Gå til innhold
Merk:: Denne artikkelen er oversatt av praktiske årsaker. Oversettelsen opprettes automatisk ved hjelp av oversettingsprogramvare, og det er ikke sikkert at den er korrekturlest. Den engelske versjonen av denne artikkelen skal regnes som den regjerende versjonen med den nyeste informasjonen. Du finner den her.

Koble en WhatsApp-kanal til helpdesk

Sist oppdatert: desember 6, 2024

Gjelder for:

Service Hub   Professional , Enterprise

Du kan koble til en WhatsApp Business-konto som en kanal i helpdesk-arbeidsområdet. Meldinger sendt til WhatsApp-telefonnummeret ditt vil opprette en ny tråd og billett i brukerstøtten.

Du må ha en verifisert Meta Business Manager for at WhatsApp Business-kontoen din skal ha tilgang til mer enn 50 forretningsinitierte samtaler per dag. Finn ut mer om å bekrefte bedriften din .

Før du setter i gang

Før du kobler en WhatsApp Business-konto til helpdesk, trenger du følgende:

  • Det juridiske navnet på bedriften din og WhatsApp-visningsnavnet ditt.
  • URL-en til bedriftens nettsted.
  • Din bedrifts e-postadresse.
  • Administratortillatelse for bedriftens Meta Business Manager-konto.
  • Tilgang til firmatelefonnummeret du vil sende meldinger med.
    • Nummeret må kunne motta taleanrop.
    • Det må ikke være en del av et IVR-system (Interactive Voice Response) eller ha IVR deaktivert i en periode.

Vennligst merk: Telefonnummeret du bruker må ikke være koblet til en annen WhatsApp-konto, WhatsApp for Business-app eller en annen WhatsApp-integrasjon. Hvis nummeret allerede er knyttet til en annen WhatsApp-konto, må du først koble det fra før du kobler det til HubSpot.

Begrensninger

Husk følgende begrensninger når du kobler til og bruker WhatsApp-integrasjonen:

  • Hver WhatsApp for Business-konto kan ha opptil 25 telefonnumre knyttet til seg.
  • Bare nye meldinger etter at du har koblet til WhatsApp Business-kontoen din vil synkroniseres med HubSpot. Historiske samtaler blir ikke synkronisert.
  • Når du er koblet til HubSpot, vil meldinger ikke lenger vises i WhatsApp-mobilappen eller nettappen, og vil bare vises i brukerstøtten på HubSpot-kontoen din.

Bedriftskontoer kontra personlige kontoer

På grunn av Metas krav for bruk av WhatsApp-integrasjonen, kan du ikke koble en personlig WhatsApp-konto til HubSpot og må koble til en Business-konto i stedet. Lær hvordan du konverterer en personlig konto til en WhatsApp Business-konto i WhatsApps dokumentasjon .

Koble til en WhatsApp Business-konto som en kanal

Du kan koble til en eksisterende WhatsApp Business-konto som en kanal i HubSpot, eller du kan opprette en ny WhatsApp Business-konto under tilkoblingsprosessen.

Vennligst merk: hvis du vil koble til en WhatsApp-konto som allerede er koblet til samtaleinnboksen, må du slette kanalen fra innboksen før du kobler den til helpdesk.

  • I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
  • Naviger til innboks og brukerstøtte i venstre sidelinjemeny.
  • Klikk på Help Desk.
  • Klikk Koble til en kanal og klikk deretter Koble til en ny kanal.
  • Velg WhatsApp .

2024-04-15_15-49-32

  • Klikk på Fortsett med WhatsApp .

Ved å klikke Fortsett med WhatsApp forstår og godtar du at Koble din WhatsApp Business-konto til samtaleinnboksen i HubSpots produktspesifikke vilkår gjelder for deg. Som beskrevet i HubSpots produktspesifikke vilkår , i) godtar du at Meta Platforms, Inc. ("Meta") fungerer som en underprosessor under DPA ; og ii) hvis kundedataene dine er vert for utenfor USA, godtar du at Meta vil være underlagt ekskluderingsdelen i HubSpots retningslinjer for regionale datavertstjenester . Ved å koble WhatsApp Business-kontoen din til HubSpot godtar du WhatsApps forretningsløsningsvilkår tilgjengelig på https://www.whatsapp.com/legal/business-solution-terms/ .

