Laatst bijgewerkt: 18 november 2025
Beschikbaar met elk van de volgende abonnementen, behalve waar vermeld:
-
Service Hub
Professional, Enterprise
U kunt een WhatsApp Business-account als kanaal koppelen aan de helpdesk-werkruimte. Berichten die naar uw WhatsApp-telefoonnummer worden gestuurd, creëren een nieuwe thread en een nieuw ticket in de helpdesk.
U moet een geverifieerde Meta Business Manager hebben voor uw WhatsApp Business-account om toegang te krijgen tot meer dan 50 door het bedrijf geïnitieerde gesprekken per dag. Meer informatie over het verifiëren van uw bedrijf.
Voordat u begint
Voordat u een WhatsApp Business-account aan de helpdesk koppelt, heeft u het volgende nodig:
- De officiële naam van uw bedrijf en uw WhatsApp-weergavenaam.
- De URL van uw bedrijfswebsite.
- Uw zakelijke e-mailadres.
- Beheerdersrechten voor het Meta Business Manager-account van uw bedrijf.
- Toegang tot het telefoonnummer van het bedrijf waarmee u berichten wilt versturen.
- Het nummer moet geschikt zijn voor het ontvangen van telefoongesprekken.
- Het mag geen deel uitmaken van een IVR-systeem (Interactive Voice Response) of IVR mag gedurende een bepaalde periode niet zijn uitgeschakeld.
Let op: het telefoonnummer dat u gebruikt, mag niet zijn gekoppeld aan een ander WhatsApp-account, de WhatsApp for Business-app of een andere WhatsApp-integratie. Als het nummer al is gekoppeld aan een ander WhatsApp-account, moet u deze eerst ontkoppelen voordat u het aan HubSpot koppelt.
Beperkingen
Houd rekening met de volgende beperkingen bij het koppelen en gebruiken van de WhatsApp-integratie:
- Elk WhatsApp for Business-account kan aan maximaal 25 telefoonnummers worden gekoppeld.
- Alleen nieuwe berichten die u verstuurt nadat u uw WhatsApp Business-account hebt gekoppeld, worden gesynchroniseerd met HubSpot. Eerdere gesprekken worden niet gesynchroniseerd.
- Zodra de verbinding met HubSpot tot stand is gebracht, worden berichten niet langer weergegeven in de mobiele app of webapp van WhatsApp, maar alleen in de helpdesk in uw HubSpot-account.
Zakelijke accounts versus persoonlijke accounts
Vanwege de vereisten van Meta voor het gebruik van de WhatsApp-integratie, kunt u geen persoonlijk WhatsApp-account koppelen aan HubSpot, maar moet u in plaats daarvan een zakelijk account koppelen. Lees in de documentatie van WhatsApp hoe u een persoonlijk account kunt omzetten naar een WhatsApp Business-account.
Een WhatsApp Business-account als kanaal koppelen
U kunt een bestaand WhatsApp Business-account als kanaal in HubSpot koppelen, of u kunt tijdens het koppelingsproces een nieuw WhatsApp Business-account aanmaken.
Let op: als je een WhatsApp-account wilt koppelen dat al is gekoppeld aan de inbox voor gesprekken, moet je het kanaal uit de inbox verwijderen voordat je het aan de helpdesk koppelt.
- Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
- Ga in het menu aan de linkerkant naar Inbox & Helpdesk > ; Helpdesk.
- Selecteer onder Ticketbronnen en routing de optie Kanalen.
- Klik op Een kanaal koppelen en vervolgens op Een nieuw kanaal koppelen.
- Selecteer WhatsApp.
- Klik op Doorgaan met WhatsApp.
Door op Doorgaan met WhatsApp te klikken, begrijpt u en gaat u ermee akkoord dat de HubSpot-productspecifieke voorwaarden voor het koppelen van uw WhatsApp Business-account aan de gespreksinbox op u van toepassing zijn. Zoals beschreven in de HubSpot-productspecifieke voorwaarden, i) gaat u ermee akkoord dat Meta Platforms, Inc. ("Meta") fungeert als subverwerker onder de DPA en ii) als uw klantgegevens buiten de Verenigde Staten worden gehost, gaat u ermee akkoord dat Meta onderworpen is aan het gedeelte Uitsluitingen in het regionale gegevenshostingbeleid van HubSpot. Door uw WhatsApp Business-account te koppelen aan HubSpot, gaat u akkoord met de voorwaarden voor zakelijke oplossingen van WhatsApp, die beschikbaar zijn op https://www.whatsapp.com/legal/business-solution-terms/.
