Yhdistä WhatsApp-kanava help deskiin
Päivitetty viimeksi: maaliskuuta 14, 2025
Saatavilla minkä tahansa seuraavan Tilauksen kanssa, paitsi jos toisin mainitaan:
Service Hub
Professional
,
Enterprise
|
Voit liittää WhatsApp Business -tilin kanavaksi helpdesk-työtilaan. WhatsApp-puhelinnumeroosi lähetetyt viestit luovat uuden viestiketjun ja tiketin help deskiin.
Sinulla on oltava vahvistettu Meta Business Manager WhatsApp Business -tilillesi, jotta sinulla on pääsy yli 50 yrityskeskusteluun päivässä. Lue lisää yrityksesi vahvistamisesta.
Ennen kuin aloitat
Ennen WhatsApp Business -tilin liittämistä help deskiin tarvitset seuraavat tiedot:
- Yrityksesi virallinen nimi ja WhatsApp-näyttönimesi.
- Yrityksesi verkkosivuston URL-osoite.
- Yrityksesi sähköpostiosoite.
- Ylläpitäjän oikeudet yrityksesi Meta Business Manager -tilille.
- Pääsy yrityksen puhelinnumeroon, jolla haluat lähettää viestejä.
- Numeron on pystyttävä vastaanottamaan äänipuheluita.
- Se ei saa olla osa IVR-järjestelmää (Interactive Voice Response), tai IVR ei saa olla poistettu käytöstä tietyn ajanjakson ajan.
Huomaa: käyttämäsi puhelinnumero ei saa olla yhdistettynä toiseen WhatsApp-tiliin, WhatsApp for Business -sovellukseen tai toiseen WhatsApp-integraatioon. Jos numero on jo yhdistetty toiseen WhatsApp-tiliin, sinun on ensin katkaistava sen yhteys, ennen kuin yhdistät sen HubSpotiin.
Rajoitukset
Muista seuraavat rajoitukset, kun muodostat yhteyden ja käytät WhatsApp-integraatiota:
- Jokaiseen WhatsApp for Business -tiliin voi liittyä enintään 25 puhelinnumeroa.
- Ainoastaan uudet viestit sen jälkeen, kun olet yhdistänyt WhatsApp Business -tilisi, synkronoidaan HubSpotiin. Aikaisempia keskusteluja ei synkronoida.
- Kun viestit on yhdistetty HubSpotiin, ne eivät enää näy WhatsAppin mobiilisovelluksessa tai verkkosovelluksessa, vaan ainoastaan HubSpot-tilisi help deskissä.
Yritystilit vs. henkilökohtaiset tilit
WhatsApp-integraation käyttöä koskevien Meta-vaatimusten vuoksi et voi yhdistää henkilökohtaista WhatsApp-tiliä HubSpotiin, vaan sinun on yhdistettävä sen sijaan yritystili. Lue WhatsAppin dokumentaatiosta, miten henkilökohtainen tili muunnetaan WhatsApp Business -tiliksi.
Yhdistä WhatsApp Business -tili kanavaksi
Voit liittää olemassa olevan WhatsApp Business -tilin HubSpotin kanavaksi tai luoda uuden WhatsApp Business -tilin liittämisprosessin aikana.
Huomaa: jos haluat liittää WhatsApp-tilin, joka on jo liitetty keskustelujen saapuneet-kansioon, sinun on poistettava kanava saapuneet-kansiosta ennen sen liittämistä help deskiin.
- Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta.
- Siirry vasemmanpuoleisessa sivupalkin valikossa kohtaan Saapuneet ja Help Desk > Help Desk.
- Valitse Lipun lähteet ja reititys-kohdassa Kanavat.
- Valitse Yhdistä kanava ja valitse sitten Yhdistä uusi kanava.
- Valitse WhatsApp.
- Napsauta Jatka WhatsAppin kanssa.
Napsauttamalla Jatka WhatsAppin kanssa ymmärrät ja hyväksyt, että HubSpotin tuotekohtaisten ehtojen Kytke WhatsApp-liiketoimintatilisi keskustelupostilaatikkoon -osio koskee sinua. Kuten HubSpotin tuotekohtaisissa ehdoissa on yksityiskohtaisesti määritelty, i) hyväksyt, että Meta Platforms, Inc. ("Meta") toimii DPA:n mukaisena alihankkijana; ja ii) jos asiakastietojasi isännöidään Yhdysvaltojen ulkopuolella, hyväksyt, että Metaan sovelletaan HubSpotin alueellisten tietojen isännöintikäytännön Poikkeukset-osiota . Yhdistämällä WhatsApp Business -tilisi HubSpotiin hyväksyt WhatsAppin liiketoimintaratkaisun ehdot, jotka ovat saatavilla osoitteessa https://www.whatsapp.com/legal/business-solution-terms/.