  • Logg inn på Facebook-kontoen din i popup-vinduet, og klikk deretter på Fortsett som [navn] .

  • Klikk på Kom i gang .

Screenshot 2024-04-16 at 17.57.05

  • Se gjennom tillatelsene HubSpot trenger å få tilgang til for å koble til, og klikk deretter på Fortsett .

whatsapp-connection-first-confirmation-dialog-box

  • Velg en eksisterende Meta Business-konto som skal kobles til WhatsApp Business-kontoen din, eller opprett en ny Meta Business-konto . Hvis du oppretter en ny Meta Business-konto:

    • Skriv inn det juridiske navnet , telefonnummeret , nettstedet og e-postadressen for bedriften din, og klikk deretter på Fortsett .

    • Bruk rullegardinmenyen Land og tidssone for å velge landet og tidssonen virksomheten din befinner seg i.
      opprette-ny-bedriftskonto
  • Klikk på Fortsett .

  • Velg WhatsApp Business-kontoen som skal knyttes til Meta Business-kontoen din, eller opprett en ny WhatsApp Business-konto. Hvis du oppretter en ny WhatsApp Business-konto, skriv inn et navn for kontoen og velg en tidssone fra rullegardinmenyen.

select-whats-app-business-account-updated-1

  • Klikk på Fortsett .
  • En bekreftelsesmelding vises. Klikk på Fortsett til trinn 2 .
  • Velg en eksisterende WhatsApp Business-profil , som er hva publikummet ditt vil se når de kontakter bedriften din. Hvis du ikke har en konto, kan du opprette en ny ved å konfigurere bedriftsprofilen din:
    • Skriv inn bedriftens visningsnavn i tekstfeltet. Hvis WhatsApp-bedriftsprofilen din ikke samsvarer med bedriftens juridiske navn, merker du av for Mitt visningsnavn er forskjellig fra mitt juridiske firmanavn . opprette-whats-app-business-profile-1
    • Klikk på Fortsett .
    • Klikk på Kategori- rullegardinmenyen og velg en kategori som best beskriver virksomheten din. Du kan også skrive inn en beskrivelse av virksomheten din i tekstboksen.
  • Klikk på Fortsett til trinn 3 .

  • Hvis du allerede har bekreftet et telefonnummer med WhatsApp, velg et bekreftet nummer. Hvis du ikke har bekreftet et telefonnummer, kan du registrere et nytt nummer:
    • I tekstfeltet skriver du inn et telefonnummer for å registrere deg hos WhatsApp.
    • Velg tekstmelding eller taleanrop som bekreftelsesmetode, og klikk deretter Send kode .

send-code-to-verify-phone-number

    • Etter at du har bekreftet telefonnummeret, klikker du OK for å lukke oppsettvinduet og gå tilbake til HubSpot.
    • Du kommer tilbake til brukerstøtten hvor du kan fullføre konfigureringen av WhatsApp-kanalen. Klikk på Koble til ved siden av WhatsApp-kontonavnet.

Den tilkoblede WhatsApp-kontoen vil nå vises i listen over tilkoblede kanaler.


2024-04-16_17-01-39 

Lag en WhatsApp-visning i helpdesk

WhatsApp-samtaler vil vises i listen over samtaler knyttet til noen av statusfiltrene i venstre sidefelt (f.eks. Alle åpne , Alle lukkede, sendt osv.), men det anbefales sterkt at du oppretter en tilpasset visning for å filtrere etter meldinger som er spesifikke for meldinger dine tilkoblede WhatsApp-kanaler:

Slik oppretter du en tilpasset visning for WhatsApp-meldinger:

  • I HubSpot-kontoen din navigerer du til Arbeidsområder > Helpdesk.
  • Klikk på add Opprett visning nederst til venstre.
  • I det høyre panelet, skriv inn visningsnavnet og velg et delingsalternativ og klikk deretter på Neste .

  • I søkefeltet, søk etter og velg Opprinnelig kanaltype .
  • Klikk på en av rullegardinmenyen, og velg deretter WhatsApp .
  • Klikk på Bruk filter , og klikk deretter på Opprett visning .


    2024-12-06_11-08-35
  • Den nye visningen vil vises under de andre standard helpdesk-visningene. Finn ut mer om hvordan du oppretter og administrerer tilpassede visninger i brukerstøtten i denne artikkelen.

