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Meetings

Criar e compartilhar links de reuniões

Ultima atualização: Julho 26, 2021

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Compartilhe links de reuniões com seus contatos para que eles possam marcar facilmente um horário com você. Se você conectou seu calendário, as reuniões agendadas serão sincronizadas com o seu calendário do Gmail ou do Office 365 conectado para que seus compromissos sempre estejam atualizados.

Superadministradores também podem criar links de reuniões para outros membros da equipe.

Por favor, note se estiver a usar as ferramentas gratuitas do HubSpot, você pode criar e personalizar um link de reunião com a marca padrão. Saiba mais sobre os seus limites de subscrição no catálogo de Produtos & Serviços da HubSpot.

Criar links de reuniões

  • Na sua conta da HubSpot, navegue até Vendas > Reuniões.
  • Para criar um link de reunião, no canto superior direito, clique em Criar link de reunião.
  • Na caixa de diálogo, clique em One-on-One.
  • Clique em Próximo.
  • Continue a configurar seu link de reuniões seguindo as etapas abaixo.

Visão geral

Na página Visão Geral , edite as informações básicas do link das reuniões.

  • Nome interno: o nome do link que aparece quando adicionado a um e-mail.
  • Organizador: o proprietário da reunião, ou o usuário com quem o contato está agendando uma reunião. Se você é um super administrador criando links de reuniões para outros membros da equipe, clique no menu suspenso Organizer e selecione um usuário para designar o link das reuniões. 
  • Título: o nome do evento do calendário que você compartilha com seu potencial cliente ou cliente. Por exemplo, "Demonstração do produto" apareceria como nome do evento. Você pode inserir tokens de personalização no assunto, clicando em Token de contato ou Token de empresa.
  • Localização: inclua informações sobre como e onde você se conectará com o participante da sua reunião. Esse pode ser um link para chamada, um local físico etc. Essa localização aparecerá no convite do calendário do contato e no evento criado em seu calendário pessoal padrão.
  • Adicionar link de videoconferência: se você estiver usando a integração do HubSpot com Zoom, UberConference ou Google Meet, selecione um link de videoconferência para adicionar ao convite de reunião. Se você não tiver configurado a integração de videoconferência, não verá essa opção. Se você estiver usando outro software de videoconferência, e você for um desenvolvedor ou houver um desenvolvedor em sua equipe, saiba como usar a API da extensão de videoconferência.
  • Descrição: uma descrição da reunião que aparece no convite quando uma reunião é marcada. Essa descrição aparecerá no convite do calendário que o contato receberá e no evento criado no seu calendário pessoal padrão.
  • Tipo de reunião (Centro de Vendas Profissional ou Empresarial ou Centro de Serviços ApenasProfissional ou Empresarial ): escolha um tipo de reunião a partir do menu suspenso.

visão geral das reuniões

  • Quando terminar, clique em Próximo.

Experiência de programação

Na página de Agendamento , personalize o aspecto da página de reservas que aparece quando um contacto visita o link das suas reuniões.

  • Na guia Programar, você pode personalizar as seguintes informações:
    • Link da página de agendamento: o link que os contatos usam para agendar reuniões no seu calendário. Você pode editar a lesma da página aqui.
    • Título: digite o nome que aparecerá acima do calendário na página de reservas.
    • Duração: o tempo que os visitantes podem reservar com você ao clicar nesse link de reuniões. Clique em + Adicionar duração para adicionar mais opções.
    • Fuso horário: clique no botão Fuso horário e seleccione o seu fuso horário. Este é o fuso horário em que se baseia a sua disponibilidade
    • Horários disponíveis: use os menus suspensos para definir os dias da semana e a duração dos seus horários disponíveis. Clique em+ Adicionar horas para adicionar espaços de tempo adicionais tabela de horários-agendamento-experiência-tab

Observação: os horários disponíveis no link de reunião serão exibidos nas configurações de fuso horário do contato. Por exemplo, se o computador do contato estiver definido para o horário do Pacífico, os horários serão exibidos no horário do Pacífico. As configurações de calendário do contato determinam a data e a hora do evento do calendário enviado ao contato após agendar uma reunião.