-
Log in het pop-upvenster in op uw Facebook-account en klik vervolgens op Doorgaan als [naam].
-
Klik op Aan de slag.
-
Controleer de machtigingen die HubSpot nodig heeft om verbinding te maken en klik vervolgens op Doorgaan.
-
Selecteer een bestaand Meta Business-account dat aan uw WhatsApp Business-account wordt gekoppeld, of maak een nieuw Meta Business-account aan. Als u een nieuw Meta Business-account aanmaakt:
-
Voer de officiële naam, het telefoonnummer, de website en het e-mailadres van uw bedrijf in en klik vervolgens op Doorgaan.
- Gebruik het vervolgkeuzemenu Land en tijdzone om het land en de tijdzone te selecteren waarin uw bedrijf is gevestigd.
-
-
Klik op Doorgaan.
- Selecteer het WhatsApp Business-account dat aan uw Meta Business-account wordt gekoppeld, of maak een nieuw WhatsApp Business-account aan. Als u een nieuw WhatsApp Business-account aanmaakt, voer dan een naam voor het account in en selecteer een tijdzone in het vervolgkeuzemenu.
- Klik op Doorgaan.
- Er verschijnt een bevestigingsbericht. Klik op Doorgaan naar stap 2.
- Selecteer een bestaand WhatsApp Business-profiel, dat is wat uw publiek te zien krijgt wanneer ze contact opnemen met uw bedrijf. Als u nog geen account hebt, kunt u een nieuw account aanmaken door uw bedrijfsprofiel te configureren:
- Voer in het tekstveld de weergavenaam van uw bedrijf in. Als uw WhatsApp Business-profiel niet overeenkomt met de officiële naam van uw bedrijf, schakelt u het selectievakje Mijn weergavenaam is anders dan mijn officiële bedrijfsnaam in.
- Klik op Doorgaan.
- Klik op het vervolgkeuzemenu Categorie en selecteer een categorie die uw bedrijf het beste beschrijft. U kunt ook een beschrijving van uw bedrijf invoeren in het tekstvak.
- Voer in het tekstveld de weergavenaam van uw bedrijf in. Als uw WhatsApp Business-profiel niet overeenkomt met de officiële naam van uw bedrijf, schakelt u het selectievakje Mijn weergavenaam is anders dan mijn officiële bedrijfsnaam in.
-
Klik op Doorgaan naar stap 3.
- Als u al een telefoonnummer bij WhatsApp hebt geverifieerd, selecteert u een geverifieerd nummer. Als u nog geen telefoonnummer hebt geverifieerd, kunt u een nieuw nummer registreren:
- Voer in het tekstveld een telefoonnummer in om te registreren bij WhatsApp.
- Selecteer Sms of Spraakoproep als verificatiemethode en klik vervolgens op Code verzenden.
-
- Nadat je het telefoonnummer hebt geverifieerd, klik je op Ok om het instellingsvenster te sluiten en terug te keren naar HubSpot.
- U keert terug naar de helpdesk waar u de instellingen voor het WhatsApp-kanaal kunt voltooien. Klik naast de WhatsApp-accountnaam op Verbinden.
Het gekoppelde WhatsApp-account verschijnt nu in uw lijst met gekoppelde kanalen.
Maak een WhatsApp-weergave in de helpdesk
WhatsApp-gesprekken verschijnen in de lijst met gesprekken die zijn gekoppeld aan een van de statusfilters in de linkerzijbalk (bijvoorbeeld Alle open, Alle gesloten, Verzonden, enz.), maar het wordt ten zeerste aanbevolen om een aangepaste weergave te maken om berichten te filteren die specifiek zijn voor uw gekoppelde WhatsApp-kanalen:
Een aangepaste weergave voor WhatsApp-berichten maken:
- Ga in je HubSpot-account naar Service > Helpdesk.
- Klik in het menu in de linkerzijbalk, naast het vervolgkeuzemenu 'Minder', op ' ' en vervolgens op 'Globale weergave maken'.
- Voer in het rechterpaneel de details van de weergave ' ' in, waaronder de naam, het type en de optie voor delen. Klik vervolgens op 'Next'.
- Zoek in de zoekbalk naar Originating channel type en selecteer dit.