Skriv og svar på WhatsApp-meldinger i HubSpot

Du kan starte en WhatsApp-samtale med individuelle kontakter i HubSpot fra kontaktposten, eller starte den fra den tilknyttede bedriften, avtalen, billetten eller egendefinerte objektposten.

Innkommende WhatsApp-meldinger vil opprette en ny billett og tråd i helpdesk og starte en WhatsApp-økt. Du og teamet ditt kan svare på WhatsApp-meldinger i helpdesk så lenge økten varer.

WhatsApp-økter vil være åpne i 24 timer etter siste svar fra kontakten. Når en eksisterende WhatsApp-sesjon er avsluttet, kan du starte tråden på nytt ved å sende en malmelding til kontakten . Hvis kontakten svarer på malmeldingen din, vil den åpne en ny 24-timers økt der du kan sende WhatsApp-meldinger som ikke er mal.

WhatsApp-meldingsgrenser

En grense på 1000 samtaler per måned deles av alle dine tilkoblede WhatsApp-bedriftskontoer. Dagen i måneden som grensen tilbakestilles avhenger av datoen du først kjøpte et Marketing Hub- eller Service Hub Professional- eller Enterprise -abonnement. Hvis for eksempel abonnementet ditt begynte 28. oktober, tilbakestilles grensen den 28. i hver måned.

Meldinger telles mot denne grensen basert på hvordan samtalen startes:

Merk: Fra og med 1. november 2024 vil brukerinitierte meldinger ikke lenger telle mot WhatsApp-bruksgrensen din.

  • Brukerinitierte meldinger: Hvis en WhatsApp-bruker sender en WhatsApp-melding til bedriften din, åpnes en 24-timers økt, og alle meldinger du sender mens økten er åpen vil samlet telle som 1 samtale. WhatsApp-økter initiert av en bruker vil være åpne i 24 timer etter siste svar.
  • Bedriftsinitierte meldinger: hver enkelt melding du sender til en WhatsApp-bruker som ikke er en del av en åpen økt, vil telle som 1 samtale. I HubSpot kan du sende bedriftsinitierte meldinger ved å tilpasse meldingsmaler og bruke dem i en arbeidsflyt .

Støttede medietyper i meldinger

WhatsApp-meldinger kan inneholde forskjellige medietyper og vedlegg basert på om meldingen ble sendt eller mottatt av bedriftskontoen din.

  • Følgende rich media-typer støttes i meldinger mottatt på den tilkoblede bedriftskontoen din:
    • Bilder
    • Videoer og GIF-er (3gpp eller mp4)
    • Talemeldinger
    • Vedlegg (f.eks. mp3, PDF osv.)
    • Sted
    • Klistremerker
    • Kontaktdeling
  • Rich media-typene nedenfor støttes i meldinger som sendes fra den tilkoblede bedriftskontoen din:

Start en WhatsApp-samtale fra rekordtidslinjen

Slik oppretter du en melding direkte fra rekordtidslinjen:

  • Naviger til hjemmesiden til de tilknyttede postene:
    • I HubSpot-kontoen din navigerer du til CRM > Kontakter.
    • Gå til CRM > Selskaper i HubSpot-kontoen din.
    • Gå til CRM > Avtaler i HubSpot-kontoen din.
    • Gå til CRM > Tickets i HubSpot-kontoen din.
  • Klikk på navnet på en post.
  • Klikk på WhatsApp-ikonet i panelet til venstre. Hvis WhatsApp-ikonet ikke vises under postnavnet, klikker du på ellipseikonet og velger deretter Opprett en WhatsApp-melding .

create-whatsapp-message-dropdown-from-crm-record

  • Skriv meldingen din i popup-boksen:
    • Klikk på Fra- rullegardinmenyen og velg en tilkoblet bedriftskonto .
    • Hvis kontakten ikke har sendt bedriften din en WhatsApp-melding i løpet av de siste 24 timene, kan du bare sende en bedriftsinitiert melding ved å velge en av meldingsmalene dine.

compose-whatsapp-message-pop-up-box


    • Klikk Send mal .
    • Finn malen i dialogboksen, og klikk deretter Send mal .
    • Du kan bli bedt om å navigere til brukerstøtten for å svare på meldinger hvis det allerede finnes en eksisterende tråd med kontakten.

