pela empresa selecionando um dos modelos de mensagem. Clique no Enviar modelo, então na caixa de diálogo, localize seu modelo e clique Enviar modelo.
  
  

• No editor de resposta, escreva sua resposta:
  • Use os ícones na parte inferior do editor para modificar o estilo do texto, inserir um link, adicionar uma imagem ou fazer upload de um arquivo. Você também pode arrastar e soltar os arquivos do seu computador no editor de resposta.
  • Para adicionar um documento, trecho, link da reunião, artigo da base de conhecimento, citar, ou vídeo na sua resposta, clique Inserir.

Observação: alguns formatos de mídia não podem ser incluídos em uma mensagem do WhatsApp. Saiba mais sobre os formatos de arquivo suportados para documentos, imagens, áudio e vídeo na documentação da Meta.

• Durante a conversa, talvez seja necessário alternar para e-mail ou ligar para o contato. Clique no Canal menu suspenso acima do editor de resposta e selecione um canal diferente.
  
  

• Se uma mensagem recebida for enviada de um número de telefone que corresponda ao número de telefone armazenado na lista de contatos Número de telefone ou número de celular propriedade, a conversa será automaticamente associado a esse contato.

Solucionar problemas de tipos de mensagem não suportados

Devido às limitações da API, alguns tipos de mensagens e respostas não são suportados, e o conteúdo da mensagem será não aparecer no help desk.

Mensagens não suportadas podem ocorrer devido a um dos seguintes cenários:

• Um usuário do WhatsApp reagindo a uma mensagem
• Um usuário do WhatsApp excluindo uma mensagem
• Uma mensagem do WhatsApp inclui quaisquer anexos que não estejam incluídos na lista de tipos de mídia compatíveis.
• Um tipo de mensagem não suportado (por exemplo, uma enquete)

Mensagens em quarentena

Mensagens que violam Política de conteúdo do WhatsApp serão sinalizados e seu conteúdo será ocultado no help desk para evitar possíveis tentativas de phishing e reduzir o risco de compartilhamento de informações de identificação pessoal.

Leituras adicionais

• Detalhes da mensagem do WhatsApp armazenados em propriedades do bilhete também pode ser usado em fluxos de trabalho e relatando.
• Você pode criar e sincronizar modelos de mensagens em sua conta do WhatsApp Business que podem ser personalizados no HubSpot. Saiba mais sobre como personalizar e enviar modelos de mensagens.