- Klik op het vervolgkeuzemenu 'is een van ' en selecteer WhatsApp.
- Klik op 'Filter toepassen' en vervolgens op 'Weergave maken'.
- De nieuwe weergave verschijnt onder de andere standaard helpdeskweergaven. Meer informatie over het maken en beheren van aangepaste weergaven in de helpdesk.
WhatsApp-berichten opstellen en beantwoorden in HubSpot
Je kunt een WhatsApp-gesprek starten met individuele contacten in HubSpot vanuit het contactrecord, of vanuit het bijbehorende bedrijf, de deal, het ticket of het aangepaste objectrecord.
Inkomende WhatsApp-berichten creëren een nieuw ticket en een nieuwe thread in de helpdesk en starten een WhatsApp-sessie. Jij en je team kunnen tijdens de sessie reageren op WhatsApp-berichten in de helpdesk.
WhatsApp-sessies blijven 24 uur open na het laatste antwoord van de contactpersoon. Zodra een bestaande WhatsApp-sessie is gesloten, kunt u de thread opnieuw starten door een sjabloonbericht naar de contactpersoon te sturen. Als de contactpersoon op uw sjabloonbericht reageert, wordt er een nieuwe sessie van 24 uur geopend waarin u niet-sjabloongebonden WhatsApp-berichten kunt versturen.
Beperkingen voor WhatsApp-berichten
Er geldt een limiet van 1000 sjabloonberichten per maand voor al je gekoppelde WhatsApp-zakelijke accounts. De dag van de maand waarop de limiet wordt gereset, is afhankelijk van de datum waarop je voor het eerst een Marketing Hub- of Service Hub Professional- of Enterprise-abonnement hebt aangeschaft. Als je abonnement bijvoorbeeld op 28 oktober is ingegaan, wordt de limiet elke maand op de 28e gereset. Meer informatie over WhatsApp-prijzen.
HubSpot brengt geen kosten in rekening voor gratis instapgesprekken. Meer informatie over gratis instapgesprekken.
Ondersteunde mediatypen in berichten
WhatsApp-berichten kunnen verschillende mediatypen en bijlagen bevatten, afhankelijk van of het bericht is verzonden of ontvangen door uw zakelijke account.
- De volgende rich media-typen worden ondersteund in berichten die worden ontvangen in uw gekoppelde zakelijke account:
- Afbeeldingen
- Video's en GIF's (3gpp of mp4)
- Spraakberichten
- Bijlagen (bijv. mp3, PDF, enz.)
- Locatie
- Stickers
- Contacten delen
- De onderstaande rich media-typen worden ondersteund in berichten die worden verzonden vanuit uw gekoppelde zakelijke account:
Start een WhatsApp-gesprek vanuit de tijdlijn van het record
Om rechtstreeks vanuit de tijdlijn van het record een bericht te maken:
- Ga naar de startpagina van uw gekoppelde records:
- Ga in je HubSpot-account naar CRM > Contactpersonen.
- Ga in je HubSpot-account naar CRM > Bedrijven.
- Ga in je HubSpot-account naar CRM > Deals.
- Ga in je HubSpot-account naar CRM > Tickets.
- Klik op de naam van een record.
- Klik in het linkerpaneel op het WhatsApp-pictogram. Als het WhatsApp-pictogram niet onder de recordnaam verschijnt, klik dan op het pictogram met de drie puntjes en selecteer 'Een WhatsApp-bericht maken'.
- Stel uw bericht op in het pop-upvenster:
- Klik op het vervolgkeuzemenu Van en selecteer een gekoppeld zakelijk account.
- Als de contactpersoon uw bedrijf in de afgelopen 24 uur geen WhatsApp-bericht heeft gestuurd, kunt u alleen een door het bedrijf geïnitieerd bericht verzenden door een van uw berichtensjablonen te selecteren.
-
- Klik op Sjabloon verzenden.
- Zoek in het dialoogvenster uw sjabloon en klik vervolgens op Sjabloon verzenden.
-
- Mogelijk wordt u gevraagd om naar de helpdesk te gaan om berichten te beantwoorden als er al een bestaande thread met de contactpersoon is.
Berichten beheren en beantwoorden in de helpdesk
U kunt rechtstreeks in de helpdesk reageren op WhatsApp-berichten. Berichten kunnen mediabestanden, spraakmemo's, stickers, afbeeldingen en video's bevatten. U ontvangt een melding wanneer u een nieuw WhatsApp-bericht ontvangt, maar u kunt deze meldingen uitschakelen in uw instellingen.