  • Para ver opções adicionais de personalização, clique para expandir aseção Configurações adicionais . Aqui você pode personalizar o seguinte
    • Foto da reunião: esta foto aparecerá no topo da página de links das suas reuniões. Clique em Mudar foto para editá-la.
    • Semanas no futuro em que uma reunião pode ser programada: insira o número de semanas a partir de agora em que as pessoas podem marcar um horário no seu calendário. Se estiver criando um link de reunião para um evento ou conferência, você pode especificar um intervalo de datas personalizado para agendamento. Selecione o botão de rádio Over a period of rolling weeks ou Custom date range (usuários com assentos pagos somente no Sales Hub ), depois selecione o número de semanas ou use os campos do seletor de datas para definir seu intervalo de tempo.  Um intervalo de datas personalizado não pode ser maior que 10 semanas.
    • Tempo mínimo de notificação: clique no menu suspenso para selecionar o tempo mínimo antes de uma reunião que alguém pode reservar tempo com você.
    • Tempo de buffer: clique no menu suspenso para selecionar a quantidade de tempo de buffer entre cada uma de suas reuniões. O tempo de reserva evita que as reuniões sejam marcadas muito próximas umas das outras. Por exemplo, se você tiver uma reunião das 13h às 13h30 com um intervalo de tempo de 30 minutos, o próximo horário de reunião disponível será 14h.
    • Incremento de hora de início: defina a frequência das horas de início das reuniões. Por exemplo, se você estiver disponível entre 10h e 12h para uma reunião de 60 minutos e seu incremento de tempo inicial for de 15 minutos, um prospect poderá marcar 60 minutos com você às 10h, às 10h15, às 10h30, etc.
    • Idioma da página de reserva: seleccione o idioma em que a página de reserva deve aparecer. Se as configurações do navegador de um visitante não puderem ser detectadas, o link da sua reunião aparecerá em inglês.
    • Data e hora: a data e a hora serão formatadas no mesmo idioma selecionado para o idioma da página de reserva click-to-expand-additional-meetings-settings
  • Clique na guia Formulário para personalizar o formulário que os contatos verão ao marcar uma reunião com você.
  • Por padrão, os contatos serão solicitados a digitar seu Primeiro Nome, Sobrenome e E-mail ao fazer a reserva. Se você é um usuário pago doSales Hub ou do Service Hub , você pode adicionar perguntas adicionais. Tenha em mente que quaisquercamposadicionaisdo formulário que sejam adicionados serão incluídos no convite para o evento do calendário e na descrição do evento.
    • Para adicionar uma simples pergunta de campo de texto, clique em Pergunta personalizada. Digite uma pergunta e depois clique em Salvar. Para tornar o campo opcional, desmarque a caixa de seleção Obrigatório , à direita do campo
    • Para adicionar uma propriedade de contacto existente como um campo, clique em Contactar propriedade. Isto permite-lhe adicionar diferentes tipos de campos ao seu formulário. Se você precisa criar uma nova propriedade para este campo, aprenda como criar propriedades personalizadas. Selecione uma propriedade de contato no menu suspenso e, em seguida, clique em Salvar. Para tornar o campo opcional, desmarque a caixa de seleção Obrigatório, à direita do campo.

Atenção: você não podeadicionar um campo de upload de arquivo ao seu formulário de reuniões.

