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Meetings

Criar e compartilhar links de reuniões

Ultima atualização: Novembro 22, 2019

Depois de conectar seu calendário e personalizar suas preferências na ferramenta de reuniões, você pode criar links de reuniões para compartilhar com seus contatos para que eles possam marcar facilmente um horário com você. Os links de reuniões serão sincronizados com seu calendário conectado do Gmail ou do Office 365 para que seus compromissos sempre estejam atualizados.

Crie um link de reunião

  • Na sua conta da HubSpot, navegue até Vendas > Reuniões.
  • No canto superior direito, clique em Criar um link de reunião e selecione Pessoal
  • Continue a configurar seu link de reuniões seguindo as etapas abaixo.

Personalizar os detalhes da reunião

Na página Detalhes, edite as informações básicas da reunião.

  1. Foto da reunião: essa foto será exibida na parte superior da página do seu link de reuniões. Passe o cursor do mouse sobre a foto e clique em Alterar foto para editá-la.
  2. Título da reunião: esse título será exibido ao lado da foto da reunião, na parte superior da página do seu link de reuniões.
  3. Nome da reunião: o nome interno exibido no seu painel de reuniões e usado quando você insere o link de reuniões em um e-mail.
  4. Link de reunião: o link que os prospects usam para marcar essa reunião. O link pode ser editado apenas por usuários pagos do Sales Hub ou Service Hub . Este valor não é editado após a criação. Para ter um link em uma nova URL, você precisará criar um novo link. 
  5. Tipo de reunião (somente paraSales Hub Professional ou Enterprise ou Service Hub Professional ou Enterprise)escolha um tipo de reunião no menu suspenso.
  6. Duração: o tempo que os visitantes podem reservar com você ao clicar nesse link de reuniões. Clique em + Adicionar duração para adicionar mais opções. meetings-details-screen
  • Quando terminar de editar os detalhes da reunião, clique em Próximo.

 

Personalizar a configuração da reunião

Adicione informações sobre o local da reunião e edite os detalhes que serão incluídos no convite de calendário.

  1. Localização: inclua informações sobre como você se conectará com o participante da reunião. Esse pode ser um link para chamada, um local físico etc. Essa localização aparecerá no convite do calendário do contato e no evento criado em seu calendário pessoal padrão.
  2. Adicionar link de conferência: se você tiver Zoom integrados com o HubSpot, selecione um link de videoconferência para adicionar ao convite de reunião. Se você não configurou a integração, não verá essa opção.
  3. Assunto do convite: o nome do convite de calendário e o nome do evento criado no seu calendário pessoal padrão depois que a reunião for marcada (por exemplo, Demonstração de produto com Lauren). Você pode inserir tokens de personalização no assunto, clicando em Token de contato ou Token de empresa.
  4. Descrição do convite: uma descrição da reunião que é exibida quando uma reunião é marcada. Essa descrição aparecerá no convite do calendário que o contato receberá e no evento criado no seu calendário pessoal padrão.
  5. Idioma: selecione um idioma para seu link de reuniões.
  6. Formato de data e número: selecione um país para formatar a data e o número do seu link de reuniões.
  7. Notificações por e-mail: determine quando os e-mails de confirmação serão enviados aos visitantes que agendaram uma reunião com você. Se você tiver uma assinatura paga do HubSpot, poderá personalizar a marca da empresa que aparece nesses e-mails. A ferramenta gratuita de reuniões sempre usa a marca da HubSpot nas notificações de e-mail.
    • Se não quiser enviar um e-mail de confirmação quando alguém agendar uma reunião por esse link de reuniões, clique para desativar o botão Enviar e-mails de confirmação para prospects e clientes imediatamente após agendarem reuniões por meio desse link.
    • Se quiser enviar e-mails de lembrete antes de uma reunião, clique para ativar o botão Enviar e-mails de lembrete antes da reunião para prospects e clientes que agendarem reuniões por meio desse link.
      • Para selecionar quantas semanas, dias, horas ou minutos antes da reunião um e-mail deve ser enviado, insira um número no campo de texto, clique no menu suspenso E-mail de lembrete programado e selecione uma medida de tempo.
      • Para adicionar mais lembretes, clique em Adicionar outro lembrete ou clique no ícone trash can para excluir um horário de lembrete. Você pode adicionar até três horários de lembrete.
      • Para incluir a descrição do convite no e-mail de lembrete, marque a caixa de seleção Incluir a descrição do convite no lembrete
      • Para visualizar o e-mail que seus contatos receberão, clique em Visualizar e-mail de lembrete. O idioma do e-mail corresponderá ao idioma especificado no menu suspenso Idioma acima.

Observação: para reuniões de revezamento, o e-mail de lembrete será enviado pelo usuário da HubSpot reservado para a reunião com o prospect, não pelo usuário da HubSpot que criou o link da reunião.

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  • Quando terminar de personalizar a configuração da reunião, clique em Próximo.


