Meetings

Criar e compartilhar links de reuniões

Ultima atualização: Outubro 19, 2020

Disponível para

Todos os produtos e planos

Depois de conectar seu calendário e personalizar suas preferências na ferramenta de reuniões, você pode criar links de reuniões para compartilhar com seus contatos para que eles possam marcar facilmente um horário com você. As reuniões agendadas serão sincronizadas com o seu calendário conectado do Gmail ou do Office 365 para que seus compromissos sempre estejam atualizados.

Criar links de reuniões

  • Na sua conta da HubSpot, navegue até Vendas > Reuniões.
  • Para criar um link de reunião, no canto superior direito, clique em Criar link de reunião e selecione Pessoal. Se você for um Superadministrador, também poderá criar links de reuniões para os outros usuários na conta que conectaram seus calendários. Para selecionar outro usuário, no canto superior esquerdo, clique no menu suspenso Proprietário e selecione o nome do usuário.

Observação: se você for um Superadministrador, deverá conectar seu próprio calendário antes de criar links de reuniões para outros usuários.

edit-team-meeting-links

  • Continue a configurar seu link de reuniões seguindo as etapas abaixo.

Personalizar os detalhes do link da reunião

Na página Detalhes, edite as informações básicas do link da reunião.

  1. Foto da reunião: essa foto será exibida na parte superior da página do seu link de reuniões. Passe o cursor do mouse sobre a foto e clique em Alterar foto para editá-la.
  2. Título da reunião: esse título será exibido ao lado da foto da reunião, na parte superior da página do seu link de reuniões.
  3. Nome da reunião: o nome interno exibido no painel de reuniões e quando você insere o link de reuniões em um e-mail.
  4. Link de reunião: o link que os prospects usam para marcar essa reunião. O link pode ser editado apenas por usuários pagos do Sales Hub ou Service Hub . Este valor não é editado após a criação. Para ter um link em uma nova URL, você precisará criar um novo link. 
  5. Tipo de reunião (somente paraSales Hub Professional ou Enterprise ou Service Hub Professional ou Enterprise)escolha um tipo de reunião no menu suspenso.
  6. Duração: o tempo que os visitantes podem reservar com você ao clicar nesse link de reuniões. Clique em + Adicionar duração para adicionar mais opções. meetings-details-screen
  • Quando terminar de editar os detalhes da reunião, clique em Próximo.

Personalizar a configuração da reunião

Adicione um local de reunião e personalize o convite que será enviado aos participantes.

  1. Localização: inclua informações sobre como você se conectará com o participante da reunião. Esse pode ser um link para chamada, um local físico etc. Essa localização aparecerá no convite do calendário do contato e no evento criado em seu calendário pessoal padrão.
  2. Adicionar link de conferência: se você estiver usando a integração do HubSpot com o Zoom ou o UberConference, selecione um link de videoconferência para adicionar ao convite de reunião. Se você não tiver configurado a integração de videoconferência, não verá essa opção. Se você estiver usando outro software de videoconferência, e você for um desenvolvedor ou houver um desenvolvedor em sua equipe, saiba como usar a API da extensão de videoconferência.
  3. Assunto do convite: o nome do convite de calendário e o nome do evento criado no seu calendário pessoal padrão depois que a reunião for marcada (por exemplo, Demonstração de produto com Lauren). Você pode inserir tokens de personalização no assunto, clicando em Token de contato ou Token de empresa.
  4. Descrição do convite: uma descrição da reunião que é exibida quando uma reunião é marcada. Essa descrição aparecerá no convite do calendário que o contato receberá e no evento criado no seu calendário pessoal padrão.
  5. Idioma: selecione um idioma para seu link de reuniões.
  6. Formato de data e número: selecione um país para formatar a data e o número do seu link de reuniões.
  7. Notificações por e-mail: determine quando os e-mails de confirmação serão enviados aos visitantes que agendaram uma reunião com você. Se você tiver uma assinatura paga do HubSpot, poderá personalizar a marca da empresa que aparece nesses e-mails. A ferramenta gratuita de reuniões sempre usa a marca da HubSpot nas notificações de e-mail.
    • Por padrão, um e-mail de confirmação será enviado quando alguém agendar uma reunião por esse link de reuniões. Para desativar o e-mail de confirmação, clique para desativar o botão Envie e-mails de confirmação para os prospects e os clientes imediatamente depois de agendarem reuniões através deste link.
    • Para enviar e-mails de lembrete antes de uma reunião, clique para ativar o botão Enviar e-mails de lembrete antes da reunião para prospects e clientes que agendarem reuniões por meio desse link.
      • Para selecionar quantas semanas, dias, horas ou minutos antes da reunião um e-mail deve ser enviado, insira um número no campo de texto, clique no menu suspenso E-mail de lembrete agendado e selecione uma medida de tempo.
      • Você pode adicionar até três e-mails de lembrete. Para adicionar mais lembretes por e-mail, clique em Adicionar outro lembrete. Para excluir um lembrete, clique no ícone de lixeira .
      • Para incluir a descrição do convite no e-mail de lembrete, marque a caixa de seleção Inclua a descrição do convite no lembrete.
      • Para visualizar o e-mail que seus contatos receberão, clique em Visualizar e-mail de lembrete. O idioma do e-mail corresponderá ao idioma selecionado no menu suspenso Idioma.