  • Se você tiver oGDPR ativado em sua conta, quaisquer links de reuniões criados para avançar serão ativados por padrão para GDPR ON. O link das reuniões mostrará opadrão Privacidade & Consentimento texto que você configurou nas configurações da sua conta. Para personalizar o seu Privacidade & Consentimento (GDPR) opções para este link, clique em Personalizar
    • Você pode capturar o consentimento de um contato para se comunicar com um tipo de assinatura específico ou capturar o interesse legítimo no link de reuniões. No Personalizar o consentimento de marketingpainel, selecione Consentimentoou Interesse legítimodo menu suspenso.
      • Consentimento: edite otexto de consentimento de comunicação , depois adicione outros tipos de assinatura/checkboxes para permitir que os visitantes consintam na comunicação de vários tipos de assinatura em um único link de reuniões. Clique em + Adicionar outra caixa de seleção, depois selecione um tipo de consentimento e edite o texto que aparecerá ao lado da caixa de seleção.
      • Interesse legítimo seleccione uma base legal a partir do menu suspenso. Para adicionar mais tipos de assinatura para que você possa capturar implicitamente vários tipos de assinatura, clique em+ Adicionar outra assinatura clique no botão Tipo de Assinaturae selecione um tipo de assinatura. O a assinatura padrão que você seleciona nas reuniões é a comunicação "um-a-um". É um tipo de subscrição interna na sua conta HubSpot.
    • Editar o texto de privacidade e consentimento do link. Quaisquer alterações feitas em um link individualPrivacidade & Consentimento opções irá sobrepor-se ao padrão textodefinido nas configurações da sua conta  
    • Para ver como as opções de consentimento irão se render, clique no botão Pré-visualização tab.
  • Para acessar configurações de formulário adicionais, clique para expandir a seção Configurações adicionais:
  •  
    • Se você não quiser que os campos do formulário de reuniões para pré-popular com informações conhecidas quando um contato retornar ao seu site, clique para alternar oscampos pré-popular com valores conhecidos desligue. Ao desligar esta configuração, oformulário será automaticamente desligadoquando todos os campos estiverem pré-populados na configuração .
    • Para enviar automaticamente o formulário quando oscampos do formulário pré-popularem com dados conhecidos, clique para alternar oformulário Enviar automaticamente quando todos os campos estiverem pré-populados acender
  • Os usuários com um assento pago no Sales Hub ou Service Hub podemredirecionar os contatos para uma página específica do site, página de destino ou página externa após a reserva de uma reunião. Para personalizar a experiência do contato após a reserva, clique naguia  Confirmação:
    • Selecione a opção Redirecionar para outra página . Se você tiver instalado um pixel de rede de anúncios, esse redirecionamento oferecerá suporte a agendamentos de reuniões em redes externas, como o Google e o Facebook.
    • Para selecionar uma página do HubSpot, clique no menu suspenso e selecione a  página. meetings-redirect-to-another-page
    • Para redirecionar para uma página externa, clique em Adicionar link externo. Na caixa de diálogo, insira a URL e clique em Adicionar.
  • Quando terminar de editar as opções de agendamento de links para a sua reunião, clique em Next.

Automação

Na página Automação , você pode editar os e-mails de confirmação e os e-mails de lembrete que são enviados após uma reunião estar marcada.

  • Por padrão, um e-mail de confirmação será enviado quando alguém agendar uma reunião por esse link de reuniões. Para desligar isso, clique para desligar o e-mail de confirmação .
  • Para enviar e-mails de lembrete antes de uma reunião, clique para ligar o botão delembrete de pré-encontro
    • Para seleccionar quantas semanas, dias, horas ou minutos antes da reunião deve ser enviado um e-mail, introduza um número no campo de texto, depois clique no menu pendente do e-mail de lembrete agendado e seleccione uma medida de tempo pré-encontro-reminder-email
    • Você pode adicionar até três e-mails de lembrete. Para adicionar mais e-mails de lembrete, clique em Adicionar lembrete. Para apagar um lembrete, clique noícone de .
    • Para incluir a descrição do convite no e-mail de lembrete, marque a caixa de seleção Inclua a descrição do convite no lembrete.
    • Para visualizar o e-mail que seus contatos receberão, clique em Visualizar e-mail de lembrete. O idioma do e-mail corresponderá ao idioma selecionado no menu suspenso Idioma da página Reservar.
  • Clique em Concluído

Observação: para reuniões de revezamento, o e-mail de lembrete será enviado pelo usuário da HubSpot reservado para a reunião com o prospect, não pelo usuário da HubSpot que criou o link da reunião.


Usuários com uma licença paga do Sales Hub ou do Service Hub também podem personalizar o logotipo da empresa, as informações da empresa e as cores padrão exibidas no link de reuniões nas configurações da conta. As alterações feitas aqui também serão aplicadas aos seus documentos e orçamentos. Saiba como editar a marca da sua empresa para as ferramentas de vendas da HubSpot.

Você pode editar os detalhes, a configuração, a disponibilidade e as perguntas do formulário do link de reunião no painel de reuniões. Os usuários com permissões de Superadministrador também podem editar links para outros usuários na sua conta, selecionando um nome de usuário diferente no menu suspenso Proprietário, na parte superior esquerda. Para editar o link, clique no nome do link de reunião para abrir o editor.