Determine sua disponibilidade

Decida em quais dias e horários você aceitará agendamentos de reuniões. 

Observação: os horários disponíveis do link de reunião serão exibidos nas configurações de fuso horário do contato. Por exemplo, se o computador do contato estiver definido para o horário do Pacífico, os horários serão exibidos no horário do Pacífico.

As configurações de calendário do contato determinam a data e a hora do evento do calendário enviado ao contato após agendar uma reunião.

  1. Clique no menu suspenso Fuso horário e selecione um fuso horário.
  2. Use os menus suspensos para definir sua disponibilidade. Você pode definir horários individuais para cada dia da semana ou aplicar a mesma disponibilidade a todos os dia, de segunda a sexta-feira ou nos finais de semana. Você também pode sobrepor os intervalos de tempo disponíveis. Por exemplo, se você estiver disponível para reuniões de segunda a sexta-feira, das 9h às 17h, mas trabalhar até mais tarde nas segundas-feiras, clique em + Adicionar horas e estenda as horas de segunda-feira.
  3. Semanas no futuro em que uma reunião pode ser programada: o número de semanas a partir de agora em que as pessoas podem marcar um horário no seu calendário.Se estiver criando um link de reunião para um evento ou conferência, você pode especificar um intervalo de datas personalizado para agendamento. Selecione o botão de opção Durante um período de semanas consecutivas ou Intervalo de datas personalizado. Selecione o número de semanas ou use os campos do seletor de data para definir seu intervalo de tempo.  Um intervalo de datas personalizado não pode ser maior que 10 semanas.
  4. Tempo mínimo de aviso: o tempo mínimo de antecedência para o visitante marcar uma reunião.
  5. Espaço de tempo: o intervalo de tempo entre cada uma de suas reuniões.O intervalo de tempo permite que você evite reuniões com muita proximidade. Por exemplo, se você tiver uma reunião das 13h às 13h30 com um intervalo de tempo de 30 minutos, o próximo horário de reunião disponível será 14h.
  6. Incremento de hora de início: defina a frequência das horas de início das reuniões. Por exemplo, se você estiver disponível entre 10h e 12h para uma reunião de 60 minutos e seu incremento de tempo inicial for de 15 minutos, um prospect poderá marcar 60 minutos com você às 10h, às 10h15 ou às 10h30, etc.
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  • Quando terminar de configurar sua disponibilidade, clique em Próximo.
 

Personalizar perguntas do formulário

Personalizar perguntas do formulário Por padrão, Nome, Sobrenome e E-mail são campos obrigatórios. Os usuários pagos do Sales Hub ou do Service Hub podem adicionar qualquer propriedade de contato do seu CRM ou uma pergunta personalizada.

  • Clique em + Propriedade de contato ou + Pergunta personalizada.
  • Use o menu suspenso para selecionar uma propriedade ou insira uma pergunta no campo e clique em Salvar.
  • Se quiser tornar o campo opcional, desmarque a caixa de seleção  Obrigatório à direita do campo.
  • Para enviar automaticamente o formulário quando os os campos do formulário forem preenchidos previamente com dados conhecidos, clique para ativar o botão Enviar formulário automaticamente quando todos os campos forem preenchidos previamente
  • Clique em Salvar alterações ou personalize suas opções de Privacidade e consentimento (GDPR) para o link individual.

Observação: embora esses recursos façam parte do HubSpot, sua equipe jurídica é o melhor meio para fornecer orientação sobre conformidade para uma situação específica.

    • Se quiser personalizar as opções de Privacidade e consentimento (GDPR) para um link individual, abaixo das suas perguntas de formulário, clique em Personalizar.meetings-legitimate-interest
    • Você pode capturar o consentimento de um contato para se comunicar com um tipo de assinatura específico ou capturar o interesse legítimo no link de reuniões. No painel Personalizar o consentimento de marketing, selecione Consentimento ou Interesse legítimo no menu suspenso. 
      • Consentimento: edite o texto de consentimento de comunicação, depois adicione tipos de assinatura/caixas de seleção para permitir que os visitantes consintam com a comunicação de vários tipos de assinatura em um único link de reuniões. Clique em + Adicionar outra caixa de seleção, em seguida, selecione um tipo de consentimento e edite o texto que aparecerá ao lado da caixa de seleção.
      • Interesse legítimo: selecione uma base jurídica no menu suspenso. Para adicionar mais tipos de assinatura para que você possa capturar vários tipos de assinatura implicitamente, clique em + Adicionar outra assinatura, clique no menu suspenso Tipo de assinatura e selecione um tipo de assinatura. A assinatura padrão que você selecionar em reuniões é uma comunicação "individual". É um tipo de assinatura interna na sua conta da HubSpot.
    • Edite o texto de privacidade e consentimento do link. Todas as alterações feitas em uma opçãode Privacidade e consentimento de um link individual substituirão o texto padrão definido em suas configurações da conta. Saiba mais sobre como personalizar suas opções de Privacidade e consentimento .
    • Para ver como as opções de consentimento serão renderizadas no link de reuniões, clique na guia Visualizar.
  • Quando terminar de editar suas perguntas de formulário ou opções de Privacidade e consentimento, clique em Salvar alterações.