Observação: para reuniões de revezamento, o e-mail de lembrete será enviado pelo usuário da HubSpot reservado para a reunião com o prospect, não pelo usuário da HubSpot que criou o link da reunião.

meetings-create-meeting-link-configuration-tab-numbered-steps

  • Quando terminar de personalizar a configuração da reunião, clique em Próximo.


Determine sua disponibilidade

Defina os dias e horários em que você aceitará agendamentos desse link de reuniões.

Observação: os horários disponíveis no link de reunião serão exibidos nas configurações de fuso horário do contato. Por exemplo, se o computador do contato estiver definido para o horário do Pacífico, os horários serão exibidos no horário do Pacífico. As configurações de calendário do contato determinam a data e a hora do evento do calendário enviado ao contato após agendar uma reunião.

  1. Fuso horário: clique no menu suspenso Fuso horário e selecione um fuso horário.
  2. Horários disponíveis: use os menus suspensos para definir os dias da semana e a duração dos seus horários disponíveis. Clique em + Adicionar horas para adicionar mais horários e períodos.
  3. Semanas no futuro em que uma reunião pode ser programada: insira o número de semanas a partir de agora em que as pessoas podem marcar um horário no seu calendário.Se estiver criando um link de reunião para um evento ou conferência, você pode especificar um intervalo de datas personalizado para agendamento. Selecione o botão de seleção Durante um período de semanas consecutivas ou Intervalo de datas personalizado e selecione o número de semanas ou use os campos do seletor de data para definir seu intervalo de tempo.  Um intervalo de datas personalizado não pode ser maior que 10 semanas.
  4. Tempo mínimo de aviso: clique no menu suspenso para selecionar o tempo mínimo de antecedência com que um visitante pode marcar uma reunião com você.
  5. Espaço de tempo: clique nos menus suspensos para selecionar a duração do seu espaço de tempo entre suas reuniões.O espaço de tempo evita que reuniões sejam agendadas com muita proximidade. Por exemplo, se você tiver uma reunião das 13h às 13h30 com um intervalo de tempo de 30 minutos, o próximo horário de reunião disponível será 14h.
  6. Incremento de hora de início: defina a frequência das horas de início das reuniões. Por exemplo, se você estiver disponível entre 10h e 12h para uma reunião de 60 minutos e seu incremento de tempo inicial for de 15 minutos, um prospect poderá marcar 60 minutos com você às 10h, às 10h15, às 10h30, etc.

    meetings-availability
  • Quando terminar de configurar sua disponibilidade, clique em Próximo.
 

Personalizar perguntas do formulário

Por padrão, NomeSobrenome e E-mail são campos obrigatórios ao agendar uma reunião. Os usuários pagos do Sales Hub ou do Service Hub também podem adicionar qualquer propriedade de contato como um campo, ou adicionar uma pergunta personalizada.

  • Clique em + Propriedade de contato ou + Pergunta personalizada.
  • Use o menu suspenso para selecionar uma propriedade ou insira uma pergunta no campo e clique em Salvar.
  • Para tornar o campo opcional, desmarque a caixa de seleção  Obrigatório à direita do campo.
  • Usuários com uma licença paga atribuída do Sales Hub ou do Service Hub podem redirecionar os contatos para uma página de site, uma landing page ou uma página externa específica depois de agendarem uma reunião, selecionando o botão Redirecionar para outra página. Se você tiver instalado um pixel de rede de anúncios, esse redirecionamento oferecerá suporte a agendamentos de reuniões em redes externas, como o Google e o Facebook.
    • Para selecionar uma página do HubSpot, clique no menu suspenso e selecione a  página. meetings-redirect-to-another-page
    • Para redirecionar para uma página externa, clique em Adicionar link externo. Na caixa de diálogo, insira a URL e clique em Adicionar.
  • Se não quiser preencher previamente os campos de formulário das reuniões com as informações conhecidas quando um contato retornar ao seu site, clique para desativar a opção Preencher previamente os campos com os valores conhecidos. Desativar esta configuração desativará automaticamente a configuração Enviar formulário automaticamente quando todos os campos forem preenchidos previamente.
  • Para enviar automaticamente o formulário quando os os campos do formulário forem preenchidos previamente com dados conhecidos, clique para ativar o botão Enviar formulário automaticamente quando todos os campos forem preenchidos previamente.
  • Clique em Salvar alterações ou personalize suas opções de Privacidade e consentimento (GDPR) para o link:
    • Para personalizar as opções de Privacidade e consentimento (GDPR) para um link, nas suas perguntas de formulário, clique em Personalizar.meetings-legitimate-interest
    • Você pode capturar o consentimento de um contato para se comunicar com um tipo de assinatura específico ou capturar o interesse legítimo no link de reuniões. No painel Personalizar o consentimento de marketing, selecione Consentimento ou Interesse legítimo no menu suspenso. 
      • Consentimento: edite o texto de consentimento de comunicação, depois adicione tipos de assinatura/caixas de seleção para permitir que os visitantes consintam com a comunicação de vários tipos de assinatura em um único link de reuniões. Clique em + Adicionar outra caixa de seleção, em seguida, selecione um tipo de consentimento e edite o texto que aparecerá ao lado da caixa de seleção.
      • Interesse legítimo: selecione uma base jurídica no menu suspenso. Para adicionar mais tipos de assinatura para que você possa capturar vários tipos de assinatura implicitamente, clique em + Adicionar outra assinatura, clique no menu suspenso Tipo de assinatura e selecione um tipo de assinatura. A assinatura padrão que você selecionar em reuniões é uma comunicação "individual". É um tipo de assinatura interna na sua conta da HubSpot.
    • Edite o texto de privacidade e consentimento do link. Todas as alterações feitas em uma opçãode Privacidade e consentimento de um link individual substituirão o texto padrão definido em suas configurações da conta. Saiba mais sobre como personalizar suas opções de Privacidade e consentimento .
    • Para ver como as opções de consentimento serão renderizadas, clique na guia Visualizar.
  • Quando terminar de editar suas perguntas de formulário ou as opções de Privacidade e consentimento, clique em Salvar alterações.