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Compartilhar links de reuniões

Depois de criar um link de reunião, você pode compartilhá-lo com seus contatos ou incorporá-lo ao site.

  • Na sua conta da HubSpot, navegue até Vendas > Reuniões.
  • Passe o cursor do mouse sobre o link de reuniões e clique em Copiar link

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Compartilhe o link com seus contatos, adicionando-o como um hiperlink no corpo do e-mail ou na assinatura de e-mail. Se quiser rastrear seu link de reunião, saiba como adicionar parâmetros de rastreamento antes de compartilhar o link. Quando um contato agendar uma reunião usando um link de reunião com parâmetros de rastreamento, os valores do parâmetro preencherão as propriedades de Campanha do último agendamento na ferramenta de reuniões, Origem do último agendamento na ferramenta de reuniões e Mídia do último agendamento na ferramenta de reuniões do contato.

Dependendo da sua assinatura da HubSpot, você pode incorporar o widget de reuniões nas suas páginas do HubSpot ou nas suas páginas externas. Saiba como incorporar o widget de reuniões.

Receber agendamentos

Se você conectar seu calendário à ferramenta de reuniões, os visitantes podem reservar uma reunião usando o link de reunião e a reunião será adicionada ao calendário conectado. Quando um visitante clica no seu link de reuniões, ele pode selecionar uma data e hora e uma duração, caso você tenha definido várias opções de duração. Ele será solicitado a inserir suas informações de contato e responder às perguntas personalizadas que você adicionou ao link de reuniões.

Se um calendário não estiver conectado, a página de agendamento estará no modo off-line, assim, as reuniões poderão ser solicitadas, mas não serão adicionadas automaticamente ao calendário. 

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Dependendo das configurações do link de reuniões, poderá ocorrer o seguinte quando um contato agendar uma reunião: 

Quando uma reunião for agendada, você receberá um alerta por e-mail com o horário do agendamento e o nome do contato. Você pode clicar para visualizar o contato no CRM ou o evento no seu calendário pessoal padrão integrado. O prospect também receberá um convite do calendário com todos os detalhes da reunião.

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Observação: as alterações em descrições de reunião no registro do contato serão enviadas ao contato somente se você estiver usando o Google Agenda e tiver ativado a integração bidirecional do Google Agenda com o HubSpot.Se você estiver usando um calendário do Office 365 ou não tiver a integração ativada, atualize a descrição da reunião no evento de calendário para enviar as alterações para o contato, não no registro do contato.

Após a reunião, você poderá atribuir um resultado da reunião para acompanhar os envolvimentos com os contatos.

  • Passe o cursor do mouse sobre um envolvimento de reunião e clique em Editar.

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  • Clique no menu suspenso Resultado e selecione um resultado da reunião.

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  • Clique em Salvar.

Se você perder o acesso a um de seus calendários integrados, os contatos não poderão agendar reuniões com você, mesmo que você tenha outros calendários integrados. Você receberá um e-mail informando que alguém está tentando agendar uma reunião com você e o calendário ao qual você perdeu acesso aparecerá em vermelho na página de integrações do calendário.

Você pode remover o calendário da página de integrações do calendário nas configurações da reunião, clicando no botão X ao lado dele, ou pode entrar em contato com a pessoa a quem o calendário pertence e pedir que lhe conceda acesso a ele novamente. Quando conseguir acesso, visite essa página de integrações do calendário nas configurações de reuniões novamente e atualize a página.

Transferir links de reunião para um novo proprietário

Pode haver casos em que um membro da equipe está fora do escritório, muda para uma outra equipe ou deixa a empresa. Se você for um usuário com permissões de Superadministrador, poderá transferir o link da reunião para outro proprietário, para que os contatos ainda possam reservar um horário com alguém da sua equipe. O novo proprietário deve ter um calendário conectado e uma licença paga do Sales Hub ou Service Hub atribuída.

  • Na sua conta da HubSpot, navegue até Vendas > Reuniões.
  • Passe o cursor do mouse sobre os links de reunião para transferi-los e marque as caixas de seleção ao lado deles. 
  • No canto superior da tabela, clique em Transferir propriedade.

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  • Na caixa de diálogo, clique no menu suspenso e selecione um novo proprietário.
  • Clique em Transferir.

O proprietário original do link de reunião não terá mais acesso ao link depois que ele for transferido.