Compartilhar links de reuniões

Depois de criar seus links de reuniões, você pode compartilhá-los com seus contatos ou incorporá-los ao site. Se o contato tiver marcado uma reunião anteriormente, os campos de formulário da reunião serão preenchidos previamente com as respostas anteriores do contato.

  • Na sua conta da HubSpot, navegue até Vendas > Reuniões.
  • Passe o cursor do mouse sobre o link de reuniões e clique em Copiar link

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  • Compartilhe o link com seus contatos, adicionando-o como um hiperlink no corpo do e-mail ou na assinatura de e-mail. Se você for um usuário do Sales Hub ou Service Hub , também poderá incorporar o link no seu site. Para fazer isso, posicione o cursor do mouse sobre o link, clique no menu suspenso Ações e selecione Incorporar. Em seguida, adicione o código incorporado às páginas do seu site.

Quando um prospect clica no seu link de reuniões, ele pode selecionar uma data e hora e uma duração, caso você tenha definido várias opções de duração.

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Após o prospect selecionar a data/hora da reunião, ele deverá inserir suas informações de contato. Se você tiver adicionado propriedades ou perguntas à reunião, será possível inserir essas informações aqui. Saiba mais sobre os campos de formulário de reunião preenchidos previamente com respostas anteriores. 

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Depois que alguém agendar uma reunião, você receberá um alerta por e-mail com o horário do agendamento e o nome do contato. Você também pode clicar para visualizar o contato no CRM ou o evento no seu calendário pessoal padrão integrado (se tiver calendários adicionais integrados, o convite não será adicionado a eles). O prospect também receberá um convite do calendário com todos os detalhes da reunião. Se você tiver uma assinatura Starter ou superior, poderá personalizar a marca da empresa que aparece nesses e-mails.

Observação: as alterações em descrições de reunião no registro do contato serão enviadas ao contato somente se você estiver usando o Google Agenda e tiver ativado a integração bidirecional do Google Agenda com o HubSpot.Se você estiver usando um calendário do Office 365 ou não tiver a integração ativada, atualize a descrição da reunião no evento de calendário para enviar as alterações para o contato, não no registro do contato.

Se você perder o acesso a um de seus calendários integrados, os contatos não poderão agendar reuniões com você, mesmo que você tenha outros calendários integrados. Você receberá um e-mail informando que alguém está tentando agendar uma reunião com você e o calendário ao qual você perdeu acesso aparecerá em vermelho na página de integrações do calendário.

Você pode remover o calendário da página de integrações do calendário nas configurações da reunião, clicando no botão X ao lado dele, ou pode entrar em contato com a pessoa a quem o calendário pertence e pedir que lhe conceda acesso a ele novamente. Quando conseguir acesso, visite essa página de integrações do calendário nas configurações de reuniões novamente e atualize a página.

Preencher previamente campos de formulário com valores conhecidos

Se um contato tiver marcado uma reunião anteriormente, o HubSpot reconhecerá o cookie em seu navegador. Os campos de formulário de reunião serão preenchidos previamente com valores conhecidos extraindo as informações do registro do contato. Se a configuração Enviar automaticamente um formulário quando todos os campos estiverem preenchidos previamente estiver ativada, quando um contato conhecido selecionar uma data e hora para uma reunião, o formulário será enviado automaticamente após os campos serem preenchidos previamente com as informações do contato. auto-submit-enabled

As propriedades personalizadas incluídas no formulário serão preenchidas previamente com os valores conhecidos, mas as perguntas de formulário personalizadas não serão preenchidas previamente, pois essas respostas não são salvas em uma propriedade. Se a configuração Enviar automaticamente um formulário quando todos os campos estiverem preenchidos previamente estiver ativada, os formulários com perguntas personalizadas não serão enviados automaticamente.  auto-submit-with-custom-question

As reuniões também podem ser preenchidas previamente com as informações de contato de um envio de formulário de marketing anterior. Se um contato conhecido marcar uma reunião por meio de um link de reuniões hospedado em um domínio personalizado ou por meio de uma reunião incorporada no seu site, os campos de formulário serão preenchidos previamente se o contato tiver enviado um formulário de marketing em uma página com esse mesmo domínio.

Por exemplo, um visitante envia um formulário em www.hubspot.com/contact e se torna um contato na sua conta. Esse mesmo contato depois marca uma reunião com você usando um link de reuniões hospedado em hubspot.com, www.hubspot.com/meetings/demo. Os campos de formulário do link de reuniões serão preenchidos previamente com os valores do envio de formulário original em www.hubspot.com/contact.

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