Usuários com uma licença paga do Sales Hub ou do Service Hub também podem personalizar o logotipo da empresa, as informações da empresa e as cores padrão exibidas no link de reuniões nas configurações da conta. As alterações feitas aqui também serão aplicadas aos seus documentos e orçamentos. Saiba como editar a marca da sua empresa para as ferramentas de vendas da HubSpot.

Você pode editar os detalhes, a configuração, a disponibilidade e as perguntas do formulário do link de reunião no painel de reuniões. Usuários com permissões de Superadministrador também podem editar links para outros usuários em sua conta selecionando um nome de usuário diferente no menu suspenso Proprietário. Para editar um link, passe o cursor do mouse sobre o produto, clique no menu suspenso Ações e selecione Editar link.

Compartilhar links de reuniões

Depois de criar um link de reunião, você pode compartilhá-lo com seus contatos ou incorporá-lo ao site.

  • Na sua conta da HubSpot, navegue até Vendas > Reuniões.
  • Passe o cursor do mouse sobre o link de reuniões e clique em Copiar link

meetings-dashboard-copy-link

Compartilhe o link com seus contatos, adicionando-o como um hiperlink no corpo do e-mail ou na assinatura de e-mail. Se quiser rastrear seu link de reunião, saiba como adicionar parâmetros de rastreamento antes de compartilhar o link. Quando um contato agendar uma reunião usando um link de reunião com parâmetros de rastreamento, os valores do parâmetro preencherão as propriedades de Campanha do último agendamento na ferramenta de reuniões, Origem do último agendamento na ferramenta de reuniões e Mídia do último agendamento na ferramenta de reuniões do contato

Dependendo da sua assinatura da HubSpot, você pode incorporar o widget de reuniões nas suas páginas do HubSpot ou nas suas páginas externas. Saiba como incorporar o widget de reuniões.

Receber agendamentos

Quando um visitante clica no seu link de reuniões, ele pode selecionar uma data e hora e uma duração, caso você tenha definido várias opções de duração. Ele será solicitado a inserir suas informações de contato e responder às perguntas personalizadas que você adicionou ao link de reuniões.

meetings-booking-page

Dependendo das configurações do link de reuniões, poderá ocorrer o seguinte quando um contato agendar uma reunião: 

Quando uma reunião for agendada, você receberá um alerta por e-mail com o horário do agendamento e o nome do contato. Você pode clicar para visualizar o contato no CRM ou o evento no seu calendário pessoal padrão integrado. O prospect também receberá um convite do calendário com todos os detalhes da reunião.

Observação: as alterações em descrições de reunião no registro do contato serão enviadas ao contato somente se você estiver usando o Google Agenda e tiver ativado a integração bidirecional do Google Agenda com o HubSpot.Se você estiver usando um calendário do Office 365 ou não tiver a integração ativada, atualize a descrição da reunião no evento de calendário para enviar as alterações para o contato, não no registro do contato.

Após a reunião, você poderá atribuir um resultado da reunião para acompanhar os envolvimentos com os contatos.

  • Passe o cursor do mouse sobre um envolvimento de reunião e clique em Editar.

click-edit-on-meeting-engagement

  • Clique no menu suspenso Resultado e selecione um resultado da reunião.

select-a-meetings-outcome

  • Clique em Salvar.

Se você perder o acesso a um de seus calendários integrados, os contatos não poderão agendar reuniões com você, mesmo que você tenha outros calendários integrados. Você receberá um e-mail informando que alguém está tentando agendar uma reunião com você e o calendário ao qual você perdeu acesso aparecerá em vermelho na página de integrações do calendário.

Você pode remover o calendário da página de integrações do calendário nas configurações da reunião, clicando no botão X ao lado dele, ou pode entrar em contato com a pessoa a quem o calendário pertence e pedir que lhe conceda acesso a ele novamente. Quando conseguir acesso, visite essa página de integrações do calendário nas configurações de reuniões novamente e atualize a página.