-
Kirjaudu ponnahdusikkunassa sisään Facebook-tilillesi ja valitse sitten Jatka [nimi].
-
Napsauta Aloita.
-
Tarkista käyttöoikeudet, jotka HubSpotin on saatava käyttöönsä yhteyden muodostamiseksi, ja napsauta sitten Jatka.
-
Valitse olemassa oleva Meta Business -tili , joka liitetään WhatsApp Business -tiliisi, tai luo uusi Meta Business -tili. Jos luot uuden Meta Business -tilin:
-
Kirjoita yrityksesi virallinen nimi, puhelinnumero, verkkosivusto ja sähköpostiosoite ja napsauta sitten Jatka.
- Valitse maa ja aikavyöhyke -pudotusvalikosta maa ja aikavyöhyke, jossa yrityksesi sijaitsee.
-
-
Napsauta Jatka.
- Valitse WhatsApp Business -tili , joka liitetään Meta Business -tiliisi, tai luo uusi WhatsApp Business -tili. Jos luot uuden WhatsApp Business Account -tilin, anna tilille nimi ja valitse aikavyöhyke pudotusvalikosta.
- Napsauta Jatka.
- Näyttöön tulee vahvistusviesti. Napsauta Jatka vaiheeseen 2.
- Valitse olemassa oleva WhatsApp Business -profiili, jonka yleisösi näkee, kun he ottavat yhteyttä yritykseesi. Jos sinulla ei ole tiliä, voit luoda uuden tilin määrittämällä yritysprofiilin:
- Kirjoita tekstikenttään yrityksesi näyttönimi. Jos WhatsApp-liiketoimintaprofiilisi ei vastaa yrityksesi laillista nimeä, valitse valintaruutu Näyttönimeni poikkeaa laillisesta toiminimestäni.
- Napsauta Jatka.
- Napsauta Category (Luokka ) -pudotusvalikkoa ja valitse yritystäsi parhaiten kuvaava luokka. Voit myös kirjoittaa yrityksesi kuvauksen tekstikenttään.
-
Napsauta Jatka vaiheeseen 3.
- Jos olet jo vahvistanut puhelinnumeron WhatsAppissa, valitse vahvistettu numero. Jos et ole vahvistanut puhelinnumeroa, voit rekisteröidä uuden numeron:
- Kirjoita tekstikenttään puhelinnumero, jonka haluat rekisteröidä WhatsAppiin.
- Valitse vahvistusmenetelmäksi tekstiviesti tai äänipuhelu ja valitse sitten Lähetä koodi.
-
- Kun olet onnistuneesti vahvistanut puhelinnumeron, sulje asetusikkuna ja palaa HubSpotiin valitsemalla Ok .
- Palaat takaisin help deskiin, jossa voit viimeistellä WhatsApp-kanavan määrittämisen. Napsauta WhatsApp-tilin nimen vieressä Yhdistä.
Yhdistetty WhatsApp-tili näkyy nyt yhdistettyjen kanavien luettelossa.
Luo WhatsApp-näkymä help deskissä
WhatsApp-keskustelut näkyvät vasemman sivupalkin tilasuodattimiin (esim. Kaikki avoimet, Kaikki suljetut, Lähetetyt jne.) liittyvien keskustelujen luettelossa, mutta on erittäin suositeltavaa luoda mukautettu näkymä, jossa voit suodattaa viestejä, jotka liittyvät yhdistettyihin WhatsApp-kanaviin:
Mukautetun näkymän luominen WhatsApp-viesteille:
- Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Työtilat > Käyttötuki.
- Napsauta vasemmassa alakulmassa add Luo näkymä.
- Kirjoita oikeassa paneelissa näkymän nimi ja valitse jakamisvaihtoehto ja napsauta sitten Seuraava.
- Etsi ja valitse hakupalkista Alkuperäinen kanavatyyppi.
- Napsauta on jokin pudotusvalikosta ja valitse sitten WhatsApp.
- Valitse Käytä suodatinta ja valitse sitten Luo näkymä.
- Uusi näkymä näkyy muiden oletusarvoisten help desk -näkymien alapuolella. Lisätietoja mukautettujen näkymien luomisesta ja hallinnasta help deskissä on tässä artikkelissa.
WhatsApp-viestien laatiminen ja niihin vastaaminen HubSpotissa
Voit aloittaa WhatsApp-keskustelun HubSpotissa yksittäisten yhteyshenkilöiden kanssa yhteystietueesta tai aloittaa sen siihen liittyvästä yritys-, kauppa-, lippu- tai mukautetun kohteen tietueesta.