Administrer og svar på meldinger i helpdesk

Du kan svare på WhatsApp-meldinger direkte i brukerstøtten. Meldinger kan inkludere medielydfiler, talenotater, klistremerker, bilder og videoer. Du vil bli varslet når du mottar en ny WhatsApp-melding, men du kan slå av disse varslene i innstillingene dine.

  • I HubSpot-kontoen din navigerer du til Arbeidsområder > Helpdesk.
  • Klikk på søkesøkikonet search til venstre og skriv inn et søkeord for å slå opp en WhatsApp-samtale, og bruk filtre for å begrense søket. Du kan for eksempel bruke filtre som segmenterer meldinger som stammer fra din tilkoblede WhatsApp-kanal. Lær hvordan du lager en tilpasset visning som bare inneholder WhatsApp-meldinger.
  • I panelet til venstre klikker du på en WhatsApp-samtale for å åpne den. Et socialWhatsapp WhatsApp-ikon vil vises i øverste høyre hjørne av forhåndsvisningen av meldingen.
  • Du kan klikke på pil ned-ikonet downCarat ved siden av en kontakts navn for å avsløre meldingsmetadata, for eksempel telefonnumrene til avsenderen og mottakeren, sammen med datoen meldingen ble sendt.

    2024-04-16_16-32-08
  • For å tilordne meldingen på nytt, klikk på rullegardinmenyen for billetteier øverst til venstre og velg en annen bruker. Lær mer om tildeling av innkommende billetter basert på agentferdigheter .
  • Hvis en kontakt har slått på lesebekreftelser i WhatsApp-kontoen sin , kan du se når de leste en av meldingene du sendte dem. Hvis de valgte bort lesebekreftelser, vil ikke denne informasjonen vises.
  • I det høyre panelet kan du se kontekstuell informasjon om den besøkende og tilhørende poster for å hjelpe deg med svaret.
  • Hvis kontakten ikke har sendt en WhatsApp-melding til bedriften din i løpet av de siste 24 timene, kan du bare sende en bedriftsinitiert melding ved å velge en av meldingsmalene dine. Klikk på Send mal , og finn malen i dialogboksen og klikk på Send mal .

2024-04-16_16-48-41

  • Skriv svaret ditt i svarredigeringsprogrammet:
    • Bruk ikonene nederst i redigeringsprogrammet for å endre tekststilen din, sette inn en lenke, legge til et bilde eller laste opp en fil. Du kan også dra og slippe filer fra datamaskinen til svarredigeringsprogrammet.
    • For å legge til et dokument , utdrag , møtelenke , kunnskapsbaseartikkel , sitat eller video i svaret ditt, klikk på Sett inn .

Vær oppmerksom på: enkelte medieformater kan ikke inkluderes i en WhatsApp-melding. For å lære mer om støttede dokument-, bilde-, lyd- og videofilformater i Metas dokumentasjon .

  • Under samtalen må du kanskje bytte til e-post eller ringe kontakten. Klikk på kanal- rullegardinmenyen over svarredigeringsprogrammet og velg en annen kanal.

2024-04-16_16-52-18-1

  • Hvis en innkommende melding sendes fra et telefonnummer som samsvarer med telefonnummeret som er lagret i en kontakts Telefonnummer eller Mobilnummer- egenskap, vil samtalen automatisk bli knyttet til den kontakten .

Feilsøk meldingstyper som ikke støttes

På grunn av API-begrensninger støttes ikke enkelte meldingstyper og svar, og meldingens innhold vil ikke vises i brukerstøtten.

unsupported-whatsapp-message-in-inbox

Meldinger som ikke støttes kan oppstå på grunn av ett av følgende scenarier:

  • En WhatsApp-bruker reagerer på en melding
  • En WhatsApp-bruker sletter en melding
  • En WhatsApp-melding inkluderer alle vedlegg som ikke er inkludert i listen over støttede medietyper .
  • En meldingstype som ikke støttes (f.eks. en meningsmåling)

Meldinger i karantene

Meldinger som bryter WhatsApps innholdspolicy vil bli flagget, og innholdet deres vil bli skjult i brukerstøtten for å forhindre potensielle phishing-forsøk og redusere risikoen for deling av personlig identifiserbar informasjon.

quarantined-whatsapp-message

Videre lesing

 

Var denne artikkelen nyttig?
Dette skjemaet brukes kun for tilbakemeldinger om dokumentasjon. Se hvordan du kan få hjelp med HubSpot.