- Ga in je HubSpot-account naar Service > Helpdesk.
- Klik op het zoekpictogram van de linksboven en voer een zoekterm in om een WhatsApp-gesprek op te zoeken. Pas filters toe om uw zoekopdracht te verfijnen. U kunt bijvoorbeeld filters toepassen om berichten te segmenteren die afkomstig zijn van uw verbonden WhatsApp-kanaal. Lees hoe u een aangepaste weergave kunt maken die alleen WhatsApp-berichten bevat.
- Klik in het linkerpaneel op een WhatsApp-gesprek om het te openen. Er verschijnt een WhatsApp-pictogram van in de rechterbovenhoek van het berichtvoorbeeld.
- U kunt op het pijltje omlaag naast de naam van een contactpersoon klikken om de metagegevens van het bericht weer te geven, zoals de telefoonnummers van de afzender en ontvanger, samen met de datum waarop het bericht is verzonden.
- Om het bericht opnieuw toe te wijzen, klikt u linksboven op het vervolgkeuzemenu Ticket Owner (Ticketeigen aar) en selecteert u een andere gebruiker. Meer informatie over het toewijzen van inkomende tickets op basis van de vaardigheden van agents.
- Als een contactpersoon leesbevestigingen heeft ingeschakeld in zijn of haar WhatsApp-account, kunt u zien wanneer hij of zij een van de berichten heeft gelezen die u hebt verzonden. Als hij of zij zich heeft afgemeld voor leesbevestigingen, wordt deze informatie niet weergegeven.
- Bekijk in het rechterpaneel contextuele informatie over de bezoeker en bijbehorende records om u te helpen bij uw reactie.
- Als de contactpersoon de afgelopen 24 uur geen WhatsApp-bericht naar uw bedrijf heeft gestuurd, kunt u alleen een door het bedrijf geïnitieerd bericht verzenden door een van uw berichtensjablonen te selecteren. Klik op Sjabloon verzenden, zoek vervolgens in het dialoogvenster uw sjabloon en klik op Sjabloon verzenden.
- Schrijf uw antwoord in de antwoordeditor:
- Gebruik de pictogrammen onderaan de editor om uw tekststijl aan te passen, een link in te voegen, een afbeelding toe te voegen of een bestand te uploaden. U kunt ook bestanden van uw computer naar de antwoordeditor slepen en neerzetten .
- Om een document, fragment, vergaderlink, kennisbankartikel, offerte of video aan uw antwoord toe te voegen, klikt u op Invoegen.
- Let op: sommige mediaformaten kunnen niet worden opgenomen in een WhatsApp-bericht. Lees meer over de ondersteunde document-, afbeeldings-, audio- en videobestandsformaten in de documentatie van Meta.
- Tijdens het gesprek kan het nodig zijn om over te schakelen naar e-mail of de contactpersoon te bellen. Klik op het vervolgkeuzemenu Kanaal boven de antwoordeditor en selecteer een ander kanaal.
Problemen met niet-ondersteunde berichttypen oplossen
Vanwege API-beperkingen worden sommige berichttypen en reacties niet ondersteund en wordt de inhoud van het bericht niet weergegeven in de helpdesk.
Niet-ondersteunde berichten kunnen voorkomen in een van de volgende scenario's:
- Een WhatsApp-gebruiker die op een bericht reageert
- Een WhatsApp-gebruiker die een bericht verwijdert
- Een WhatsApp-bericht bevat bijlagen die niet zijn opgenomen in de lijst met ondersteunde mediatypen.
- Een niet-ondersteund berichttype (bijvoorbeeld een poll)
Berichten in quarantaine
Berichten die in strijd zijn met het inhoudsbeleid van WhatsApp worden gemarkeerd en hun inhoud wordt verborgen in de helpdesk om mogelijke phishingpogingen te voorkomen en het risico op het delen van persoonlijk identificeerbare informatie te verminderen.
Meer informatie
- WhatsApp-berichtgegevens die zijn opgeslagen in ticketkenmerken kunnen ook worden gebruikt in workflows en rapportages.
- U kunt berichtensjablonen maken en synchroniseren in uw WhatsApp Business-account, die vervolgens kunnen worden gepersonaliseerd in HubSpot. Lees meer over het aanpassen en verzenden van berichtensjablonen.