Saapuvat WhatsApp-viestit luovat uuden tiketin ja viestiketjun help deskiin ja aloittavat WhatsApp-istunnon. Sinä ja tiimisi voitte vastata WhatsApp-viesteihin help deskissä istunnon ajan.
WhatsApp-istunnot ovat avoinna 24 tuntia yhteydenottajan viimeisen vastauksen jälkeen. Kun olemassa oleva WhatsApp-istunto on suljettu, voit käynnistää viestiketjun uudelleen lähettämällä yhteyshenkilölle malliviestin. Jos yhteyshenkilö vastaa malliviestiin, se avaa uuden 24 tunnin istunnon, jonka aikana voit lähettää muita kuin malliviestejä WhatsApp-viestejä.
WhatsApp-viestien rajoitukset
Kaikki yhdistetyt WhatsApp-liiketoimintatilisi jakavat 1000 keskustelun rajan kuukaudessa. Kuukauden päivä, jolloin raja nollautuu, riippuu siitä, milloin ostit ensimmäisen kerran Marketing Hub- tai Service Hub Professional- tai Enterprise-tilauksen . Jos tilauksesi alkoi esimerkiksi 28. lokakuuta, raja nollautuu kunkin kuukauden 28. päivänä.
Viestit lasketaan tähän rajaan sen mukaan, miten keskustelu aloitetaan:
Huomaa: 1. marraskuuta 2024 alkaen käyttäjän lähettämiä viestejä ei enää lasketa WhatsAppin käyttörajaan.
- Käyttäjän aloitteesta lähetetyt viestit: Jos WhatsApp-käyttäjä lähettää yrityksellesi WhatsApp-viestin, avataan 24 tunnin istunto, ja kaikki viestit, jotka lähetät istunnon ollessa auki, lasketaan yhdeksi keskusteluksi. Käyttäjän aloittamat WhatsApp-istunnot ovat auki 24 tuntia käyttäjän viimeisen vastauksen jälkeen.
- Yritysten aloitteesta lähetetyt viestit : jokainen yksittäinen WhatsApp-käyttäjälle lähettämäsi viesti, joka ei ole osa avointa istuntoa, lasketaan yhdeksi keskusteluksi. HubSpotissa voit lähettää liiketoiminta-aloitteisia viestejä mukauttamalla viestimalleja ja käyttämällä niitä työnkulussa.
Viestien tuetut mediatyypit
WhatsApp-viestit voivat sisältää erilaisia mediatyyppejä ja liitetiedostoja sen mukaan, onko viesti lähetetty vai vastaanotettu yritystililtäsi.
- Seuraavia rikkaan median tyyppejä tuetaan yhdistetyn yritystilisi kautta vastaanotetuissa viesteissä:
- Kuvat
- Videot ja GIF-kuvat (3gpp tai mp4).
- Ääniviestit
- Liitetiedostot (esim. mp3, PDF jne.)
- Sijainti
- Tarrat
- Yhteystietojen jakaminen
- Alla olevia rikkaan median tyyppejä tuetaan yhdistetystä yritystilistäsi lähetetyissä viesteissä:
Aloita WhatsApp-keskustelu tietueen aikajanalta.
Voit luoda viestin suoraan tietueen aikajanalta:
- Siirry liittyvien tietueiden etusivulle:
- Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Yhteystiedot.
- Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Yritykset.
- Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Kaupat.
- Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Palvelupyynnöt.
- Napsauta tietueen nimeä.
- Napsauta vasemmassa paneelissa WhatsApp-kuvaketta. Jos WhatsApp-kuvake ei näy tietueen nimen alla, napsauta ellipsikuvaketta ja valitse sitten Luo WhatsApp-viesti.
- Kirjoita viestisi ponnahdusikkunassa:
- Napsauta From (Mistä ) -pudotusvalikkoa ja valitse yhdistetty yritystili.
- Jos yhteyshenkilö ei ole lähettänyt yrityksellesi WhatsApp-viestiä viimeisen 24 tunnin aikana, voit lähettää yrityksen käynnistämän viestin vain valitsemalla jonkin viestimalleistasi.
-
- Napsauta Lähetä malli.
- Etsi valintaikkunassa malli ja valitse sitten Lähetä malli.
-
- Sinua saatetaan kehottaa siirtymään help desk -palveluun vastaamaan viesteihin, jos yhteyshenkilöllä on jo olemassa oleva viestiketju.
Help desk -palvelun viestien hallinta ja niihin vastaaminen
Voit vastata WhatsApp-viesteihin suoraan help deskissä. Viestit voivat sisältää mediaäänitiedostoja, äänimerkintöjä, tarroja, kuvia ja videoita. Saat ilmoituksen, kun saat uuden WhatsApp-viestin, mutta voit kytkeä nämä ilmoitukset pois päältä asetuksista.
- Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Työtilat > Käyttötuki.
- Napsauta vasemmassa yläkulmassa olevaa search hakukuvaketta ja kirjoita hakusana WhatsApp-keskustelun etsimistä varten ja sovella suodattimia haun rajaamiseksi. Voit esimerkiksi soveltaa suodattimia, jotka segmentoivat pois viestit, jotka ovat peräisin yhdistetystä WhatsApp-kanavasta. Opi luomaan mukautettu näkymä, joka sisältää vain WhatsApp-viestejä.
- Avaa WhatsApp-keskustelu napsauttamalla sitä vasemmassa paneelissa. Viestin esikatselun oikeaan yläkulmaan ilmestyy socialWhatsapp WhatsApp-kuvake.
- Voit napsauttaa yhteystiedon nimen vieressä olevaa alaspäin osoittavaa nuolikuvaketta downCarat paljastaaksesi viestin metatiedot, kuten lähettäjän ja vastaanottajan puhelinnumerot sekä viestin lähetyspäivämäärän.
- Voit määrittää viestin uudelleen napsauttamalla vasemmassa yläkulmassa Ticket Owner -pudotusvalikkoa ja valitsemalla toisen käyttäjän. Lisätietoja saapuvien lippujen osoittamisesta agentin taitojen perusteella.
- Jos yhteyshenkilö on ottanut WhatsApp-tilillään käyttöön lukukuitit, voit tarkistaa, milloin hän on lukenut jonkin lähettämäsi viestin. Jos hän on poistanut lukuvastaanotot käytöstä, tämä tieto ei näy.
- Näytä oikeassa paneelissa kävijää ja siihen liittyviä tietueita koskevia asiayhteystietoja, jotka auttavat sinua vastaamisessa.
- Jos yhteyshenkilö ei ole lähettänyt WhatsApp-viestiä yrityksellesi viimeisen 24 tunnin aikana, voit lähettää yrityksen aloitteesta viestin vain valitsemalla yhden viestimalleistasi. Napsauta Lähetä-mallia, etsi sitten valintaikkunassa oma mallisi ja napsauta Lähetä-mallia.
- Kirjoita vastauksesi vastauseditoriin:
- Käytä editorin alareunassa olevia kuvakkeita tekstityylin muuttamiseen, linkin lisäämiseen, kuvan lisäämiseen tai tiedoston lataamiseen. Voit myös vetää ja pudottaa tiedostoja tietokoneeltasi vastauseditoriin.
- Jos haluat lisätä vastaukseesi asiakirjan, pätkän, kokouslinkin, tietopohja-artikkelin, lainauksen tai videon, valitse Lisää.
Huomaa: joitakin mediamuotoja ei voi sisällyttää WhatsApp-viestiin. Lisätietoja tuetuista asiakirja-, kuva-, ääni- ja videotiedostomuodoista saat Metan dokumentaatiosta.
- Keskustelun aikana sinun on ehkä vaihdettava sähköpostiin tai soitettava yhteyshenkilölle. Napsauta vastauseditorin yläpuolella olevaa Kanava-pudotusvalikkoa ja valitse toinen kanava.
- Jos saapuva viesti lähetetään puhelinnumerosta, joka vastaa yhteystiedon Puhelinnumero tai Matkapuhelinnumero -ominaisuuteen tallennettua puhelinnumeroa, keskustelu liitetään automaattisesti kyseiseen yhteystietoon.
Vianmääritys tukemattomien viestityyppien osalta
API-rajoitteiden vuoksi jotkin viestityypit ja vastaukset eivät ole tuettuja, eikä viestin sisältö näy help deskissä.
Tukematon viesti voi johtua jostakin seuraavista tilanteista:
- WhatsApp-käyttäjä reagoi viestiin
- WhatsApp-käyttäjä poistaa viestin
- WhatsApp-viesti sisältää kaikki liitetiedostot, jotka eivät sisälly tuettujen mediatyyppien luetteloon.
- Ei tuettu sanomatyyppi (esim. kysely).
Karanteenissa olevat viestit
WhatsAppin sisältökäytäntöä rikkovat viestit merkitään ja niiden sisältö piilotetaan help desk -palvelussa mahdollisten phishing-yritysten estämiseksi ja henkilökohtaisesti tunnistettavien tietojen jakamisen riskin vähentämiseksi.
Lisätietoa
- Tiketin ominaisuuksiin tallennettuja WhatsApp-viestin tietoja voidaan käyttää myös työnkuluissa ja raportoinnissa.
- Voit luoda ja synkronoida WhatsApp Business -tililläsi viestimallit, jotka voidaan sitten personoida HubSpotissa. Lue lisää viestimallien mukauttamisesta ja lähettämisestä.